Типовой акт приема передачи товара. Акт приемки-передачи товара: образец

Для получения материальных ценностей от одной стороны договора другой обычно достаточно товарной накладной. Но иногда условия поставки требуют оформления отдельного передаточного документа, удостоверяющего как сам факт перемещения товара и его денежную стоимость, так и качественные характеристики отгруженных ценностей. В таких случаях составляют акт приёма-передачи товара, фиксирующий все значимые для сторон моменты.

В каких случаях необходим акт приёма-передачи

Приём товара только по накладной формы ТОРГ-12 предполагает, что перечисленная в ней продукция поставлена и соответствует указанному в документах количеству. Однако нередки ситуации, когда фактический объём товара отличается от заявленного, пришёл не тот груз, который требуется, или партия оказалась бракованной. Чтобы предъявить претензии поставщику, эти факты необходимо зафиксировать надлежащим образом, а именно, оформив акт приёма-передачи с констатацией всех обнаруженных несоответствий.

Некоторые виды продукции (например, оборудование) всегда передаются по акту, поскольку этого требует сам процесс их приёмки: осмотр, проверка работоспособности и т.д. Если товар отправляется на ответственное хранение, акт составляется с целью описать состояние сдаваемых ценностей, определить условия их содержания и назначить материально-ответственное лицо.

Заключая контракт на поставку, стороны могут сами включить в него пункт об обязательном подписании документа о приёмке товара в момент его передачи заказчику.

Как составить акт передачи товара

Акт приёма-передачи товара обычно прилагается к договору поставки как его неотъемлемая часть. Типовая форма акта содержит следующие данные:

• название документа;
• дата и место оформления;
• информация о сторонах сделки с реквизитами, адресами и контактами;
• ФИО ответственных лиц, их паспортные данные, на каком основании представляют стороны;
• номер и дата договора, по которому осуществляется поставка;
• перечень передаваемых ценностей с указанием ассортимента и количества;
• качественные характеристики товара;
• итоговая сумма по стоимости;
• наличие/отсутствие дефектов продукции;
• подробный список обнаруженных недостатков;
• претензии по результатам процедуры приёмки.

По согласованию сторон в акте могут быть отражены и другие вопросы:

• условия оплаты поставленной партии товара (полная или частичная предоплата, расчёты после получения груза);
• сроки окончательных расчётов, номера и даты платёжных документов по авансам;
• вынесение определённых товарных групп, конкретных позиций в отдельные акты.

Как правильно оформить акт приёма-передачи

Поскольку акт – документ двусторонний, на нём должны присутствовать подписи представителей и поставщика, и получателя груза. Прежде чем начинать приёмку товара, необходимо убедиться, что лица, присутствующие от каждой из сторон, имеют полномочия визировать передаточный акт. Подтверждением могут служить:

• доверенность, выданная работнику фирмы руководителем;
• приказ о назначении на должность с правом действовать от имени организации;
• нотариально заверенное поручение для физического лица, представляющего сторону сделки.

Чтобы документально оформить факт получения продукции по договору, необходимо:

1. и привести его в соответствие с условиями поставки: убрать ненужную информацию, внести пункты, предусмотренные договором.
2. Как правило, приёмка товара происходит в складских условиях, поэтому подготовленный бланк для ручного заполнения лучше заранее распечатать в 2 экземплярах.
3. Провести необходимые мероприятия: внешний осмотр, пересчет, взвешивание, сверку позиций и т.д., в зависимости от вида продукции и особенностей установленной процедуры приёма-передачи.
4. Зафиксировать все обнаруженные дефекты в присутствии представителя поставщика, внести их перечень в акт.
5. Сформулировать суть претензий, если их нет – подтвердить это письменно: «претензий не имеем».
6. Согласовать содержание документа, проверить корректность его заполнения.
7. Скрепить акт подписями и печатями сторон.

Неточности, помарки и ошибки в передаточных документах недопустимы. Если в акте обнаружена ошибка, его нужно переделать до момента подписания.

Акт приёма-передачи, констатирующий, что товар доставлен с нарушениями, с нареканиями по качеству – основание для составления претензионного письма в адрес продавца с требованием замены партии, денежной компенсации. Отправка бракованной продукции поставщику осуществляется по акту возврата (форма ТОРГ-2) с указанием причины обратной отгрузки и детальным описанием всех изъянов.

Если груз был утерян или повреждён во время транспортировки, вопрос с возмещением убытков решается на основании контракта – предусмотрено ли в нем возмещение убытков в таких случаях.

Особенности оформления акта приёма-передачи в нетипичных случаях

Мы рассмотрели составление передаточного акта в случае прямой отгрузки от продавца покупателю на территории одной из сторон. Если в процессе доставки задействовано третье лицо, оно также становится заинтересованной стороной.

Документы на передачу товара, хранящегося на складе сторонней организации, заполняются в тройном экземпляре: для поставщика, заказчика и собственника складского помещения. Дополнительные копии актов могут потребоваться фирме-перевозчику, охранному предприятию, нанятому для сопровождения транспортировки, и т.д.

Отдельный вопрос – сдача продукции на ответственное хранение. В этом случае в качестве акта приёма-передачи товара оформляется документ на унифицированном бланке МХ-1, который подписывается двумя сторонами: собственником груза и принимающей организацией. Основанием для помещения товара на сторонний склад является договор ответственного хранения, определяющий количество и стоимость передаваемой продукции, число поставок и прочие условия.

Законодательство не предъявляет требований к наличию передаточного акта, если есть подписанная сторонами накладная на товар, однако этот документ при возникновении спорных ситуаций имеет юридическую силу в суде.

Акт приема-передачи имущества - документ, подтверждающий фактическую передачу от одного лица второму. Это может быть имущество или материальная ценность.

Акт приема-передачи имущества - это один из важнейших документов при исполнении договоров поставки, купли-продажи, аренды и т. д.

Когда он необходим:

• аренде имущества;
• договоре купли-продажи;
• оформлении залога;
• иных ситуациях.

В нем не указываются никакие условия и пункты сделки, а описывается факт передачи и состояние имущества. Так что подписание бланка акта приема-передачи имущества не отменяет необходимости составления иных документов.

В целом это подтверждение исполнения сделки и обязательств. Сведения, которые зафиксированы в документе, защищают права обеих сторон. Передающее лицо уверено в сохранности имущества в прежнем состоянии или иметь подтверждения соответствия товара требованиям. А принимающее лицо сможет не платить компенсацию, если был нанесен ущерб до факта передачи.

Все споры в последующем будут основаны именно на пунктах акта. Доказать наличие повреждений, не указанных в договоре, даже через суд будет практически невозможно. Поэтому при подписании необходимо тщательно проверить соответствие фактического состояния и указанного в документе.

Это могут быть акты на:

• помещение;
• товар;
• основные средства;
• документы;
• оборудование.

Документы, закрепляющие факт передачи имущества, отражают исполнение обязательств по договору. Также такие акты фиксируют состояние передаваемого имущества на момент передачи. Эти сведения:

• с одной стороны , позволяют передающей стороне требовать сохранения текущего состояния имущества (если договор предусматривает его возврат в будущем) и подтвердить отсутствие претензий получателя к его качеству на определенный момент;
• а с другой - дает право принимающей стороне отказаться от компенсации ущерба, причиненного до момента передачи.

Акт приема-передачи имущества не имеет строго установленной формы, составляется в письменном виде в присутствии как передающей, так и принимающей стороны, и заверяется их подписями.

Поскольку данный документ не имеет строго установленной формы, утвержденных бланков для него также не существует.

Есть основные пункты, наличие которых является обязательным:

• наименование «Акт»;
• место составления (город);
• дата подписания документа;
• данные продавца и покупатели или арендатора и арендодателя (ФИО, сведения из паспорта, адрес);
• название и реквизиты документа основания (купли-продажи, аренды, прочего);
• описание состояния и объема имущества (размер, площадь, количество комнат, количество);
• согласие обеих сторон;
• информация об отсутствии претензий.

При заключении акта о передаче имущества фиксируются его дефекты. Документ составляется в двух экземплярах, на нем поставляются печати. Один оригинал получает продавец, а второй покупатель. Обычно их подкалывают к самому договору.

Акт на имущество

Форма акта приема-передачи имущества - юридический документ. При купле-продаже многие не задумываются о необходимости подписания таких договоров. Его подготавливают застройщики, чтобы обезопасить себя. При этом до подписания документа ответственность лежит на продавце, а после переходит на покупателя.

Аналогичная ситуация при сдаче помещения в аренду . В этом случае заключение акта обязательно. Иначе арендодатель не возместит убытки, причиненные жильцами. Обычно указывают, какой проведен ремонт, наличие коммуникаций (отопление, колонка, котел, телефон), телевидения, интернета.

Скачать образец:

Необходимо с осторожностью отнестись к подписанию любых документов, ведь в акте могут быть указано неверное состояние, за которое потом придется платить. Его подписывают после осмотра помещения.

В данной ситуации допустимо составлять отдельный документ либо включить эти условия в договор. На практике дополнительно акт подписывается, когда дата основного договора и фактическая передача имущества происходит позже, через месяц или два.

Акт на основные средства

Акт на прием-передачу основных средств заключается как внутри компании между ответственными лицами, так и между организациями. Существует единая форма. Образец доступен в программах Гарант либо 1С. Бланк для подобных операций называется ОС-1б и дает возможность для передачи любых товарно-материальных ценностей за исключением зданий, сооружений.

Подписание такого документа необходимо для постановки на баланс нового основного средства. Если оно ранее уже было в пользовании, то принятие происходит без акта, его делает передающая сторона.

Бланк состоит из нескольких разделов. Вначале указывается дата и номер документа. Если оборудование новое, то первая таблица не заполняется. Для тех что были в эксплуатации указывается точный срок нахождения в пользовании и фактической работы или простоя. Следующий раздел заполняет принимающая сторона. Здесь отображают стоимость с учетом дополнительных расходов в виде транспортировки, монтажа и срок полезного использования. Подписание происходит комиссией, после чего все передается в бухгалтерию для постановки на учет и заведению карточек.

Если есть несоответствие

Акт приема-передачи подразумевает, что обе стороны довольны. Но акт бывает не всегда. Поэтому порой необходим образец акта о недостаче товара при приемке. Если есть расхождения по количеству и качеству продукции используют форму ТОРГ-2. Они актуальны как для внутренней бухгалтерии, так и для налогового учета.

Этот документ - основание для составления претензии к продавцу. С ним можно отправляться в суд или требовать компенсации, предусмотренные договором. Если к части товара замечаний нет, то он в этом акте не указывается. Отображается количество продукции, состояние товара и упаковки, наличие пломб.

Обязательным условием является сбор комиссии. В нее входят представители продавца, покупателя, компании перевозчика, лицо, принимающее товар на хранение. В случае отсутствия продавца можно привлечь человека из независимой организации.

Передача имущества во временное пользование и с целью реализации

В ходе передачи ценностей возможно выявление недостачи, недокомплектации или дефектов, поэтому все выявленные при приемке недостатки должны быть отражены в акте.

Полномочия лица, принимающего/передающего имущество по акту, должны подтверждаться соответствующей доверенностью. Исключением является ситуация, когда полномочия явствуют из обстановки (п. 1 ст. 182 Гражданского кодекса РФ).

Например, суды презюмируют наличие полномочий у принявшего товар лица, если оно владело печатью компании и проставило ее на акте передачи ценного имущества , при условии что отсутствуют доказательства потери/кражи печати (постановление АС ВСО от 07.10.2014 по делу № А10-2969/2013).

В то же время сама по себе печать не является более обязательным реквизитом для выполненных организацией документов, если она не упомянута в ее уставе.

Сохраните, а то забудете:

При движении ТМЦ между контрагентами или внутри компании составляют акт приема-передачи товара. Образец-2019, пустой бланк и инструкция по заполнению - на этой странице.

У документа нет унифицированной формы, вы можете составить его сами. Обычно его оформляют, чтобы подробно описать передаваемое имущество. Скачайте ниже наш образец акта приема-передачи товара - простой и понятный. Его можно использовать как шаблон. Не забудьте вписать все характеристики имущества: дефекты, количество, стоимость и т.д.

Акт приема-передачи товара: образец

Акт приема-передачи товара составляют, если:

• количество и качество товара не соответствует прописанному в договоре,
• имущество передается по договору комиссии или во временное пользование,
• ТМЦ передаются между подразделениями внутри одной организации.

Документ оформляют, когда передают товарно-материальные ценности. Составляют его в двух экземплярах - по одному для каждой из сторон.

В акте приема-передачи товара обязательно укажите:

• дату и место составления,
• в рамках какого договора составляете документ,
• названия или ФИО сторон,
• полное описание ТМЦ - марка, модель, количество, единицы измерения и т.д.,
• информацию о дефектах и недостатках - если есть.

Участники договора должны подписать обе копии акта и поставить печати, если они есть.

Требование о передаче ТМЦ надо прописать в договоре. Акт приема-передачи товара пусть будет приложением к нему - тогда оба документа будут иметь одинаковую юридическую силу.

Если покупатель - юрлицо, полномочия представителя-физлица надо подтвердить доверенностью.

Акт приема-передачи товара: скачать бланк и образец

Мы разобрали главные вопросы о том, как оформить документ.

Форма акта приема-передачи товара обязательна или мы можем разработать свою собственную?

Можно разработать свою форму документа. Но рекомендуем взять уже готовый шаблон акта приема-передачи товара - так вы сэкономите время и точно не ошибетесь.

Может ли акт приема-передачи товара быть доказательством в суде?

Да. Часто этот документ - решающий для судьи при принятии решения. Главное - правильно оформить бланк, указать в нем все нужные вам пункты, например, что покупатель может обратиться с претензией в течение 14 дней. Скачать акт приема-передачи товара можно

Если мы отдаем ТМЦ на хранение, нужно оформлять акт приема-передачи товара?

В этом случае надо оформить документ по форме МХ-1 - акт приема-передачи товара на ответственное хранение .

Сколько надо хранить акт приема-передачи товара?

Срок хранения документа - 5 лет.

Нам потребовался акт приема-передачи товара. Образец предоставил контрагент, но в нем нет нужных нам пунктов. Можно ли их добавить?

Конечно. Документ должен устраивать обе стороны. Скачать акт приема-передачи товара - бланк и заполненный образец - можно на нашей странице. Если вам не хватает пунктов, просто добавьте их в готовый шаблон.

Доказательством исполнения обязанностей стороны в ряде договоров является письменный акт приема-передачи.
Документ подписывается, как правило, сторонами договора и в рамках договорных отношений: передача товара по договору поставки, транспортного средства или иной вещи по договору купли-продажи, в рамках арендных отношений и т.п. Такой акт фиксирует не только факт выполнения обязательств, но и состояние передаваемого имущества на момент передачи. Поэтому в рамках судебных споров акт приема-передачи может стать важным .

Обязательность составления такого документа, как акт приема-передачи, может быть предусмотрена прямо в договоре, а может вытекать и из норм Гражданского кодекса РФ. Например, в силу ст. 556 ГК РФ факт передачи недвижимости по договору купли-продажи и принятие ее покупателем осуществляется по передаточному акту. Или ст. 655 ГК РФ (аренда здания). Акт приема-передачи может быть составлен сторонами любого обязательства и по личной инициативе.

Пример акта приема-передачи

по договору купли-продажи жилого дома и земельного участка

Гражданин РФ Одинцов Дмитрий Валерьевич, паспорт серия 56 14 номер 1684325, выдан 04.11.2012 г. Отделом УФМС России по Ульяновской области в Октябрьском районе г. Ульяновска, адрес регистрации: Ульяновская область, г. Ульяновск, ул. Кирова, 79 – 14, именуемый в дальнейшем Продавец, и

гражданин РФ Петросухов Семен Аркадьевич, паспорт серия 79 86 номер 4684215, выдан 08.02.2002 ТОМ Железнодорожного района г. Омска, адрес регистрации: Омская область, г. Омск, ул. Московская, 49, именуемый в дальнейшем Покупатель, а вместе именуемый Стороны,

составили настоящий акт приема-передачи о нижеследующем:

1. Во исполнение п. 3.4 Договора купли-продажи жилого дома и земельного участка от 01 февраля 2017 г. Продавец передал, а Покупатель принял следующее имущество:

• Жилой дом, расположенный по адресу: Россия, Ульяновская область, г. Ульяновск, ул. Победы, 17, общей площадью 215 кв.м., этажность: 2, кадастровый номер: 29/725/798-81/5652, принадлежащий Продавцу на праве собственности, что подтверждается Свидетельством о государственной регистрации права от 17 мая 1998 г. серия АВ № 36422546, выдано Управлением Росреестра по Ульяновской области.
• Земельный участок, расположенный по адресу: Россия, Ульяновская область, г. Ульяновск, ул. Победы, 17, общей площадью 556 кв.м., назначение земель: под индивидуальное жилищное строительство, кадастровый номер: 29/795/451-13/5614, принадлежащий Продавцу на праве собственности, что подтверждается Свидетельством о государственной регистрации права от 17 мая 1998 г. серия АВ № 36422546, выдано Управлением Росреестра по Ульяновской области.

1. Имущество Покупателем осмотрено, в результате осмотра недостатков не выявлено. Качество имущества соответствует условиям договора купли-продажи жилого дома и земельного участка от 01 февраля 2017 г., претензий к состоянию имущества Покупатель не имеет.
2. Одновременно с имуществом Продавец передал Покупателю 3 (три) комплекта ключей, а также оригиналы правоустанавливающих документов на жилой дом и земельный участок, документы о техническом состоянии.
3. Риск случайной гибели или случайного повреждения жилого дома и земельного участка переходит на Покупателя с момента подписания настоящего акта.
4. Настоящий Акт приема-передачи составлен в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, по одному для каждой из Сторон.

Продавец: Одинцов Дмитрий Валерьевич

Покупатель: Петросухов Семен Аркадьевич

Что включить в акт приема-передачи

Законом обязательные реквизиты такого документа не установлены. В то же время, чтобы использовать акт приема-передачи в бухгалтерских и иных юридически значимых целях, он обязательно должен содержать следующие сведения:

• наименование сторон. Если договором предусмотрена обязанность вручить имущество третьему лицу, акт подписывается с третьим лицом. В большинстве случаев составляется акт приема-передачи теми же сторонами, что и договор. Помните, что от имени юридического лица без доверенности может действовать только тот, кто прямо указан в учредительных документах (директор, генеральный директор). Поэтому при приемке товара работником, необходимо убедиться в наличии доверенности или полномочий осуществить прием товара.
• сведения о реквизитах договора, в рамках которого осуществляется передача и прием товара.
• индивидуальные признаки передаваемой вещи, количество, ассортимент, качество.
• наличие (отсутствие) претензий к внешнему виду вещи, качеству по результатам визуального осмотра.
• передача принадлежности к вещи, документы к ней.
• подписи сторон, дата составления.

Особенности составления акта приема-передачи между юридическими лицами

Подтверждение факта передачи товара является основанием оплаты со стороны Покупателя. Поэтому организациям следует уделять отдельное внимание при составлении такого рода документов.

Юридические лица вправе использовать унифицированные формы бланков. Например, ТОРГ-12 (товарная накладная). Анализ судебной практики не позволяет дать однозначный ответ на вопрос, является ли доказательством приема-передачи товара товарная накладная, подписанная не уполномоченным лицом, но имеющая печать организации. Поэтому необходимо убедиться в наличии у принимающего товар лица таких полномочий.

Свидетельские показания также допускаются не всегда, поэтому составить акт приема-передачи товара необходимо для подтверждения факта вручения имущества определенного качества.

Оформление акта приема-передачи документов не является строго обязательной процедурой. Однако в некоторых случаях передача документов между контрагентами сопровождается его подписанием. Акт приема-передачи документов имеет юридическое значение, поэтому при возникновении каких-либо спорных ситуаций и разногласий между подписавшими его сторонами он имеет доказательную силу и может быть использован в суде .

Акт приема-передачи документов создается и внутри предприятий – например, при передаче кадровой, бухгалтерской и пр. документации при смене сотрудников. В этом случае документы должны пройти предварительную проверку на их содержание и полноту, чтобы впоследствии принимающий документы работник не столкнулся с неожиданными неприятностями.

ФАЙЛЫ Открыть эти файлы онлайн 2 файла

Основные правила оформления акта приема-передачи документов

Унифицированного стандартного образца по заполнению данного документа нет, поэтому предприятия и организации вправе самостоятельно разработать его шаблон или же оформлять документ в свободной форме. Заполнять его можно как в простом письменном виде, так и печатать на компьютере. Оформляется акт приема-передачи документов на обычном листе А4 формата в двух экземплярах – по одному для каждой из заинтересованных сторон. При этом каждая копия должна иметь подписи руководителей организаций или уполномоченных на это лиц.

При необходимости документ можно заверить печатью, но это необязательно, т.к. с 2016 года юридические лица имеют право не использовать в своей деятельности печати и штампы.

Также акт должен содержать определенный перечень обязательный сведений. В частности здесь должна быть указана информация о сторонах , между которыми фиксируется факт передачи документов, а также полный список передаваемых документов с их четким наименованием и количеством. Если передаются оригиналы документов – это следует обязательно указать в акте (в случае их утраты, претензии будут предъявлены той стороне, на руках у которой они были на момент востребования), если же копии, то они должны быть заверены передающей стороной.

Также следует учесть, что в случае передачи оригиналов документов, передающая сторона должна обзавестись их копиями.

В случаях особой ценности передаваемых документов, в акт желательно вносить более полные сведения о предприятиях (полные реквизиты с ОГРН, ИНН, КПП и т.д.), а также паспортные данные сотрудников, занятых в процессе передачи. Если же передаются стандартные документы, можно ограничиться более простой формой акта.

Инструкция по заполнению акта приема-передачи документов

С точки зрения делопроизводства, данный акт имеет вполне стандартную форму и не должен вызвать особых затруднений при заполнении. В рассматриваемом примере документы передаются от одного предприятия другому.

• Вначале пишется наименование документа с коротким обозначением его сути.
• В строке ниже указывается город, в котором работает организация, выписывающая акт, а также дата его оформления.
• Далее вписывается информация о компании, которая передает документы: вносится ее название с указанием организационно-правовой формы (ИП, ООО, ОАО, ЗАО), а также должность ответственного лица (обычно здесь пишут Директор, Генеральный директор или указывают иного, уполномоченного на подписание подобного рода документов сотрудника) его фамилию, имя, отчество (полностью).
• Затем всё то же самое вносится о второй стороне: название организации, должность, фамилия, имя, отчество ответственного лица.

После внесения сведений о предприятиях, нужно написать полный перечень передаваемых документов.

Как правило, такие акты составляются в тех случаях, когда список передаваемых документов или особо ценен, или довольно внушителен, поэтому лучше всего оформить их список в виде таблицы.

В первый столбик нужно внести порядковый номер передаваемого документа в данной таблице, во второй – полное наименование, в третий – дату его составления, в четвертый – номер документа по внутреннему документообороту. В пятом столбце надо указать оригинал или копия (заверенная) передается второй организации, а шестой столбик – количество содержащихся в документе листов.

При необходимости таблицу можно расширить, внеся в нее какую-либо дополнительную информацию.

Под таблицей следует написать, сколько экземпляров акта было составлено и сколько получили на руки заинтересованные стороны, а также поставить подписи руководителей обоих предприятий.

После подписания акта по приему-передаче документов всю ответственность за полноту, содержание, сохранность переданной документации принявшая ее сторона автоматически берет на себя.