Как распечатать декларацию с двухмерным штрихкодом. Двухмерный штрих-код на декларациях выгоден для всех

В настоящее время большинство налогоплательщиков предоставляют налоговую и бухгалтерскую отчетность по телекоммуникационным каналам связи. Но остаются организации, которые отчитываются перед налоговыми органами на бумажных носителях. Для них разработан приемлемый и эффективный способ сдачи и обработки отчетности с использованием технологии двухмерного штрих-кода.

В целях повышения эффективности ввода данных с бумажных носителей, согласно приказу ФНС России от 10.06.2008 № ВЕ-3-6/275@, внедряется в промышленную эксплуатацию программное обеспечение централизованного и ручного (с использованием ручных имидж сканеров) ввода налоговых деклараций (расчетов) и иных иных форм отчетности, служащих основанием для исчисления и уплаты налогов и сборов предприятия, на основе управляющего и двухмерного штрих - кодов.

Для справки, управляющий штрих-код - это линейный штрих-код символики EAN, размещаемый в левом верхнем углу формы, содержащий код формы листа, соответствующий конкретному документу и листу документа.

В линейный штрих - код можно закодировать не более 256 символов. Однако это недостаточно для любой декларации, даже если его наносить на каждый лист формы бланка декларации. Эту проблему снимает двухмерный штрих - код. Он представляет собой штрих-код символики PDF417, поддерживающий кодирование до 2 710 знаков. Сегодня PDF417 широко применяется в идентификации личности, учете товаров и других областях.

Одна из основных целей при внедрении данной технологии в налоговых органах - сокращение процесса ввода информации из отчетов предприятия в базы данных и сведение к минимуму ошибок при вводе. Используя машиночитаемые формы, предприятие, представляет бумажную декларацию, на каждом листе которой на полях проставлен двухмерный штрих-код, содержащий в себе всю информацию по этой декларации (в формате представления данных на магнитных носителях).

Суть кодирования состоит в том, что после того как декларация предприятия заполнена, ее данные формируются в электронный файл, который обрабатывается единым модулем печати. Полученную информацию модуль обрабатывает и помещает в соответствующий шаблон налоговой декларации, который содержит ее изображение. В результате полученная машиночитаемая форма декларации выводится на любом принтере. Подготовленные таким образом отчеты предприятие предоставляет в налоговую инспекцию.

Налоговая инспекция может обработать такую декларацию (отчетность предприятия) машинным способом или передать ее для обработки в Центр обработки данных (ЦБО).

При машинном чтении декларации происходит распознавание печатной формы декларации и расшифровка двухмерного штрих - кода. После этого данные двух обработок сопоставляются. Если результаты совпали - это говорит об отсутствии ошибок.

Затем данные предприятия обрабатываются обычным способом по регламентам налоговой инспекции. Данный способ позволяет исключить ручной ввод отчетности предприятия (декларации) и допущения ошибок. При этом данный способ позволяет также вводить данные декларации традиционно ручным способом.

От налогоплательщиков (предприятий) не требуется дополнительных затрат - добавить в декларацию штрих-код позволяют обычные бухгалтерские и налоговые программы.

Сокращается время приема отчетности предприятия налоговым инспектором, так как декларации (расчеты) проверяются только визуально.

Простота и удобство. Достаточно только нажать кнопку, чтобы распечатать декларацию. Отпадает необходимость представления магнитного носителя (дискеты).

Высокая скорость ввода информации и исключение человеческого фактора, то есть устраняются ошибки налогового инспектора, который вводит информацию в базу данных налоговых органов.

Поддержка технологии машиночитаемых бланков предусмотрена в следующих конфигурациях программ 1С:

• 1С:Бухгалтерия предприятия 8
• 1С:Предприятие 8.Управление производственным предприятием.
• Комплект форм регламентированной отчетности для 1С:Предприятие 7.7

Для того чтобы распечатать декларации с двухмерным штрих - кодом в конфигурации 1С:Бухгалтерия предприятия 8, необходимо, чтобы на компьютере был установлен единый модуль печати машиночитаемых бланков и шаблоны машиночитаемых бланков.

В программе 1С:Бухгалтерия предприятия 8 данный модуль печати включен в конфигурацию. Чтобы данный модуль установился на Ваш компьютер необходимо при сохраненной любой декларации по кнопке "Печать" выбрать "Показать бланк формы с двухмерным штрих - кодом PDF417"

Печатная форма декларации выглядит следующим образом:

Если до этого на вашем компьютере не было единого модуля выйдет следующее окно запуска. После согласия будет запущена программа автоматической установки модуля "Печать НД с PDF 417 3.0.8". В открывшемся окне необходимо следовать указаниям программы установки. После успешного завершения установки нажмите кнопку "Готово".

Проверить, что модуль установлен можно выведя на печать Декларацию с двухмерным штрих - кодом.

Если по каким то причинам данный модуль не установился автоматически, его можно установить вручную.

Для установки вручную единого модуля печати машиночитаемых бланков необходимо предварительно скачать архивный файл, содержащий инсталляционный пакет модуля печати с сайта ФГУП ГНИВЦ ФНC РФ по адресу http://www.gnivc.ru/lib/modyl.rar .

Для корректной обработки подготовленной печатной формы в налоговом органе, необходимо при печати соблюдать следующие требования:

• декларация должна печататься только с одной стороны бумаги;
• необходимо использовать бумагу плотностью не ниже 80 г/м2;
• качество печати принтера должно быть чистовое.

• Листы декларации в виде машиночитаемых форм не надо скреплять или подшивать в скоросшиватель - это может повредить расположенный слева блок двухмерного штрих - кода.
• Если были внесены какие-либо изменения в декларации, то необходимо заново распечатать отчет с формирование двухмерного штрих - кода.
• Подготовленную печатную форму декларации в виде машиночитаемой формы необходимо подписать и поставить печать.

В случае возникновения проблем с формированием отчетности с двухмерным штрих-кодом Вы можете обратиться на нашу линию консультаций или вызвать специалиста.

В настоящее время большинство налогоплательщиков предоставляют налоговую и бухгалтерскую отчетность по телекоммуникационным каналам связи. Но остаются организации, которые отчитываются перед налоговыми органами на бумажных носителях. Для них разработан приемлемый и эффективный способ сдачи и обработки отчетности.

В целях повышения эффективности ввода данных с бумажных носителей, согласно приказу ФНС России от 10.06.2008 № ВЕ-3-6/275@, внедряется в промышленную эксплуатацию программное обеспечение централизованного и ручного (с использованием ручных имидж сканеров) ввода налоговых деклараций (расчетов) и иных документов, служащих основанием для исчисления и уплаты налогов и сборов, на основе управляющего и двухмерного штрих - кодов.

Для справки, управляющий штрих-код - это линейный штрих-код символики EAN, размещаемый в левом верхнем углу формы, содержащий код формы листа, соответствующий конкретному документу и листу документа.

В линейный штрих – код можно закодировать не более 256 символов. Однако это недостаточно для любой декларации, даже если его наносить на каждый лист формы бланка декларации. Эту проблему снимает двухмерный штрих – код. Он представляет собой штрих-код символики PDF417, поддерживающий кодирование до 2 710 знаков. Сегодня PDF417 широко применяется в идентификации личности, учете товаров и других областях.

Одна из основных целей при внедрении данной технологии в налоговых органах – сокращение процесса ввода информации в базы данных и сведение к минимуму ошибок при вводе. Используя данный способ, представляет бумажную декларацию, на каждом листе которой на полях проставлен двухмерный штрих-код, содержащий в себе всю информацию по этой декларации (в формате представления данных на магнитных носителях).

Суть кодирования состоит в том, что после того как декларация заполнена, ее данные формируются в электронный файл, который обрабатывается единым модулем печати. Полученную информацию модуль обрабатывает и помещает в соответствующий шаблон налоговой декларации, который содержит ее изображение. Полученный результат выводится на любом принтере. Подготовленная таким образом декларация предоставляется в налоговую инспекцию. Налоговая инспекция может обработать такую декларацию машинным способом или передать ее для обработки в Центр обработки данных (ЦБО).

При машинном чтении декларации происходит распознавание печатной формы декларации и расшифровка двухмерного штрих - кода. После этого данные двух обработок сопоставляются. Если результаты совпали - это говорит об отсутствии ошибок. Затем данные обрабатываются обычным способом по регламентам налоговой инспекции. Данный способ позволяет исключить ручной ввод декларации и допущения ошибок. При этом данный способ позволят также вводить данные декларации традиционно ручным способом.

Преимущества данного способа представления отчетности:

• От налогоплательщиков не требуется дополнительных затрат – добавить в декларацию штрих-код позволяют обычные бухгалтерские и налоговые программы.

• Сокращается время приема отчетности налоговым инспектором, так как декларации (расчеты) проверяются только визуально.

• Простота и удобство. Достаточно только нажать кнопку, чтобы распечатать декларацию. Отпадает необходимость представления магнитного носителя (дискеты).

• Высокая скорость ввода информации и исключение человеческого фактора, то есть устраняются ошибки налогового инспектора, который вводит информацию в базу данных налоговых органов.

Поддержка технологии машиночитаемых бланков предусмотрена в следующих конфигурациях программ 1С:

• 1С: Бухгалтерия предприятия 8 ред.1.6

• 1С: Предприятие 8.Управление производственным предприятием.

• Комплект форм регламентированной отчетности для 1С: Предприятие 7.7

Для того чтобы распечатать декларации с двухмерным штрих - кодом в конфигурации 1С: Бухгалтерия предприятия 8.1, необходимо, чтобы на компьютере был установлен единый модуль печати машиночитаемых бланков и шаблоны машиночитаемых бланков.

В программе 1С: Бухгалтерия предприятия 8.1 данный модуль печати включен в конфигурацию. Чтобы данный модуль установился на Ваш компьютер необходимо при сохраненной любой декларации по кнопке "Печать" выбрать "Показать бланк формы с двухмерным штрих - кодом PDF417"

Печатная форма декларации выглядит следующим образом:

Если до этого на вашем компьютере не было единого модуля выйдет следующее окно запуска. После согласия будет запущена программа автоматической установки модуля "Печать НД с PDF 417 3.0.8". В открывшемся окне необходимо следовать указаниям программы установки. После успешного завершения установки нажмите кнопку "Готово".

Проверить, что модуль установлен можно выведя на печать Декларацию с двухмерным штрих - кодом. Если по каким то причинам данный модуль не установился автоматически, его можно установить вручную.

Для установки вручную единого модуля печати машиночитаемых бланков необходимо предварительно скачать архивный файл, содержащий инсталляционный пакет модуля печати с сайта ФГУП ГНИВЦ ФНC РФ по адресу http://www.gnivc.ru/lib/modyl.rar .

Для корректной обработки подготовленной печатной формы в налоговом органе, необходимо при печати соблюдать следующие требования:

• декларация должна печататься только с одной стороны бумаги;

• необходимо использовать бумагу плотностью не ниже 80 г/м2;

• качество печати принтера должно быть чистовое.

При оформлении деклараций на машиночитаемых бланках необходимо помнить, что:

• Листы декларации в виде машиночитаемых форм не надо скреплять или подшивать в скоросшиватель - это может повредить расположенный слева блок двухмерного штрих - кода.

• Если были внесены какие-либо изменения в декларации, то необходимо заново распечатать отчет с формирование двухмерного штрих - кода.

• Подготовленную печатную форму декларации в виде машиночитаемой формы необходимо подписать и поставить печать.

Если организация отчитывается по телекоммуникационным каналам связи, то предоставлять отчетность в бумажном варианте в налоговую инспекцию не нужно. Но так как некоторые организации предпочитают хранить декларации в бумажном виде с отметкой налоговой инспекции о принятии в электронном виде, то советуем распечатывать декларацию в обычном виде.

По нашему опросу, 50 процентов компаний не могут сдать отчетность с первого раза из-за неверных штрихкодов. Программа «Бухсофт» сформирует отчетность с правильными кодами. Воспользоваться сервисом можно на сайте info.buhsoft.online .

Какие штрихкоды должны быть в декларации

В декларациях и расчетах, которые фирмы сдают на бумаге, есть два типа штрихкода - линейный и двухмерный.

Линейный штрихкод располагается в левом верхнем углу на каждом листе деклараций, расчетов по взносам, 6-НДФЛ и справок о доходах. Код шифрует форму отчета и номер листа. На каждой странице отчетности линейный код уникальный. Без линейного штрихкода инспекция не примет отчетность, так как линейный штрихкод - это необходимый элемент отчетности.

Формы отчетности ФНС утверждает вместе с линейными штрихкодами. А если вносит изменения в старые формы, то, как правило, меняет коды на тех листах отчетов, которые изменились. Например, декларацию по УСН с правильными кодами можно взять из приказа ФНС от 26.02.2016 № ММВ-7-3/99@ .

Черные полоски в штрихкоде служат для того, чтобы аппаратный комплекс ФНС сфокусировался на коде и проверил, что фирма сдает отчетность по утвержденной форме. Независимо от того, на бумаге вы сдаете отчетность или через интернет, проверьте штрихкоды на каждом листе (см. таблицу). Штрихкод с конкретным номером говорит о том, что это титульный лист или конкретный раздел декларации по УСН.

Таблица. Штрихкоды в декларации по УСН

Двухмерный штрихкод не путайте с линейным. Двухмерный код - это закодированная в графическом виде информация внутри отчета. То есть те цифры, которые внес налогоплательщик. Этот код нужен, чтобы машина считала информацию с декларации. Двухмерный код не обязателен, на практике инспекторы требуют сдать декларации с двухмерным кодом, чтобы исключить ручную обработку информации и ошибки при вводе данных.

Как сформировать в программе декларацию с правильными штрихкодами

Отчетность с линейным и двухмерным штрихкодом можно сформировать в программе «Бухсофт».

Зайдите в раздел «Подготовка отчетности». Кликните на форму, которую хотите заполнить. Например, декларацию по УСН. Заполните отчет. Во вкладке «Готовые отчеты» сформируйте печатную форму декларации. Для этого нажмите на иконку с принтером (см. рис. 1 ниже). Дождитесь, пока программа сформирует отчетность с линейным и двухмерным штрихкодами.

Какой штрих-код должен стоять на втором листе нового расчета 6-НДФЛ?

Рисунок 1. Сформируйте печатную форму декларации

Смотрите, как выглядят штрихкоды, на примере титульного листа декларации по УСН (см. рис. 2 внизу).

Зачем штрих-код для налоговой отчетности?

В связи с тем, что часть налогоплательщиков в Кабардино-Балкарии все еще продолжает сдавать налоговую отчетность на бумажных носителях, Управление ФНС России по КБР предлагает решить проблему на основе современных технологий, причем сделать это без каких-либо затрат со стороны налогоплательщиков.
Суть новшества - использование штрих-кодов на распечатанных на бумаге декларациях и расчетах. Основа метода - технология двухмерного штрих-кодирования с использованием символики pdf417 . Штриховое кодирование в настоящее время является наиболее эффективной, отработанной и доступной технологией автоматической идентификации с бумажных носителей.
В данной технологии двухмерный штрих-код символики PDF417 размещается на левом и нижнем полях листа, содержащем данные этого листа. Двухмерный штрих-код формируется автоматически программным обеспечением и наносится на листы формы при печати документов. В нем содержится информация о виде декларации или расчета, номере листа и содержащихся в них сведениях.
Штрих-код идеально печатается на лазерных и струйных принтерах, и его одинаково хорошо считывает сканер.
Технология двухмерного штрих кодирования не требует от пользователя никаких специальных знаний или оборудования.
Одна из основных целей при внедрении этой технологии в налоговых органах - сокращение процесса ввода информации в базы данных и сведение к минимуму ошибок при вводе.
После получения от налогоплательщика бумажной декларации, на каждом листе которой на полях проставлен двухмерный штрих-код, содержащий в себе всю информацию по этой декларации, инспектор специальным сканером считывает код, и в результате данные из декларации сразу же заносятся в базу данных автоматизированной системы.
Для налогоплательщиков преимущества представления отчетности с использованием двухмерного штрих-кода заключаются в последующей скорости обработки данных деклараций и раннем выявлении возможных разногласий и, соответственно, быстрого их урегулирования.
Технология двухмерного штрих-кодирования реализована в программном комплексе "Налогоплательщик ЮЛ" (версия 4.12). Саму программу можно бесплатно получить (записать) в налоговом органе по месту учета. Эта же технология применена компьютерных программах налоговой отчетности, разработанных фирмами "1С", "Парус", "Инфо-бухгалтер".
Необходимо лишь помнить, что при подготовке налоговой отчетности на бумажных носителях с нанесенными штрих-кодами нельзя скреплять листы деклараций (расчетов) степлером или подшивать в скоросшиватель , поскольку это может повредить расположенный вверху слева блок двухмерного штрих-кода.
Налоговые органы УФНС России по КБР рекомендуют налогоплательщикам, которые представляют налоговую отчетность на бумажных носителях, представлять ее на машиночитаемых бланках.
Дополнительную информацию и разъяснения можно получить непосредственно в налоговой инспекции по месту учета налогоплательщика.

Отдел по работе с налогоплательщиками и СМИ Управления ФНС России по КБР.

Двумерные штрих-коды – символики, разработанные для кодирования большого объема информации (до нескольких страниц текста). Такой код считывается с помощью специального сканера и позволяет быстро и безошибочно считывать информацию с документов. Это сделано с целью повышения эффективности ввода данных с бумажных носителей, то есть для быстрого считывания бухгалтерской и налоговой отчетности, подготовленной на машиночитаемых бланках с нанесением двухмерного штрих-кода символики PDF417 .
Для печати машиночитаемых форм налоговых деклараций с двухмерным штрих-кодом PDF417 необходимо, чтобы на компьютере пользователя был установлен единый модуль печати машиночитаемых бланков и шаблоны машиночитаемых бланков.
Поддержка технологии формирования машиночитаемых бланков с двухмерным штрих-кодом включена в комплект форм регламентированной отчетности 1С.
Скачать последнюю версию модуля двухмерный штрих-код PDF417 можно на сайте ФГУП "ГНИВЦ ФНС России" по ссылке http://www.gnivc.ru/inf_provision/form_templates/
После загрузки установите модуль:

Теперь приступаем к печати необходимого документа.
Проделаем это на примере бухгалтерского баланса. Заходим в меню Отчеты, Регламентированные отчеты, выбираем бухгалтерский баланс. После заполнения баланса переходим к печати, нам необходимо выбрать из двух предлагаемых вариантов первый: «Печатать сразу бланк формы с двухмерным штрихкодом PDF417 ».

Если выбрать "Показать бланк формы с двухмерным штрихкодом PDF417 ", то после выполнения необходимых подготовительных процедур на экране откроется форма предварительного просмотра, в которой предусмотрены возможности для просмотра сформированных отчетов и их непосредственного вывода на печать. Вот так будет выглядеть баланс с двухмерным штрих-кодом:

Для корректной обработки подготовленной печатной формы в налоговом органе, необходимо соблюдать некоторые требования к печати:
- Документ должен печататься только с одной стороны листа, не допускается печать сразу двух страниц на одном листе.
- Следует обратить внимание на качество печати. Считывание информации производится специальным сканером и для правильного распознавания им информации печать должна быть четкой и контрастной. Пятна, полосы и размытости от принтера, а также дефекты бумаги в зоне штрих-кода могут привести к неправильному считыванию. В данном случае нет гарантии, что до приемки дойдет та информация, которую Вы отправили, несмотря на правильность составления, выгрузки и шифровки.
- Изменение геометрических размеров печатаемых форм недопустимо.
- Листы отчетности в виде машиночитаемых форм не надо скреплять степлером или подшивать в скоросшиватель - это может повредить блок двухмерного штрихкода.
Подготовленную печатную форму в виде машиночитаемой формы необходимо подписать и поставить печать.
Подготовленную таким образом отчетность необходимо представить в вашу налоговую инспекцию так же, как вы обычно это делаете.
Второй экземпляр можно подготовить для того, чтобы инспектор поставил на титульном листе отметку о приеме. Однако мы рекомендуем оставить себе "обычную" печатную форму отчетности - в том виде, как она утверждена Минфином России, без двухмерного штрих-кода.