Понятие документированной информации. Порядок и способы документирование информации

зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель.

В трех федеральных законах дается понятие документированной информации. В одном случае (в узком смысле слова) документированная информация - это зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать, определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель (ст. 2 Закона об информации). В другом (в широком смысле слова) - под документом понимается материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования (ст. 1 Федерального закона от 29 декабря 1994 г. N 77-ФЗ "Об обязательном экземпляре документов", ст. 2 Федерального закона от 29 декабря 1994 г. N 78-ФЗ "О библиотечном деле").

Документированная информация выступает одной из форм
представления свободной информации. Легальное определение
документированной информации закреплено в ст. 2 Федерального
закона «Об информации, информационных технологиях и о защите
информации». В соответствии с указанной статьей под

документированной информацией понимается зафиксированная
на материальном носителе путем документирования информация
с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или
в установленных законодательством РФ случаях ее материальный
носитель. Более развернутое определение документа дается
в ст. 1 Федерального закона «Об обязательном экземпляре

документов», согласно которой документ - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи (фонограммы), изображения или их сочетания, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях общественного использования и хранения" 11 .

Из данных определений вытекают три основных признака документа.

Первый из них - наличие материального носителя информации.
В качестве таковых, в принципе, могут рассматриваться любые объекты
материального мира, включая вещи и физические поля, в которых
находят свое отражение определенные сведения. Одни и те же
сведения могут быть зафиксированы на различных материальных
носителях. Наибольшее распространение получили бумажные носители,
документы, в которых информация представлена

в электронно-цифровой форме (электронные документы), видео-и звукозаписи.

Вторым признаком документированной информации является
идентифицируемость зафиксированных на носителе сведений. Это
достигается путем присовокупления к содержательной стороне
сведений данных, именуемых реквизитами, которые позволяют
установить источник и назначение информации, время

ее документирования, а в ряде случаев и обеспечить защиту того либо иного документа (электронная цифровая подпись). Реквизиты должны быть зафиксированы на том же материальном носителе, что и идентифицируемые сведения.

Третьим признаком документированной информации, который не нашел своего отражения в приведенных выше определениях, выступает возможность изменения форм ее закрепления. Данный признак проявляется в том, что информация, закрепленная на материальном носителе одного вида, может быть одновременно представлена и на других видах носителей без угрозы утраты своего содержания и реквизитов. По существу, это возможность копирования информации.

Действующее информационное законодательство, и прежде всего

5.4. Режим /документированной информации Стр. 2 из 6

базовый для сферы информационных отношений Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» определяет основные, главным образом рамочные правила документирования информации.

Согласно ст. 11 указанного Закона законодательством РФ или
соглашением сторон могут быть установлены требования
к документированию информации. При этом в федеральных органах
исполнительной власти документирование информации осуществляется
в порядке, устанавливаемом Правительством РФ. Правила

делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством РФ в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти.

В настоящее время общие требования к функционированию служб
документационного обеспечения управления, документированию
управленческой деятельности и организации работы с документами
в федеральных органах исполнительной власти - министерствах,
службах и агентствах установлены Типовой инструкцией
по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти,
утвержденной приказом Министерства культуры и массовых
коммуникаций РФ от 8 ноября 2005 г. № 536 . Кроме того, в сфере
документирования информации действуют ГОСТ Р 6.30-

97 «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Вне зависимости от вида информационных ресурсов их формирование начинается с придания информации формы документа, позволяющей включить ее в состав информационных ресурсов.

В соответствии со статьей 2 ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» документированная информация – это зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством РФ случаях ее материальный носитель .

Слово «документ» берет происхождение от слова documentum, что в переводе с латыни означает «доказательство». Терминологический словарь по теории и практике научной информации 1964 г. определяет «документ» как материальный объект, содержащий информацию в закрепленном виде.

Любой документ состоит из трех элементов: содержания информации, формы представления информации и носителя информации.

Изучением развития способов документирования и носителей информации занимается научная дисциплина - документоведение. Данная наука исследует процессы делопроизводства, документооборота, архивирования. Причем основное внимание документоведения традиционно направлено на регулирование формы традиционного документа, закрепление его реквизитов.

Процесс документирования информации включает в себя стадии фиксирования информации на документальном носителе и определения реквизитов, позволяющих информацию идентифицировать . Существует достаточно большое количество способов, которыми можно зафиксировать информацию. Условно их можно разделить на два класса:

· зафиксированная информация доступна для восприятия органами чувств человека без применения дополнительных технических устройств – так называемый «бумажный документ»;

· зафиксированная информация доступна для восприятия только посредством применения технических устройств – электронный документ, аудиоинформация, видеоинформация, закодированные сведения и т.п.

Понятие идентификации означает установление совпадения, идентичности. Идентичный, в свою очередь, означает тождественный, полностью совпадающий. Задача идентификации реквизитов информации, содержащейся в документе, состоит в обеспечении сохранения тождества первоначального содержания документа с содержанием документа, поступившего к потребителю, и в случае необходимости - установления факта этого тождества, в том числе в ходе судебного разбирательства.

В федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством РФ. Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством РФ в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти.

Государственным органом, осуществляющим нормативно-методическое регулирование документирования информации, является Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии, в которое был преобразован Государственный комитет РФ по стандартизации и метрологии (Госстандарт). Вопросы стандартизации документации регулируются Федеральным законом от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании». Межотраслевое методическое руководство документационного обеспечения в организациях РФ ведется Федеральным архивным агентством. Отраслевое методическое руководство документационного обеспечения осуществляется каждым министерством самостоятельно, на основе рекомендаций Федерального архивного агентства.

Документированная информация может быть представлена в электронном виде и храниться в автоматизированных информационных системах. В этом случае процесс идентификации информации имеет некоторые особенности, заключающиеся в том, что достоверность данной информации должна быть заверена владельцем автоматизированной информационной системы или имеющим на то право должностным лицом.

Для определения идентичности документа, кроме заверения его должностным лицом, могут быть использованы специальные технические средства. Законодательно для такой идентификации разрешено использование электронной цифровой подписи. Так, электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе.

Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы . Поскольку основное количество информации содержится в информационных ресурсах, данное положение является основополагающим для формирования документооборота.

Информационные ресурсы являются объектами отношений физических, юридических лиц, государства, составляют информационные ресурсы России и защищаются законом наряду с другими ресурсами. Правовое регулирование информационных ресурсов определяется нормами, устанавливающими :

· порядок документирования информации;

· право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах;

· порядок правовой защиты информации.

Информационные ресурсы создаются государственными органами всех уровней, любыми хозяйствующими субъектами, учреждения, общественными объединениями и отдельными гражданами. Каждый из указанных субъектов формирует информационные ресурсы для своих различных целей - производственных, управленческих, научных, просветительских и т.д. При этом информационные ресурсы значительно отличаются между собой по объему - от нескольких справочников до огромных библиотечных фондов и систем баз данных, а также по способу организации и представления информации.

Информационные ресурсы могут быть государственными и негосударственными .

Российская Федерация, субъекты РФ и муниципальные образования являются собственниками информационных ресурсов, создаваемых, приобретаемых, накапливаемых за счет средств федерального бюджета, бюджетов субъектов РФ, местных бюджетов, а также полученных путем иных способов. Государственными информационными ресурсами от имени Российской Федерации, субъекта РФ и муниципального образования управляют государственные органы и органы местного самоуправления в пределах их полномочий, установленных соответствующими нормативными правовыми актами.

Государство имеет право использования и/или выкупа документов, электронных документов и/или информационных ресурсов ограниченного доступа, принадлежащих физическим и юридическим лицам, в случае отнесения этой информации к государственной тайне или в других, установленных законом случаях. Собственник информационных ресурсов, содержащих сведения, отнесенные к государственной тайне, вправе использовать содержание информации, отображенной в этих информационных ресурсах с разрешения соответствующих органов государственной власти.

Документ – это понятие было впервые введено Петром I. Он перевел это как «письменное свидетельство». Под документом раньше подразумевался только письменный источник информации. Потом это понятие было расширено – материальный объект, содержащий информацию в закрепленном виде.

С тех пор,в отечественном законодательстве есть 2 трактовки документа – одни под ними подразумевает только письменные объекты; другие – любые объекты, несущие информационную функцию.

Тем не менее, информационная трактовка документа практически победила. Основные вехи:

1979 – микрофильмы стали документами;

1990 – в УПК были включены видео- и фотодокументы;

1994 г. – ФЗ об обязательном экземпляре документа, там появилась информационная трактовка документа. Ст. 1 – документ – материальный объект, с зафиксированной на нём информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования.

Что тут хорошо – четко фиксируются формы. Но определение не идеальное.

1995 – ФЗ об информатизации и т.п. – было понятие документированной информации – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Ст. 5 данного закона – документ, полученный из автоматизированной информационной системы (легализован статус компьютерного документа).

Ст. 2 действующего ФЗ об информации – это зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленном в законодательстве РФ ее материальный носитель.

Реквизиты должны обязательно определять содержание информации, а в некоторых случаях – ее материальный носитель.

Документирование (ГОСТ-Р-51141-98 по делопроизводству и архивному делу) - запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Документированная информация = документ (ст.11 Закона об информации - в отношении электронного документа; ГОСТ-Р -51141-98). Законодатель не указал в законе, что информация и документ- это равнозначные понятия. В частности, в ст. 11 Закона об информации, которая говорит о документировании информации, говорится о необходимости документирования информации в соответствии с правилами делопроизводства и документооборота. В той же статье говорится, когда электронное сообщение признается электронном документом.

В ГОСТе документированная информация рассматривается как синоним документа.

Определение "документ" является общеправовым, в некоторых законах есть свои частные определения (например, архивный документ).

Документ состоит из трех частей:

Материальный носитель – в законе об Информации нет определения.

индивидуально определенный предмет (вещь) (материальный носитель дактилоскопической информации - Закон о дактилоскопической регистрации) - отсюда информация в ЭВМ - не документ;

не только предмет, но и физическое поле (Закон о государственной тайне - материальные объекты, в том числе физические поля,...);

отсюда материальный носитель - материальный объект, в том числе физическое поле, в котором информация отображена в форме символов и сигналов, и имеющий реквизиты, позволяющие определить данную информацию или в определенных случаях материальный носитель.

Реквизиты – выполняют две функции

Система менеджмента качества организации должна включать документированную информацию, требуемую ГОСТ Р ИСО 9000-2015 «Системы менеджмента качества. Требования», а также определенную организацией как необходимую для обеспечения результативности системы менеджмента качества.

Объем документированной информации системы менеджмента качества одной организации может отличаться от другой в зависимости от размера организации и вида ее деятельности, процессов, продукции и услуг; сложности процессов и их взаимодействия; компетентности работников.

Цель документирования системы качества заключается в создании организационно-методической и нормативной основы для построения и функционирования системы качества, соответствующей рекомендациям и требованиям стандартов семейства ИСО 9000. Основными объектами документирования в СМК становятся процессы.

К документам, применяемым в СМК, относятся:

• 1) руководство по качеству;
• 2) планы качества, программы, стандарты организаций;
• 3) план менеджмента проекта;
• 4) документы, содержащие технические требования;
• 5) методические документы;
• 6) документированная информация;
• 7) записи.
• 1. Руководство по качеству. Руководство по качеству (Quality Manual ) - это документ, устанавливающий требования на систему менеджмента качества организации. Структура руководства не стандартизирована, но оно всегда содержит вводную часть; изложение политики предприятия в области качества либо целей и задач подразделения в этой области; характеристику структуры предприятия; разделы, описывающие организацию работ по элементам системы качества (организацию работ по обеспечению качества в подразделении); положения по пересмотру и корректировке руководства.
• 2. Планы качества, программы, стандарты организаций. План качества - документ, определяющий процессы СМК (включая процессы жизненного цикла продукции) и ресурсы, которые предстоит

по применять к конкретной продукции, проекту, контракту. В ряде случаев, когда речь идет о достаточно сложных и длительных работах, план качества представляют в виде программы качества. Планы качества являются составной частью бизнес-плана.

План качества должен определять конкретные меры в области качества, ресурсы и последовательность деятельности по каждому возводимому объекту и каждому запланированному в строительной организации процессу, направленному на обеспечение конкретных требований к выполняемым работам и возводимым объектам. Этот план может иметь, например, форму карты технологического процесса, документально оформленной методики или рабочей инструкции, компьютерной программы для автоматизированного процесса, графика или чертежа, рабочего листа.

Стандарты организации являются нормативными документами, утверждаются руководителем и применяются только в данной организации. Они определяют организационные связи и обязанности подразделений и исполнителей, порядок организации и выполнения работ по обеспечению качеством, т.е. регламентируют специальные функции управления качеством. Стандарты устанавливают правила, общие принципы, требования, касающиеся определенных видов деятельности или объектов стандартизации. Объектами стандартизации могут быть применяемые только в данной организации технологические процессы и требования к ним, а также процессы организации и управления производством, в том числе и управления качеством.

Примерами стандартов строительных организаций могут служить такие, как «Стандарт предприятия. Система менеджмента качества. Закупки. Оценка поставщиков», «Стандарт предприятия. Система менеджмента качества. Управление производственными процессами» и др.

• 3. План менеджмента проекта. План представляет собой документ, устанавливающий что необходимо для достижения целей проекта. В план менеджмента проекта следует включать план качества проекта или ссылаться на него. План менеджмента проекта также включает в себя или ссылается на другие планы, касающиеся организационной структуры, ресурсов, графика, бюджета, менеджмента, риска, экологического менеджмента, менеджмента здоровья и безопасности, менеджмента безопасности.
• 4. Документы, содержащие технические требования. К ним относят технологические карты производства работ, положения о подразделениях, инструкции, технические чертежи.

Инструкция по качеству - документ, содержащий требования к действиям, которые необходимо выполнить в системе качества. Рабочие инструкции (по закупкам, контролю качества, проведению технологических операций) носят более детализированный характер, чем процедуры. Примером могут служить такие рабочие инструкции по качеству, как «Составление отчета по результатам внутреннего аудита», «Подготовка к работе контрольно-измерительного средства», «Нанесение на изделие защитного покрытия» и др. Чаще всего рабочие инструкции содержат подробное описание способов выполнения

ш индивидуальных заданий. Эти инструкции необходимы в том случае, если их отсутствие может оказать прямое воздействие на качество продукции. В отличие от руководства по качеству и общеорганизационных процедур, рабочие инструкции являются оперативными документами.

5. Методические документы. Они содержат рекомендации или предложения. Например, методика по оценке качества - документ, устанавливающий один или несколько методов (способов, приемов) осуществления определенной деятельности в системе качества. В отличие от процедуры, определяющей главным образом последовательность выполнения работы во времени, методика определяет один или несколько способов выполнения этой работы. Методика отвечает на вопрос: как (каким образом) делать? Примеры методик по качеству: методика оценивания качества проекта, методика обследования объекта аудита, методика анализа дефектов и отказов продукции.

К методическим документам относят и рабочие инструкции - например, рабочая инструкция для стропальщика, рабочая инструкция.

• 6. Документированная информация. Документированная информация представляет собой информацию, которая должна управляться и поддерживаться организацией.
• 7. Записи. Запись представляет собой документ, содержащий достигнутые результаты или свидетельства осуществленной деятельности. Записи могут использоваться, например, для представления свидетельств проведения верификации, для предупреждающих корректирующих действий.