Инвойс (образец документа). Инвойс на услуги, образец

Грузосопроводительным документом, который предоставляет компания-поставщик на партию товара, является инвойс или счет-фактура. Наиболее употребимая форма коммерческого документа оформляется на фирменном бланке, но можно составить счет-фактуру и на обычной бумаге. Для удобства отправителей образец заполнения инвойса в формате PDF предоставляют веб-сервисы юридических компаний (на нашем сайте есть образец в разделе ).

Коммерческий инвойс является подтверждением факта отгрузки экспортируемого товара продавцом, но не удостоверяет его продажу. Дополнительным назначением инвойса является установление страны происхождения товара и использование его в качестве накладной.

Структура коммерческого инвойса

При оформлении счета имеются отраслевые особенности, но обязательным является заполнение общих элементов структуры счета. Правилами оформления документа предусмотрено описание шести основных частей образца инвойса на товар:

1. Номер и дата документа. В схеме нумерации можно предусмотреть кодирование не только хронологической последовательности операции, но и других важных моментов (сроков).
2. Данные о стране происхождения продукции , т. е. об отправителе – продавце товара. Сюда включаются сведения об экспортирующей компании – ее полное наименование, контактные данные, платежная и юридическая информация. Для плательщика НДС обязательным является указание регистрационного номера.
3. Правила ведения бизнеса . В данный раздел вносится серия, номер и дата заключения контракта, фиксируется дата окончательного расчета за поставку, наименование валюты, условия международной поставки.
4. Сведения о получателе . Раздел включает наименование и адрес заказчика с уточнением конкретного исполнителя расчетов (отдела крупной компании).
5. Информация о товарах . Детализированный перечень – – включает описание поставляемого груза с указанием:
   • единицы измерения;
   • количества товара (по каждому наименованию);
   • сведений об упаковке;
   • кода товара согласно ТН ВЭД;
   • цены за единицу каждого наименования;
   • скидки к цене (если оговорено условиями);
   • итоговой суммы, подлежащей оплате.
6. Полное описание условий оплаты (чек, банковский перевод и т. д.), а также упоминание о размере возможного начисления пени в случае просрочки платежа.

Коммерческий инвойс подписывается должностным лицом компании-поставщика и ее главным бухгалтером с указанием их Ф. И. О. и заверяется печатью отправителя.

Особенное условие оформления счета-фактуры – перевод

В соответствии с приказом Государственного таможенного комитета (ГТК РФ) №1467/18.12.2003 должностные лица таможни вправе потребовать перевода на русский язык коммерческого инвойса, предоставленного компанией-экспортером на языке страны происхождения. Это условие не выдвигается, если заполнен образец английского инвойса ().

Сложность перевода заключается в воспроизведении на русский язык иностранных названий обилия продукции, ее артикулов, кодов и другой информации. Таможенная служба может потребовать, чтобы перевод был подтвержден подписью должностного лица и печатью организации, делавшей перевод.

Для оформления качественного коммерческого инвойса можно использовать либо шаблоны, либо полноценное программное обеспечение. Специфика такого оформления и рассылки счетов-фактур предполагает обязательное создание аккаунта, посредством использования которого можно сохранять все созданные ранее документы, высылать счета клиентам. При этом полная сумма, выставляемая к оплате, будет подсчитываться автоматически.

Вы можете заказать услуги.

В зарубежной практике распространено применение образцов такого документа, как инвойс. Он оформляется продавцом и предоставляются покупателю как основное подтверждение совершения покупки и перечисления денежных средств за нее. О том, как правильно его оформить, какие существуют аналоги в российском документообороте – в этой статье.

В дословном переводе на русский английское слово invoice означает «выставленный счет». По сути и отчасти по форме документ соответствует двум отечественным аналогам:

1. Счет-фактура тоже содержит описание поставляемых товаров, их штучность и т.п. Однако фактура предназначается только для налогового контроля, в то время как образец инвойса заполняется только для использования между продавцом и покупателем.
2. Счет-оплата в какой-то степени тоже соответствует инвойсу. При этом он может одновременно служить и офертой (если в нем есть все существенные условия).

Единого образца не существует, поэтому принято придерживаться правил, сложившихся в международной практике делового документооборота. Этот документ необходим только в тех случаях, когда отечественный продавец поставляет свои товары зарубежному покупателю. Его оформляет любой представитель компании в момент отправки груза за границу.

Основное назначение состоит в следующем:

1. Описать полный перечень товарно-материальных ценностей, которые отправляются за границу с указанием их количества и существенных характеристик (внешний вид, технические параметры и др.).
2. Зафиксировать документально факт отправки этих товаров зарубежному покупателю.
3. Зафиксировать намерение и обязательство зарубежного партнера оплатить товар в полном объеме.

Наряду с обычным (коммерческим) инвойсом существует и такая разновидность, как проформа-инвойс. Этот документ оформляют в тех случаях, когда зарубежный покупатель намерен внести только авансовый платеж – т.е. сделать предоплату. По образцу он полностью совпадает с обычным, но некоторые сведения в нем могут быть неокончательными.

Образец 2019 г.

В общем случае отечественные компании стараются придерживаться тех образцов, которые уже были разработаны зарубежным партнером. В случае первой отправки можно запросить предварительно пример заполнения по электронной почте – особенно, если предполагается регулярная поставка на довольно большие суммы.

Обычно документ составляют на английском языке (или на государственном языке страны, в которой находится партнер) и включают в него несколько разделов:

1. Дата отправки товара от продавца, сведения об отправителе груза – ФИО представителя компании, полное название, реквизиты и контакты компании (телефонные номера записываются в международном формате). Эти сведения заполняются на английском для покупателя, а для продавца – на русском (в другом экземпляре).
2. Сведения о получателе заполняют на его родном языке – аналогично название компании, контакты, реквизиты, ФИО, должность лица, которое должно получить груз или отвечает за покупку.
3. Информация о государствах:

• из которого были отправлены товары (export);
• в котором они были произведены (manufacture);
• и в которое их предполагается доставить (destination).

1. Затем в образце инвойса прописывают номер соответствующей транспортной накладной и указывают валюту страны, где находится покупатель.

В оставшейся части подробно описывают характеристики, внешний вид, состояние, количество и прочие параметры товара как материального объекта. Здесь важно учитывать, что описание проводится в точности по тем правилам, которые были приняты в стране получателя (или в его внутренних документах). По сути и по форме они не слишком отличаются от отечественных, но в некоторых случаях могут быть свои особенности, которые лучше уточнить у партнера заблаговременно:

1. Указывают тип упаковки в соответствии с системой, принятой в стране получателя (поддоны, паллеты, ящики, коробки и т.п.).
2. Описание каждого товара:

• наименование;
• количество и единицы измерения;
• область применения;
• габариты;
• материал изготовления;
• стоимость одной единицы и общая стоимость по каждому товару;
• общая стоимость всех товаров (в рублях и валюте страны по официальному или иному курсу на день соглашения или на иных условиях, согласованных в договоре).

1. Количество мест – т.е. количество упаковок.
2. Общий вес груза и его общая стоимость (в данном случае указывается в рублях).
3. Дата, подпись, расшифровка подписи (фамилия, инициалы), печать.

Бланк, который также можно использовать как образец, представлен ниже.

Еще несколько реальных образцов различных заграничных компаний представлено далее.

Количество экземпляров

Составляется всегда в 6 экземплярах (или в большем количестве в особых случаях). Допускается составить один оригинал на государственном языке страны, где находится зарубежный покупатель, и сделать 5 копий к нему. Юридическая сила всех экземпляров одинакова, а их назначение описано в таблице.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Поскольку речь идет о коммерческом документе, предназначенном для использования в другом государстве, перед отправкой товаров необходимо еще раз проверить, правильно ли был заполнен бланк, все ли требования учтены, на месте ли все 6 экземпляров. В особенности необходимо уделить внимание описанию товаров.

Описание товаров в инвойсе: на что обратить внимание

Описание товаров – это ключевое требование при оформлении инвойса вне зависимости от его образца. Конкретные правила заполнения могут отличаться по каждой конкретной иностранной фирме. Однако есть и законодательные нормы, которые касаются всего государства в целом. Например, в случае с Евросоюзом необходимо обратить внимание на корректное описание товаров особого назначения – наиболее распространенные примеры приведены в таблице.

Таким образом, корректное оформление документа – очень важная задача. Имеет смысл провести несколько проверок, запросить готовые примеры подобных бумаг, а также сделать грамотный профессиональный перевод на соответствующий язык.

Видео комментарий

При покупке иностранного товара, продавец выставляет счет для оплаты, называемый INVOICE. В практике внешнеэкономической деятельности устоялось транскрипционное название — ИНВОЙС .

Существует документ под названием проформа-инвойс. Данный документ выпускается продавцом, как предварительный счет для внесения предоплаты за товар. Но с товаром следует документ, являющийся окончательным счетом, под названием инвойс.

Инвойс является основным документом для подтверждения стоимости товара таможенным органам. И от правильности его заполнения напрямую зависит его достоверность и значимость при контроле заявляемой таможенной стоимости.

Требования к заполнению импортного инвойса

Ниже приведены основные сведения, которые обязательно должны присутствовать в инвойсе:

• дата и номер инвойса
• реквизиты продавца и покупателя с реквизитами банковских счетов
• условия поставки товара, в соответствии с действующей редакцией INCOTERMS
• условия и сроки оплаты товара
• номер и дата контракта и спецификации, в соответствии с которыми поставляется товар
• наименование товара, его артикулы, серийные номера и прочая значимая информация
• код товара в соответствии с
• количество товара, его вес и стоимость
• страна происхождения товара
• наименование производителя товара
• подпись продавца с указанием ФИО и должности лица, подписавшего документ
• печать продавца

Наличие указанных данных контролируется таможенными органами при таможенном оформлении.

Инвойс желательно оформлять на фирменном бланке продавца. Подписывать инвойс должен человек, подписавший контракт. В случае различия подписей, таможенный орган потребует предоставить документ, подтверждающий право лица, подписавшего инвойс, на такие действия.

Таможня принимает все документы на русском языке, поэтому от вас потребуют перевод инвойса. Избежать этого возможно, составив двуязычный вариант документа.

Постарайтесь убедить своего контрагента в необходимости неукоснительного выполнения приведенных нами рекомендаций к заполнению инвойса . Этим вы избежите многих проблем на таможне.

Удачного Вам прохождения таможенного контроля!

Бесплатная консультация по телефону.

Для российского потребителя и предпринимателя слово “инвойс” практически не знакомо, так как в нашей стране этот документ отсутствует. Однако для торговли товарами с зарубежными партнерами и для оказания услуг этот документ необходим. Давайте разберемся, что такое инвойс, как его получить и где его использовать?

Инвойс что это?

Это специальный документ, который используется между продавцом и покупателем, и подтверждает все международные экономические сделки. Используется он для того, чтобы подтвердить стоимость декларируемого на границе товара. Счет-фактура, инвойс включают в себя похожие данные, но используются для разных целей. Этот документ - основа для расчета НДС, таможенных сборов. Его оформляет продавец, в документе содержатся данные о продавце и покупателе, информация о грузоперевозчике и сделке.

Стоимость товара в счете инвойса должна соответствовать договорной цене предоставляемой продукции или услуги.

В любой западной стране, при покупке экспортных товаров или получении услуг из-за рубежа, обязательно оформляется данный документ.

Как заполнить документ.

Заполнение инвойса подчиняется определенным правилам. Он должен содержать следующую информацию:

• Дату заполнения.
• Номер документа.
• Информацию о продавце: название фирмы и ее юридический адрес.
• Сведения о покупателе: наименование или, если это физическое лицо, то данные паспорта и адрес.
• Полные данные грузоотправителя и грузополучателя.
• Дату и номер договора, согласно которому осуществляется поставка.
• Условия Инкотермс (международных договоренностей доставки товара).
• Полное описание груза, его наименование, и код по товарной номенклатуре ВЭД.
• Условия оплаты.
• Страну производства товара.
• Количество груза и его стоимость.

Например, при любой покупке, на тех же всемирно известных китайских сайтах, обязательно оформляется счет-инвойс. Без этого документа товар просто не выпустят с таможни.

Образец заполнения инвойса можно увидеть здесь:

Проформа инвойс.

Это счет, который содержит сведения о стоимости товара. Он не содержит сведения о сроках оплаты указанной суммы, поэтому не считается платежным расчетным документом. Все остальные функции инвойса проформа выполняет. Ее могут выписать на еще не проданный и не оплаченный товар, но уже отгруженный. Также ее оформляют при ситуации наоборот - когда продукция еще не ушла со склада, но уже подписан договор о продаже.

Кстати, если товар отправляется за границу на безвозмездной основе, тогда тоже оформляют проформу инвойс. Обычно такой документ могут приложить в следующих случаях:

• поставки давальческого сырья на переработку;
• выставка;
• аукцион;
• экспертиза.

То есть, положено оформлять данный документ даже при безвозмездном вывозе товаров за границу, и указывать, что это именно инвойс.

Услуги, оказываемые зарубежному клиенту.

Давайте разберемся, что это - инвойс на услуги. В эпоху глобализации и интернета границы мира все больше и больше стираются. Предоставление международных услуг становится более популярным и распространенным. Но любые услуги, предоставляемые из России за рубеж, считаются внешнеэкономической деятельностью, и обязаны проходить валютный контроль. Для того, чтобы у банков не возникало вопросов о происхождении доходов, полученных за услуги, можно оформить три вида международных документов:

• счет-договор;
• инвойс;
• договор.

Счет-договор используется для оформления простых и быстрых сделок. Он рассчитан на долгосрочное сотрудничество. Подпись на таком документе ставит исполнитель, заказчику не нужно распечатывать и пересылать его международной почтой. Это значительно упрощает бумажную волокиту при простых сделках. Для крупных, многомиллионных заказов он не подходит.

Договор - самый серьезный вид подтверждения оказания услуг. Именно его нужно подписывать, когда идет долгосрочное и дорогое сотрудничество. Обязательно оформляется при оказании специальных услуг, таких как, например, финансовый консалтинг, предоставление услуг маркшейдера или продажи лекарственных препаратов.

Обязательно необходимы подписи двух сторон. Также заключают его, если речь идет об очень дорогих заказах, оплаченных в валюте. Если вы переводите за услуги более 3 000 000 рублей, или наоборот, получаете от партнеров более 6 000 000 рублей, договор обязателен. В этом случае банк поставит его на учет и присвоит ему номер. Так контролируются абсолютно все крупные валютные сделки.

И самый простой способ оформить свои отношения с зарубежными заказчиками - оформить документ инвойс на услуги. Он подойдет для одноразового сотрудничества, и это идеальный вариант для фрилансеров с ИП. Очень часто зарубежные предприниматели нанимают русских дизайнеров, копирайтеров, создателей лендингов и других сайтов. Его очень просто оформить, и с его помощью будет легче пройти валютный контроль, получить свои деньги в банке, которые оплатил заказчик.

Оформление документа на оказание услуг:

В инвойсе на услуги необходимы следующие сведения:

• Дата подписания и номер инвойса.
• Данные о заказчике: ФИО, адрес юридический и места проживания, название и правовой статус компании, указание страны.
• Информация об исполнителе: паспортные данные и полные данные о компании или ИП.
• Перечень предоставляемых услуг и их количество. В случае почасовой оплаты, обязательно указать количество часов.
• Реквизиты оплаты.
• Цена в рублях и в валюте.
• Общая стоимость выставляемых услуг.
• Срок оплаты.
• Способ передачи оказываемой услуги.
• Срок ее осуществления.
• При наличии - печать компании или штамп.
• Подпись того, кто готовит инвойс.

Как видите, ничего сложного в том, чтобы заполнить инвойс нет. Документ избавит от большинства сложностей с банком. Но необходимо помнить, что инвойс может заключать только юридическое лицо. Поэтому, если вы фрилансер без ИП, то лучше не брать заказы из-за рубежа во избежание проблем с налоговой инспекцией и валютным контролем банка.

Шопинг и услуги в Финляндии.

При заключении сделок между странами Евросоюза, разумеется, никакого инвойса оформлять не нужно. Но при международной торговле и вывозе товара за пределы Евросоюза инвойс нужен при больших объемах. Поэтому при покупке товара можно оформить инвойс в Финляндии.

Инвойс - это не только опись и указание стоимости товара. Это еще и документ, по которому можно вернуть часть своих денег.

На сегодняшний день, практически в каждой стране Европы, НДС входит в стоимость товара. Но не резиденты страны, посетители, туристы и гости не обязаны его платить. Поэтому его можно попросить возместить. На данный момент жители России при покупке товаров в Финляндии могут выбрать - как же им вернуть налог на добавленную стоимость? Есть два варианта: инвойс и такс-фри.

Как работает получение такс-фри?

Система такс - фри уже давно и успешно используется практически во всем мире.

• Нужно совершить покупку минимум на 40 евро.
• На кассе предъявить свой заграничный паспорт.
• Получить кассовый чек: продавец оформляет специальную форму.
• Товар обязательно должен быть запечатан в магазине, обычно это делает менеджер или администратор, который оформляет такс-фри. Пакет запрещено вскрывать на территории ЕС.
• Нужно заполнить свои паспортные данные на чеке для осуществления возврата.
• На таможне ваш товар проверят на соответствие чеку, поставят нужный штамп в чеке.
• Если все в порядке, то вы можете обратиться в офис такс-фри, и вам вернут от 11% до 13% покупки в той валюте, в которой вы за нее платили, соответственно в Финляндии - евро.
• Если ваша покупка была очень крупная и превышала 5000 евро, в этом случае можно получить 17% обратно, при условии, что магазин предупредит компанию, и они будут готовы вам выплатить эту сумму.

Это тоже способ возвращения налога на добавленную стоимость, но он отличается от предыдущего варианта. Получением такс-фри во всем мире занимается компания Global blue, и, разумеется, бесплатно свою работу делать никто не будет. Она берет комиссию за возвращение налога, и поэтому вы получаете не всю сумму, а только часть. Например, в Финляндии НДС 24%, а максимальный возврат только 13%, и он зависит от суммы покупки. А по инвойсу можно получить до 19.5% от чека.

Но, как и везде, здесь есть свои нюансы. Немногие знают, что инвойс, это способ возврата налога и на данный момент им пользуются не так много желающих. Хотя по цифрам видно, что это более выгодно, так еще и возврат не зависит от суммы покупки. Значит, если вы потратили абстрактные 10 евро, 2 евро вы можете вернуть.

Процедура получения инвойса:

• Совершаем любую покупку в магазине.
• На кассе сообщаем о том, что хотим получить инвойс.
• Предъявляем свой заграничный паспорт.
• Администратор оформляет инвойс, опечатывает покупку.
• На таможне пограничная служба проставляет штампы в чеки. При прохождении границы, нужно обязательно указать, что это инвойс.
• При возврате в этот же магазин во время следующей поездки полученная сумма засчитывается в счет следующей покупки.

Да-да, вы прочитали правильно. Возврат с системой инвойс возможен только в виде ваучера. “Живых” денег наличными или карточкой получить не удастся, но с другой стороны, вы можете оплатить этим чеком около 20% от покупки.

Во многих магазинах эта услуга предоставляется бесплатно, однако в приграничных зонах Финляндии некоторые реселлеры (посредники) просят 5 евро за оформление инвойса.

Инвойс получается немного выгоднее, чем получение такс-фри по деньгам. Но это при условии, что вы в ближайшее время вернетесь в страну, так как получить его можно только в течение 6 месяцев с прошлой покупки.

А плюсы такс-фри - то, что вы получаете практически сразу живые деньги. Именно этот вариант стоит выбирать при одноразовом визите в страну.

Инвойс - это международный документ, который подтверждает правовой статус товара. При ведении ВЭД его оформляют всегда.