Дубликат трудовой книжки. Запись в трудовой книжке об изменении фамилии

Наша сотрудница вышла замуж и сменила фамилию. Как правильно сделать запись в трудовую книжку о смене фамилии?

Светлана Колесова, г. Рязань

Ответ эксперта

Все изменения трудовой книжке, касающиеся фамилии, имени, отчества, даты рождения, образования, профессии и специальности, вносит работник кадровой службы, ответственный за ведение трудовых книжек, по последнему месту работы. Каждое изменение должно быть подтверждено документально со ссылкой на дату и номер этих документов.

Например, документом, подтверждающим смену фамилии, имени или отчества могут являться паспорт, свидетельство о рождении, свидетельство о браке, свидетельство о расторжении брака.

Чтобы внести изменения, касающиеся фамилии, на титульном листе, одной чертой зачеркните прежнюю фамилию и запишите новую. Ссылку на подтверждающий документ дайте на внутренней стороне обложки. Заверить эту запись нужно подписью работника, который ответственен за ведение трудовых книжек, и печатью фирмы или ее отдела кадров.

Вот образец оформления изменения фамилии в трудовой книжке:

Работа с кадрами на предприятии

Правильно составленные документы защитят от штрафных санкций со стороны проверяющих, выведут из конфликтной ситуации с работниками. С электронной книгой «Работа с кадрами на предприятии» у вас будет в полном порядке вся документация.

Если у Вас есть вопрос - задайте его

Читайте также по теме:

Как правильно скорректировать трудовую книжку при смене фамилии сотрудника? Какие еще документы надо поправить? Читайте в нашей статье, скачайте все готовые образцы

Читайте в нашей статье:

В каких случаях производится изменение фамилии в трудовой книжке

Трудовая книжка должна отражать актуальные сведения о ее владельце. Поэтому при любом изменении паспортных данных соответствующая информация вносится в этот документ. Часто возникает вопрос, нужно ли менять трудовую книжку при смене фамилии. В этом нет необходимости. Новый документ не оформляют, а вносят коррективы в старый.

Фамилия сотрудника может измениться в следующих ситуациях:

• Вступление в брак . Изменение фамилии в трудовой книжке после замужества, иногда неоднократное, – самый частый вариант для обращения к кадровику. Либо обратная ситуация – развод с возвращением девичьей фамилии.
• Исправление ранее неверно внесенной в книжку фамилии . Такой повод встречается редко, так как книжка проверяется при заполнении несколько раз - и самим кадровиком, и работником. Тем не менее, описки и казусы случаются (например, если фамилия ё-фицирована). При этом не имеет значения, в какой момент замечена ошибка и кем она была допущена.
• По личным причинам. Например, из-за неблагозвучия .

Уведомление нанимателя об изменении в паспортных данных либо замеченной ошибке в трудовой должно происходить как можно быстрее. Обязанность внести поправки возлагается на кадровый отдел актуального места работы. Если человек в текущий момент не трудоустроен – коррективами займется кадровик на следующем месте работы.

Любые самостоятельные исправления, даже если книжка находится на руках у сотрудника, недопустимы и считаются порчей документа.

Как оформить изменение фамилии в трудовой книжке

Алгоритм внесения исправлений выглядит так:

Шаг 1. Работник обязан предоставить копии и оригиналы документов, удостоверяющие смену фамилии. В пакет документов могут входить свидетельство о заключении либо расторжении брака, о рождении и др., подтверждающие сам факт процедуры изменения. Но на практике в первую очередь нужен именно паспорт, являющийся основным удостоверением личности. Указать как основания можно все документы либо только паспорт.

Шаг 2. Далее сотрудник пишет заявление с просьбой изменить личные данные в кадровых документах. Оно составляется в свободной форме на имя руководителя организации. Указываются реквизиты организации, ФИО руководителя, должность и ФИО работника, излагается сама просьба, перечисляются приложения. Дата и подпись обязательны.

Шаг 3. Работодатель выпускает приказ. В нем фиксируется распоряжение для кадровика внести новые сведения.

Шаг 4. Ответственный кадровый работник оформляет книжку. Важно соблюдать целый ряд правил:

• Неактуальная запись аккуратно зачеркивается чертой, сохраняя ее прочтение.
• Новая фамилия пишется над ней либо на свободной строке для фамилии.
• Излишне напоминать, что почерк должен быть разборчив. Паста для ручки используется только синего либо черного цветов.
• На чистом форзаце (оборотной стороне обложки) сообщается, что в книжку внесена новая фамилия, указывается документ-основание. Отмечаются ФИО, должность кадровика, ставится роспись. При наличии ставится печать.

Иногда смена фамилии происходит несколько раз, и предусмотренного места не хватает. В таком случае используется форзац, а когда и он заполнен - заводится вкладыш. Отметка о смене фамилии ставится на внутренней стороне обложки вкладыша. Исправление фамилии на титульном листе книжки несложно. Но надо быть крайне внимательным при заполнении, чтобы избежать ошибок.

Обратите внимание

Если меняет фамилию сам кадровик, ответственный за заполнение книжек, нужно заверить правки подписью руководителя организации.

В какие еще документы следует внести изменения

Обратите внимание

Из-за особого статуса директора перечень таких документов шире, чем у рядового сотрудника. О том, что у руководителя организации новая фамилия, должны знать налоговая служба, внебюджетные фонды, участники общества, банк и деловые партнеры. И об этом тоже .

Трудовая книжка – документ, выступающий подтверждением стажа. Записи в нее вносит работодатель. Все они должны выполняться в соответствии с установленными требованиями.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Личные данные человека могут меняться в течение жизни. По этой причине сотрудники отдела кадров должны знать, как происходит смена фамилии в трудовой книжке. Выявить все нюансы выполнения процедуры поможет изучение актуальной информации по теме.

Основания

Если человек задумался о том, как сменить фамилию в трудовой книжке, следует помнить, что манипуляция может быть выполнена только при наличии определенных оснований.

Самый распространенный случай, когда может потребоваться корректировка данных, — вступление в замужество и .

В этой ситуации новые данные должны быть внесены в трудовую книжку сразу после того, как человек осуществит .

Еще одно основание внесения корректировок в документ – изменение фамилии работником . Действие выполняется в паспортном столе. Зафиксировать изменение данных в трудовой книжке удастся только после того, как человек получит новый паспорт.

Корректировки могут быть внесены в документ и по другим причинам. Так, фиксация изменений потребуется, если сотрудник развелся.

Вне зависимости от причины, которая привела к необходимости внесения изменений, процедура корректировки записи в трудовой книжке всегда одинакова.

Законодательство

Трудовые правоотношения регулирует целый перечень нормативно-правовых актов. В законодательстве зафиксированы и вопросы, касающиеся изменения личной информации.

Чтобы знать нюансы действия, эксперты советуют изучить Трудовой Кодекс РФ. Нормативно-правовой акт по-своему фиксирует внесение корректировок.

Так, согласно статье 57 ТК РФ, если имеются недостающие сведения о работнике, они должны быть внесены в трудовой договор. Косвенно положения сборника нормативно-правовых актов указывают на то, что в случае корректировки основного документа, регламентирующего правоотношения работника и работодателя, может быть проведено редактирование и трудовой книжки.

Процесс внесения корректировок в документ зафиксирован в «Инструкции о ведении и хранении трудовых книжек». Датой принятия нормативно-правового акта является 2003 год.

Инструкция является доскональным пособием для работников отдела кадров. Все изменения, вносимые в трудовую книжку, должны базироваться на положениях нормативно-правового акта.

Так, согласно пункту 2.3, изменение личных данных в трудовой книжке допускается только в случае предъявления документов, подтверждающих смену личных данных.

Смена фамилии в трудовой книжке

Смена фамилии в трудовой книжке может происходить в целом перечне случаев. Однако процедура фиксации личных данных в документе в каждом случае идентична.

После замужества

Внесение корректировок в трудовую книжку после замужества – наиболее частый случай, который приводит к изменению личных данных. В 2019 году в этой ситуации выполняется классическая процедура фиксации изменений.

Порядок оформления

Сегодня существует установленный порядок, в соответствии с которым работодатель должен зафиксировать изменение личных данных. Он состоит из перечня этапов, которые предстоит выполнить.

Так, в организации должны быть оформлены 2 документа:

• заявление с просьбой о внесении корректировок;
• приказ о фиксации изменений в личных документах сотрудника.

Необходимые документы

Если сотрудник решил зафиксировать смену фамилии в трудовой книжке, потребуется подготовить перечень подтверждающей документации.

Для проведения манипуляции могут пригодиться:

• паспорт;
• бумага, подтверждающая заключение брака;
• документ, выступающий подтверждением расторжения брака;
• иная бумага, подтверждающая осуществление смены фамилии;
• свидетельство о рождении.

Точный набор документации зависит от причины, в соответствии с которой происходит изменение фамилии гражданина.

Заявление

Когда у человека имеются на руках документы, подтверждающие право на изменение фамилии в трудовой книжке, он должен будет составить заявление. Бумага заполняется в стандартной форме.

В документе работник обращается к директору с просьбой о внесении корректировок в личную документацию. На заявлении в обязательном порядке ставится дата его составления и подпись автора.

В приложении нужно указать перечень копий паспорта и свидетельство, выступающее основанием для внесения изменений.

Образец

Изменение данных в трудовой книжке выполняется на основании п. 26 Постановления Правительства РФ № 225. Когда необходимые документы, подтверждающие смену фамилии, предоставлены, сотрудник отдела кадров аккуратно зачеркивает одной чертой изменившуюся фамилию сотрудника в трудовой книжке.

Обновленные личные данные пишутся сверху или рядом. На внутренней стороне обложки делается надпись, позволяющая понять, на каких основаниях были внесены изменения.

Информация о документах, подтверждающих поправки, должна содержать:

• наименование бумаги;
• ее серию;
• номер документа;
• дату получения документации.

Пояснение скрепляется печатью. Человек, вносивший запись, обязан оставить свою подпись.

Куда еще вносятся изменения?

Трудовая книжка – не единственный документ, в котором фиксируется смена фамилии. Поправки вносятся и в другие личные бумаги работника.

Трудовой договор

Если происходит смена фамилии, большинство организаций заключают с сотрудником новый трудовой договор или дополнительное соглашение. Однако не все фирмы поступают именно так.

Некоторые работодатели считают, что внесение изменений в трудовой договор допустимо, и ссылаются при этом на статью 57 ТК РФ.

Однако нормативно-правовой акт разрешает внесение изменений в основной документ, регламентирующий правоотношения работодателя и работника только в том случае, если стороны хотят зафиксировать недостающие сведения. Изменение фамилии к их разряду не относится.

По этой причине в подобной ситуации эксперты советуют оформлять дополнительное соглашение к трудовому договору.

Личная карточка

Измененные сведения должны быть внесены и в личную карточку. Действие может быть выполнено несколькими способами. Так, если изменение данных происходит из-за замужества, прежняя фамилия сотрудника зачеркивается, а рядом пишется новая. Если места для новой фамилии не хватает, она пишется над прежней надписью.

На внутренней стороне документа фиксируют сведения о бумаге, которая послужила основанием для внесения корректировок.

Запись скрепляется печатью. Кроме того, специалист, ответственный за внесение изменений, должен указать свои личные данные и оставить подпись. В обязательном порядке указывается дата обновления.

Иногда кадровики идут другим путем. Они могут распечатать новый лист с данными сотрудника, а на старом делают запись о его замене.

Возврат фамилии при разводе

Трудовая книжка – главный документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. Оформляется она один раз, при первом трудоустройстве. Далее в нее заносятся данные обо всех рабочих местах, где на протяжении жизни трудился гражданин. Все записи в документе делаются вручную.

Иногда в увольнительных записях неверно указывают причину и статью Трудового кодекса РФ. Ошибку допустить легко, ведь Кодексом предусматриваются четыре статьи (71, 77, 81, 83) и 48 разных формулировок увольнения. Другая распространенная ошибка при формировании увольнительной записи − использование сокращений при упоминании Кодекса и его разделов.

Случается, что какая-либо запись в трудовой вносится неверно или теряет свою актуальность. Такое бывает, если сотрудник, ответственный за оформление документа, ошибся и допустил неточность или же у работника изменились личные данные, например, фамилия. Сведения, не соответствующие реальному положению дел, автоматически делают документ недействительным. Разберем детально, как исправить запись в трудовой книжке, чтобы это не противоречило трудовому законодательству.

Основными документами, регламентирующими ведение трудовых книжек сотрудников, являются Постановления Министерства труда №69 от 10.10.2003 и №225 от 14.04.2003 года.

Порядок действий владельца документа при необходимости корректировки записи в трудовой

Некоторые факты

По нормам законодательства нет специального списка должностей, которые могут вносить, заверять и исправлять записи в ТК. Согласно правилам на такую работу в организации назначают специальным приказом. Если на предприятии нет отдела персонала, вести и корректировать трудовые книжки может либо сам работодатель, либо назначенный его приказом любой специалист: бухгалтер, секретарь, администратор, офис-менеджер и т.п. Если работу предоставляет физическое лицо, то закон не разрешает ему вести и корректировать трудовые книжки.

При обнаружении ошибочной записи в своей трудовой книжке или же при произошедшем изменении личных данных, гражданин должен:

• подать письменное заявление на имя работодателя с просьбой проведения корректировки;
• представить документы, подтверждающие законность сведений, требующих исправления. Это может быть документ из регистрирующих государственных органов (паспорт с новой фамилией, свидетельство о заключении брака или его расторжении и т. д.). Более подробную информацию о корректировке фамилии в трудовой можно прочитать на нашем интернет-ресурсе.

Если гражданин не трудоустроен в момент, когда обнаружил неточность в документе, то он вправе обратиться к работодателю, на которого работал перед увольнением. Внесение изменений производится следующим образом: как заголовок пишется наименование организации, в которой трудился гражданин, далее под очередным порядковым номером вносится корректирующая запись и заверяется подписью ответственного сотрудника и печатью компании.

При обнаружении неверной записи через несколько лет после увольнения работника, исправления должны производиться в той организации, где данные ошибки были допущены. Если же организации уже не существуют, то корректировку должен выполнить правопреемник или вышестоящая организация. При отсутствии всех перечисленных компаний, исправления в трудовую должны внести в региональном архиве.

Об исправлении записей в трудовой книжке рассказывает юрист

Методы корректировки записей в трудовой

Если ошибка была допущена при оформлении новой трудовой, то этот документ уничтожается (списывается по акту), а взамен его оформляется новый. При допущении неточности в действующем документе, ошибку запрещается замазывать, исправлять или подтирать. Рассмотрим варианты исправления в трудовой книжке образца 2019 года, который представлен ниже. Корректировка производится путем внесения новой записи после ошибочной.

Корректировка методом зачеркивания неактуальных сведений допускается лишь на титульной и на 33 странице трудовой книжки. Титульный лист содержит данные о владельце документа: ФИО, дату рождения, образование, специальность. Изменение этой информации, в том числе – исправление даты рождения в трудовой книжке выполняется путем зачеркивания существующих сведений и вписывания новых. На внутренней стороне обложки указываются сведения о документе, на основании которого корректируются записи. Они должны быть заверены подписью ответственного лица и оттиском печати организации.

В каких случаях выдается дубликат трудовой книжки? В таких случаях, как:

• утеря трудовой книжки бывшим работником ();
• утеря трудовой книжки работодателем;
• негодность трудовой книжки (если она была испачкана, порвана, обгорела и т.д.);
• внесение в трудовую книжку записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной. В этой ситуации дубликат трудовой книжки оформляется только по требованию работника (п. 33 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225);
• массовая утрата трудовых книжек работодателем в результате чрезвычайного происшествия: катастрофы, стихийного бедствия и т.д. (п. 34 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225).

Дубликат трудовой книжки при утере

Сначала определимся с тем, кто выдает дубликат трудовой книжки при утере. Как известно, трудовые книжки работников хранятся у работодателей (п. 42 Правил, утв. Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225). Соответственно, сам работник может потерять книжку в период, когда является безработным - т.е. когда уволился с одной работы, но еще не устроился на другую. И в некоторых других случаях, когда работнику организации на время выдается трудовая книжка на руки под расписку. К примеру, для представления в отделение ПФР (ст. 62 ТК РФ).

Так вот, если гражданин потерял свою трудовую книжку, будучи безработным, то оформление дубликата трудовой книжки ложится на плечи его последнего бывшего работодателя (п. 31 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225). А новый работодатель, если таковой будет, этим заниматься не должен. Он может лишь оформить работнику обычную новую трудовую книжку по его заявлению и сделать в ней первую запись о приеме к себе на работу.

Так что если к вам, как к новому работодателю, придет только что принятый на работу сотрудник и спросит, как получить дубликат трудовой книжки при утере, посоветуйте ему обратиться с этим на прежнее место работы.

Порядок оформления дубликата трудовой книжки

Предположим, вы и есть тот самый работодатель, чей бывший работник потерял свою трудовую книжку и теперь пришел к вам с заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки. Утвержденной формы такого заявления нет, поэтому оно может быть составлено в произвольной форме.

В такой ситуации вы, как работодатель, должны оформить дубликат в течение 15 дней со дня подачи заявления работником (п. 31 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225). Для этого вам понадобятся сведения о предыдущих местах работы вашего бывшего сотрудника. Их вам должен предоставить он. Это могут быть копии его трудовых договоров, справки с предыдущих мест работы, выписки из приказов о приеме на работу, об увольнении (их копии), справки из государственного или муниципального архива.

Как оформить дубликат трудовой книжки (образец)

На новом бланке трудовой книжки:

• на титульном листе в левом верхнем углу указывается «Дубликат». Все основные сведения о работнике заполняются в общем порядке;
• на первом развороте книжки в разделе «Сведения о работе» сначала отражается общий трудовой стаж работника, заработанный им до трудоустройства к вам на работу. Затем в дубликате указываются периоды работы у конкретных работодателей на основании копий документов и справок с предыдущих мест работы, предоставленных работником. При этом записи не нумеруются. Первая нумерация должна появиться в дубликате в строке с записью о приеме на работу этого сотрудника в вашу организацию.

В идеале в дубликате трудовой книжки должны быть восстановлены все сведения о трудовой деятельности сотрудника. Но если каких-то данных нет, к примеру, оснований увольнения с тех или иных мест работы, то вносить их в дубликат со слов работника не нужно (п. 32 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225).

Пример заполнения дубликата трудовой книжки при утере приведен ниже.

Последний этап - это выдача дубликата трудовой книжки. Дату выдачи необходимо зафиксировать в книге учета движения трудовых книжек (Приложение N 3 к Постановлению Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69). И в ней же сотрудник должен поставить подпись, свидетельствующую о том, что дубликат книжки он получил.

Если работодатель потерял трудовую книжку или внес в нее не ту запись

Если работодатель потеряет трудовую книжку работника, ему также придется ее восстанавливать. Но в такой ситуации, раз уж вина лежит на работодателе, нужно будет помочь работнику собрать сведения о стаже с его предыдущих мест работы. Например, разослав бывшим работодателям пострадавшего сотрудника запросы о предоставлении соответствующей информации.

В целом, образец заполнения дубликата трудовой книжки по справкам с других мест работы будет выглядеть так же, как и в случае с утерей книжки самим работником.

А еще бывает, что работодатели по ошибке вносят недействительные записи в трудовые книжки своих работников. Такая ситуация - самый простой случай, когда понадобится оформление дубликата трудовой книжки. Образец для его заполнения - это оригинал трудовой книжки. То есть в дубликат надо будет просто перенести все записи из первоначальной трудовой книжки, кроме последней недействительной записи.

Аналогичным образом оформляется дубликат, если книжка пришла в негодность. То есть ее состояние таково, что требуется замена (