Формированием дела называется. Порядок формирования, подготовки и передачи дел в архив

ИНН, или индивидуальный номер налогоплательщика, необходим каждому, кто осуществляет экономическую деятельность и выплачивает налоги на территории нашей страны.

Быть гражданином РФ для получения ИНН не обязательно. Где и как получить ИНН в Москве? Что для этого требуется? Какие шаги для получения этого документа должен сделать житель Москвы? Рассмотрим эти вопросы подробнее.

Получить налоговое свидетельство в Москве

Как и по всей России, получение Свидетельства ИНН в Москве по сути имеет точно такую же форму, что и в остальных регионах страны.

Для получения ИНН в Москве физическому лицу вы должны подать заявление на получение ИНН. Это можно сделать как минимум тремя способами:

1. При посещении территориального органа налоговой инспекции. Если вы не знаете, где расположен ваш территориальный орган, вы найдете его на сайте налоговой, там есть все адреса районных подразделений Московского региона.
2. Вы можете подать заявление и копии документов по Почте России.
3. Наконец, можно все документы отправить прямо на сайте налоговой службы РФ.

Начнем с первого способа. Если вы решили посетить ближайшую к вам налоговую, не забудьте взять с собой паспорт или водительское удостоверение или любой документ, который сможет подтвердить вашу личность. Придя по адресу, вы должны попросить бланк заявления и внимательно его заполнить. Заполнив заявление, отдайте его служащему, через 5 рабочих дней ваш ИНН будет готов.

Можно доверить получение ИНН своему представителю. У представителя, кроме паспорта, должна быть с собой нотариально оформленная доверенность.

Если вы отправляете заявление по почте, кроме заявления, которое вы должны подписать, вы должны отправить в том же конверте и копию паспорта, заверенную у нотариуса. Форма отправления документов в налоговую должна быть «заказное письмо с уведомлением». В конверт необходимо вложить опись документов.

Получить ИНН в Москве без прописки

Согласно приказу Федеральной Налоговой Службы РФ № ММВ-7-6/435@ от 29 июня 2012 г. «Об утверждении Порядка и условий присвоения, применения, а также изменения идентификационного номера налогоплательщика» налогоплательщик имеет полное право получить свой ИНН как по месту прописки, так и по месту пребывания и даже по месту нахождения его движимого и недвижимого имущества.

То есть даже если вы в Москве находитесь временно, вы вправе подать заявление в налоговую по месту временной регистрации и получить свой ИНН.

Вы можете воспользоваться как сайтом ФНС, так и единым порталом государственных услуг для оформления ИНН через интернет. И в том и в другом случае понадобится регистрация.

Также вы сможете получить регистрационные данные – логин и пароль для доступа к сайту налоговой в отделении налоговой службы вашего района.

На сайте ФНС вам нужно найти в меню ссылку «Постановка физического лица на учет в налоговом органе на территории РФ», перейти по ней и открыть для заполнения форму с названием «Заявление физического лица о постановке на учет в налоговом органе на территории Российской Федерации».

В этой форме вы сможете онлайн заполнить поля с такой информацией:

• Ваши фамилия, имя и отчество.
• Ваш адрес регистрации по паспорту.
• Остальные паспортные реквизиты.
• ​Дата и место вашего рождения.
• ​Ваш пол.
• ​Гражданство.
• ​​Телефон, электронная почта и почтовый адрес для контакта.

Как только форма будет полностью заполнена, вам останется только нажать кнопку «Отправить» и ваши данные уйдут на рассмотрение.

Статус рассмотрения заявки вы можете проверить в личном кабинете на сайте ФНС и в указанной вами при заполнении вашей электронной почте.

Первичное получение ИНН полностью бесплатно, однако если вы получаете свидетельство по причине утери своего, вам придется оплатить госпошлину в размере 300 р.

Также замена ИНН должна быть проведена при изменении ваших паспортных данных. Номер ИНН остается при этом постоянным, он выдается на всю жизнь. Для получения Свидетельства о постановке на налоговый учет после истечения 5-дневного срока с момента подачи заявления вы должны будете прийти в налоговую лично или послать туда своего доверенного представителя. А случае утери вы можете или паспорту на портале государственных услуг.

На сегодняшний день получить ИНН можно через интернет в режиме онлайн. Для этого существует несколько доступных способов: пошаговые инструкции с описанием действий приведены в статье.

Наиболее простой случай, который не требует никаких дополнительных действий – оформить ИНН через интернет с помощью личного кабинета на сайте ФНС. Если он уже есть, войти можно 3 способами:

1. С помощью ранее созданного логина (е-мейл) и пароля.
2. С помощью (только квалифицированный сертификат).
3. Через портал , на котором также нужно предварительно зарегистрироваться и подтвердить свои данные любым удобным способом.

При входе через Госуслуги система запросит дополнительное разрешение на обмен данными, т.е. просмотр ФИО, реквизитов паспорта, и других документов. Для разрешения нужно кликнуть на кнопку «Предоставить».

Если личного кабинета нет, его можно создать, кликнув на ссылку «Регистрация».

В открывшейся форме вводят е-мейл, создают пароль, а также указывают свои ФИО. Затем проходят по ссылке из письма, пришедшего на электронную почту, и подтверждают свою учетную запись. Дальнейшая последовательность действий такая:

1. Заполняют заявление, указывают основные данные. Обязательными являются фамилия, отчество, пол, дата и место рождения, а также гражданство и адрес.
   
2. При заполнении адреса необходимо использовать готовую форму, в которой выбирают индекс, субъект федерации и точное место регистрации.
   
3. На этой же странице необходимо выбрать адрес отделения налоговой службы, где было бы удобно получить готовое свидетельство с номером. Это может быть отделение по месту жительства или любой другой адрес.
   
4. Следующий этап – заполнение данных паспорта или ребенка, которому еще не исполнилось 14 лет (т.е. у которого пока нет паспорта). По желанию можно указать и прежние ФИО, если они менялись в силу любых причин за период с начала 1996 года и по настоящий день. На этой же странице указывают адрес электронной почты и статус заявителя – гражданин лично или через своего представителя.
   
5. Затем нужно указать прежнее место жительства или место пребывания, если таковое имелось – прописывают адрес и дату регистрации (постоянной или временной).
   
6. На последнем этапе можно вернуться к редактированию или сразу отправить заявку в отделение УФНС. Также заявитель может оплатить госпошлину, скачав квитанцию на этом же сайте. Это нужно только в том случае, если ИНН в связи с утерей/порчей. Подробнее об этом можно узнать в соответствующем разделе.
   

Мнение эксперта

Саломатов Сергей

Эксперт по недвижимости

Документ в бумажном виде поступает в указанное отделение налоговой службы в течение 5 рабочих дней, т.е. 1 недели. Как только бумага будет оформлена, заявитель приходит лично или через своего представителя и забирает свидетельство. Для его получения нужно предоставить только паспорт, а представитель дополнительно берет с собой нотариально заверенную доверенность.

Через портал Госуслуги

Важно понимать, что каждый налогоплательщик России, рождаясь, автоматически получает номер, поскольку органы ЗАГСа пересылают соответствующие данные в налоговую службу. Поэтому при получении ИНН онлайн или другим способом речь идет не о формировании этого номера, а только об оформлении бумажного документа – т.е. свидетельства о постановке на налоговый учет.

Узнать же сам номер можно на портале Госуслуги, однако оформить документ в бумажном виде таким способом не получится. Чтобы запросить данные, необходимо:

Мнение эксперта

Саломатов Сергей

Эксперт по недвижимости

Аналогичным способом узнать номер можно и в личном кабинете на сайте ФНС. Достаточно указать свои ФИО, дату рождения и данные паспорта или свидетельства рождении. Система предоставляет ответ мгновенно и бесплатно.

Альтернативные способы

Если оформить онлайн не получается, в отделение УФНС можно обратиться лично или же отправить письмо с документами по почте.

Личный визит

Гражданин может обратиться в свое отделение УФНС или же в любое другое отделение, если он территориально находится далеко от места регистрации. Еще один вариант – (это единые центры по предоставлению госуслуг). С собой нужно взять только паспорт (в случае с ребенком до 14 лет – свидетельство о рождении). Если обращается представитель, он берет свой паспорт и доверенность. На месте необходимо заполнить заявление.

Письмом по почте

В этом случае можно получить готовое свидетельство прямо по почте. Заявитель отправляет копии главной страницы паспорта и страницей с последней регистрацией, а также заполненное заявление, представленное выше. Копия документа обязательно заверяется нотариально за счет заявителя. Бумаги отправляются заказным письмом, срок ответа на них зависит от скорости работы почты.

Особые случаи

В целом процедура получения достаточно простая – как в онлайн режиме, так и при получении документа в налоговой инспекции. Однако на практике есть несколько случаев, которые немного отличаются от стандартного порядка.

Получение ребенком до 14 лет

В этом случае процедура аналогична тем, что описаны выше. Однако в интересах и от имени ребенка действуют его родители (отец или мать) или опекуны. При заполнении заявки на сайте или получении лично необходимы следующие документы:

• свой паспорт;
• свидетельство о рождении ребенка;
• акт об установлении опеки.

Личное присутствие ребенка в отделении УФНС или МФЦ необязательно – все подписи ставит родитель или опекун, который имеет право осуществлять любые действия от имени ребенка.

Получение ребенком после 14 лет

В этом случае родители могут помочь ребенку заполнить заявление через личный кабинет, однако несовершеннолетний должен лично получать документ, обратившись в налоговую службу. С собой ему нужно взять только паспорт, который он получил в 14 лет.

Оформление нового ИНН из-за смены фамилии

Важно понимать, что сам номер присваивается с рождения, является уникальной комбинацией цифр и не меняется в течение всей жизни человека, вне зависимости от того, менял ли он ФИО или нет. Поэтому прямой обязанности получать новое свидетельство о постановке на налоговый учет после смены фамилии у гражданина нет. Однако по желанию он может сменить этот документ точно такими же способами. Госпошлина при этом не взимается (вне зависимости от того, сколько раз менялись личные данные).

Оформление документов через интернет позволяет гражданам сэкономить время, получая полноценные государственные услуги без очередей и волокиты с бумагами. Физические лица для приема на работу, открытия банковских счетов, налогообложения имущества, получения наследства, ведения предпринимательской деятельности и других процедур могут заказать ИНН через интернет. Эту популярную услугу в обычном режиме можно получить в территориальной налоговой службе по адресу официальной регистрации, а в интернете эту возможность предоставляет сайт Госуслуги.ру.

До того как получить ИНН физическому лицу через интернет, нужно проверить себя на соответствие нескольким критериям и выполнить определенные требования. Первое – доступ к функциям сайта государственных услуг. Заявитель должен пройти обязательную процедуру регистрации с указанием региона проживания. Локация заявителя может повлиять на доступ к тем или иным услугам.

Важно! Получить ИНН на официальном общегосударственном портале gosuslugi.ru можно в том случае, если до этого у заявителя не было оригинала документа о постановке на учет в ЕГРН. Уничтоженный или утерянный документ легко восстановить в виде копии свидетельства в налоговом органе по адресу места прописки заявителя, представив паспорт гражданина РФ, сведения о прописке. Перед тем необходимо заплатить пошлину в размере 300 рублей (или 400 рублей для срочного заказа).

Для получения копии утерянного свидетельства о внесении данных о физическом лице в ЕГРН, так же как для выдачи оригинала, необходимо заполнить специальный бланк – форму 2-2 Учет. Ее можно загрузить из интернета, а также взять в местной ФНС. Для скачивания бланк предоставляется в формате таблицы Excel, файл нужно распечатать. Заполнять его на компьютере нельзя – только от руки.

Возможности портала государственных услуг

Сайт предлагает и физическим лицам — гражданам РФ и нерезидентам — обширный спектр возможностей для заказа и получения государственных услуг в режиме онлайн. Для большинства из них нет необходимости выходить из дома. Важным условием для пользования услугами государственного аппарата является достоверность данных о заявителе. Он должен быть авторизован в государственной системе, иметь СНИЛС (свидетельство о пенсионном страховании), а также электронную подпись (ЭЦП).

Электронная цифровая подпись, предназначенная для подачи на вебресурсе государственных услуг, не может использоваться в других ресурсах, в том числе в банковской системе. Цифровая подпись представляет собой программу, в которой зашифрованы личные данные владельца. С ее помощью он заверяет свои действия электронной системе, подтверждая их подлинность. ЭЦП выглядит как USB-носитель, который подключается к компьютеру.

Алгоритм действий при подаче электронной заявки

Подать онлайн заявку на ИНН можно непосредственно на сайте госуслуг. После авторизации в системе необходимо найти вкладку «Каталог услуг» и выбрать пункт из списка «Для граждан». Ниже на странице представлены три вкладки, среди которых необходима «Категории услуг». Из них требуется пункт «Налоги и финансы», в котором должна быть категория «Постановка на учет в налоговом органе на основании заявления».

Для активации данной услуги необходимо вставить носитель с электронной подписью в USB-разъем ПК. Для этого нужно найти специальный пункт меню персонального аккаунта и выбрать «Авторизация по ЭЦП» и следовать дальнейшим указаниям системы. По завершении процедуры верификации необходимо перезагрузить Opera или Chrome и зайти в кабинет снова.

К сожалению, для нерезидентов эта возможность в настоящее время недоступна, но получить ИНН он также может. О том, говорится на сайте государственной налоговой службы.

Как узнать свой ИНН на сайте Госуслуг: Видео

Получение идентификационного кода

После верификации своих данных с помощью электронной подписи необходимо перейти в соответствующий раздел услуг портала («Для граждан» — «Налоги и финансы» — «Постановка на учет на основании заявления»). Перед пользователем откроется поле для ввода данных, нужных для выдачи ИНН.

Их несложно заполнить, т.к. они ничем не отличаются от тех, которые предложены в обычной бумажной форме 2-2 Учет:

• паспортные данные заявителя (имя, фамилия, отчество);
• данные о регистрации (прописке);
• СНИЛС;

Последний пункт может показаться противоречием, т.к. в этой статье идет речь о получении номера. Многие люди путают понятие номера (ИНН) и свидетельства о присвоении номера. ИНН – это виртуальная информация, которая находится в единой налоговой системе, оно присваивается каждому резиденту. Если у вас на руках нет документа с вашим ИНН, это не означает, что нет самого налогового номера.

Где на сайте госуслуг есть функция заказа ИНН?

Чтобы получить свидетельство через сайт госуслуг, необходимо указать цифровой код, соответствующий вашему налоговому номеру. Узнать код не сложно – для этого нужно зайти на сайт ФНС, где легко найти услугу «Узнать ИНН». Для этого потребуются персональные данные заявителя, которые нужно ввести в специальные поля при заполнении формы. Если сведения будут введены корректно, то система выдаст 12-значный код, и это будет ваш ИНН. Его можно скопировать и вставить в поле при заполнении специальной формы на сайте госуслуг.

Когда вы введете всю информацию, необходимую в системе, нужно подтвердить запрос на получение документа о наличии ИНН. Поскольку ЭЦП – гарантия для государственной системы, то документ придет вам на почту в цифровом виде. Его вы также сможете заказать по физической почте.

Важно! Если у вас по какой-то причине нет ЭЦП, то вы можете ускорить процедуру получения документа о назначении номера ИНН в Многофункциональном центре (МФЦ), который работает в режиме единого окна. О том, можно почитать на нашем сайте.

Преимущества ЭЦП для заказа ИНН в режиме онлайн

Электронная подпись – это надежная защита персональных данных физического лица, используемая для подтверждения подлинности действий в виртуальном поле. Преимущества использования ЭЦП очевидны:

• нет необходимости идти в налоговый орган, заполнять бумаги с ошибками, начинать все сначала, пока сотрудник не примет заявление;
• не нужно вводить логин и пароль на сайте госуслуг или ФНС;
• не нужно платить государственную пошлину;
• покидать дом для получения готового документа также не нужно, т.к. оно может прийти по e-mail или почте России.

Полученное свидетельство о присвоении ИНН в электронном виде – это гарантия, что владелец не потеряет его, что может произойти с бумажным носителем. Желательно сохранить копию документа на компьютере, чтобы при необходимости можно было получить к нему доступ.

Действительно ли удобна ЭЦП?

Эти преимущества справедливы, если на руках уже есть ЭЦП. А как ее получить – это отдельная тема статьи. Вкратце скажем, что для получения цифровой подписи все же потребуется выйти из дома и прийти в один из удостоверяющих центров (например, в Ростелеком или в ближайший по месту регистрции согласно данным Минкомсвязи).

ЭЦП выдается на основании предоставленного удостоверения личности (паспорта), ИНН и свидетельства о социальном страховании (СНИЛС). Процедура получения подписи платная, цена зависит от конкретного удостоверяющего центра (от 700 до 1500 рублей). После получения цифровой подписи на электронном носителе необходимо сменить пароль для защиты персональных данных.

Нюансом ЭЦП, выданной для портала госуслуг является то, что ни в каком другом месте использовать ее больше нельзя. Это заставляет задуматься: действительно ли так удобно и выгодно заказывать ИНН через сайт госуслуг? Заказ ЭЦП для получения ИНН через портал оправдывает себя, когда получить свидетельство о постановке в ЕРГН нужно срочно, т.к. в обычном режиме заявителю приходится ждать до 2 недель.

3.6.1. Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения управления организации или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации.

3.6.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

3.6.3. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Полное оформление дел предусматривает:

подшивку или переплет дела;

нумерацию листов дела;

составление листа-заверителя;

составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;

внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

3.6.4. Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

3.6.5. Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках.

3.6.6. При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов последние изымаются из дел и на них составляется отдельная опись.

3.6.7. В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале дела (для учета особо ценных документов) - бланк внутренней описи документов дела.

3.6.8. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

3.6.9. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно.

3.6.10. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа.

3.6.11. Сложенный лист (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

3.6.12. Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно.

3.6.13. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

3.6.14. Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле.

3.6.15. В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются и рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их архивом организации к передаче на государственное хранение допускается по согласованию с государственным архивом употребление литерных номеров листов.

3.6.16. Лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе, в книгах - на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках - на отдельном чистом листе формата карточки.

Лист-заверитель дела составляется по установленной форме (приложение 9), в которой указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов), а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.

Лист-заверитель дела подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела.

3.6.17. Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (приложение 10), в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе "Примечания" со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.

3.6.18. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляется и оформляется по установленной форме (приложение 11), в которой указываются наименование организации, структурного подразделения, индекс дела, архивный шифр дела, номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел, заголовок дела.

На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который дела организации будут приняты, обозначения кодов государственного архива и организации.

При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (в другое структурное подразделение) на обложке дела указывается новое наименование этой организации или организации-правопреемника, а прежнее наименование организации (структурного подразделения) заключается в скобки.

После того как работа с документами закончена, они помещаются в дела (скоросшиватели, регистраторы) и раскладываются в них в определенном порядке.

Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙии с номенклатурой дел.

В небольших организациях дела формируются централизованно в службе документационного обеспечения управления или у секретаря. В случае если организация крупная, документы руководства формируются и хранятся в службе документационного обеспечения управления, а остальные документы группируются в дела и хранятся в структурных подразделениях, в кᴏᴛᴏᴩых с ними работали.

Правила и порядок формирования дел

Формирование дел проводится по правилам, кᴏᴛᴏᴩые содержатся в Основных правилах работы архивов организации, Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

К началу календарного года на все дела, перечисленные в номенклатуре дел, готовятся папки.

На обложках указываются:

• наименование организации (полное и краткое);
• наименование структурного подразделения;
• индекс дела по номенклатуре дел;
• заголовок дела в полном ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙии с номенклатурой дел;
• срок хранения дела.

При формировании дел следует соблюдать ряд правил. Их выполнение всегда поможет правильно определить место хранения любого документа.

В дело помещают только исполненные и правильно оформленные документы , кᴏᴛᴏᴩые ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙуют по виду и содержанию его заголовку. Запрещается включать в дело черновые и дублетные экземпляры документов.

Необходимо запомнить, что документы постоянного и временного сроков хранения не группируют в одно дело.

Существует правило, по кᴏᴛᴏᴩому в дело не помещают более 250 листов при его толщине не более 4 см . Это условие обеспечивает оптимальные условия для поиска информации и наименьшие трудозатраты при подготовке дел к архивному хранению. В случае если создается больше документов, ᴏᴛʜᴏϲᴙщихся к ϶ᴛᴏму делу, заводится новый том с тем же заголовком.

Дела формируются в течение одного календарного года . В учебных заведениях обычно документы группируются в течение учебного года (т.е. с сентября по август) При этом существует определенная специфика в формировании ряда категорий дел. К ним ᴏᴛʜᴏϲᴙтся судебные дела, дела, решения по кᴏᴛᴏᴩым выходят за рамки календарного (учебного) года. В течение всего периода работы формируются дела выборных органов комиссий, творческих групп.

Приказы по основной деятельности должны группироваться отдельно от приказов по личному составу. Приказы по личному составу группируются в дела в ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙии с установленными сроками их хранения.

Внутри дела документы также должны систематизироваться . Распорядительные документы вместе с приложениями формируют в дело по видам документов и хронологии . То есть сначала помещают документ более ранней даты, затем — более поздней. Протоколы подшивают в хронологическом порядке и по номерам.

Приложения обычно присоединяются к документам, к кᴏᴛᴏᴩым они ᴏᴛʜᴏϲᴙтся. В случае если приложения имеют большой объем, они могут составлять отдельное дело с ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙующим заголовком.

При формировании в дело переписки следует учитывать, что письмо-ответ помещают за письмом-запросом. Это означает, что принцип хронологии соблюдается в отношении инициативных документов.

Плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к кᴏᴛᴏᴩому они ᴏᴛʜᴏϲᴙтся, независимо от времени их создания. Годовые, квартальные и месячные планы хранятся отдельно.

В отдельные дела помещают обращения граждан , располагая их в алфавитном порядке. При ϶ᴛᴏм предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организации и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

Электронные документы и базы данных формируются в дела (папки, директории) в ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙии с номенклатурой дел организации, отдельно от документов на бумажных носителях, на жестком диске специально выделенного компьютера. Электронные базы данных формируются в отдельные дела.

Хранение дел

Сформированные и законченные дела хранятся в структурных подразделениях до передачи их в архив организации. Сохранность документов, защиту от негативного воздействия света и пыли обеспечивается хранением в запирающихся шкафах, сейфах или элеваторных картотеках .

Дела располагаются на полках вертикально . На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре. Номенклатура дел должна быть прикреплена на внутренней стороне дверцы шкафа. Чтобы найти необходимый документ, в номенклатуре находят номер ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙующего дела и затем папку с тем же номером.

Документы, уже сформированные в дела, могут понадобиться сотрудникам для работы. В ϶ᴛᴏм случае вместо документа, извлеченного из дела, помещается лист-заместитель. В листе-заместителе указывают номер и дату документа, его краткое содержание, когда и кому он выдан. На дело, выданное целиком, заполняется карта-заместитель. В ней указывается номер выданного дела, дата выдачи, кому выдано, на какой срок, росписи в получении и приеме после возвращения дела. Карточка-заместитель помещается в шкафу на месте выданного дела.

В ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив федерального органа исполнительной власти не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года со дня начала их использования или хранения в структурных подразделениях. Передача дел в архив федерального органа исполнительной власти производится на основании описей дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, составляемых в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения в архив федерального органа исполнительной власти не передаются и подлежат уничтожению в установленном порядке.