Хранение документов. Как хранить документы дома? Как удобнее хранить документы
Здравствуйте, мои дорогие читатели и гости блога! Сегодня мне хотелось бы рассказать вам, как навести порядок в домашних документах и организовать удобное их хранение. Бывает так, что срочно понадобиться справка, придешь домой и не знаешь куда сунуться, чтобы найти свидетельство или другой документ в горе бумаг. И чтобы таких случаев с вами никогда не случалось, давайте разберем пошаговый план, который в конечном итоге обеспечит вам порядок в домашнем архиве.
Все домашние документы всегда должны быть в порядке даже не из-за того, чтобы вы могли в любой момент найти нужную вам бумагу, в первую очередь это безопасность. Ценные бумаги должны храниться вдали от посторонних глаз, а их порча или утеря обещают вам беготню по государственным учреждениям и инстанциям. Восстановление может занимать длительное и неопределённое время, а вот нервов вы потратите больше чем денег на штрафы.
Еще бывают очень опасные случаи, например, пожары, наводнения и другие ЧП, когда срочно необходимо покинуть дом. В таких ситуациях обычно люди в первую очередь из всего имущества хватают документы и деньги. Ну а если они будут валиться неизвестно где, то и можно вообще оставаться без них. Поэтому давайте раздеремся в этом вопросе подробнее.
Хранение документов в доме
В первую очередь вам необходимо оценить ситуацию – в какой степени запущенности у вас домашний офис. Бывают хозяйки, которые складируют буквально каждую бумажку, чеки на продукты и справки. Но у каждого документа есть свой срок давности – от 2 – х недели и до бесконечности.
Когда я попыталась разобраться в данном вопросе, то столкнулась с противоречивой информацией, касающейся выписок, справок, деклараций. Поэтому не потрудитесь и уточняйте срок хранения документов у тех, кто непосредственно их выдает.
Но конечно, документы на квартиру, удостоверения, ИНН, паспорта должны быть в сохранности постоянно. Кстати, иногда на справках и бумагах пишется срок, в течение которого они будут иметь правовую или юридическую силу.
Что касается чеков на приобретаемую бытовую технику, тут все проще. Они будут действовать только в период гарантийного обслуживания. Но специалисты в этой области все же рекомендую беречь их все время, до тех пор, пока вы не выкинете ее. Это касается в первую очередь крупной техники, например, дорогих телевизоров, холодильников, станков и так далее.
Квитанции об оплате я лично по совету юриста храню 3 года, хотя мне кажется и этого многовато. Но куда деваться, в жизни всякое бывает. В общем, что хочу сказать. Позаботьтесь о целостности и безопасности ваших документов и подойдите к этому с умом.
Как навести порядок в документах?
Шаг 1. Соберите все бумаги в кучку. Оцените сложность всей ситуации. Лично у меня все домашние документы занимают среднего размера коробку. Ничего лишнего нет.
- документы на квартиру
- медицинские док-ты
- налоговые
- кредитные
- квитанции об оплате
- чеки и гарантийные талоны и так далее
Можно распределить их относительно принадлежности к членам семьи (документы мамы, папы, детей и так далее). Общие также сориентировать, как в предыдущем примере.
Главное, чтобы вам было удобно и в любой момент могли найти ту бумагу, которая понадобиться. Сортировку следует совместить с и выкидывание того, что уже не нужно. Что-что, а вот рекламные листовки, брошюры стоит немедленно отправить в мусорное ведро.
Если у вас на этот счет есть сомнения, отложите в сторонку бумаги. При первой возможности узнайте их срок хранения. Что касается визиток, то они могут быть помещены в специальный органайзер или небольшую коробочку.
Шаг 3. Выбор способа хранения. Как правило, чаще всего для хранения документов в доме используют папки с файлами. Они могут вставляться отдельно или уже быть едиными с обложкой. Такой способ организации бумаг очень удобен. Вы можете купить несколько подобных папок и каждую из них присудить одной из категорий (налоговые, медицинские документы и так далее).
Не хуже справиться с данной задачей способны папки-портфели. В них удобно не только хранить документы, но и брать с собой.
Как правило, на таких органайзерах есть небольшое место, где существует возможность сделать подпись. Тогда вы точно не перепутаете ее с другими категориями. А еще лучше каждому типу бумаг присвоить свой цвет. Например, документы на дом находиться в красной папке, медицинские справки, карты и так далее в зеленой, налоговые бумаги – в голубой.
Еще один способ организовать хранение документов в доме – картотеки с перегородками. Бумаги в этом случае в основном могут находиться в файлах или тонких папках – скоросшивателях. При этом сортировщиком выступают специальные пластины с выступами, где можно подписывать типы документов. Такие приспособления стоят недешево. Но их можно и сделать своими руками. Например, в качестве разделителей взять плотный цветной картон и вырезать выступ. Таким образом, вы не только организуете хранение своих домашних бумаг, но и сэкономите деньги.
Ну и последний вариант, который мне хочется вам предложить – это коробки. В принципе можно те же папки и файлы складывать в них, то есть совместить несколько способов хранения. Но я сейчас говорю немного о другом. К примеру, письма, квитанции об оплате имеют не совсем стандартный формат, когда не особо они вписываются в размер папки, особенно при их большом количестве. Тогда на помощь придут простые небольшие коробочки. В них очень удобно складывать небольшие документы.
Шаг 4. Пришло время подумать о месте для ваших ценных бумаг. В первую очередь оно должно быть недоступным для чужих людей и гостей. То есть скрытое от посторонних глаз. Это может быть антресоль, верхняя полка над рабочим столом, сейф или выдвижной ящик, желательно закрывающийся на ключ. Для тех, у кого есть дети, стоит также задуматься, не смогут ли малыши добраться до ценных бумаг. Ведь они – любопытный народ, и везде могут применить свои ручонки.
Не стоит также выбирать солнечные места, хоть и недоступные детям. От влаги и солнца бумаги могут выцвести и испортится.
И еще один нюанс, о котором я забыла упомянуть. Заведите папку, где будут храниться все ксерокопии самых важных документов, например, паспорта, страхового полиса, пенсионного удостоверения, документов на квартиру и так далее. Если вам срочно понадобятся копии, а под рукой не окажется ксерокса, времени будет в обрез, то вас спасет эта хитрость.
Ну и последнее, не тяните с той кучкой бумаг, которая вызвала у вас сомнения относительно срока хранения. Как только вы разберетесь с эти делом, тут же разложите их по местам. Ведь теперь у вас хранение документов дома организованно на высшем уровне!
А как вы скрадываете бумаги? Делитесь своими секретами! Оставляйте комментарии! До новых встреч!
Перед тем как создавать основную базу своих документов, создайте резервную. Самая важное в хранении электронных документов – сохранить все файлы, если поломается жесткий диск, украдут компьютер или потеряется пароль. Купите переносной дисковый накопитель или облачную систему хранения.
- Лучше всего создать две резервные базы хранения документов. Если вы не используете документы на бумагах, вам лучше иметь как локальную, так и дистанционную резервную базу на случай, если что-нибудь случится с вашим офисом или компьютером.
Каждый день обновляйте резервную систему хранения данных всего компьютера и/или вебсайта. Тем, кто за день загружает много информации, нужно каждый час вносить данные в резервную систему.
Купите сканер, который сможете подсоединить к своему компьютеру. Сканируйте каждый новый важный документ, создавайте электронный вариант и помещайте его в электронную базу. Если вам необходимо сохранять большое количество документов в электронной форме, купите сканер с автоподатчиком документом и программой для сохранения документов, чтобы сэкономить свое время.
Храните свой пароль от электронной базы данных в надежном месте. Помните, что безопаснее записать его на листике бумаги и положить его себе в кошелек или на стол, чем хранить его в документе на компьютере. Больше шансов, что хакер войдет в ваш компьютер, чем в офис.
Решите, хотите ли вы использовать программное обеспечение или нет. Если вы желаете управлять всеми своими файлами непосредственно, вам стоит просто создать и упорядочить папки и подпапки на жестком диске компьютера. Если вы хотите пользоваться заранее созданной системой управления документами, купите программу для сканирования и организации документов с оптическим распознаванием символов.
- Функция оптического распознавания символов представляет собой возможность найти созданные документы. Компьютер может прочесть документы, когда вы вводите поисковые термины в программу.
- Системы с оптическим распознаванием символов позволят вам искать документы, используя слова, которые могут в них быть, например, название магазина или подзаголовка.
Создайте стандартную систему наименования документов. Каждый документ называйте одинаковым образом, включая предмет, дату и другую важную информацию. Например, на чеке должно быть указано название магазина, дата и купленный продукт.
Упорядочите свои папки и подпапки. Если для хранения данных вы используете папки вместо системы управления документами, вам понадобится разделить их по датам, предметам или проектам. Создайте новый подкласс папок, чтобы упорядочить те, в которых слишком много документов.
Наверно у каждого человека складывались такие обстоятельства, при которых нужно было срочно найти дома какой-то документ. Было и у вас наверно такое? И как вы справлялись с этим? Поиск занимал всего несколько минут? Или целый день и всей семьей:wacko: ? Если второе, то вам пора задуматься об организации хранения документов. Звучит сухо, «по-казенному». Но что поделать… Реалии таковы, что «без бумажки ты букашка». Система хранения документов дома – это просто.
Завести отдельные папки-регистраторы для отдельных групп документов.
Здоровье или Медицина
В папке-регистраторе в отдельных папках для файлов хранить документацию на каждого члена семьи.
Медицинские документы желательно все копировать, т.к. в поликлиниках часто теряют карточки. Еще очень важно делать копии документов после обследования, т.к. чернила со временем блекнут, и разобрать напечатанное бывает очень трудно, а порой невозможно. У нас такое было с результатами обследования зрения у сына. Распечатка после компьютерного обследования была просто нечитаемая.
Коммунальные платежи
В папках для файлов складывать документацию по видам оплаты. Например, «Водоканал», «Теплосеть», «Телефон» и т.д. Количество и названия папок у вас будет свое.
В папках для файлов в отдельных файлах будет находиться договор с организацией предоставляющей услуги, квитанции на оплату подключения услуги, пломбирования счетчиков, установки оборудования. Так же в отдельном файле квитанции об оплате за текущий год.
Обязательно уточните, сколько хранить квитанции. Обычно это срок 3 года, т.е. по истечении этого срока квитанции можно выкидывать. Но… Дело в том, что бывали случаи, когда старые квитанции помогали в решении спорных вопросов в суде. Так что решать вам, сколько хранить квитанции.
Банк
Здесь хранится вся информация по счетам в банках, по кредитным картам (можно чеки из банкоматов). Разделение возможно по различным банкам.
Работа
Для каждого работающего члена семьи отдельная папка для файлов, в которой хранятся договора, разные «бумажки» о зарплате, возможно резюме.
Авто или Транспорт (если имеются)
Если машин несколько, то ведется папка для каждой из них. Здесь необходимо хранить всю документацию и информацию, касающуюся машин.
Недвижимость
В этой папке хранятся все правоустанавливающие документы на квартиры, дома, гаражи, дачные домики и т.д. По отдельной папочке на единицу недвижимости.
Если коммунальные платежи приходят одной квитанцией, то можно не заводить отдельную папку «Коммунальные платежи», а добавить файл к этой папке.
Техника
В отдельном файле хранить инструкцию, квитанции, гарантийный талон.
Сверху файла можно наклеить малярный скотч (на нем легко писать и потом легко удалить за ненадобностью), на котором написать, когда истекает гарантия.
Личные документы
Для каждого члена семьи отдельная папка. В ней хранятся основные документы – свидетельство о рождении, паспорт, дипломы, различные свидетельства и т.д.
Возможно, добавить одну общую папку для общих документов – свидетельство о браке, разводе.
Папок у вас может быть сколько угодно, и названия вы можете придумать свои. Но главное принцип остается один. Группировать подобные документы в одну папку-регистратор, вести документацию по каждому человеку, предприятию, или услуге отдельно. Это позволит найти быстро нужный документ в любое время.
- Обязательно сделайте бумажные копии (ксерокопии) каждого документа. Хранить копии удобнее всего вместе с оригиналом. По мере расхода копий, обязательно пополняйте их.
- Отсканировать все важные документы и хранить их на компьютере, на диске и на флешке.
- Все важные документы дома (если нет специального сейфа) можно хранить в минисейфе. Один небольшой нюанс – в таких сейфах документы, деньги хранить нужно без пластиковых папок, без резинок. В случае пожара документы пластик от высоких температур расплавится быстрее, чем бумага.
- Компьютер очень может помочь в ведении домашней бухгалтерии и документооборота. Можно сделать себе напоминалки в органайзере. Например, снять показания счетчиков каждого 1 числа месяца. Занести в календарь дату окончания гарантийного срока для всех приборов и техники. После этой даты можно спокойно избавляться от упаковки, гарантийных талонов. А еще можно уменьшить объем инструкций, удалив инструкции на иностранном языке.
- Еще рекомендую завести отдельную коробочку, в которой будут храниться подписанные дубликаты ключей:good: .
Как говорится: Без бумажки — ты букашка. Поэтому у каждого дома хранится масса самых разнообразных документов — от квитанций за оплату услуг до свидетельств, подтверждающих права собственности. В этой статье я попыталась разобраться, как хранить важные бумаги без ущерба для своего пространства.
Как бы мы ни старались избавляться от ненужных документов вовремя, все равно постоянно приходят какие-то выписки, гарантийные талоны , чеки, извещения, и без определенного порядка количество бумаги зашкаливало бы. Следовательно, нужна система хранения документов, которая позволит:
- Хранить важные документы удобно
- Избавиться от гор ненужных бумаг
- Исключить их утерю.
Хранение важных документов по видам
Для того, чтобы понять, как и что нам лучше хранить и упорядочивать, рассмотрим несколько классификаций документов , с которыми мы можем работать. Одна из таких классификаций делит все документы тематически.
- Семья (паспорта, свидетельства, завещания)
- Недвижимость и транспорт (документы на квартиру, телефон, электричество, дом, дачу, машину)
- Образование (аттестаты, дипломы, сертификаты)
- Работа (контракты, пенсионные накопления, договора, трудовые книжки)
- Медицина (выписки, обследования, страховки)
- Гарантийные талоны и чеки
- Прочее (договора на оказание услуг, страховые случаи).
Каждую папку можно разделить по жильцам квартиры, если документов действительно много и так будет удобней.
Документы по долгосрочности хранения
Есть важные документы, которые нам нужно хранить всю жизнь, а есть бумаги, которые можно выбросить через пару месяцев за ненадобностью. В зависимости от этого, определенные папки приходится чаще перебирать, чтобы избавиться от лишнего.
- Документы, которые нужно хранить всегда (свидетельство о браке и другие семейные документы, свидетельство о рождении, дипломы, сертификаты, свидетельства и аттестаты, документы об обследованиях, выписки из больницы, завещания, нотариально заверенные бумаги, документы о пенсии).
- Документы, которые нужно хранить, пока вы владелец или пока они актуальны (документы на недвижимость, машину, особо важные и дорогие покупки; все документы, касающиеся работы должны храниться до момента выхода на пенсию)
Счета на покупку ценных вещей лучше хранить пока вы являетесь их владельцем. В случае кражи, несчастного случая или капризов природы эти документы послужат вам доказательством для получения компенсации. Рекомендуется также особо ценные предметы сфотографировать и хранить их снимок.
- Документы, которые нужно хранить более года (некоторые гарантийники, справки, чеки, медицинские документы, выписки)
- Документы, которые можно хранить до года (гарантийники , справки, чеки, некоторые договора).
Система хранения документов по частоте использования
Документы, которыми вы крайне редко пользуетесь можно сложить отдельно и убрать в другое место, чтобы они не попадались под руку.
- Бумаги, которые нужны от 2 до 5 раз в год (медицинские документы, страховка)
- Документы, которые нужны реже 1 раза в год (гарантийники , договора)
- Документы, которые всегда должны быть под рукой (паспорта, документы на машину).
Наводим порядок в документах: Сохранить vs . выбросить
Таким образом можно завести где-то 4 папки и в каждую положить по 2 другие для документов, которые будут храниться свыше года и для краткосрочного хранения. Папки для краткосрочного хранения можно перебирать пару раз в год и выбрасывать все лишнее.
Перестрахуйтесь
Конечно, самые важные документы, такие, как права на собственность, свидетельства о рождении и паспорта лучше хранить в специальном огнеупорном ящике . Если такого нет и завести его не представляется необходимым, можно просто хранить важные документы в сухом чистом месте недоступном для тех, кто может что-то с ними сделать.
Подсказка: Отсканируйте или сфотографируйте все важные бумаги и храните их копии в облаке на всякий случай.
Храните документы стильно
Если вы храните документы в открытом месте , можно приобрести для них стильные папки, мягкие или жесткие. Мы семья молодая, поэтому бумаг у нас пока не так много. Одно время мы хранили их в деревянных лотках, потом купили жесткие картонные в IKEA. Так нам проще добраться до необходимых бумаг и такая система хранения документов не вредит дизайну нашей квартиры.
Для хранения всех бумаг нам понадобилось 4 лотка. В каждом стоит еще 2-3 папки.
- Текущие документы , которые должны быть под рукой (договора на ближайшее время, паспорта, извещения)
- Документы на недвижимость и бумаги, связанные с образованием .
- Медицинские документы , страховки.
- Гарантийники и договора.
Все остальное успешно хранится в электронном виде .
Также, чтобы упорядочить хранение документов, можно приобрести в магазине канцелярских товаров пластиковую папку с прикрепленными внутри файлами. В них может быть от 10 до 100 файлов. Если документов много, папок может быть несколько.
Не накапливайте и очищайте
Раз в год следует пересматривать папки с документами и выбрасывать всё, что не актуально. Если вы беспокоитесь о том, что бумаги, которые вы хотите выбросить все-таки могут пригодиться, сложите их в одну папку и отправьте в подвал.
Надеюсь советы оказались полезными. Совсем скоро моя любимая тема: .
А у вас есть особая система хранения важных семейных документов?
Заведите специальное место
Документы должны храниться в специально отведенном для них месте: ящике, папке, коробке. Причем в максимально труднодоступном для маленьких членов семьи. А вот остальным домочадцам это место нужно знать «в лицо». Избегайте соседства коробки с излишней влагой, ограничьте воздействие яркого света на чеки и документы и регулярно очищайте папки от пыли - это поможет дольше сохранить документы в хорошем состоянии.
Чтобы не рыться в кипе листов, теряя время и нервные клетки, разбейте документы на категории, например:
- главные (паспорта, ИНН, СНИЛС, свидетельства о рождении и браке и пр.),
- здоровье (медицинские карты, полисы, справки, выписки),
- автомобиль (сервисные книжки, чеки из автомастерских, страховка),
- образование (дипломы, сертификаты, грамоты),
- недвижимость (документы на квартиру, платежки, справки БТИ),
- работа (трудовая книжка, договоры с работодателями, резюме),
- бытовая техника (инструкции, чеки, гарантийные талоны).
Само собой, важнейшей категорией будут документы первой необходимости - паспорта, загранпаспорта, свидетельства о браке, о рождении детей и прочие.
Совет от сайт
На всякий случай сделайте копии всех главных документов на каждого члена семьи и храните их в отдельной папке.
Папки и коробки для хранения выбирайте прочные, удобные и плотно закрывающиеся. Маленькая хитрость: помимо прочих категорий, заведите еще и «временный» лоток для бумаг, куда можно положить документы, которыми вы пользовались буквально вчера, а времени убрать их на место еще не было.
Только не ленитесь регулярно разбирать бумаги оттуда по правильным папкам.
Сортируйте по принадлежности
Коробки (папки) для документов из каждой категории можно рассортировать еще и по принадлежности. Для этого каждому члену семьи присвойте цвет и пометьте им соответствующую подборку – стикером, маркером, листом цветной бумаги и пр. Так домашние, которые ориентируются в квартире чуть хуже вас (то есть все), будут меньше путаться и реже находить поводы беспокоить вас криками вроде: «Где мой сертификат об окончании первого уровня курсов португальского языка за 1998 год?!»
Храните оригиналы отдельно от копий
И дело не только в том, что так вы быстрее найдете как одно, так и другое, но и в безопасности. Мало у кого в квартире имеется несгораемый сейф для хранения особо важных бумаг, тем более ценна для нас возможность в экстренном случае молниеносно схватить одну единственную папку, где находятся все необходимые вашей семье оригиналы документов, и унести ее с собой в светлое будущее.
Не смешивайте важные документы с ненужными бумагами
Найти крошечную карточку СНИЛС среди тонны такой памятной макулатуры как утвержденное меню на вашу свадьбу, неиспользованный рецепт на молочную кухню двухлетней давности, распечатка расходов по кредитке за 2005 год и невероятно смешная переписка времен студенчества на 30 листах - задача не из легких. Упростить ее можно, разделив по разным папкам действительно важные документы и бумажное барахло, которое выбросить не поднимается рука.
Используйте цветные стикеры
Наиболее важные бумаги можно маркировать цветными стикерами с дополнительным пояснением. Разноцветные бумажки также подойдут в качестве разделителей между категориями или папками членов семьи.
А еще на них можно оставлять милые послания для близких, правда, это к правилам хранения документов имеет весьма посредственное отношение.
Закрывайте на ключ
Конечно, ничего особо страшного не случится, если в вашем загранпаспорте вдруг появятся нарисованные черным маркером усы, а цифры на страховом полисе будут залеплены пластилином. Но и приятного в процессе восстановления документов, согласитесь, мало. Да и юного художника нагоняй, скорее всего, не обрадует. Так что шкатулку, в которой хранится важнейшая категория документов, рекомендуем закрывать на замок. На крайний случай подойдет шпингалет на дверце шкафа или специальный стоппер на ящике. А ребенка попробуйте отдать в художественную студию, кто знает, может, у него и правда – талант!
