Заседание Комиссии назначается и проводится ее председателем, а в его отсутствие заместителем, по согласованию с членами Комиссии, но не реже двух раз в год. На заседаниях рассматриваются и утверждаются планы работ, порядок проведения и результаты проверо

а) назначает дату проведения заседания комиссии;

б) организует ознакомление муниципального служащего (гражданина), в отношении которого проводилась проверка, а также членов комиссии и других лиц, участвующих в заседании комиссии, с информацией, поступившей в комиссию и с результатами ее проверки.

в) принимает решение о приглашение на заседание лиц, указанных в пункте 4 настоящего Положения.

Секретарь комиссии доводит информацию о дате, времени, месте проведении заседания до всех членов комиссии, а также муниципального служащего (гражданина), в отношении которого проводилась проверка, или гражданина, подавшего заявление в соответствии с подпунктом «в» пункта 10 настоящего Положения.

Заседание комиссии считается правомочным, если на нем присутствует не менее двух третей от общего числа членов комиссии. Проведение заседаний с участием только членов комиссии, замещающих должности муниципальной службы в администрации города, недопустимо.

Члены комиссии и лица, участвовавшие в ее заседании, не вправе разглашать сведения, ставшие им известными в ходе работы комиссии.

Заседание комиссии, предусмотренное пунктами 11 и 12 настоящего Положения проводится в присутствии муниципального служащего (гражданина), в отношении которого проводилась проверка.

При наличии письменной просьбы муниципального служащего (гражданина) о рассмотрении указанного вопроса без его участия заседание комиссии проводится в его отсутствие. В случае неявки муниципального служащего (гражданина) или его представителя на заседание комиссии при отсутствии письменной просьбы муниципального служащего (гражданина) о рассмотрении указанного вопроса без его участия рассмотрение вопроса откладывается. В случае вторичной неявки муниципального служащего (гражданина) или его представителя без уважительных причин комиссия может принять решение о рассмотрении указанного вопроса в отсутствие муниципального служащего (гражданина).

В случае письменного обращения гражданина, заседание комиссии, предусмотренное пунктом 13 настоящего Положения, проводится в его присутствии.

На заседании комиссии заслушиваются пояснения муниципального служащего или гражданина (с их согласия) и иных лиц, рассматриваются материалы по существу вопросов, составляющих повестку дня заседания.

Решения комиссии оформляются протоколом, который подписывают члены комиссии, принимавшие участие в ее заседании.

В протоколе заседания комиссии указываются:

а) дата заседания комиссии, фамилии, имена, отчества членов комиссии и других лиц, присутствующих на заседании;

б) формулировка каждого из рассматриваемых на заседании комиссии вопросов с указанием фамилии, имени, отчества, должности муниципального служащего (гражданина), в отношении которого рассматривается вопрос;

д) фамилии, имена, отчества выступивших на заседании лиц и краткое изложение их выступлений;

е) источник информации, являющейся основанием проведения проверки;

ж) другие сведения;

и) решение и обоснование его принятия.

Член комиссии, несогласный с ее решением, вправе в письменной форме изложить свое мнение, которое подлежит обязательному приобщению к протоколу заседания комиссии и с которым должен быть ознакомлен муниципальный служащий (гражданин).

Копии протокола заседания комиссии в 3-дневный срок со дня заседания направляются представителю нанимателя (работодателю) муниципального служащего (гражданина) полностью или в виде выписок из него – муниципальному служащему (гражданину), а также по решению комиссии - иным заинтересованным лицам.

Представитель нанимателя (работодатель) обязан рассмотреть протокол заседания комиссии и вправе учесть в пределах своей компетенции содержащиеся в нем рекомендации

О рассмотрении рекомендаций комиссии и принятом решении представитель нанимателя (работодатель) муниципального служащего в письменной форме уведомляет комиссию в месячный срок со дня поступления к нему протокола заседания комиссии. Решение оглашается на ближайшем заседании комиссии и принимается к сведению без обсуждения.

Копия протокола заседания комиссии или выписка из него приобщается к личному делу муниципального служащего, в отношении которого принято решение.

Материалы проверок хранятся в кадровой службе администрации города в течение трех лет со дня их завершения, после чего передаются в архив.

На собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях.

Протоколы документируют деятельность постоянно действующих коллегиальных органов, таких как коллегии комитетов и министерств, муниципальных органов управления, а также ученых, технических, методических советов. Кроме того, совещания, проводимые руководителями структурных подразделений, заместителями генерального директора, директора, также могут протоколироваться.

Распространено составление протоколов для документирования деятельности временных коллегиальных органов (конференций» собраний, семинаров и т. д.).

Протокол оформляется секретарем на основе записей, которые он вел на заседании. Это могут быть краткие записи, стенограмма или диктофонные записи. Для подготовки протокола секретарь собирает до заседания тезисы докладов и выступлений, проекты решений.

Протокол оформляется на общем бланке .

Заголовок, дата и номер протокола

Заголовком протокола будет название коллегиального органа или вида заседания . Например, Протокол (чего?) заседания педагогического совета; совещания начальников структурных подразделений и т.д.

Датой протокола является дата заседания (протоколы, как правило, оформляются после заседания). Если совещание продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания.

Например: 21 — 24.07.2009 .

Номером (индексом) протокола является порядковый номер заседания в пределах календарного года или срока полномочий коллегиального органа.

Текст протокола включает следующие части:

• вводную;
• основную.

Вводная часть

Во вводной части протокола после заголовка приводятся фамилии и инициалы председателя и секретаря заседания. С новой строки после слова «Присутствовали » в алфавитном порядке перечисляют фамилии, инициалы должностных лиц, присутствовавших на заседании.

Если на заседании были лица из других , то после слова «Присутствовали» с новой строки печатают слово «Приглашенные » и указывается список приглашенных лиц, в этом случае перед каждой фамилией указывается должность и название организации.

Во вводной части протокола указывается повестка дня .

Она состоит из перечисления вопросов, которые обсуждаются на заседании, и закрепляет последовательность их обсуждения и фамилии выступающих (докладчиков). Каждый вопрос повестки дня нумеруется арабской цифрой, его формулируют с использованием предлогов «О» или «Об». Например: «Об утверждении учебных программ»; «О подведении итогов учебного года».

По каждому пункту указывается докладчик (должностное лицо, готовившее данный вопрос).

Основная часть

В соответствии с последовательностью вопросов в повестке дня оформляется текст основной части протокола — он должен содержать столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня.

Таким образом, заголовочная часть протокола оформляется всегда одинаково. Но текст протокола может быть изложен в разных формах: краткой или полной.

Краткий протокол — фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Такой протокол ведут чаше всего в тех случаях, когда заседание носит оперативный характер (см. рис. 3.3.).

Полный протокол — содержит сведения не только об обсуждавшихся вопросах, принятых решениях и фамилиях выступавших, но и достаточно подробные записи, передающие содержание докладов и выступлений участников заседания, все высказанные мнения, прозвучавшие вопросы и реплики, замечания, позиции. Полный протокол позволяет документировать подробную картину заседания (см. рис. 3.4).

Рис. 3.3. Пример оформления краткого протокола

Рис. 3.4. Пример оформления полного протокола

При использовании любой формы протокола его текст будет делиться на столько разделов, сколько пунктов содержит повестка дня.

Каждый раздел состоит из трех частей : «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»), которые печатаются от левого поля прописными буквами. Такое оформление позволяет выделить в тексте речь основного докладчика, участников обсуждения вопроса и постановляющую часть, в которой сформулировано решение.

В части «СЛУШАЛИ » излагается текст выступления. В начале текста с новой строки в именительном падеже указывают фамилию выступающего. Запись выступления отделяют от фамилии тире. Выступление излагается от третьего лица единственного числа. Допускается вместо записи выступления после фамилии указать («Запись выступления прилагается», «Текст доклада прилагается»).

В последнем случае доклады становятся приложением к протоколу.

В части «ВЫСТУПИЛИ » с новой строки в именительном падеже указывают фамилию выступающего и после тире, текст выступления или вопрос (если в ходе выступления он был задан докладчику).

В части «ПОСТАНОВИЛИ » («РЕШИЛИ») отражают принятое решение по обсуждаемому вопросу. Текст постановляющей части печатается полностью в любой форме протокола.

Текст всего протокола печатают через 1,5 межстрочных интервала.

Протокол оформляет секретарь заседания. Протокол подписывает секретарь и представляет на подпись председателю в течение 3 (трех) рабочих дней после заседания.

Подписи отделяют от текста 3 межстрочными интервалами. Наименование должности печатается от границы левого поля, последняя буква в фамилии ограничивается правым полем.

В день подписания протокола председателем он должен быть зарегистрирован.

Выписка из протокола

Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. Выписка воспроизводит все реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражавший обсуждение вопроса и принятое решение. Выписку из протокола подписывает только секретарь, он же ее заверяет. Заверительная надпись пишется от руки, состоит из слова «Верно», указания должности лица, заверяющего копию (выписку), личной подписи, фамилии, инициалов и даты (см. рис. 3.5).

Рис. 3.5. Пример оформления выписки из протокола

Выписки из протоколов иногда заменяют собой такой распорядительный , как решение. В этом случае выписка служит инструментом доведения до исполнителей принятых решений. В таком случае секретарь, например, Правления , не позднее 2 (двух) дней после подписания протокола заседания производит рассылку выписок из протокола по отдельным вопросам ответственным исполнителям. Выписки подписывает секретарь.

Обязательному заверению печатью подлежат выписки из протоколов, направляемые в другую организацию.

Подлинные экземпляры протоколов формируются секретарем в дела по виду заседаний. Например, «Протоколы общих собраний», «Протоколы заседаний Совета директоров», «Протоколы совещаний у директора» и т.д. Внутри дела протоколы систематизируют по номерам и хронологии. Дела формируются в течение календарного года.

Статья 12. Порядок проведения заседаний Комиссии

1. Перед началом заседания Комиссии, а также после каждого перерыва осуществляется регистрация членов Комиссии, а также иных участников заседания Комиссии, которую проводит секретарь Комиссии.

2. В начале каждого заседания Комиссии обсуждается и большинством голосов от присутствующих членов Комиссии утверждается повестка.

3. Рассмотрение не включенных в утвержденную повестку вопросов и принятие по ним решения не допускается.

4. Процедура рассмотрения вопроса на заседании Комиссии содержит:

1) заслушивание докладчика (содокладчика);

2) вопросы членов Комиссии к докладчику (содокладчику);

3) ответы докладчика и иных лиц, принимающих участие в заседании Комиссии;

4) выступления членов Комиссии с предложениями по внесенному вопросу;

5. Время для выступлений на заседаниях Комиссии с докладами устанавливается до 20 минут, с содокладами - до 15 минут, для заключительного слова - до 5 минут. Для выступлений в прениях предоставляется:

1) для обсуждения повестки дня - до 5 минут;

2) для обсуждения докладов и содокладов - до 10 минут;

3) по порядку ведения заседания - до 3 минут;

4) по кандидатурам - до 5 минут;

6) для сообщений, заявлений, предложений, вопросов и справок - до 3 минут;

7) для ответа - до 3 минут;

8) для повторных выступлений - до 3 минут.

6. При обсуждении сложных проблемных вопросов общая продолжительность обсуждения вопроса, включенного в повестку, время, отводимое на вопросы и ответы, время для выступлений могут быть увеличены.

7. По истечении установленного времени председательствующий предупреждает об этом выступающего, а затем вправе прервать его выступление.

8. После доклада и содоклада членам Комиссии предоставляется возможность задать вопросы докладчикам. При необходимости Комиссия большинством голосов от числа присутствующих членов Комиссии принимает решение о прекращении вопросов и переходе к прениям по докладу.

9. Председательствующий предоставляет слово для участия в прениях в порядке поступления заявлений. В необходимых случаях председательствующий может изменить очередность выступлений с объявлением мотивов такого решения. Передача права на выступление другому лицу не допускается. Не допускаются выступления, не имеющие прямого отношения к обсуждаемому вопросу и без предоставления слова.

10. При необходимости Комиссией принимается решение о прекращении прений. Данное решение принимается большинством голосов от числа присутствующих членов Комиссии и отражается в протоколе заседания Комиссии.

11. Член Комиссии, который не смог выступить в связи с прекращением прений, вправе приобщить подписанный текст выступления к протоколу заседания Комиссии.

12. Если при рассмотрении вопроса на заседании возникают новые обстоятельства, требующие изучения, необходимость получения дополнительных справочных материалов, по предложению члена Комиссии Комиссия может принять решение о переносе рассмотрения обсуждаемого вопроса на другое заседание Комиссии.

14. Слово по порядку ведения заседания Комиссии, по мотивам голосования, для справки, для выражения претензии к председательствующему, для уточнения формулировки решения, поставленного на голосование, ответа на вопрос и дачи разъяснения предоставляется председательствующим вне очереди, в любое время (в том числе и после окончания обсуждения повестки дня, при этом запрещается прерывать докладчика, содокладчика или выступающего в прениях).

15. Участвующие в заседании Комиссии лица, не являющиеся членами Комиссии, не имеют права вмешиваться в работу Комиссии. Им может быть предоставлено слово для выступления в рамках настоящего Регламента. Лицо, не являющееся членом Комиссии, в случае нарушения им порядка, может быть удалено с заседания по решению председательствующего после однократного предупреждения.

16. К члену Комиссии при проведении заседания Комиссии могут быть применены следующие меры воздействия:

1) призыв к порядку;

2) призыв к порядку с занесением в протокол;

3) лишение права слова до окончания заседания.

17. Член Комиссии призывается к порядку, если он:

1) выступает без разрешения председательствующего;

2) допускает в своей речи оскорбительные выражения.

18. Повторный призыв к порядку в отношении одного и того же члена Комиссии осуществляется с занесением в протокол.

19. Лишение права слова до окончания заседания Комиссии осуществляется в случае, если член Комиссии:

1) после призвания к порядку с занесением в протокол не выполняет требования председательствующего;

2) оскорбил председательствующего, члена Комиссии, или иных лиц, участвующих в заседании Комиссии.

20. Если на заседании Комиссии начался беспорядок и председательствующий лишен возможности его пресечь, то он объявляет перерыв и покидает свое место. В этом случае заседание Комиссии считается прерванным на 30 минут. Если после возобновления заседания Комиссии беспорядок продолжается, то председательствующий вправе объявить о закрытии заседания Комиссии. В этом случае вопросы, не рассмотренные на заседании Комиссии, переносятся на следующее заседание Комиссии.

Новая страница 1

Протокол как отражение коллегиального способа принятия решений

Протокол заседания применяется для документирования деятельности коллегиальных и совещательных органов (коллегий, советов, комиссий, собраний, совещаний и др.), как постоянных, так и временных. Нередко протоколы заседаний ведутся на деловых встречах, переговорах для фиксации достигнутых сторонами договоренностей или иных выработанных совместно условий.

Протокол заседания – документ, содержащий последовательную запись обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, заседаниях коллегиальных или совещательных органов.

Протокол заседания отражает деятельность по совместной выработке и принятию управленческих решений. Коллегиальному решению, как правило, подлежат наиболее важные и принципиальные вопросы в деятельности организации, требующие коллективного, совместного обсуждения и принятия решения.

Коллегиальный способ принятия решения используется в деятельности практически любой организации, независимо от ее организационно-правовой формы и характера деятельности , например в организациях, имеющих форму акционерного общества, на основе коллегиальности действуют общее собрание акционеров, совет директоров (наблюдательный совет), правление, ревизионная комиссия, счетная комиссия. Кроме того, в любой организации при единоличном исполнительном органе, например при генеральном директоре, могут создаваться дирекции, советы, комиссии для совместного обсуждения и решения различных вопросов деятельности организации.

Подготовительный этап

Как правило, заседанию предшествует большая подготовительная работа: подготовка повестки дня заседания, информирование членов коллегиального органа и других заинтересованных лиц, подготовка в соответствии с повесткой дня материалов для рассмотрения на заседании (как правило, это справка по вопросу или тезисы выступления и проект решения), их копирование и рассылка всем участникам заседания для предварительного ознакомления, подготовка помещения для проведения заседания и др.

Заседанию коллегиального органа предшествует регистрация участников, которая может проводиться в разных формах: от записи фамилий присутствующих непосредственно в черновик протокола (если число участников заседания не превышает 15 человек), составления списка присутствующих на заседании членов коллегиального органа и приглашенных с указанием всех необходимых сведений о них (должность, место работы) до регистрации участников с помощью технических средств. При проведении заседаний общих собраний акционеров акционерных обществ список присутствующих на заседании акционеров и доверенных лиц должен заверяться подписью председателя собрания. Доверенные лица могут быть включены в список присутствующих только при предъявлении доверенности на право представлять интересы акционера. Регистрация присутствующих на заседании – чрезвычайно важный момент, поскольку решения коллегиального органа обладает юридической силой лишь при наличии кворума, а также в том случае, если все участники заседания обладают достаточными полномочиями для участия в голосовании по принимаемым решениям.

Протокол составляется на основании стенограммы заседания, звукозаписи заседания или на основании черновых рукописных записей, которые ведутся во время заседания, а также материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков участников и др.).

Если заседание стенографировалось или велась звукозапись , после заседания стенограмма расшифровывается, сверяется со звукозаписью и оформляется (такие записи называют стенограммами или стенографическими протоколами). Расшифровка стенограмм или звукозаписей заседания проводится либо по частям во время самого заседания, либо сразу после заседания, но в любом случае время, которое отводится на оформление стенограммы и протокола заседания, не должно превышать 3-5 дней со дня, когда проводилось заседание.

Если ход заседания записывался на магнитофон или диктофон , после расшифровки записи, составления и оформления стенограммы и (или) протокола кассета со звукозаписью в течение установленного срока (как правило, в течение двух недель) хранится в подразделении, обеспечивающем звукозапись заседаний, а затем размагничивается. Это время необходимо для снятия возможных вопросов и уточнения текста протокола. По решению руководителя коллегиального органа звукозапись заседания может быть оформлена для долговременного архивного хранения.

Оформление реквизитов протокола

С точки зрения полноты отражения хода заседания различаются полные и краткие протоколы.

Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, краткий – только фамилии выступивших и тему выступления. Какой именно следует вести протокол в каждом конкретном случае, устанавливается в регламенте работы коллегиального органа или решается председателем коллегиального органа.

Протокол заседания оформляются на стандартных листах бумаги формата А4. Обязательными реквизитами протокола являются: наименование организации, наименование вида документа (ПРОТОКОЛ), дата документа, регистрационный номер, место составления документа, заголовок к тексту, подписи.

Оформление реквизитов протокола должно соответствовать ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Датой протокола является дата события (заседания, совещания). Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом: 05.02.2005 или 05 февраля 2005 г.

Регистрационным номером протокола является порядковый номер заседания в течение календарного года или в течение срока действия выборного органа. При регистрации протоколов специальные регистрационно-учетные формы (журнал, картотека) не ведутся, каждому новому протоколу присваивается порядковый номер, следующий за номером протокола, подшитого в дело последним.

Место составления протокола указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением. Наименование места составления документа можно не указывать, если наименование территории входит в название организации: Московская городская Дума, Законодательное Собрание Тверской области .

Заголовок к тексту является обязательным реквизитом протокола. Он должен быть грамматически согласован с наименованием вида документа:

ПРОТОКОЛ (чего?) заседания комиссии по переоценке основных фондов

ПРОТОКОЛ (чего?) заседания дирекции

Текст протокола состоит из двух частей – вводной и основной. Вводная часть оформляется идентично в полной и краткой формах протокола. В ней указываются: фамилии председателя и секретаря заседания, фамилии или общее количество участников заседания и приглашенных лиц, повестка дня. Фамилии членов коллегиального органа или лиц, участвующих в заседании с правом голоса, перечисляются по алфавиту без указания должностей. Если указывается общее количество присутствующих, дается их обобщенное название и делается отметка о наличии списка регистрации:

Присутствовали: члены Научно-технического совета в количестве 25 чел. (список прилагается).

Лица, не являющиеся членами коллегиального органа и приглашаемые на заседание в качестве экспертов в обсуждаемых вопросах или заинтересованных лиц, перечисляются после слова «Приглашенные:», также по алфавиту, но с указанием их должностей и места работы, если они являются представителями других организаций.

В повестке дня заседания указывается вопрос или вопросы, являющиеся предметом рассмотрения на заседании, должность и фамилия докладчика. Если вопросов несколько, они нумеруются арабскими цифрами и располагаются по степени их сложности, важности и в порядке обсуждения. Вопросы повестки дня строятся по формуле «о чем?»:

Вопросы повестки дня должны формулироваться точно и ясно, отражать суть обсуждаемых вопросов. Не рекомендуется включать в повестку дня пункт «Разное».

Текст основной части протокола состоит из отдельных разделов по количеству вопросов повестки дня, каждый из которых строится по схеме:

1. СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

РЕШИЛИ: ( или: ПОСТАНОВИЛИ:)

Эти ключевые для протокола слова печатаются прописными буквами и с красной строки. Разделы нумеруются арабскими цифрами в соответствии с повесткой дня. После слова «СЛУШАЛИ:» в именительном падеже указывается фамилия докладчика и в форме 3-го лица единственного числа или с предлогом «о» излагается содержание доклада. Если имеется текст доклада, после фамилии докладчика делается отметка: (Текст доклада прилагается) .

В разделе «ВЫСТУПИЛИ:» последовательно указывают фамилии лиц, принявших участие в обсуждении доклада, и формулируются высказанные ими мнения. Фамилии выступивших и содержание их выступлений записываются так же, как выступление основного докладчика в предыдущей части протокола.

При необходимости в этом же разделе протокола фиксируются вопросы, заданные докладчику, и его ответы по следующей форме:

Вопрос: Если будет принято решение об эмиссии акций общества, предусматривается ли выпуск привилегированных акций?

Ответ: Нет, будут выпущены только обыкновенные акции.

Фамилия лица, задавшего вопрос, может не указываться.

В разделе «РЕШИЛИ:» («ПОСТАНОВИЛИ:») записывается принятое решение, кратко, точно, лаконично – так, чтобы не возникало двоякого толкования. Принятые решения формулируются в предписывающей форме: «Утвердить...», «Предусмотреть...», «Внести изменения...». По одному вопросу может быть принято несколько решений, в этом случае они нумеруются арабскими цифрами. При необходимости наряду с решением указываются результаты голосования: количество голосов «за», «против», «воздержавшихся», а также, если голосование было тайным, – количество выданных бюллетеней, полученных в результате голосования и признанных недействительными.

Участник совещания или заседания может представить особое мнение по принятому решению, которое излагается на отдельном листе и присоединяется к протоколу. Содержание особого мнения записывается в протокол после записи соответствующего решения.

Если протоколом утверждается какой-либо документ, он должен прилагаться к протоколу и иметь гриф утверждения, например:

Подписи председателя и секретаря заседания завершают оформление протокола. Подписывается один экземпляр протокола. Слева проставляется подпись председателя, справа - секретаря.

В соответствии с действующим законодательством в отдельных случаях протоколы заседаний подписываются только председателем (председательствующим) на заседании. Законодательством также предусмотрены случаи подписания протоколов всеми членами органа, принимающего решения. Например, Федеральным законом «Об акционерных обществах» (далее - Закон) предусмотрено (ст. 68), что протокол заседания совета директоров (наблюдательного совета) общества подписывается председательствующим на заседании, который несет ответственность за правильность составления протокола.

Что же касается оформления протокола заседания общего собрания акционеров, то закон вообще не оговаривает порядка его подписания, в ст. 63 Закона установлено лишь, какие сведения указываются в протоколе:

- место и время проведения общего собрания акционеров;

- председатель (президиум) и секретарь собрания, повестка дня собрания.

В Законе также указывается, что в протоколе общего собрания акционеров общества должны содержаться основные положения выступлений, вопросы, поставленные на голосование, и итоги голосования по ним, решения, принятые собранием.

Сокращенный вариант оформления протокола

Допускается сокращенный вариант оформления протокола, при котором слова СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ) не печатаются. После цифры, обозначающей номер вопроса в повестке дня, излагается содержание вопроса (пункт повестки дня). Последняя строка содержания вопроса подчеркивается, и под чертой печатаются фамилии докладчика и выступивших в обсуждении (первой указывается фамилия основного докладчика, а затем фамилии выступивших – в порядке их выступления). После указания фамилий при необходимости кратко излагается суть рассматриваемого вопроса, а ниже – решение (постановление).

Выписка из протокола

Для информирования заинтересованных организаций и лиц о принятых решениях, а также в целях подтверждения принятых решений могут оформляться выписки из протокола.

Выписка из протокола – документ, представляющий собой копию части протокола. В выписке воспроизводится вводная часть протокола (реквизиты бланка, сведения о председателе, секретаре, присутствовавших), вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и часть текста, отражающая рассмотрение вопроса и принятые по нему решения. Подписями председателя и секретаря выписка не удостоверяется. Для придания юридической силы выписке из протокола используется реквизит «Отметка о заверении копии», оформляемый секретарем. Если выписка из документа выдается для представления в другую организацию, она заверяется печатью организации.

«утверждено»

На конференции
Российской академии космонавтики
им. К.Э. Циолковского
«__» 2007

ПОЛОЖЕНИЕ

О РЕВИЗИОННОЙ КОМИССИИ

МЕЖРЕГИОНАЛЬНОЙ ОБЩЕСТВЕННОЙ ОРГАНИЗАЦИИ

«РОССИЙСКАЯ АКАДЕМИЯ КОСМОНАВТИКИ

ИМ. К.Э. ЦИОЛКОВСКОГО»

Москва, 2007

Положение

О ревизионной комиссии

Межрегиональной общественной организации

«Российская академия космонавтики им. К.Э. Циолковского»

1. Общие положения

Комиссия в своей работе руководствуется Уставом Академии, решениями конференции Академии и настоящим Положением.

В соответствии с Уставом Академии председатель и члены Комиссии избираются на конференции Академии из числа делегатов сроком на 6 лет.

Количественный состав, порядок избрания и отзыв членов Комиссии определяются конференцией Академии.

Ревизия деятельности Академии проводится Комиссией не реже одного раза в год.

О результатах своей деятельности Комиссия отчитывается на конференции Академии. В период между конференциями о результатах проверок председатель Комиссии информирует Президента, Бюро Президиума и Президиум Академии.

Комиссия работает согласно годовому плану, принятому членами Комиссии на своем заседании.

Заседание Комиссии назначается и проводится ее председателем, а в его отсутствие - заместителем, по согласованию с членами Комиссии, но не реже двух раз в год. На заседаниях рассматриваются и утверждаются планы работ, порядок проведения и результаты проверок.

Комиссия правомочна принимать решения, если на ее заседании присутствует более половины ее членов. Решение принимается простым большинством голосов присутствующих на заседании.

Члены Комиссии имеют право принимать участие в проводимых конференциях, заседаниях Бюро Президиума и Президиума Академии с правом совещательного голоса.

Оповещение и приглашение членов Комиссии осуществляется Президентом Академии.

Финансирование деятельности Комиссии осуществляется из уставных средств Академии.

Деятельность Комиссии может быть прекращена только по решению конференции Академии.

2.1 Комиссия контролирует и проверяет:

уставную и финансово-хозяйственную деятельность Академии, ее региональных научных отделений и центров;

соблюдение учета и расходования денежных средств;

хранение и учет материальных ценностей.

Комиссия рассматривает письма, заявления и предложения от членов Академии.

Комиссия свою работу, при необходимости, проводит во взаимодействии с ревизионными комиссиями региональных научных отделений и центров.

2.4 Комиссия имеет право:

вносить на обсуждение конференции, Бюро Президиума и Президиума вопросы, входящие в ее компетенцию;

привлекать в необходимых случаях для проведения ревизий и проверок специалистов, не являющихся членами Комиссии;

при получении заявлений и жалоб о нарушении уставной или финансово-хозяйственной дисциплины и настоящего Положения, а также других злоупотреблениях назначать и проводить внеплановую проверку с привлечением членов Президиума Академии;

требовать от должностных материально ответственных лиц ревизуемого подразделения письменных объяснений по фактам нарушения финансово-хозяйственной дисциплины, учета и хранения материальных ценностей в установленные Комиссией сроки;

при проведении ревизии требовать предъявления бухгалтерских и других отчетных документов, проверять фактическое наличие денежных средств и материальных ценностей;

осуществлять контроль за законностью оказания материальной помощи членам Академии и премирования ее актива;

принять решение о созыве внеочередной конференции Академии. Решение принимается простым большинством голосов из числа присутствующих на заседании Комиссии.

3. Порядок работы Комиссии

Материалы ревизий и проверок оформляются актами или справками, которые доводятся до руководства Академии, руководителей проверяемых отделений, центров и других ответственных лиц Академии.

Выводы и предложения Комиссии по результатам проверок и ревизий председатель Комиссии докладывает на Президиуме или бюро Президиума, а о выявленных серьезных недостатках и нарушениях немедленно информирует Президента Академии.

Предложения Комиссии для проверяемого органа являются обязательными и подлежат исполнению в согласованные сроки.

В случае разногласий между Комиссией и проверяемой организацией председатель передает материалы ревизии или проверки на решение Президиума или конференции Академии.

4. Документы комиссии

4.1 Комиссия обязана иметь:

Решения конференции, Бюро Президиума и Президиума Академии; Планы работы Комиссии, акты, справочные данные проверок; Акты передачи дел.

4.2 Ответственность за ведение и состояние делопроизводства возлагается на председателя Комиссии.

5. Изменения и дополнения в Положение

5.1 Изменения и дополнения в Положение о Комиссии вносятся на заседании президиума и утверждаются на конференции Академии.

Положение о Комиссии рассмотрено:

на заседании Бюро Президиума Академии

на заседании Президиума Академии
« » 2007