Организация формирования дел в организации. Формирование документов в дела и подготовка дел к передаче в архив предприятия

Исполненных документов в учреждении, фирме накапливается много. Чтобы в них легко можно было разобраться и быстро найти нужную информацию, документы после их исполнения группируют в дела, т.е. раскладывают в отдельные папки.

Формирование дела определяется как "Группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела"61. Распределение документов в дела проводится в соответствии с номенклатурой дел. Правильное и своевременное распределение и подшивка документов в дела обеспечивает не только возможность быстрого поиска документа, но и его сохранность, исключают его потерю. Поэтому этой стадии работы с документами всегда придавалось большое значение и были выработаны единые требования к формированию и оформлению дел.

Основными нормативными документами, которыми необходимо пользоваться сегодня при организации работы по формированию, оформлению и хранению дел являются "Основные правила работы ведомственных архивов" и "Государственная система документационного обеспечения управления".

Порядок формирования, хранения и оформления дел должен быть на основании указанных нормативных актов изложен в инструкции по делопроизводству конкретного учреждения, фирмы с указанием специфики (если она есть) формирования отдельных категорий дел. Этой инструкцией должны руководствоваться работники учреждения, ответственные за формирование и хранение дел.

Формируют и хранят дела в структурных подразделениях по месту образования документов.

Распорядительные документы, переписку руководства и важнейшие внутренние документы формируют и хранят в канцелярии или секретариате руководства,

В небольших учреждениях, фирмах дела централизованно формирует и хранит секретарь.

В структурных подразделениях выделяются лица, ответственные за сохранность документов и формирование их в дела. Контроль за правильным формированием дел и методическое руководство этой работой осуществляет ведомственный архив и соответствующий государственный архив62.

Формирование дела начинается сразу с начала года. Поэтому на каждое названное в номенклатуре дело к началу года должна быть заведена папка. Это может быть папка-скоросшиватель или папка-регистратор.

На обложке каждого заводимого дела указывается название учреждения, фирмы. Если учреждение имеет официально признанное сокращенное наименование, то лучше употребить его. Например: Горбачев-Фонд, Атлантиксторм, МГИМО и т.п. Затем с новой строки пишется название структурного подразделения. Например, Бухгалтерия или Отдел кадров.

Под названием структурного подразделения в середине обложки указывается индекс дела по номенклатуре. Например, Дело № 02-24, где 02 значит индекс структурного подразделения, а 24 - порядковый номер дела по номенклатуре.

Заголовок на обложку дела обычно переносится полностью из номенклатуры. Внизу обложки дела указывается срок хранения (если дело имеет постоянный срок хранения, пишется "хранить постоянно").

Раскладка документов в дела производится секретарем или лицами, ответственными за эту работу в структурных подразделениях систематически, ежедневно в течение всего года.

Исполненные документы должны иметь отметку об исполнении и помещаются в дела в тот же день к концу рабочего дня. Строгое выполнение этого несложного правила исключит потерю документов и обеспечит их сохранность.

В дело могут быть подшиты только те документы, которые предусмотрены в нем номенклатурой. В случае появления документов, не предусмотренных номенклатурой, заводится самостоятельное дело, а его название дописывается в номенклатуру дел под резервным номером.

Прежде чем подшить документ в дело, следует проверить, исполнен ли он (о чем должна быть помета). Неисполненные, а также подлежащие возврату документы подшивать в дело запрещается. Далее проверяется правильность оформления документа. В "Основных правилах работы ведомственных архивов" указывается, что: "Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных, республиканских, отраслевых стандартов и других нормативных актов"63, т.е. перед подшивкой еще раз проверяется наличие подписей, заверительной надписи, отметок, дат, индекса и т.п.

Документы включаются в дело только в одном экземпляре. Черновики, размноженные копии в дело не подшиваются. Исключение могут составлять черновики и дублетные материалы особо ценных документов, а также копии, на которых есть какие-либо резолюции, пометки, визы, дополняющие содержание первых экземпляров.

Толщина каждого дела не должна превышать 30-40 мм, около 250 листов. Если документ больше, дело разделяется на два или более тома.

При формировании дел следует соблюдать ряд требований. Важнейшим из них является группировка в отдельные дела документов постоянного и временного хранения. Лишь в исключительных случаях документы разных сроков хранения, но связанные с рассмотрением одного вопроса, помещают в одну папку, но после принятия решения и окончания дела документы переформируются.

Документы формируются в дело только за один календарный год. Исключение из этого правила составляют переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы лица в учреждении, а также выборных органов и их постоянных комиссий, формируемые в дела за период их созыва. Особенность в формировании имеют дела учебных заведений, формируемые по учебным годам, документы театров, характеризующие сценическую деятельность и группируемые в течение театрального сезона, дела фильмов, рукописи, истории болезни и ряд других.

Документы помещаются в дело со всеми относящимися к ним приложениями и дополнительными материалами, возникшими в ходе решения вопроса. Однако в тех случаях, когда приложения имеют большой объем, их целесообразно формировать в самостоятельные тома.

Например, к приказам часто подбирают различные заявления, справки, акты, записки, послужившие основанием для их издания. Их можно группировать отдельно: "Приказы за 1999 г." - одно дело и "Документы (справки, заявления, докладные записки) к приказам за 1999 г."- второе. Также часто формируют протоколы и документы к ним. Плановая и отчетная документация (планы, заявки, сметы, отчеты и расчеты к ним) помещается в дела того года, к которому она относится по своему содержанию, независимо от времени ее составления или даты поступления. Например, отчет за 1999 год будет составлен в 2000 году, но помещается в дело 1999 г. И наоборот, план на 2000 г. составляется в 1999 году, а помещается в дело 2000 года. Перспективные планы должны быть отнесены к году их утверждения. При этом следует помнить, что планы, сметы и отчеты группируются отдельно от проектов этих документов.

Внутри дела документы систематизируются в вопросно-логическом, хронологическом, алфавитном и нумерационном порядке, но возможны сочетания и комбинации. Как правило, документы в деле группируются по вопросно-логическому принципу, предусматривающему размещение документов в последовательности решения вопроса. Эта группировка совпадает с хронологическим принципом группировки.

При алфавитной систематизации документов используют фамилии их авторов, названия учреждений - корреспондентов, наименования административно-территориальных единиц, объектов, предметов.

В нумерационном порядке группируются однородные документы, имеющие порядковую нумерацию (квитанции, накладные и т.п.).

Систематизация отдельных категорий документов имеет свою специфику.

Распорядительные документы (приказы, распоряжения, постановления и т.п.) формируются по видам документов и хронологии. При этом приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Документы коллегий группируются в два дела:

протоколы и решения коллегии;

документы к заседаниям коллегии (повестка дня, доклады, справки, заключения, проекты решений и т.д.).

Переписку систематизируют в хронологической последовательности: документ-ответ подшивается за документом-запросом. Хронология соблюдается по инициативным документам.

Свою специфику имеет формирование личных дел, бухгалтерских документов, обращений граждан.

Имя материала: Делопроизводство

11.2. требования к формированию дел в делопроизводстве

Формирование исполненных документов в дела в организациях осуществляется в течение всего делопроизводственного года в соответствии с утвержденной на данный год номенклатурой дел. С начала делопроизводственного года должны быть оформлены обложки дела по правилам, оговоренным в Основных правилах работы ведомственных архивов. Форма обложки дел постоянного и временного (до 10 лет) хранения установлена также ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности, технические требования».

На обложку каждого дела, заведенного в соответствии с номенклатурой дел, выносятся следующие сведения:

наименование организации;

наименование структурного подразделения;

индекс дела;

заголовок дела;

дата дела (на данном этапе - год);

срок хранения и статья по перечню.

Сведения, вынесенные на обложку дела в начале делопроизводственного года, могут уточняться и дополняться новыми данными. Так, только в конце делопроизводственного года можно уточнить заголовок и при необходимости дать подзаголовок, если сформировалось несколько томов дела. В этом случае рядом с индексом дела должно быть проставлено: «том 1», «том 2» и т. п.

Только в конце года можно проставить количество листов дела и внести уточнения в дату формирования, указав точные даты первого и последнего документов. (Это требование распространяется на отдельные виды документов, например на распорядительные.) При формировании дел в делопроизводстве на обложке не проставляется и архивный шифр дела, в который входят: наименование государственного архива, в который передает дела на постоянное хранение организация; номера фонда, описи, дела - эти сведения будут проставлены после передачи дел на хранение в архив организации.

Наименование организации на обложке дела указывается полностью в именительном падеже с указанием полного наименования организации, которой она непосредственно подчинена (также в именительном падеже). Если организация или вышестоящая организация имеют официально принятые сокращенные наименования, то они указываются в скобках после полного наименования, например:

Комитет социальной защиты населения Москвы (Комсоцзащиты Москвы);

Реабилитационный центр для инвалидов (РЦдИ).

При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение делопроизводственного года или при передаче дела в другую организацию (структурное подразделение) на обложке дописывается новое наименование организации или организации-преемника (структурного подразделения), а прежнее заключается в скобки.

Индекс дела, заголовок дела, срок хранения и статья по перечню переносятся на обложки дела из номенклатуры дел.

Дело считается заведенным, если в него подшит первый исполненный документ. Формирование документов в дела должны осуществлять либо делопроизводственные работники, либо специально назначенные лица, знающие основные требования к формированию дел.

Формирование дел включает в себя:

получение исполненных документов, проверку правильности оформления и наличия на нем всех реквизитов, обеспечивающих их юридическую силу, и отметок, свидетельствующих об окончании работы с документами;

распределение исполненных документов по делам в соответствии с номенклатурой дел. В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры, а также документы, подлежащие возврату. В дело помещается по одному экземпляру каждого документа, и только для особо ценных документов могут быть сделаны исключения. Основное требование, которое всегда должно соблюдаться, - это формирование в отдельные дела документов постоянного и временного сроков хранения. Дело не должно быть более 4 см толщиной и содержать более 250 листов в одном томе;

расположение документов внутри дела в определенной последовательности. В соответствии с Основными правилами работы ведомственных архивов внутри дел документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы.

Обычно документы находятся в деле в хронологической последовательности, начиная от более ранних по датам документов и кончая более поздними. Документы могут быть расположены по их порядковым номерам (приказы), что также отражает хронологическую последовательность. Часто применяют и обратную хронологическую последовательность при формировании документов в дела, когда более ранний документ находится в конце дела, более поздний -в начале дела, например, при формировании личных дел. Это обеспечивает удобство в работе, избавляет от необходимости извлекать документы из дела при подшивке очередного документа. При передаче таких дел на архивное хранение их переформировывают, чтобы обеспечить обычную хронологическую последовательность.

При формировании дел отдельных категорий документов также руководствуются следующими правилами:

распорядительные документы формируются в дела по видам с относящимися к ним приложениями;

переписка группируется в дело таким образом, чтобы документ-ответ помещался сразу за документом-запросом;

приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом более 250 листов формируются в отдельный том, о чем делается отметка на документе;

утвержденные документы всегда формируются отдельно от их проектов;

при формировании некоторых категорий документов необходимо сразу заполнять внутреннюю опись дела (личные дела; дела, содержащие особо ценные документы);

дела с обращениями граждан формируются в алфавитном порядке заявителей. Все документы, относящиеся к одному заявителю, составляют самостоятельную группу. Повторные обращения подшивают к данной группе документов. Внутри документы располагают в хронологическом порядке.

Формирование документов дела начинается с начала делопроизводственного года. Как уже отмечалось, для подшивки документов лучше всего использовать папки типа «Corona».

В организациях дела, как правило, формируются децентрализованно. Только в небольших организациях возможно централизованное формирование дел службой ДОУ. При децентрализованном формировании служба ДОУ обеспечивает сохранность наиболее важной части управленческих документов организации, а остальные документы формируются в структурных подразделениях. Методическое руководство за правильностью формирования осуществляют служба ДОУ, ведомственный и государственные архивы.

Все изложенные выше требования относятся прежде всего к формированию дел традиционным способом.

Контрольные вопросы и задания

1. Назовите документ, регламентирующий оформление обложки дела.

2. Какие реквизиты выносятся на обложку дела в момент его заведения? Расскажите о правилах оформления этих реквизитов.

3. Когда дело считается заведенным?

4. Что включает в себя формирование дела?

5. Перечислите правила формирования дел отдельных категорий документов.

7. Кто занимается формированием документов в дела в организации?

8. В каких случаях внутреннюю опись дела заполняют одновременно с подшивкой документа в дело?

9. Расскажите об условиях хранения дел в текущем делопроизводстве.

Формирование и хранение дел в делопроизводстве

Введение

Практически ни одна технологическая функция управления, связанная с использованием информации, подготовкой и принятием решений, не обходится без процесса создания, оформления, исполнения документов и их хранения. В ежедневной практической деятельности руководителям организаций, структурных подразделений, работникам служб делопроизводства приходится решать огромный комплекс вопросов, связанных с разработкой и изданием документов, регламентирующих управленческую и хозяйственную деятельность организации, регистрацией входящих, исходящих и внутренних документов, формированием дел, определением сроков хранения, передачей в архив или оформлением уничтожения.

В организации любой организационно-правовой формы собственности без правильной постановки делопроизводства, знания его нормативно-методической базы, невозможно справиться с потоком документов, быстро найти требуемый документ и навести по нему справки, проконтролировать его исполнение и обеспечить сохранность.

Целью написания данной курсовой работы является рассмотрение процесса формирования и хранения дел в делопроизводстве.

Задачи курсовой работы - рассмотрение вопросов:

систематизации и учета документов в организации

формирования и оформление дел

организация хранения документов в делопроизводстве

1. Нормативные документы

Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в архив в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, нормативно - методическими документами Федеральной архивной службы России. Росархив РФ разработал систему хранения документов делопроизводстве организации и в ведомственном архиве, нормативные сроки хранения документов. "Основные правила работы архивов организаций" от 06.02.2002 являются одним из основных нормативных документов, закрепляющие систему хранения документов в делопроизводстве и архиве. В них регламентирована технология сохранности документов. В этот нормативный документ включены требования к номенклатурам дел, включая порядок их составления, согласования, утверждения, использования и хранения. Правила закрепляют общий принцип формирования дел (подшивки документов), в том числе личных дел, порядок организации и проведения экспертизы ценности документов (отбора на хранение и уничтожение), порядок и методику подготовки дел к передаче в архив, правила подготовки описей.

Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатур дел и формирование дел. Чтобы правильно сформировать дела и обеспечить возможность использования нужной информации, документы классифицируют: разделяют их на группы с разными сроками хранения. Нормативным документом, закрепляющим сроки хранения, является "Перечень типовых управленческих документов, использующихся в деятельности организации, с указанием сроков их хранения". Перечень регламентирует работу центральных и ведомственных архивов, а также архивов организаций. Перечень предназначен в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение типовых управленческих документов, то есть общих для всех или большинства организаций. Сроки хранения документов, данные в Перечне, распространяются на все организации независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или не поступают. Для осуществления делопроизводства в организации можно использовать, как руководство "Типовую инструкцию по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти".

2. Систематизация и учет документов в организации (номенклатура дел)

Система хранения документов в каждой организации строиться на основе номенклатуры дел (Приложение 1), локального нормативного документа, предназначенного для организации хранения документов, учета дел, заведенных в каждом календарном году, установления сроков их хранения.

Согласно официальному определению, "Номенклатура дел : Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке".

Основная цель номенклатуры дел - обеспечение порядка в процессе подшивки документов в дела (т.е. формирование дел). Но помимо основной цели, номенклатура дел предназначена еще и для проведения экспертизы ценности документов перед их отбором на архивное хранение. Этот документ является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в архив. Номенклатура дел служит также для учета дел временного (до 10 лет) хранения документов в архиве.

Номенклатура дел составляется службой ДОУ на 1 января каждого календарного года, согласовывается с ЭПК (экспертно-проверочной комиссией) государственного архива, ЭК предприятия и утверждается руководителем организации. При составлении номенклатуры дел руководствуются положениями об организации и ее структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов, с указаниями сроков их хранения, номенклатурами дел за прошлые годы. При этом изучаются документы, образующиеся в деятельности организации, их виды, состав и содержание.

В организации составляются номенклатуры дел отдельных подразделений и сводная номенклатура дел организации. Номенклатура дел структурного подразделения составляется не позднее 15 ноября текущего года службой ДОУ или ответственным за делопроизводство сотрудником подразделения, согласовывается с архивом и экспертной комиссией, подписывается руководителем подразделения и представляется в службу ДОУ организации. Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить ее в службу ДОУ. Сводная номенклатура дел составляется сотрудниками службы ДОУ организации на основании номенклатур дел структурных подразделений, подписывается руководителем службы ДОУ, согласовывается с центральной экспертной комиссией организации, с экспертной проверочной комиссией архива, в который передаются на хранение, и утверждается руководителем организации. Согласовывается номенклатура дел с архивом не реже одного раза в 5 лет, если не было структурных изменений в организации .

После утверждения сводной номенклатуры дел подразделения получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

Номенклатура дел относится к организационно-распорядительным документам и поэтому оформляется на общем бланке организации. Номенклатура дел должна быть оформлена в соответствии с существующими в нормативно-методических документах Росархива правилами. В заголовочной части размещают следующие реквизиты:

Наименование организации

Наименование вида документа (номенклатура дел)

Место разработки

Срок действия

Гриф утверждения (располагается справа)

Оформляя в бланке реквизит "Номер", необходимо помнить, что здесь проставляется порядковый номер номенклатуры начиная от создания первой номенклатуры дел в организации, а в кратком заголовке указывается год, в течение которого будет действовать номенклатура дел.

Например, разработана номенклатура дел на 2006 год. В этом случае в кратком заголовке следует писать: "На 2006 г."

Если первая номенклатура была создана в 1995 году, в бланке указывается порядковый номер последней номенклатуры дел: "№ 12".

Номенклатура состоит из разделов. Наименование раздела зависит от того, какой принцип взят за основу построения номенклатуры дел.

Если в организации есть структурные подразделения, номенклатура строится по структурному принципу. В этом случае названиями разделов номенклатуры дел организации являются названия структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой организации (штатному расписанию).

Если структурных подразделений нет, номенклатура дел строится по функциональному или производственному принципу, когда разделами будут служить основные направления деятельности организации, обозначенные в ее Уставе.

Например: "организационно-распорядительная деятельность", " управление персоналом", "планово-отчетная деятельность", "финансовая деятельность", "маркетинг" и т.д.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы организации. Периодические издания в номенклатуру дел не включаются.

Наименования дел в номенклатуре располагаются в определенной последовательности - по степени важности группируемых документов и вопросов. Номенклатура дел должна охватывать весь объем документов, создающихся в деятельности организации.

Текст номенклатуры дел оформляется в виде таблицы.

Каждый раздел включает пять граф: индекс дела, заголовок дела, количество томов или частей дела, сроки хранения дела и примечание.

2.1 Индекс дела

Каждое дело, заголовок которого включается в номенклатуру, имеет свой индекс. Индекс дела пишется в 1-ой графе номенклатуры дел.

"Индекс дела; номер дела : Цифровое и/или буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку"

Если номенклатура дел строится по структурному принципу, индекс дела состоит из индекса структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах подразделения.

Например: 08-12,где 08 - обозначение структурного подразделения (бухгалтерия),

12 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре (переписка с налоговой инспекцией)

Если структурное подразделение в свою очередь имеет внутренние структурные подразделения, в индекс дела включается обозначение внутреннего структурного подразделения.

Например: 03-02-18

где 03 - обозначение структурного подразделения (конструкторский отдел),

02 - обозначение структурного подразделения внутри конструкторского отдела (бюро тех. документации),

18 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре (служебные записки на доработку изделий)

Если номенклатура дел строится по функциональному принципу, наименованием раздела служит название функции, направление деятельности, выполняемой организацией.

Например: 05-01,где 05 - название функции (учебная работа),

01 - заголовок дела (пятилетний учебный план).

2.2 Заголовок дела

Составление заголовков дел - самый сложный участок работы при составлении номенклатуры дел.

Заголовки дел заносятся в номенклатуры дел во 2-ую графу.

"Заголовок дела : Краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле"

Заголовок дела должен в обобщенной форме кратко, четко и однозначно отражать основное содержание документов комплекса, так как именно по заголовку дела производится поиск документов. Заголовок содержит указание на род заводимого дела (дело, документы, переписка) или название вида документа (приказы, акты и др.), уточняющие данные о содержании документов, корреспондентах, датах, а также указание подлинности, копийности и т.д. В заголовках дел не употребляются формулировки типа "Разные материалы", "Общая переписка" и т.п.

Заголовки дел, содержащих плановые или отчетные документы, должны включать указание на вид и характер документов, их периодичность, например: "Годовой отчет о научно-исследовательской деятельности института", "Месячные отчеты об отгрузке товаров".

В заголовке дела, содержащего статистические формы, указываются названия форм, их номер или условное обозначение (шифр): "Годовой отчет по отдельным показателям финансовой деятельности предприятия (организации) (ф.10-ф)".

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Состав элементов заголовка дела, располагаемых в принятой последовательности, определяется характером документов дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле.

Например: "Документы о проведении научных конференций и симпозиумов (планы, списки, доклады)".

Термин "документы" применяется также в заголовках дел, содержащих документы - приложения к какому-либо документу.

Например: "Документы к протоколам заседания коллегии министерства".

Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются "переходящими" и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом.

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, а также их взаимосвязью.

Заголовки дел следует располагать в следующей последовательности:

Заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Сначала идут заголовки дел, содержащие распорядительные документы вышестоящих органов, а затем распорядительные документы руководства организации.

Заголовки дел плановой документации.

Заголовки дел отчетной документации.

Заголовки дел, заведенных по корреспондентскому или географическому признакам, вносят в номенклатуру дел по алфавиту корреспондентов или географических названий.

Нельзя формулировать заголовки дел так, чтобы в одном деле объединялись документы различной ценности, с различными сроками хранения.

2.3 Количество единиц хранения

В 3-ей графе номенклатуры дел указывается количество единиц хранения, т.е. томов или частей дела. В одно дело нельзя поместить более 250 лисов, а толщина дела не должна превышать 4 см. Если число листов больше, дело делят на тома или части. Так как количество листов, помещенных в дело, становится известным только в конце года, третья графа заполняется по окончании текущего года.

2.4 Сроки хранения дел

В 4-ой графе номенклатуры дел указываются сроки хранения дела. Сроки хранения документов зависят от их научной и практической ценности.

Сроки хранения - важное основание для группировки документов в дела, так как документы с постоянным сроком хранения, сроками хранения до 10 лет и свыше 10 лет не могут помещаться в одно дело.

Документы, хранящиеся до 10 лет и свыше 10 лет, имеют конкретные сроки хранения: 75 лет, 15 лет,10 лет, 5 лет, 3 года, 1 год.

Сроки хранения документов устанавливаются по перечням документов с указанием сроков их хранения. Помимо этого сроки хранения могут уточняться в процессе экспертизы ценности документа.

Перечни документов, используемые для проставления сроков хранения, бывают:

Типовыми

Ведомственными

Типовые перечни составляются для определения сроков хранения документации, характерной для подавляющего большинства организаций Российской Федерации. Они бывают следующих видов:

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения;

Перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы;

Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы.

На основе типовых перечней разрабатываются ведомственные перечни, в которые включается наиболее полный систематизированный состав документов, характерный для данной организации.

"Перечень типовых управленческих документов, использующихся в деятельности организации, с указанием сроков их хранения" является основным нормативным документом при определении сроков хранения и отборе на уничтожение типовых управленческих документов. Перечень является обязательным для применения, так как носит нормативный и универсальный характер, поскольку может использоваться организациями, различными по статусу, организационно-правовой форме и форме собственности.

Уменьшать срок хранения, установленный данным Перечнем, в номенклатуре дел запрещается. Повышать срок хранения разрешается, если необходимость в этом обусловлена специфическими особенностями деятельности организации.

Сроки хранения документов - постоянные или временные (один, три, пять, десять, 15 лет и т.д.) - устанавливаются в зависимости от значимости документов. Если в деле содержатся документы временного хранения различной ценности и, следовательно, с разными сроками хранения, срок хранения всего дела устанавливается для наиболее ценной документации, т.е. больший.

Например, если в деле находятся документы со сроками хранения один год, три года и пять лет, все дело хранится пять лет.

Срок хранения исчисляется с 1 января того года, который следует за годом окончания дела. Например, срок хранения: дела, законченного делопроизводством в 2006 г., исчисляется с 1 января 2007 г.

В номенклатуре дел, проставляя сроки хранения, в 4-ой графе можно поставить отметку "до минования надобности". Она означает, что документы этого дела имеют только практическое значение. Сроки их хранения определяются самой организацией, но этот срок не может быть менее года.

2.5 Примечание

В графе 5 "Примечание" в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.

В течение года номенклатура может быть дополнена новыми делами, если увеличился круг управленческих задач, решаемых организацией. Для этого в конце каждого раздела номенклатуры необходимо включать несколько резервных номеров.

В конце года в номенклатуре заполняется итоговая запись о категориях и количестве заведенных и включенных в номенклатуру дел (Приложение 2).

В итоговой записи отдельно указывается количество дел постоянного хранения, со сроком хранения свыше 10 лет и со сроком хранения до 10 лет включительно. Кроме того, указывается количество дел, переходящих на следующий год.

После итоговой записи оформляется подпись лица, составившего номенклатуру, и проставляется дата составления.

Номенклатура составляется службой или лицом, ответственным за документационное обеспечение, и согласовывается с архивом предприятия, организации. Подписывает ее руководитель службы и утверждает руководитель предприятия. Если документы поступают на государственное хранение, номенклатура дел направляется на согласование в государственный архив, принимающий дела данной организации, и только после этого утверждается руководителем организации.

Номенклатура дел структурного подразделения (Приложении 3) должна составляться в трех экземплярах. Один экземпляр хранится в службе ДОУ, второй - в архиве, третий используется в структурном подразделении в качестве справочного пособия по формированию дел.

Номенклатура дел организации (сводная) должна составляться в четырех экземплярах. Согласовывают и утверждают два экземпляра, из которых один хранится в службе ДОУ организации и является документом постоянного хранения. Этот экземпляр включается в сводную номенклатуру в раздел службы ДОУ. Второй экземпляр хранится в государственном архиве, с которым номенклатура согласовывалась, третий является рабочим, а четвертый используют для выписок, которые заверяются службой ДОУ и направляются в соответствующие структурные подразделения для заведения дел.

3. Формирование и оформление дел

"Дело : Совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку"

Работа по формированию дел состоит из следующих операций: распределение и раскладка исполненных документов по папкам (делам); расположение документов внутри дел в определенной последовательности; оформление обложек дел.

"Формирование дела : Группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела".

После того как документы исполнены, они помещаются в соответствующие дела и систематизируются внутри них. Дело считается заведенным с момента появления в нем первого исполненного документа.

В дела подшиваются только исполненные документы, в которых заполнен реквизит "Отметка об исполнении и направлении документов в дело", по одному вопросу, имеющие один срок хранения. Документ должен быть подшит в дело в течении 10 дней после сдачи его исполнителем.

Контроль сроков и правильности оформления дел обеспечивает служба ДОУ организации.

Формирование начинается с начала календарного года, когда на каждое названное в номенклатуре дело заводится отдельная папка (папка-скоросшиватель или папка-регистратор).

Большое значение имеет правильное расположение документов внутри дела. От того в какой последовательности они располагаются, во многом зависит время поиска необходимой информации.

Документы систематизируются в делах в соответствии с определенными принципами. Наиболее существенными и практически наиболее удобными являются: вопросно-логический, хронологический, алфавитный, нумерационный. Они могут варьироваться и комбинироваться.

Чаще других используется вопросный (вопросно-логический) принцип, согласно которому документы располагают в делах в логической последовательности решения того или иного вопроса. Такая систематизация совпадает с хронологическим расположением документов.

При алфавитной систематизации документов используют фамилии их авторов, названия учреждений-корреспондентов, наименования административно-территориальных единиц и т.д. Копии приказов о наложении взысканий, поощрениях".

В нумерационном порядке группируют однородные документы, имеющие порядковую нумерацию (протоколы, приказы, квитанции, накладные и т.д.).

Копии приказов о наложении взысканий, поощрениях, изменении фамилии и т.д. в личное дело не подшивают, так ты, как эти сведения записываются в дополнение к личному листку по учету кадров.

Наряду с принципами систематизации документов при формировании дел следует придерживаться основных правил, общих для всех категорий документов:

в дела подшиваются только исполненные документы. Неисполненные, а также подлежащие возврату документы подшивать в дело запрещается;

каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов. Поэтому до подшивки документа в дело обязательно проверяется правильность его оформления: наличие необходимых подписей, виз, индекса, дат, отметок и т.д.;

в дело включаются документы в одном экземпляре. Черновики, размноженные копии вместе с оригиналами не подшиваются. Исключение могут составлять только черновики особо ценных документов или копии, на которых есть отметки, визы и т.п., дополняющие содержание первых экземпляров;

документы постоянного и временного сроков хранения группируются в отдельные дела;

Ксерокопии факсограмм, телефонограмм и электронных документов помещаются в дела на общих основаниях;

в дела группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел. Кроме того, отдельные категории дел имеют свои особенности формирования. Так, личные дела формируются в течение всего периода работы лица в организации; дела выборных органов и их постоянных комиссий формируют за период созыва; документация учебных заведений формируется в дела по учебным годам;

документы помещаются в дело со всеми относящимися к ним приложениями и дополнительными материалами. Если приложения имеют большой объем, из них формируют самостоятельное дело.

Толщина каждого дела не должна превышать 30-40 мм, что составляет примерно 250 листов. Если документов больше, дело разделяется на тома. Количество томов каждого дела указывается в номенклатуре дел в конце года.

Правильная группировка документов в дела и их систематизация в деле значительно облегчают проведение экспертизы ценности документов, подготовку документов к последующему хранению и использованию.

В зависимости от сроков хранения завершенные дела подлежат полному или частичному оформлению. Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу.

Полное оформление дел предусматривает:

оформление реквизитов обложки по установленной форме (ГОСТ 17914-72);

нумерацию страниц;

составление заверительной надписи;

составление в необходимых случаях внутренней описи дела;

подшивку или переплет;

внесение необходимых изменений в обложку.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.

Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте/

Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела (Приложение 5). В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и так далее).

Составлять заверительную надпись на обложке дела или оборотной стороне последнего листа запрещается.

Заверительная надпись пишется разборчиво. В ней указываются дата составления, должность и фамилия составителя, который затем ставит свою подпись. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью. Частой ошибкой бывает, когда количество листов в деле указывается по номеру на последнем листе. Нельзя забывать, что в деле могут быть литерные и пропущенные номера.

Например: "В данном деле прошито и пронумеровано 123 (сто двадцать три) листа, в том числе литерные листы 12а и 15а, №48, 49 и 58 были пропущены".

Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызван спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела (Приложение 6).

"Внутренняя опись документов дела : Учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов"

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Все документы подшиваются или переплетаются в твердые обложку. Поскольку в деле откладываются документы разного формата, то подшивать нужно на 4 прокола. Это обеспечит надежное скрепление всех документов.

В делах долговременного хранения можно прошивать дело насквозь, включая как верхнюю, так и нижнюю часть обложки. Дела с документами постоянного хранения подшиваются начиная с листа, идущего вслед за обложкой. Верхняя часть обложки не подшивается. На первый лист накладывается тонкая, шириной ≈ 1см картонная прокладка, и через нее прошивается дело. Такой способ прошивки предохраняет нитки от истирания и придает более эстетичный вид делу.

При подшивке нужно следить что бы весь текст документов мог быть прочитан. Документы со сроком хранения менее 10 лет могут не подшиваться, а оставаться на скоросшивателе.

После подшивки документов и нумерации листов производится оформление обложки дела.

На обложке дела (Приложение 4) указываются реквизиты:

наименование федерального органа исполнительной власти (организации);

наименование структурного подразделения;

номер (индекс) дела;

заголовок дела;

дата дела (тома, части);

количество листов в деле;

срок хранения дела;

архивный шифр дела.

Реквизиты на обложке дела оформляются следующим образом:

наименование организации указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования;

наименование структурного подразделения - записывается название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой;

индекс дела - проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел организации;

заголовок дела - переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с ЭПК архива;

дата дела - указывается год (ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, то есть даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Если приложения к документам сформированы в отдельное дело (том), его датой является дата регистрации основного документа, к которому относятся приложения. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словами. Если дело начато в одной организации, а закончено в другой, на обложке проставляются три даты: дата заведения дела в одной организации, дата поступления дела в другую организацию и дата окончания дела во второй организации

Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения.

На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

Архивный шифр дела оформляется, как правило, в архиве организации. В нем указываются номер фонда, номер описи и номер дела.

4. Организация оперативного хранения документов

С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования.

Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в шкафах в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем сдаются в архив

Дела сотрудникам организации выдаются под расписку с разрешения руководителя службы ДОУ на срок не более 1 месяца. По истечении срока дело должно быть возвращено на место его хранения. На выданное дело заводится карточка-заместитель, на которой указываются структурное подразделение, индекс дела, дата выдачи, кому выдано, дата его возвращения, а также предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Сторонним организациям дела выдаются на основании письменных запросов с разрешения руководителя организации или его заместителя, курирующего службу ДОУ.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях с разрешения руководителя организации с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причине изъятия подлинника.

5. Формирование и хранение дел с конфиденциальными документами

Систематизация конфиденциальных документов в дела и ведение дел в целом соответствуют тем требованиям, которые предъявляются к обычным документам. Но помимо известных задач систематизации документов обычного документооборота номенклатура конфиденциальных дел предназначена для решения следующих задач:

учета формируемых дел и обеспечения проверки наличия документов и дел;

закрепления схемы разрешительной системы доступа руководителей и сотрудников организации к делам с конфиденциальной информацией;

учет дел архивного фонда;

учет движения, использования и уничтожения архивных документов, дел и другой конфиденциальной информации до передачи их в архив.

Табличная часть номенклатуры конфиденциальных дел имеет дополнительные графы:

гриф конфиденциальности дела;

фамилии сотрудников, которым разрешено пользоваться делами

отметка о движении дела (архивный номер, номер и дата об уничтожении, запись об отправлении, номер и дата сопроводительного письма);

отметка о проверке наличия документов и дел (подписи и дата).

Закрепление дел за конкретными исполнителями делает номенклатуру дел конфиденциальных документов правовой основой для разрешения доступа к документам.

Особенностями процедуры оформления дела при его заведении являются:

оформление обложки дела с указанием грифа конфиденциальности дела;

оформление списка сотрудников, допущенных к делу (на внутренней стороне обложки дела);

оформление карточки учета разрешений и выдачи дела (помещается в конверт на внутренней стороне обложки);

подшивка в дело чистых листов (бланков) внутренней описи документов;

внесение в номенклатуру отметки о заведении дела.

Гриф конфиденциальности указывается в правом верхнем углу обложки дела. Внутренняя опись обязательна для всех дел, содержащих конфиденциальных документы, и выполняет функцию учета документов, включенных в дело. Она содержит следующие графы:

учетный номер документа;

гриф конфиденциальности;

дату подписания или утверждения;

номера листов дела, соответствующих расположению документа в деле.

Особенностями процедуры оформления дела при его закрытии являются:

подшивка и оформление листа-заверителя (только для дел, содержащих документы долговременного периода конфиденциальности)

оформление итоговой записи во внутренней описи дела

опечатывание концов шнурка на заверительном листе (только для дел, содержащих документы долговременного периода конфиденциальности)

внесение итоговых сведений в реквизиты на обложке дела

проставление отметки о закрытии дела (тома) в номенклатуре

при необходимости - внесение дела в инвентарную опись законченных производством дел, картотек и журналов

по окончании года - закрытие номенклатуры дел, всех картотек на исполненные документы и контрольных журналов учета карточек;

внесение соответствующих отметок в номенклатуру дел;

при необходимости - внесение закрытых картотек и журналов в инвентарную опись законченных производством дел, картотек и журналов.

Дело (том) может быть закрыто только после исполнения и подшивки в него всех документов, относящихся к данному делу.

Заключение

При написании данной курсовой работы мною была рассмотрена процедура оформления, формирования и хранения дел. Я пришла к выводу, что при правильном формировании дел и оформлении сопровождающих их документов обеспечивается быстрый поиск документов, также обеспечивается сохранность документов, учет количества дел. Правильно организованная работа по оформлению дел облегчит в дальнейшем передачу документов в архив.

Список литературы

1. Непогода А.В. Делопроизводство организации: подготовка, оформление и ведение документации (75 образцов основных документов) /А.В. Непогода, П.А. Семченко. - М.: Омега-Л, 2007. - 480 с.

2. Санкина Л.В. Система хранения документов в делопроизводстве /Л.В. Санкина // Секретарское дело. - 2002. - № 2 (27). - с.13-16

3. Шатенштейн Л.С. Подготовка дел для архивного хранения /Л.С. Шатенштейн // Секретарское дело. - 2002. - № 2 (27). - с.17-21

4. Вялова Л.М. Номенклатура дел. Порядок оформления/ Л.М. Вялова // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2002. - № 6. - с.26-32

5. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - Введ.01.01.99. - М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 1998. - III, 7 с.

6. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. - М.: Росархив, - 2000

7. Основные правила работы архивов организаций: Одобрены решением Коллегией Росархива от 06.02.2002/ВНИИДАД.М., 2003. - 152 с.

8. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти: Утверждена Приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536 // Консультант-Плюс

Приложения

Приложение 1

Форма номенклатуры дел

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ________ № _______________ ____________________________ (место составления) На ________ г. УТВЕРЖДАЮ Должность руководителя организации подпись инициалы, фамилия Индекс дела Заголовок дела Кол-во ед. хр. Срок хранения и № статей по перечню Примечание Название раздела Наименование должности руководителя службы ДОУ организации Подпись______________ Расшифровка подписи_____________________________________ Дата __________________________ Виза руководителя архива (лица, ответственного за архив) СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭК (ЭК) Протокол ЭПК архивного учреждения от ___________ № __________ от ________ № ____________

Приложение 2

ФОРМА ИТОГОВОЙ ЗАПИСИ К НОМЕНКЛАТУРЕ ДЕЛ ОРГАНИЗАЦИИ

Наименование должности

руководителя службы ДОУ Подпись ______________Расшифровка подписи _____________________

Дата__________________________

Итоговые сведения переданы в архив.

Наименование должности

передавшего сведения Подпись ____________ Расшифровка подписи___________________________

Дата_______________________

Приложение 3

ФОРМА НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИИ

Наименование должности руководителя структурного подразделения

Подпись ______________________Расшифровка подписи___________________________________

Протокол ЭК структурного подразделения

от _____________ № ___________

Наименование должности руководителя архива (лица, ответственного за архив)

Подпись ___________________Расшифровка подписи______________________________________

Дата___________________-

Приложение 4

ОБЛОЖКА ДЕЛА ПОСТОЯННОГО И ВРЕМЕННОГО (СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ

	Ф. № _____________ Оп. № ____________ Д. № _____________
_______________________________________________
_______________________________________________ (наименование государственного архива)

___________________________________________________________

___________________________________________________________

___________________________________________________________

(наименование исполнительного органа и структурного подразделения)

ДЕЛО № _____ том № ___

___________________________________________________________

___________________________________________________________

___________________________________________________________

___________________________________________________________

___________________________________________________________

___________________________________________________________

(заголовок дела)

___________________________________________________________

На _________ лист

Хранить _____________

Ф. № _____________

Оп. № ____________

Д. № _____________

Приложение 5

ЛИСТ-3АВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА

Наименование должности лица, составившего заверительную надпись

Подпись ______________________Расшифровка подписи____________________________________

Приложение 6

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ документов дела № ______________ Индекс документа Дата документа Заголовок документа Номера листов дела Примечание Итого ________________________________________________ документов. (цифрами и прописью) Количество листов внутренней описи _______________________________ Вялова Л.М. Номенклатура дел. Порядок оформления / Л.М. Вялова // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2002. - № 6. – с. 26-32 Вялова Л. М. Номенклатура дел. Порядок оформления/ Л. М. Вялова //Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2002. - № 6. – с. 26-32 Вялова Л. М. Номенклатура дел. Порядок оформления/ Л. М. Вялова //Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2002. - № 6. – с. 26-32 Вялова Л. М. Номенклатура дел. Порядок оформления/ Л. М. Вялова //Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2002. - № 6. – с. 26-32 Непогода А. В. Делопроизводство организации: подготовка, оформление и ведение документации (75 образцов основных документов) /А. В. Непогода, П. А. Семченко. – М.:Омега-Л, 2007. – с. 105 Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти: Утверждена Приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536//Консультант-Плюс Шатенштейн Л.С. Подготовка дел для архивного хранения / Л.С. Шатенштейн // Секретарское дело. – 2002. - № 2(27). - с. 17-21 ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» от 27 февраля 1998 г. К выписке из номенклатуры дел организации для данного структурного подразделения по окончании календарного года составляется итоговая запись по форме, указанной в приложении 2, и делается отметка о передаче итоговых сведений в службу ДОУ организации.

Формированием дел дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Каждое структурное подразделение формирует исполненные документы в дела по профилю своего отдела.

Работа по формированию дел состоит из следующих операций:

распределение исполненных документов по делам в соответствии с номенклатурой дел;

расположение документов внутри дела в определенной последовательности;

оформление обложки дела.

Формирование дела начинается с начала года.

На каждое названное в номенклатуре дело заводится папка-скоросшиватель либо папка-регистратор.

На обложке дела в верхней части указывается: наименование организации, над ним (если оно есть) - наименование вышестоящей организации, под наименованием организации - наименование структурного подразделения.

В середине обложки указывается индекс дела по номенклатуре. Например: «Дело № 01-91». Затем из номенклатуры дел точно переносится заголовок.

Дата, указанная на обложке, означает дату заведения дела, тома, части.

Внизу обложки указывается срок хранения (из 4 графы номенклатуры дел).

Образец обложки дела приведен в примере

В дальнейшем формирование дел делам, расположения документов внутри дел в определенной последовательности. По окончании календарного года обложку дела нужно дооформить: проставить количество листов дела и уточнить крайние даты томов.

Признаки группировки документов дела:

номинальный - указывает на вид документов, подшиваемых в дело;

предметно-вопросный (основной), отвечающий на вопрос «о чем документы?». Следует помнить, что в дело могут быть подшиты документы только по одному вопросу;

корреспондентский - определяется по реквизиту «Адресат» или по названию корреспондентов организаций, от которых будут получены документы;

хронологический - содержит указание о том, за какой период сгруппированы документы в деле;

географический, при котором в дело группируют документы нескольких организаций, объединенных признаком территориальности (региона).

При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования.

1. В дела группируются документы одного календарного года, исключение составляют: переходящие дела, личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации; документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируются за период их созыва; документы учебных заведений, которые формируются за учебный год; документы театров, характеризующие сценическую деятельность за театральный сезон, дела фильмов, рукописей, истории болезней и др.

2. Документы постоянного и временного сроков хранения группируются в дела раздельно, чтобы не усложнять отбор документов на дальнейшее хранение.

3. В дело включается один подлинный экземпляр исполненного документа или заверенная копия. Не допускается включение в дело черновиков, проектов, размноженных копий, документов, подлежащих возврату. Исключение составляют копии, которые имеют резолюции, пометки, являющиеся дополнением к основному документу.

4. Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями основных положений ГСДОУ и государственных стандартов.

5. В делах не допускается разобщение запросов и ответов, подшивка сопроводительных писем без приложений или без отметок об их местонахождении. Переписка группируется в дело таким образом, чтобы документ-ответ помещался следом за документом-запросом.

6. Дело должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см.

7. Небольшие приложения, независимо от даты их утверждения или составления подшивают вместе с теми документами, к которым они относятся.

8. Размещение документов внутри дел производится в хронологической последовательности. Но документы могут размещаться и в алфавитной последовательности, например дела с предложениями, заявлениями, жалобами, ходатайствами и обращениями граждан.

• 
  Основные требования к формированию дел . Формированием дел называется группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела .


• 
  Основные требования к формированию дел .
  Формирование дел состоит из распределения и группировки документов по делам , расположения документов внутри дел в определенной последовательности.


• 
  Основные требования к формированию дел . Формированием дел называется группирование исполненных документов в дело в соответствии с ном. Составление и оформление номенклатуры дел .


• 
  При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования .
  4. Каждый документ, помещенный в дело , должен быть оформлен в соответствии с требованиями основных положений ГСДОУ и государственных стандартов.


• 
  Основные требования к формированию дел .
  Принципы систематизации документов внутри дел . Формирование дел состоит из распределения и группировки документов по делам , расположения документо... подробнее ».


• 
  Основные требования к учителю. Основная роль в воспитании подрастающего поколения возложена на школу, где важнейшую воспитательную функцию выполняют учителя.


• 
  Библиотечное дело – отрасль информационной, культурно-просветительской и образовательной деятельности, в задачи которой входят
  Их изучение требует исторического подхода, который позволит проследить возникновение и основные этапы формирования ...


• 
  Различают четыре основных подхода к формированию команды: целеполагающий; межличностный; ролевой; проблемно-ориентированный.
  Примерный состав команды и требования к менеджерам проекта.


• 
  Рациональный документооборот должен отвечать следующим требованиям : прохождени.
  Основные этапы документооборота. Документооборот- движение документов в организации с момента их создания или получения до
  - формирование дел в соответствии с номенклатурой


• 
  Эстетические (художественные) дела - общее название дел , доминирующая цель которых - формирование эс... подробнее ».
  Принципы процесса обучения– основные требования к организации образования, которыми руководствуется... подробнее ».

Найдено похожих страниц:10

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

хорошую работу на сайт">

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Введение

1. Формирование документов в дела

2. Оформление дел

3. Временное хранение документов в структурных подразделениях предприятия

Литература

Приложения

Введение

Тема реферата «Формирование документов в дела и подготовка дел к передаче в архив предприятия» по дисциплине «Делопроизводство».

Курс «Документоведение» является одной из ведущих общепрофессиональных дисциплин по подготовке специалистов таких специальностей, как «Библиотековедение и библиография», «Документоведение и информационная деятельность», «Музейное дело и охрана памятников истории и культуры», «Архивоведение», «Менеджмент организаций» и др. Этот курс также тесно связан с учебными дисциплинами «Информатика», «Социальные коммуникации», «Книговедение», «Аналитико-синтетическая обработка документов», «Делопроизводство», другими специальными дисциплинами документно-коммуникационного цикла.

Цель работы - ознакомится с правильным формированием документов в дела и с вопросами подготовки дел к передаче в архив предприятия.

Все служебные документы со времени их создания или поступления и вплоть до передачи в архивное подразделение (архив) предприятия хранятся по месту формирования дел в соответствующих структурных подразделениях -- отделе кадров, канцелярии, бухгалтерии и т. д. -- согласно утвержденной номенклатуре дел. Ответственность за формирование дел, их оформление и подготовку к передаче в архив возлагается на лиц, отвечающих за делопроизводство в структурных подразделениях, а также на секретаря предприятия.

В частности, подготовка дел к передаче в архив охватывает процессы проверки:

Соответствия дел номенклатуре, утвержденной руководителем предприятия;

Правильности формирования документов в дела;

Надлежащего оформления документов каждого дела, а также оформления дел в целом.

1. Формирование документов в дела

документ дело хранение архив

Формирование дел-- это группирование завершенных в делопроизводстве документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Существуют следующие требования к группированию документов:

В дела помещают только оригиналы документов, а при их отсутствии -- заверенные в установленном порядке копии документов, оформленные в соответствии с требованиями действующих нормативно-правовых актов и национальных стандартов;

Не допускается включать в дела постоянного хранения черновики, личные документы, размноженные копии и документы, подлежащие возврату (с оттиском штампа, принадлежащего органу высшего уровня);

Документы группируют в дела за один год, за исключением документов, помещенных в судебные, личные и переходные (завершаемые в следующем году) дела. Личные дела формируются в течение всего времени работы работника на предприятии;

Документы постоянного хранения, подлежащие внесению в состав Национального архивного фонда, и документы временного, в частности длительного (более 10 лет), хранения формируют в разные дела.

В виде исключения, если того требует специфика работы предприятия, документы постоянного и временного хранения, связанные с решением одного вопроса, можно группировать в течение года в одно дело. После завершения года или решения вопроса документы необходимо помещать в отдельные дела согласно номенклатуре дел по следующему принципу:

В одно дело включают документы только постоянного хранения, а в другое -- временного;

В дело помещают документы только по одному вопросу или группе аналогичных вопросов, составляющие единый тематический комплекс. При этом в начале дела всегда помещается инициативный документ, а затем -- документ-ответ и остальные документы в логической последовательности и хронологии их издания;

Документы, изготовленные с помощью персональных компьютеров, группируют в дела вместе с документами, напечатанными на конторской печатной машинке, и рукописными документами на общих основаниях.

Если документы по содержанию и сроку хранения нельзя сгруппировать в дела, предусмотренные номенклатурой, заводят новое дело, название которого и срок хранения обязательно вносят в действующую в текущем году номенклатуру дел.

Дело не должно превышать 250 листов (30-40 мм толщиной).

Организационные документы (уставы, положения, планы, правила, инструкции и т. д.), утвержденные предписывающими документами (постановлениями, решениями, приказами и т. д.), помещают в дела вместе с ними.

Приказы (распоряжения)группируют в разные дела в зависимости от срока их хранения:

По основной деятельности предприятия (имеют постоянный срок хранения);

О приеме, увольнении, поощрении, совместительстве работников предприятия, о предоставлении им материальной помощи (срок хранения -- 75 лет);

О предоставлении отпусков работникам предприятия (срок хранения -- 5 лет);

О наложении взысканий на работников предприятия, об их командировках (срок хранения --3 года);

По административно-хозяйственным вопросам (срок хранения -- 3 года).

Документы общих собраний трудового коллектива, документы заседаний коллегиальных и совещательных органов(дирекции, правления, коллегии и т. д.) предприятия группируют в два дела:

Протоколы и документы (доклады, справки, проекты решений и т. д.) к ним (на предприятиях, документы которых поступают в государственные архивы, хранятся постоянно, на всех других предприятиях -- до ликвидации предприятия);

Документы (повестки дня, перечень приглашенных, макет рассадки, список докладчиков и т. д.) по организации и проведению собраний трудового коллектива или заседаний коллегиального органа предприятия (срок хранения -- 1 год).

Протоколы заседаний коллегиальных органов группируют в дела в хронологическом порядке и по номерам. Документы к заседаниям указанных органов систематизируют по датам и номерам протоколов, а в середине группы документов, касающихся одного протокола -- по повестке дня заседания.

Поручения органов высшего уровняи документы, связанные с их выполнением, группируют в дела или по направлениям деятельности предприятия, или по авторам инициативных документов. Если количество таких документов небольшое, их разрешается формировать в одно дело. В середине каждого дела указанные документы систематизируют по датам поручений.

Утвержденные планы, отчеты, сметыгруппируют в дела отдельно от проектов данных документов.

Перепискигруппируют по содержанию и корреспондентским признакам и систематизируют в хронологической последовательности: письмо-ответ идет за инициативным письмом.

В личных делах работниковдокументы группируют в хронологическом порядке по мере их пополнения в следующей последовательности:

Внутренняя опись документов дела;

Заявление о приеме на работу (контракт):

Направление или представление;

Личный листок по учету кадров;

Автобиография;

Документы об образовании (копии дипломов, аттестатов, свидетельств и т. д.);

Извлечения из предписывающих документов (приказов, распоряжений) о назначении, переводе на должность, увольнении работника;

Дополнения к личному листку по учету кадров;

Справки и другие документы.

Копии приказов, распоряжений о взыскании, поощрении, изменении фамилии работника и т. д. к личному делу не прилагаются. Эти сведения заносятся в личный листок по учету кадров или в трудовую книжку.

Лицевые счета работников предприятия, ведомости о начислении заработной платыи прочие подобные финансовые документы систематизируют в пределах года в алфавитном порядке по фамилиям или ежемесячно.

Методическое руководство и контроль за формированием дел предприятия осуществляет служба делопроизводства или должностное лицо, ответственное за организацию делопроизводства на предприятии.

Завершенные в делопроизводстве дела постоянного, длительного (более 10 лет) хранения и по личному составу следует обязательно передавать в архивное подразделение (архив) предприятия для дальнейшего хранения и использования. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) можно тоже передавать в архив предприятия по решению его руководителя.

2. Оформление дел

Оформление дел, заведенных в делопроизводстве структурных подразделений предприятия, непосредственно осуществляют работники этих подразделений с методической помощью работников архивного подразделения предприятия. Так, например, оформление дел по личному составу возлагается на работников кадровой службы.

Оформление дела предусматривает:

Нумерацию листов по делу;

Составление (при необходимости) внутренней описи документов дела;

Составление заверительной надписи дела;

Оправку или прошивку дела;

Оформление обложки (титульного листа) дела.

Чтобы обеспечить целостность и закрепить порядок расположения документов в деле, все его листы, кроме листов внутренней описи и заверительной надписи, следует нумеровать арабскими цифрами сквозной нумерацией в правом верхнем углу простым мягким карандашом или механическим нумератором. Использовать чернила, пасту или цветные карандаши для нумерации листов запрещено. Листы внутренней описи документов дела нумеруют отдельно.

Если дело состоит более чем из 250 листов (30-40 мм толщиной), его целесообразно разделить на тома или части. При этом листы дел в каждом томе (части) следует нумеровать отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, являющиеся отдельными листами по делу, нумеруют на обратной стороне в левом верхнем углу.

Лист большего, чем А4. формата подшивают за один край и нумеруют как один лист в правом верхнем углу, а следовательно фальцуют на формат А4. Лист с плотно наклеенными документами (фотографиями, вырезками, извлечениями и т. д.) нумеруют как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вырезки, вставки к тексту, переводы), каждый документ нумеруют отдельно.

Подшитые в дела конверты с заключением нумеруют сквозной нумерацией листов дела, при этом сначала нумеруют конверт, а затем каждое вложение в нем. Так, например. невостребованные трудовые книжки, перед тем как сгруппировать в дело, помещают в конверты.

На подшитых в дела документах с собственной нумерацией листов сохраняется такая нумерация только если она соответствует последовательности расположения листов по делу.

Если работник структурного подразделения, формируя дело, допустил много ошибок в нумерации листов дела, осуществляют их перенумерацию во время подготовки к передаче в архив предприятия. При этом старые номера зачеркивают одной черточкой наискось и рядом ставят новый номер листа. Однако если имеются отдельные ошибки в нумерации листов дела, допускается применять литерные номера листов (например, 1а, 196 и т. д.).

Внутреннюю опись документовсоставляют к некоторым категориям дел, содержащим уникальные документы, заслуживающие особого внимания, документы с грифом «Для служебного пользования», личные, судебно-следственные дела и т. д. Обязательность составления внутренней описи документов к тем или другим делам определяется инструкцией по делопроизводству предприятия.

Внутреннюю опись составляют на отдельном листе в виде таблицы, содержащей сведения о порядковых номерах документов дела, их регистрационные индексы, даты, заглавия, а также номера листов дела, на которых расположен каждый документ (приложение 1). К внутренней описи обязательно делается итоговая запись, в которой цифрами и буквами указывают количество документов, помещенных в описи, и количество листов внутренней описи. Составитель внутренней описи обязательно подписывает его и проставляет дату.

Изменения состава документов дела (включение дополнительных документов, исключение документов, замена оригиналов копиями и т. д.) следует отображать в графе «Примечания» со ссылкой на соответствующие оправдательные документы (приказы, решения, акты и т. д.), а к внутренней описи составляют новую итоговую запись.

Если дело сформировано или прошито предварительно без внутренней описи, ее следует подклеить к внутреннему краю обложки дела.

Заверительную надпись деласоставляют с целью учета количества листов по делу и фиксации особенностей их нумерации. Ее оформляют на отдельном листе, который помещают в конце дела, в печатных экземплярах дел -- на обратной стороне последнего чистого листа (приложение 2).

В заверительной надписи цифрами и буквами указывается количество листов по делу и отдельно, через знак «+» (плюс), -- количество листов внутренней описи, если она есть. Кроме того, в заверительной надписи обусловливают следующие особенности нумерации документов дела:

Наличие литерных и пропущенных номеров листов;

Номера листов с наклеенными фотографиями, чертежами, вырезками и т. д.;

Номера крупноформатных листов:

Номера конвертов с заключением и количество листов заключения.

Заверительную надпись подписывает лицо, ее составившее. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждение листов, замена оригинальных документов копиями, присоединение новых документов и т. д.) фиксируются в заверительной надписи со ссылкой на соответствующий оправдательный документ (приказ, акт, решение).

При большом объеме перенумерации листов в конце дела составляют новую завери-тельную надпись. Старую заверительную надпись зачеркивают, однако она хранится по делу постоянно.

Дела постоянного, длительного (более 10 лет) хранения и по личному составу следует оправлять в твердую обложку, а дела временного хранения, содержащие первичную бухгалтерскую документацию. -- прошивать на четыре прокола специальными суровыми нитками или дратвой. При этом все металлические соединения (скрепки, булавки и т. д.) изымают из документов.

Оправляя или прошивая документы дела,не разрешается задевать их текст. Если же текст документов напечатан слишком близко к левому краю листов, нужно нарастить корешки документов бумагой того же качества, которое имеют и носители текста документов.

На обложке дела указывается (приложение 3):

Код государственного архивного учреждения или архивного отдела городского совета, в которое в дальнейшем передадут дело (в правом верхнем углу);

Код предприятия по ЕГРПОУ (в правом верхнем углу);

Название предприятия и его структурного подразделения (в верхней части обложки от левого края);

Слово «ДЕЛО» и его номер по описи дел, а при необходимости -- и номер тома, например: ДЕЛО № 04-12 том№ 2 (в центре обложки);

Заглавие дела (ниже слова «ДЕЛО»);

Крайние даты документов, помещенных в дело (под заглавием дела);

Номер архивного фонда и номер описи по согласованию с архивом предприятия (в левом нижнем углу обложки);

Количество листов дела и срок его хранения (в правом нижнем углу обложки).

Если дело состоит из нескольких томов (частей), на каждом из них проставляют крайние даты документов. Желательно указать точные календарные даты, т. е. число, месяц, год. При этом число и год следует написать арабскими цифрами, а название месяца -- словами.

При изменении названия предприятия или его структурного подразделения в течение периода, охватывающего документы дела, или передаче дела в другое предприятие (структурное подразделение) на обложке дела отмечают новое название предприятия (структурного подразделения), а предыдущее берут в скобки.

Перед передачей дел в архив предприятия внимательно проверяют соответствие заглавий дел на обложках содержанию подшитых документов. При необходимости в текст на обложках дел вносятся необходимые уточнения или приводятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов или протоколов, делаются указания на наличие копий документов и т. д.).

Все надписи на обложках дел следует делать четко светостойкими черными чернилами или пастой.

3. Временное хранение документов в структурных подразделениях предприятия

документ дело хранение архив

При хранении дел в структурных подразделениях предприятия их целость обеспечивают руководители структурных подразделений и должностные лица, ответственные за делопроизводство в этих подразделениях. В рабочих комнатах дела должны храниться в закрывающихся шкафах и столах.

Выдавать дела во временное пользование другим структурным подразделениям предприятия или учреждениям, организациям и предприятиям следует с разрешения руководителя. На выданное дело заводят карточку -- заменитель дела, в которой отмечают:

Название дела;

Индекс дела по номенклатуре дел;

Дату выдачи дела во временное пользование;

Название структурного подразделения или стороннего учреждения, организации, предприятия, кому и куда дело выдали;

Дату возвращения дела;

Подписи лиц, выдавших и принявших дело обратно.

Вывод

В процессе написания работы мы ознакомились с формированием документов в дела и подготовкой дел к передаче в архив предприятия, а именно:

С формированием документов в дела;

С оформлением дел;

С временным хранением документов в структурных подразделениях предприятия.

Литература

2. Закон України «Про науково-технічну інформацію» // Голос України. -- 1993. -- 23 липня.

3. ДСТУ 2732-94. Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення. -- Чинний від 1995-07-01. -- К.: Держстандарт України, 1994. -- 53 с.

4. ДСТУ 2737-94. Записування і відтворення інформації. Терміни та визначення. -- Чинний від 1995-07-01. -- К.: Держстандарт України, 1994. -- 158 с.

5. ДСТУ 2392-94. Інформація та документація. Базові поняття. Терміни та визначення. -- Чинний від 1995-01-01. -- К.: Держстандарт України, 1994. -- 53 с.

6. ДСТУ 2395-94. Інформація та документація. Обстеження документа, встановлення його предмета та відбір термінів для індексування. Основні вимоги. -- Чинний від 1995-01-01. -- К.: Держстандарт України, 1994. -- 10 с.

7. ДСТУ 2394-94. Інформація та документація. Комплектування фонду, бібліографічний опис, аналіз документів. Терміни та визначення. -- К.: Держстандарт України, 1994. -- 89 с.

8. ДСТУ 2628-94. Системи оброблення інформації. Оброблення тексту. Терміни та визначення. -- Чинний від 1995-01-07. К.: Держстандарт України, 1994. -- 35 с.

9. ДСТУ 2732:2004 «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять» від 28 травня 2004 р. № 97

10. Воробьев Г.Г. Документ: информационный анализ. -- М.: Наука, 1973. -- 256 с.

11. Ильюшенко М.П., Кузнецова Т.В., Лившиц Я.З. Документоведение. Документ и системы документации. --М.: МГИАИ, 1977. -- 132 с.

12. Столяров Ю.Н. Классификация документа: решения и проблемы /"/ Книга: Исслед. и материалы. -- М., 2005. -- Сб. 70. -- С. 24--40.

13. Швецова-Водка Г.М. Типологія документа: Навч. посібник для студ. ін-тів культури /Рівн. держ. ін-т культури. -- К.: Кн. палата України, 2008. -180 с.

14. Швецова-Водка Г.Н. Функции и свойства документа в системе социальных коммуникаций //Книга: Исслед. и материалы. -- 2004. -- Сб. 69. -- С. 27--77.

Приложение 1

Форма внутрішнього опису документів справи

(формат А4, 210x297мм)

ВНУТРІШНІЙ ОПИС

документів справи № _

Разом_____________________________________________документів.

(цифрами і літерами)

Кількість аркушів внутрішнього опису__________________________

(цифрами і літерами)

Посада особи,

яка склала внутрішній

опис документів справи Особистий підпис Розшифрування підпису

Приложение 2

Форма засвідчувального напису справи

(формат А4, 210x297мм)

ЗАСВІДЧУВАЛЬНИЙ НАПИС

СПРАВИ №__ _______________

У справі підшито (вкладено) і пронумеровано_____________________

Аркуша(ів),

і літерами)

у тому числі: літерні аркуші___________________________________

пропущені номери аркушів_________________________+ аркуша(ів)

внутрішнього опису__________________________________________

Посада особи, яка склала засвідчувальний напис Особистий підпис Розшифрування підпису

Приложение 3

Приклад заповнення обкладинки справи, сформованої на підприємстві

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на Allbest.ru

Подобные документы

Определение понятия оперативного хранения документов, описание современных средств, используемых для этого. Характеристика обеспечения сохранности документов в структурных подразделениях. Анализ основных требований к хранению документов в организации.

презентация , добавлен 22.02.2010


Систематизация и учет документов в организации. Индекс и заголовок дела, количество единиц хранения. Формирование и оформление дел, сроки хранения. Организация оперативного хранения документов. Формирование и хранение дел с конфиденциальными документами.

дипломная работа , добавлен 20.10.2010


Подготовка документов к архивному хранению. Обработка дел, экспертиза ценности документов. Оформление обложки дел, составление описи. Сдача дел в ведомственный архив. Хранение документов в электронной форме. Быстрый поиск и использование документов.

реферат , добавлен 12.06.2014


Завершающий этап работы с документами в делопроизводстве - обработка дел для их дальнейшего хранения и использования. Экспертиза ценности документов. Критерии оценки. Составление описи и порядок передачи дел. Хранение документов в электронной форме.

реферат , добавлен 03.07.2008


Понятие "персональный менеджмент", организация рабочего места руководителя. Требования для офисных стульев и столов. Основные принципы оперативного хранения документов. Размещение и сдача документов в архив. Схема работы с входящей документацией.

контрольная работа , добавлен 25.11.2013


Задачи, порядок проведения экспертизы ценности документов. Организационные мероприятия проведения экспертизы. Оперативное хранение документов. Хранение документов в структурных подразделениях организаций. Оперативное хранение машиночитаемых документов.

контрольная работа , добавлен 11.09.2008


История развития российской теории экспертизы ценности. Порядок и организация проведения экспертизы ценности документов. Особенности архивного хранения документов. Методика и критерии оценки ценности документов. Технология отбора документов на хранение.

курсовая работа , добавлен 06.12.2010


Формирование дел должно осуществляться централизованно по месту регистрации документов. При территориальной разобщенности структурных подразделений организации дела формируются канцелярией подразделения или лицами, ответственными за делопроизводство.

реферат , добавлен 06.06.2008


Обработка дел для их дальнейшего хранения и использования. Проведение экспертизы научной и практической ценности документов. Оформление дел, составление описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения. Критерии оценки документов.

реферат , добавлен 12.10.2014


Порядок составления служебных документов: требования к тексту документа и его элементы. Текущее хранение документов: понятие номенклатуры дел, формирование и хранение дел. Информационно-справочные служебные документы - их виды, составление и оформление.