Форма приказа по госту образец. Реестр изданных приказов

Оформляются с использованием унифицированных форм первичной учетной документации. Эти формы утверждены Постановлением Госкомстата Российской Федерации, они позволяют достичь единообразия в составлении и оформлении .

Вы можете вносить в стандартные формы дополнительные реквизиты, но изменять реквизиты форм, установленных Госкомстатом, или удалять что-либо из них вы не имеете права. Внесенные предприятием изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом.

В крупных организациях, как правило, в графе «Дата» сотрудниками кадровой службы указываются только месяц и год издания приказа. Датирует документ руководитель.

В приказе (распоряжении) обязательна подпись . Наличие печати не обязательно, так как приказ (распоряжение) – документ внутреннего пользования. Многие формы приказов (распоряжений) предполагают ознакомление работника с содержанием, следовательно, игнорировать отсутствие подписи работника тоже не следует.

Приказы , не связанные с работой кадровой службы, оформляются на чистом листе формата А4. Также допускается использовать логотип предприятия и указывать его наименование в верхней части бланка. В документе обязательно должны содержаться данные, позволяющие определить когда, кем и для каких целей был издан тот или иной приказ (распоряжение).

Для ускорения процесса создания приказа и упрощения восприятия необходимой информации используют заранее подготовленные бланки . Бланк - это лист бумаги с реквизитами, которые содержат постоянную информацию об организации, издающей приказ.

Инструкция

Подготовьте лист чистой бумаги. Для бланков приказов, как правило, используют бумагу формата А4 (210х297 мм) и А5 (210х148 мм). Выберите один из возможных вариантов расположения реквизитов, предусмотренных государственным стандартом.При выборе продольного размещения реквизитов располагайте вдоль верхней границы и выравнивайте его либо по ширине страницы, либо по ее середине.Если вы выбрали угловое расположение, то размещайте информацию в верхнем левом углу листа, выравнивая ее либо по крайнему левому полю, либо по середине специально отведенной площади.

Запишите коды организации: по Общероссийскому

Приказы — распорядительные документы, издаваемые руководителем компании в рамках его полномочий и обязательные для исполнения подчиненными. В акционерных обществах должностным лицом, уполномоченным их издавать, считается генеральный директор, в медицинских учреждениях — главврач, на предприятиях — директор и т. д. Законную силу имеют только правильно оформленные распорядительные документы, содержащие все необходимые реквизиты и заверенные в надлежащем порядке.

Приказ — самый распространенный тип распорядительной документации. Они регулярно издаются даже в сравнительно небольшой компании, штат которой ограничен парой десятков сотрудников; с их помощью руководство решает текущие или стратегически значимые задачи — производственные, административные, хозяйственные или кадровые.

Даже если у приказа нет установленной формы, укажите в нем все обязательные реквизиты. Бывает сложно придумать правильный заголовок, подходящую преамбулу и другие элементы документа. Редакция практического журнала «Кадровое дело» собрала советы, которые позволят вам .

Виды приказов

Любой приказ, издаваемый в организации, с точки зрения выполняемой функции можно отнести к одной из двух обширных категорий — по личному составу и по основной деятельности. издаются для документирования кадровых процессов — приема на работу, перевода и увольнения, поощрения сотрудников и применения к ним дисциплинарных взысканий, командировок и других процедур, без которых не обходятся трудовые отношения.

Приказы по основной деятельности могут издаваться как по инициативе руководителя (поэтому такие документы называют инициативными), так и с целью исполнения распоряжений, поступивших из вышестоящих органов управления. Они позволяют осуществлять оперативное управление ключевыми производственными процессами, с их помощью оформляется утверждение графика отпусков или штатного расписания, изменение режима работы предприятия, внесение корректив в локальные нормативные акты, создание всевозможных комиссий и рабочих групп, аттестация и обучение сотрудников.

Приказы по личному составу обычно сразу же начинаются с распорядительной части (хотя в отдельных случаях могут содержать и констатирующую) и составляются как в свободной форме, так и с применением унифицированных бланков Госкомстата или их аналогов, разработанных работодателем — все зависит от типа, функционального назначения и других особенностей документа. Например, для оформления приема на работу или направления сотрудника в командировку существуют унифицированные бланки, утвержденные Госкомстатом, а вот распоряжения об установлении надбавок, дежурствах или привлечении к сверхурочным работам составляются в произвольной форме.

Стандартный образец приказа по основной деятельности состоит из двух частей — вводной, или констатирующей, и распорядительной. Как видно из названий, в первой части констатируется цель управленческого решения, а во второй — излагается непосредственное распоряжение руководителя. Поэтому распорядительная часть обычно начинается со слова «приказываю».

Унифицированные формы в кадровом делопроизводстве

Унифицированные «госкомстатовские» бланки широко применяются в кадровом делопроизводстве. До недавних пор какой-либо альтернативы привычным унифицированным формам не было, но после вступления в силу федерального закона №402-ФЗ от 6.12.2011г. («О бухгалтерском учете») каждый работодатель получил законное право на разработку собственных бланков на базе существующих стандартов. Впрочем, многие компании решили не изобретать велосипед и продолжили использовать для оформления основных кадровых процедур готовые формы, в том числе:

• и (о приеме на работу);
• и (о переводе на другую работу);
• и (о предоставлении отпуска);
• и (о прекращении действия трудового договора);
• и (о направлении в командировку).

Если речь идет об одном сотруднике, заполняется форма Т-1, Т-5, Т-6, Т-8 или Т-9, если же документ составляется на нескольких работников (например, когда в командировку одновременно направляется группа специалистов), используется форма с пометкой «а».

Как оформить и утвердить приказ?

Весь процесс работы с распорядительной документацией сводится к стандартной схеме:

• подготовка проекта (предварительный, «черновой» вариант документа составляется, обсуждается, поступает на согласование и по необходимости редактируется);
• утверждение окончательного варианта;
• регистрация и тиражирование;
• передача копий заинтересованных должностным лицам или структурным подразделениям;
• помещение контрольного экземпляра в дело, а затем — передача на хранение.

Одним из наиболее ответственных этапов в этой цепочке последовательных процедур считаются подготовительные работы. Зачастую ответственность за составление чернового варианта текста возлагается на секретаря, делопроизводителя, сотрудника отдела кадров (если речь идет об оформлении решения по личному составу) и т. д. Готовый, проверенный на предмет недоработок и ошибок документ передается руководителю для утверждения, а затем — на регистрацию.

Некоторые виды распорядительных документов визируются не только генеральным директором, но и другими должностными лицами. Приказы по вопросам направления сотрудников в , или вызова из отпуска могут передаваться на подпись главному бухгалтеру, а связанные с увольнением или наложением дисциплинарного взыскания — юристу компании. Сделать это необходимо до того, как документ поступит к директору на подпись. Общий срок согласования не должен превышать пяти рабочих дней, если иной срок не указан исполнителем.

Структура текста может быть простой (когда он касается одного вопроса или лица) или сложной, насчитывающей несколько разных распорядительных пунктов.

Приказы должны оформляться в соответствии с нормами трудового законодательства РФ:

• при увольнении работника обязательно указывается причина решения работодателя со ссылкой на конкретную статью, пункт или подпункт Трудового кодекса;
• поощрение или наложение дисциплинарного взыскания необходимо лаконично, но ясно обосновать, указав причину и конкретный вид применяемого воздействия (выдача премии, объявление выговора, награждение ценным подарком и т. д.);
• предоставляя отпуск, нужно указать его вид, продолжительность, а также точные даты начала и окончания;
• отражаются его причина и вид (временный или постоянный), полное наименование новой должности сотрудника и структурного подразделения, в которое он переводится, сведения об изменении оплаты труда;
• оформляя , нужно указать основные условия трудоустройства (срок, наличие и продолжительность испытания, размер оплаты труда);
• при направлении в командировку прописывается ее цель, продолжительность, место назначения, даты начала и окончания.

Оформление документа не должно противоречить требованиям ГОСТ Р6.30-2003 («Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»). Проследите, чтобы каждый приказ, издаваемый в организации, содержал обязательные реквизиты:

• наименование организации или учреждения;
• название вида документа;
• дату и место издания;
• заголовок к тексту;
• регистрационный номер;
• подпись руководителя;
• визы согласования.

Если распорядительная часть содержит конкретное задание, нужно указать ФИО и должность лица, ответственного за его выполнение, а также отведенные руководством сроки. Порядок выполнения постоянного поручения определяется не конкретным сроками, а заданной периодичностью реализации мероприятий: например, можно обязать сотрудника предоставлять еженедельную сводку или ежемесячный отчет о выполнении работ. Количество исполнителей при этом может быть любым. Детали поручения (схемы, графики, инструкции, таблицы) обычно оформляются в виде приложения. Приказы вступают в силу с даты издания (за исключением документов, в которых содержится иное указание).

Процедура регистрации

Каждому распорядительному документу в обязательном порядке присваивается регистрационный индекс в соответствии с утвержденной работодателем номенклатурой, в пределах календарного года. В большинстве случаев такой индекс представляет собой порядковый номер с кратким буквенным обозначением (например, «112-Л», где первая часть — порядковый номер, а вторая говорит о принадлежности документа к группе приказов по личному составу). В ходе регистрации реквизиты каждого документа переносятся в специальную форму — карточку, книгу, журнал, электронную базу данных.

Вопрос из практики

Как оформить приказ о наложении дисциплинарного взыскания

Ответ подготовлен совместно с редакцией

Отвечает Иван Шкловец,
заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

Когда все доказательства вины сотрудника будут собраны: , , оформите приказ о наложении дисциплинарного взыскания.

Если взысканием является замечание или выговор, то приказ оформите в .

А если в качестве взыскания организация решит уволить сотрудника, то оформите приказ о прекращении трудового договора по унифицированной , утвержденной или по . Издавать дополнительный приказ о применении дисциплинарного взыскания в виде увольнения в этом случае не нужно. Вместе с тем, и издание двух приказов не считают нарушением трудового законодательства. Аналогичные разъяснения дают специалисты Роструда в .

Задайте свой вопрос экспертам

Сведения вносятся в журнал в хронологическом порядке, так что по последней записи сразу можно установить общее количество зарегистрированных работодателем документов определенного типа. Дополнительный плюс такой формы регистрации — невозможность изъять информацию о зарегистрированном приказе или внести ее «задним числом». С этой точки зрения даже самые современные электронные системы автоматизированной регистрации и хранения данных считаются менее безопасными, поскольку позволяют бесследно удалить сведения о документе.

Если объем кадрового документооборота постоянно растет, появляется потребность в более подробной систематизации регистрационных данных. Для таких случаев рекомендуется завести несколько дополнительных журналов — например, отдельные журналы регистрации приказов о предоставлении отпуска, прекращении трудовых отношений и т. д. На обложке каждого журнала необходимо указать дату, с которой он ведется, и наименование организации. Журнал ведут до полного заполнения, а когда в нем уже не останется свободных граф, на обложке проставляется дата окончания и заводится новый экземпляр. Если за период ведения регистрации изменились реквизиты компании (например, организационно-правовая форма), вовсе не обязательно заводить новый журнал: достаточно обновить данные на обложке.

Журнал регистрации приказов. Титульный лист

Журнал регистрации приказов.

Систематизация и хранение приказов по личному составу

Хранение кадровой документации осуществляется в соответствии с «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (утвержден решением Министерства культуры РФ в 2010 году).

Согласно требованиям законодателя, приказы, оформляющие трудовые отношения и отражающие важные факты трудовой биографии работника, необходимо хранить в течение 75 лет. Но есть и другая группа распорядительных документов, предназначенных для оперативного регулирования выполнения работником трудовой функции и подлежащих гораздо менее продолжительному хранению (5 лет). Поэтому перед тем, как отправить документы в архив, их необходимо поделить на две группы — по .

Группа продолжительного хранения включает приказы:

• о приеме на работу;
• о переводе на другую работу;
• о поощрении, награждении подарком и премировании;
• о прекращении трудового договора;
• о предоставлении отпуска по уходу за ребенком;
• об установлении доплат и надбавок к должностному окладу (за стаж, совмещение, особые условия труда или характер работы), а также о любом другом изменении размера зарплаты как одного из существенных условий трудового договора;
• о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы;
• о направлении в зарубежную командировку или продолжительную (свыше одного месяца) командировку в пределах страны.

Оригиналы в будущем могут понадобиться для удовлетворения социально-правовых запросов граждан о стаже работы, полученных наградах, размере заработной платы и других немаловажных аспектах трудовой деятельности. Поэтому нужно четко соблюдать сроки и условия их хранения. Ко второй группе относятся приказы:

Документы такого типа формируются в дела с пятилетним сроком хранения, по истечении которого они уничтожаются с составлением соответствующего акта. Помните, что для организаций, относящихся к отдельным сферам деятельности, утверждены ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения. Приложения хранятся вместе с приказами, в отличие от документов-оснований (служебных и докладных записок, заявлений, копий личных документов сотрудников компании), которые помещаются в архив отдельно.

Ошибки, часто допускаемые при оформлении приказов

Несмотря на существование довольно четких стандартов оформления распорядительных документов, делопроизводители нередко допускают досадные ошибки — процедурные или правовые. Процедурные ошибки обусловлены умышленным или случайным отступлением от общепринятой схемы работы и обычно сводятся к несоблюдению требований, выдвигаемых законодателем и локальными нормами самой организации к содержанию и форме приказа.

Чаще всего допускаются неточности в указываемых сведениях (паспортных данных, наименованиях структурных подразделений и должностей, реквизитах компании), не заполняются обязательные пункты, предусмотренные разработчиком формы («Дата составления», «Табельный номер», «Место составления», «Номер документа» и т. д.) Ошибкой считается также отказ от использования бланка установленного работодателем образца или применение нелогичных, размытых формулировок. Текст должен быть предельно четким и лаконичным. Использование оборотов, свойственных повествовательному стилю или способных трактоваться двояко, недопустимо.

Визирование должностным лицом, не наделенным соответствующими полномочиями, или ссылка на ненадлежащим образом оформленный документ-основание — менее распространенные, но все же допускаемые в кадровой практике ошибки. Например, в общих случаях приказ о трудоустройстве работника издается со ссылкой на трудовой договор. Если договор по каким-то причинам признан недействительным, изданный на его основании распорядительный документ считается утратившим силу, а содержащееся в нем управленческое решение — не подлежащим исполнению. Любые другие распоряжения, при составлении которых работодатель ссылается на соглашения, акты и прочие документы, оформленные с нарушениями актуальных правовых норм, аналогичным образом теряют юридическую силу.

Для приказов о прекращении трудового договора характерно несоответствие указанного в них основания увольнения формулировкам, содержащимся в Трудовом кодексе РФ, и отсутствие ссылок на конкретные статьи, пункты и подпункты. Предоставляя сотруднику отпуск, работодатели часто забывают указать его вид (основание) или продолжительность.

Практическая ситуация

Как оформить кадровые приказы в сложных ситуациях

Ответ подготовлен совместно с редакцией журнала « »

Отвечает Вероника ШАТРОВА,
эксперт по трудовому законодательству, директор и главный редактор Системы Кадры

С работником случился инсульт, он парализован. Родственники принесли документы, которые подтверждают инвалидность. Прекращаем трудовые отношения в связи с полной нетрудоспособностью. Кто имеет право подписи вместо работника, если он сделать это не может?

Александр Виноградов, начальник отдела кадров (г. Мурманск)

Графы под подпись сотрудника в приказе и личной карточке оставьте незаполненными. Укажите «невозможно ознакомить под подпись по медицинским показаниям» и внесите реквизиты документа об инвалидности. Поясняющую запись заверьте своей подписью с расшифровкой и проставьте дату ( )…

Полная версия ответа доступна после бесплатной

Отмена и исправление приказов

Как поступить, если производственная ситуация изменилась, и внезапно возникла необходимость в отмене или изменении кадрового решения, которое уже успело вступить в силу? В этом случае придется издать новый приказ, отменяющий предыдущее распоряжение или изменяющий его отдельные пункты. В нем необходимо указать:

• номер, дату и название документа, подлежащего отмене или изменению;
• основания для отмены (изменения) решения с кратким изложением обстоятельств, послуживших причиной его пересмотра;
• порядок действий, которые надлежит предпринять исполнителям в связи с новыми обстоятельствами;
• ФИО и должность лица, уполномоченного контролировать исполнение распоряжения.

Заголовок может выглядеть следующим образом: «О признании утратившим силу приказа по личному составу (основной деятельности)». Как только новая директива вступит в силу, действие предыдущего документа (или отдельных его пунктов, если речь идет о частичных изменениях) прекратится.

Проверьте себя

1. Какой вид приказов не предусмотрен действующими нормативными актами:

• a. по личному составу;
• b. по хозяйственно-административной деятельности;
• c. по основной деятельности.

2. Какой из документов составляется в свободной форме в отсутствие утвержденного унифицированного бланка:

• a. приказ о привлечении к сверхурочной работе;
• b. приказ о приеме на работу;
• c. приказ о направлении сотрудника в командировку.

3. Что обязательно присваивается каждому распорядительному документу:

• a. регистрационный индекс в соответствии с утвержденной работодателем номенклатурой, в пределах календарного года;
• b. порядковый номер в объединенном журнале приказов в организации;
• c. регистрационный индекс в соответствии с законодательно утвержденным журналом индексов.

4. Какие приказы необходимо хранить в течение 75 лет:

• a. о предоставлении учебного отпуска;
• b. о применении дисциплинарного взыскания;
• c. о предоставлении отпуска по уходу за ребенком.

5. Какой приказ необходимо обязательно доводить до сведения сотрудников с указанием даты ознакомления:

• a. о направлении в ежегодный основной оплачиваемый отпуск;
• b. о предоставлении отпуска по уходу за ребенком;
• c. о применении дисциплинарного взыскания.

приказ распорядительный документ констатирующий

Приказ по основной деятельности оформляется с соблюдением всех требований к оформлению распорядительных документов. Для приказа, как и для любого другого вида документов, характерен свой набор реквизитов.

Для приказа по основной деятельности характерны такие реквизиты как:

Наименование организации-автора документа является обязательным реквизитом и поэтому должен обязательно указываться на всех документах - внутренних, исходящих, составляемых на бланках документов или чистом листе бумаге. Наименование организации должно соответствовать наименованию, приведенному в учредительных документах, и всегда приводится в именительном падеже. Оно включает в себя наименование вышестоящей организации (оно может быть сокращенным) и полное наименование организации - автора документа ниже приводится сокращенное наименование, которое указывается в скобках.

Наименование вида документа - ПРИКАЗ, проставляется после наименования организации - автора документа.

Дата приказа - это дата его подписания, она, как правило, оформляется цифровым способом, элементы даты приводятся арабскими цифрами в одну строчку в последовательности день месяца, месяц, год. Например: 08.03.2007.

Регистрационный номер - помешается справа от даты и представляет собой порядковый номер, который присваивается ему после подписания.

Текст приказа должен иметь заголовок. Заголовок должен быть максимально кратким и точным. Заголовок начинается с предлога «О», «Об»:

• - «Об итогах….»;
• - «О введении…»;
• - «О мерах….» и т.д.

Заголовок располагается ниже реквизитов «дата» и «регистрационный номер» печатается через один интервал, в кавычки не ставится, точка в конце заголовка не ставится.

Текст приказа должен быть написан грамотно, состоять из простых предложений, быть терминологически точным, с использованием «стандартных» словосочетаний и клише, свойственных официально-деловому стилю. Следует избегать сокращений слов, аббревиатур, кроме общепринятых, не включать бессодержательных поручений типа «обратить внимание», «усилить контроль» и т.п.

Содержащиеся в проекте приказа поручения должны быть указаны с ранее изданными распорядительными документами: иметь ссылку на них, отменять их или оговаривать их корректировку. Упоминание в тексте наименование органов власти и управления, организаций, фирм, структурных подразделений должны записываться в полном соответствии с юридически установленным их описанием. Повторные приказы по одному и тому же вопросу допускаются как исключение с соответствующими организационными и административными выводами.

Текст приказа по основной деятельности состоит из двух логически взаимосвязанных частей констатирующей (вводной) и распорядительной.

Констатирующая часть является введением в существо вопроса. Она призвана объяснить, чем вызваны распоряжения. В ней могут быть перечислены факты, события, дана оценка. Нередко в констатирующей части дается пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издается данный распорядительный документ. В этом случае указывается вид акта, его автор, дата, номер, полное название (заголовок), т. е. приводятся все поисковые (ссылочные) данные. Обычно текст констатирующей части начинается с формулировки:

• - «В соответствии...»;
• - «Во исполнение...»;
• - «В целях...».

Распространенными вариантами констатирующей части приказа по организации могут быть следующие:

1. Когда основанием для создания приказа является законодательный, нормативный или правовой акт вышестоящего органа власти и управления. Например:

«В целях выполнения Постановления Правительства Российской Федерации от 04 апреля 2006 г. № 304 «О внесении изменений и дополнений в Положение о лицензировании деятельности по заготовке, переработке и реализации лома цветных металлов», ПРИКАЗЫВАЮ: ...».

2. Когда приказ издается в дополнение или во изменение ранее изданного приказа. В этом случае в констатирующей части приводится дата, номер и заголовок соответствующего документа. Например:

«Во исполнение приказа Министерства финансов Российской Федерации от 29.07.1998 г. № 34н о признании утратившим силу приказа Министерства финансов Российской Федерации от 26.12.1994 г. № 170 «О Положении о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации» ПРИКАЗЫВАЮ:...».

3. Когда приказ готовится в инициативном порядке в целях выполнения текущих задач организации. Например:

«В порядке финансовой поддержки животноводства, руководствуясь Областным законом «Об областном бюджете на 2001 год» ПРИКАЗЫВАЮ: ...».

Возможен вариант издания приказа без констатирующей части. Делается это в том случае, если поручаемые действия не требуют особого объяснения, являются очевидными.

Основную нагрузку в распорядительных документах несет распорядительная часть, которая излагается в повелительной форме. Она содержит предписываемые действия, фамилии должностных лиц, ответственных за их выполнение, и сроки исполнения.

Распорядительная часть начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ (без кавычек), печатаемого с новой строки от левого поля бланка прописными буквами. После слова ПРИКАЗЫВАЮ ставится двоеточие.

Поскольку приказ зачастую предусматривает несколько разнохарактерных действий, то его распорядительная часть делится на пункты, а иногда и подпункты.

Каждый пункт начинается с указания в дательном падеже ответственного должностного лица, структурного подразделения или организации, затем в сжатой, повелительной форме излагаются предписываемые действия и указываются сроки исполнения мероприятий. Последним пунктом приказа назначается должностное лицо, структурное подразделение или организация, которой вменяется контроль за исполнением приказа.

В формулировках распорядительной части следует избегать неконкретных выражений, таких как «улучшить», «повысить», «активизировать» и т.д.

В распорядительной части приказа следует учесть также следующие:

• - каждый пункт (подпункт) приказа должен содержать только одно конкретное задание с реальным сроком исполнения. Срок исполнения не указывают, если задание (поручение) носит постоянный характер;
• - число исполнителей по каждому пункту не ограничивается, однако при этом один из исполнителей назначается ответственным за исполнение поручения;
• - если приказ отменяет или заменяет в какой-либо части изданные ранее документы по рассматриваемому вопросу, то в распорядительной части они перечисляются.

Признать утратившим силу:

• - Приказ Министерства финансов Российской Федерации от 26 декабря 2004 г. № 170 «О Положении о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации;
• - Пункт 3 Приказа Министерства финансов Российской Федерации от 3 февраля 2004 г. № 8 «О квартальной бухгалтерской отчетности организации»;
• - если ранее изданный приказ организации подлежит частичному изменению, дополнению, то в проекте нового приказа предусматривается откорректированная формулировка соответствующего пункта:
• - «Пункт 3 приказа от 06.04.2006 г. № 74 дополнить изложить в следующей редакции:...»;
• - «В пункте 8 Положения о бухгалтерии слова: «Министерство труда Российской Федерации» заменить словами: «Министерство труда и социального развития Российской Федерации»;
• - в приказе по основной деятельности не следует приводить указания, касающиеся кадровых вопросов (трудовых отношений).

Согласование документа - это предварительная оценка существа проекта документа, его обоснованности, целесообразности и своевременности, соответствия действующим законодательным и нормативным актам.

Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа исполнителями, заинтересованными в документе должностными лицами, заместителем руководителя, курирующим данный вопрос. Виза включает должность и личную подпись визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату подписания. Проставляется виза в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника приказа. Например:

Заместитель директора по УВР

• (подпись) Л.С. Иволгина
• 21.05.2001.

При наличии замечаний и дополнений к проекту документа они излагаются на отдельном листе, виза оформляется следующим образом:

Замечания прилагаются.

Зам. директора по АХР

• (подпись) И.С. Сосницкая
• 22.08.2001.

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к приказу.

Передача руководству приказа на подпись без необходимых виз не допускается.

Подпись - обязательный реквизит приказа, как и любого другого документа.

Должностные лица имеют право подписывать служебные документы в пределах их компетенции, что обычно определено в положениях и должностных инструкциях.

В состав реквизита «подпись» входят:

• - наименование должности подписавшего приказ;
• - личная подпись;
• - расшифровка подписи (инициалы и фамилия).

Например:

Директор подпись Н.Н. Луговой.

Не допускается подписывать приказ с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте приказа, отсутствует, то он перепечатывается.

В случае обнаружения в подписанном документе неточностей или неясностей необходимо немедленно доложить об этом лицу, подписавшему приказ, для внесения изменений. Внесение изменений и дополнений в приказы после подписания не допускается без разрешения лица, подписавшего его.

К проекту приказа исполнитель составляет список на рассылку, который должен включать те подразделения и организации, которых он касается.

Подписанные приказы по основной деятельности передаются в общий отдел (канцелярию) для регистрации, размножения и рассылки вместе с приложениями, на которые имеются ссылки в тексте, и списком на рассылку.

В принципе, те специалисты, которые оформляют приказы на фирменных бланках (сверху красивая «шапка» с указанием логотипа, адреса, статистических кодов, ИНН, расчетного счета и проч.), не делают ошибки, ведь ГОСТ — только ориентир.

Я, например, сторонница использования фирменного бланка только для составления писем. В приказах (любых) я такой бланк не использую.

Обязательными в приказе по ОД должны быть следующие реквизиты:

• наименование компании (полное и краткое для организаций или ФИО предпринимателя);
• дата издания (правильный формат – 8 цифр, например: 15.08.2016);
• регистрационный номер (правильно – вписывать от руки при регистрации в журнале);
• место (населенный пункт) составления;
• вид (слово «Приказ») и наименование (о чем);
• основное содержание приказа (если текст большой, то разбиваем на пункты);
• список приложений (если приказ утверждает какой-либо локальный акт, то этот ЛА и будет приложением к приказу);
• подпись руководителя (или ИП);
• визы согласования (если нужны);
• отметка об исполнении (в какое дело помещен документ и подпись исполнителя).

Нумерация приказов по ОД

Приказам присваивают регистрационные номера, начиная от №1 каждый календарный год и продолжая нумерацию по порядку до окончания года. Так сложилось в делопроизводстве (не буду утомлять вас историей), что буквенные индексы к номерам приказов по ОД не добавляются. А чтобы не путать их с приказами других типов, буквенные индексы добавляются к приказам по личному составу и к приказам по АХД.

На сегодняшний день нет действующего документа, который бы устанавливал обязательный порядок присвоения рег.номеров. Каждая компания придерживается своего порядка. И если вы регистрируете приказы по ОД «с буковками» (например, №25-ОД, 26-ОД), то это не является ошибкой. Кстати буквенный индекс может быть любой, какой вам удобно использовать.

Замечу еще, что приказы с разными сроками хранения нужно помещать в разные папки – «дела». Поэтому не стоит вместе хранить и регистрировать приказы по ОД и приказы по АХД, даже если ваша компания совсем маленькая и приказов очень мало.

Хранение приказов по ОД

У нас в стране действую специальные правила, которые определяют порядок работы всех уровней архива, начиная с архива маленькой организации до Госфонда РФ:

Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 N 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» (Зарегистрировано в Минюсте России 07.09.2015 N 38830).

Как мы уже знаем, хранить приказы по ОД нужно «постоянно» . Что это значит? Уж точно эти документы не обладают ценностью, чтобы хранить их «вечно». Срок хранения «постоянно» означает, что эти приказы хранятся столько же, сколько существует сама организация, т.е., выкидывать их нельзя до самой ликвидации компании. Если компания реорганизуется (а не ликвидируется), то архив документов передается на хранение организации- преемнику.

Но даже если организация ликвидируется, то документы не уничтожаются автоматически. Сначала муниципальный архив отберет документы, которые целесообразно хранить и дальше, а остальные документы будут выделены для уничтожения. Этот отбор называется «экспертиза ценности документов».

Ответственность за несохранность

Есть 2 статьи за нарушение хранения документов. Статья 13.20 КоАП РФ предусматривает просто смешной штраф — до 500 руб. — за нарушение правил хранения документов. По этой статье могут наказать директора организации или ИП за отсутствие архивных документов или их неправильное хранение. А вот статья 13.25 КоАП РФ уже более серьезная, штраф по ней — от 200 тыс. руб. до 300 тыс. руб. Эту статью применяют в отношении ООО или акционерных обществ, если у них отсутствуют документы по основной деятельности, предусмотренные законом.

Так что, храните приказы правильно и столько, сколько нужно 🙂 Почитать другие статьи об архивном хранении документов в компании можно

Приказы по личному составу относятся к ключевым источникам документооборота на современных предприятиях. В чем заключается специфика их составления? Как могут выглядеть данные документы?

Что представляют собой приказы по личному составу?

Законодательство России, регулирующее кадровое делопроизводство, предполагает регулярное применение на предприятиях различных локальных правовых актов. В числе таковых — приказы. Принято классифицировать их на 2 основные разновидности. А именно:

• на приказы, имеющие отношение к основной деятельности;
• на приказы, издаваемые в целях управления личным составом предприятия.

В данном случае речь идет о правовом акте второго типа.

Приказ по личному составу — разновидность распорядительной документации предприятия. Данные источники издаются фирмой в целях юридического оформления:

• комплектования кадров;
• с одних должностей на другие;
• распоряжений в адрес конкретных работников или коллектива в целом;
• увольнения сотрудников.

Данные задачи предполагают, что фирма будет издавать соответствующие виды приказов по личному составу. Какими они могут быть?

Например, есть приказы:

• о назначении сотрудников, об освобождении их от должности;
• о награждении, поощрении работников;
• о перемещении сотрудника на другую позицию.

Внесение и корректировка сведений, фиксируемых в трудкнижках и иных кадровых документах, во многих случаях осуществляется на основе приказов, о которых идет речь.

Формы приказов по основной деятельности

На российских предприятиях активно используются унифицированные приказы по личному составу — на основе форм, утвержденных в различных источниках права. Главный из них — Постановление Госкомстата № 1, которое было издано ведомством 5 января 2004 года. Выделяют следующие основные виды приказов по личному составу, что определены соответствующим Постановлением:

• о приеме сотрудника (он составляется на основе унифицированной форме Т-1 или Т-1а, первая — персональная, вторая — сводная);
• о переводе сотрудника (формы Т-5, Т-5а);
• о выходе работника в отпуск (документы Т-6, Т6а);
• о прекращении контракта (формы Т-8, Т-8а);
• о командировании специалиста (документы Т-9, Т-9а);
• о поощрении сотрудника (формы Т-11, Т11-а).

Стоит отметить, что в документообороте предприятий могут использоваться также собственные формы приказов, если это не запрещено законодательством. Это также возможно в том случае, если тот или иной образец приказа по личному составу в виде унифицированной формы не утвержден законодательно.

Если фирма составляет тот или иной документ самостоятельно — рекомендуется применять положения специального государственного стандарта, ГОСТ Р 6.30-2003. Как может выглядеть унифицированный приказ по личному составу? Пример подобного документа — на картинке ниже.

В данном случае рассматривается по унифицированной форме № Т-1.

Унифицированные формы приказов чаще всего применяются в бюджетных организациях, а также на государственных предприятиях. Во многих случаях это обусловлено наличием утвержденных ведомственных образцов источников.

В свою очередь, в частных фирмах довольно часто применяются собственные бланки приказов. Но, как правило, только в тех случаях, когда для решения задач кадровой службы не утвержден унифицированный документ. Если таковые находятся в обороте, то обычно предприятия не тратят время на создание новых бланков, которые, по сути, будут дублировать унифицированные. Которые к тому же характеризуются довольно высокой степенью удобства, с точки зрения структуры.

Как могут выглядеть разработанные фирмой самостоятельно образцы кадровых приказов? Пример одного из них — на следующей картинке.

В данном случае рассматривается образец приказа об утверждении Он, как правило, представлен в довольно простой структуре.

Отметим, что обычно у предприятий нет особых причин заменять унифицированные бланки внутрикорпоративными образцами — если только в фирме не организовано особо сложных форматов производства, требующих учреждения отдельных механизмов учета. Или же, если их структура достаточно проста — как в случае с графиком отпусков.

Можно отметить, что существует довольно много критериев классификации приказов, о которых идет речь. В числе таковых — структура документа. Рассмотрим ее особенности подробнее.

Структура приказов: простые и сложные документы

Итак, важнейший критерий классификации рассматриваемых приказов — структура. В соответствии с ним документы делятся на основных 2 типа — простые и сложные.

Приказы 1 типа характеризуются наличием 1 распорядительного блока (со словами «принять», «освободить от должности», «перевести» и т. д.). В случае если это, к примеру, приказ о назначении 1 специалиста, то он будет рассматриваться как индивидуальный, если в его юрисдикции — несколько сотрудников, то он будет именоваться сводным документом.

Если в источнике несколько распорядительных блоков, то он будет считаться сложным. Они довольно распространены, но их применение считается весьма трудоемким процессом даже при использовании современных технических решений, поскольку в этом случае может возникнуть необходимость в сопоставлении больших объемов данных, которые расположены в разных разделах, по существу.

Теперь перейдем к изучению различных элементов структуры документа, которые могут содержать приказы в организации.

Элементы структуры приказов по личному составу

Главный элемент приказа — раздел. Он состоит из пунктов. Они должны включаться в приказ на основании определенного документа. При этом на него нужно привести ссылку. Если составляется, к примеру, приказ о назначении человека на какую-либо должность, то соответствующие пункты могут включаться в документ на основании:

• личного заявления сотрудника;
• трудового договора;
• записки руководителя, который провел собеседование с работником или принял решение о его назначении на ином основании;
• внутрикорпоративного акта;
• служебной записки.

Рекомендуется вписывать в приказ слово «основание», после — указывать ссылку на тот или иной документ. В рассматриваемом источнике должен быть отражен тот факт, что человек, назначенный на ту или иную должность, ознакомлен с положениями приказа. В данном случае нужно включать в документ фразу «с приказом ознакомлен», после которой сотрудник, изучивший соответствующий источник, ставит свою подпись и указывает дату.

В приказах — в частности, если кадровое делопроизводство осуществляется, опять же, в целях отражения факта назначения сотрудника на должность, необходимо приводить юридически значимые формулировки. Например, связанные со сроком заключения контракта с работником, величиной его зарплаты, расписанием его работы.

Таким образом, типичная структура приказа по личному составу предполагает наличие в нем блоков, отражающих:

• распорядительное действие руководства фирмы;
• Ф. И. О. и другие сведения о сотруднике;
• дату вступления в силу того или иного пункта документа;
• иные важнейшие формулировки приказа.

Рассматриваемые документы могут дополняться различными приложениями. Они могут быть представлены в самом широком спектре. Так, в приложениях к приказам по личному составу могут отражаться перечни должностей сотрудников, находящихся в юрисдикции соответствующего документа. В приложении к приказу могут фиксироваться данные, которые проблематично отразить непосредственно в тексте документа — например, это могут быть графики, картинки, схемы, необходимые для разъяснения текстового содержания документа.

Составление приказов: на что обратить внимание?

На что следует обращать особое внимание при оформлении рассматриваемых документов?

Прежде всего, как отмечают эксперты, составление приказов по личному составу не должно осуществляться с использованием сокращений. Формулировки следует включать в документ без сокращений.

Следующий важнейший критерий корректного оформления соответствующих документов — отсутствие в них сведений об источниках с разными сроками хранения. Например, связанные с отпусками и командировками приказы по личному составу хранятся в соответствии с действующими стандартами 3 года. Документы, отражающие сведения о приеме сотрудников на работу, должны храниться в архиве фирмы 75 лет.

Таким образом, в каждом приказе должны быть отражены данные об источниках с одинаковым сроком хранения.

Полезно будет рассмотреть основные этапы издания документов, о которых идет речь.

Этапы издания приказов по личному составу

Прежде всего, стоит отметить, что в зависимости от конкретных стандартов, по которым в фирме осуществляется кадровое делопроизводство, приказы по личному составу могут составляться по разным принципам. Но в общем случае их издание предполагает решение ответственными специалистами фирмы таких задач, как:

• инициирование решения о необходимости разработки соответствующего документа;
• сбор данных, необходимых для издания приказа;
• подготовка конкретного проекта приказа, его согласование, доработка при необходимости;
• внесение необходимых сведений в документ и подписание его компетентными лицами;
• ознакомление с приказом тех лиц, чьи должности находятся в юрисдикции соответствующего правового акта.

Подготовка решения об издании приказа

Решение первой задачи может быть осуществлено с использованием сведений, которые содержатся в внутрикорпоративных справках, актах. Внутренние приказы, как правило, основываются на локальных правовых актах, и их перечень может быть весьма широким. Проекты документов, о которых идет речь, обычно составляются при участии ответственных сотрудников кадровых служб предприятия. При этом их работа может вестись на основании представлений, что подписываются руководителями различных структурных подразделений фирмы.

В качестве основы для соответствующих документов могут применяться образцы кадровых приказов, которые традиционно используемые компанией. Главное при решении рассматриваемой задачи — внимательно изучить факторы, предопределяющие издание документа, основания для разработки приказа. Важно, чтобы формулировки, которые включаются в соответствующий документ, соответствовали нормам законодательства.

Сбор данных для оформления приказа

Следующая задача ответственных специалистов фирмы, составляющих тот или иной образец приказа по личному составу — собрать необходимую информацию в целях издания документа. Она может быть представлена:

• в официальных правовых актах;
• во внутренней документации фирмы;
• в источниках, изданных вышестоящими структурами, ведомствами, которым хозяйствующий субъект подотчетен;
• в архивных документах;
• в СМИ, научных публикациях.

Разработка проекта приказа

После того как информация собрана, компетентные специалисты разрабатывают непосредственно проект приказа по личному составу. Решение данной задачи предполагает, прежде всего, корректное оформление документа. В нем желательно указать, что разрабатывается именно проект, образец приказа по личному составу, а не официальный локальный правовой акт. То есть — написать на документе слово «проект». Однако, текст в источнике должен быть приведен максимально приближенный к тому, что должен присутствовать в официальном приказе. Возможно, что компетентный руководитель предварительно утвердит текст документа в изначальном виде.

Если приказ — по форме, а также по содержанию, согласован — сразу или же с корректировками, то его можно направлять на подписание. В чем заключается данная процедура?

Подписание приказа и передача его сотрудникам

В принципе, в ней нет ничего сложного — главное, чтобы у человека, заверяющего документ, были на то полномочия. Как правило, подписывает приказы по личному составу руководитель фирмы. К нему передается полностью подготовленная форма — унифицированная или внутрикорпоративная, с информацией, что внесена в нее ответственными специалистами. Подписание документа предполагает указание должности человека, руководящего фирмой, его Ф. И. О., а также проставление им подписи.

В соответствии с правилами, которые установлены внутри фирмы, осуществляется, если это необходимо, аннулирование документа.

После заверения руководителем документ передается сотруднику, который должен с ним ознакомиться. Тот факт, что человек изучил документ, может подтверждаться его подписью на приказе или дополняющей его регистрационной форме.

Изучим теперь то, как осуществляется ведение приказов по личному составу. Главная задача, которую решают ответственные сотрудники фирмы при этом — регистрация рассматриваемых документов.

Регистрация приказов: нюансы

Процедура, о которой идет речь, предполагает внесение сведений о приказе в специальных внутрикорпоративных регистрах. Считается, что тот или иной утвержденный образец приказа по личному составу приобретает юридическую силу только по факту регистрации соответствующего источника в компании. Если данная процедура в отношении документа не осуществлена, то правовые последствия — для сотрудников и руководства фирмы, не наступают.

Регистрация приказов по личному составу, как мы отметили выше, является важнейшим аспектом ведения данных документов. Соответствующая процедура предполагает решение 3 задач:

• учета документов;
• контроля над исполнением приказов;
• обеспечения оперативного доступа к документам.

Регистрироваться в фирме должны все источники, классифицируемые как распорядительные, отчетные, финансовые. Должны вноситься во внутрикорпоративные регистры сведения и о документах, которые поступают от сторонних хозяйствующих субъектов. Приказы по личному составу, как и любой другой источник, при регистрации получают индивидуальный номер, а также индексы, необходимые с точки зрения оптимальной классификации соответствующих источников.

Регистрироваться в кадровом учете должны все документы, которые подлежат исполнению, а также используются в целях учета и информирования заинтересованных сотрудников о тех или иных хозяйственных фактах. Приказы по личному составу, безусловно, относятся к таким источникам.

Процедура регистрации документа осуществляется 1 раз — непосредственно при их издании руководством (как в случае с приказами, о которых идет речь) или же при поступлении со стороны внешнего субъекта. В случае если источник перемещается из одного структурного подразделения фирмы в другое, то повторно регистрировать его не нужно.

Существует 3 основных метода регистрации источников, используемых в документообороте организации.

Во-первых, это журнальная регистрация, предполагающая детальное отражение в специальных регистрах сведений о том, в какой структуре и в каких целях издан тот или иной приказ по личному составу, пример какого-либо приложения к нему.

Во-вторых, есть карточный формат регистрации сведений об источниках, что используются в рамках внутрикорпоративного документооборота. Он представляет собой оформление контрольных карточек для источников, а также их объединение в специализированные картотеки.

В-третьих, есть автоматизированная регистрация документов. Она предполагает внесение сведений о приказах, о которых идет речь, и иных источниках, во внутрикорпоративные регистры автоматически — с использованием специального ПО и необходимой инфраструктуры (например, принтеров, сканеров, сетевых интерфейсов).

Существует нормативный акт, в соответствии с которым должны регистрироваться нормативные документы — Приказ Минкультуры РФ № 536, который был принят 8 ноября 2005 года. Данный источник права предполагает отражение в регистрах:

• названия фирмы, которая издала тот или иной документ — в данном случае, приказ по личному составу;
• названия источника;
• даты издания документа, его регистрационного номера;
• заголовка и краткого содержания документа;
• резолютивных формулировок;
• срока исполнения источника;
• сведений об исполнении приказа.

Внесение в реестры организации сведений о тех или иных приказах может осуществляться и с применением иных критериев их классификации. Например, кадровая служба может подразделять соответствующие источники на те, что связаны конкретно с отпусками сотрудников, командировками, выдачей им поощрений. Обычно чем большее количество приказов формируют документооборот фирмы, тем более оптимальным будет классифицировать их в отдельные базы в рамках реестра.

Хранение приказов

Еще один важнейший аспект ведения приказов в фирме — их хранение. Выше мы отметили, что приказы по личному составу хранятся в зависимости от конкретного назначения документа в рамках определенных сроков. Поэтому документы, классифицируемые по соответствующему признаку, должны размещаться в разных местах.

Любой приказ по личному составу (бланк для него) необходимо хранить отдельно от тех источников, которые имеют отношение к основной деятельности предприятия. Документы, зарегистрированные и направленные на хранение, должны быть представлены в виде оригиналов.

Приказы по личному составу обычно объединяются в дела, представляющие собой систематизированные комплекты различных документов. Ответственному специалисту кадровой службы необходимо осуществлять подшивку дел, осуществлять корректную нумерацию размещенных в нем листов, дополнять необходимыми описями, оформлять обложки для соответствующих комплектов документов.