Товарная накладная. Учет товарных накладных и хранение

Деятельность государственных и коммерческих организаций оформляется в соответствии с действующим законодательством. В массе офисного документооборота нас сегодня интересуют документы строгой отчетности, а именно накладные. Это важные бумаги, которые содержат полную исчерпывающую информацию о грузе, отправителе и получателе. Накладные бывают разные, и все имеют особенности составления. О них и поговорим.

Для чего нужны накладные?

Наличие накладной является обязательным условием транспортировки грузов, вне зависимости от того, каким видом транспорта мы пользуемся. Документ предназначен для отражения в нем информации об отправителе и получателе, а также для упрощения решения различных спорных вопросов.

Разновидности накладных

Накладная - это документ, формат которого установлен законодательством и изменению не подлежит. Однако существует несколько видов накладных для разных видов груза и разного транспорта. Сам документ имеет различные нюансы составления и включает в себя несколько разделов. Наиболее информативным является таблица, содержащая информацию о самом товаре.

Товарная накладная

Для совершения операций выдачи и приема товарно-материальных ценностей используется товарная накладная, в которой отражены следующие позиции: название организации, выдавшей документ, номер, дата, фамилии и должности сотрудников, отпускавших и принимавших товар, их подписи, наименование товара, цена единицы товара и общая сумма, сорт, количество и другие характеристики. При составлении финансовой отчетности все накладные учитываются и обязательно находят отражение в документах. Когда еще требуется отслеживание накладных?

Кто отслеживает?

Товарная накладная представляет также интерес для проверяющих органов, например для налоговой службы, которая осуществляет обязательную проверку. В этом случае неправильно оформленная накладная может иметь далеко идущие, но печальные последствия. Также наличие накладной могут проверить и в процессе перевозки груза, например инспекторы ГИБДД обязательно будут осуществлять проверку фур по пути следования, а соответственно, им нужно показывать и накладную на перевозимый товар. Естественно, что информация, которая отражена в документе, должна соответствовать тому, что находится в грузовике. Примерно так же обстоят дела и с перевозками на других видах транспорта. Без накладной товар просто не будет загружен в транспорт. Разновидностей таких документов существует довольно большое количество. Каждый вид товарной накладной имеет свои особенности при составлении, советуем заранее с ними ознакомиться. Например, существуют специальные виды накладных, используемых при транспортировке продуктов животноводства.

Другие виды накладных

Как мы выяснили, накладная - это обязательный документ при перевозках. Помимо товарных, применяются и другие разновидности этого документа. При продажах используется накладная, когда товар реализуется без транспортировки или доставки. Следующий вид - документ, который оформляет предприятие по приходе различного имущества на баланс.

Особым типом является возвратная накладная. Ее оформляют в ситуации, когда груз был поврежден и имеет нетоварный вид по прибытии. Возвратная накладная составляется почти так же, как и товарная, с одним исключением. Все нюансы стоит продумать заранее, не допуская ошибок при составлении. В случае проведения инвентаризации оформляют накладную по переучету. Она включает в себя информацию обо всех действиях, совершенных в процессе переучета. Далее существует такой вид документа, как накладная по списанию в брак, которая составляется при получении бракованного товара, в том случае если использование его невозможно. Номер накладной - очень важный отличительный признак.

Накладная по браку удостоверяет факт порчи, позволяет избежать спорных моментов с поставщиками. К тому же она является основанием для списания активов. Основным документом, регулирующим взаимоотношения при перевозке грузов между всеми заинтересованными сторонами (отправитель, получатель, перевозчик), является транспортная накладная. Следует отметить, что этот документ используется только в случае перевозки сухопутным или речным транспортом. При морских перевозках оформляется коносамент. Груз по номеру накладной легко отследить.

Транспортный документ составляется отправителем груза с указанием имени конкретного получателя при использовании любого вида транспорта для оформления и удостоверения договора перевозки товара. За достоверность и правильность сведений, указанных в накладной, ответственность несет грузоотправитель, перевозчик, в свою очередь, имеет право проверять эти сведения. На протяжении всего пути следования груза его сопровождает транспортная накладная, и выдается она получателю в месте назначения вместе с товаром.

В ней указаны все важные данные, относящиеся к перевозимому товару (масса, название, время приема для транспортировки и время прибытия в место назначения и др.), необходимые для формирования доказательной базы, в случае если нужно удостоверить заключение договора перевозки и его фактическое исполнение. В случае возникновения претензий (недостача, порча, повреждение, просрочки, задержки и др.), транспортная накладная предъявляется в установленном порядке. Правовое регламентирование при использовании железнодорожного транспорта сформировано на основании законодательных норм о железных дорогах. Осуществление международных железнодорожных перевозок осуществляется на основании договоров о международном грузовом сообщении, Конвенции о международных железнодорожных перевозках (КОТИФ) в редакции 1980 г. и других документов.

Железнодорожные перевозки

С того момента, когда станцией принят груз для отправки, договор перевозки считают заключенным. Оригинал накладной у отправителя изымается и направляется вместе с грузом по пути следования. У отправителя остается дубликат, по которому он получает груз в месте назначения. Если утерян дубликат накладной, груз выдается в месте назначения только после истечения нормативного срока и публикации в средствах массовой информации о том, что документ утерян. Всю вышеизложенную информацию содержат следующие официальные документы: общий устав российских железных дорог, торговый устав и устав торгового судопроизводства. Накладная на товар является также и расчетным документом, поскольку в соответствующей графе документа содержится информация о выплаченных провозных платежах. Отслеживание груза по накладной - процесс довольно простой.

Для чего нужна накладная?

Накладная составляется в соответствии с действующим законодательством и позволяет решать сразу несколько задач. В первую очередь она документально отражает информацию по отпуску товара со склада. С помощью накладной упрощается ведение финансовой отчетности. Немаловажно также то, что это документ строгой отчетности, с помощью которого можно проверить достоверность сведений, предоставляемых в налоговую. Ну и последним пунктом в этом списке (по порядку, но не по значимости) является возможность использования в суде.

Решение спорных вопросов

Последний момент для организаций может иметь первостепенное значение. Наличие такого документа позволяет решить большинство спорных вопросов, не доводя дело до суда. Например, отслеживание груза по номеру накладной может понадобиться, если груз утерян.

Если же судебное разбирательство все же имеет место быть, то накладная позволяет доказать правоту и обосновать претензии. Несмотря на обильное количество информации и несомненную важность транспортной накладной, ее заполнение не требует специализированных знаний, и именно это объясняет повсеместное распространение этого документа.

Обычно в каждой организации имеются шаблонные документы товарных и иных накладных, которые содержат неизменную информацию, например реквизиты. Если у компании есть клиенты, работа с которыми осуществляется на постоянной основе, то специально для каждого из них разрабатывается свой шаблон. В этом случае выписка соответствующих документов еще больше упрощается.

Ошибки в накладной

Однако из-за банальной неосмотрительности или простой спешки в таком простом процессе довольно часто случаются ошибки. Это недопустимо, в накладной ошибок быть не должно, даже незначительных. Это документ строгой отчетности. Если же ошибку выявили после того, как товар отправили покупателю, формируется новый документ и затем подписывается. Такие строгие требования обеспечивают защиту от мошеннических операций.

Что это - накладная? Мы ответили на данный вопрос.

(ТН) – первичный документ, оформляемый при продаже или отпуске груза другой организации. Унифицированная форма товарной накладной, распространенная в Российской Федерации, именуется ТОРГ-12.

Документ составляется в двух экземплярах. Один передается покупателю, второй остается у продавца, где в соответствующей графе покупатель расписывается в получении товара. Продавцу документ нужен для списания товара со склада, покупателю для подтверждения покупки.

Чем отличаются эти документы?

Чтобы понять, в чем разница между ТН и ТТН, нужно смотреть в их содержание. Для начала важно разобраться, что отображается в каждом из них.

Какие данные нужно вносить?

В товарной накладной обязательно должны быть следующие данные:

ТТН оформляется в случае, если поставку проводит третье стороннее лицо – грузоотправитель. Документ необходим именно для сопровождения товара от продавца до покупателя.

Вот в чем состоит еще одна существенная разница между этими бумагами: если ТОРГ- 12 распечатывают в двух экземплярах, то ТТН в четырех. Документ необходим для подтверждения отношений между тремя сторонами: покупатель, продавец и перевозчик. Один экземпляр продавцу, второй экземпляр покупателю и два оставшихся грузоперевозчику для отчетности.

Основные данные ТТН:

1. наименование и номер документа;
2. наименование, адрес, телефон грузоотправителя, грузополучателя и плательщика;
3. номенклатура, количество, сумма;
4. транспортные расходы и сумма;
5. указание номера доверенности на водителя, его подпись, подтверждающая принятие груза для доставки;
6. указываются лица отпустившие товар (кладовщик), разрешившие отгрузку (менеджер) и ответственные за передачу товара (бухгалтер).

Главное отличие данного документа от предыдущего – это наличие товарного раздела и транспортного.

В ТТН ставится печать и продавца, и грузоотправителя , которую проверяет принимающая сторона.

Чаще всего в документе на вывоз/ввоз материальных ценностей нужно отобразить большой перечень товара, что составляет неудобства при его использовании. Для этого в товарном отделе указывают, что к данному документу прикладывается товарная накладная, в которой указан весь ассортимент товара и его фактическая ценность. При этом указывают общее количество продукции по фактуре, тоннаж (брутто и нетто) и сумма отгрузки.

Грузоперевозчик оформляет на своего водителя доверенность , а грузоотправитель заполняет эти данные в соответствующем месте товарного раздела товарно-транспортной накладной.

В нижней части первого раздела ТТН слева ставятся подписи уполномоченных лиц грузоотправителя (тех лиц, кто разрешил и произвел отгрузку, и главбуха), справа - подпись водителя (подтверждение факта передачи ответственности за сохранность груза от грузоотправителя перевозчику).

Для предоставления в налоговую потребуется именно товарная накладная, унифицированная форма ТОРГ-12. ТТН в данном случае не примут.

Особенности использования на одну передачу ТМЦ

Чтобы понять, что именно вам нужно выписывать (ТН или ТТН), нужно разобраться с назначением каждой накладной.

1. Если товар доставляется силами и транспортом поставщика, а транспортная услуга уже включена в стоимость товара, то товарно-транспортная накладная не нужна.
2. Если товар доставляется силами сторонней организации, которая не имеет никакого отношения к продавцу и выступает только как посредник в доставке, то товарная накладная и товарно-транспортная оформляются в обязательном порядке.
3. Если покупатель вывозит груз собственными силами, то ТТН не оформляется, так как расходов на транспорт нет.

Нужно ли оформлять сразу два документа и заменяет ли один другой?

Если у вас есть товарно транспортная накладная и вы не знаете, нужна ли вам товарная накладная, то просто вспомните о том, что это два разных документа, у которых совершенно разное предназначение и ТТН не может заменить ТН, так как первый документ подтверждает факт перевозки, а второй подтверждает акт перехода товара в пользование покупателя.

В соответствии с пунктом 3 статьи 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» N 402-ФЗ первичные учетные документы должны быть составлены в момент проведения операции или же сразу после передачи. Дата в документах ставится всегда реальная, то есть того дня, когда осуществляется отгрузка ТМЦ. Даты между собой должны совпадать.

Если ТОРГ-12 была оформлена, а транспортная компания подвела и водитель не приехал в назначенный день, то в документации появятся отличия, такой документ необходимо перепровести в программе на актуальную дату и распечатать его заново, чтобы товарная (ТН) и товарно-транспортная накладная (ТТН) не были с разными датами. Предыдущий распечатанный документ с ранней датой уничтожить.

Итак, для осуществления передачи товарно-материальных ценностей существуют официальные документы бухгалтерского учета. Несмотря на то, что информация в них дублируется, они не могут заменить друг друга, так как имеют разное применение и значимость.

Любая коммерческая операция, выполняемая компанией, должна иметь документальное подтверждение. Такие бумаги носят название первичных и используются для ведения бухучета.

В число главных первичных документов всех торговых организаций входит товарная накладная, без которой не обходится ни одна сделка по купле-продаже. Что это за документ? И в каких случаях он оформляется?

Что такое товарная накладная?

Товарная накладная применяется предприятиями для документирования отпуска продукции сторонней компании и обычно имеет унифицированную форму, подтвержденную Госкомстатом РФ.

Ее составляют в 2-х экземплярах, куда заносят данные о поставщике и получателе, дату оформления документа, перечень отпускаемой продукции с объемом и стоимостью, а также фамилии должностных лиц, которые несут ответственность за хозяйственную операцию. После заполнения на накладной ставятся печати компаний и подписи лиц, ответственных за отгрузку.

Один из экземпляров передается заказчику и используется им для оприходования товаров, второй остается у поставщика и выступает основанием для списания продукции со склада. Хотя оформление накладной допускается в произвольной форме, предпочтительнее заполнять установленный образец, чтобы избежать придирок со стороны налоговой.


Многие предприятия держат на складе готовые шаблоны с прописанными реквизитами и другой неменяющейся информацией, что значительно ускоряет загрузку при работе с постоянными покупателями.

Где используется товарная накладная?

Товарные накладные применяются на всех предприятиях, которые занимаются отпуском товаров. Это могут быть как с собственными отгрузочными складами, так и магазины, осуществляющие оптовые продажи.

Помимо использования при оформлении сделки купли-продажи, накладная необходима бухгалтерам для ведения отчетности, а также работникам склада, которые на ее основании осуществляют оперативный складской учет.

Для чего нужна товарная накладная?

Хозяйственную операцию сложно представить без накладных, поскольку они необходимы всем участникам сделки. С их помощью продавец может учитывать количество товара, оставшегося на складе, а покупатель – сверять выгружаемую продукцию с данными, указанными в документе.

Если компания, приобретающая товары, недовольна их качеством, она использует товарные накладные для возврата продукции или для предъявления в суде (если до этого дойдет дело). Необходим документ и перевозчикам, занимающимся транспортировкой. Товарная накладная передается водителю, перевозящему продукцию, а он, в свою очередь, отдает ее грузополучателю.


Если во время транспортировки его остановят представители автодорожной инспекции, он должен будет предъявить ее по требованию, доказав тем самым, что товар не украден и доставляется на законных основаниях.

В чем разница между товарной и товарно-транспортной накладной?

И товарная, и товарно-транспортная накладная относятся к сопроводительной документации, однако различаются как оформлением, так и ситуацией, при которой передаются материальные ценности. Товарно-транспортная накладная используется только в тех случаях, когда для перемещения продукции применяют транспортные средства, а товарная оформляется при любых сделках купли-продажи.

В товарно-транспортной накладной отражаются физические характеристики отпускаемой продукции (количество, вес), номер автомобиля и путь его следования, тогда как в товарной накладной указывается только объем и стоимость продукции.

Чем товарная накладная отличается от расходной накладной?

Расходная накладная используется для учета расхода продукции внутри компании, например при оформлении отпуска тележек для продавцов, товаров, которые будут раскладываться в торговом зале, и так далее. Ее сохраняют на складе и применяют при подсчете товарных остатков.


Таким образом, в отличие от товарной накладной, выписываемой сторонним организациям, расходная накладная оформляется для внутреннего пользования и не выходит за пределы компании.

Из самого названия «накладной замок» следует, что его необходимо куда-то «накладывать». И ведь действительно, уже из названия данных изделий дверной фурнитуры можно понять, что монтаж накладных замков осуществляется поверх дверного полотна, а не путем врезание его вовнутрь двери. При установке такие замки почти не нарушают целостности дверной конструкции и в случае возникновения такой необходимости легко поддаются монтированию. В настоящее время на рынке дверной фурнитуры представлен огромный выбор накладных замков, отличающихся друг от друга своим внутренним устройством (системой).

Основные виды накладных замков

• Сувальдные и цилиндровые замки. Накладные замочные системы могут оснащаться производителями как сувальдным механизмом секретности, так и цилиндровым. Чаще всего замки данного типа используются в качестве дополнительного запорного устройства, которое, несмотря на свою второстепенную роль в запирании дверей, несет на себе гораздо большую нагрузку по количеству и частоте выполняемых циклов открывания-закрывания. Такие дополнительные замки закрывают практически всегда, в независимости от того есть кто-то в помещении или нет, поэтому крайне важно чтобы такие замки обладали высокой работоспособностью, износостойкостью и были максимально удобны в эксплуатации.
• Накладные замки, оснащенные цилиндровым механизмом, хороши тем, что при поломке или износе механизма, а также при утере ключей, всегда можно заменить механизм секретности, не меняя при этом весь замок. В замках с сувальдной системой секретности данная возможность отсутствует.
• Ригельные и безригельные накладные замки. Количество ригелей в накладных замках первого типа варьируется от одного до пяти. Безригельные замки работают иначе, в закрытом состоянии двери они удерживают при помощи мощного встроенного магнита.
• Механические, электронные и электромеханические замки . Механические замки отпираются обыкновенным ключом, в то время как запирание/отпирание электрозамков производится путем подачи импульса управляющим устройством. Недостаток электронных замков - полное бездействие при отсутствии электричества. Электромеханические замки являются комбинированным вариантом и сочетают в себе качества электронных и механических накладных замков.
• Замки с фиксированной или пружинной защелкой. По способу приведения секретного механизма замка в действие замки делятся на замки, имеющие пружинную защелку и замки, оснащенные фиксированную защелку.
• Левосторонние и правосторонние накладные замки. В зависимости от модификации и способа открывания дверей, накладные замки делятся на «левые» и «правые», о чем в паспорте замка делается соответствующая запись, а также проставляется маркировка на корпусе замка «П» или «Л».
• Односторонние и двухсторонние накладные замки . Односторонние накладные замки снаружи могут закрываться только при помощи ключа, а со стороны помещения - поворотной защелкой или ручкой, а двухсторонние замки могут открываться ключом как изнутри, так и снаружи.

Достаточно часто накладными замками, которые используются как дополнительное устройство для отпирания и запирания дверей, оснащаются входные двери домов и квартир. Это делается с целью облегчения отпирания дверей помещения изнутри.