Как восстановить трудовую книжку самостоятельно. Восстановление трудовых книжек через архив

Потеря трудовой книжки – неприятная новость, особенно для тех, кто за годы работы накопил существенный трудовой стаж. Исправить ситуацию поможет один из способов восстановления утерянного документа. У каждого из них свои нюансы.

Еще до обращения в госорганы вы можете начать собирать пакет требуемых документов для восстановления трудовой книжки.

• Паспорт – нужен для идентификации вашей личности.
• Пустая трудовая книжка – ее заполнят в месте обращения. Купить ее можно в канцелярском магазине. Проверьте наличие водяных знаков, чтобы не приобрести подделку.
• Копия старой трудовой – если имеется. Возможно, ксерокопия была нужна для получения каких-либо услуг государства, и вы сделали лишнюю копию.
• Контракты с работодателями –если не найдете документы, постарайтесь вспомнить названия юридических лиц, на которых вы работали. Попробуйте связаться с ними в интернете или по телефону и попросите выслать копии документов.
• Сведения о переводах и назначениях – эти документы подтверждают ваше движение по карьерной лестнице в пределах одной фирмы.
• Сведения о трудовом стаже – можно получить в ПФР.

Если в старой трудовой книжке было всего пара записей, не имеющих особого значения для вашей будущей карьеры, можно трудовую книжку и не восстанавливать. Просто при устройстве на новое место работы попросите оформить новую трудовую книжку.

Есть еще один вариант, при котором необязательно собирать документы. Обратитесь с просьбой восстановить трудовую книжку к последнему работодателю. При этом в новой трудовой будет указан общий стаж работы и только последняя занимаемая должность.

Для этого напишите заявление об оформлении дубликата документа взамен утерянного. В обращении укажите основание обращения (п. 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек), проставьте дату и подпись с расшифровкой. В течение двух недель вам выдадут новый документ без пометок о прошлых трудовых заслугах. Если эти сведения вам необходимы, придется лично посетить прошлые места работы.

Восстановление через многофункциональный центр (МФЦ)

Удобство восстановления трудовой в МФЦ состоит в том, что не нужно самостоятельно обращаться к каждому бывшему работодателю. Тем более, что некоторые из юридических лиц могут быть уже ликвидированы.

За восстановление трудовой книжки не нужно платить госпошлину. Эта услуга предоставляется бесплатно вне зависимости от выбора способа.

Есть два способа посещения МФЦ с целью восстановления трудовой книжки:

• личное посещение и ожидание в электронной очереди;

Второй способ приорететнее для тех, у кого нет времени на ожидание в очереди.

При посещении МФЦ Вам выдадут бланк заявления на восстановление нужного вам документа.

Заполните пустые графы разборчивым почерком.

После чего отдайте все собранные документы и заполненное заявление специалисту. Сотрудник Центра сообщит вам,когда прийти в следующий раз за готовым документом.

МФЦ будет делать запрос в архив, после чего записи в трудовой будут восстановлены. Это касается только тех сведений, которые официально передавались работодателями.

Восстановление утерянной книжки через Пенсионный фонд России

Кроме подготовленных документов при обращении в Пенсионный фонд вам нужно иметь при себе СНИЛС – маленькую зеленую пластиковую карточку. Приходите в отделение ПФ РФ по прописке или по месту проживания.

Специалист на рецепшн выдаст вам бланк заявления, который нужно заполнить. Укажите в нем причину обращения в фонд и вашу контактную информацию. Передайте специалистам фонда подготовленные документы и заявление. После этого вам скажут, когда прийти за готовой трудовой книжкой.

Если трудовой стаж более 15 лет, сведения о месте работы могут отсутствовать в архиве.

Восстановление через суд

Один из самых надежных способов восстановления трудовой книжки – обращение в суд.

Главный минус этого способа – необходимость оплаты услуг суда. Сумма зависит от объема работ инстанции. Также у бывших работодателей может остаться негативное впечатление после участия в судебном разбирательстве.

В суде по месту жительства нужно заполнить заявление и представить подготовленные документы. В заявлении укажите, почему документ оказался утерян. Перечислите также наименования прежних работодателей и название вашей должности при работе у них.

Суд самостоятельно свяжется с каждым юрлицом. В случае ликвидации предприятия, суд связывается со свидетелями – вашими бывшим коллегами или представителями организации.

Восстановление через архив

Можно обратиться в архив самостоятельно. При этом учтите два нюанса. Во-первых, в архиве по месту жительства хранятся данные только об организациях вашего города. Во-вторых, за услуги архива придется заплатить.

Вам потребуется заполнить заявление и указать всех работодателей, у которых вы работали.

Сроки восстановления

Сроки восстановления документа зависят от места обращения с этим вопросом.

• Последний работодатель передаст вам новую трудовую книжку через 15 суток после обращения.
• В МФЦ о сроках готовности документа вам сообщит специалист Центра.
• Пенсионный фонд выдает документ через 10 дней после посещения.
• Разбирательство в суде может затянуться на месяцы: на получение ответа от всех бывших работодателей нужно время.
• При обращении в государственный архив лично срок выдачи составляет до 30 дней.

Вкратце, инструкция к действию при утере трудовой книжки выглядит так:

• Подумайте, нужно ли вам восстановить все записи о трудовом стаже. Если нет, просто попросите оформить новую трудовую книжку при приеме на работу.
• Соберите нужные документы, если все же хотите восстановить все записи.
• Выберите подходящий способ восстановления.
• Обратитесь туда с заявлением и ожидайте результата.
• Получите дубликат трудовой книжки.

Выбор способа остается за вами, ведь у каждого из них свои плюсы и минусы.

Потеря трудовой книжки влечет за собой ряд проблем. Без этого документа нельзя официально трудоустроиться, оформить кредит, а иногда - и оформить визу. В этой статье мы расскажем, как восстановить трудовую книжку, куда обращаться в сложных ситуациях и как правильно заполняется дубликат.

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна

Трудовая книжка - обязательный документ для официального трудоустройства. Если это первая работа человека, то документ оформляет работодатель. В нем содержатся личные данные человека и сведения о его трудовой деятельности.

Документ хранится у работодателя на протяжении всего срока работы человека в компании, а при увольнении он выдается ему на руки. Трудовая книжка подтверждает стаж, что необходимо для установления размера пенсии. Копия документа требуется для оформления кредитов в банках, субсидий. Потенциальным работодателям трудовая книжка позволяет оценить опыт работы кандидата.

Какой закон регулирует утрату трудовой книжки работодателем

Вопросы утери трудовой книжки работодателем регулируются ст. 65 ТК РФ. Здесь указано, что сотрудник обязан предоставить этот документ при поступлении на новую работу. Если трудовой книжки у него нет, она утеряна или испорчена, необходимо оформить ее дубликат.

С чего начать восстановление трудовой книжки

Первый шаг - написание заявления о потере трудовой книжки. Его следует подать в отдел кадров на последнем месте работы либо непосредственно директору. Если человек успел заключить трудовой договор с новым работодателем, то заявление нужно подавать ему.

Сотрудники отдела кадров должны направить запросы в соответствующие инстанции, чтобы подтвердить информацию о трудовой деятельности работника. Полученные сведения будут внесены в дубликат. По закону, сотрудник должен получить его в течение 15 дней с момента подачи заявления.

Документы для оформления дубликата трудовой книжки

Чтобы восстановить трудовую книжку, необходимо подготовить следующие документы:

• бланк новой трудовой книжки;
• заверенную копию трудовой книжки (если имеется);
• трудовые договоры с прошлых мест работы;
• приказы о назначениях, переводах, увольнениях;
• справку из Пенсионного фонда о трудовом стаже.

Оформление дубликата трудовой книжки существенно облегчается, если есть копия утерянного документа. Только она должна быть правильно заверена, в противном случае она будет считаться недействительной.

О том, что делать, если вы потеряли трудовую книжку смотрите в ролике

Сложные ситуации при восстановлении трудовой книжки и способы их решения

При оформлении дубликата утерянной трудовой книжки возникают определенные сложности. Случается так, что организация, в которой ранее трудился человек, уже прекратила свое существование. Тогда ему следует подать заявление в Государственный архив. Если предприятие просто преобразовано, то нужно обращаться в отдел кадров правопреемника.

Некоторые факты

Комиссия при предъявлении документов (копии), указывающих сведения о профессии, местах трудоустройства обозначает трудовой стаж. При их отсутствии составляется акт на основании показаний двух — трех свидетелей, осведомленных о карьере пострадавшего сотрудника.

Иногда работодатель отказывается восстанавливать утерянную им трудовую книжку либо намеренно затягивает этот процесс, тогда придется оформлять дубликат самостоятельно. В этом случае человек будет вправе истребовать с работодателя материальную компенсацию.

При необходимости самостоятельно восстанавливать трудовую книжку можно обратиться в ПФР, Госархив либо суд. Выбор инстанции зависит от конкретной ситуации.

Как восстановить через Пенсионный фонд

Вначале разберемся, как восстановить трудовую книжку через Пенсионный фонд. Это бесплатная услуга. Необходимо составить письменное заявление в территориальное отделение ПФР. Оно подается лично либо заказным письмом с уведомлением о получении. В течение 10 дней с момента направления запроса Пенсионный фонд подготовит и выдаст справку о трудовом стаже, местах и времени работы.

Обращаться в ПФР стоит в случаях, когда нужно восстановить данные за последние годы работы. В Пенсионном фонде могут содержаться неполные сведения о работнике, так как персонифицированный учет введен недавно.

Как восстановить через Госархив

Этот метод более надежный, но одновременно более трудоемкий. Следует подать письменное заявление в Государственный архив по месту регистрации предыдущих работодателей. В ответ на запрос здесь выдадут справку со сведениями о том, в каких организациях, когда и в течение какого времени работал заявитель.

Часто на практике возникает вопрос, можно ли и как восстановить трудовую книжку, если есть ее ксерокопия.

Из Правил и Инструкции однозначно следует, что ксерокопия, пусть даже она заверена подписью должностного лица и печатью работодателя, не может являться основанием для заполнения дубликата, поскольку не обладает должной юридической силой.

Но польза от такой копии трудовой, безусловно, может быть: в процессе восстановления не будут пропущены прежние места работы и должности гражданина, и по отраженным в ксерокопии реквизитам приказов (распоряжений) их будет проще отыскать.

Как восстановить через суд

Теперь рассмотрим самый трудоемкий вариант - как восстановить утерянную трудовую книжку через суд. В таком случае будет установлен юридический факт трудовой деятельности.

Судья направит запросы бывшим работодателям заявителя. Практика показывает, что ответы на такие обращения приходят быстрее, чем в случаях, когда они поступают от организаций и отдельных граждан. Можно привлечь свидетелей. Суд учитывает их показания в качестве доказательств факта работы человека в тех или иных компаниях.

Что делать, если трудовая книжка утеряна по вине работодателя

Важная информация

Если работодатель просто утерял вашу трудовую книжку, то вы вправе привлечь его к административной ответственности в виде штрафа от 1000 до 5000 рублей для индивидуальных предпринимателей, а для юридических лиц – от 30 000 до 50 000 рублей, либо приостановление своей деятельности на срок до трех месяцев.

Теперь мы подробнее расскажем вам, что делать, если работодатель потерял трудовую книжку по халатности или вследствие непредвиденных ситуаций. В таких случаях создается специальная комиссия. Она формируется из незаинтересованных лиц - сотрудников других отделов компании, членов профсоюза, представителей органов исполнительной власти. Если комиссия установит вину работодателя, он будет обязан восстановить документ в течение 15 дней с момента поступления письменного заявления от сотрудника.

Что делать, если работодатель отказывается восстанавливать утерянную трудовую книжку

Иногда при потере трудовой книжки работодателем сотруднику достаточно пригрозить обращением в трудовую инспекцию. Организации стремятся избегать проверок, поэтому тоже заинтересованы в мирном урегулировании споров.

Возникают и такие ситуации, когда работодатели отказываются восстанавливать трудовые книжки либо затягивают с этим. Сотруднику стоит подать жалобу в трудовую инспекцию. Он вправе потребовать не только выдать ему дубликат документа, но и компенсировать неполученный заработка вследствие отсутствия у него трудовой книжки. Если работодатель не выполняет требования трудовой инспекцию, работнику остается один вариант - обращаться в суд.

В каких случаях предусмотрена ответственность для работодателя при утере трудовой книжки

Трудовое законодательство предусматривает ответственность для работодателя при утере им трудовой книжки, если он:

• необоснованно отстранил сотрудника от работы, уволил или перевел на другую должность;
• не выполняет решение трудовой инспекции и не восстанавливает человека на прежнем месте работы;
• выдал трудовую книжку не вовремя;
• внес заведомо ложную запись в трудовую книжку;
• указал неадекватную причину увольнения.

Если работодатель потерял трудовую книжку, то он должен возместить ущерб в связи с прогулами, которые обоснованы отсутствием трудовой книжки или неисполнением решения компетентных органов, а также переводом работника на должность, которая имеет меньшую оплату.

Как вписывается трудовой стаж

Трудовой стаж вписывается в дубликат трудовой книжки суммарно. Он не разбивается на периоды и должности, которые занимал человек в разное время. Если есть подтверждающие документы, то стаж описывается более подробно, с указанием мест работы, занимаемых должностей, дат поступления на работу и увольнений.

Как заполнить дубликат

Рассмотрим образец заполнения дубликата трудовой книжки 2019 г. Записи в него вносятся одним из следующих способов:

1. Общий трудовой стаж. В этом случае указывается суммарная продолжительность работы на момент заполнения документа. Она исчисляется в годах, месяцах и днях. Наименования организаций, в которых трудился человек, не указываются.
2. Непрерывный трудовой стаж. Вносятся записи о всех местах работы. В документ вписываются наименования организаций и длительность работы в каждой из них.
3. Полное восстановление записей. Это самый трудоемкий вариант, который стоит выбирать в случае, если сохранилась заверенная копия трудовой книжки. В таком случае в дубликате перечисляются номера приказов, указывается, на каких основаниях человека принимали на работу, увольняли, подвергали взысканиям, поощряли.

Подробно как оформить дубликат трудовой книжки рассказывает специалист

Какие данные вносятся в дубликат

В графу «Сведения о работе» в дубликате трудовой книжки вносится информация о трудовом стаже. В графу «Награждения» вписываются сведения о поощрениях и наградах, полученных на прошлых местах работы.

На титульном листе ставится штамп о том, что документ является дубликатом. Здесь же указываются личные данные работника. Эти поля заполняются на основании юридически действующих документов - паспорта, диплома, военного билета.

Все интересующие вопросы можно задать в комментариях к статье

Как восстановить трудовую книжку ,если она потерялась по вашей или чьей-то еще вине? К кому обратиться, и в какой срок? Как восстановить трудовую книжку при содействии государственных органов? На эти и многие другие вопросы вы найдете ответы в настоящей статье.

Утеряна трудовая книжка - как восстановить? Первые шаги

Прежде чем понять, как восстановить трудовую книжку при утере, нужно разрешить вопрос: по чьей вине трудовая книжка была утеряна. От этого зависит, на ком лежит прямая ответственность за восстановление трудового документа.

Вариантов здесь не может быть много, поскольку трудовая книжка находится либо у нанимателя (с момента официального устройства на работу), либо у трудящегося (который в настоящий момент нигде официально не трудоустроен). Соответственно, потеряться трудовая книжка может у нанимателя или работника.

В первом случае, когда виновен наниматель, восстановить трудовую книжку при утере должен именно он (наниматель). Трудовая книжка в данной ситуации может быть утеряна по беспечности самого нанимателя или его сотрудников. Напомним, что ответственность за хранение трудовых книжек полностью лежит на организации-работодателе (или индивидуальном предпринимателе) с момента трудоустройства сотрудника. Кроме того, наниматель может массово потерять трудовые книжки в случае, например, чрезвычайных ситуаций.

В случае же, когда в утере виновен сам трудящийся, то и восстанавливать трудовой документ он должен самостоятельно. А подробно, как восстановить трудовую книжку, мы рассмотрим далее.

Как восстановить утерянную трудовую книжку. План действий

1. Первым шагом, как уже указывалось выше, определяется виновный в утере.
2. Далее пишем заявление о восстановлении трудовой книжки (выдаче дубликата) последнему нанимателю по причине ее потери. Последний наниматель в срок до 15 дней с момента предъявления такого заявления должен выдать дубликат трудовой книжки.

   Важно: чтобы зафиксировать дату написания и предъявления заявления нанимателю, подавать его нужно лично и под роспись о принятии, либо посредством заказной корреспонденции с уведомлением о вручении.

   Если в утере трудовой книжки виновен сам сотрудник, то и восстанавливать недостающую информацию о трудовом стаже он будет сам. Однако работодатель может оказать содействие своему бывшему работнику. В случае вины в утере работодателя это содействие станет его обязанностью.

   При массовой утере трудовых книжек информация о трудовом стаже работников восстанавливается специально созданной комиссией, которая созывается из числа работодателей, членов профсоюзных организаций, государственных органов и иных заинтересованных лиц.

3. Процедура восстановления книжки одинакова для всех организаций и происходит путем направления запросов предыдущим работодателям, которые в ответ на запрос представляют справку о периоде работы, должности, трудовом стаже заявителю.

Если утеряна трудовая книжка, а работодатель ликвидирован, как восстановить книжку?

Бывают ситуации, когда предыдущий работодатель ликвидирован, т. е. прекратил свое существование, и никаких органов, отвечающих в этой организации за трудовую деятельность сотрудников, уже нет.

Безвыходная на первый взгляд ситуация решаема посредством нескольких вариантов:

• обращение за восстановлением в Пенсионный фонд РФ;
• обращение за восстановлением в Государственный архив;
• обращение за восстановлением в суд.

Как восстановить трудовую книжку через Пенсионный фонд России

Для восстановления своего трудового стажа трудящийся может обратиться в территориальное отделение Пенсионного фонда России. Запрос необходимо подать в письменном виде лично или отправить почтой, заказным письмом с уведомлением о вручении.

В течение 10 дней с момента получения запроса органы ПФР выдают справку о трудовом стаже, периодах и местах работы заявителю. Услуга предоставляется бесплатно.

Этот способ удобен, если необходимо восстановить данные за последние годы работы, поскольку персонифицированный учет введен недавно, и в органах ПФР могут содержаться неполные данные о работнике.

Восстановление трудовой книжки через государственный архив

Более надежный способ, но и более трудоемкий - это обращение в государственный архив по месту регистрации предыдущих работодателей.

В государственном архиве на запрос (также письменный) выдадут справку с информацией - где, когда и сколько работал заявитель.

Как восстановить трудовую книжку через суд

Самый длительный, но и самый верный вариант восстановления трудовой книжки - это обращение в суд для установления юридического факта, а именно трудовой деятельности.

Суд в пределах своей компетентности сам направит предыдущим нанимателям запросы, ответы на которые, как показывает практика, приходят быстрее, чем при обращении организации или физического лица.

Также для доказывания могут быть использованы свидетельские показания.

Таким образом, предаваться панике в случае утери трудовой книжки не нужно. Данные из нее можно восстановить и получить дубликат, который будет полностью заменять основной документ.

Трудовая книжка требуется для подтверждения стажа и формирования на его основании пенсии. В обычной жизни этот документ, как правило, не используется и даже иногда человек забывает, где она находится. Обычно она не бывает на руках владельца, а переходит с одного места работы на другое.

Необходимость книжки обнаруживается, когда близится срок выхода на пенсию или получения справок в социальных целях, в которых нужно отразить сведения о стаже. Если трудовая книжка оказывается утраченной, ее владельцу придется пройти несколько этапов восстановления данных.

Порядок хранения

Поскольку трудовые книжки относятся к бухгалтерии, законодательство России дает императивную регламентацию вопросов сопровождения и хранения этих документов.

Правовая база:

• Закон 125-ФЗ об архивном деле;
• Постановление Правительства 225, раскрывающее правила производства трудовых книжек, выдачи их работодателям, сопровождения и хранения;
• Приказ Министерства культуры 558, в котором приведен список формовых административных архивных документов, создаваемых в ходе хозяйствования органов власти, муниципалитетов и самостоятельных предприятий, а также указания по периоду их хранения.

Итак, исходя из этих оснований в вопросе хранения необходимо руководствоваться 43-им пунктом правительственного постановления, которое гласит, что если при увольнении сотруднику не выдана его книжка, а при смерти - близкие родственники не запросили ее, этот документ сохраняется в архиве работодателя - предприятия или физического предпринимателя.

В 40-ом пункте данного акта указано, что в целях хранения трудовых книжек работодатель обязан вести их учет следующим образом:

• в книге учета бланков и вкладышей трудовых книжек вести приходно-расходные события;
• вести книгу учета движения бланков и вкладышей трудовых книжек.

Таким образом, если сотруднику не передана его книжка, работодателю вменяется ее хранение. Причем такие книжки необходимо содержать в обособленном архиве, не соединяя с книжками работающих сотрудников.

Как правило, руководитель предприятия налагаем функции по хранению подобного архива на определенное ответственное лицо - специалиста отдела бухгалтерии либо отдела кадров.

В упомянутом выше приказе Министерства культуры утвержден период хранения невостребованных книжек в архиве - 75 лет. В случае запроса документа ее владельцем или правопреемником книжка выдается лицу, и с работодателя снимается обязанность.

Продолжают ли храниться книжки при прекращении деятельности предприятия и куда отправляется архив трудовых книжек? Если фирма терпит или реорганизацию, то по 125-ому закону трудовые книжки направляются в государственный или местный архив, где продолжается их сохранение в регламентированный 75-летний срок.

Когда требуется восстановление?

Необходимость в изготовлении дубликата книжки возникает при таких ситуациях, когда оригинал не может быть использован для своих функций:

• порча;
• утеря.

Задачей трудовой книжки является не только учет в ней рабочей жизни хозяина, также этот документ необходим для осуществления некоторых юридически значимых действий - исчисление и выплата пенсии, получение займа, кредита, социальных платежей. Испорченная книжка не будет принята ни одним учреждением, а ксерокопия документа не тождественна оригиналу.

Что считается порчей:

В каком бы состоянии ни была книжка, ее необходимо сохранить, так как она послужит основанием для создания дубликата, в который перенесут сохраненные части сведений из вкладыша, а поврежденные - восстановят.

Утеря документа происходит по двум схемам:

В любом случае требуется дубликат.

Возможно ли это

Законодательство установило пути восстановления трудовой книжки в зависимости от причины ее порчи или утери, что справедливо и логично. Необходимо выяснить и утвердить виновную сторону и после этого приступать к последовательным действиям.

Трудовую книжку можно восстановить, поэтому даже в случае сильного ее повреждения или обнаружения утраты не стоит паниковать.

Утеря по вине работодателя

Несмотря на статичность хранения любой документации в фирмах, нередки случаи потери трудовых книжек именно работодателями.

Распространенные причины:

• халатное и пренебрежительное отношение;
• транспортировка (переезд офиса, переезд архива);
• непреодолимая сила (стихийное бедствие, пожар, наводнение и т. п.).

В случае утери документа работодателем, к ответственности привлекается он - ему вменяется обязанность реставрации трудовой книжки.

Задача ложатся на руководителя предприятия либо на конкретного, уполномоченного им работника. Ему придется автономно осуществлять запросы в государственные архивы и обращаться по месту предыдущей работы сотрудника.

Также близкой ситуацией является отказ или игнорирование работодателя вручить книжку сотруднику при прекращении трудовых отношений. Сотруднику следует проявить терпение и не инициировать изготовление дубликата, поскольку здесь вина очевидна за фирмой.

Необходимо обратиться с иском в общий суд. Судебная практика показывает, что истец быстро добивается возвращения документов и уплаты моральной компенсации за дни удержания трудовой книжки у работодателя.

Должностную обязанность по ведению трудовой книжки несут специалисты отдела кадров - они вносят записи в документ при поступлении на работу, при увольнении, ставят отметки и регулируют заверения сведений в книжке печатью и подписями.

В случае потери владельцем

Еще чаще трудовая книжка бывает утрачена самим ее владельцем.

Если организация, в которой работал сотрудник, не ликвидирована и продолжает функционировать, восстановление документа производится путем запроса в ее центральный офис об оказании содействия в формировании дубликата книжки.

Самая простая и легкая ситуация - утрата на первой работе. Следовательно, в книжке записи вносились только этим работодателем, причем, как правило, это только одна запись - о приеме на работу. Поэтому восстановить такую книжку не составляет труда.

Намного более сложный и длительный процесс ждет владельцев книжек, в которых отражена целая цепочка трудовой жизни. В таком случае владелец также обращается за помощью к последнему работодателю, который должен содействовать в восстановлении документа на основании письменных доказательств.

В качестве таких доказательств владелец обязан собрать справки со всех мест работы, в которых будет указана периодичность работы, занимаемая должность, название фирмы.

Иные доказательства:

• или соглашение;
• приказ руководства о приеме, о повышении должности, об увольнении;
• бухгалтерские документы о начислении заработной платы - выписки банковских поручений, справки 2-НДФЛ и т.д.;
• кадровые табели;
• решения суда о восстановлении стажа, другие связанные с работой постановления;
• архивные данные.

Наличие ксерокопии книжки послужит основанием для восстановления данных.

Если копия имеет нотариальное заверение либо заверение главного бухгалтера фирмы, руководителя отдела кадров, другого уполномоченного лица, то даже не придется обращаться в Пенсионный фонд - нужно вместе с копией посетить последнее место работы по адресу, где отдел кадров быстро перенесет данные из копии в дубликат.

Но если копия не имеет специальных отметок и является обычной ксерокопией? Тогда она станет основанием для выдачи с прошлых мест трудовой деятельности справок о работе. Копия просто облегчит и ускорит процедуру сбора подтверждающих данных.

Когда прошлые места работы невозможно посетить в силу ликвидации, переезда, реорганизации и подобных причин, владелец книжки должен делать запросы в соответствующие инстанции. Даже когда работодатель продолжает функционировать, как раньше, обязанность по запросам остается за сотрудником, так как вина лежит на нем.

Есть три учреждения, в которые может обратиться владелец книжки:

• Пенсионный фонд;
• Государственный архив;

Обращение в Пенсионный фонд

Одна из функций трудовой книжки - фиксация стажа, который необходим для расчета пенсии. Каждый работодатель, имеющих сотрудник, периодически сдает отчетность о своих работниках - сведения персонифицированного учета, расчеты взносов в Пенсионный фонд России.

Пенсионный фонд сохраняет принимаемую информацию в компьютерной базе, из которой в любое время сведения можно извлечь.

Для того чтобы фонд одобрил запрос владельца книжки, он должен представить доказательства работы в указываемых местах:

• трудовой договор с печатью и подписью исполнительного органа фирмы;
• кадровые документы;
• справки с мест работы, подтверждающие подлинность запроса;
• выписки приказов руководства, связанные с работодателем;
• даже детализация операций по личному счету или карте - для подтверждения реального дохода от работодателя.

ПФР примет только те документы, на которых есть печати и подписи руководства компаний. В фонде наличествует собственный архив с делами работающих лиц. Однако получить выписку из него крайне сложно.

Можно попробовать получить сведения из ПФР обходным путем - запросив справку с информацией о перечислении страховых внебюджетных взносов. Однако для получения справки нужные расчетные ведомости с места работы, счета, иные доказательства.

ПФР может удовлетворить запрос и при предъявлении свидетельских показаний. Такую операцию уполномочен проводить только работодатель - он вправе найти двух и более работников, которые подтвердят, что владелец утерянной книжки действительно трудился вместе с ними. Причем сами свидетели также должны представить свои книжки для удостоверения Пенсионного фонда в работе в месте и во время, которые указываются в свидетельстве.

В любом случае ответ на запрос от ПФР поступит через 10 дней со дня сдачи заявления.

Запрос в государственный архив трудовых книжек

Государственный архив - учреждение, в которое следует обращаться лицам, которым необходимо восстановить длительный стаж, так как в архиве данные хранятся до 75-летнего срока.

Процедура запроса информации аналогична процессу работы с Пенсионным фондом - также представляются доказательства своих слов. Однако время, в течение которого архив будет обрабатывать запрос, может оказаться куда более длинным, поэтому нужно быть к этому готовым.

В Федеральное архивное агентство допустимо обращение при прекращении хозяйствования фирмы и отсутствии у работодателя правопреемника. Иначе архив скорее всего направит заявителя именно туда.

Запрос осуществляется различными путями:

• визит;
• запрос через сайт ведомства;
• через портал госуслуг;
• через МФЦ.

В указанные учреждения можно обратиться и через суд, если владелец не может решить проблему самостоятельно. Разумеется, судебный процесс продолжителен и не подходит для срочного восстановления. Однако суд дает точные сведения, его запросы обрабатываются ПФР и архивом максимально быстро и качественно, а решение не терпит претензий.

Если сотрудник умер

На умершего работника предприятие выдает книжку ближайшим родственникам по предъявлении свидетельства о смерти и документов о родстве. К близким родственникам относятся супруг, родители, дети, братья и сестры.

Если после смерти лица за трудовой книжкой никто не пришел, она отправляется в архив фирмы - как и в случае увольнения работника и оставления книжку на месте труда.

Архив трудовых книжек фирмы образуется согласно нормам делопроизводства и должен присутствовать в каждом предприятии. Индивидуальные предприниматели обязаны иметь несгораемый шкаф для хранения подобных документов.

Этот архив разделен от архива книжек действующих сотрудников и хранит документы 75 лет с момента поступления. Если за этот длительный срок никто не обратился за получением книжки, она подлежит списанию и физическому уничтожению.

При книжки из этого архива согласно порядку передачи доставляются в федеральный архив.

В последнее время многие люди начали задаваться вопросом о том, как восстановить трудовую книжку или же сделать предварительно ее дубликат в случае такой необходимости. На самом деле данная информация является важной для любого человека, который официально работает в определенной компании и накапливает собственный рабочий стаж, так как ситуации случаются самые разные, и лучше всего всегда быть к ним подготовленным.

Когда оформляется дубликат?

Стоит отметить, что изготовление дубликатов осуществляется только в определенных случаях, так как восстановить трудовую книжку сотруднику - это одно, а выдать ее дубликат просто так - абсолютно другое дело для руководителя. Таким образом, в преимущественном большинстве случаев дубликаты оформляются в следующих случаях:

• утрата действующей трудовой книжки;
• книжка вследствие тех или иных причин пришла в негодность;
• в трудовую книжку была внесена запись о том, что сотрудник переводится или же является уволенным, но при этом данная запись впоследствии была признана недействительной.

Стоит отметить тот факт, что в последнем случае сотруднику в обязательном порядке выдается дубликат, в который полностью переносятся все записи, которые включала в себя его первоначальная трудовая книжка, за исключением признанной недействительной, так как восстановить трудовую книжку в данном случае нужно без данного указания.

Оформление по последнему месту работы

Оформление дубликата трудовой книжки в обязательном порядке осуществляется по последнему месту работы вне зависимости от того, насколько давно был уволен данный сотрудник.

В случае необходимости всегда можно обратиться к последнему работодателю, для того чтобы он оформил вам дубликат. Это можно сделать, даже если вы работали в его компании уже несколько лет назад, так как восстановить трудовую книжку он вам обязан. Дубликат по последнему месту работы выдается вне зависимости от давности увольнения, так как исполнение этой обязанности работодателя никоим образом не ограничивается сроками в соответствующем законодательстве.

Ксерокопия с утерянной книжки, которая самостоятельно изготавливалась работником, но при этом не была заверена в соответствии с установленным порядком, не может являться основанием для того, чтобы оформлять дубликат.

Что служит основанием?

Есть несколько документов, подтверждающих то, что произошла утеря трудовой книжки. Как восстановить ее, будет зависеть уже от причины утраты и особенностей данного происшествия.

Список документов является следующим:

• письменное заявление сотрудника;
• документы, в соответствии с которыми подтверждается период трудовой деятельности данного сотрудника у конкретно этого работодателя, а также у других работодателей. Среди таких документов стоит выделить справку с прежних мест работы, специализированные справки из архивных учреждений, которые подтверждают наличие трудового стажа сотрудника в случае ликвидации организации, где он раньше работал, а также всевозможные трудовые договоры, которые заключались с предыдущими работодателями.

Важная особенность

В соответствии с действующими правилами хранения и ведения трудовой книжки, то лицо, которое потеряло данный документ, в обязательном порядке должно предоставить письменное уведомление о данном происшествии работодателю по месту последней работы. После этого работодатель в обязательном порядке должен предоставить сотруднику дубликат. Это может происходить на протяжении 15 дней, после того как было подано заявление.

Стоит отметить тот факт, что в данном случае никоим образом не учитывается дата того, когда произошла утеря трудовой книжки. Как восстановить, мы разобрали, теперь можно рассмотреть ряд особенностей действующего законодательства.

Новый работодатель не должен заниматься восстановлением трудовой книжки

В том случае, если после увольнения сотрудник потерял собственную трудовую книжку, или же после определенной ситуации она пришла в негодность, ему нужно будет обратиться за получением дубликата именно к работодателю на последнее место своей работы. При этом если он устроился на новое место работы, то у работодателя нет никаких оснований для того, чтобы заниматься вопросами восстановления данного документа.

Как подтверждать собственный стаж в организации, если она была ликвидирована?

В том случае, если вы пытаетесь разобраться в том, как восстановить утерянную трудовую книжку, но при этом компания, в которой вы раньше работали, была ликвидирована, вполне естественно, что возникают определенные проблемы с тем, чтобы полноценно восстановить собственный стаж работы и, собственно, факт того, что вы являлись сотрудником данной организации. Чтобы получить соответствующие документы, вам следует направить индивидуальный запрос в специализированное архивное учреждение, которое хранит у себя всю документацию данной организации, включая также документы кадрового отдела.

Что делать, если и архив не помог?

Если соответствующие сведения остались, вам уполномоченными органами выдается соответствующая справка, но если же нужные данные отсутствуют в архиве, нужно будет уже обращаться в суд с заявлением о том, чтобы вам установили факт работы в конкретной компании, который будет иметь юридическое значение. Чтобы подтвердить свои слова, в данном случае вам нужно будет иметь как минимум двух свидетелей, которые смогут письменно подтвердить факт работы, а также предоставить какую-нибудь документацию, которая могла бы являться хотя бы косвенным доказательством того, что ранее вы были сотрудником этой организации, так как восстановить утерянную трудовую книжку в противном случае у вас не получится.

Что нужно учитывать?

Перед тем как составлять обращение в архив или же суд, вам следует разобраться в том, на самом ли деле данная компания была полностью ликвидирована в прямом смысле, а не просто перестала существовать из-за слияния, присоединения, разделения и других процедур. В том случае, если причиной исчезновения компании является реорганизация, вам придется решать все соответствующие вопросы непосредственно с правопреемником данного юридического лица, если у вас была потеряна трудовая книжка. Как восстановить в таком случае? Точно так же, как и при подаче запроса на предоставление дубликата своему предыдущему работодателю.

Если суду вы не сможете доказать факт того, что вы работали в определенной организации, значит данный период работы вы полностью потеряете из собственного стажа. Однако стоит отметить тот факт, что эти факторы являлись важными только до 2002 года, так как на данный момент уже начисляется не трудовая, а специализированная страховая пенсия, для накопления которой работодатель делает отчисления непосредственно в пенсионный фонд. В данном случае довольно важным моментом является то, что некоторые работодатели могут не отчислять страховые взносы, и это уже будет серьезной проблемой, если вами была потеряна трудовая книжка. Как восстановить стаж в данном случае? Скорее всего, никак, но лучше всего проконсультироваться с квалифицированным юристом.

Может ли восстанавливать трудовую новый работодатель?

Даже если человек еще не успел разобраться с тем, как восстановить потерянную трудовую книжку, это не может являться основанием для того, чтобы ему отказали в приеме на работу, и при подаче соответствующего заявления по новому месту работы вам могут оформить другую книжку. Таким образом, новый работодатель сможет внести полный перечень записей о вашей предыдущей работе, основываясь на предоставленных вами справках, трудовых договорах и другой документации.

Преимущественное большинство современных юристов крайне рекомендует периодически делать дополнительную копию трудовой книжки, которая в обязательном порядке должна заверяться специализированной печатью работодателя. Используя данную копию, впоследствии можно будет вносить соответствующие записи в дубликат.

Таким образом, новый работодатель имеет право оформления трудовой книжки тому человеку, который потерял ее, но при этом не успел разобраться с тем, как восстановить потерянную трудовую книжку, до того как был зачислен на новое место работы. При этом стоит отметить, что в данном случае предоставляется только новая трудовая книжка, а не дубликат той, которая была утрачена. Помимо всего прочего, работодатель может оказывать помощь сотруднику в восстановлении всех необходимых документов, которые могли бы подтвердить его стаж. В частности, он может направлять соответствующие запросы в компетентные органы.

Как происходит оформление в этом случае?

В процессе оформления новой книжки предусматривается возможность использования того порядка, который уставновлен для оформления дубликатов. В трудовую книжку вносится полный перечень сведений о непрерывном или же общем стаже работы сотрудника, до того как он поступил к этому работодателю. Это данные, которые должны подтверждаться соответствующей документацией. Общий стаж работы суммарно записывается, то есть указывается в общем количество месяцев, дней и лет работы, не уточняя при этом работодателя и период работы в непосредственной должности этого сотрудника.

Стоит отметить тот факт, что, в принципе, суммарная запись о периодах работы, которая вносится в трудовую книжку, основываясь на различной документации, не является непосредственным подтверждением страхового стажа для последующего оформления пенсии в том случае, если в книжке отсутствуют конкретные записи о том, в какое время, в какой компании и на какой должности работал данный сотрудник до того, как начал работать в компании, предоставившей ему трудовую книжку. В данной ситуации в пенсионный орган должны быть предоставлены все документы, которые могли бы подтвердить период работы у определенных работодателей. Это необходимо сделать, если вы ищете способ, как правильно восстановить трудовую книжку.

Что делать, если в предоставленных документах не хватает сведений?

Случаются такие ситуации со стороны работодателей, когда сотрудник предоставляет определенный перечень документов, но при этом не хватает сведений касательно его стажа работы. В такой ситуации в дубликат должны вноситься исключительно имеющиеся сведения. Стаж работы впоследствии можно будет подтвердить путем предоставления выписок из личных дел, карточек, приказов, ведомостей на выплату заработной платы и еще целым рядом других документов.

Как еще можно подтвердить стаж для пенсии?

Стоит отметить тот факт, что даже если человек разобрался с тем, как можно восстановить трудовую книжку, впоследствии дубликат будет включать в себя не все места его работы, но при этом данная книжка представляет собой основной документ, являющийся подтверждением трудового стажа.

Если сотруднику оформляется дубликат этого документа, в него могут вноситься далеко не все сведения касательно того, где он работал и на протяжении какого срока. К примеру, если на момент оформления такого дубликата сотрудником не была предоставлена определенная документация, подобные данные не проставляются.

При этом, разбираясь в том, как работодателю восстановить трудовую книжку своего сотрудника, не стоит забывать о том, что внесение каких-либо записей о предыдущих местах работы задним числом запрещено в соответствии с действующим законодательством, вследствие чего достаточно часто происходит такая ситуация, когда дубликат трудовой книжки включает в себя неполный перечень сведений.

Оформление дубликата при наличии ошибок

Если в существующей трудовой присутствует достаточно большое количество ошибок, вам тоже следует разобраться с тем, как восстановить трудовую книжку (Украина или Россия - не имеет значения). К примеру, в компанию собирается устраиваться определенный сотрудник, но при этом его трудовая книжка содержит в себе огромнейшее количество различных нарушений. В такой ситуации не обязательно кадровик должен использовать собранные справки, для того чтобы оформлять сотруднику дубликат. В обязательном порядке эта процедура проводится только в случае утери или негодности документа, а также в тех ситуациях, когда внесенные записи о переводе или увольнении являются недействительными.

Если же трудовая включает в себя какие-либо другие грубые нарушения, работодатель не должен разбираться с тем, как восстановить трудовую книжку пенсионеру или кому-либо еще.