Реквизиты и их виды. Состав реквизитов

Для разных документов предусматривается различное количество реквизитов. Их набор зависит от целей создания акта, его назначения. Для многих бумаг количество реквизитов ограничено. Некоторые атрибуты устанавливаются законодательными и нормативными актами. Оформление реквизитов документов строго регламентировано.

Перечень основных элементов

Формы и реквизиты документов устанавливаются госстандартами и утверждаются Правительством. В ГОСТ Р 6.30-2003 предусмотрены следующие элементы:

1. Гербы РФ или субъекта.
2. Товарный знак или эмблема предприятия.
3. Код организации.
4. ОГРН.
5. ИНН/КПП.
6. Код формы.
7. Название организации.
8. Справочные сведения.
9. Название вида документа.
10. Дата составления.
11. Регистрационный номер бумаги.
12. Место составления/публикации.
13. Адресат.
14. Ссылка на дату и номер документа.
15. Резолюция.
16. Гриф утверждения.
17. Заголовок текста.
18. Гриф согласования.
19. Текст.
20. Отметка о контроле.
21. Подпись.
22. Отметка о приложениях.
23. Оттиск печати.
24. Отметка о поступлении/исполнении документа и отправке его в дело.
25. Визы согласования.
26. Отметка о заверении экземпляра/поступления цифровой копии.
27. Идентификатор.
28. Отметка об исполнителе.

Каждой бумаге соответствует свой набор элементов.

Нормативная база

В госстандарте определяется место размещения каждого элемента. Оно закрепляется согласно традициям последовательности заполнения и чтения бумаг. Размещение герба РФ осуществляется в соответствии с ФКЗ № 2. Символ регионов указывается на бланках согласно нормативным актам субъектов. Эмблема предприятия (товарный знак) размещается в соответствии с положениями устава. Код организации должен указываться согласно ОКПО. ОГРН, ИНН/КПП приводится сообразно документам, выдаваемым налоговой службой.

Требования к оформлению реквизитов документов: наименование предприятия

Элементы, посредством которых осуществляется идентификация как самих бумаг, так и их авторов и адресатов, определяются как реквизиты документов. Значит, их неотъемлемым атрибутом выступает наименование предприятия. Оно указывается в строгом соответствии со сведениями, закрепленными учредительными документами. Над названием предприятия проставляют наименование (сокращенное или полное) вышестоящего органа (при наличии). Написание осуществляется на русском языке.

Сокращенное название указывается на бланках, если оно закреплено учредительными бумагами. Наименование представительства, территориального отделения, филиала указывается только в том случае, если это подразделение выступает в качестве автора. Оно помещается ниже названия главной организации.

Справочные сведения

Реквизиты документов - это информация о составителях актов. По этим атрибутам можно узнать местоположение организации, ее контактные данные: телефон, факс, эл. почту и проч. Выбор набора справочных сведений осуществляется предприятием самостоятельно. Однако в любом случае основную информацию об адресе (с указанием почтового индекса), телефоне/факсе необходимо включать в реквизиты документов. Это необходимо для обеспечения обратной связи с потребителями, контрольными органами, пользователями, партнерами.

Дата

Реквизиты документов - это и точные сведения о дате их заполнения. В качестве нее выступает календарное число, когда бумага была подписана. Если составляется протокол, то его датой будет день заседания, акт - день события.

Оформляется этот реквизит с использованием арабских цифр. При этом установлена определенная последовательность: день, месяц и год. Допускается использование слов при оформлении даты. Например, 01 января 2016 г.

Регистрационный номер

В него входит несколько элементов. В нем, в частности, присутствует порядковый номер, дополняющийся индексом дела в соответствии с номенклатурой, сведениями об исполнителе, корреспондентах и так далее.

Бывает так, что несколько организаций совместно составляют один документ. В этом случае в регистрационный номер включаются индексы обеих компаний (учреждений). Их указывают через косую линию в том же порядке, что приводят авторов.

Место издания/составления

Оно указывается в том случае, если его нельзя определить по сведениям, включенным в другие реквизиты документов. Это, в частности, наименование предприятия и справочная информация. Место издания/составления указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением. Оно может включать в себя исключительно общепринятые сокращения.

Адресат

В качестве него может выступать вся организация в целом или отдельное ее структурное подразделение, а также должностные лица. Адресатом может быть и частное физлицо. Если бумага направляется должностному лицу, инициалы указываются перед его фамилией.

Название подразделения или организации приводится в именительном падеже, а должности - в дательном. При отправке бумаги в несколько однородных учреждений или филиалов/представительств их указывают обобщенно.

Разрешено центрирование каждой строки адресата относительно самой длинной из них. В документе не должно быть больше 4 получателей. Перед вторым и последующими адресатами слово "копия" не указывается. Если их больше 4, составляется список рассылок.

В составе реквизита "адресат" допускается включать почтовый адрес. Его элементы указываются в последовательности, предусмотренной правилами оказания почтовых услуг. Если получателем является организация, содержание реквизитов документа будет следующим: наименование предприятия, затем почтовый адрес. Если физлицо - фамилия и инициалы, а затем место проживания.

Утверждение

Реквизитами документа являются различные отметки, грифы и визы. Утверждение бумаги осуществляется уполномоченными должностными лицами либо специальным актом. Реквизиты документа, подтверждающего согласование с соответствующим лицом или подразделением, включают в себя:

1. Наименование должности ответственного служащего.
2. Слово "утверждаю". Оно указывается без кавычек.
3. Подпись сотрудника, его инициалы и фамилия.
4. Дату утверждения.

Если бумага согласовывается с несколькими лицами, их подписи располагаются на одном уровне. Если подтверждение бумаги осуществляется решением, протоколом, постановлением, приказом, в гриф включают слово "Утвержден", наименование соответствующего акта, его номер и дату. Располагается этот реквизит в верхнем углу справа.

Заголовок

Он включает в себя краткое описание документа. Заголовок должен согласовываться с наименованием вида бумаги. Он может отвечать на следующие вопросы:

1. О чем? О ком? Например: "Приказ о создании инвентаризационной комиссии".
2. Чего? Кого? К примеру: "Должностная инструкция инженера".

Если документ оформляется на бланке, формата А5, допускается не указывать заголовок.

Текст

Он составляется на государственном языке России или национальных языках регионов. Эта часть документа может быть представлена в виде собственно текста, анкеты, таблицы или комплексом этих элементов. Существует и ряд особенностей, которые следует учесть:

1. Если текст представлен в виде таблицы, ее строкам и графам присваиваются наименования. Они указываются в именительном падеже.
2. Подзаголовки должны согласовываться с наименованиями.
3. Если таблица занимает более одного листа, графы нумеруются, а на второй и последующей страницах указываются только номера.
4. При составлении анкеты наименования признаков, по котором характеризуется объект, выражаются именами существительными в именительном падеже либо словосочетанием, включающим глагол 2-го л. мн. ч. в настоящем или прошедшем времени.
5. Связанный текст, как правило, включает в себя две части. В первом разделе указываются основания, причины, цели оформления документа. Вторая часть считается заключительной. В ней присутствуют просьбы, выводы, решения, рекомендации, предложения. Текст может состоять только из заключительной части. К примеру, в приказах приводится только распоряжение, без констатации.
6. В обязательные реквизиты документа, подготовленного на основании актов, изданных другими организациями, или созданных на этом же предприятии ранее, включаются сведения о первоисточниках. В частности указываются их наименования, название юрлица-автора, дата, регистрационный номер и заголовок.
7. Если в тексте присутствует несколько выводов, решений и проч., он может разбиваться на подразделы, разделы, пункты. Их отделяют арабскими цифрами.

Особенности изложения информации

Оформление реквизитов документов осуществляется по особым правилам. В частности в актах коллегиальных структур текст излагается от 3-го лица единственного числа. Например, "общее собрание решило/постановило". В актах организаций, работающих на принципе единоначалия, а также в бумагах, направляемых руководству, текст излагают от 1-го л. ед. числа. К примеру, "предлагаю", "приказываю", "прошу". В совместных актах текст приводится от 1-го лица мн. числа. Например, "решили", "приказываем". Аналогичным образом излагается текст протоколов. В актах, которыми устанавливаются обязанности и права организаций, их подразделений, а также включающих оценку/описание фактов или выводы, содержание приводится от 3-го лица множественного либо единственного числа. К примеру, "отдел выполняет функции", "комиссия установила". В письмах текст может излагаться:

1. От 1-го л. мн. числа. К примеру, "просим направить".
2. От 1-го л. ед. ч. Например, "прошу выделить", "считают необходимым".
3. От 3-го лица ед. числа. К примеру, "ведомство не возражает".

Ссылки на приложения

В конце текста указывается перечень сопровождающих документов. Соответствующая отметка может оформляться так: "Приложение: на 3 л. в 2 экз.". Если в тексте нет ссылок, то в перечне приводят наименование сопровождающего документа, количество листов и экземпляров. Если приложения сброшюрованы, число страниц не указывается.

В случае если прилагается документ, который также сопровождается актом, в отметке должна присутствовать соответствующая информация. В приложении к распоряжениям, приказам, постановлениям, инструкциям, правилам, решениям, положениям на первом листе указывают его номер. Он должен присутствовать в верхнем углу справа. Выглядит отметка так: "Приложение №". Здесь же указывается наименование распорядительного акта, его дата и регистрационный номер.

Дополнительно

Каждый поступающий документ регистрируется организацией. В отметке указывают очередной номер и дату. При необходимости проставляют минуты и часы поступления. Допускается проставлять отметку в виде штампа.

В настоящее время широко распространены электронные документы. В качестве идентификатора цифровой копии документа выступает отметка, которая ставится в нижнем углу слева на каждой странице. В ней присутствует наименование файла, дата и прочие поисковые сведения, предусмотренные организацией.

Точно и быстро идентифицировать организацию помогает специальный перечень данных – реквизиты предприятия. Реквизиты фирмы бывают общие и банковские. О том, что входит в реквизиты ООО и с помощью каких современных сервисов организация может легко отправлять партнёрам и клиентам свои реквизиты – читайте в нашей статье.

Основные реквизиты ООО

Без основных и правильно оформленных реквизитов организации деловой документ не имеет юридической силы. А значит коммерческая операция, которая была, к примеру, оформлена при использовании неправильных реквизитов и документов, не будет являться законной. К оформлению реквизитов ООО необходимо относиться внимательно, строго соблюдая все нормы и требования.

1. Первый и основной пункт, который в обязательном порядке должен присутствовать на основных реквизитах компании – это полное наименование предприятия . Здесь должна быть указана организационно-правовая форма фирмы. Например, открытое акционерное общество (ОАО), закрытое акционерное общество (ЗАО), общество с ограниченной ответственностью (ООО) или другая.

Наименование предприятия должно быть идентичным наименованию, которое указано в учредительных документах фирмы. Не допускаются здесь изменения названий, сокращения. Полное наименование ООО используется при любых регистрационных действиях. К примеру, Общество с ограниченной ответственностью «Звезда» или Закрытое акционерное общество «Фабрика качества».

2. Второй, не менее важный пункт, указываемый в реквизитах организации – это ее сокращенное наименование . Что касается организаций, то здесь зачастую используется сокращение организационно-правовой формы предприятия до аббревиатуры – ООО, ЗАО, ОАО, АО и т.д. Например, ООО «Звезда» или ЗАО «Фабрика качества».

3. Третий, обязательный пункт реквизитов организации – это ее юридический адрес . Это адрес нахождения предприятия, также указанный в учредительных документах. Он включает в себя индекс, название страны, населенного пункта, номер дома и помещения. Например: 124533, Россия, Рязанская область, г. Рязань, ул. Ленина, 52, корп. 1, оф. 5

После юридического адреса нередко указывается почтовый (фактический) адрес ООО, на который отправляется корреспонденция, а также контактный телефон организации (городской или мобильный).

4. Важным, но не обязательным пунктом реквизитов ООО является указание должности, фамилии, имени и отчества руководителя предприятия. Например: «Генеральный директор: Иванов Вадим Юрьевич».

5. Еще один обязательный элемент реквизитов ООО – это идентификационный номер налогоплательщика – ИНН. Данный номер, состоящий из десяти цифр присваивается предприятию при постановке на учет в территориальном органе ФНС России. Например, ИНН 0278000222.

6. Сегодня организациям также присваивается девятизначный КПП – код причины постановки на учет. Оба кода ИНН и КПП в реквизитах организации используются вместе – благодаря им можно определить обособленные подразделения предприятия. Например, КПП 027811001.

7. Еще один обязательный элемент реквизитов ООО – это ОГРН – Основной государственный регистрационный номер юридического лица. Он соответствует номеру записи в Едином госреестре юридических лиц (ЕГРЮЛ) и состоит из 13 цифр.

Для совершения тех или иных регистрационных действий юридическому лицу в обязательном порядке нужна выписка из ЕГРЮЛ. Например, ОГРН 1030224552966. Можно также указать дату регистрации организации – то есть день, когда запись об ООО была внесена в Единый госреестр юридических лиц.

8. В выписке из ЕГРЮЛ предприниматель может также «найти» код ОКВЭД – код из Общероссийского классификатора видов экономической деятельности. Он может содержать от двух до шести цифр и соответствует роду деятельности той или иной фирмы. Например: ОКВЭД 22.21.

9. Обязательно в реквизитах ООО указывается ОКПО – код предприятия в соответствии с Общероссийским классификатором предприятий и организаций. Этот код используется органами статистики и призван облегчить учет и ведение списков предприятий в общероссийских базах данных. Код ОКПО может быть восьмизначным или десятизначным. Например, ОКПО 02428896. Код ОКПО организации присваивается в региональных органах Росстата.

10. Обязательно указывается в реквизитах код ОКАТО – Общероссийского классификатора административно-территориального деления объектов. Для каждого населенного пункта существует свой одиннадцатизначный код. Например, для г. Рязань код ОКАТО 61401000000. Узнать коды статистики можно на сайте Росстата по инн.

Банковские реквизиты ООО

В реквизиты предприятия, помимо основных данных, в обязательном порядке входят и банковские реквизиты. У организации может быть открыто сразу несколько расчетных счетов, но хотя бы один из них должен указываться в реквизитах организации.

Сервис Бизнес.Ру обладает большим набором возможностей для автоматизации работы магазинов. Вы сможете реализовать в программе продажи любой сложности: вести отдельные договора, составлять акты выполненных работ и настраивать резервирование товаров.

Программа поможет сформировать максимально подробный отчет по общим остаткам и оборотам денежных средств на расчетном счету, отдельный отчет позволит всегда быть в курсе всех взаиморасчетов с сотрудниками.

Все необходимые для реквизитов ООО реквизиты банка указаны в договоре на банковское обслуживание. Важно не ошибиться при их копировании.

Для осуществления расчетов с другими фирмами, у организации должен быть свой расчётный счет. Номер расчетного счета состоит из двадцати цифр. Благодаря данному коду счет вашей организации можно найти в автоматизированной банковской системе. Расчетный счет в обязательном порядке должен быть открыт у ООО. Например, расчетный счет может выглядеть так: 40602810206000050025.

Второй обязательный пункт, который должен быть указан в банковских реквизитах ООО – это полное название банка , с которым организация заключила договор на расчётно-кассовое обслуживание. Обязательно указывается номер отделения банка, город, в котором он работает. Например, ОАО «Уралторгбанк России», г. Рязань.

Также в реквизитах организации указывается, так называемый, банковский идентификационный код – БИК . Он присваивается подразделениям банков, их филиалам на всей территории нашей страны. Другими словами, наличие и законность деятельности любого банка России можно уточнить, сверившись со справочником БИК. Например, БИК 046526969.

Большая часть документов оформляется на бланках организации. Бланк - это стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной информации /2/. Бланки могут быть изготовлены типографским способом или разработаны на компьютере. Информация, расположенная в документе, имеет строго определенное назначение и местоположение на листе бумаги. Документ состоит из элементов, называемых реквизитами.

Реквизит - это элемент официального документа, наиболее часто используемый в практике оформления документов в управлении.

В действующем стандарте (ГОСТ Р 6.30-97 "Требования к оформлению документов") указан перечень из 29-и реквизитов:

1. государственный герб Российской Федерации;

2. герб субъекта Российской Федерации;

3. эмблема организации;

4. код организации;

5. код формы документа;

6. наименование организации;

7. справочные данные об организации;

8. наименование вида документа;

9. дата документа;

10. регистрационный номер документа;

12. место составления или издания документа;

13. гриф ограничения доступа к документу;

14. адресат;

15. гриф утверждения документа;

16. резолюция;

17. заголовок к тексту;

18. отметка о контроле;

19. текст документа;

20. отметка о наличии предложения;

21. подпись;

22. гриф согласования документа;

23. визы согласования документа;

24. печать;

25. отметка о заверении копии;

26. отметка об исполнителе;

27. отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

28. отметка о поступлении документа в организацию;

29. идентификатор электронной копии документа.

В зависимости от типа и назначения документа, он может содержать не все реквизиты. Перечисленные выше реквизиты документа имеют строго определенное местоположение на бланке.

Схема расположения реквизитов на документе /3/ представлена на рис. 1.4.

Каждый документ имеет три части.

Заголовочная часть содержит реквизиты, расположенные до текста. Заголовочная часть, в свою очередь, делится на левую и правую половины. Основная часть содержит информацию по сути документа и приложения. Оформляющая часть содержит реквизиты, расположенные после текста.

В зависимости от типа и назначения, документ может содержать не все реквизиты. Однако есть группа обязательных реквизитов, которые должны присутствовать практически в каждом документе. Они обеспечивают юридическую силу документу.

В эту группу входят следующие реквизиты:

06 - наименование организации;

08 - наименование вида документа;

09 - дата документа;

10 - регистрационный номер документа;

17 - заголовок к тексту;

19 - текст документа;

21 - подпись;

23 - визы согласования документа;

27 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Остальные реквизиты являются дополнительными.



Рис. 1.4. Схема расположения реквизитов на документе

Наименование организации — составителя документа (реквизит 06) должно соответствовать полному официальному названию, зарегистрированному в учредительных документах. Если в документах официально зарегистрировано и сокращенное наименование организации, то допускается его указание в реквизите после полного наименования.

Помимо непосредственно наименования организации довольно часто на бланках документов указываются эмблема, наименование вышестоящей организации, адрес и банковские реквизиты (для внешних документов).

Наименование вида документа (реквизит 08) указывается при подготовке документа на общем бланке организации и должно соответствовать его содержанию (акт, приказ, протокол, справка и т. п.). Название записывается прописными буквами и четко выделяется полужирным начертанием. Для писем вид документа не указывается.

Перечисленные выше реквизиты располагаются в левой половине заголовочной части документа и выполняются с выравниванием по центру.

Дата документа (реквизит 09) обеспечивает юридическую силу документа. Датой документа является.

· дата подписания (для приказов, писем, факсов, справок);

· дата утверждения (для планов, отчетов, правил, инструкций);

· дата события, которое зафиксировано в документе.

Дат на документе может быть несколько. Основной считается дата подписания документа. Существуют также даты опубликования документов, даты вступления их в силу, даты стадий оформления и обработки документов. Оформляется дата арабскими цифрами. На нее отводится десять знаков: восемь цифр и две разграничительные точки: порядковый день месяца (две цифры), номер месяца (две цифры), год (четыре цифры): ДД.ММ.ГГГГ.

Если порядковый номер состоит из одной цифры, то перед ней обязательно ставится «0», например: 09.02.2000.

В текстах финансовых документов применяется словесно-цифровой способ офор­мления дат 31 октября 1998 г.

Допускается записывать дату в обратном порядке, как это принято во многих зарубежных странах: ГГГГ.ММ.ДД.

Примечание.До 2000 года применялся формат даты, в котором год указывался в виде двух последних цифр, например, 03.11.98. Новый порядок написания даты был введен Госстандартом с 01.04.2000 года. Логичность такого нововведения очевидна. Дата типа 23.10.00 вносит некоторую двусмысленность в ее понимание, то ли это 1900 год, то ли 2000. Вдобавок ко всему некоторые компьютерные программы могут интерпретировать дату с годом, указанным двумя цифрами, именно как дату 19** года. Поскольку еще долго в ходу будут документы с сокращенной формой написания даты, можно без труда определить, что это документы, относящиеся к прошлому веку.

Регистрационный номер документа (реквизит 10) - это условное цифровое или буквенно-цифровое обозначение, которое присваивается документу при регистрации и является важным отличительным признаком. Для внутренних документов это обычно порядковый номер, считая от начала года. В учебных заведениях допускается нумерация с начала учебного года. Каждый вид документов имеет свою индексацию. Система индексации разрабатывается на предприятии. Реквизиты Дата и Регистрационный номер документа оформляются в одной строке левой половины заголовочной части и выравниваются влево по границе документа:

11.10.2001 г. №

При оформлении письма, которое является ответом, указывается также ссылка на дату и номер входящего документа (реквизит 11), которые располагаются строкой ниже. Общий вид записи:

На № от. г.

Заголовок к тексту (реквизит 17) должен отвечать на вопрос «о чем?». На написание заголовка отводится 10 см в левой половине заголовочной части. Заголовок должен занимать не более 2-х строк. В заголовке кратко, четко и ясно отражается основное содержание документа:

· об открытии клуба;

· о награждении победителей предметной олимпиады;

· об утверждении плана туристического похода, и т. п.

Заголовок печатается с левым отступом 0 см, то есть от границы левого поля, в короткой строке — шириной не более 7 см, точку в конце не ставят. Чтобы выполнить требования по ограничению длины строки в текстовом редакторе для абзаца с Заголовком к тексту рекомендуется устанавливать отступ справа 10 см. В этом случае редактор сам выполнит требуемое стандартом ограничение длины строки.





Короткие документы, выполненные на бумаге формата А5 (извещения, телеграммы, справки и т. п.), создаются без заголовка.

Примеры оформления заголовочной части /4, 6/ даны на рис. 1.5 и 1.6.

Рис. 1.5. Заголовок приказа об объявлении благодарности

Рис. 1.6. Заголовок заявки на участие в семинаре

Текст документа (реквизит 19) - основная часть документа, несущая информацию. Текст печатается с полуторным межстрочным интервалом (для документов формата А5 допускается одинарный межстрочный интервал). Первую строку каждого абзаца рекомендуется печатать с отступом 1,25 см от левого края.

Подпись (реквизит 21) - обязательный реквизит для любого документа, как служебного, так и личного. Подписью начинается оформляющая часть документа. В состав реквизита входит:

- наименование должности (полное или сокращенное) официального лица, имеющего право подписи и подписавшего документ;

- личная (рукописная) подпись, выполненная чернильной ручкой;

- расшифровка - инициалы и фамилия подписавшегося должностного лица. Согласно стандарту, инициалы (буквы имени и отчества) пишутся перед фамилией. Должностные лица имеют право подписи в пределах их компетенции, что обычно определено должностной инструкцией и уставом организации.

Если документ оформляется на бланке организации, то в указание должности не входит наименование учреждения:

Директор А. В. Соколов

При оформлении документа на чистом листе под должностью записывается название организации.

Наименование должности располагается без абзацного отступа от левой границы документа. В том случае, если наименование должности состоит из нескольких строк, то слова «Директор», «Начальник» и т. п. пишутся на первой строке, длина остальных строк не должна превышать 8 см. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности и выравнивается по правому краю.

Если документ подписывается несколькими равными по должности лицами, то их подписи располагаются на одном уровне вертикальными столбцами.

Если расшифровка подписи занимает две и более строк, то допускается сделать центровку первой строки по отношению к самой длинной строке:

Если документ подписывается несколькими разными по должности лицами, то их подписи располагаются последовательно, в порядке значимости занимаемой должности:

Директор А.В. Соколов

Главный бухгалтер В.И. Шилова

При изготовлении нескольких копий документа подписывается только первый экземпляр, копии заверяются канцелярией или отделом документации. При рассылке документов на разные адреса подписываются все экземпляры.

Визы согласования документа (реквизит 23) - подписи специалистов организации, которые участвовали в составлении документа или проводили его оценку с точки зрения правильности изложенной в нем информации. Заверяя документ визой, специалист берет на себя ответственность за последствия (хорошие или плохие), которые может повлечь документ. Визы размещаются после подписи руководителя, с левой стороны. Каждая виза включает указание должности, подписи, расшифровки и даты в нескольких строках:

Если у специалиста имеются замечания по содержанию документа, то перед визой он делает запись «Замечания прилагаются» и далее ставит визу. Замечания записываются на отдельном листе и заверяются подписью составителя.

Существует некоторое различие в том, на каком экземпляре документа проводится визирование.

Если подлинник документа остается в организации, то визы проставляются в ниж­ней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Если подлинник документа предназначен к отправке в другую организацию, то визы проставляются в нижней части лицевой стороны последнего листа копии документа, которая остается в организации и подшивается в дело.

Иногда визирование документа оформляется на отдельном листе согласования. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 27) содержит фактическую дату исполнения документа и номер дела, в которое подшива­ется документ для хранения.

Практически каждая организация имеет свой бланк. Максимальный набор реквизитов общего бланка включает в себя герб, эмблему, наименование вышестоящей организации, наименование организации, наименование структурного подразделения, место для вида документа, дату, индекс, место составления.

Эмблема (реквизит 3) - это символическое графическое изображение (рисунок, стилизованное название, графически оформленное сокращение названия), отражающее деятельность организации или ее местонахождение

Примеры эмблем можно увидеть на рис. 1.7 и 1.8.

Установлены два варианта расположения реквизитов на бланках документов:

- угловое - в левом верхнем углу;

- продольное - вдоль верхнего поля документа.

Министерство образования

Московской области

МОСКОВСКИЙ ОБЛОСТНОЙ

ПРОМЫШЛЕННО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ

КОЛЛЕДЖ

КУРСОВАЯ РАБОТА

По дисциплине «Делопроизводства»

Тема «Правила оформления реквизитов документа по ГОСТУ Р 6.30-2003»

Выполнила

группы Р-1

Конова Елена

Руководитель Горюнова А.О

1. Введение.............................................................................................. 3

2. Реквизиты управленческих документов и правила их оформления... 5

2.1. Правила оформления реквизитов заголовочной части............... 8

2.2. Правила оформления реквизитов основной части...................... 26

2.3. Правила оформления реквизитов оформляющей части.............. 29

3. Заключение.......................................................................................... 41

4. Список используемой литературы..................................................... 43

5.Приложение......................................................................................... 44

1. Введение

С 1 июля 2003 года введён ГОСТ Р 6.30-2003 – «Унифицированные системы документации Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Выход стандарта имеет большое значение, прежде всего для унификации оформления документов, что должно облегчить автоматизированный обмен информацией и документацией. Применение стандарта не только повысит общую культуру оформления документов, но и обеспечит их юридическую силу, так как стандарт называет обязательные реквизиты и определяет порядок их написания.

В новом стандарте унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД) является системой документации, применяемой в любой организации, учреждении, предприятии.

Применение УСОРД регламентируется ГОСТ Р 6.30 – 20031 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

ГОСТ распространяется на организационно-распорядительные документы, предусмотренные УСОРД (далее – документы), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности:

Федеральных органов государственной власти субъекта Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;

предприятий, организаций и их объединений независимо от организационно-правовой формы вида деятельности.

Настоящий стандарт устанавливает:

состав реквизитов;

требования к оформлению реквизитов;

требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.

В приложениях к указанному ГОСТу приведены схемы расположения реквизитов организационно-распорядительного документа, т.е. формуляр-образец ОРД с разными вариантами расположения реквизитов, образцы бланков документов.

2. Реквизиты управленческих документов и правила их оформления

Государственный стандарт Р6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» устанавливает состав реквизитов документов, требования к оформлению управленческих документов, которыми фиксируются решения административных и организационных вопросов, вопросов управления органов государственной власти, предприятий, организаций, их объединений независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности.

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 – Государственный герб Российской Федерации;

02 – герб субъекта Российской Федерации;

03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 – код организации;

05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причина постановки на учет (ИНН/КПП);

07 – код формы документа;

08 – наименование организации;

09 – справочные данные об организации;

10 – наименование вида документа;

11 – дата документа;

12 – регистрационный номер документа;

14 – место составления или издания документа;

15 – адресат;

16 – гриф утверждения документа;

17 – резолюция;

18 – заголовок к тексту;

19 – отметка о контроле;

20 – текс документа;

21 – отметка о наличии приложения;

22 – подпись;

23 – гриф согласования документа;

24 – визы согласования документа;

25 – оттиск печати;

26 – отметка о заверении копии;

27 – отметка об исполнителе;

28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 – отметка о поступлении документа в организацию;

30 – идентификатор электронной копии документа.

Некоторые виды документов разрешается оформлять рукописным способом (заявления, объяснительные записки и др.), но обычно служебные документы изготавливают с помощью различных печатных устройств.

Оформляя документы, на бланках или на листах бумаги устанавливают следующие размеры полей (не менее):

– левое и верхнее – 20 мм;

– правое и нижнее – 10 мм.

При расположении реквизитов документа используют восемь положений табулятора , восемь контрольных точек, после которых начинают оформлять реквизиты документа. Счет при этом ведётся от границы левого поля листа.

. ..... .......... ....... ....... ....... ....... .......

5уд 16уд 24уд 32уд 40 уд 48уд 56уд

0-е положение табулятора (граница левого поля)

– наименование организации;

– справочные данные об организации;

– наименование вида документа;

– место составления или издания документа;

– заголовок к тексту;

– текст (кроме начала абзацев);

– отметка о наличии приложения;

– наименование должности в реквизите «подпись»;

– гриф согласования (кроме расшифровки подписи);

– отметка о заверении копии (кроме расшифровки подписи);

– отметка об исполнителе;

– второй гриф утверждения (кроме расшифровки подписи).

1-е положение табулятора (5 ударов от границы левого поля)

– начало абзацев в тексте (в том числе и нумерованных).

2-е положение табулятора (16 ударов от границы левого поля)

– регистрационный номер документа;

3-е положение табулятора (24 удара от границы левого поля)

– используют при составлении таблиц.

4-е положение табулятора (32 удара от границы левого поля)

– адресат (каждый элемент реквизита печатают на отдельной строке).

5-е положение табулятора (40 ударов от границы левого поля)

– гриф утверждения (кроме расшифровки подписи);

– гриф ограничения доступа к документу;

– второй гриф согласования (кроме расшифровки подписи).

6-е положение табулятора (48 ударов от границы левого поля)

– расшифровка подписи в реквизите «подпись»;

– расшифровка подписи в грифе утверждения;

– расшифровка подписи во втором грифе согласования.

7-е положение табулятора (56 ударов от границы левого поля)

– нумерационные заголовки в таблице;

– слово «копия» при снятии копий с документов;

– код организаций;

– код формы документа.

2.1. Правила оформления реквизитов с заголовочной части

При подготовке документов необходимо учитывать требования, предъявляемые стандартам к составу и оформлению каждого реквизита документа.

Государственный герб Российской Федерации (реквизит 01).

Этот реквизит изображается на верхнем поле документа, отступая от края листа 3мм в центре зоны расположения реквизитов 01, 02, 03:

при угловом варианте расположения реквизитов в центре зоны, равной 15ммХ73мм;

при продольном расположении реквизитов – в центре зоны, равной 15ммХ165мм.

Воспроизводимое изображение Государственного герба Российской Федерации должно в точности соответствовать изображению, установленному действующим законодательством. Государственный герб Российской Федерации помещается на бланках документов государственных органов и учреждений, определённых Указом Президента Российской Федерации.

К таким организациям и учреждениям относятся: Федеральное Собрание, Правительство Российской Федерации, Конституционный суд Российской Федерации, Высший Арбитражный суд Российской Федерации, центральные органы федеральной исполнительной власти, федеральных судов, Прокуратуры Российской Федерации, Центральный Банк Российской Федерации, Уполномоченный по правам человека, Счетная палата, Межведомственная комиссия по защите государственной тайны, а также дипломатические представительства, консульские учреждения и иные официальные представительства Российской Федерации за границей, органы государственной власти.

Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, №52, часть I, ст.5021).

Герб субъекта Российской Федерации (реквизит 02).

Герб изображается на бланках учреждений и организаций только в случаях, предусмотренных законодательством. Государственный герб Российской Федерации помещается на бланках документов государственных органов и учреждений, определённых Указом Президента Российской Федерации и в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации. Герб субъектов Российской Федерации помещается на бланках государственных организаций в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. Это бланки министерств и ведомств, а также учреждений, входящих в их силу, независимо от местоположения. Воспроизводимое изображение должно строго соответствовать изображению, установленному действующим законодательством.

Изображение герба при продольном расположении реквизитов будет находиться в центре верхнего поля, а при угловом расположении реквизитов – в левой части верхнего поля над серединой строки с наименованием организации-автора. Бланки с изображением государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации являются полиграфические продукцией, подлежащей учёту.

Порядку изготовления, учёта, использования и хранения бланков с воспроизведением государственного герба Российской Федерации и гербов субъекта Российской Федерации посвящён специальный пятый раздел стандарта.

Заказывая бланки с изображением герба Российской Федерации, надо помнить, что Правительством Российской Федерации издано Постановление «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации», в котором установлено, что «изготовление … бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляют только полиграфические … предприятия, имеющие выданные Комитетом Российской Федерации по печати лицензии на существующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне».

Эмблема организации или товарный знак (реквизит 03).

В бланке, особенно коммерческих организаций, помещается эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) в соответствии с уставом (Положением об организации). Это символическое графическое изображение, отражающее направления деятельности организации, предприятия или фирмы. Чаще всего в качестве эмблемы используется зарегистрированный товарный знак (торговая марка фирмы). Может состоять из графически оформленных начальных букв названия фирмы, либо из рисунка, отражающего главное направление её деятельности. Размеры эмблемы не ограничены.

Эмблема не может помещаться на бланке, если на нем уже воспроизведен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.

Эмблема облегчает поиск документа, позволяет сразу определить, от кого получен документ (если это постоянный корреспондент), улучшает эстетический вид бланка. Однако эмблемой нельзя заменить наименование организации. У нас в стороне эмблема располагается на верхнем поле бланка над серединой наименования организации-автора, или на левом поле бланка на уровне названия организации.

Товарный знак, знак обслуживания изображаются на бланке с соблюдением требований Закона Российской Федерации. Товарный знак – это обозначение, способное отличать товары и услуги одних юридических или физических лиц от однородных товаров и услуг других юридических или физических лиц.

Товарный знак может быть зарегистрирован на имя юридического лица, а также физического лица, осуществляющего предпринимательскую деятельность. В качестве товарных знаков могут быть зарегистрированы словесные, изобразительные, объёмные и другие обозначения или их комбинации. Товарный знак может быть зарегистрирован в любом цвете или цветном сочетании. Не допускается регистрация товарных знаков, состоящих только из обозначений, представляющих собой: государственные гербы, флаги и эмблемы, официальные названия государств, эмблемы, сокращенные или полные наименования международных межправительственных организаций, официальные контрольные, гарантийные и пробирные клейма, печати, награды и др. Такие обозначения могут быть включены как неохраняемые элементы в товарный знак, если на это имеется согласие соответствующего компетентного органа или их владельца. Зона и правила расположения товарного знака на бланках те же, что и у эмблемы.

Код организации (реквизит 04).

Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организации (ОКПО). Код по ОКПО имеют все зарегистрированные на территории РФ предприятия и организации. Код по ОКПО может быть проставлен на бланке документа заранее, например, при его изготовлении типографическим способом.

Каждая организация (юридическое лицо) должна быть зарегистрирована, иметь свой код по Общероссийскому классификатору организаций и предприятий (ОКПО). Так, например, любая организация (юридическое лицо) в г. Москва должна быть зарегистрирована в Московской регистрационной палате, иметь свидетельство о том, что она внесена в реестр, после чего Московский городской комитет по статистике присваивает организации код по ОКПО. Код представляет собой восьмизначное число, последняя цифра которого печатается через пробел, например код Московского политехникума – 0509876 5. каждая цифра в коде несёт определённую информационную нагрузку, указывает на принадлежность организации к определённой отрасли, к определённому уровню в данной отрасли, виду деятельности и т.д.

Код организации, так же, как код формы документа, помещается на бланках документов после реквизита «Наименование организации» (на общих бланках) или после реквизита «Справочные данные об организации» на бланках служебных писем). Код организации является своеобразным подтверждением правомочности организации – автора документа. Код необходим также при внедрении компьютерных технологий обработки информации.

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (реквизит 05).

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (реквизит 06).

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Код формы документа (реквизит 07).

Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Он должен соответствовать коду унифицированной формы документа, содержащемуся в определенном разделе классификатора.

Код по ОКУД используется реже и проставляется только на унифицированных документах, название форм которых включено в общероссийский классификатор управленческой документации, например:

· 0222152 – штатное расписание;

· 0276030 – график отпусков;

· 0221052 – должностная инструкция.

Код по ОКУД проставляется справа от кода организации. На общем бланке код формы документа впечатывается при составлении конкретного вида документа.

Наименование организации (реквизит 08).

В документе мы находим, прежде всего, автора документа, т.е. название организации или структурного подразделения, подготовившего документ. Автором документа может выступить и должностное лицо, имеющее должностной бланк. Бланки структурных подразделений или должностного лица проектируются только в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи. Чаще всего в бланке указывается только наименование организации-автора, но, кроме того, над ним более мелкими буквами может указываться ещё и вышестоящая инстанция (наименование министерства или ведомства, в коммерческих организациях – наименование консорциума или промышленно-финансовой группы), в систему которой входит данная организация.

Вышестоящая инстанция указывается лишь в бланках тех предприятий или организаций, которые имеют прямое или административное подчинение.

Например:

Министерство общего

и профессионального

образования

Российский государственный

Гуманитарный университет

Наименование организации-автора (предприятия, фирмы, комиссии и т.п.), должно всегда соответствовать установленными требованиям законодательства, нормативных и учредительных документов, т.е. даваться с указанием организационно-правовой формы в соответствии с наименованием, установленным правовыми актами (уставом, положением, учредительным договором).

Сокращенное наименование приводится только в том случае, если оно закреплено в учредительном документе. Помещаются сокращенное наименование организации ниже полного.

Если в учредительном документе название организации было повторено на иностранном языке, оно воспроизводится на бланке под наименованием на русском языке.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа и располагают ниже наименования организации».

Субъекты Российской Федерации, имеющие в качестве государственного наряду с русским национальный язык, печатают название своей организации (а также адрес или место составления документа в общем бланке) на двух языках – национальном и русском на одном уровне продольного бланка.

Название структурной части чаще всего указывают на внутренних документах, при изготовлении которых реквизиты бланка оформляются машинописным способом. Например, в протоколах, докладных или объяснительных записках.

Справочные данные об организации (реквизит 09).

Чем полнее заполнен этот реквизит, тем меньше вопросов возникнет у адресата при общении с данной организацией.

Почтовый и телеграфный адрес указывается в соответствии с требованиями, изложенными в Почтовых правилах Министерства связи.

Данный реквизит включает в себя:

Почтовый адрес, элементы которого указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утверждёнными Постановлением Правительства РФ. По международным правилам почтовый адрес указывается в следующей последовательности: сначала номер дома, наименование улицы, затем название города, штата или округа, почтовый индекс и название страны. Российская Федерация также переходит на международную систему написания адреса;

Номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера телефонов, телексов, факсов, адрес электронной почты и www – страницы (если они есть), номера счетов в банке).

Данный реквизит указывается только на бланках служебного письма, так как письмо предполагает переписку и в бланке для письма помещается адрес организации-автора.

Счета в банке указываются только в том случае, если применяется бланк с продольным вариантом расположения реквизитов, так как информация о счёте в банке занимает значительный объём и, как правило, не помещается на бланке с угловым вариантом.

При составлении письма на бланке без указания счёта в банке в случае необходимости его указания сведения о нём приводятся в конце текста, например: «Оплату гарантируем. Наш счёт № 40603810900071733211 в КБ «Мост-Банк» к/с 30101810700000000705 БИК 044583705 ИНН 7701113887» . При необходимости указывают почтовый адрес бланка.

Наименование вида документа (реквизит 10).

Наименование вида документа должно соответствовать компетенции организации и содержанию управленческого действия.

Наименование вида документа не указывают в служебном письме.

Этот реквизит располагают на бланке документа за реквизитом, указывающим наименование организации (от 0-го положения табулятора). Оформляют реквизит прописными буквами (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА, ПРИКАЗ, ДОГОВОР и др.). Разрешается название А К Т печатать прописными буквами вразрядку.

Регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД. В письме «наименование вида документа» не указывается.

В бланке конкретного вида документа данный реквизит проставляется после наименования организации – автора документа.

Дата документа (реквизит 11).

Дата – обязательный реквизит любого документа. Дата на документе всего несколько, но они имеют различное назначение и фиксируют стадии работы с документом.

Основной датой считается дата подписания документа, утверждения или дата события, зафиксированного в нем. Для внутренних документов – приказов, распоряжений, справок, докладных записок и т.д. датой в бланке является дата подписи. Для отправляемых документов дата в бланке одновременно является датой подписания и отправки. Дата протокола или акта является датой события, зафиксированного этими документами. Для утверждаемых документов, например, инструкций, планов датой документа является дата их утверждения, проставляемая в грифе утверждения документа.

Цифровой способ оформления даты должен применяться в том случае, если дата проставляется в бланке на месте, обозначенном линией для реквизита 11, под реквизитами 09 или 10 в зависимости от вида бланка.

Дата документа оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляется двумя парами арабских цифр, разделёнными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами.

Разрешается оформлять даты по международным правилам, предусматривающим обратную последовательность цифр: 2003.06.05.

Всегда необходимо писать о, если цифра в месяце или дне меньше 10. Дата, оформленная цифровым способом, удобна для автоматизированной обработки информации, содержащейся в документе. Таким же образом дата проставляется и в других реквизитах.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты чаще всего применяется в тексте нормативных и финансовых документов, например 05 июня 2003г. Для ряда официальных документов существует также дата их опубликования и дата вступления документа в силу.

Дата должна проставляться лицом, подписывающим или утверждающим документ. Если авторами документа выступают несколько организаций (две или более), то датой документа считается дата наиболее позднего (последнего) подписания.

Датируются также все стадии оформления и обработки документа. По этим датам можно установить, где произошла задержка в работе с документами. Поэтому дата входит составной частью в такие реквизиты: гриф согласования, виза согласования.

Регистрационный номер документа (реквизит 12).

Регистрационный номер документа – это его условное цифровое (иногда буквенно-цифровое) обозначение, проставляемое при регистрации. Для него отведено место в бланке документа рядом с датой. Регистрацию проводят децентрализовано по группам документов – обычно в структурных подразделениях, где они создаются и оформляются. Например, бухгалтерские документы регистрируются в бухгалтерии, приказы по основной деятельности – в канцелярии, по кадрам – в отделе кадров. Обязательным элементам реквизита «Регистрационный номер документа» является его порядковый номер в течении года (с января по декабрь). Лишь в учебных заведениях нумерация внутренних документов может вестись по учебным годам.

Регистрационный номер входящих и исходящих документов кроме порядкового номера чаще всего дополняется условным обозначением (индексом) структурного подразделения или исполнителя, составившего документ, корреспондента, классификатора вопросов деятельности, места хранения документа и номера дела по номенклатуре, куда подшит документ (или копия отправленного документа). Например: 02 – 15/79 , где 02 – индекс структурного подразделения (например, бухгалтерии), 15 – номер дела по номенклатуре, 79 – порядковый номер отправляемого документа.

При регистрации обращений граждан порядковый регистрационный номер дополняется первой буквой фамилии, например К-15, Г-45.

На документах, составленных совместно несколькими организациями, проставляются порядковые регистрационные номера, присвоенные документу каждым автором. Их проставляют в порядке указания авторов в документе (слева направо) через косую черту, например: 21/16/34.

При угловом расположении реквизитов регистрационный номер располагается от второго положения табулятора в одной строке с датой документа.

Важным реквизитом является ссылка на номер и дату документа, на который даётся ответ. Данный реквизит полностью переписывается из бланка инициативного документа, на который пишется ответ и включает его исходящий регистрационный номер и дату.

Получив ответный документ, по этому реквизиту надо подобрать копию инициативного документа, на который пишется ответ, подложить его к полученному ответу и только вместе пускать в работу. В этом случае сразу будет полная информация: как и что писали, и полностью ли учтена просьба или предложение.

В служебном письме может не быть заголовка к тексту, если автор делает ссылку на номер и дату поступившего документа.

До 1972 г. эти сведения указывались в первых строках текста ответного документа, сейчас эти сведения в краткой форме указывают на месте реквизита 13.

Место составления или издания документа (реквизит 14).

В общем бланке, на том месте, где в бланке для письма проставляется ссылка на номер и дату входящего документа, указывается место составления документа. (Часто напечатано заранее). Оформляется этот реквизит в соответствии с административно-территориальным делением России. Однако этот реквизит не указывает, если географическое местонахождение вошло в название организации. Например, АО Пермские авиамоторы не указывает в названии г.Пермь, а АО Шарикоподшипник должен указать – Москва. Следует помнить, что перед указанием городов Москва и Санкт-Петербург буква г. (город) не ставится. Перед остальными населенными пунктами проставляется сокращенное обозначение посёлка, города и т.д. Например, г.Орёл, пос.Железнодорожный и т.д.

При угловом расположении реквизитов отметка о месте составления или издания документа располагается от 0-го положения табулятора вслед за номером и датой документа.

Адресат (реквизит 15).

Не менее важным является знание порядка адресования документа. Адресование, т.е. указание получателя, кому предназначается документная информация, производится на документах, отправляемых в другие организации или частным лицам, представляемых руководству (заявления, докладные и объяснительные записки) и передаваемых в структурные подразделения (распоряжения, указания).

Реквизит «адресат» максимально может состоять из следующих составных частей:

Ø наименование учреждения, организации (в именительном падеже);

Ø наименование структурного подразделения (в именительном падеже);

Ø указание должности получателя (в дательном падеже);

Ø фамилия и инициалы (в дательном падеже, инициалы указываются после фамилии, например: Степанскому А.Д. );

Ø почтовый адрес.

Каждая из указанных составных частей адресата печатается с новой строки. Расстояние между ними 1,5 межстрочных интервала. Длина максимальной строки не должна превышать 9-10 см и ограничивается правой границей текстового поля. Знаки препинания – точки и запятые – не ставятся.

Состав реквизита «адресат» меняется в зависимости от адресата и вида составляемого документа. Так для внутренних документов указывается лишь название структурного подразделения или руководитель, которому подаётся документ. В этом случае название организации или структурного подразделения входит в название должности. Например:

Директору базы

Соколовой В.Н.

Адресуя докладную записку руководителю структурного подразделения, укажем:

Начальнику отдела маркетинга

Феоктистову П.С.

Должность получателя и его фамилия указываются только в том случае, если известно, кто конкретно занимается данным вопросом. Это повышает оперативность доведения документа до исполнителя. При адресовании документов лицам, имеющим звания (военным или учёным) эти звания указываются перед фамилией. Например:

Российский государственный

гуманитарный университет

Историко-архивный институт

Зав. кафедрой

проф. Логунову А.П.

В ответах на обращения частных лиц, на жалобы и заявления граждан обязательно указывается почтовый адрес. Например:

113556, Москва, ул. Цветочная

д.45, кв. 35

Фиалковой А.В.

Полный почтовый адрес указывается составителем документа в случае его направления разовому корреспонденту, что облегчает работу экспедиции учреждения или секретаря по обработке и отправке корреспонденции. Например:

Ответственному редактору

журнала «Деньги»

103863, ГСП, Москва, ул. Полянка, д.8/1

При направлении документа группе однородных организаций адресат указывается обобщенно. Чаще всего это документы в адрес подведомственных организаций. Например:

Директорам школ

При направлении документа вышестоящим органам власти и управления и постоянным корреспондентам почтовый адрес не указывается.

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке. Например:

На одном документе рекомендуется помещать не более 4-х адресатов. Если их больше, составляется список на рассылку и на каждом документе указывается только один конкретный адрес. Список на рассылку составляет тот, кто готовил документ. Слово «копия» перед вторым, третьим и четвертым адресатом не проставляется. Указание на документе несколько адресатов преследует цель информировать каждого получателя об учреждениях и лицах, которым одновременно направлен данный документ.

Реквизит располагается в правом верхнем углу документа (от 4-го положения табулятора).

Составные части реквизита «Адресат» печатают на отдельных строках через 2 интервала.

Если составная часть реквизита не уменьшается на строке, то она печатается через один интервал.

Гриф утверждения документа (реквизит 16).

Гриф утверждения – особый способ введения документа в действие. Он проставляется на некоторых видах актов, договоров, инструкциях и др. документах.

Документы утверждаются руководителем организации или издания распорядительного документа, что имеет одинаковую юридическую силу.

При утверждении документа должностным лицом гриф должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), должности лица (включая наименование организации), утверждающего документ, личной подписи, расшифровки подписи и даты утверждения. Например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор АО «Реал»

И.С.Виноградов

25.12.03

Если документ утверждается распорядительным документом (решением, приказом, протоколом), то гриф состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (без кавычек), наименование утверждающего документа в именительном падеже, его даты и номера. Например:

УТВЕРЖДЕНО

Протокол общего собрания

акционеров

от 15.01.03 №1

Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЁН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:

УТВЕРЖДЁН

решением общего собрания

акционеров от 05.04.2003 № 14

УТВЕРЖДЕНО

Приказом ВНИИДАД

от 05.04.2003 № 82

Гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу документа от 5-го положения табулятора (расшифровка фамилии в грифе оформляется от 6-го положения табулятора). При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы располагаются на одном уровне (от нулевого и пятого положения табулятора).

Утверждение санкционирует содержание документа или распространяет его действие на определённый круг лиц и организаций.

Если документ утверждается другим документом, то указывается наименование утверждающего документа в именительном падеже, его дата и номер.

Резолюция (реквизит 17).

Резолюция – «надпись на документе, сделанная должностным лицом, и содержащая принятое решение». Она закрепляет распоряжение руководителя относительно вопроса, отраженного в документе. От конкретности и чёткости резолюции и правильного выбора исполнителя зависит качество исполнения задания и своевременность выполнения. К резолюции предъявляются те же требования, что и к любому распорядительному документу: чёткость, конкретность, краткость. Резолюция состоит из следующих элементов: текста, подписи, даты. По своему характеру текст резолюции может быть двух видов. Резолюции, содержащие решение вопроса или указание на порядок подготовки вопроса. Во втором случае текст резолюции должен содержать три части: кому поручается – фамилия и инициалы исполнителя, что поручается – характер и порядок решения вопроса, срок исполнения. Например:

Филимоновой П.С.

Свяжитесь с транспортным отделом

и подготовьте график поставки к 05.08.03

Личная подпись 28.07.03

Фамилия исполнителя в дательном падеже выносится в начало текста, поручение формулируется неопределенной формой глагола с прямым дополнением, даты в резолюции оформляются цифровым способом.

Если в резолюции указано несколько исполнителей, то лицо, указанное первым, является ответственным за исполнение документа и организует работу других соисполнителей, привлекаемых по указанию руководителя к решению вопроса. Инициалы исполнителя указываются после фамилии (как при адресовании).

В оформление реквизита «Резолюция» новым стандартам внесено принципиально дополнение – «Допускается оформление резолюции на отдельном листе». К сожалению, стандарт не оговаривает случаи, когда резолюция в виде поручения пишется на отдельном листе бумаги. Вероятно, это можно рекомендовать, когда на документе нет свободного места или резолюция выливается в отдельный распорядительный документ.

На документе резолюцию обычно размещают между реквизитом «Адресата» и текстом документа.

Резолюция переносится секретарём в регистрационную форму и часто является основанием взятия документа на контроль. В этом случае срок исполнения документа берётся из резолюции.

Заголовок к тексту (реквизит 18).

Закончив составлять текст документа, к нему формулируют заголовок, являющийся обязательным элементов любых документов, выполняемых на формате А4, независимо от вида, содержания и назначения документа. Заголовок грамматически согласуется с наименованием вида. В нём кратко, чётко и ясно отражается основное содержание документа. Заголовок чаще всего отвечает на вопрос «о чём?», «о ком?» и формулируется с помощью отглагольного существительного. Например: Письмо – Об открытии фирмы ; Договор – О поставке тары ; Положение – О бухгалтерии и т.п.

Но в таких документах, как протоколы, инструкции, акты, правила заголовков отвечает на вопрос кого (чего). Например: должностная инструкция – секретаря-референта; протокол – заседания правления; акт – приёма помещения; правила – трудового распорядка и др.

Заголовок составляется тем, кто готовил документ. Он размещается в левом верхнем углу документа над текстом и значительно облегчает обработку документа и работу с ним, так как не читая всего текста, можно получить представление о содержании и направить документ на исполнение. Без заголовка разрешается составлять короткие документы, выполненные на формате А5 (148х210): извещение, телеграммы.

Заголовок располагается после реквизитов «Дата» и «Регистрационный номер», перед текстом документа (от 0-го положения табулятора). Длина строки заголовка не превышает 28 знаков. Длинные заголовки располагают на нескольких строчках (через 1 интервал). Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок с двух сторон отделяется 3-мя интервалами.

На бланках организаций место для заголовка обычно обозначено ограничительными для границы зоны реквизита

Отметка о контроле (реквизит 19).

Данный реквизит проставляется либо должностным лицом, осуществляющим рассмотрение документов, либо делопроизводственными работниками, осуществляющими контроль исполнения документов.

Если документ требует исполнения и берётся на контроль, на нём проставляется отметка о контроле в виде буквы «К» (контроль) или слова «Контроль» на левом поле документа на уровне заголовка. Данный реквизит необходимо видеть, пока идёт исполнение документа, но в нём нет необходимости, когда закончена работа над документом, он подшит в дело и информацию, помещённую на левом поле, нельзя прочитать. Эта отметка может наноситься резиновым штемпелем или писаться от руки ярким красным, синим, зелёным карандашом.

Её цель – напоминание исполнителю, что документ контролируется.

2.2. Правила оформления реквизитов основной части

Текс документа (реквизит 20).

Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

При составление текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованием признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовок, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации – автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоличия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предполагаю», «прошу»).

В документах коллегиальных органов текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

В документах устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводов (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).

В письмах используют следующие формы изложения:

От первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

От первого лица единственного числа («считают необходимым», «прошу выделить»);

От третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»).

Отметка о наличии приложения (реквизит 21).

Отметка о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Приложение об Управлении регионального кредитования на

5 л. в 1 экз.

2. Правила подготовки и оформления документов Управления

Регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложения, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложении №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение № 2

к приказу Росархива

от 05.06.2003 № 319

допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2 к приказу Минздрава России от 05.06.2003 № 251

2.3. Правила оформления реквизитов оформляющей части

Подпись (реквизит 22).

Это один из обязательных реквизитов, обеспечивающих состав удостоверения документа.

В состав реквизита «Подпись» входят:

– наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке). Наименование должности печатается от границы левого поля (нулевое положение табулятора);

– личная подпись;

– расшифровка подписи (инициалы, фамилия. Пробел между ними не делают, его заменяют точки). Расшифровка даётся без кавычек и скобок, от 6-го положения табулятора, всегда на уровне последней строки наименования должности. Например:

Вице-президент Ассоциации

Региональных предприятий Личная подпись А.А.Борисов

или на бланке

Вице-президент Личная подпись А.А.Борисов

Допускается в реквизите «Подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:

Исполнительный директор

ЗАО «Партнер» Личная подпись Н.А.Федоров

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Директор института Личная подпись М.В.Лари

Главный бухгалтер личная подпись З.В.Марьяш

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

Заместитель директора Заместитель директора

по научной работе по научной работе

Личная подпись Ю.Г.Демидов Личная подпись К.И.Игнатьев

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

В документах, составленных комиссией, например акты, подписывают все члены комиссии. При этом указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением. Первой всегда идёт подпись председателя комиссии, а затем подписи всех членов комиссии в алфавитном порядке, например:

Председатель комитета Личная подпись В.Д.Банасюкевич

Члены комиссии Личная подпись А.Н.Сокова

Личная подпись А.С.Красавин

Личная подпись О.И.Рысков

Как правило, подписывается только первый экземпляр документа. Два или несколько экземпляров подписывают, если это совместный документ (договор, контракт). Необходимое количество (от двух и более экземпляров) подписывают, если документ представляет особый акт проверки, ревизии и т.д. – по количеству лиц или организаций, которым необходимо предоставить данный акт.

Все экземпляры документа, на которых проставлены подлинные подписи, имеют равную юридическую силу.

Документ должен быть подписан тем же должностным лицом, чья расшифровка фамилии проставлена. Документ теряет юридическую силу, если подписывается другим должностным лицом с проставлением косой черты или приписыванием ручкой буквы «и.о.», «за» и т.д. перед должностью.

В случае отсутствия руководителя (отпуск, болезнь) должен быть приказом назначен исполняющий обязанности (и.о.) руководителя и подпись в документе в таких случаях оформляют с указанием его фактической должности и фамилии, например:

И.о. директора института личная подпись А.К.Аверкин

В связи с применением современных средств передачи информации может применяться электронная цифровая подпись. Особенности её применения также регламентируются действующим законодательством, в частности Федеральным законом «Об информации, информатизации и защите информации».

Гриф согласования документа (реквизит 23).

Согласование – это предварительное рассмотрение проекта подготовленного документа. Согласование проводится с целью проверки соответствия содержания текста действующему законодательству, нормативным актам данной отросли деятельности, проверки правильности оформления документа, оценки качества решения поставленных в нем вопросов.

Каждое из указанных направлений проверяют (или оценивают) соответствующие организации или должностные лица в зависимости от их компетенции. Так, согласование документа с юридической службой (юристом) организации имеет целью проверку соответствия действующему законодательству и нормативным актам, согласование со службой документационного обеспечения – проверку правильности оформления документа. Если в проекте документа затронуты денежно-финансовые вопросы, то проект должен быть согласован либо с вышестоящей организацией, либо с финансовым подразделением и т.д. Кроме того, проект документа должен быть согласован с теми органами, должностными лицами, которым предстоит выполнение указанных в проекте документа вопросов.

Как уже было отмечено, согласование документа может быть с другими организациями (внешнее согласование), а также с должностными лицами, возглавляющими службы и подразделения внутри организации (внутреннее согласование). Для внешнего согласования применяется гриф согласования документа, для внутреннего – виза согласования документа.

Внешнее согласование может проводиться двумя способами:

– согласование с конкретным должностным лицом;

– согласование, осуществляемое с помощью другого документа (письма, протокола и др.).

В состав грифа согласования в первом случае входят:

– слова СОГЛАСОВАНО, напечатанное прописными буквами, без кавычек;

– должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации);

– личной подписи;

– расшифровки подписи (инициалов, фамилии);

– даты согласования.

Например:

СОГЛАСОВАНО

Ректор Финансовой академии

при Правительстве Российской Федерации

Личная подпись А.Г.Грязнов

Дата

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Российской академии

медицинских наук

от 05.06.2003 № 430-162

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания Правления

Российской государственной

страховой компании «Росгосстрах»

от 05.06.2003 № 10

Гриф согласования располагают ниже подписи от левого поля (нулевое положение табулятора). Если два грифа согласования, то второй гриф оформляется справа от первого, но от 5-го положения табулятора. В случае необходимости оформления большего количества грифов согласования целесообразно составлять отдельный лист согласования, на котором должно быть указано, что это лист согласования, приведено наименование вида документа, дан его заголовок. Грифы согласования на таком листе располагают в два ряда.

Визы согласования документа (реквизит 24).

Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее – виза), включающие в себя подпись и должность визирующего документа, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

Личная подпись А.С.Орлов

Дата

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим оброзом:

Замечания прилагаются

Руководитель юридического отдела

Личная подпись А.С.Орлов

Дата

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Для документа, подлинник которого остаётся в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

Проекты подготовленных документов перед подписанием в ряде случаев согласовываются с заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями, отдельными должностными лицами.

Это делается для проверки целесообразным и нормативным актам, является, по существу, оценкой проекта.

Согласование проводиться внутри учреждения и вне его.

Внешнее согласование в зависимости от содержания документа может проводиться с подчиненными и неподчиненными органами, если содержание документа затрагивает их интересы, с научно-исследовательскими организациями, общественными организациями, органами государственного и ведомственного контроля, вышестоящими органами.

Внешнее согласование документа может быть оформлено протоколом согласования или обсуждения проекта документа, справкой, но чаще всего грифом согласования документа .

В случае несогласия с документом, наличия замечаний и дополнений к проекту они излагают на отдельном листе. В этом случае виза оформляется так:

Замечания прилагаются.

Личная Расшифровка

подпись подписи

Дата

Место визы – ниже подписи или на левом поле документа на последнем листе того экземпляра, который будет оставлен в учреждении. Для внутренних документов это первый экземпляр, для отправляемых из учреждения – второй.

Проекты распорядительных документов: приказов, указаний, постановлений коллегиальных органов, если предполагается их тиражирование, обычно визируются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра документа.

В учреждении должен быть перечень важнейших документов с указанием лиц, визы которых необходимо при их оформлении. Такой перечень целесообразно дать в приложении к инструкции по делопроизводству.

При наличии компьютерной сети согласование текста документа можно провести одновременно с несколькими специальными без его распечатка на бумаге.

Оттиск печати (реквизит 25).

Для заверения подлинности на подпись ответственного лица проставляется печать. В учреждениях, как правило, печати бывают двух видов: одна гербовая печать (или приравненная к ней в коммерческих организациях) и несколько простых. Гербовая печать круглая, в центре дается изображение Герба, а по окружности указывается полное название учреждения. Требования к печати акционерных обществ в описании в п.6ст.2 Федерального закона «Об акционерных обществах»: «Общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на месте его нахождения. В печати может быть также указано фирменное наименование общества на любом иностранном языке или языке народов Российской Федерации». Гербовая печать или приравненная к ней в государственных учреждениях проставляется на подлинниках документов, требующих особого удостоверения: договорах, документах, связанных с получением денег и материальных ценностей (доверенности, чеки, банковские поручения и т.п.), удостоверяющих личность, трудовой стаж, квалификацию (паспорт, трудовая книжка, диплом и т.д.).

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Документ заверяют печатью организации.

Отметка о заверении копии (реквизит 26).

Копии документов часто используются в управленческой деятельности. Как правило, подписывается первый экземпляр документа, а остальные не имеют личной подписи в реквизите «Подпись». Копии, необходимые для ознакомления с документом в других структурных подразделениях организации, подчинённых организацией, копии исходящих документов (служебных писем, например) должны остаться в деле организации; копии могут выдаваться на руки гражданам для защиты своих прав и интересов (например, копия приказа об увольнении). Даже в том случае, если копия сделана путём факсимильного копирования, должно быть заверение её соответствия подлиннику. Определённые виды документов имеют право заверять только нотариус. Но те копии организационно-распорядительных документов, которые создают организации, должны быть заверены путём проставления ниже реквизита «Подпись»:

Завершительную надпись «Верно» (без кавычек) от нулевого положения табулятора;

Наименование должности лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию). Эти сведения указывают на следующей строке под словом «Верно» также от нулевого положения табулятора;

Дату заверения, проставляется под наименованием должности.

Например:

Верно

Инспектор службы кадров Личная подпись Т.С.Левченко

Дата

Допускается копия документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации. Так, например, если копия пересылается в подведомственные организации, она заверяется простой (канцелярской печатью); если выдаётся на руки гражданину для защиты его интересов в суде – заверяется гербовой печатью.

Порядок выдачи копий и правила их оформления в организации должны быть оговорены в инструкции по делопроизводству организации.

Отметка об исполнителе (реквизит 27).

На документах, исходящих из крупных учреждений, проставляется отметка с указанием фамилии сотрудника, готовившего документ, с номером его телефона. Такая отметка позволяет, в случае необходимости, быстро связаться с исполнителем, который хорошо знает все нюансы вопроса и может дать всю интересующую вам информацию. Так как отметка предполагает обращение к исполнителю, желательно указать не только фамилию, но и полностью имя и отчество. Это облегчит общение и поможет вежливо установить контакт с исполнителем.

Располагается эта отметка с левой стороны на нижнем поле, как на лицевой, так и на обратной стороне последнего листа документа. Например:

Туровская

Ольга Николаевнр

422 00 00

Однако, ГОСТ Р 6.30-2003 допускает ставить эту отметку и без указания имени и отчестве, например:

Михалев

157 98 06

При размещении этого реквизита придерживаются следующих правил: если документ подлежит размножению, отметка указывается только на лицевой стороне последнего листа документа (иначе придётся делать копии двух сторон листа).

На документах, требующих особого учёта, ниже фамилии исполнителя указывается количество изготовленных экземпляров.

На документах, имеющих гриф ограничения доступа, указывается не только количество экземпляров, но и адрес каждого. Например:

Бабушкина

Елена Михайловна

933 00 00

экз. № 1 – в адрес

экз. № 2 – в отдел № 3

экз. № 3 – в дело 13

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28).

Завершающая отметка на документе – это отметка об исполнении. Она проставляется сразу же после решения вопроса, затронутого в документе, или направления ответа.

Отметка об исполнении свидетельствует о том, что работа над документом закончена. После проставления этой отметки документ подшивается в дело. Отметка может включать ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении, слово «В дело», номер этого дела, подпись и дату. Подписывает и датирует отметку исполнитель, работавший с документом или руководитель структурного подразделения. Этот реквизит всегда помещается на первом листе нижнем поле в левой его части. Согласно схеме, приведённой в ГОСТ Р 6.30-2003,реквизит должен быть помещён над нижнем полем в зоне, равной 16х94мм. Однако в практике часто бывает, что эта зона занята напечатана текстом, поэтому отметку об исполнении помещают на нижнем поле документа. Например:

Вопрос решен по телефону О.А. Павловой 15.07.03.

В дело 02-15.

С.Иванов. 16.07.03

Ответ направлен

13.05.03 № 03-12/113

В дело 12-04

С.Иванов 14.05.03

Решено на заседании правления.

Протокол правления от 14.11.03 № 15

В дело 01-10

С.Иванов 15.11.03

Отметка о поступлении документа в организацию (реквизит 29).

При поступлении документа на нем проставляется первая отметка, фиксирующая факт и время приема его в данной организации. По ГОСТ Р 6.30-2003 она состоит из даты получения и входящего порядкового номера. Если отметка делается специальными штемпельным аппаратом или вручную резиновым штемпелем, она может содержать и сокращенное название организации, куда поступил документ.

Дата получения является важным поисковым признаком и началом отсчёта срока исполнения поступившего документа. С этого числа документ считается в работе учреждения и учреждение отвечает за полученный документ. Входящий учётный номер может служить для поиска документа в делопроизводстве и, кроме того, он используется для учёта количества поступивших документов в месяц, квартал, год. Проставлять отметку о получении документа рекомендуется на нижнем поле документа.
Для документов, полученных по факсу или компьютерной почтой, дата и время их поступления фиксируются автоматически.

Данный реквизит помещается в нижней части первого листа документа справа от реквизита 28 в зоне, равной 16х30мм.

Идентификатор электронной копии документа (реквизит 30).

Если документ создан на компьютере или введён в базу данных организации (в память ПК), то часто возникает необходимость быстро его найти для использования в дальнейшем в работе. Данный реквизит установлен с целью облегчения поиска документа и содержит следующую информацию:

Имя файла;

Код оператора;

Другие поисковые данные.

Например:

DEPARTAMENT/PRIKAZ/IVANOV.DOC

158 20 12 2000

DEPARTAMENT – каталог;

PRIKAZ – подкаталог;

IVANOV . DOC – имя файла.




ГОСТ Р 6.30-2003 определяет местоположение реквизита в правом нижнем углу документа в зоне, равной 16х51 мм, но не указывает, на каком листе документа. Для употребления в работе и контроля за вводом информации в память ПК эту отметку обычно помещают на каждом листе документа.

Требования установленные ГОСТ Р 6.30-2003 к оформлению реквизитов, направлены не только на применение современных технологий создания и обработки организационно-распорядительных документов, но и на обеспечении юридической силы этих документов. Но кА уже было отмечено, все 30 реквизитов не используются одновременно на одном документе. Официальный документ отдельного вида имеет установленный набор реквизитов, расположенных в определённой последовательности, так называемый формуляр документа. Кроме того, организация в зависимости от их уровня и компетенции имеют право издавать определённые виды организационно-распорядительных документов. Таким образом, чтобы обеспечить юридическую силу документов, необходимо знать не только общие требования к оформлению реквизитов, но и цели создания определённого вида документа, набор реквизитов, характерных для него, особенности построения текста, особенности согласования, подписания и утверждения документа, порядок вступления его в действие, продолжительность его действия, порядок его изменения, дополнения или отмены.

3 . Заключение

Действующая Типовая инструкция предназначена для федеральных органов исполнительной власти и не отражает специфики акционерных обществ и обществ с ограниченной ответственностью. Инструкция должна закрепить принципиальные положения в области ведения делопроизводства, помочь практикам правильно решать такие важные задачи, как:
предварительное рассмотрение поступающих документов, их регистрация и дальнейший поиск с применением современных информационных технологий;
организация исполнения документов и методическая помощь исполнителям при подготовке ответов;
оперативное хранение документации на бумажных и электронных носителях.

Особенно остро стоит вопрос о подготовке организационно-распорядительных документов и придании им юридической силы.
Принятый в этом году государственный стандарт на ОРД (ГОСТ Р 6.30–2003) имеет теперь рекомендательный характер и этим вызывает много вопросов: как применять этот документ; до какой степени придерживаться его указаний; насколько серьезными могут быть юридические последствия отклонений от требований ГОСТа, особенно в сложных, спорных и конфликтных ситуациях; можно ли оформлять документы без соблюдения положений стандарта и т. п.
Эти вопросы постоянно задают секретари, приходящие на семинары и консультации по практике ведения делопроизводства в организациях и на предприятиях.
Правила оформления реквизитов документов требуют более глубокой проработки в следующих вопросах:
пояснение их юридического значения;
порядок утверждения и согласования документов;
использование различных видов печатей и правильная простановка их оттисков на документах;
применение факсимильных подписей, замена подписи отсутствующего
руководителя подписью другого должностного лица;
требования к текстам документов;
использование оборотной стороны документа для простановки реквизитов.

Список используемой литературы

1. «Практика работы с документами в организации» Т.В. Печникова, А.В. Печникова

2. «Составление и оформление служебных документов» под ред. проф. Т.В. Кузнецовой

3. «Государственный стандарт Российской Федерации»

4. «Делопроизводство» Л.А.Румынина

5. «Делопроизводство» В.М.Мандрица, М.В.Семенов

Приложение 1

МОСКОВСЕИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ

УНИВЕРСИТЕТ

08.11.2004 № 215о/к

По личному составу

ЛЕБЕДЕВУ Галину Васильевну на должность зав. по учебно-воспитательной работе с 09.11.2004 с окладом согласно штатному расписанию.

Основание: заявление Лебедевой Г.В., трудовой договор № 65 от 08.11.2004.

ПРЕДОСТАВИТЬ:

ДОЦЕНКО Марине Александровне, учителю английского языка, очередной отпуск с 15.11.2004 на 24 рабочих дня.

Основание: заявление Доценко М.А., график отпусков на 2004 год.

ОСВОБОДИТЬ:

МАЛАХОВУ Светлану Владимировну, учителя философии, от занимаемой должности с 15.11.2004 по собственному желанию в соответствии со статьёй 31 ТК РФ.

Основание: заявление Малаховой С.В.

Зам. директора К.В.Рябов

университета

Приложение 2

Министерство образования Российской Федерации

РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ

ГУМАНИТАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

23.12.2001 № 124

Об обеспечении студентов

учебной литературой

В соответствии с приказом министра от 18.12.2001 № 214 «Об обеспечении студентов учебной литературой»

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Заведующей библиотекой Сталяровой Г.Н. организовать проверку составления фондов учебной литературы и составить справку о наличии учебников, учебных пособий, методических разработок по всем дисциплинам, читаемым в университете, к 28.12.2001.

2. Заведующим кафедрами представить заведующей библиотекой списки учебной литературы (с указанием количества экземпляров), которые необходимо закупить для обеспечения студентов почитаемым кафедрой дисциплинам, к 05.01.2002.

3. В бухгалтерии университета выделить библиотеке средства необходимые для закупки учебной литературы (ответственный гл. бухгалтер Павлов В.Г.).

4. Контроль за исполнением приказа возложить на начальника учебного отдела И.П.Горюнова.




Ректор университета Ю.А.Афанасьев




С приказом ознакомлены:

Приложение 3

Министерство образования

Российской Федерации

РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ

ГУМАНИТАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА

23.12.2001 № 124

Об обеспечение студентов

учебной литературой

В соответствии с приказом министерства от 18.12.2001 № 214 «Об обеспечении студентов учебной литературой»

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Заведующим кафедрами представить заведующей библиотекой списки учебной литературы (с указанием количества экземпляров), которые необходимо закупить для обеспечения студентов по читаемым кафедрой дисциплинам к 05.01.2002.

2. В бухгалтерии университета выделить библиотеке средства необходимые для закупки учебной литературы (отв. гл. бухгалтер Павлов В.Г.).




Ректор Ю.Н.Афанасьев

университета

Секретарь А.О.Горюнова

До этого ГОСТа был ГОСТ Р 6.30-97

Табулятор – устройство, позволяющее останавливать пишущую машинку в заданных положениях

Реквизит – это отдельный элемент служебного документа

Закон Российской Федерации от 25 октября 1991 г. № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации»

Перечень документов, на которые ставится гербовая печать, дан в приложении к ГСДОУ.

Документ возник, прежде всего, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу.

ГОСТ Р 51141-98 дает нам такое определение:

Документ (документированная информация) — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

В ГОСТ ИСО 15489-1-2007

Документ определяется как зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности.

Сущность, признаки и свойства документа

Как видно из определений, все они подчеркивают информационную сущность документа .

Новый Закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 определяет информацию как «сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления».

Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.

Носитель документированной информации — материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.

Как носитель информации , документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе.

Внешние признаки документа — признаки, отражающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления.

Юридическая сила документа — свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Реквизиты документа

Сам документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами. Поскольку появляется профессиональный термин реквизит , раскроем его содержание.

В ГОСТ 351141-98 на термины и определения реквизитом документа называется «обязательный элемент оформления официального документа».

Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования.

Многие документы имеют строго ограниченное число реквизитов. Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита в служебном документе делает документ недействительным.

Формуляр документа

Совокупность реквизитов, из которых состоит документ, называется формуляром документа. Формуляр, характерный для конкретного вида документа, например приказа, акта, называется типовым формуляром. Типовой формуляр характеризуется определенным количеством реквизитов, расположенных в строгой последовательности. Например, в формуляр заявления входят следующие реквизиты: адресат, автор, указание вида документа, текст, подпись, дата.

Один документ — это единичный акт документирования. Но деятельность учреждения оформляется и отражается совокупностью целого ряда определенным образом взаимодействующих документов, обычно соответствующих функциям управления. «Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению» составляет систему документации.

Классификация документов

Все многообразие документов, обслуживающих сферу управления, можно классифицировать по различным основаниям.

Виды документов по происхождению:
• личного происхождения;
• официальные.

Документ личного происхождения — документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

Документы личного происхождения включают личную переписку, воспоминания личного характера, дневники. Они создаются в частной жизни человека, вне сферы служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

Официальный документ — документ, созданный или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

Среди официальных документов выделяют группу личных — это документы, удостоверяющие личность (паспорт, вид на жительство), специальность, образование (диплом, аттестат), трудовой стаж (трудовая книжка) и др.

Делопроизводственные службы, как правило, работают с официальными документами, подавляющее большинство которых составляют управленческие документы. Управленческие документы создаются для реализации управленческих функций, таких как планирование, прогнозирование, финансирование, учет, контроль, снабжение и др.

Служебный документ — официальный документ, используемый в текущей деятельности .

Виды документов по способу документирования (способу записи информации или создания документа):
• Письменный документ — текстовый документ, информация которого зафиксирована любым типом письма.
• Текстовый документ — документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.
• Рукописный документ — письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки.
• Машинописный документ — письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами.
• Электронный документ — созданный и читаемый с помощью компьютерной техники.
• Изобразительный документ — документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта.
• Фотодокумент — изобразительный документ, созданный фотографическим способом.
• Фонодокумент — документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.
• Кинодокумент - изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом.
• Документ на машинном носителе — документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.
• Видеограмма документа — изображение документа на экране электронно-лучевой трубки.

В управленческой деятельности любой организации присутствуют письменные (текстовые) документы, созданные рукописным, машинописным способом, а также электронные документы. Делопроизводственные службы заняты обработкой и именно таких документов. Если в деятельности организации используются иные документы (например, фотодокументы или графические документы), их созданием и обработкой занимаются специализированные подразделения.

Беловой документ — рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений.

Черновой документ — рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом.

Виды документов в зависимости от отношения к аппарату управления:
• входящие (поступившие в организацию);
• исходящие (отправляемые из организации);
• внутренние (создаваемые в данной организации и используемые во внутренних связях).
• Совокупность этих документов образует организации.
Виды документов по числу затронутых вопросов:
• простые;
• сложные.

Простые документы (например, письма, заявления) содержат изложение одного вопроса. Сложные документы включают несколько вопросов, они могут касаться нескольких должностных лиц, структурных подразделений, учреждений (например, постановления, решения, регламенты, инструкции).

По ограничению доступа документы разделяются на:
• секретные;
• для служебного пользования;
• несекретные (простые).

Секретные документы снабжаются особой пометкой и грифом секретности. Использование таких документов и работа с ними осуществляются по особой технологии и требуют специального разрешения. Документы для служебного пользования, содержащие несекретные сведения, могут использоваться работниками данного учреждения. Такие документы помечаются грифом «Для служебного пользования».

Виды документов по способу изложения текста:
• индивидуальные;
• трафаретные;
• типовые.

В индивидуальных документах содержание излагается в виде связанного текста. Составитель (исполнитель) индивидуального документа готовит оригинальный текст, посвященный одному (или нескольким) вопросу, для выполнения конкретной управленческой задачи. Эти документы представляют собой традиционный литературный текст.

В трафаретных документах структура изложения текста формализована, в них используются заранее подготовленные стандартные фразы или отдельные части постоянно повторяющегося текста и пропуски для заполнения переменной информации. Наиболее известным видом таких документов является анкета или справка. Такие документы, как правило, напечатаны на бланке, содержащем постоянную информацию, а переменная вписывается от руки. Вариант использования трафаретных текстов — введение их в память компьютера (шаблон текстовых редакторов).

Типовые документы используются для документирования однотипных (повторяющихся) ситуаций, они составляются на основе образца (например, типовые письма, инструкции, договоры и др.). В документоведении метод типизации используется для создания типовых форм документов и текстов, т.е. образцов или эталонов, на основе которых создаются конкретные документы. Тйповой текст — текст-образец, на основе которого создаются в последующем тексты аналогичного содержания.

Постепени подлинности документы делятся на:
• подлинники (оригиналы);
• копии;
• дубликаты.

Подлинник официального документа (оригинал) — первый (или единственный) экземпляр документа, обладающий . Подлинник удостоверяет собственноручная подпись должностного лица, гриф утверждения, оттиск печати, регистрационный индекс. Подлинник обязательно содержит сведения, подтверждающие его достоверность (об авторе, времени и месте создания).

Подлинный документ — документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

Подлинник (официального) документа — первый или единичный экземпляр официального документа

Дубликат документа — повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу

Копия документа — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы

Заверенная копия документа — копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу

Дублетный документ — один из экземпляров копии документа. Дубликат — копия официального документа, имеющая юридическую силу подлинника и сопровождаемая отметкой «Дубликат».

;
1. электронные сообщения.