Уведомление направлении трудовой книжки по почте. Письмо-уведомление работника об увольнении за прогул
Трудовая книжка бывшему работнику выдается в день увольнения, который является последним рабочим днем по трудовому договору. Проблема с выдачей возникает в том случае, если работник уволен по статье за прогулы, или последний день трудового договора совпадает с последним днем отпуска, а работник не явился за документами. В таком случае необходимо выслать уведомление работнику о необходимости забрать трудовую книжку.
Выдача на руки трудовой книжки – важный момент делопроизводства, задержка может быть представлена бывшим сотрудником не в пользу работодателя. При несвоевременной выдаче трудовой книжки возможен вариант восстановления на рабочем месте работника по решению суда с выплатой сумм, причитающихся за дни вынужденного простоя.
Обнаружение трудовой инспекцией книжек уволенных сотрудников грозит штрафом в 50 000 рублей в соответствии с КоАП.
Процедура уведомления
В день, следующий за днем увольнения, необходимо выслать уведомление бывшему работнику в виде письма через почтовое отделение. Отправка производится на адрес регистрации или фактического проживания при его наличии.
Корреспонденция оформляется ценным письмом с оплаченным уведомлением о вручении, сопровождается описью документа вложения для доказательств того, что письмо о необходимости забрать трудовую книжку отправлено. Дополнительно письмо регистрируется в журнале исходящей корреспонденции.
Документ представляет собой бланк кадрового документооборота, назначение которого – оградить организацию от возможных нарушений статей ТК РФ не по вине работодателя. Оформляется с указанием всех реквизитов организации, подписывается руководителем.
Письмом удостоверяется причина, по которой не произведена выдача: неявка, отсутствие, отказ и прочие.
Уведомлением бывшему работнику предлагается явиться в организацию для получения документа или дать согласие в письменном виде на отправку по почте. Также указывается то, что организация снимает с себя ответственность за несвоевременную выдачу книжки со дня отправки письма. При получении согласия от работника на высылку документа почтой необходимо сделать это по возможности быстро.
Если бывший работник не ответил на уведомление о необходимости забрать трудовую книжку
Законодательством запрещена пересылка по почте трудовой книжки работника в том случае, если лицом не дано согласие на пересылку. При отсутствии реакции на уведомление работодатель должен продолжать хранение документа до волеизъявления бывшего работника. Трудовая книжка останется в архиве организации на период, равный 50 годам.
Предприятие может столкнуться с ситуацией, когда сотрудник длительное время не выходит на работу.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Специалисты кадровой службы затрудняются в решении: нужно подождать или начать искать нового кандидата на должность? Когда принимается решение об увольнении, работодатель вправе отправить письмо-уведомление.
Нормативная база
Данные правоотношения регулируются следующими нормами:
- ст. 81 ТК РФ – прекращение трудовых отношений по инициативе работодателя;
- ст.193 ТК РФ – порядок применения дисциплинарных взысканий;
- ст. 192 ТК РФ – дисциплинарные взыскания;
- ст. 172 ГК РФ – односторонний отказ от исполнения договора.
Общая информация
Когда сотрудник игнорирует должностные обязанности и отсутствует на рабочем месте в положенное время, руководству важно не торопиться принимать поспешные решения, а разобраться: дисциплинарный проступок происходит по инициативе работника или по независим от сторон обстоятельствам.
При возникновении инцидента порядок действий такой:
- Документально оформить факт прогула (составляется в присутствии свидетелей или докладная начальника подразделения).
- Потребовать предоставить в письменном виде.
- Если причина отсутствия уважительная, закрывается служебное расследование. В противном случае (а также при отсутствии объяснений) составляется соответствующий акт и принимается решение о .
- Если работодатель решил , подготавливается , делается запись в трудовой книжке.
- Отправляется извещение (процедура необязательная).
Письмо-уведомление об увольнении – документ, направляемый сотруднику с целью сообщить о прекращении трудового договора.
Основания для направления могут быть такими:
- служащий отсутствует на рабочем месте больше четырех часов подряд без уважительной причины;
- самовольный уход с работы раньше положенного времени;
- отказ от отработки.
Законодательство не устанавливает списка уважительных причин, поэтому руководитель принимает решение самостоятельно.
Судебная практика показывает, что к таким относятся:
- дни болезни (требуется наличие листка нетрудоспособности);
- исполнение государственных или общественных обязанностей (являлся присяжным заседателем, понятым и т. д.);
- дни прохождения медицинского осмотра и сдачи крови (для донора).
В некоторых случаях предоставляется средний заработок за дни отсутствия.
Увольнение за прогул – серьезный конфликт, поэтому руководству организации не следует торопиться оформлять расторжение трудового договора. Если решение окажется несправедливым или формальности будут выполнены неверно, сотрудник вправе обратиться в трудовую инспекцию.
Поэтому в первую очередь оформляется уведомление с просьбой сообщить причину проступка.
Оформление уведомления для выяснения причин отсутствия
Рассматриваемый документ составляется в двух экземплярах: первый направляется на адрес по месту жительства «прогульщика», а второй остается у организации в качестве документального подтверждения.
Структура письма следующая:
- наименование организации – указывается в правом верхнем углу документа;
- стандартные реквизиты – надпись «уведомление», дата, время и место составления;
- основной текст – содержит просьбу прийти на работу и объяснить причину отсутствия;
- подпись руководителя.
В конце документа должен поставить подпись и отсутствующий сотрудник.
Пример оформления такого уведомления показан на рисунке:
Законодательство не предусматривает формы, поэтому организация вправе создать свой шаблон письма-уведомления в локальных нормативных актах или положении.
Существуют разные способы передачи:
- по почте России заказным письмом (подтвердить дату сможет квитанция);
- лично в руки (через коллег или родственников);
- по телекоммуникационным сетям;
- через электронную почту.
Сотруднику отведен срок на ответ — в течение двух дней. Если этого не произошло, руководителю желательно повторно отправлять письмо-уведомление, пока не выяснится повод неявки.
Сотрудник не появляется, что делать?
Если совершалось много безуспешных попыток связаться со служащим, но получить объяснения не удалось, либо причина проступка оказалась неуважительной, работодатель вправе расторгнуть трудовой договор.
В этом случае требуется правильно выполнить все формальности и иметь неопровержимые доказательства. В противном случае, суд может восстановить работника и потребовать .
Что должен делать работодатель:
- ежедневно составлять акты об отсутствии сотрудника на рабочем месте;
- в табеле учета рабочего времени фиксировать все неявки по неизвестным причинам;
- хранить копии уведомлений, направляемых с просьбой явиться на работу для выяснения причин отсутствия.
Только при выполнении перечисленных действий судьи могут согласиться с заочным расторжением договора.
Именно тогда работодатель должен составить письмо-уведомление об увольнении за прогул. При оформлении процедуры необходимо руководствоваться статьей 81 ТК РФ.
Как правильно оформить уведомление об увольнении за прогул в 2019 году?
Законодательство не обязывает заблаговременно предупреждать «прогульщика» о последствиях нарушения трудовой дисциплины. Если работодатель желает известить о расторжении трудового договора, можно отправить соответствующее уведомление.
Законодательство не предусматривает образца уведомления об увольнении за прогул. Документ оформляется на чистом листе формата А4.
Структура такая:
- наименование организации, в которой работает сотрудник;
- ФИО, должность и личные данные сотрудника;
- структурное подразделение;
- название документа – надпись «уведомление»;
- дата составления;
- ФИО адресата;
- основной текст, информирующий причину и дату увольнения;
- дата составления.
В тексте указывается дата последнего рабочего дня, причина прекращения сотрудничества и просьба забрать .
Документ заверяется начальником структурного подразделения или руководителем компании. Срок предоставления – 14 дней.
Типовую форму документа можете скачать здесь:
Заполненный вариант представлен ниже:
Зафиксировать письмо-уведомление с просьбой сообщить причину отсутствия или об увольнении за прогул можно в локальных нормативных актах. Например, в журнале регистрации.
На что нужно обратить особое внимание?
Работодатель должен помнить, что по нельзя увольнять некоторые категории граждан, за исключением случаев ликвидации компании:
- беременные сотрудницы;
- матери-одиночки;
- опекуны;
- женщины, ухаживающие за детьми до достижения 3 лет.
Если в организации числятся такие сотрудники, крайне желательно получить письменное объяснение дисциплинарного проступка, попробовать найти родственников и т. д. При возникновении трудовых споров суд может встать на их защиту и потребует компенсировать дни, засчитанные за прогул.
Что еще нужно знать руководителю предприятия:
При заочном увольнении «прогульщика» необходимо предупредить о происшествии профсоюзный комитет. Когда такое решение оказалось вынужденной мерой, оспаривать или запрещать процедуру расторжения договора они не могут.
Важно соблюдать 30-дневный срок, после которого поздно оформлять увольнение (в случае, если сотрудник вернулся к исполнению обязанностей). А если дисциплинарный проступок был обнаружен по истечении 6 месяцев после возвращения недобросовестного сотрудника, инцидент аннулируется.
Увольнение иностранного гражданина
Иностранцы не имеют особых привилегий, поэтому за отсутствие в рабочее время возможны аналогичные дисциплинарные взыскания: если в течение двух дней не будет предоставлено объяснение причин, возможно прекращение сотрудничества, в результате чего иностранному сотруднику отправляется письмо-уведомление об увольнении за прогул.
Уведомление работнику о необходимости забрать трудовую книжку направляется в случае, когда в день расторжения трудовых отношений сотрудник этого не сделал. Ссылка на скачивание образца уведомления о трудовой книжке при увольнении содержится в статье.
В каких случаях требуется направить уволенному уведомление?
Каждый работодатель должен выдавать трудовые книжки сотрудникам на руки в день их увольнения (ст. 84.1 ТК РФ). Но что делать, если бывший сотрудник не является за книжкой?
По почте, без согласия уволенного, ее направить нельзя (до того, как от бывшего трудящегося не поступит разрешение на это). Поэтому в его адрес направляется уведомление о том, чтобы он забрал книжку, либо дал согласие на ее почтовую пересылку. Направление уведомления освобождает работодателя от ответственности за несвоевременную выдачу кадрового документа.
Порядок составления уведомления
Документ составляется в произвольной форме, поскольку его бланк на законодательном уровне не утвержден. Заверяется он подписью работодателя.
В нем отражаются следующие данные:
- Наименование организации.
- Ф.И.О. адресата.
- Название документа.
- Просьба забрать трудовую книжку, либо дать разрешение на ее направление почтовой связью.
- Подпись руководителя организации.
- Дата.
Таким образом, составить уведомление достаточно просто. Его образец можно скачать по ссылке в начале статьи.
