Схема движения документов на предприятии. Порядок прохождения входящих документов Внутренние входящие документы проходят в

Входящие документы - важнейшая часть документооборота предприятия. Исчерпывающий перечень процедур по обработке входящих документов, тонкости и нюансы работы с ними вы найдете в данной статье.

Из статьи вы узнаете:

Для всех документопотоков характерно движение из одного структурного подразделения в другое, от одного специалиста к другому. В то же время у каждого документопотока есть особенности:

направление движения входящих - от момента поступления в компанию до их исполнения;

направление движения исходящих - от момента создания до отправки в другую компанию;

направление движения внутренних - от создания до исполнения и направления в делопроизводство.

В настоящее время значительная часть деловых бумаг появляется в . Обрабатываются они как правило, без копирования на бумажный носитель. Однако основная масса документации по-прежнему создается на бумаге. Соответственно, они проходят по традиционным маршрутам движения.

Основные процедуры по обработке входящих документов

При движении входящей документации службой ДОУ выполняются следующие процедуры:

Проверка правильности доставки документов и их оформления.

В случае ошибочной доставки письма возвращаются в почтовое отделение. К последующей обработке должны приниматься только документы. Они должны обладать юридической силой и быть присланными в полном комплекте.

При наличии ошибок в оформлении или отсутствии приложений поступившие деловые бумаги следует вернуть в организацию-отправитель. К ним нужно приложить с указанием причины возврата. Целесообразно разработать трафаретный текст такого письма.

Первичная обработка документов

Если на адрес компании поступает письмо с пометкой "лично" или адресованные общественным организациями, то по нормам служебного этикета такие письма не вскрывают. Их перенаправляют по назначению безо всякой обработки. В всех остальных случаях конверты с письмом распечатываются, и в большинстве случаев уничтожаются.

Если адрес отправителя, время отправки и дату получения письма можно установить только по конверту, то их рекомендуется сохранить.

Также сохраняют конверт в тех случаях, когда между датой регистрации в компании-отправителе и датой получения ее адресатом прошло достаточно много времени.

Традиционно не уничтожают конверты, в которых поступили заявления и жалобы граждан.

Предварительное рассмотрение документов.

Сортировка поступивших деловых бумаг (или предварительное рассмотрение) проводится с целью распределения их на два потока:

документация, передаваемая на рассмотрение руководителю организации для принятия управленческого решения и определения исполнителя;

документация, передаваемая для исполнения в структурные подразделения организации или конкретным исполнителям.

Предварительное рассмотрение поступившей документации имеет важное значение при . Оно позволяет повысить скорость движения документации в ходе ее обработки. А также освободить руководителя организации от рассмотрения малозначительной информации, сократить сроки принятия решений по оперативным вопросам.

На рассмотрение руководителю организации передаются оригиналы либо непосредственно ему адресованные, либо содержащие информацию по наиболее важным вопросам.

Регистрация документов в учетных формах.

Все подлежащие исполнению деловые бумаги сначала регистрируются в учетных формах. После этого они передаются руководителю организации или в структурные подразделения (ответственным исполнителям).

Зачем нужна регистрация?

При регистрации деловую бумагу вводят в информационно-справочную систему. Это обеспечивает:

• письменное закрепление сведений о созданных или полученных;
• сохранность деловых бумаг, устранение возможности их утраты;
• быстрый поиск информации о поступивших или созданных документах;
• количественный учет обрабатываемых в организации деловых бумаг для подсчета объема документооборота;
• восстановление из регистрационных форм информации о документах при утрате подлинников;
• контроль исполнения.

Сегодня регистрация деловых бумаг - это введение сведений о них в электронные базы данных. Однако все еще продолжают использоваться такие традиционные понятия, как регистрационная форма и регистрационный индекс.

Под регистрацией в современном делопроизводстве принято понимать процедуру присвоения ей регистрационного номера и внесение данных в Журнал регистрации.

Регистрационный номер деловой бумаги также называют регистрационным индексом. Это специальное обозначение, состоящие из цифр или цифр и букв.

Журнал регистрации входящих документов - особый учетный документ, предназначенные для учета, поиска и контроля данных.

Какие документы подлежат обязательной регистрации?

Обязательной регистрации подлежат следующие виды деловых бумаг:

1. требующие обязательного исполнения;
2. используемые в качестве руководства;
3. используемые в качестве справочных материалов;
4. требующие отправки в другие компании.

Регистрироваться должны деловые бумаги, связанные с различными направлениями деятельности организации. Например, плановые, отчетные, бухгалтерские, финансовые, кадровые, организационно-распорядительные и т. д.

Где должны регистрироваться документы?

На практике часто возникает вопрос о месте регистрации документов. Особенно тех, что обрабатываются в разных структурных подразделениях. Очевидно, что не всю документацию должна регистрировать служба ДОУ . Деловые бумаги специальных (функциональных) систем документации лучше регистрировать в соответствующих подразделениях.

Совет. Разработайте перечень деловых бумаг, не подлежащих регистрации в службе ДОУ.

Передача документов на рассмотрение руководителю организации или на исполнение в структурные подразделения.

Передавать деловые бумаги ответственным исполнителям принято только под подпись для подтверждения факта получения ее сотрудником. Это исключает возможность потери.

При передаче деловых бумаг делается соответствующая отметка в регистрационной форме.

Рассмотрение документов руководителем организации и принятие (простановка резолюций)

Рассмотренные руководителем деловые бумаги возвращаются в службу ДОУ. Там, где в регистрационную форму переносится резолюция, проставленная руководителем.

Передача документов на исполнение в структурные подразделения (ответственным исполнителям)

В соответствии с резолюциями документация передается на исполнение в структурные подразделения организации (ответственным исполнителям).

Завершение исполнения документов

По результатам исполнения деловых бумаг осуществляются следующие действия: отправляются ответные письма, сотрудники направляются в служебные командировки, проводятся производственные совещания, подписываются договоры о сотрудничестве или поставках продукции и т. п.

Направление исполненного документа в дело

Исполненные входящие деловые бумаги подшиваются в дела вместе с копиями ответов.

Подробнее о том, определить объем документооборота вашей организации; оформить сведения о количестве обработанных документов, а также как рассчитать штатную и явочную численность делопроизводственного персонала читайте в статье " .

Какие потоки документов есть в организации

Кто в организации участвует в направлении документопотоков

Как можно оптимизировать документопоток

3 потока документов

Прежде чем навести порядок в системе делопроизводства организации, нужно найти и описать основу основ - документопотоки. Традиционно в организации выделяют три потока документов:

• входящие;
• исходящие;
• внутренние.

Ничего больше изобретать не нужно. Эти три потока в том или ином объеме присутствуют в любой организации.

Входящие документы. Это документы, поступающие извне: от контрагентов, контролирующих органов, органов местного самоуправления, клиентов, общественных организаций и т.п. Главная особенность входящих документов в том, что созданы они в другой организации.

Основной вид входящего документа - письмо. Иногда в организацию поступают и другие виды документов.

С точки зрения классического делопроизводства это неверно: если в другую организацию направляется документ или пакет документов, нужно написать сопроводительное письмо, а то, что планируется направить, оформить как приложение к нему. Но, оказывается, не все секретари знакомы с правилами классического делопроизводства, поэтому могут направить протокол для ознакомления или приказ в подведомственную организацию, просто вложив его в конверт и надписав на нем адрес.

Движение входящих документов включает, как правило, следующие этапы:

• прием и первичное рассмотрение;
• регистрация;
• передача на рассмотрение;
• вынесение резолюции;
• исполнение.

Исходящие документы - это документы, направляемые из вашей организации в любую другую.

Движение исходящих документов включает, как правило, следующие этапы:

• подготовка проекта документа;
• подписание;
• регистрация;
• отправка.

Внутренние документы. Внутренние документы создаются в организации и в ней же проводят весь свой жизненный цикл. Несмотря на многообразие видов внут-ренних документов, схема их движения одинакова для всех: сначала они проходят путь исходящего документа, затем, на этапе исполнения, - входящего.

Движение внутренних документов включает, как правило, следующие этапы:

• подготовка проекта документа;
• согласование проекта документа и доработка по замечаниям (при их наличии);
• подписание;
• регистрация;
• вынесение резолюции (для некоторых видов документов);
• исполнение.

Основные действующие лица, участвующие в направлении потоков документов

Конечно, потоки документов циркулируют по организации не сами по себе. Их направляют работники, у каждого из которых своя роль в делопроизводстве и документопотоке.

Согласующие лица. Должностные лица, которые просматривают проект документа на предмет возможных ошибок в рамках своей компетенции.

Руководитель. Должностное лицо, обладающее полномочиями для подписания документов. Обычно это кто-то из топ-менеджеров компании: генеральный директор (может подписывать абсолютное большинство документов) или должностное лицо, которому по доверенности передается право подписи определенных их видов.

Регистратор. Секретарь или работник канцелярии, который вносит входящий или подписанный руководителем документ в информационную базу данных, направляет его на исполнение согласно резолюции и, при необходимости, осуществляет контроль исполнения.

Исполнитель. Работник, назначенный руководством для выполнения задания по документу. Исполнитель, выполняя задачу, часто становится автором нового документа.

Только в частных случаях указанные функции могут пересекаться, например, если руководитель лично работает над документом, являясь одновременно и автором, и подписантом, либо секретарь выступает в роли регистратора и автора (или исполнителя). В стандартной ситуации приема, подготовки или исполнения документа один работник выполняет одну функцию.

Описание потоков документов

Описание потоков документов - внутренняя работа отдела делопроизводства, которая нужна для анализа и вряд ли выйдет за пределы отдела. Это всего лишь один из этапов оптимизации системы делопроизводства в целом, который заключается в том, чтобы тем или иным методом показать, кто из работников на каком этапе выполняет тот или иной процесс.

Пока документопоток не будет описан, выявить проблемы на его маршруте и устранить их не получится.

Е.Н. Кожанова,
специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале

Организация движения документов - важная часть делопроизводственного процесса. Документооборот должен быть организован так, чтобы путь движения каждого документа был наиболее коротким, маршрут - прямым, время прохождения - минимальным.

Организация документооборота основана на тех же принципах, что и механический конвейер: движение документов должно иметь минимальные возвраты на предыдущие ступени, документы должны направляться исполнителям в соответствии с их обязанностями, чтобы избежать дублирования операций.

Основными характеристиками документооборота являются маршрут движения, который включает все инстанции на пути движения документа от создания черновика (или от получения) до подшивки в дело, и время, затрачиваемое на прохождение документов по этому маршруту. Кроме того, при организации движения документов необходимо выполнение следующих правил:

• максимальное сокращение инстанций прохождения документов (за счет исключения технологических операций по обработке документов и управленческих звеньев, не обусловленных деловой необходимостью);
• исключение или максимальное ограничение возвратных движений документов (при их обработке - регистрация и доставка, при их подготовке - визирование и согласование и т.д.);
• максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов, исходя из того, что каждое перемещение документа должно быть оправданным.

Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства - специализацию, возможность централизованного выполнения однородных технологических операций, эффективного использования средств оргтехники и персонала.

Организация работы с документами - это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения. Термин определяется государственным стандартом как «организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения».
Установление порядка движения документов или управление документацией организации заключается в создании условий, обеспечивающих хранение необходимой информации, ее быстрый поиск и снабжение ею потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами. Таким образом, оно включает в себя организацию документооборота, включая технологию личной работы исполнителей, создание информационно-поисковых систем по документам организации, контроль их исполнения.

При организации документооборота в конкретной организации учитывается ряд факторов, в частности: форма организации делопроизводства (централизованная, децентрализованная, смешанная), структура организации (чем больше уровней управления, тем сложнее система документооборота), способы принятия решений и характер распределения обязанностей между руководителями организации.

Централизованная форма предполагает сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в ведение одного специализированного структурного подразделения (канцелярии, общего отдела) или одного сотрудника (секретаря учреждения). В этом подразделении (или этим сотрудником) выполняется полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания до сдачи в архив прием и обработка поступающих документов, их регистрация, контроль за исполнением, справочно–информационная работа, систематизация и хранение документов, отправка документов, обработка документов для передачи в архив. Централизация отдельных операций по обработке документов является наиболее рациональной формой организации делопроизводства, так как позволяет снизить затраты на обработку документов, улучшить организацию труда работников службы делопроизводства за счет специализации и взаимозаменяемости отдельных работников, эффективно использовать оргтехнику, достичь единства организационного и методического руководства документационным обеспечением. Однако полная централизация работы с документами возможна только в небольших учреждениях с объемом документооборота до 10 тыс. документов в год.

Децентрализованная форма организации документационного обслуживания представляет собой полную противоположность централизованной службы. Каждое структурное подразделение одной организации создает свою собственную службу для работы с документами, в которой автономно выполняется весь цикл операций по созданию, хранению, систематизации документов данного структурного подразделения. Эта форма характерна для организаций и учреждений, аппарат которых территориально разобщен, а также для тех, в которых документирование деятельности имеет специфические особенности (например, исходя из соображений защиты информации или самостоятельности деятельности структурных подразделений).

Смешанная форма организации работы с документами самая распространенная. При этом часть операций (чаще всего прием и обработка поступающих и отправляемых документов, их регистрация, контроль за сроками исполнения, изготовление, тиражирование, архивное хранение) сосредотачивается в центральной службе делопроизводства, а в каждом структурном подразделении (в департаментах, управлениях, отделах) выпол­няются операции по созданию (печати) документов, их систематизации, хранению дел, их предархивной обработке. Вариантом смешанной формы является такая организация работы с документами, при которой одна и та же технологическая операция (например, регистрация документов или контроль за их исполнением) проводится для одних массивов документов централизованно (в канцелярии), а для других - децентрализовано (в структурных подразделениях). Разделение массивов документов в случае использования традиционных (ручных) методов работы проводится по критерию адресования, если документ адресован руководству организации, он регистрируется в канцелярии, если руководству структурного подразделения, то в этом подразделении. Чаще всего в структурных подразделениях регистрируют внутренние документы - по месту их создания. Например, в бухгалтерии - бухгалтерские документы, в отделе кадров - документы по личному составу и т. д.

В создании и организации службы делопроизводства вопрос выбора организационной формы - один из самых сложных. Действующие государственные нормативно-методические документы не регламентируют форму работы с документами. В каждом конкретном случае выбор организационной формы работы с документами остается прерогативой самой службы делопроизводства и руководства учреждения. Решение этого вопроса связано с первоначальной организацией службы делопроизводства. В зависимости от изменений, которые происходят в связи с преобразованиями самой организации (фирмы), от модернизации технологии обработки документов изменяется и степень централизации и децентрализации работы с документами.

Организация работы с документами – это обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами с момента создания или получения документа до его уничтожения или передачи на архивное хранение. Организация работы с документами требует автоматизации документооборота (документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения и исполнения или отправления в современных условиях деятельности предприятий. Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документированной информацией. Использование новейших компьютерных технологий, наличие факсимильных аппаратов, факс-модемных устройств компьютеров позволяют организовать прием и регистрацию поступающих документов, контроль за их исполнением, информационно-справочную работу в структурных подразделениях.

В процессе автоматизации документооборота можно условно выделить четыре стадии (рис. 2): бумажный документооборот, бумажный документооборот с использованием автономных ПК, смешанный и безбумажный документооборот.

Рис. 2. Эволюция форм документооборота

Бумажный документооборот означает, что все этапы документ проходит в бумажной форме. Еще полтора десятка лет назад данный вид документооборота был доминирующим. Для регистрации бумажных документов использовались большие журналы или листы большого формата, в которые вписывались вновь зарегистрированные документы. По истечении определенного срока журналы и листы сдавались в архив.

Когда появились компьютеры, они заменили журналы и листы, положив начало бумажному документообороту с использованием автономных ПК.

Бумажный документооборот с использованием автономных ПК означает, что ПК используется для подготовки и регистрации документов. Собственно, на данном этапе и возникает понятие электронного документа, т.е. такого документа, который хранится исключительно в компьютере, или, как говорят, "на машинных носителях". Однако преимущества электронного документа при отсутствии локальной сети могут быть реализованы лишь в незначительной степени. Передача, согласование и утверждение документов на этой стадии осуществляется в бумажном виде.

Рис. 3. Смешанный документооборот

Смешанный документооборот (рис. 3) предполагает, что компьютеры, объединенные в локальную сеть, служат для подготовки, передачи и хранения документов, однако юридическую силу документ имеет только в бумажном виде. Согласование и утверждение финансовых и юридических документов осуществляется в бумажном виде. Подготовка проекта документа ведется в электронном виде (пункт 1), затем документ поступает секретарю, который регистрирует его, распечатывает и передает руководителю на утверждение (пункт 2). Руководитель вносит правку и отдает документ исполнителю на доработку (пункт 3). После того как документ утвержден, он рассылается по локальной сети всем исполнителям (пункт 4).

Безбумажный документооборот означает, что все операции с документами производятся в электронном виде.

Полное упразднение бумажного документооборота сейчас невозможно: консерватизм персонала, низкая образованность, нежелание обучаться и переобучаться, боязнь прозрачности собственной деятельности для руководства, которая возникает после внедрения системы электронного документооборота; фактор директора «советского типа» - нежелание непосредственно работать с компьютером, просматривать и редактировать документы. С другой стороны, отсутствие закона об электронном документе предполагает обязательное наличие бумажного подлинника любого значимого документа даже при существовании электронного варианта. Сегодняшние стандарты делопроизводства не учитывают особенностей работы с электронными документами. Когда говорят об автоматизации делопроизводства или документооборота, то обычно подразумевают любые информационные технологии, связанные с обработкой документов - от использования текстовых процессоров до систем управления потоком работ и управления базами данных. В результате в эту категорию попадает очень широкий спектр программных продуктов.

Эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления предприятием. Документооборот исключительно важен для правильной организации финансового и управленческого учета, его нельзя рассматривать в отрыве от специфических бизнес-процессов конкретного предприятия. При этом, проводя анализ документооборота, в качестве объекта исследования можно рассматривать отдельный документ, документопоток, документационный технологический процесс. Однако основополагающим объектом исследования и совершенствования можно назвать документопоток.

Виды документопотоков

Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей - потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении.

Документопоток – это поток документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой и др.

В каждой организации можно выделить следующие потоки документов:

· поток входящей документации , состоящий из поступающих в организацию документов;

· потоки внутренней документации , состоящие из документов, созданных в организации и не предназначенных к выходу за ее пределы;

· поток исходящей документации , состоящий из документов, предназначенных для отправки в другие организации.

Документопоток характеризуется следующими основными параметрами:

· структурой;

· режимом или цикличностью;

· направлением;

· объемом.

Структура документопотока описывается признаками, в соответствии с которыми может быть осуществлена классификация документов и их индексация, сформирована система научно-справочного аппарата по документам организации. В значительной степени структура документопотоков соответствует функционально-целевому назначению составляющих его документов.

Режим или цикличность документопотока определяется изменением во времени его информационной нагрузки. Такие изменения обычно связаны с цикличностью планирования и подведения итогов работы, сезонным уменьшением деловой, политической и управленческой активности, внутренними ритмами работы организации.

Направление документопотока зависит от содержания конкретного технологического звена обработки документов: регистрируемые и нерегистрируемые документы, документы, по которым осуществляется и не осуществляется контроль исполнения службой ДОУ и т.д. На направление документопотока влияет также способ оценки и удостоверения составляющих этот поток документов: согласование, утверждение, ознакомление и другие.

Объем документопотока измеряется физическим количеством документов (подлинников и копий), который может быть конкретизирован или дополнен объемом содержащейся в документах информации, выраженной в листах, знаках, количестве поручений, исполнителей и т.д.

Количество документов всех потоков, независимо от способа создания, получения (доставки), т.е. включая факс, электронную почту, доставку курьером или посетителем, составит суммарный объем документооборота организации.

Объем документооборота – это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.

Величина документооборота нужна для:

• расчета эффективности применения средств автоматизации и механизации делопроизводства;
• расчета необходимой численности делопроизводственного персонала;
• определения загруженности службы ДОУ, в том числе секретаря руководителя и секретаря структурного подразделения.

В целом объем документооборота показывает загруженность всего управленческого аппарата, т.к. всем его работникам приходится иметь дело с документами.

При подсчете документооборота рекомендуется отдельно учитывать документы и их копии. Подсчет ведется обычно по регистрационным формам входящих, внутренних (обычно по видам) и исходящих документов. При этом следует учитывать, что в большинстве организаций, как правило, учитывается лишь число зарегистрированных входящих документов, а документы, не подлежащие регистрации, редко подсчитываются, хотя их количество значительно превышает количество зарегистрированных документов.

Внутренние документы также далеко не всегда регистрируются. Например, докладные и объяснительные записки, справки и т.п. и поэтому их количество точно подсчитать трудно.

Кроме того, не учитывается движение копий документов, которые в средних и крупных организациях, еще не перешедших на автоматизированные системы делопроизводства, могут существенно увеличивать общее количество документов.

Возвращаясь к анализу документопотоков, можно отметить, что основными целями исследования документопотоков организации являются:

• повышение эффективности управленческой деятельности;
• ускорение движения документов в организации;
• уменьшение трудоемкости обработки документов.

Для анализа и фиксации движения документов достаточно простым и наглядным средством является составление графических оперограмм и маршрутно-технологических карт, в которых поэтапно отражаются операции, проводимые с документами, их исполнители, порядок выполнения операций. Маршрутно-технологические карты могут быть дополнены временными, а также финансовыми затратами на каждом этапе прохождения документов. Кроме оперограмм и маршрутно-технологических карт для наглядного представления, быстрого изучения порядка составления и обработки отдельных документов, а также обучения этому вновь принятого персонала с минимальными затратами могут быть использованы и другие методы наглядного представления движения документной информации: технологические цепочки, графики, схемы, документограммы и т.д. При необходимости также могут применяться и более сложные методы обработки собранных сведений, например, построение информационных моделей.

После получения результатов анализа структуры документооборота можно проводить оптимизацию документооборота, рационализируя его.

Каждый документ имеет свою особенность относительно состава, количества, обработки и движения.

Различают внешний и внутренний контуры документооборота (рис. 4). Внешний контур начинается с входящих (внешних) документов, которые поступают на предприятие извне. Это могут быть распоряжения вышестоящих органов, приказы, постановления, письма от партнеров и заказчиков и т.п. Полученные документы регистрируются секретарями и затем поступают на исполнение.

Входящая документация - это документация, поступающая на предприятие от других организаций. Исходящие документы - это документы, которые предприятие (организация) отправляет другим предприятиям. Исходящая документация - это документы, которые несут в себе информацию, выработанную на предприятии в целях передачи ее в другие организации: письма, справки, отчеты, приказы, телеграммы, телефонограммы и т.п.

Рис.4. Схема документооборота

Если документ создается в самой организации, то возникает внутренний контур прохождения документа (инициация - исполнение - согласование - утверждение - регистрация). Именно на внутреннем контуре прохождения документа часто возникает его версионность (т.е. документ существует в разных версиях). Например, на этапе согласования, когда появляются замечания от разных лиц. Важной задачей делопроизводства является отслеживание, накопление и управление версиями документов, а также контроль над изменением документа.

Документопотоки различают по направлению и по отношению к управленческому объекту. По направлению выделяют горизонтальные потоки, связывающие организации одного уровня управления, и вертикальные (восходящие и нисходящие), связывающие организации различных уровней, например, руководящий орган власти и подчиненные ему учреждения и организации, центральный офис фирмы и дочерние фирмы и филиалы. Восходящие потоки - это входные документы, получаемые вышестоящей организацией от подчиненных организаций (исходящие документы подчиненных организаций, направляемые в вышестоящие инстанции). Нисходящие потоки - это документы, направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненным организациям.

По отношению к управленческому объекту выделяют входящий, исходящий и внутренний документопотоки. Они тесно взаимосвязаны, так как информация поступивших документов используется для подготовки внутренних и исходящих ответных и т. д.

Входящий документопоток любой организации складывается из следующих компонентов:

Документов вышестоящих организаций (органов власти и управления, центральных аппаратов министерств и др.). В состав этих документов входят директивные указания, нормативные и методические акты, которые являются основанием для руководителей в организации производственной, управленческой, технической, экономической, социальной и иной деятельности. По видовому составу к этим документам относятся: указы, законы, постановления, распоряжения, указания, поручения, приказы, письма, инструкции, решения, методические указания и рекомендации;

Документов от подведомственных организаций, содержащих сведения о выполнении распорядительных действий, запросы о путях выполнения заданий и отчетные сведения о своей деятельности. По видам документов этот поток состоит из отчетов (о финансовой, хозяйственной, социальной, управленческой деятельности), инициативных докладных записок, писем, актов;

Документов от несоподчиненных организаций, направляемых с целью согласования совместных действий или побуждения к ним, с целью консультирования, получения информации. Основные виды документов: письма (информационные, рекламные, оферты, гарантийные, запросы и др.) и договоры, а также документы, сопровождающие выполнение договоров (акты взаимозачетов, счета, заявки, сертификаты, отгрузочные документы и др.);

Обращений граждан - предложений, заявлений, жалоб.

Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы. Исходящие документы создаются в ответ на поступившие письменные или устные запросы или как инициативные документы, требующие или не требующие ответа. Инициативные документы всегда значительно превышают группу ответных документов. Мотивы создания исходящих документов диктуются направлениями деятельности организации и ее информационными запросами. В исходящем документопотоке выделяется группа распорядительных (при условии, что организация имеет подведомственные организации) и информационных документов (коммуникативных) - письма, докладные, обзоры, справки, отчеты, договоры, документы по их выполнению.

Внутренний документопоток составляют документы, создаваемые и используемые в самом аппарате управления, не выходящие за его пределы. Происхождение этих документов совпадает со сферой их применений.

Внутренний поток обеспечивает целенаправленное решение управленческих задач в пределах одного учреждения, организации. К внутренним относятся организационные документы, определяющие задачи, функции организации в целом, а также ее структурных подразделений, компетенцию, права и обязанности должностных лиц, правила выполнения отдельных видов деятельности: положения, уставы, учредительные договоры, должностные инструкции, регламенты, правила, штатные расписания и др.

Функции оперативного регулирования деятельности учреждений выполняют распорядительные документы, издаваемые руководством: приказы, указания, распоряжения, решения. Самостоятельные группы внутреннего документопотока составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, личного состава и т. д. В аппарате управления не рекомендуется вести внутреннюю переписку между должностными лицами и структурными подразделениями, вместо нее должны использоваться бездокументные способы обмена информацией (телефон, переговоры). Однако на практике внутренняя переписка широко распространена. Она оформляется докладными (служебными) и объяснительными записками, рапортами.

Каждый документопоток имеет достаточно стабильный маршрут движения, который зависит от состава и содержания документов, степени регламентации функций руководителей и структурных подразделений, распределения обязанностей между руководителями и от принятой в организации технологии работа с документами.

Стереотипные маршруты движения свойственны входящим документам, что определяется их адресованием.

Входящие документы образуют три направления движения: руководству организации, руководству структурных подразделений, непосредственно специалистам. Соотношение этих потоков неравномерно: наибольшая часть документов попадает руководству, которое, с одной стороны, испытывает информационные перегрузки, а с другой - получает значительное количество информации, не соответствующей их компетенции, областям деятельности и функциональным обязанностям, не их уровня. Ожидание рассмотрения документов руководством является потерянным временем, удлиняет путь документа к исполнителю.

Маршрут движения входящих документов зависит и от принятой в учреждении технологии работы с документами. Например, процесс регистрации распадается на два этапа: внесение в регистрационные формы данных о полученном документе до его рассмотрения руководством и дополнение этих данных резолюцией, сроками исполнения, указаниями по исполнению и другим после рассмотрения руководителем. Таким образом, технология регистрации документов увеличивает время движения документа от получения до исполнителя. Если в организации принято регистрировать документы повторно, то есть на уровне структурных подразделений, то потери времени из-за нерациональных остановок в движении документа еще более ощутимы.

Исходящий документопоток, как правило, пронизывает всю управленческую структуру. Как инициативные, так и информационные документы готовят специалисты в структурных подразделениях. Маршрут движения этих документов зависит от количества инстанций согласования, визирования и подписания документов, а также от принятой технологии перепечатки текста, регистрации и отправки документов.

Наиболее нерегламентированными являются маршруты движения внутренних документов. Причем в этом потоке движение распорядительных документов, как правило, упорядочено, а подготовка всех остальных документов не имеет регламентированных маршрутов и влечет наиболее ощутимые потери времени на прохождение документов.

Основываясь на данных, характеризующих документопотоки, служба делопроизводства может разрабатывать наиболее целесообразные, оптимальные маршруты движения документопотоков.

Документооборот – движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки.

Документооборот образуют потоки входящих (поступающих из других организаций), исходящих (отправляемых в другие организации) и внутренних (созданных и действующих в пределах организации) документов.

Движение входящих документов

Схема движения входящих документов

Движение входящих документов показано на рис. 2, где цифрами и буквами обозначено:

Рис. 2 . Схема движения входящих документов

	Руководитель (директор)
	Исполнитель (структурное подразделение)
	Экспедиционная обработка
	Предварительное рассмотрение, сортировка
	Регистрация
	Распределение (разметка)
	Перераспределение (переметка)
	Корреспонденция
	Документы, регистрируемые службой ДОУ
	Документы, нерегистрируемые службой ДОУ

Экспедиционная обработка корреспонденции

Вся поступающая корреспонденция (доставленная почтовой, факсимильной связью, курьерами, документы, привезенные сотрудниками из командировок, переданные на переговорах) должна обрабатываться централизованно экспедицией (структурным подразделением, которое занимается приемом и отправкой корреспонденции). При отсутствии экспедиции обработку корреспонденции производит секретарь.

В ходе экспедиционной обработки проверяется правильность доставки, целостность вложений, правильность оформления документов. Ошибочно доставленная почтовая корреспонденция возвращается почтовому отделению, о факсимильных сообщениях следует, если это возможно, сообщить отправителю.

Экспедиция (секретарь) вскрывает все поступившие конверты. Исключение составляют конверты с отметкой "лично" и конверты, имеющие гриф ограничения доступа к документу в том случае, если существует специальное подразделение для обработки корреспонденции с грифом.

Конверты уничтожаются. Исключение составляют четыре случая:

· если дата почтового штемпеля свидетельствует о дате поступления или отправки корреспонденции (конкурсные документы , арбитражные документы, исковые заявления, судебные повестки и т. д.);

· если на документе вообще отсутствует дата;

· если адрес отправителя можно установить только с помощью конверта;

· если дата отправки существенно отличается от даты получения документа.

Проверяя целостность вложения, необходимо убедиться в наличии всех листов документа, всех приложений и количестве листов в них.

Проверяя правильность оформления, необходимо убедиться в том, что отсутствуют ошибки, которые не позволяют принять документ в работу. (На гарантийном письме отсутствует печать, например). Кроме того, проверяется возможность прочесть листы документа, если он получен по факсу.

Если обнаружены ошибки, о них необходимо поставить в известность отправителя. Документ следует задержать в экспедиции до того, как эти ошибки будут исправлены (высланы необходимые приложения, заменены нечитаемые листы и т. д.).

На всех поступивших документах (в том числе и на факсимильных сообщениях) проставляется дата поступления (28) и, если необходимо, учетный порядковый номер. Учетный номер необходим для более точного подсчета количества поступивших документов.

Предварительное рассмотрение. Сортировка.

При предварительном рассмотрении документы сортируются на две группы:

1. документы, которые будут регистрироваться в службе ДОУ;

2. документы, которые передаются в структурные подразделения без регистрации.

Каждая служба ДОУ может разработать и представить на утверждение руководителю организации перечень документов, не подлежащих регистрации в службе ДОУ. Обязательно регистрируются те документы, которые будут являться основанием для принятия управленческих решений.

Для того чтобы правильно провести предварительное рассмотрение, необходимо хорошо представлять себе деятельность фирмы и перспективы ее развития.

Распределение

Зарегистрированные документы распределяются на две группы:

· документы, которые должны быть представлены руководителю;

· документы, которые передаются в структурные подразделения по принадлежности.

Критерии отбора документов для рассмотрения руководителем:

· важность содержания (с точки зрения стратегии и тактики развития бизнеса);

· сложность и новизна поставленных вопросов;

· географический (региональный);

· корреспондентский;

· номинальный (по видам и разновидностям документов);

· предметно-вопросный (по заголовку, содержанию);

· структурный (по структуре организации, по отделам);

· хронологический (по дате) и т. д.

При расстановке РКК, как правило, удается активизировать несколько поисковых признаков (обычно 3-5). Например, карточки поступивших и отправленных документов можно расставить по содержанию, вопросы расположить по алфавиту, внутри предметной рубрики карточки систематизировать по названиям регионов, расположенных по алфавиту, в каждом регионе распределить карточки по корреспондентам, а наименования организаций-корреспондентов расположить в алфавитном порядке и т. д.

Внутри каждой рубрики карточки расставляют по хронологии или в валовом порядке регистрационных номеров. Традиционно применяется обратный (… 5, 4, 3, 2.1) порядок регистрационных номеров и дат.

Справочная картотека делится на две части: карточки документов, находящихся на исполнении, и исполненных.

Классификаторы, применяемые при индексации, регистрационные формы и сами документы образуют информационно-поисковую систему (ИПС ) организации, т. е. систему, обеспечивающую осуществление оперативной справочной работы и контроля исполнения документов.

Контроль исполнения документов

Контроль - неотъемлемая (основная) функция управления и необходимый элемент управленческой деятельности. Цель контроля – своевременное и качественное исполнение каждого поручения. В контрольной деятельности различают две группы операций:

· контроль исполнения по существу поставленных задач;

· сроковый контроль.

Контроль исполнения по существу поставленных задач осуществляют руководители всех рангов.

Контроль за соблюдением сроков исполнения поручений всегда возлагается на аппарат руководителя (службу ДОУ).

В контрольной деятельности службы ДОУ выделяют несколько этапов:

1. Постановка документа на контроль, оформление отметки о контроле в документе (18) и в регистрационной форме. Основанием для этого может являться:

o резолюция руководи;

2. Систематизация регистрационных форм по срокам исполнения. Систематизация проводится с целью выявления документов, срок исполнения которых истекает "сегодня", "завтра", "послезавтра".

При журнальной форме регистрации предполагается ежедневная выборка и повторная фиксация журнальных записей .

При использовании РКК необходимо выбрать карточки с отметкой К или КОНТРОЛЬ и расставить их в отдельной рубрике в порядке прямой хронологии (… 01.09.99, 02.09.99…) по срокам исполнения.

Компьютерные программы регистрации и контроля исполнения документов должны делать выборку по срокам исполнения автоматически.

3. Сообщение и напоминание исполнителю о сроках исполнения (во время передачи документа на исполнение, за три дня до истечения контрольного срока, в день исполнения).

4. Сообщение руководителю (контролеру) о сроках исполнения поручения (за один день до истечения срока исполнения, в день исполнения).

5. Снятие документа с контроля или перенесение контрольных сроков. Основанием для этого должно являться только мнение руководителя, выраженное в письменной (подпись, гриф утверждения, резолюция) или устной форме.

6. Составление периодической справки или сводки об исполнительской дисциплине. Предполагаемый состав информации: количество документов, взятых на контроль, количество исполненных (в срок, с нарушением контрольного срока) документов и находящихся на исполнении (в срок, с нарушением контрольного срока). Справка может содержать сведения об исполнительской дисциплине каждого структурного подразделения, каждого исполнителя или организации в целом.

ТЕМА 8. ПОРЯДОК ДВИЖЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В ОРГАНИЗАЦИИ

1. Понятие, виды и основные этапы документооборота

2. Принципы и методы организации документооборота

3. Регистрация документов и построение поисковой системы

4. Контроль исполнения документов

Понятие, виды и основные этапы документооборота

Документооборот – это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи их на хранение. Организация движения документов нацелена на: а) сокращение пути и времени движения документов, б) исключение возвратного, дублирующего и неритмичного движения документов, в) унификацию процедур прохождения и обработки конкретных документов, г) применение современной оргтехники. Движение конкретных документов различается длиной пути, этапами обработки документов и сроками их хранения. В "Государственной системе документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения" рассматривается документооборот организации. Все документы организации делятся на три документопотока: входящие, внутренние и исходящие документы.

Документооборот входящих документов

Входящий документ - документ, поступивший в учреждение от сторонних организаций или лиц: вышестоящих, подчиненных, государственных, муниципальных, частных, депутатов и граждан.

Обработка входящих документов включает: а) прием и первичную обработку документов; б) предварительное рассмотрение и распределение документов; в) регистрацию; г) рассмотрение документов руководством; д) передачу на исполнение.

Прием и первичную обработку поступающих документов производит служба ДОУ, или секретарь, или централизованная экспедиция в зависимости от объема корреспонденции, в нерабочее время по необходимости - дежурный сотрудник. Экспедиция - специальный отдел организации, производящий прием, отправку и рассылку доку­ментов и грузов. Входящие документы могут быть получены по почте, доставлены курьером и посетителями, переданы средствами электрической связи.

При получении корреспонденции:

1) проверяется правильность ее доставки: ошибочно присланная корреспонденция возвращается на почту;

2) проверяется целостность упаковки и документов, их повреждения (неполное получение факсимильного сообщения, отсутствие указанного в документе приложения); составляется акт о повреждениях или отсутствии документов, который пересылается вместе с полученными документами их отправителю;

3) не вскрывается и передается адресату корреспонденция, имеющая гриф "лично" или адресованная общественным организациям;

4) заказные письма принимаются под расписку;

5) на документ с надписью «СРОЧНО» проставляется время получения;

6) упаковка при вскрытии уничтожается, кроме случаев, когда в полученных документах нет обратного адреса и фамилии отправителя (но они есть на упаковке); в документе нет даты, и она устанавливается по почтовому штемпелю.

Предварительное рассмотрение и распределение документов нацелено на оперативное получение документов исполнителями, освобождение руководства от рассмотрения второстепенных вопросов.

Оценка поступившего документа учитывает: а) вид документа и важность его содержания; б) сложность и новизну поставленных вопросов; в) общественное положение автора документа; г) срочность исполнения документа.

В ходе первичного рассмотрения документы делятся на 2 потока: 1) для рассмотрения руководителем организации; 2) для направления в те структурные подразделения, которые согласно Положению о структурном подразделении будут исполнять документы. Руководству обычно направляются документы вышестоящих органов, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации и требующие решения руководства, а также жалобы на действия подчиненных должностных лиц. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам. Предложения, заявления и жалобы граждан предаются в специальное подразделение по рассмотрению писем граждан. Всю эту работу делает опытный человек, хорошо знающий структуру организации и должностные обязанности сотрудников. Помощь ему оказывают справочные материалы: примерный перечень документов для рассмотрения руководством, перечень должностных лиц и их обязанностей и др.

Регистрация входящих документов состоит в проставлении на первом листе документа в правом нижнем углу отметки о поступлении документа в организацию, которая пишется от руки и включает регистрационный номер и дату поступления документа (при необходимости часы и минуты). Это может быть регистрационный штамп - штамп, содержащий наименование организации, место для даты поступления и место для регистрационного индекса. Факсимильное изображение имеет дату поступления, поэтому указывается лишь порядковый номер. На невскрытой корреспонденции регистрационный штамп ставится на конверте и упаковке пакетов.

Рассмотрение документа руководством состоит в том, что должностное лицо пишет на нем резолюцию, т.е. принятое им решение по информации, содержащейся в документе. Резолюция переносится в регистрационную форму. Руководитель может попросить сделать для себя копии некоторых документов. Он не должен, как правило, принимать лично без регистрации документы от посетителей, подчиненных, представителей других организаций.

Передача документа на исполнение осуществляется после рассмотрения его руководителем. Документы должны быть переданы на исполнение в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время. При нескольких исполнителях документ передается ответственному исполнителю; при его отсутствии – первому из состава исполнителей, для остальных делаются копии или документ передается поочередно. Необходимость размножения документов и количество копий определяется исполнителем.