Главная » Снилс » Информационное письмо о расторжении договора образец. Как написать заявление о расторжении договора

Информационное письмо о расторжении договора образец. Как написать заявление о расторжении договора

Договор является важнейшим документом не только в бизнесе, но и повседневной жизни человека. В тех случаях, если положения договора перестают устраивать одну из сторон, или появились условия, при которых дальнейшее сотрудничество становится невозможным, договорные отношения могут быть прекращены как по обоюдному согласию, так и в одностороннем порядке. Обязательным условием при прекращении отношений между контрагентами является письмо, уведомляющее о ее расторжении. Для правильного составления документа можно использовать образецы писем о расторжении договора.

Условия для прекращения сделки

Условия, при которых в положения договора вносятся изменения или сделка полностью расторгается, указываются изначально, на момент подписания договора. В противном случае расторгнуть невыгодный контракт можно только в результате решения суда. Руководствуясь положениями гражданского кодекса, вторую сторону договора обязательно нужно оповестить о намерениях расторгнуть сделку в письменном виде, независимо от причин, повлекших за собой такое решение. Образецы писем о расторжении договора не всегда стоит брать за основу, так как основания для прекращения сделки будут различными в зависимости от конкретно сложившейся ситуации.

Зачем требуется уведомление о расторжении?

Письмо о расторжении сделки является способом уведомления заинтересованной стороны о планируемых действиях. Отправка такого письма позволяет полностью соблюсти формальности, требования закона, защитить свои интересы в том случае, если вторая сторона обратится в суд. Получив информирующее письмо, вторая сторона сделки имеет право ответить на него в тридцатидневный срок. В том случае, если в течение этого срока ответа не поступило, инициатор расторжения договора может обратиться в суд.
При отсутствии взаимных претензий, по окончании 30-дневного срока договор может считаться расторгнутым, независимо от того, был получен ответ на письмо или нет. Письмо о прекращении договора может быть составлено в свободной форме. В тексте письма обязательно должны быть прописаны реквизиты сторон, имеющиеся требования и претензии, причины расторжения договора и порядок проведения процедуры. Все формулировки должны быть юридически грамотными, так как при обращении в суд содержание письма может стать основанием для признания/непризнания правомочности требований.

Образец письма о расторжении или прекращении договора

Для юридического лица письмо оформляется на бланке юридического лица

Директору по сбыту тепловой энергии

ОАО «СИБЭКО»

А.С.Луцевичу

Код абонента___________________

Уважаемый Андрей Сергеевич!

Прошу Вас расторгнуть с «____»______г. (указывается дата расторжения договора ) договор №______ от _________г. на подачу и потребление тепловой энергии в горячей воде (или на подачу и потребление тепловой энергии и горячей воды ), в связи (указать причину расторжения договора, предоставив документ, подтверждающий освобождение занимаемого помещения: продажа помещения, передача помещения в департамент имущественных и земельных отношений мэрии г. Новосибирска и т.д. ).

Приложения: 1.

Руководитель юридического лица Подпись Ф.И.О.

или иное лицо, имеющее право действовать от имени юридического лица (копия доверенности прикладывается к письму).

Исполнитель (Ф.И.О. исполнителя)

Образец №2

Еще один примерный образец шаблон письма о расторжении договора в связи с нарушением обязательств.

Исх. N ______________ ООО "____________________"
От _____________ года г.Минск, ул. ____________
__________________________
ЧМП "____________________"
__________________________
Относительно договора поставки
N _____ от ___________ года.
Уважаемые господа!
"___" ___________ ____ г. между Вашим предприятие и ЧМП "_____"
был заключен договор поставки N ____, в соответствии с которым ООО
"___________________" должно было в установленный договором срок -
"___" ______ ____ г. осуществить поставку __________ по цене _______
рублей за тонну в количестве ___ тонны, на общую сумму - ________
рублей.
В связи с тем, что срок исполнения поставки Вами соблюден не
был, а в результате переговоров с Вами нами было установлено, что
товар до настоящего момента не отгружен, следовательно ООО
"______________" нарушило существенные условия договора поставки и
исполнение Вами поставки из-за просрочки утратило для нас интерес.
На основании п. 2 ст. 376, п. 3 ст. 420 ГК Республики
Беларусь, настоящим письмом извещаем Вас о том, что мы
отказываемся от принятия товара и считаем договор поставки N ______
от "___" ______ ____ г. расторгнутым с момента получения Вами
настоящего извещения по факсу.
С уважением,
Директор ____________________

Инструкция по заполнению

Возьмите стандартный лист А4 или фирменный бланк предприятия (если таковой имеется) и начните письмо с указания начальных реквизитов сторон-контрагентов согласно принятым правилам оформления деловых бумаг. Здесь нужно будет написать наименование, форму собственности, банковские реквизиты и адрес каждой из сторон, участников договорных отношений.

Эти реквизиты можно скопировать с имеющегося договора, который подлежит изменению. 2В данном случае не пишите название документа, а сразу переходите к сути сообщения, начав со слов "ООО... уведомляет о расторжении договора". Далее укажите номер обсуждаемого договора, дату его заключения и тему (краткое содержание договора).

Здесь же укажите причины расторжения действующего соглашения (несоблюдение условий договора, срыв поставок, несвоевременную оплату и т.д.), условия (порядок и способ), на которых предлагается прекратить договорные отношения. В заключение укажите дату расторжения договора и прекращения действия обязательств, принятых по нему сторонами. 3В конце документа напишите должность руководителя организации, уполномоченного к подписи подобных документов.

Оставьте место для печати и росписи. В скобках напишите расшифровку подписи (фамилия и инициалы). Зарегистрируйте письмо в качестве исходящего документа, в соответствии с правилами документооборота, принятыми в вашей организации.
Обратите внимание
В случае, если договором не предусмотрен порядок расторжения договора и контрагентам не удалось договориться о мирном разрешении спорного вопроса, нужно будет обратиться для разбирательства в суд.

Полезный совет
Для вступления в законную силу заявленных изменений в условиях договора вам нужно иметь подтверждение получения вашим партнером данного письма. Поэтому лучше всего отправить его заказным письмом почтой РФ с уведомлением о вручении и описью вложения.

Особенности

Чтобы расторгнуть договор раньше срока, у сторон должны быть аргументированные причины. Самой распространенной ситуацией является невыполнение одной из сторон своих обязательств.

Существует 2 варианта расторжения договора:

причины произошли по вине одной из сторон;
ситуация связана с непредвиденными обстоятельствами, которые стороны не могли предвидеть и прописать в договоре.

Например, любые нарушения, которые доставляют дискомфорт одной из сторон, являются причиной для прекращения отношений. Гражданин может указать, что действия другого человека срывают его планы или наносят моральный/материальный ущерб.

Стандартной ситуацией является пользование услуг по доставке почты у транспортной компании. Например, она не может вовремя организовать доставку, поэтому гражданин не получает важные документы и не может оформить требуемую продукцию.

Стороны выполняют условия договора, когда совершают установленные договором действия за определенную плату.

Существует несколько способов расторгнуть такую сделку:

статьей 452 Гражданского кодекса установлено, что расторжение оформляется в той же форме, что и первоначальный договор. Стороны обговаривают порядок возврата средств по документу;
в одностороннем порядке договор расторгается по решению суда, если вторая сторона сильно нарушила свои обязательства. Уважительными считаются причины, которые привели к большому ущербу для контрагента. Последний теряет то, на что рассчитывал при отсутствии нарушений. Например, причиной обратиться в суд является систематические задержки оплаты услуг;
если договором предусмотрена возможность расторгнуть договор в одностороннем порядке, обращаться в суд не требуется. В документе требуется прописать порядок уведомления другой стороны о прекращении действия документа;
можно направить другой стороне уведомление о расторжении договора. Статьей 782 Гражданского кодекса установлено, что обе стороны должны дать согласие на прекращение отношений. При этом у заказчика и исполнителя остаются некоторые обязательства:
- заказчик должен оплатить фактические расходы контрагента;
- исполнитель возмещает убытки за невыполненную работу.

Форма

Стандартная форма уведомления должна содержать следующие пункты:

преамбула, в которые сторона указывает причины разрыва правоотношений;
краткое содержание договора с перечислением услуг;
причины, по которым документ прекращает действовать;
реквизиты исполнителя и заказчика;
если есть, то печать фирмы и подпись работодателя или реквизиты доверенности, если доверитель занимается документами.

Как написать письмо и его образец

Если стороны не могут достигнуть соглашения при нарушении обязательств контрагентов, заказчик вправе направить претензию и потребовать расторжения договора.

Стандартный образец письма о расторжении договора оказания услуг содержит следующие положения:

ФИО исполнителя, название услуг;
информация, по которой можно определить договор, в том числе название, номер и день подписания;
причины неисполнения или халатного отношения к обязанностям;
дата и подпись.

Письмо составляется в 2 экземплярах - у каждой стороны остается свой бланк. Он передается лично, при этом получатель расписывается на одном из экземпляров, либо почтой с уведомлением о вручении.

Образец письма:

По обоюдному согласию

Статьей 420 Гражданского кодекса установлено, что при оформлении документа стороны принимают на себя взаимовыгодные обязательства. Любой договор можно прекратить 2 способами: естественным, когда подойдет окончание установленного периода, и досрочно - по взаимному согласию или инициативе одной из сторон.

Чтобы расторгнуть действующий документ, требуются достаточные причины в виде сложных условий, непредвиденных ситуаций, невозможности продолжать выполнять свои обязательства.

Каждый случай индивидуален, поэтому требуется убедительное подтверждение. Завершение договора не освобождает стороны от ответственности за нарушение обязательств.

Со стороны исполнителя

Гражданским кодексом установлено, что со стороны исполнителя условиями для расторжения являются:

возможность расторгнуть документ в одностороннем порядке установлена договором;
при направлении уведомления заказчику с объяснениями обстоятельств и перечислением услуг, которые исполнитель отказывается предоставлять.

Гражданин должен предоставить объективные доводы для объяснения своих действий. Объективными считаются политические, экономические или социальные факторы, которые кардинальным образом повлияли на исполнителя, и он не может предоставлять услуги.

Например, обстоятельствами являются:

кризисная ситуация в стране, изменения валют;
ухудшение материальной ситуации исполнителя, невозможность закупать материалы, оборудование и т.д.;
переезд в другой регион или страну;
полная ликвидация организации;
болезнь, которая несопоставима с требуемыми заказчику услугами;
увольнение работников, которые вели данную сделку, и без которых продолжить предоставление услуг невозможно;
неисполнение третьими лицами обязательств, которые препятствуют предоставлению услуги;
наложение государственного запрета на предоставление услуги (например, блокировка пересылок определенных товаров почтой, из-за чего их невозможно доставить заказчику).

Со стороны заказчика

Гражданским законодательством установлено несколько условий, по которым заказчик вправе в одностороннем порядке расторгнуть договор:

одна из сторон систематически или серьезно нарушает условия документа;
обстоятельства, при которых стороны заключали договор, непредвиденно изменились.

Если заказчик не имеет права расторгнуть договор в одностороннем порядке, контрагенту можно послать предложение прекратить отношения. В крайнем случае, заказчик вправе обратиться в суд и предъявить доказательства нарушений исполнителя.

Извещение

Статьей 165.1 Гражданского кодекса установлены правила извещения стороны о прекращении отношений. Требуется соблюсти несколько условий:

Если в договоре установлен способ отправки извещения, требуется использовать его.
Если способа доставки в документе не прописано, разрешено задействовать электронные средства связи, или направить уведомление второй стороне по почте, при этом разрешено переслать документ сразу на 2 адреса:
- по месту пребывания или жительства, если оно указано в соглашении и договор заключался с предпринимателем;
- по адресу, полученному в ЕГРИП, если договор заключался с организацией или другой адрес неизвестен.

Важно помнить, что если в соглашении прописан определенный адрес, а виновная сторона настаивает на неполучении письма, она понесет ответственность за предоставление неверных сведений.

Когда могут не принять

Существует несколько законных ситуаций, при которых сторона имеет право отклонить письмо и не разрывать договор:

ошибки в оформлении или структуре письма;
несоответствие подписи должностного лица в письме или договоре;
запрещено разрывать возмездный договор по причинам, которые указаны в документе и противоречат закону;
если услуга досрочная и исполнитель предоставил результаты раньше срока, требуется отказаться от договора не за 30 дней до финальной даты действия документа, а за месяц до исполнения.

Что делать если не подписывают

Если виновная сторона отказывается прекращать правоотношения, пострадавший гражданин вправе подать иск в суд. Чтобы исполнительные власти начали рассматривать дело, требуется собрать подтверждающие документы и подать заявление в судебный орган в установленное время.

К заявлению прилагается госпошлина, и перечисляются все документы. В конце сторона прилагается документ, доказывающий мирные попытки урегулировать проблему.

Согласно общим требованиям, истец обращается в суд по месту регистрации виновника, однако бывают исключения. Например, если стороны не могут согласиться о договоре по недвижимому имуществу, требуется обратиться в суд по месту нахождения проблемной недвижимости.

Порядок обращения в суд

Когда пострадавшая сторона передает исковое заявление в суд, назначается предварительное заседание. Сроки рассмотрения дела определены гражданско-процессуальным кодексом.

Они рассматриваются в течение 60 календарных дней после получения судом заявления, если иные сроки не установлены законодательством.

В конце заявитель получает решение. Если оно положительное, договорные обязательства прекращаются. С момента вступления решения суда в силу стороны освобождаются от договора, но должны рассчитаться друг с другом.

Основная часть договорных отношений регулируется сторонами при заключении документа. Это требуется для обеспечения свободы договора и диспозитивности, так как на этом строится гражданское право.

Если в документе прописаны обстоятельства расторжения договора, стороны смогут в короткие стороны разорвать отношения.

Основой деловых отношений является договор. Как же расторгнуть подписанный договор, если одну из сторон по каким-либо причинам он не устраивает?

Действующим российским законодательством запрещено расторжение договоров в одностороннем порядке. Законным является лишь вариант заключения соглашения о расторжении договора, оформленный по волеизъявлению обеих сторон. Типичный бланк можно скачать и заполнить с сайта . Если же одна из сторон против расторжения, но при этом она не исполняет условия договора, придется обратиться в суд. Также основанием для расторжения договора в судебном порядке могут быть существенные изменения, влекущие невозможность выполнения договорных обязательств (ст.451 ГК РФ). В иных случаях законных оснований для расторжения договора в суде не предусмотрено. Единой формы для письма о расторжении договора законом не предусмотрено, основные требования к нему:

наличие реквизитов вашей организации и фирмы, с которой вы хотите расторгнуть договор;
юридически грамотно составленный текст;
четко сформулированные причины расторжения договора, требования и порядок урегулирования взаимоотношений между сторонами.

На бланке своей фирмы или обычном листе формата А4 в правом верхнем углу напишите организационно-правовую форму и название вашей организации, юридический адрес, ФИО директора. Затем укажите эти же данные фирмы, с которой желаете прекратить деловые отношения по договору. По центру напишите название документа “Письмо о расторжении договора”, присвойте ему номер и дату регистрации в своей организации. Оформите вступительную часть подобно разделу “Реквизиты сторон” расторгаемого договора, т.е. для обеих сторон необходимо указать название, ИНН, КПП, фактический и юридический адрес, банковские реквизиты и контактные телефоны. Кратко изъясните основную суть договора, его реквизиты. В содержании письма опишите конкретные нарушения условий договора, укажите желаемый порядок разрешения конфликта, не противоречащий законодательству. Под текстом должна стоять подпись уполномоченного лица с расшифровкой и дата составления. Образец письма о расторжении договора в одностороннем порядке вы можете просмотреть . Прежде чем обращаться в суд, отправьте второй стороне этот документ по почте заказным письмом с уведомлением о вручении. В течение 30 календарных дней ожидайте ответа, если ответное письмо с согласием или отказом так и не пришло, можно составлять судебный иск, теперь все формальности с вашей стороны соблюдены.

Учтите, что далеко не любой договор можно расторгнуть законным способом, поэтому во избежание спорных ситуаций постарайтесь изначально составлять сам договор предусмотрительно, подробно описав урегулирование отношений при возникновении того или иного случая, не ограничиваясь стандартной фразой о форс-мажорной ситуации.

Договорные отношения, заключенные на срок или неопределенное время, могут расторгаться.

Прекращение действия документа осуществляется по инициативе одной из сторон, решению исполнительных органов или взаимному соглашению участников.

Что это за документ и зачем он нужен

Цивилизованное прекращение договорных отношений оформляется документально. Процедура позволяет избежать санкций за нарушение соблюдения условий или предъявить имущественные претензии при их наличии. По общему правилу составления деловых бумаг необходимо соблюсти требования деловой переписки:

Договора, составленные в простой письменной форме, могут дополняться или прерываться на основании письменной формы уведомления.
Документ-уведомление, направляемый в адрес второй стороны, должен пройти регистрацию в журнале исходящих документов. Аналогичную запись производит делопроизводитель принимающей стороны.

Форма применяется для коммерческих (хозяйственных), трудовых договоров. Если договор имеет конкретный срок действия и отсутствие условия о пролонгации, деловые отношения сторон прекращаются в конечную дату и уведомление не составляется.

В каких случаях он составляется

Документ, предупреждающий сторону о прекращении действия договора, потребуется при наличии формы бессрочного характера.

Расторжение с уведомлением может производиться при возникновении ситуаций:

Появления потребности в прекращении деловых отношений в одностороннем порядке.
Отсутствия согласованности между партнерами при изменении порядка поставки, хранения ТМЦ, стоимости аренды и прочих существенных условий.
Наличия существенных изменений условий договора.
Смена у одной из сторон собственника, регистрационной формы (например, перевод ЗАО в ООО).

Письмо имеет юридическую силу и используется как уведомление стороны, доказательства прекращения действия соглашения и основания для предъявления претензий, связанных с исполнением расторгнутого договора.

Общая структура

Форма уведомления четко не установлена в законодательном порядке.

Составление письма осуществляется в произвольной форме , но с соблюдением правил деловой переписки.

Используются юридически грамотные термины и правильно излагаемая позиция. Также потребуется указать предмет обращения и реквизиты сторон. Документ – уведомление имеет общую структуру, включающую:

Заголовочную часть письма. Несет информацию о лице, от имени которого составляется документ. Если обращение составляет юридическое лицо или ИП, указываются название компании, ИНН, КПП (для организаций), регистрационный номер, адрес месторасположения и сведения о представителе. Физические лица вносят данные ФИО, паспорта, регистрации. В разделе указываются сведения об адресате письма.
Преамбулу. Содержит место составления документа, дату, название обращения, информирующее о краткой сути обращения.
Основную часть. Несет информацию об основных реквизитах договора – номера, даты и назначения. Текст содержит намерение (расторжение), планируемый срок прекращения действия соглашения, юридические основания для расторжения (пункт договора или положения законодательства).
Заключительную часть. Вносятся дополнительные условия или требования по договору (выслать подтвержденное уведомление, освободить помещение, вернуть остатки товара). По желанию стороны может указываться субъективная причина, что приводится достаточно редко.
Приложения. Эта часть письма вносится при наличии документов, прилагаемых к письму.

Документ подписывается с расшифровкой данных отправителя. Примерная запись гласит: «Руководитель ООО «Престиж» Иванов В.В.». Под документом в обязательном порядке ставится дата составления.

Законодательство допускает оформление документов юридических лиц без проставления печати. Возможность возникает в том случае, если предприятие отказалось от применения печати и закрепило требование в учредительных документах.

В заголовочной части документа необходимо предусмотреть место для проставления исходящего регистрационного номера и даты записи в журнал документов. Номер присваивается заверенному документу, готовому к отправке.

Процесс извещения при различных видах прекращения действия договоров

Порядок расторжения соглашений имеет отличия, зависящие от сроков действия договора, инициативы лиц и согласования сторон.

По соглашению сторон

В случае достижения согласия сторон по прекращению действия договора составляется двусторонний акт . В документе указывается ссылка на номер и дату расторгаемого соглашения. Акт содержит дату прекращения отношений и порядок погашения обязательств при их наличии.

Форма и структура акта – шапка, реквизиты сторон, подписи представителей составляется по аналогии с основным первоначальным документом (договором). Уведомление в данном варианте не составляется.

Акт оформляется в 2-х экземплярах и хранится каждой стороной вместе с основным договором.

Срок архивации устанавливается предприятием или физическим лицом, но не должен быть менее 5-ти лет. Процедура проводится часто в отношении пролонгируемых договоров при изменении существенных условий.

В одностороннем порядке

Одностороннее расторжение договора осуществляется по инициации одной из сторон. Действия стороны-инициатора заключаются в составлении уведомления с соблюдением сроков, указанных в договоре или законодательных актах.

Документ регистрируется и вручается либо высылается второй стороне соглашения. Если ответ не последует, по истечении 30-ти дней с даты отправки договор считается расторгнутым.

Досрочное расторжение

Порядок досрочного прекращения договорных отношений прописан практически во всех формах соглашений. Условие не является существенным и при его отсутствии действия осуществляются согласно гражданского законодательства .

Процесс извещения при аннулировании трудового договора

В кадровом делопроизводстве существует 2 вида трудовых договоров. Применяются соглашения:

Бессрочного характера.
С ограниченным сроком действия. Работник может быть принят на сезонные работы или на время отсутствия постоянного сотрудника.

Прекращение трудового договора осуществляется на основании приказа , который также является уведомлением, если сотрудник поставил на документе подпись.

Правильной и юридически грамотной формой уведомления является официальное письмо произвольной формы, вручаемое работнику.

Предварительное уведомление сотрудника при увольнении требуется вручать в случаях:

Сокращения штата предприятия. Письменное предупреждение вручается работнику не позднее 2-х месяцев до даты увольнения (ст. 180 ТК РФ).
Окончания действия срочного договора. Работодатель обязан уведомить сотрудника не позднее, чем за 3 дня до конечной даты (ст. 79 ТК РФ). При оформлении договора на временное замещение отсутствующего работника предупреждать о прекращении трудовых отношений не требуется.

Письмо о прекращении действия договора вручается сотруднику лично . В случае получения от него отказа в ознакомлении и подписи документа составляется акт. На уведомлении делается запись, подтверждаемая подписями двух свидетелей. Документ высылается на адрес проживания увольняемого сотрудника. Почтовое отправление должно содержать опись содержимого письма.

Нюансы оформления извещения о разрыве договоров хозяйственной формы

Порядок предупреждения стороны о прекращении действия договора для соглашений хозяйственной формы не имеет существенных отличий, зависящих от предмета договора. Необходимо разделить два варианта прекращения отношений:

До начала фактического исполнения обязательств по договору – осуществления отгрузки, оказания услуги, передачи имущества в аренду по акту. При расторжении соглашения в случае возникших издержек компенсировать их достаточно сложно. Доказать потери, связанные с исполнением условий контракта без его фактического исполнения, крайне проблематично.
В процессе реализации договорных отношений. В случае прекращения взаимных действий ущерб компенсируется в добровольном или принудительном (судебном) порядке.

Подача искового заявления для компенсации иска сопровождается пакетом документов, в состав которых входит уведомление, составленное с соблюдением правил.

Данное уведомление служит юридическим основанием для досрочного расторжения отношений и без его наличия исковые требования не будут удовлетворены.

Особое внимание требуется уделять документообороту при расторжении договоров аренды . Особенность соглашений состоит в том, что сделка долгосрочного характера подлежит регистрации в государственном кадастре. Передача имущества в аренду на срок более 1-го года требует обязательного оформления в регистрационной палате.

В аналогичном порядке производится расторжение договора аренды и снятия обременения в органах регистрации. Прекращение арендных отношений оформляется двусторонним актом. Если первоначальный документ составлялся при непосредственном участии нотариуса, прекращение действия также потребует его участия.

Сроки , которые предусматривают предупреждение сторон, относятся к депозитарным величинам. Стороны имеют право самостоятельно определять период в одном из пунктов соглашения. Часть периодов для различных видов соглашений указаны в ГК РФ. Использование законодательно установленных сроков допускается при отсутствии ссылки на период уведомления в договоре.

Действия после получения такого уведомления

Получение одной из сторон договорных отношений письма о прекращения действия соглашения несет уведомительный характер. Реагировать на документ не требуется.

По истечении 30-тидневного срока после получения уведомления договор считается расторгнутым.

Практические действия предпринимаются только при возникновении ущерба, причиненного расторжением договора. Вопросы компенсации решаются в досудебном порядке по взаимному соглашению сторон либо путем судебного делопроизводства. Предъявлять претензии допускается и после прекращения договорных отношений. Требования выдвигаются с соблюдением срока исковой давности – 3 года.

Расторжение договорных отношений – процедура, требующая соблюдения условий уведомления участников, если инициатива исходит от одной из сторон. Документ составляется в произвольной форме с соблюдением требований деловой переписки. Отсутствие предупреждений приводит к продолжению действия соглашения и потери возможности предъявить требования погашения обязательств.

Порядок составления уведомления о расторжении договора аренды представлен ниже на видео:

Чем больше известна фирма, тем чаще на контактный адрес поступают различные предложения, причем как от партнеров, так и от компаний, не имеющих с вами деловых связей. Невозможно посещать все и бизнес-семинары, на которые приходят приглашения. Это понимает не только приглашенный, но и приглашающая сторона, ведь зачастую предложение поучаствовать в мероприятии приходит с массовой рассылкой. Но не стоит игнорировать подобные письма только потому, что они вам не интересны.

Молчание в ответ на приглашение может быть расценено как оскорбление. Поэтому обязательно нужно выслать корреспонденту то, что утвердит ваш отказ от участия в мероприятии – деловое письмо с извинениями и искренними сожалениями. Грамотно сформулированный отказ позволит сохранить лояльные отношения с адресатом, несмотря на решение пропустить организуемое им мероприятие.

Сложности при написании писем-отказов

Проще всего сформулировать вежливый отказ, если вы не заинтересованы в сохранении деловых связей с адресатом. В этом случае достаточно придерживаться делового тона и опираться на базовые правила по написанию писем-отказов. Если вам пришлось «переписываться» с массовой рассылкой, то задача упрощается еще больше: скорее всего, ваше ответное письмо даже не прочитают.

Но в некоторых случаях написание делового письма превращается в тщательный подбор слов, позволяющих выразить максимум сожаления в рамках деловой лексики. К ним относятся следующие ситуации:

Вы переписываетесь с потенциальным партнером, но вынуждены отказать по объективной причине. Вам нужно выразить отказ, передав в то же время заинтересованность в скорейшем начале сотрудничества. Поскольку со стороны эти посылы могут показаться взаимоисключающими, сложно подобрать правильную формулировку.
Вы переписываетесь с постоянным партнером и не хотите производить неблагоприятное впечатление. Вы планируете продолжать сотрудничество, но знаете, что ваше участие в мероприятии было бы важным для партнера. Вам нужно сформулировать отказ так, чтобы передать это понимание, обозначив тем самым заинтересованность в деловом успехе партнера. В то же время, ваши причины должны звучать достаточно убедительно.
Вы переписываетесь с «живым» адресатом и знаете, что ваше письмо будет внимательно прочитано. У вас нет объективных причин для отказа от участия, но нет и причин соглашаться. В то же время, вы хотите сохранить расположение вашего корреспондента.
Вы переписываетесь с влиятельным игроком вашей бизнес-ниши или представителем популярного издания. Вы вынуждены отказать, но не хотите портить себе репутацию.

Каждая из этих ситуаций потенциально опасна для вашего успеха. Но аккуратно составленное деловое письмо об отказе от участия в мероприятии поможет честно предупредить о своей позиции, не усугубляя текущего положения. Возможно, вы не укрепите отношения с партнером таким образом – но вы их и не испортите. Отказы – нормальная практика в деловом мире. Чем раньше вы научитесь корректно их преподносить, тем лучше.

Как оформить письмо-отказ?

Реквизиты любого делового письма с официальным отказом соответствуют обычным реквизитам для делового письма фирмы. Если вы отсылаете письмо по почте или с помощью факса, обязательно придерживайтесь следующих правил:

Пишите ответ только на фирменном бланке организации.
Убедитесь, что отказ заверен либо генеральным директором, либо лицом, имеющим соответствующие полномочия.
Обязательно зарегистрируйте отказ, чтобы он имел официальную силу.

Если вы отправляете отказ по электронной почте, то большое значение имеет заголовок. Он позволяет составить первое впечатление о письме, и во многом задает настроение от прочтения. Если вы уверены, что ваш ответ будет прочитан, и планируете дальнейшие деловые отношения с адресатом, то постарайтесь избегать негативных формулировок в заголовке. Вполне вероятно, что у вашего корреспондента не появится желания открывать письмо с заголовком вида «Отказ от участия в мероприятии», поэтому лучше использовать более нейтральный вариант. Например: «О мероприятии», «Об участии в семинаре» и так далее.

Чтобы вежливо выразить отказ от участия в мероприятии в деловом письме, необходимо соблюдать все нормы делового этикета. Обязательно начните с обращения, при этом ориентируйтесь на данные, указанные в приглашении. Если вы знаете имя и отчество корреспондента, то можно воспользоваться приветствием вида:

Уважаемый Николай Николаевич!

Бывает и так, что известны только фамилия и инициалы отправителя. В этом случае стоит ограничиться фамилией и принятым в России деловым обращением (господин, госпожа):

Уважаемый г-н Николаев!

Использовать инициалы не следует: это не только неряшливо смотрится, но и невежливо. Если послание было отправлено от имени фирмы и об адресате неизвестно ничего, то используется универсальное «общее» обращение «Уважаемые господа!» Этого достаточно, чтобы выразить уважение при отсутствии других данных.

Даже если вы отвечаете на письмо по электронной почте, позаботьтесь о том, чтобы уведомить отправителя, на какое именно обращение направлен заказ. Вы можете оформить эти данные двумя способами: либо вынести ссылку на запрос в отдельном реквизите под номером и датой письма (обычно такие реквизиты присутствуют в общих официальных бланках), либо сообщить эти данные в начале обращения. Если вы выбрали второй способ, то письмо должно начинаться со следующих строк:

В ответ на ваше письмо от 01.02.2017 №341 сообщаем, что…

Желательно не сообщать об отказе «в лоб», особенно если данные о письме вы прописали в реквизитах. Первые строки обязательно должны иметь позитивное содержание. Вы можете выразить благодарность за присланное приглашение и отметить уникальные возможности, которые были предоставлены вам адресатом. Также можно начать письмо с вежливого сожаления о том, что приглашение, несмотря на то, что оно было желанным, по объективным причинам придется отклонить. Чтобы облегчить себе задачу, можно составить список «универсальных» фраз, которые в дальнейшем можно будет корректировать под особенности ситуации:

Благодарим за крайне интересное предложение, но к сожалению…

Мы очень ценим ваше приглашение и надеемся на дальнейшее сотрудничество…

Спасибо за предоставленную возможность принять участие в…

К сожалению, у нас нет возможности принять участие в мероприятии в связи с…

Указание заинтересованности в партнерстве – обязательный момент. Даже если вы не планируете иметь каких-либо деловых связей с корреспондентом, выразите желание укрепить деловые связи. Это базовое правило делового этикета: вашего внимания достоин каждый, кто прислал вам письмо с приглашением. Отказ – явление повседневное, и за оскорбление не засчитывается. Но несоблюдение элементарных норм вежливости может существенно подпортить вам репутацию, особенно если вы будете отвечать таким образом всем деловым корреспондентам.

Проявляйте заинтересованность на каждом этапе. Если к приглашению прилагались дополнительные файлы, отметьте, что ознакомились с ними:

Мы подробно рассмотрели представленное вами предложение…

Мы внимательно изучили представленные документы…

Только после того, как все позитивные посылы, включая благодарность за проявленный интерес, будут выражены, можно перейти к причине отказа. Указать ее необходимо непременно: это показывает вашу заинтересованность в мероприятии, от которого вы отказываетесь, и позволяет лишний раз проявить уважение к корреспонденту.

После соблюдения всех формальностей необходимо закончить на очередном позитивном посыле. Упомяните, что будете с нетерпением ждать дальнейшего сотрудничества (новых мероприятий, возможностей и т.д.). Так вы очередной раз «подсластите» пилюлю отказа и передадите желание сохранить деловые отношения.

Просмотров