Ознакомление вновь принятых работников с нормативными документами. С какими локальными актами работодатель обязан ознакомить работника

Работники предприятий и организаций должны в обязательном порядке знакомиться со всеми нормативно-правовыми актами, издаваемыми внутри компании.

ФАЙЛЫ

Что такое нормативные акты

К нормативным актам относят любые документы, которые разрабатываются на предприятии и которые направлены на организацию отношений между работодателем и подчиненным, формирование рабочего процесса, создание внутренних и внешних связей и т.д.

В частности, нормативными актами считаются:

• приказы и распоряжения руководства;
• правила охраны труда и безопасности на производстве;
• прочие подобные документы.

Необходимо отметить, что нормативные акты могут иметь временный или постоянный характер, но они всегда действуют строго только в той компании, в которой выпускаются и идут от лица директора или администрации фирмы.

Все внутренние нормативные акты должны разрабатываться строго в соответствии с законодательством Российской Федерации и учитывать интересы как работодателя, так и его подчиненных.

Зачем знакомить работников с локальными нормативными актами

Каждый сотрудник предприятия обязан прочесть все внутренние нормативные акты, действующие в организации.

Это необходимо для того, чтобы сотрудник четко знал правила работы в компании, условия труда, права, обязанности и полномочия свои лично и работодателя.

При возникновении каких-либо вопросов или подозрения на нарушение трудовых прав, работник имеет право проконсультироваться у юрисконсульта организации или стороннего юриста.

Что такое лист ознакомления с локальными нормативными актами

Сведения о том, что сотрудник компании прочел тот или иной нормативный акт вносятся в специальный лист ознакомления .

Этот документ является очень важным, поскольку, в случае, если какие-либо разногласия и конфликты дойдут до трудовой инспекции или суда, он может стать доказательством правоты, причем как со стороны работодателя, так и со стороны подчиненного (в зависимости от того, как развивались события).

Именно поэтому подписи в лист ознакомления следует собирать тщательно и скрупулезно. Недопустимо пропускать кого-либо из работников предприятия, а тем более подделывать их автографы. Если кто-либо из сотрудников по какой-то причине не подписал лист ознакомления с нормативным актом (например, по причине болезни, отпуска или командировки), надо дождаться его возвращения и взять подпись.

На каком этапе происходит ознакомление

Обычно знакомство с большей частью локальных нормативно-правовых актов происходит на этапе трудоустройства работника. Но иногда документы разрабатываются в период текущей деятельности предприятия, и тогда ознакомления происходит после того, как акт будет утвержден руководством компании.

Что будет если не подписать документ

Каждый сотрудник имеет право подписывать тот или иной нормативный акт или отказаться от этого.

Работодатель не может принудить подчиненного к ознакомлению с документом, как не может и наложить за отказ от этого какое-либо дисциплинарное взыскание.

Единственное, что следует учесть сотруднику при нежелании читать нормативный акт и подписывать лист об ознакомлении с ним – то, что в какой-то момент может возникнуть ситуация, в которой информация, изложенная в документе, может оказаться очень полезной.

Кто составляет акт об ознакомлении с нормативным актом

Нормативные акты обычно разрабатываются специалистами юридических отделов или кадровиками, а вот ознакомление с ними может лечь на плечи любого работника организации. Обычно ответственное за это лицо назначается специальным приказом директора предприятия, который в том числе утверждает и сам акт.

Как сформировать документ

Унифицированные формы первичных кадровых и бухгалтерских документов с 2013 года отменены (за некоторым исключением), поэтому лист об ознакомлении с локальными нормативными актами может составляться работниками организации в произвольном виде или по внутреннему шаблону.

Единственное, что при формировании бланка необходимо соблюдать определенную структуру и правила русского языка.

В «шапке » листа следует обозначить:

• название предприятия;
• наименование документа;
• номер, дату и суть нормативного акта, о прочтении которого расписывается работник.

• порядковый номер сотрудника;
• фамилию-имя-отчество сотрудника;
• должность;
• дату ознакомления с актом;
• подпись.

При необходимости сюда можно добавить и другие столбцы (к примеру, о структурном подразделении, в котором трудится работник или каких-то примечаниях).

Если сотрудников, которых касается нормативный акт много, то для их подписей может потребоваться несколько листов. Все их нужно скрепить (можно при помощи степлера, но лучше суровой нитью) и пронумеровать.

Как оформить документ

Лист ознакомления можно писать на простом листе А4 формата или на фирменном бланке предприятия – это роли не играет, как и то, от руки он будет составлен или на компьютере.

Важно, чтобы документ содержал оригинальные подписи тех сотрудников предприятия, кого он касается.

Заверять бланк печатью организации не обязательно, поскольку начиная с 2016 года юридические лица имеют право не использовать для удостоверения своих бумаг штемпельные изделия (если только иное не прописано в учредительной документации фирмы).

После создания лист надо завизировать в журнале учета внутренних документов.

Хранение бланка

Лист ознакомления с нормативным актом должен лежать в отделе кадров предприятия в отдельной папке вместе с тем документом, которого он касается. Срок его хранения законодательно не ограничен, но, как минимум, весь период действия акта он должен быть цел и невредим.

Р аботая в организации, вряд ли кто-то сможет избежать процедуры знакомства с ее внутренними документами. Причем ознакомиться с ними важно не только потому, что этого требует работодатель, но еще и потому, что работнику самому не будет лишним узнать и понять «правила игры» в компании. Ведь порядок взаимодействия сотрудников при осуществлении бизнес-процессов в каждой организации свой, и зависит он от многих факторов, включая организационные, юридические, экономические. В статье мы расскажем, с какими основными документами организации работодатель должен ознакомить работника, а также каким способом, в какие сроки ему необходимо это сделать и как он будет отвечать перед законом, если не выполнит установленные ­требования об ознакомлении с документами.

С какими документами знакомим?

Читайте о категориях кадровых документов, обязательных ЛНА, актах, не являющихся ЛНА, в статье «Как навести порядок в кадровых документах »

Как известно, работодатель при приеме сотрудника на работу, еще до заключения трудового договора, должен ознакомить его с основными документами, связанными с его работой. Так, в соответствии с ч. 3 ст. 68 ТК РФ поставить подпись работник должен под:

• правилами внутреннего трудового распорядка;
• иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью;
• коллективным договором.

На первый взгляд может показаться, что список документов невелик, однако, если разобраться, он далеко не исчерпывающий. Так, с правилами внутреннего трудового распорядка (ПВТР) вроде бы все ясно: данный локальный нормативный акт должен быть разработан и утвержден в любой организации. ПВТР, как правило, регламентируют трудовые и иные непосредственно связанные с ними отношения между работниками и организацией, и направлены они прежде всего на рациональное использование рабочего времени, укрепление трудовой дисциплины, формирование сплоченной команды работников.

Коллективный договор, в отличие от ПВТР, есть далеко не во всех организациях (в основном в крупных компаниях). Он регулирует социально-трудовые отношения и заключается между работниками и работодателем.

Что касается иных локальных нормативных актов (ЛНА), непосредственно связанных с трудовой деятельностью работника, их перечень в каждой организации свой и зависит от многих факторов: сложности организационной структуры, количества работников, видов хозяйственной деятельности, степени внедрения в повседневную деятельность ­правил делопроизводства и документооборота и т.д.

Руководствуясь ст. 8 ТК РФ, работодатели принимают ЛНА, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями.

В некоторых организациях, особенно относящихся к малому бизнесу, имеются только обязательные локальные нормативные акты. К ним в основном относятся:

• правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ);
• правила (инструкции, положения) по охране труда (ст. 212 ТК РФ);
• документ, устанавливающий порядок обработки персональных данных работников, а также их права и обязанности в этой области (п. 8 ст. 86 ТК РФ), – положение о защите персональных данных;
• локальный нормативный акт, устанавливающий системы оплаты труда (ст. 135 ТК РФ), – положение об оплате труда.

В большинстве же компаний, представляющих средний и крупный бизнес, могут быть утверждены следующие ЛНА, с которыми работодатель также должен ознакомить работников, хотя закон не требует их наличия:

• положения о структурных подразделениях;
• должностные инструкции;
• положение о генеральном директоре;
• положение о персонале;
• положение о премировании;
• положение о служебных командировках;
• положение о дисциплинарной ответственности;
• положение о материальной ответственности;
• положение об аттестации работников;
• положение о коммерческой тайне;
• положение об информационной безопасности;
• инструкция по делопроизводству;
• иные локальные нормативные акты с учетом особенностей хозяйственной деятельности организации.

Помимо ЛНА имеется ряд документов, с которыми также следует ознакомить работников под личную подпись в тех или иных случаях, правда, уже после заключения трудового договора – в процессе работы в ­организации. К ним относятся:

• графики сменности (ст. 103 ТК РФ);
• расчетные листки (ст. 136 ТК РФ);
• приказы о применении дисциплинарных взысканий (ст. 193 ТК РФ);
• документы по кадровому учету. Напомним, до 1 января 2013 г. повсеместно использовались унифицированные формы документов по кадровому учету, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Однако в связи со вступлением в силу Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» применение данных форм документов стало необязательным. Таким образом, организации самостоятельно могут утверждать формы документов по ­кадровому учету;
• приказы (распоряжения) по основной деятельности, относящиеся к конкретным работникам;
• акты, фиксирующие действия в отношении конкретного работника, и др.

Отметим, что обязанность ознакомления работника с теми или иными документами лежит на работодателе. Как правило, от лица работодателя в этом вопросе выступает специалист по кадрам. И хотя для них обычно не составляет труда знакомить работников с теми или иными документами ввиду того, что это их прямая обязанность, в то же время и у них возникает немало вопросов, на которых мы остановимся далее. Надо сказать, что в отдельных случаях знакомить работников с определенными документами могут и руководители структурных подразделений или иные уполномоченные лица. При этом следует иметь в виду, что об этом должно быть сказано в их должностной инструкции и / или приказе ­(распоряжении) работодателя.

К сведению

Свернуть Показать

Если ЛНА претерпевают изменения или дополнения и затрагивают определенные сторонами условия трудового договора, то работодатель должен ознакомить работника под его личную подпись с указанными изменениями в аналогичном ­порядке, как и при первичном ознакомлении.

Кого знакомим?

Немаловажным является вопрос о том, кого следует знакомить с теми или иными документами. Скажем, ознакомление работников с организационно-распорядительными документами и документами по кадровому учету, перечисленными выше, редко может вызвать сложности у специалистов-кадровиков, поскольку в большинстве случаев с ними должны быть ознакомлены работники, перечисленные в тексте самих документов.

Что касается ознакомления с ЛНА, то в данном случае вопросов возникает немало. Поэтому далее мы поговорим именно об ознакомлении работников с ЛНА. К примеру, зачастую работодатель не разграничивает круг лиц-«ознакомителей». Так, чаще всего ошибочно могут быть ­ознакомлены с ЛНА:

• работники, чью работу не затрагивают положения данного ЛНА;
• лица, работающие на условиях аутсорсинга или аутстаффинга;
• лица, оказывающие услуги или выполняющие работы по гражданско-правовым договорам (возмездного оказания услуг, подряда и др.);
• работники контрагентов, партнеров организации и т.д.

Возможно, в редких случаях будет нелишним ознакомить с определенным ЛНА (например, положением об информационной безопасности или положением о коммерческой тайне) и «посторонних» лиц. Особенно это касается случаев осуществления ими деятельности на территории работодателя. Однако надо понимать, что в случае нарушения ими требований ЛНА с большей степенью вероятности правовые последствия не наступят, ведь цель такого ознакомления заключается лишь в информировании «постороннего лица» о правилах поведения и ­взаимодействия между работниками в данной организации.

Между тем закон предусматривает, что, во-первых, с ЛНА должны быть ознакомлены работники организации, а во-вторых, положения ЛНА ­должны быть непосредственно связаны с их трудовой деятельностью .

Например, с положением о материальной ответственности следует знакомить только материально ответственных лиц, то есть тех, на которых можно возложить материальную ответственность на основании закона или договора. А с положением об отделе кадров должны быть ­ознакомлены ­исключительно работники отдела кадров.

В данном контексте может возникнуть вопрос: а что если работник откажется знакомиться с ЛНА, связанным с его трудовой деятельностью? На практике такие случаи нередки. К примеру, чаще всего работники могут отказаться от «знакомства» с должностной инструкцией, оставляя за собой право оспаривания примененных к ним дисциплинарных взысканий, включая увольнение по виновным основаниям, по причине не исполнения возложенных на них трудовых обязанностей.

А бывает, что и материально ответственные лица отказываются подписывать договор о полной материальной ответственности и знакомиться с положением о материальной ответственности, чему автор в свое время был свидетелем. В данном случае материально ответственное лицо, хотя по закону к таковым относилось, брать на себя подобную ­ответственность не желало.

Если работник отказывается от ознакомления с ЛНА, то выбор за работодателем: либо не настаивать на ознакомлении, понимая, что положения ЛНА на такого работника распространяться не будут, и взять все риски, связанные с не ознакомлением, на себя, либо убедить работника в обязательности ознакомления с ЛНА. Если же это не удастся – ­применить к нему соответствующее ситуации дисциплинарное взыскание.

Как знакомим?

Порядок и способы ознакомления работников с кадровыми и органи­зационно-распорядительными документами в основном вопросов не вызывают. Сотрудник ставит свою подпись и инициалы в ­соответствующей графе документа.

Что касается порядка и способов ознакомления с ЛНА, учитывая, что трудовым законодательством данный вопрос не урегулирован, практика складывается по принципу «сколько специалистов – столько и мнений». Как мы уже отмечали, закон требует ознакомить работника с ЛНА «под роспись», то есть под личную, или собственноручную, ­подпись. Между тем возникает справедливый вопрос: где именно ­ставить эту подпись?

На сегодняшний день существует немало способов ознакомления с ЛНА «под роспись», применяемых на практике специалистами по ­кадрам:

К сведению

Свернуть Показать

Если поступающего на работу нужно ознакомить с ЛНА, имеющим отношение к одному или нескольким работникам (например, с должностной инструкцией), целесообразнее это сделать путем проставления подписей в самом документе с ­получением его копии.

К сведению

Свернуть Показать

Дистанционного работника можно ознакомить с ЛНА, непосредственно связанным с его работой, путем обмена с ним электронными документами с электронной цифровой подписью (ч. 5 ст. 312.1, ч. 5 ст. 312.2 ТК РФ, ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»).

Случается, что в крупных организациях с большой численностью персонала, особенно если у них много обособленных подразделений, находящихся в разных регионах, возникают сложности с личным ознакомлением работников с ЛНА. Кадровики в таких организациях пытаются ознакомить работников путем рассылки ЛНА по электронной почте или размещения на странице в Интранете или Интернете, на ­информационных досках, в корпоративных изданиях и пр.

Пример 1

Лист ознакомления работников с Правилами внутреннего трудового распорядка

Свернуть Показать

Пример 2

Свернуть Показать

Пример 3

Фрагмент журнала ознакомления работников с локальными нормативными актами

Свернуть Показать

Пример 4

Лист ознакомления с локальными нормативными актами

Свернуть Показать

Перечисленные способы ознакомления сотрудников с ЛНА имеют место быть, но, скорее всего, они будут носить дополнительный характер. Ведь если работник ознакомится с ЛНА, прочитав его на информационной доске, или вовсе проигнорирует его, то в случае необходимости предоставления доказательств ознакомления этого работника с ЛНА ­таковых не окажется.

Соответственно, если работник не будет ознакомлен с ЛНА, то в случае его нарушения у работодателя не будет оснований привлечения его к ответственности. Например, если в организации действует положение о коммерческой тайне, с которым по каким-то причинам не ознакомили работников, то в случае разглашения коммерческой тайны к работникам никаких претензий быть не может. И наоборот: если работники должным образом были ознакомлены с таким положением, то, если информация, отнесенная к коммерческой тайне, при определенных условиях попадет вовне по вине конкретного работника, его можно будет привлечь к дисциплинарной и гражданской ответственности за разглашение сведений, составляющих коммерческую тайну.

В какой срок?

Как мы уже говорили, с ЛНА работодатель знакомит работников до заключения трудового договора, а с остальными документами – после его заключения. Но, разумеется, далеко не всегда работодатель безупречно соблюдает такую процедуру. Зачастую о том, что работники не ознакомлены с ЛНА, становится известно при возникновении конфликтной ситуации, в которой работодатель во избежание неприятных прецедентов будет пытаться ознакомить с таким документом всех остальных ­работников в ускоренном порядке «задним числом».

Законно ли это? Конечно, нет. Однако при проставлении работником подписи при ознакомлении с ЛНА после заключения трудового договора с указанием даты ознакомления, предшествующей дате заключения трудового договора, вряд ли возможно доказать, что он ознакомился с ЛНА не в срок. По общему правилу на работника будут распространяться положения ЛНА с момента ознакомления с ним. Рассмотрим случай из практики.

Судебная практика

Свернуть Показать

Работница обратилась с иском к организации об отмене дисциплинарных взысканий и компенсации морального вреда. В обоснование заявленных требований она указала, что работает в организации в должности торгового представителя с августа 2009 года. В январе 2010 года она была привлечена к дисциплинарной ответственности в виде выговора за не предоставление в установленный срок документов первичной отчетности, а в феврале 2010 года – к дисциплинарной ответственности в виде выговора за не проведение работы с дебиторской задолженностью и невыполнение плана продаж. Истица считает указанные дисциплинарные взыскания незаконными, поскольку работодатель не поручал ей получить от покупателей документы первичной отчетности, она не была ознакомлена со своими должностными обязанностями и с ней не был проведен инструктаж по работе с дебиторской задолженностью. В частности, она не была ознакомлена с должностной инструкцией торгового представителя, а с регламентом управления дебиторской задолженностью была ознакомлена спустя месяц после привлечения к ­ответственности.

Требования об отмене названных выше распоряжений были удовлетворены ­судом. Он сделал следующие выводы:

• в соответствии с ч. 3 ст. 68 ТК РФ при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под личную ­подпись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором. В ходе судебного разбирательства ответчик не представил допустимых и достоверных доказательств, подтверждающих факт ознакомления работницы с должностной инструкцией торгового представителя и с регламентом управления дебиторской задолженностью до принятия решения о привлечения ее к дисциплинарной ответственности за неисполнение трудовых обязанностей;
• при таких обстоятельствах дисциплинарные взыскания за неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей были применены к работнице с нарушением закона. Истица не была ознакомлена с возложенными на нее в соответствии с занимаемой должностью торгового представителя должностными обязанностями: обязанностью получать у покупателей документы первичной отчетности и проводить работу с дебиторской задолженностью в установленный срок, а также не была ознакомлена с установленным планом продаж (определение Московского областного суда от 16.09.2010 по делу № 33-15865).

Кроме того, новые ЛНА, утвержденные и введенные в действие в установленном порядке в процессе хозяйственной деятельности, также должны быть доведены до сведения всех работников, чью трудовую деятельность они затрагивают, – в определенном в ЛНА или приказе работодателя порядке. При этом ознакомление лиц, находящихся в это время в отпусках, служебных командировках, на «больничном» и т.п., обычно осуществляется в первый день их выхода на работу.

Кто отвечает?

Обязанность знакомить работников под личную подпись с принимаемыми ЛНА, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью, лежит на работодателе. Потому на основании абз. 10 ч. 2 ст. 22 ТК РФ в случае несоблюдения этой обязанности работодатель может быть привлечен к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ в виде административного штрафа: на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 рублей, на юридических лиц – от 30 000 до 50 000 руб­лей или административное приостановление деятельности на срок до ­девяноста суток.

К сведению

Свернуть Показать

При рассмотрении дел о привлечении к ответственности по указанной статье КоАП РФ подразумевается, что ЛНА должен соответствовать действующему законодательству, быть утвержденным и введенным в действие в установленном порядке и быть применимым к трудовым отношениям. Процедура его принятия должна быть соблюдена. Соответственно, наказание, примененное на основе незаконно принятого ЛНА или ЛНА, положения которого идут вразрез с действующим законодательством, может быть оспорено работником в судебном порядке.

К слову, указанная ответственность может быть применена к работодателю за нарушение и иных норм трудового законодательства, в том числе за не ознакомление работника с иными документами, ознакомление с которыми закон вменяет в обязанность работодателю. Между тем факт нарушения норм трудового законодательства может быть установлен и при проверке работодателя уполномоченными госорганами. ­Рассмотрим ­случай из практики.

Судебная практика

Свернуть Показать

В связи с обращением в ГИТ работника о нарушении трудового законодательства организацией при его увольнении инспекция провела проверку, в ходе которой было установлено, что работодатель в нарушение абз. 5 ч. 2 ст. 57 ТК РФ не включил в трудовой договор с работником при приеме его на работу на должность водителя-экспедитора обязательное условие о доплатах, надбавках, поощрительных выплатах. ГИТ признал организацию виновной и оштрафовал ее на 50 тыс. рублей (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ). Работодатель обратился в суд с целью оспорить ­данное ­постановление.

В ходе судебного разбирательства было установлено следующее. В соответствии со ст. 168.1 ТК РФ работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также работникам, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера, работодатель возмещает расходы, связанные со служебными поездками. Размеры и порядок возмещения таких расходов, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также ­устанавливаться трудовым договором.

Представитель организации утверждал, что организация ознакомила работника с локальными нормативными актами, о чем имеется запись в трудовом договоре и подпись работника. Но данный довод был отклонен судом, поскольку из находящегося в материалах дела трудового договора с водителем-экспедитором следует, что работник ознакомлен с должностной инструкцией, правилами внутреннего трудового распорядка и правилами перевозки грузов автомобильным транспортом и другими локальными нормативными актами. Сведений о том, что он ознакомлен с приказом работодателя «О возмещении расходов, связанных с разъездным характером работ», материалы дела не содержат. Доказательств, подтверждающих ознакомление с указанным локальным актом, в суд не ­представлено.

На этом основании суд оставил в силе постановление государственного инспектора труда с изменением лишь в части назначенного административного наказания. Так, размер штрафа был снижен до 30 000 рублей (решение Московского ­областного суда от 24.06.2014 по делу № 21-590/2014).

Таким образом, практически во всех случаях имеет значение именно факт ознакомления работника с теми или иными документами путем проставления работником собственноручной подписи – будь то в листе ознакомления, специальном журнале, трудовом договоре и пр. Только так можно будет доказать, что работник ознакомлен с документом, что не позволит ему манипулировать обратной информацией.

Трудовой кодекс РФ (ч. 3 ст. 68) закрепляет обязанность работодателя еще до приема сотрудника ознакомить его с локальными нормативными актами (ЛНА), обязательными по закону для всех работников или необходимыми ему по трудовой функции. Однако форма и порядок ознакомления работников законодательством не предусмотрены. Поэтому можно использовать любые способы ознакомления — главное, чтобы данный факт был подтвержден подписью сотрудника.

При проведении действий по ознакомлению необходимо учесть следующие моменты:

1. Со всеми действующими ЛНА сотрудник, ответственный за прием на работу, должен ознакомить поступающего на должность еще до заключения с ним трудового договора. Причем его подпись нужна в отношении как обязательных ЛНА (правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор, документы по охране труда положения о персональных данных, оплате труда), так и тех актов, которые дополнительно приняты организацией и непосредственно касаются деятельности этого работника (положения о филиале, структурном подразделении, документообороте, коммерческой тайне и др.).
2. С новыми или измененными ЛНА работников необходимо знакомить в том порядке, который установлен приказом о введении этих документов в действие.

Как оформить ознакомление с локальными нормативными актами

На практике предприятия используют:

• проставление подписей работника об ознакомлении в трудовом договоре;
• журнал ознакомления с ЛНА;
• лист-вкладыш в личное дело сотрудника и др.

В качестве одной из возможностей предлагается применение листа ознакомления с ЛНА. Его можно сделать приложением к трудовому договору; в таком случае при необходимости будет проще найти соответствующую подпись сотрудника. Еще один вариант — приложение к ЛНА, с которым знакомятся.

Лист можно заполнить вручную или на компьютере.

Почему же необходимо так серьезно подходить к процедуре ознакомления сотрудников с ЛНА?

1. Это прямая обязанность работодателя, невыполнение которой является административным правонарушением по ст. 5.27 КоАП РФ (см. постановление Верховного суда РФ от 10.10.2011 № 4-АД11-8).
2. Правильность проведения процедуры и наличие подписи сотрудника играют важную доказательственную роль при возникновении споров (апелляционное определение Костромского областного суда от 21.10.2013 по делу № 33-1782).

Образец листа ознакомления с локальными нормативными актами можно скачать по ссылке: образец листа ознакомления с ЛНА .

Итак, лист ознакомления — один из способов подтвердить факт знания сотрудником текстов внутренних нормативных документов. Его оформляют в свободной форме. Удобно завести один лист ознакомления либо на конкретный нормативный акт (и хранить с данным актом), либо на сотрудника (и хранить в личном деле).

Вопрос : Можно ли считать правомерны--м создание единого листка ознакомлен--ия, в котором перечислен--ы все локальные акты ?

Вопрос :

Трудовым законодательством не регламентирована процедура ознакомления работника с локальными нормативными актами организации.

Работодатель может использовать любой способ ознакомления работников, предусматривающий наличие подтверждающей подписи работника.

Будет правомерным и использование листа ознакомления (приложения к трудовому договору), в котором будут перечислены все локальные нормативные акты, с которыми ознакомлен работник.

Правовое обоснование :

Трудовой кодекс Российской Федерации не содержит легального определения понятия локального нормативного акта.

В теории трудового права под локальными нормативными актами понимаются принимаемые работодателем акты, которые содержат правила поведения, рассчитанные на неоднократное применение к неопределенному кругу лиц.

Такие акты вправе принимать почти все работодатели (ст. 8 ТК РФ), исключение составляют лишь работодатели — физические лица (не предприниматели).

В соответствии с ч. 2 ст. 22 Трудового кодекса Российской Федерации все работники организации должны быть под роспись ознакомлены с локальными нормативными актами предприятия, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью.

Кроме того, до подписания трудового договора работодатель обязан ознакомить работника с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью (ч. 3 ст. 68 Трудового кодекса Российской Федерации). Обязательными для ознакомления являются следующие документы:

• правила внутреннего трудового распорядка (ч. 3 ст. 68 ТК РФ);
• правила хранения и использования персональных данных работников (ст. 87 ТК РФ);
• положение об оплате труда (ст. 135 ТК РФ), если такой раздел не включен в правила внутреннего трудового распорядка;
• правила и инструкция по охране труда (ст. 212 ТК РФ).

Должностная инструкция не указана трудовым законодательством в качестве обязательного локального акта организации. Вместе с тем она является важным документом, регламентирующим не только трудовую функцию работника, круг его должностных обязанностей, пределы ответственности, но и квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности (Письмо Роструда от 31.10.2007 N 4412-6). Поэтому рекомендуется ознакамливать принимаемых на работу лиц и с должностной инструкцией.

Кроме того, следует ознакомить принимаемых работников и с нижеуказанными локальными нормативными актами (при их наличии в организации):

• коллективный договор;
• положение о социальном обеспечении работников;
• положение об информационной безопасности;
• положение о коммерческой тайне;
• положение о материальной ответственности работников за ущерб, причиненный работодателю;
• положение о документообороте;
• положение об инвентаризации товарно-материальных ценностей;
• письменный договор о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности работника;
• иные документы.

Необходимо отметить, что трудовым законодательством не регламентируется порядок ознакомления работников с локальными нормативными актами и способы фиксации подписи работников. Работодатель вправе использовать любые удобные ему способы ознакомления.

Например, факт ознакомления работников с локальными актами может быть подтверждён следующими способами:

Подписью работника на листе ознакомления. Как правило, в листе ознакомления указываются фамилия, имя, отчество работника и дата ознакомления. Этот лист прилагается к каждому локальному нормативному акту, нумеруется, прошивается и скрепляется печатью и подписью должностного лица.

Подписью работника в специальном журнале ознакомления работников с локальными нормативными актами. В отличие от листа ознакомления этот журнал может предусматривать возможность ознакомления работников с несколькими локальными нормативными актами.

Подписью работника на листе ознакомления, являющемся приложением к трудовому договору, в котором могут быть перечислены все локальные нормативные акты, в которыми ознакомлен работник.

Дистанционного работника можно ознакомить с локальными нормативными актами организации, непосредственно связанными с его работой, путем обмена электронными документами с электронной цифровой подписью. Это следует из совокупности норм: ч. 5 ст. 312.1, ч. 5 ст. 312.2 Трудового кодекса, ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ.

Необходимо помнить, что неознакомление работников с локальными нормативными актами является нарушением законодательства о труде и об охране труда и может повлечь административную ответственность для работодателя по ст. 5.27 Кодекса об административных правонарушениях Российской Федерации.

Журнал ознакомления с локальными нормативными актами - это внутренний документ организации; он не является обязательным, но его использование поможет работодателю исполнить требования Трудового кодекса, согласно которым нужно знакомить работников с внутренними нормативными актами.

Для чего нужен журнал ознакомления с локальными нормативными актами

Нормами ст. 68 ТК РФ предусмотрена обязанность работодателя ознакомить сотрудников предприятия со всеми локальными нормативными актами (ЛНА), которые связаны с его трудовой деятельностью. Такое ознакомление обязательно должно происходить под роспись работника. Игнорирование этого требования влечет административную ответственность за неисполнение требований трудового законодательства. Штрафы платить не хочется никому, поэтому процесс ознакомления приходится как-то оформлять. Существует несколько способов это сделать:

• оформить отдельные листы ознакомления и приложить их ко всем Положениям, приказам, договорам и иным документам;
• ставить росписи непосредственно на ЛНА;
• завести специальный журнал.

С приказами о приеме на работу, отпусках, увольнении и прочими кадровыми персонализированными документами обычно знакомят «под роспись» — с получением подтверждающей подписи человека на самом документе. А вот с внутренними нормативными актами, которые касаются сразу многих лиц, дело обстоит сложнее, ведь если на них непосредственно будет расписываться каждый человек, свободного места не останется очень быстро. Поэтому работодатели или заводят специальные дополнительные листы для подписей (что неудобно), либо создают один журнал ознакомления работников с ЛНА. При этом в большой компании с различными отделами и другими структурными подразделениями, где происходит постоянное движение кадров, можно оформить такую форму книжного типа отдельно как по каждому виду документов, так и по отделам или филиалам. Тогда все локальные акты будут в порядке и к ним не придется прикреплять дополнительные листы.

Образец журнала ознакомления с локальными нормативными актами

Утвержденной формы такого журнала не существует. Поскольку она не является обязательной или даже рекомендованной, законодатели обошли ее своим вниманием. Введение в документооборот организации такой формы направлено исключительно на упрощение исполнения требований Трудового кодекса РФ и других законов. Поэтому только от работодателя зависит, как именно он решит этот вопрос. Разработать необходимую форму придется самостоятельно. Главное, чтобы она содержала все локальные нормативные акты, с которыми должны знакомиться новые работники. Сформированный бланк должен утвердить своим приказом руководитель организации.

Ничего сложного в заполнении такого документа быть не должно. Например, он может выглядеть так:

Также не обязательно придавать ему книжную форму. Это могут быть и отдельные листы, помещенные в папку-скоросшиватель. Никаких виз об утверждении ставить на титульном листе не нужно, можно только проставить дату начала и дату окончания записей.

Структура журнала и срок его хранения

Из приведенного выше примера видно, что форма журнала достаточно простая. Поскольку ЛНА, с которыми обязательно нужно знакомить, в организациях обычно много, необходимо выделить под каждый из них несколько страниц. При этом структура этих страниц отличаться не будет и будет содержать графы:

• данные работника (ФИО);
• должность и отдел в организации;
• дату визирования (при необходимости — время);
• личную подпись каждого работника.

При желании листы можно пронумеровать и прошить, но это не обязательно. Ответственным лицом за ведение такого журнала обычно является специалист по кадрам или сам руководитель, если организация небольшая.

Отдельно нужно отметить порядок и сроки хранения данного документа. Этот вопрос также законодательно не урегулирован, поэтому его должна установить сама организация. Чаще всего работодателям хочется сделать его небольшим, например 5 лет. Это является ошибкой, и на практике лучше установить повышенные сроки хранения. Ведь многие локальные акты имеют постоянный срок хранения или их хранят минимум 10 лет. Желательно, чтобы эти периоды не отличались от срока хранения документов об ознакомлении с ними. К тому же работники, ознакомленные с ЛНА более 5 лет назад, могут продолжать работать в данной организации и поднять вопрос об ознакомлении их с теми или иными нормами. Без этого документа доказать факт, что требования были соблюдены, будет достаточно тяжело.

Также не следует забывать о приказе Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 , в котором прямо сказано, что все локальные нормативные акты (положения, инструкции) о персональных данных работников являются документами постоянного срока хранения. Поэтому целесообразно установить такие же требования и для журнала ознакомления, если он касается персональных данных. В частности, постоянно нужно хранить такие локальные документы, как:

• Положения о структурных подразделениях организации;
• Положения об оплате труда.

Поэтому, если работники ставят свои подписи и знакомятся именно с этими ЛНА лично, срок хранения формы, подтверждающей этот факт, должен быть аналогичным.