Личная карточка прохождения обучения по охране труда. Личная карточка обучения по охране труда

Личная карточка по охране труда - образец ее прилагается к настоящей статье - это документ, оформляемый на каждого работника организации. О порядке и особенностях оформления и заполнения личной карточки вы узнаете далее.

Для чего нужна личная карточка по охране труда

Правовой основой для заведения личной карточки на работника служит совместное постановление Минтруда и Минобразования РФ «Об утверждении порядка…» от 13.01.2003 № 1/29 (далее — Порядок).

Согласно п. 1.5 Порядка обучение и проверку знаний по безопасности труда необходимо проходить всем работникам, включая руководителя предприятия или организации.

Порядок обучения сотрудников организации безопасным методам трудовой деятельности различается в зависимости от занимаемой должности и характера выполняемых работ.

Согласно п. 2.1.1 Порядка все принятые или переведенные на новую работу сотрудники обязаны пройти инструктаж по охране труда. Согласно п. 2.1.3 он может быть:

• вводным;
• первичным;
• повторным;
• внеплановым;
• целевым.

В разделе II Порядка подробно раскрывается перечень ситуаций, когда должен проводиться каждый из указанных видов инструктажа.

ВАЖНО! Согласно абз. 4 и 5 п. 2.1.3 Порядка проведение любого вида инструктажа заканчивается устной проверкой степени усвоения приобретенных работником знаний. А сам факт проведения инструктажа должен регистрироваться в специальном журнале.

Не знаете свои права?

При этом на необходимость заведения именно личной карточки по охране труда на работника в упомянутом Порядке не указывается.

Помимо инструктажа, ряд специалистов и руководящих работников организации должны также проходить специальное обучение в области охраны труда. Перечень данных сотрудников и порядок их обучения расписан в п. 2.3 Порядка.

При этом сведения о прохождении обучения и проверке знаний в сфере трудовой безопасности также можно персонально фиксировать в личной карточке работника.

Положение ГОСТ о личной карточке

Упоминание собственно о личной карточке работника содержится только в профильном ГОСТ 12.0.004-2015 «Система стандартов…», вступившем в силу с 01.03.2017. На возможность оформления такого документа указывается в п. 6.11 ГОСТ, согласно которому результаты проверок знаний и навыков по безопасности труда фиксируются в личной карточке, оформляемой при прохождении обучения.

При этом п. 6.11 ГОСТ содержит оговорку, подразумевающую необязательность использования личной карточки. Учитывая отсутствие специальных указаний на использование личной карточки по охране труда в упомянутом нами Порядке, вопрос о ее оформлении должен решаться каждой организацией индивидуально, исходя из требований ее локальных нормативных актов по охране труда.

При принятии положительного решения об использовании личной карточки необходимо использовать ее унифицированную форму , которая содержится в приложении А к упомянутому ГОСТу.

Какие данные нужны для заполнения личной карточки

Личная карточка включает 10 пунктов, которые условно можно разделить на 3 части:

• Пп. 1-7 содержат персональные данные работника (инициалы, место работы, дату поступления на работу), а также сведения о прохождении первичного инструктажа.
• П. 8 включает в себя таблицу, где при необходимости ставятся отметки о прохождении дополнительных видов инструктажа (первичного, повторного и т. д.). На практике часто возникают вопросы о внесении сведений в столбцы 9-11 таблицы, касающиеся стажировок. Стоит отметить, что вопрос о прохождении стажировок рассмотрен в разделе 9 ГОСТ. При этом согласно п. 9.4 ГОСТ вопрос о необходимости стажировки у более опытных специалистов решается исключительно руководителем организации, поэтому и сведения о стажировке вносятся только в случае ее прохождения работником.
• Пп. 9 и 10 заполняются только в отношении специалистов, которые подпадают под требования п. 2.3 Порядка, а их точный перечень имеется в п. 2.3.2 Порядка. Соответственно, п. 9 включает в себя сведения об обучении руководящих работников, а п. 10 — информацию о периодических проверках, которые проводятся как минимум раз в 3 года согласно п. 3.2 Порядка.

Оформление личной карточки по безопасности труда очень удобно и практично. Процесс ее заполнения при использовании приложенного образца и инструкции по оформлению не займет много времени.

__________________________________________

(предприятие, организация, учебное заведение)

ЛИЧНАЯ КАРТОЧКА ПРОХОЖДЕНИЯ ОБУЧЕНИЯ

1. Фамилия, имя, отчество ___________________________________

2. Год рождения ____________________________________________

3. Профессия, специальность _________________________________

4. Цех ______________________участок (отделение) _____________

5. Отдел (лаборатория)___________________Табельный №________

6. Дата поступления в цех (участок) ___________________________

7. Вводный инструктаж провел _______________________________

фамилия, инициалы, должность

подпись, дата

_______________________________________________________

подпись инструктируемого, дата

8. Отметка о прохождении инструктажа:

Последующие страницы

9. Сведения о прохождении обучения охране труда

10. Сведения о периодической проверке знаний

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ОСНОВНЫХ ВОПРОСОВ ПЕРВИЧНОГО ИНСТРУКТАЖА НА РАБОЧЕМ МЕСТ

1. Общие сведения о технологическом процессе и оборудовании на данном рабочем месте, производственном участке, в цехе. Основные опасные и вредные производственные факторы, возникающие при данном технологическом процессе.

2. Безопасная организация и содержание рабочего места.

3. Опасные зоны машины, механизма, прибора. Средства безопасности оборудования (предохранительные, тормозные устройства и ограждения, системы блокировки и сигнализации, знаки безопасности). Требования по предупреждению электротравматизма.

4. Порядок подготовки к работе (проверка исправности оборудования, пусковых приборов, инструмента и приспособлений, блокировок, заземления и других средств защиты).

5. Безопасные приемы и методы работы; действия при возникновении опасной ситуации.

6. Средства индивидуальной защиты на данном рабочем месте и правила пользования ими.

7. Схема безопасного передвижения работающих на территории цеха, участка.

8. Внутрицеховые транспортные и грузоподъемные средства и механизмы. Требования безопасности при погрузочно-разгрузочных работах и транспортировке грузов.

9. Характерные причины аварий, взрывов, пожаров, случаев производственных травм.

10. Меры предупреждения аварий, взрывов, пожаров. Обязательность и действия при аварии, взрыве, пожаре. Способы применения имеющихся на участке средств пожаротушения, противоаварийной защиты и сигнализации, места их расположения.

ФОРМА ЖУРНАЛА РЕГИСТРАЦИИ ИНСТРУКТАЖА НА РАБОЧЕМ МЕСТЕ

___________________________________________________________________

(предприятие, организация, учебное заведение)

Журнал

Регистрации инструктажа на рабочем месте

___________________________________________

(Цех, участок, бригада, служба, лаборатория)

Начат «________» ______________200_г.

Окончен «________» ____________200_г.

Последующие страницы

Личная карточка прохождения обучения безопасности труда (Форма А.2, ГОСТ 12.0.004-2015) применяются в организациях для учета проведения инструктажей по охране труда и технике безопасности.

"ГОСТ 12.0.004-2015. Межгосударственный стандарт. Система стандартов безопасности труда. Организация обучения безопасности труда. Общие положения" (введен в действие Приказом Росстандарта от 09.06.2016 N 600-ст):

"6.11 Результаты проверки знаний и (или) навыков по охране труда и безопасности выполнения работ оформляют протоколом (приложение А, форма А.1) и фиксируют в личной карточке прохождения обучения, если она применяется (приложение А, форма А.2)."

Форма состоит из 2 страниц и содержат:

информацию о сотруднике (ФИО, год рождения, профессия, специальность, место работы, дата поступления на место работы)

информацию о проведении вводного инструктажа (ФИО и должность ответственного лица, проводившего вводный инструктаж, подпись инструктирующего и инструктируемого)

информацию о последующих инструктажах

сведения о прохождении обучения охране труда

сведения о периодической проверке знаний

Вид первой страницы формы

Вид второй страницы формы

Нормативные материалы:

Нормативные документы, в которых говорится о «личных карточках прохождения обучения»:

1. Приложение № 2 «ГОСТ 12.0.004-2015. Межгосударственный стандарт. Система стандартов безопасности труда. Организация обучения безопасности труда. Общие положения»
2. Приложение № 6 (рекомендуемая форма) Приказа Минкультуры РФ от 06.01.1998 N 2 «Об утверждении и введении в действие правил охраны труда в театрах и концертных залах».
3. Приложение № 2 (Рекомендуемое) Приказа Минтопэнерго РФ от 20.02.1995 N 34 «О введении в действие нормативных документов по охране труда для предприятий и организаций топливно-энергетического комплекса Российской Федерации» Форма личной карточки прохождения обучения по охране труда на предприятиях нефтеперерабатывающей промышленности.
4. Приложение № 8 (Рекомендуемое) Приказа Роскомторга от 28.06.1993 N 44 «Об утверждении Правил охраны труда на торговых складах, базах и холодильниках».
5. Приложение В (обязательное) к Распоряжению ОАО «РЖД» от 14.12.2010 N 2576р "Об утверждении стандарта ОАО «РЖД» «Система управления охраной труда в ОАО „РЖД“. Организация обучения» (вместе с «СТО РЖД 1.15.011-2010...»).

Кадровики, оформляя нового сотрудника, ведут документацию, предусмотренную законодательством. Среди бумаг, не всегда обязательных для ведения, но получивших широкое практическое применение, – личная карточка сотрудника по форме Т-2. Рассмотрим инструкцию по заполнению карточки. Также можно скачать необходимый бланк и образец формы Т-2.

Претендент прошел собеседование, его взяли на работу, издан приказ о принятии, и теперь ему необходимо пройти процедуру трудоустройства. Для этого ему нужно подать установленный пакет документов, содержащих множество разнородных сведений.

Чтобы систематизировать эту информацию для дальнейшего учета, данные заносят на специально разработанные карточки. Таким образом, сведения обо всех работниках предприятия формируют удобную для полного учета картотеку.

Госкомстат Российской Федерации разработал и утвердил в постановлении от 05 января 2004 года № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» форму для заполнения личной карточки, названную Т-2.

На таком бланке удобно отражать все значимые сведения о сотруднике. Если предприятие считает нужным, оно может на ее основе разработать свой регистр учета данных о персонале.

Внимание! Личная карточка сотрудника применяется для работников, занимающих любые должности, как штатных, так и работающих по совместительству. Личные карточки удобно располагать в алфавитном порядке или распределять по структурным подразделениям.

Можно ли обойтись без личной карточки

Вышеупомянутое Постановление в п.2 регламентирует обязательное ведение личной карточки на каждого наемного работника во всех организациях. Так что на предприятиях нельзя вести личное дело сотрудника, не оформляя личные карточки.

Что касается индивидуальных предпринимателей, для них ведение учета на личных карточках не обязательно, но они вправе также пользоваться формой Т-2.

Допустимо ли ведение личной карточки в электронной форме

Большинство документооборота сегодня переводится из бумажной формы в электронную, это снижает вероятность ошибок, разгружает ответственных за это работников и уменьшает количество ошибок. Но не все документы могут перейти с бумажных носителей исключительно в цифровую форму.

Личная карточка, помимо внесения в нее определенных данных, допускающих существование в оцифрованном виде, предусматривает обязательную визу работника в случаях внесения изменений в трудовую книжку или издания приказов относительно:

• премирования;
• дисциплинарного взыскания;
• ухода в отпуск;
• внутреннего перевода;
• увольнения.

Любая новая запись в трудовой или изданный относительно сотрудника приказ должны отражаться в личной карточке. Сотрудника необходимо ознакомить с внесенными изменениями, что и подтверждается его росписью.

Она должна находиться:

• на 2 странице формы Т-2 – свидетельство правильности записанных сведений;
• на 3 странице – подтверждение приема на работу и переводов (если они были);
• на 4 странице – фиксация информации об увольнении.

Внимание! Вести личные карточки исключительно посредством компьютера нельзя. Однако, для удобства пользования можно дублировать определенный массив данных из формы Т-2, не требующих личного визирования.

На основании каких документов заполняется личная карточка

Исходными для заполнения данного регистра являются документы из пакета, подаваемого при трудоустройстве. Некоторые бумаги с нужными для Т-2 сведениями могут оформляться непосредственно в организации.

Заполняющему личную карточку потребуются такие документы сотрудника:

• – главный документ, отражаемый в карточке; он же является основанием для оформ
• удостоверение личности работника (паспорт);
• СНИЛС;
• ИНН – не обязателен к предъявлению при приеме на работу (если трудоустройство первое, то ИНН оформит работодатель);
• свидетельство о полученном образовании (диплом, аттестат);
• военный билет;
• анкета, содержащая данные о семейном положении, если сотрудник заполнял ее при оформлении (при отсутствии анкеты – копии свидетельства о браке, о рождении детей и т.п.);
• трудовая книжка при устройстве на основное место работы;
• справка о стаже с основного места работы – при трудоустройстве по совместительству.

К сведению! Если понадобится дополнительная информация, она может быть внесена в личную карточку со слов сотрудника.

Бланк и образец личной карточки на 2019 год

Скачать бесплатно в формате Word.

Личная карточка работника (форма Т-2): образец заполнения 2019 года

Обязанность по заведению, внесению записей и хранению личных карточек возлагается на специально уполномоченного ответственного работника кадрового или юридического отдела.

Бланки Т-2 в организациях являются документами строгой отчетности и подлежат сохранению в течение 75 лет. При хранении их отделяют от личных дел.

Бланк содержит 11 разделов, расположенных на 4 страницах. Две первые страницы должны заполняться непосредственно при трудоустройстве. Остальные листы подлежат заполнению в процессе работы.

Важные нюансы оформления личной карточки

Чтобы не допустить ошибок в оформлении и ведении личной карточки, следует придерживаться следующих правил, утвержденных соответствующими нормативными актами.

1. Заполнять форму можно от руки (синей или черной пастой) либо печатать посредством компьютера.
2. 2 раздел личной карточки должен быть заполнен исключительно от руки.
3. Помарки, исправления и неразборчивый почерк не допускаются.
4. Сверку военных комиссариатов с документами воинского учета отмечают простым карандашом.
5. Карточку удобнее вести на картоне, а не на простой бумаге, во избежание быстрого изнашивания.

Правила и образец заполнения бланка Т-2

Прежде чем перейти к внесению информации в основные разделы, необходимо заполнить шапку бланка. В нее надо вписать полное название организации и ее .

Затем заполняется табличка:

• дата заведения личной карточки (пишется цифрами в формате «день – месяц – год»);
• табельный номер работника (не более 6 символов) – присваивается каждому новому сотруднику и не изменяется при внутренних перемещениях;
• номер ИНН;
• номер СНИЛС;
• в графе «Алфавит» нужно проставить начальную букву фамилии работника (это нужно для более удобного размещения в общей картотеке);
• постоянный или временный характер работы;
• основная работа или по совместительству;
• пол работника (буквой «М» или «Ж»).

Общие сведения

Первый раздел начинается с номера и даты заключения – эти цифры проставляются в предназначенных для них окошках в правом верхнем углу документа.

Графа 1. ФИО работника пишется без сокращений, как в паспорте.

Графа 2. Дата рождения записывается словами, а сбоку приводится цифрами.

Графа 3. Место рождения указывается, как в паспорте, в окошке приводится код по справочнику ОКАТО. Запись не должна быть длиннее 100 знаков. Слова «район», «область», «поселок», «станция» можно сокращать, «село» и «станица» сокращению не подлежат.

Графа 4. Гражданство (не сокращать) и код по ОКИН:

• для граждан РФ – 1;
• двойное ­– 2;
• иной страны – 3;
• без гражданства – 4.

Графа 5. Информация об уровне владения иностранным языком: нужно обозначить язык словами и цифрой кода и достаточность его освоения по принятой иерархии:

• «читаю и перевожу со словарем» – цифра 1 в окошке кода;
• «читаю и могу объясниться» – код 2;
• «свободно владею» – цифра 3.

Графа 6. Чтобы оставить сведения о полученном образовании, надо записать все оконченные учебные заведения, указать полученную квалификацию с кодом по ОКСО и реквизиты полученных дипломов.

бухпроффи

Важно! Если обучение в учебном заведении не было окончено, то пишется последнее полное полученное образование. Если учеба продолжается на момент работы (например, заочно в вузе), нужно указать курс обучения или количество прослушанных курсов.

Графа 7. Сюда заносится название профессии, на которую трудоустраивается работник в данной организации (формулировка по штатному расписанию), и ее код по ОКПДТР. Можно указать дополнительную профессию, если она может оказаться важной.

Поэтапный алгоритм действий при приеме на работу был раскрыт в журнале «Я - специалист по кадрам» № 9, в том же номере в виде алгоритмов кадровых действий были описаны 2 первых этапа поэтапного алгоритма, а в журнале «Я - специалист по кадрам» № 10 следующие 3 этапа. В этом номере мы предлагаем вашему вниманию алгоритмы кадровых действий при проведении инструктажа по охране труда, оформлении личной карточки и личного дела работника.

При приеме на работу наниматель обязан провести вводный инструктаж по охране труда (п. 4 части первой ст. 54 Трудового кодекса РБ (далее - ТК)).

Проведение инструктажа по охране труда

От редакции:
Алгоритм кадровых действий при ознакомлении работника с положениями и инструкциями по охране труда и технике безопасности подробно описан в статье Н. Владыко «Прием на работу: оформление трудового договора, приказа и ознакомление с документами, действующими в организации» (см.: «Я - специалист по кадрам», 2012, № 10, с. 44).

Для всех поступающих на работу лиц наниматель обязан проводить инструктаж по охране труда, организовывать обучение безопасным методам и приемам выполнения работ.

От редакции:
По характеру и времени проведения инструктаж по охране труда подразделяют:

- на вводный;
- первичный на рабочем месте;
- повторный;
- внеплановый;
- целевой (п. 45 Инструкции о порядке обучения, стажировки, инструктажа и проверки знаний работающих по вопросам охраны труда, утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 28.11.2008 № 175 (далее - Инструкция № 175)).

В данной статье будут рассмотрены только вводный и первичный на рабочем месте инструктажи по охране труда, так как именно они должны быть организованы нанимателем для лиц, принимаемых на работу.

Первичный на рабочем месте инструктаж проводит непосредственный руководитель работ (начальник производства, цеха, участка, мастер, инструктор и другие должностные лица). Вводный инструктаж проводит инженер по охране труда или специалист организации, на которого возложены эти обязанности. Как правило, в организациях, не занимающихся производством, лицом, на которое возлагают такие обязанности, является специалист по кадрам, поэтому предлагаем вам алгоритм кадровых действий при проведении инструктажа по охране труда.

От редакции:
В микроорганизациях вводный инструктаж может проводить руководитель организации (часть вторая п. 47 Инструкции № 175).

Алгоритм кадровых действий при проведении инструктажа по охране труда

Шаг 1. Проведите вводный инструктаж по охране труда.

Вводный инструктаж по охране труда проводят по разработанной на основе законодательства с учетом специфики деятельности организации программе, утвержденной нанимателем (часть первая п. 47 Инструкции № 175).

От редакции:
Учитывая последовательность норм, приведенных в ст. 54 ТК, вводный инструктаж по охране труда нужно проводить до заключения трудового договора. Однако, как правило, его проводят непосредственно в момент подписания трудового договора, т.е. после того как работник ознакомился с локальными нормативными правовыми актами, действующими у нанимателя, и подписал 2 экземпляра трудового договора, которые переданы на подпись руководителю организации, специалист по кадрам проводит с ним вводный инструктаж по охране труда.

Шаг 2. Внесите сведения о проведении вводного инструктажа по охране труда в соответствующий журнал.

О проведении вводного инструктажа делают запись в журнале регистрации вводного инструктажа по охране труда по форме согласно приложению 8 к Инструкции № 175 (далее - журнал регистрации № 8) (часть четвертая п. 47 Инструкции № 175).

Образец обложки журнала регистрации вводного инструктажа по охране труда смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 23 журнала.

От редакции:
В микроорганизациях регистрацию вводного инструктажа, допускается осуществлять в журнале регистрации инструктажа по охране труда по форме согласно приложению 4 к Инструкции № 175 (далее - журнал регистрации № 4) (часть четвертая п. 47 Инструкции № 175).

Шаг 3. Предложите работнику проставить в соответствующем журнале личную подпись, подтверждающую сведения о проведении с ним вводного инструктажа.

Сведения о проведении вводного инструктажа внесенные в журнал регистрации № 8, должны быть подтверждены подписью должностного лица, проводившего вводный инструктаж по охране труда, и лица, прошедшего его.

Образец выдержки из журнала регистрации вводного инструктажа по охране труда смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 23 журнала.

Шаг 4. Проведите первичный инструктаж на рабочем месте.

Первичный инструктаж на рабочем месте проводят до начала самостоятельной работы с вновь принятыми работниками.

Образец обложки журнала регистрации инструктажа по охране труда смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 24 журнала.

Шаг 5. Внесите сведения о проведении первичного инструктажа на рабочем месте в соответствующий журнал.

О проведении первичного инструктажа на рабочем месте работников, не освобожденных от него, работник, проводивший инструктаж, делает запись в журнале регистрации № 4.

Шаг 6. Предложите работнику проставить в соответствующем журнале личную подпись, подтверждающую сведения о проведении с ним первичного инструктажа на рабочем месте.

Сведения о проведении первичного инструктажа на рабочем месте, внесенные в журнал регистрации № 4, подтверждаются подписью должностного лица, проводившего инструктаж по охране труда, и лица, прошедшего его, с расшифровкой подписей и с указанием даты проведения инструктажа.

Образец выдержки из журнала регистрации инструктажа по охране труда смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 28 журнала.

От редакции:
Инструктаж по охране труда должен быть завершен проверкой знаний устным опросом или с помощью технических средств обучения, а также проверкой приобретенных навыков безопасных методов и приемов работы лицом, проводившим инструктаж (п. 60 Инструкции № 175).

Оформление личной карточки работника

На всех работников, с которыми заключен трудовой договор, заполняют личную карточку.

От редакции:
На практике заполнение личной карточки предоставляется лицу, поступающему на работу, что не совсем верно, поскольку данное лицо не знает, какие сведения и куда вносятся, и допущенная им ошибка или неточность может быть не замечена специалистом по кадрам, что в дальнейшем может привести к негативным последствиям.

Порядок кадровых действий при оформлении личной карточки работника будет следующим.

Алгоритм кадровых действий при оформлении личной карточки работника

Шаг 1. Заполните личную карточку работника.

Информацию в личную карточку вносит работник кадровой службы на основании подлинных документов, предъявленных работником при заключении трудового договора. Так, на основании документов заполняется разд. 1 «Общие сведения» личной карточки.

Образец раздела «Общие сведения» личной карточки смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 26 журнала.

Шаг 2. Предложите работнику подтвердить данные, внесенные в личную карточку, путем проставления его личной подписи.

После заполнения раздела «Общие сведения» личной карточки работника внесенные сведения удостоверяются личной подписью работника.

Шаг 3. Поместите личную карточку в специально отведенное для хранения место.

Личные карточки работников хранятся в отделе кадров отдельным массивом.

От редакции:
Личная карточка не входит в состав документов личного дела, поэтому ее ведут отдельно. Состав документов личного дела определен гл. 2 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Белкомархива от 26.03.2004 № 2 (далее - Инструкция № 2).

Как правило, для хранения личных карточек используют отдельные коробки, в которых карточки стоят по алфавиту для систематизации и облегчения поиска.

От редакции:
Поскольку срок архивного хранения личных карточек составляет 75 лет после увольнения работника (п. 217 Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Минюста РБ от 14.12.2006 № 82), рекомендуем изготавливать их из плотной бумаги.

Оформление личного дела

Личное дело - это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.

ЭТО ВАЖНО! Ведение личных дел на всех работников не является обязательным для нанимателя, поэтому их оформление производят по его личному усмотрению, за исключением отдельных категорий работников, для которых ведение личного дела установлено нормативными правовыми актами.

От редакции:
Личное дело работника формируется после заключения трудового договора (контракта) и издания приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность) (п. 5 Инструкции № 2).

Первоначально в личное дело группируют документы, оформляющие процесс приема на работу. В состав документов личного дела, как правило, входят:

Внутренняя опись;
- дополнение к личному листку по учету кадров;
- личный листок по учету кадров;
- автобиография;
- копии документов работника;
- заявление о приеме на работу;
- копия (выписка) приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).

От редакции:
Помните, что при формировании личного дела документы в него включаются именно в приведенной выше последовательности (п. 6 Инструкции № 2).
Порядок кадровых действий при формировании личного дела будет следующий.

Алгоритм кадровых действий при формировании личного дела

Шаг 1. Подготовьте отдельную обложку для личного дела и оформите ее.

Образец обложки личного дела смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 24 журнала.

От редакции:
Документы личного дела помещают в отдельную обложку, оформляемую согласно приложению 4 к Инструкции № 2 (п. 18 Инструкции № 2). На обложке личного дела указывают заголовок личного дела (фамилию, имя, отчество работника в именительном падеже) и регистрационный индекс дела согласно журналу (книге) учета личных дел.

Шаг 2. Оформите внутреннюю опись документов личного дела и поместите ее в личное дело.

Внутреннюю опись оформляют при заведении личного дела и дополняют сведениями о поступивших в дело документах на протяжении всего периода работы.

Образец внутренней описи документов личного дела смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 24 журнала.

От редакции:
Форма внутренней описи установлена приложением 1 к Инструкции № 2.

Она содержит сведения о наименованиях документов, включенных в дело, их индексах и датах. Листы внутренней описи нумеруют отдельно от листов личного дела.

Шаг 3. Предложите работнику заполнить бланк личного листка по учету кадров.

Бланк личного листка по учету кадров работник заполняет собственноручно в одном экземпляре без сокращений, помарок и исправлений на основании паспорта, военного билета, трудовой книжки, документов об образовании и иных личных документов (часть вторая п. 11 Инструкции № 2).

От редакции:
Форма личного листка по учету кадров установлена приложением 2 к Инструкции № 2.

Шаг 4. Сверьте полноту и правильность сведений, указанных в листке по учету кадров, с записями в личных документах работника, затем предложите ему подписать его и поместите заполненный листок в личное дело.

Сотрудник кадровой службы, принимая от работника заполненный личный листок, проверяет полноту его заполнения и правильность указанных сведений, а также их соответствие предъявленным работником личным документам.

От редакции:
Личный листок по учету кадров подписывает составитель с указанием даты заполнения. Изменения и дополнения в личный листок по учету кадров после его заполнения не вносят (часть пятая п. 11 Инструкции № 2).

Шаг 5. Оформите дополнение к личному листку по учету кадров и поместите его в личное дело перед личным листком по учету кадров.

Дополнение к личному листку по учету кадров заполняет специалист по кадрам после проверки правильности и полноты заполнения личного листка по учету кадров и помещает в дело первым документом после внутренней описи документов личного дела и перед личным листком по учету кадров.

Образец дополнения к личному листку по учету кадров смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 25 журнала.

От редакции:
Форма дополнения к личному листку по учету кадров установлена приложением 3 к Инструкции № 2.
В дополнении к личному листку по учету кадров специалист по кадрам отражает данные о работе, а после и изменения, совершающиеся в учетных сведениях о работнике после заполнения личного листка по учету кадров.

Шаг 6. Предоставьте работнику лист формата А4 для написания автобиографии, затем предложите ему подписать ее и поместите в личное дело вслед за личным листком по учету кадров.

В автобиографии работник кратко описывает в хронологической последовательности основные этапы своей жизни и деятельности.

Автобиографию работник составляет в произвольной форме, как правило, от руки, без исправлений и помарок.

В автобиографии должны быть указаны следующие сведения: фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, сведения о родителях, полученное образование, с какого времени началась трудовая деятельность, участие в общественной работе и выборных органах, отношение к воинской обязанности, наличие правительственных наград, поощрений, сведения о составе семьи, домашний адрес и телефон.

От редакции:
После написания автобиографии работник подписывает ее с указанием даты составления.

Шаг 7. Сделайте и заверьте копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке работника, которые затем поместите в личное дело после автобиографии.

Копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке работника, включаемые в состав личного дела, должны быть заверены в установленном порядке (п. 15 Инструкции № 2).

От редакции:
К документам об образовании, повышении квалификации, переподготовке, копии которых включают в личное дело, относят аттестат, диплом, свидетельство и т.д.

Шаг 8. После копий документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке работника поместите оригинал его заявления о приеме на работу.

От редакции:
Заявление о приеме на работу оформляют на стандартном листе бумаги формата А4 или трафаретном бланке. В заявлении указывают: адресата (кому адресуется заявление), заявителя (автор), наименование вида документа (заявление), текст, подпись, дату составления (п. 16 Инструкции № 2).

Шаг 9. Заверьте копию (выписку) приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу и поместите в личное дело после заявления о приеме на работу.

От редакции:
Поскольку копии (выписки) соответствующих документов подлежат включению в личное дело работника, следует помнить, что:
- копия документа - это документ, полностью или частично воспроизводящий информацию другого документа и все его внешние признаки или часть их (ст. 3.1.29 Предварительного государственного стандарта Республики Беларусь СТБ П 2059-2010 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденного постановлением Госкомитета по стандартизации РБ от 05.05.2010 № 19 «Об утверждении, введении в действие, изменении и отмене технических нормативных правовых актов в области технического нормирования и стандартизации» (далее - СТБ П 2059-2010));
- выписка из официального документа - это копия официального документа, воспроизводящая его часть, заверенная в установленном порядке (ст. 3.1.31 СТБ П 2059-2010).
Таким образом, выписка, включаемая в личное дело, в любом случае должна быть заверена в установленном порядке.

Шаг 10. Зарегистрируйте личное дело и поместите его в специально отведенное место для хранения.

В целях учета и обеспечения сохранности личных дел их регистрируют в журнале (книге) учета личных дел.

Образец выдержки из журнала (книги) учета личных дел смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 26 журнала.

От редакции:
Форма журнала (книги) учета личных дел установлена приложением 5 к Инструкции № 2 (п. 20 Инструкции № 2).

Наталия Владыко, юрист