Главная » По старости » Расходы на командировку

Расходы на командировку

С 1 января 2012 года действует новый порядок ведения кассовых операций. Он внес изменения, в том числе, в порядок выдачи денег на командировочные расходы. Как правильно оформить затраты на командированного работника читайте в статье, которую подготовили наши коллеги из журнала «Зарплата».

Сотруднику, направленному в командировку, согласно части 1 статьи 168 Трудового кодекса его работодатель должен выдать:

— денежные средства на проезд;

— на наем жилого помещения;

— суточные.

Если командированному поручено произвести иные расходы, деньги на эти цели также следует выдать.

Как определить сумму командировочного аванса

Нормативы расходов на служебные командировки необходимо установить коллективным договором или локальным нормативным актом (ч. 2 ст. 168 ТК РФ).

Сумму аванса организация определяет самостоятельно исходя из срока командировки, норм суточных расходов, норм расходов на наем жилого помещения, стоимости проезда к месту командировки и обратно. Она может быть увеличена, если работнику поручено осуществить дополнительные расходы.

Порядок выдачи аванса на командировку

Порядок выдачи наличных денег из кассы, в том числе под отчет, установлен в пунктах 4.2 и 4.3 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденного Банком России 12.10.2011 № 373-П (далее — Положение).

Какие средства можно использовать на выдачу командировочного аванса

Аванс бухгалтер может выдать из денежных средств (п. 2 Указаний Банка России от 20.06.2007 №1843-У):

— полученных с расчетного счета организации;

— поступивших в кассу организации от реализации товаров (выполнения работ, оказания услуг).

Нельзя выдавать аванс из средств, принятых от граждан в качестве платежей в пользу других лиц (например, оплата по договору поручения за услуги в пользу операторов мобильной связи).

Напомним, что выдавать деньги под отчет на командировочные расходы можно только при условии, что подотчетное лицо полностью погасило задолженность по предыдущим подотчетным авансам (п. 4.4 Положения).

Основания для выдачи наличных на командировку

Командированному работнику наличные из кассы выдаются на основании следующих документов:

— приказа руководителя по форме № Т-9 (Т-9а). Приказ оформляется на основании служебного задания (форма №Т-10а), составленного начальником того отдела, где работает командируемый работник, или самим директором;

— заявления работника с визой руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдается аванс (п. 4.4 Положения).

Каким документом оформляется выдача командировочных из кассы

Наличные денежные средства под отчет выдаются работнику по расходному кассовому ордеру 0310002 (РКО), утвержденному постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88 . Этот документ оформляется в одном экземпляре.

Порядок действий при выдаче денег по расходному кассовому ордеру установлен пунктами 4.2 и 4.3 Положения. Кассир должен выдавать наличные деньги получателю, указанному в РКО.

В «расходнике» сотрудник должен указать сумму полученных командировочных (рублей — прописью, копеек — цифрами), а затем подписать его. Причем при получении наличных денег работник должен пересчитать их поштучно под наблюдением кассира. В противном случае никакие претензии по сумме наличных денег работник предъявить не сможет.

После выдачи наличных денег по РКО кассир должен подписать его. Также на нем должны стоять подписи руководителя организации и главного бухгалтера (бухгалтера) (п. 2.2 Положения).

Документы, удостоверяющие личность

Кассир может выдать командировочные или лично командированному, или его доверенному лицу.

В первом случае командированный должен предъявить документ, удостоверяющий личность, например, паспорт.

Во втором случае доверенное лицо предъявляет доверенность и документ, удостоверяющий личность.

Если получатель денег имеет многоразовую доверенность, при каждом получении денег с нее делаются заверенные копии и прикладываются к расходным документам. Оригинал доверенности хранится у кассира.

Не позднее трех рабочих дней со дня возвращения из командировки работник должен представить в бухгалтерию авансовый отчет по форме № АО-1 (п. 4.4 Порядка).

В авансовом отчете сотрудник должен отразить все произведенные в командировке расходы.

Перечень подтверждающих расходы документов (командировочное удостоверение, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и т. п.) и суммы затрат по ним сотрудник указывает на оборотной стороне авансового отчета (абз. 4 Указаний по применению и заполнению унифицированной формы «Авансовый отчет (форма № АО-1)», утвержденных постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55 , далее — Указания).

Эти первичные документы нужно приложить к авансовому отчету. Как правило, «первичку» наклеивают на плотный лист картона, располагая бумаги в календарном порядке совершения операций таким образом, чтобы была видна сумма израсходованных денег и дата чека. Первичные документы нумеруют в соответствии с номерами записей в авансовом отчете.

Возврат остатка подотчетных сумм

Если сотрудник потратил не весь командировочный аванс, неизрасходованную часть он должен вернуть в кассу предприятия. Порядок приема наличных денег установлен в пунктах 3.1 и 3.2 Положения.

Деньги в кассу, выданные под отчет, кассир принимает по приходному кассовому ордеру 0310001 (ПКО) (п. 3.4 Положения). При оформлении ПКО кассир должен проверить наличие подтверждающих документов, перечисленных в приходном кассовом ордере.

Принимать неизрасходованную сумму командировочного аванса кассир должен поштучным пересчетом монет и купюр. А подотчетник должен видеть действия кассира.

После приема наличных денег кассир сверяет сумму, указанную в ПКО, с суммой фактически принятых наличных денежных средств.

Суммы одинаковы

В этом случае кассир подписывает приходный кассовый ордер, квитанцию к нему и проставляет на квитанции печать, подтверждающую проведение кассовой операции. Это могут быть штампы «Оплачено», «Принято», «Выдано» с текущей датой. Подотчетному лицу кассир выдает квитанцию к приходному кассовому ордеру.

После этого руководитель организации утверждает авансовый отчет, а бухгалтер принимает его к учету и списывает на его основании подотчетные денежные суммы. Причем дата утверждения авансового отчета руководителем организации является датой признания расходов на командировки не только в бухгалтерском, но и в налоговом учете (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Вносимая сумма меньше указанной в ПКО

В этом случае работника нужно попросить довнести недостающую сумму. Если он отказывается, кассир:

— возвращает ему вносимую сумму наличных денег;

— приходный кассовый ордер перечеркивает и передает главному бухгалтеру (бухгалтеру, руководителю) для оформления ПКО на фактически вносимую сумму наличных.

Как взыскать сумму неизрасходованного командировочного аванса

Если сотрудник не вернул в срок сумму неизрасходованного командировочного аванса, работодатель вправе удержать эти деньги из его зарплаты.

Если работник согласился погасить долг и написал соответствующее заявление, ежемесячно удерживать из его зарплаты можно не более 20% начисленной суммы (ч. 2 ст. 137 и ч. 1 ст. 138 ТК РФ). Удержание производится на основании приказа руководителя, который должен быть издан не позднее одного месяца с того дня, как закончился срок, установленный для возврата неизрасходованной суммы командировочного аванса (ч. 1 ст. 248 ТК РФ).

Если же сотрудник отказывается добровольно вернуть неистраченную сумму аванса, взыскать задолженность работодатель может только через суд (ч. 2 ст. 248 ТК РФ). Срок исковой давности — три года (ст. 196 ГК РФ). Для этого он должен подать иск о возмещении работником ущерба. Присужденные судом суммы взыскиваются с сотрудника на основании исполнительных листов.

Возмещение перерасхода

При проверке авансового отчета может выясниться, что работник, находясь в командировке, потратил больше, чем сумма выданного ему аванса. В этом случае организация должна возместить ему перерасход (если он обоснован).

Чтобы выяснить это, бухгалтер должен проверить (абз. 5 Указаний):

— целевое расходование средств;

— наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы;

— правильность оформления документов и подсчета сумм.

Если какое-либо из условий не выполнено, авансовый отчет принят не будет и перерасход работнику не компенсируют.

Из каких средств и в какие сроки можно компенсировать перерасход

Суммы, которые командированный сотрудник израсходовал сверх полученных под отчет, ему нужно выдать из кассы на основании расходного кассового ордера 0310002. Номер и дату «расходника» следует указать в строке авансового отчета «Перерасход выдан по ордеру».

Срок погашения задолженности. С 1 января 2012 года окончательный расчет по авансовому отчету производится в срок, установленный руководителем (п. 4.4 Положения). Очевидно, что этот срок должен быть разумным, ведь в противном случае работник может обратиться в суд с требованием к работодателю погасить долг и выплатить денежную компенсацию за задержку (ст. 395 ГК РФ).

Срок не соблюдается. Иногда из-за отсутствия в кассе свободных денежных средств работодатель не может вовремя возместить перерасход. Тогда стороны могут договориться об изменении порядка погашения задолженности, например организация может возмещать перерасход частями.

Сотруднику, направленному в командировку, работодатель должен выдать денежные средства на проезд, на наем жилого помещения и суточные. А если ему поручено произвести иные расходы, деньги на эти цели также следует выдать. Рассмотрим, как определить сумму аванса, а также порядок возврата остатка. И подскажем, из каких средств и в какие сроки можно компенсировать перерасход.

Как определить сумму командировочного аванса

Как выдать аванс на командировку

полученных с расчетного счета организации;
поступивших в кассу организации от реализации товаров (выполнения работ, оказания услуг).

Командированному работнику наличные из кассы выдаются на основании следующих документов:

приказа руководителя по форме № Т-9 (Т-9а). Приказ оформляется на основании служебного задания (форма № Т-10а), составленного начальником того отдела, где работает командируемый работник, или самим директором;

заявления работника с визой руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдается аванс (п. 4.4 Положения ).

Кассир может выдать командировочные или лично командированному, или его доверенному лицу.

В первом случае командированный должен предъявить документ, удостоверяющий личность, например, паспорт.

Во втором случае доверенное лицо предъявляет доверенность и документ, удостоверяющий личность.

Как отчитаться по командировочному авансу

В авансовом отчете сотрудник должен отразить все произведенные в командировке расходы.

Как вернуть остаток подотчетных сумм

Если суммы одинаковы, кассир подписывает приходный кассовый ордер, квитанцию к нему и проставляет на квитанции печать, подтверждающую проведение кассовой операции. Это могут быть штампы «Оплачено», «Принято», «Выдано» с текущей датой. Подотчетному лицу кассир выдает квитанцию к приходному кассовому ордеру.

После этого руководитель организации утверждает авансовый отчет , а бухгалтер принимает его к учету и списывает на его основании подотчетные денежные суммы. Причем дата утверждения авансового отчета руководителем организации является датой признания расходов на командировки не только в бухгалтерском, но и в налоговом учете (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Если вносимая сумма меньше указанной в ПКО, работника нужно попросить довнести недостающую сумму. Если он отказывается, кассир:

возвращает ему вносимую сумму наличных денег;
приходный кассовый ордер перечеркивает и передает главному бухгалтеру (бухгалтеру, руководителю) для оформления ПКО на фактически вносимую сумму наличных.

Без затрат не обойтись

Командировки – это поездки сотрудников предприятия в другие города или страны для решения служебных вопросов. Совершаться они могут по множеству различных причин: посещение филиала предприятия, заключение договора, участие в конференции и переговорах. Во всех случаях в деловую поездку сотрудника направляет руководство предприятия. Следовательно, расходы на командировку покрываются из его бюджета.

На что выделяются командировочные деньги?

Чтобы у сотрудника не было возможности в деловой поездке потратить служебные деньги нерационально, Трудовой кодекс РФ поясняет, что входит в состав расходов на командировку:

сотруднику за время, проведенное в командировке.
Суточные – компенсация ежедневных расходов, которые возникают у работника из-за пребывания не дома.
Возмещаемые расходы при командировках: возврат средств на транспортные услуги и .

По взаимной договоренности администрации и сотрудника из бюджета компании могут быть выделены деньги на покрытие дополнительных трат в командировке. Например, на , оплату сотовой связи, приобретение офисных принадлежностей, посещение платных мероприятий (показов, симпозиумов, лекций), покупку подарков партнерам.

Как начисляется зарплата во время командировки?

Для оплаты отработанных в служебной поездке дней берется основной фактический сотрудника за 1 год (12 месяцев, предшествующих командировке). Из него исключается оплата за отпуск и . Полученная сумма делится на количество реально отработанных дней, а потом умножается на количество дней командировки. Если сотрудник работает на предприятии меньше года, то учитывается его заработок с месяца поступления на работу до месяца перед командировкой.

Началом деловой поездки считается день отправления транспортного средства (самолета, поезда, автобуса, автомобиля) в место назначения. Конец командировки – день прибытия транспортного средства в пункт постоянного жительства сотрудника. В случае задержки сотрудник должен представить документальное подтверждение ее объективных причин (например, справку об опоздании поезда).

Если вокзал (речной, железнодорожный, автобусный) или аэропорт располагаются в соседнем населенном пункте, а отправление транспортного средства назначено на ночные часы начала суток, то первым днем командировки будет предшествующий день. Ведь работнику пришлось выехать из дома накануне отправления и потратить время на поездку в соседний населенный пункт.

Праздничные нерабочие дни и во время командировки оплачиваются по двойному тарифу, если сотрудник в эти дни действительно работал или находился в пути. По договоренности работодателя и работника, их могут оплатить и по обычному тарифу, а потом еще дать за них оплачиваемый отгул.

Что такое суточные расходы?

– деньги, которые выделяются на ежедневные траты сотрудника в командировке. Это компенсация дополнительных расходов, связанных с тем, что работник живет в другом населенном пункте. За трату этих денег писать руководству отчет не надо. Сумма суточного пособия определяется на каждом предприятии самостоятельно и указывается в локальных нормативных актах (положение, приказ). В документах могут быть указаны разные суммы на суточные расходы при командировках в различные регионы России и иностранные государства. Также часто применяется дифференцированный подход к выплате суточных, в зависимости от должности сотрудника.

В Трудовом кодексе РФ нет ограничений на срок служебной поездки и на размер суточного пособия. Но в случаях, когда сумма компенсации превышает 700 рублей при командировках по территории России и 1 500 рублей на служебные поездки в иностранные государства, с нее взимаются НДФЛ и страховые взносы. Если сотрудник едет в командировку в другую страну, суточные ему выплачиваются в валюте этого государства. Время в пути до пересечения границы оплачивается по нормам командировок по территории России.

Суточные расходы начисляются на все дни командировки, включая выходные, праздничные нерабочие дни, время, проведенное в пути и дни задержки по объективным причинам. Если сотрудник взял больничный лист во время командировки, то за эти дни также начисляются суточные. Суточные не выделяются в случае по стране. Если это однодневная командировка за границу, то начисляется пособие в размере 50% от нормы компенсации расходов.

Как оформлять возвращение трат на проезд и проживание?

Перед отправлением работника в деловую поездку ему выделяются средства на оплату дорожных расходов и проживания. После возвращения из поездки он обязан за использование этих средств и приложить документы, подтверждающие расходы (билеты, посадочные талоны, квитанции на оплату гостиничного номера или договор об аренде жилья). Если сотрудник ездил на автомобиле и ему выделялись средства на бензин, то он должен предъявить чеки на его покупку. Это необходимо, чтобы оформить ему возмещение.

Сотрудник может потратить меньше денег, чем ему выдали. Тогда остаток он должен . А если затраты работника превысили выделенную сумму, разницу ему должны компенсировать. Чтобы не возникло конфликтных ситуаций, в приказе или Положении о командировках должно быть прописано ограничение на стоимость транспортных услуг и проживания. Например, компания компенсирует авиаперелеты по цене эконом-класса, железнодорожные переезды по стоимости места в плацкартном вагоне, проживание в гостинице в стандартных номерах.

Деньги на суточные расходы, проезд и проживание сотруднику выдаются авансом перед командировкой наличными или . По взаимной договоренности с руководством порядок получения средств может быть иным. Работник оплачивает транспортные расходы и номер в гостинице из своих средств, а компенсацию за это получает уже после возвращения из командировки. Для этого сотрудник пишет заявление с просьбой возместить затраты. Образец заявления можно посмотреть . Зарплата за командировочные дни выплачивается в обычные сроки основной зарплаты.

Просмотров