Как закрыть договор в 1 с. Согласование и учет договоров

Любая организация регулирует взаимоотношения с контрагентами на основании договоров, в которых прописываются условия сотрудничества. Обычно документ составляется в текстовом редакторе, проверяется юридической службой компании (если таковая имеется на предприятии), печатается и подписывается обеими сторонами. В итоге у каждого участника договорных отношений остается по одному экземпляру, которые хранятся в бумажном виде.

Многие компании не имеют своих помещений в достаточном объеме, поэтому самым распространенным видом взаимодействия с контрагентом является аренда. В 1С договор должен быть зафиксирован и указан при начислении платежей по этому договору. Однако в информационной базе программы текст договора никак не фигурирует, поэтому при необходимости внести изменения, оформить дополнительное соглашение или какие-то другие правки, приходится искать текстовый файл или печатный вариант.

Разработчики 1С учли данный недочет. Договор 8 3.0.37.21 позволяет сформировать непосредственно в программе и закрепить за контрагентом. Кстати сказать, к одному контрагенту можно прикрепить несколько договоров, в которых указанный контрагент может выступать в качестве поставщика и покупателя. Договор аренды 1С ЗУП может использовать при начислении платежей, обращаясь к общей базе данных.

Преимущество создания договоров сразу в программе очевидно: можно использовать автозаполнение для полей с реквизитами, создавать шаблоны типовых договоров, в любое время просмотреть текст договора для конкретного контрагента.

Рассмотрим создание документа на примере аренды. Чтобы создать и провести в 1С договор аренды, нужно зайти в раздел «Справочники», выбрать раздел «Покупки и продажи» и войти в пункт «Шаблоны договоров»:

В базовой конфигурации программы уже есть 3 типовых шаблона: договор возмездного оказания услуг (сюда относится аренда), договор подряда и договор поставки. Напомним, что договор 8.2 таким способом создать не позволит. А для владельцев обновленной версии этот пункт доступен:

Чтобы создать новый договор аренды, программы 1С позволяют пользоваться копированием. После этого достаточно исправить реквизиты на нужные, и документ готов. Если типовой документ не подходит, можно создать новый договор, а также дополнительные соглашения к нему.

Создание собственного шаблона договора

В шаблонах договоров можно создавать новые группы. Допустим, это будет группа «Дополнительные соглашения». Эта функция активируется при нажатии кнопки «Создать группу», после чего требуется заполнить название группы. Во вновь созданной группе кнопкой «Создать» формируем новый шаблон.

Завести договор аренды 1С ЗУП можно простым набором нужного текста или же текст можно скопировать из текстового редактора. Набранный или вставленный текст можно дополнить полями автозаполнения через кнопку «Вставить текст». При нажатии кнопки предлагается список полей, которые могут быть вставлены из карточки контрагента.

Поля помечаются желтым цветом, теперь это не статический текст. Сюда будут вписываться реквизиты из базы данных. Если договор 8 3 ЗУП для контрагента уже имеется, то дополнительное соглашение можно прикрепить к нему же.

Таким способом можно добавить в текст все необходимые поля, в итоге документ будет выглядеть следующим образом:

Заполнение и печать шаблона

Чтобы вывести на печать договор с организацией с использованием шаблона, нужно найти нужного контрагента в одноименном справочнике. В договорах выбираем необходимый вид договора, нажимаем «Печать» и заходим в предложенный пункт с шаблонами, где выбираем нужную форму:

На печать выводится сформированный заранее шаблон с автоматически заполненными полями.

При неполной информации о контрагенте, пустые поля будут подсвечены. Эти данные можно внести при ручном редактировании печатной формы.

Роль договорных документов

• Значительную часть документов организации составляют договоры и связанные с ними документы:

• Коммерческие предложения
• Договоры, дополнительные соглашения
• Приложения к договорам (спецификации, календарные планы)
• и прочие.

• Работа с договорной документацией состоит из большего количества этапов, в которые вовлечены ключевые сотрудники предприятия.

• Договорная работа является основой ведения бизнеса. Эффективная работа с договорами непосредственно влияет на конкурентоспособность и рентабельность организации.

Процессы договорной работы

• Подготовка проекта договора

• Согласование договора

• Расторжение договора

• Прочие процессы

Процессы договорной работы

• Подготовка проекта договора

• Ведение регистрационной карточки

• Согласование проекта договора

• Передача на подпись контрагенту

• Контроль сопроводительных документов

• Планирование исполнения договора

• Контроль и продление срока действия

• Расторжение договора

• Прочие процессы

Автозаполнение шаблона договора

• Для подготовки проекта договора применяется механизм автозаполнение шаблонов файлов

• Позволяет заполнить поля в файле из карточки договора

• Номер договора
• Дата заключения договора
• Контрагент
• Срок действия
• Сумма
• и другие

• Поддерживается заполнение файлов Word и OpenOffice

Шаблон договора

Дополнительные реквизиты

• Для заполнения шаблонов можно использовать не только основные, но и любые дополнительные реквизиты договора, например:

• Предмет договора
• Условия платежа

Правила заполнения полей

• В качестве правил заполнения полей может быть указан

• Реквизит договора
• Выражение на встроенном языке

Процессы договорной работы

• Подготовка проекта договора

• Ведение регистрационной карточки

• Согласование проекта договора

• Передача на подпись контрагенту

• Контроль сопроводительных документов

• Планирование исполнения договора

• Контроль и продление срока действия

• Расторжение договора

• Прочие процессы

Вид документа-договора

• Карточки договоров хранятся в справочнике «Внутренние документы»

• Для вида внутренних документов создан флаг «Является договором»

• Если флаг установлен, то документы такого вида считаются договорами

• Договоры имеют специальную карточку, на которой присутствуют особые реквизиты

Карточка договора

Учет по корреспондентам

• корреспондент, с которым заключен договора,
• контактное лицо корреспондента по этому договору,
• кто подписал договор от корреспондента.

• Эти данные используются для

• поиска договоров, формирования отчетов, ведения переписки, хранения контактных данных, заполнения шаблонов.

Сроки действия

• В карточке договора фиксируется

• начало действия договора,
• окончание действия,
• признак бессрочного договора,
• порядок продления договора.

• Эти данные используются для контроля и продления сроков действия

• подробнее будет рассмотрено далее.

Сумма и валюта договора

• В карточке договора фиксируется

• Сумма договора,
• Валюта договора.

• Эти данные используются для

• поиска договоров, построения сводных отчетов, настройки маршрутов согласования в зависимости от суммы, контроля наличия сопроводительных документов

Валюта договора

• Валюты можно загрузить из Общероссийского классификатора валют

• Курсы валют загружаются с сайта РБК

• Есть возможность настроить валюту по умолчанию

• Учет по сумме может быть применен и к другим видам документов, например:

• счет, счет-фактура,
• накладная, акт приема-передачи,
• и прочие.

Процессы договорной работы

• Подготовка проекта договора

• Ведение регистрационной карточки

• Согласование договора

• Передача на подпись контрагенту

• Контроль сопроводительных документов

• Планирование исполнения договора

• Контроль и продление срока действия

• Расторжение договора

• Прочие процессы

Согласование договоров

• Согласование договора наиболее важный и трудоемкий процесс

• В системе реализованы расширенные возможности согласования:

• Смешанное (последовательно-параллельное) согласование
• Согласование с условиями
• Механизм автоподстановок
• Согласование с учетом графиков работы
• Использование составных бизнес-процессов

Смешанное согласование

• В бизнес-процессе «Согласование»реализована возможность последовательно-параллельного согласования

• то есть несколько исполнителей выполняют согласование параллельно,
• затем несколько следующих исполнителей – последовательно,
• затем следующие – параллельно
• и т. п.

Смешанное согласование

• В карточке бизнес-процесса наряду с имеющимися вариантами согласования «Все сразу»и «По очереди»добавлен вариант Смешанно.

• Если установлен вариант «Смешанно», то в табличной части появляется новая колонка «Порядок согласования».

• В этой колонке для каждого исполнителя можно указать порядок согласования – «После предыдущего»либо «Вместе с предыдущим».

Смешанное согласование

• Исполнителям, для которых указан порядок согласования «После предыдущего», задача будет формироваться после завершения задачи предыдущим исполнителем

• Исполнителям, для которых указан порядок согласования «Вместе с предыдущим», задачи будут формироваться одновременно с предыдущим исполнителем

• В табличной части «С кем согласовать»появляется также колонка «Шаг», в которой отображается шаг согласования для каждого исполнителя

Условное согласование

• Маршрут согласования договора может зависеть от некоторых условий, например:

• договоры с суммой свыше 100 000 рублей согласовывает руководитель предприятия, с меньшей суммой – зам. руководителя,
• или договоры от VIP-клиентов согласуются в более короткие сроки, чем от остальных клиентов.

• Для этого в системе предусмотрена настройка условий, которые определяют маршрут согласования договора.

• Только в версии КОРП

Создание условий

• Условие маршрутизации может быть создано в одном из трех режимов:

• в режиме конструктора
• на внутреннем языке «1С»
• в виде комбинации из других условий.

Создание условия в режиме конструктора

• Условие задается как комбинация правил отбора, накладываемых на реквизиты

• В правиле для реквизита указывается способ сравнения (равно, больше, меньше и т.д.) и значение с которым сравнивается

• Для построения условия могут быть использованы любые реквизиты договора,

• например, Сумма, Корреспондент, Срок действия и другие

• Также могут быть использованы дополнительные реквизиты договора

Создание условия на встроенном языке

• Условие задается в виде выражения на встроенном языке «1С»

• В выражении можно оперировать реквизитами договора

• Для упрощения написания выражения слева от поля для ввода текста располагается дерево реквизитов объекта

Комбинация условий

• Условие маршрутизации задается как логическая комбинация результатов выполнения других условий.

• При этом глубина вложенности условий не ограничена

• Условие маршрутизации могут быть указано для исполнителя в шаблоне согласования

• Тогда при создании согласования по этому шаблону исполнитель будет задействован только если условие выполнится

• В примере на картинке Федоров попадет в список согласующих, только если сумма договора больше 100 000 руб.

Использование условий маршрутизации

• Условие маршрутизации может быть указано при привязке шаблона бизнес-процесса к виду документа

• Тогда при создании бизнес-процесса из шаблонов будет выбран тот, для которого условие выполняется

• Например, можно настроить, чтобы один шаблон был использован для согласования договора с большой суммой, другой – с маленькой.

Автоподстановки

• Механизм автоподстановок позволяет указать в шаблонах бизнес-процессов в качестве исполнителя имена специальных функций

• Функции должны возвращать ссылку на пользователя, роль, или массив пользователей и ролей

• При создании бизнес-процесса из шаблона система автоматически вычисляет значение автоподстановки и подставляет его в бизнес-процесс

• В системе предусмотрен ряд преднастроенных автоподстановок, которые можно использовать в работе

Автоподстановки для договоров

• Для согласования договоров могут использоваться следующие автоподстановки:

• Все руководители автора бизнес-процесса
• Ответственный за документ
• Руководитель организации
• и прочие

• Состав автоподстановок можно расширять при внедрении

• Для этого в конфигурации предназначен специальный переопределяемый модуль

• Пример создания автоподстановок можно увидеть в конфигурации

Учет графиков работы

• При назначении сроков согласования договоров система может учитывать графики работы исполнителей

• Например, если задача «Согласовать» создается в 17-00 пятницы и установлена длительность 2 часа, то крайний срок исполнения задачи будет установлен на 10-00 понедельника

• Только в версии КОРП

Производственный календарь

• В карточке графика рабочего времени указывается производственный календарь

• Календарь определяет, какие дни в году являются рабочими, а какие выходным

Рабочее время

• В карточке графика работы на закладке «Рабочее время» указывается время начала и окончания рабочего дня

• При необходимости можно указать несколько перерывов

• Указанное рабочее время считается рабочим временем по умолчанию, обычно оно актуально для большинства рабочих дней

Особое рабочее время

• На закладке «Особое рабочее время»указывается особое рабочее время для некоторых дней.

• Например, для предпраздничных дней или дней, в которые проходит корпоративное мероприятие и т. п.

Указание графика работы

• Основной график работы указывается в настройках системы для всего предприятия в целом

• Особый график работы некоторого подразделения можно указать в карточке подразделения

• Особый график работы конкретного сотрудника можно указать в карточке пользователя.

• При формировании задач бизнес-процесса «Согласование» крайний срок исполнения задачи вычисляется исходя из графика работы исполнителя задачи

Составные бизнес-процессы

• Создан составной бизнес-процесс «Обработка внутреннего документа», реализующий общую схему создания и исполнения внутреннего документа.

• Составной бизнес-процесс позволяет выполнить согласование, утверждение, регистрацию, рассмотрение, исполнение внутреннего документа.

• Данный бизнес-процесс может использоваться для согласования и утверждения договоров, а также как образец для создания собственных составных бизнес-процессов

• Только в версии КОРП

Процессы договорной работы

• Подготовка проекта договора

• Ведение регистрационной карточки

• Согласование проекта договора

• Передача на подпись контрагенту

• Контроль сопроводительных документов

• Планирование исполнения договора

• Контроль и продление срока действия

• Расторжение договора

• Прочие процессы

Контроль возврата переданного экземпляра

• Если договор передается контрагенту на подпись, то требуется контролировать возврат собственного экземпляра в срок.

• Для этого можно использовать механизм журнала передачи, который позволяет отразить передачу документа контрагенту.

Передача корреспонденту

• В журнале передачи можно отразить передачу документа не только собственным сотрудникам, но и контактному лицу корреспондента.

• Для этого в записи журнала передачи в поле «Кому передан»можно указать контактное лицо.

Срок возврата

• В журнале передачи документов можно указать, на какой срок передается документ.

• Для этого в записи журнала передачи требуется заполнить реквизит «Срок возврата».

Документы, находящиеся у корреспондентов

• Список документов, которые находятся на руках у корреспондентов, можно получить с помощью отчета «Журнал передачи».

• Также возможно получить список документов, не возвращенных в срок корреспондентами

Автоматическое отражение передачи корреспонденту

• При отправке исходящего документа, созданного на основании внутреннего, система предлагает отразить передачу внутреннего документа в журнале передачи

• При утвердительном ответе пользователя автоматически создается запись в журнале передачи, которая отражает передачу внутреннего документа корреспонденту-получателю

Процессы договорной работы

• Подготовка проекта договора

• Ведение регистрационной карточки

• Согласование проекта договора

• Передача на подпись контрагенту

• Планирование исполнения договора

• Контроль и продление срока действия

• Расторжение договора

• Прочие процессы

Сопроводительные документы

• С договором может быть связано значительное количество документов:

• приложения
• доп. соглашения
• протоколы переговоров
• протоколы разногласий
• подрядные договоры
• накладные
• переписка по договору
• и т.п.

• В системе имеется возможность видеть всю структуру связей по договору

• Имеется возможность проследить всю историю переписки по договору

• Имеется возможность получить список всех доп. соглашений по договору, либо всех актов и т.п.

Механизм связей

• Механизм связей позволяет связать карточку документа с карточками других документов

• Связь задается с использованием типа связи

• Например, для договора могут быть созданы следующие типы связей:

• имеет доп. соглашения
• имеет акты \ накладные

• Из карточки договора доступны все связанные документы, сгруппированные по типам связи

Настройка связей

• Типы связей, созданные в системе, должны быть настроены для использования в документах

• Для каждого типа связи указывается:

• из документов какого вида устанавливается данная связь
• на документы какого вида установлена данная связь
• данная связь может быть только одна или несколько
• есть ли обратная связь для связи данного типа

Создание связи

• Связь создается из карточки договора или другого документа

• При создании связи указывается тип связи и связанный документ

• При этом учитываются настройки типа связи, описанные ранее

Отчет по связям

• Имеется отчет, который позволяет просмотреть всю структуру связей по документу в виде дерева

• В отчете можно указать ограничение на количество уровней и установить отбор по типу связей

Контроль сопроводительных документов

• Механизм связей используется для контроля сопроводительных документов по договору

• Менеджер должен проверять наличие всех необходимых документов по договору: счетов-фактур, накладных, актов и т.п.

• Для проверки наличия сопроводительных документов используется отчет «Сопроводительные документы по договору»

• Отчет показывает список договоров, для каждого из которых выводятся связанные с ним документы, например, акты или накладные.

Процессы договорной работы

• Подготовка проекта договора

• Ведение регистрационной карточки

• Согласование проекта договора

• Передача на подпись контрагенту

• Контроль сопроводительных документов

• Планирование исполнения договора

• Контроль и продление срока действия

• Расторжение договора

• Прочие процессы

Планирования исполнения договора

• Для исполнения периодических обязательств, например, ежемесячных оплат или отгрузок по договору, может использоваться механизм периодических бизнес-процессов

• Например, если договор предусматривает ежемесячные оплаты каждое 10-ое число месяца, то ответственный за договор формирует первое поручение бухгалтеру «Выполнить оплату по договору», далее указывает расписание повторения для данного поручения – каждое 10-ое число последующих месяцев.

• Только в версии КОРП

Периодические бизнес-процессы

• При создании любого бизнес-процесса пользователь имеет возможность указать, что текущий бизнес-процесс должен автоматически повторяться по некоторому расписанию

• Для этого в карточках всех бизнес-процессов предусмотрена команда Настроить повторение… При ее нажатии появляется диалог создания расписания повторения.

• Для бизнес-процесса, для которого настроено расписание повторения будет автоматически формироваться его копия в соответствии с указанным расписанием.

Расписание повторения

• В диалоге расписания повторения указывается

• дата начала и дата окончания повторения,
• время, в которое будет создаваться бизнес-процесс,
• периодичность создания бизнес-процесса:
• ежедневно,
• еженедельно,
• ежемесячно.

• Если указано повторять еженедельно, то можно флажками отметить, в какие дни недели требуется повторение.

• Если указано повторять ежемесячно, то можно указать, в какие числа месяца требуется повторение.

Настройка повторения

• Все настроенные повторения доступны для пользователя в списке Настройка повторени я бизнес-процессов

• В списке можно просмотреть актуальные (выполняющиеся) и завершенные повторения.

• При необходимости можно изменить расписание повторения с помощью команды Расписание повторения или принудительно завершить повторение с помощью команды Завершить повторение .

Процессы договорной работы

• Подготовка проекта договора

• Ведение регистрационной карточки

• Согласование проекта договора

• Передача на подпись контрагенту

• Контроль сопроводительных документов

• Планирование исполнения договора

• Контроль и продление срока действия

• Расторжение договора

• Прочие процессы

Учет срока действия

• В карточке договора имеются реквизиты для указания срока действия

• Имеется возможность получить список договоров с истекающим сроком действия

• В отчете выводятся договоры, срок которых истекает на этой неделе, на следующей неделе, в этом месяце, в следующем месяце.

Продление срока действия

• В карточке договора можно указать порядок продления договора

• Для этого предназначен реквизит Продление , который принимает следующие значения

• Не продлевается (единичная хоз. операция, например, покупка недвижимости).
• Допускает продление (длительные операции, например, оказание услуг сопровождения, аренда).
• Автоматическое продление (договоры, предусматривающие автоматическое продление, если ни одна из сторон не против).
• автоматическое продление на год,
• на квартал,
• на месяц,
• на бессрочный срок.

Автоматическое продление

• Договоры со способом продления Автоматическое продление не требуется продлевать вручную

• Система автоматически определяет такие договоры, и как только срок действия истекает – устанавливает новый срок в соответствии с периодом, указанным в способе продления.

• При этом о продлении срока договора отправляется уведомление ответственному за договор по электронной почте.

Процессы договорной работы

• Подготовка проекта договора

• Ведение регистрационной карточки

• Согласование проекта договора

• Передача на подпись контрагенту

• Контроль сопроводительных документов

• Планирование исполнения договора

• Контроль и продление срока действия

• Расторжение договора

• Прочие процессы

Расторжение договора

• Для учета расторгнутых договоров используется реквизит Расторгнут , в карточке договора.

• При этом можно указать, каким именно документом договор был расторгнут

• доп. соглашение,
• решение суда и т.п.

Отчет по расторгнутым договорам

• Имеется возможность получить отчет по расторгнутым договорам

• В отчете выводится:

• дата и номер расторгнутого договора, контрагент
• когда договор был расторгнут, каким документом и пр.

Отчеты по договорам

• В системе предусмотрены различные отчеты для контроля и анализа учета договоров

• Список заключенных договоров
• Договоры с истекающим сроком действия
• Сопроводительные документы по договору
• Расторгнутые договоры
• Динамика сумм заключенных договоров
• Динамика количества заключенных договоров

Процессы договорной работы

• Подготовка проекта договора

• Ведение регистрационной карточки

• Согласование проекта договора

• Передача на подпись контрагенту

• Контроль сопроводительных документов

• Планирование исполнения договора

• Контроль и продление срока действия

• Расторжение договора

• Прочие процессы

Прочие процессы

• К прочим процессам, актуальным для договорной работы относятся

• Потоковое сканирование документов
• только в версии КОРП
• Штрих-кодирование документов, поиск по штрих-коду
• только в версии КОРП
• Поиск документов (договоров) по атрибутам

Справочник Договоры контрагентов в программе 1С предназначен для хранения договоров взаиморасчетов, заключенных с контрагентами. Справочник подчинен справочнику «Контрагенты». Все хозяйственные операции в базе данных с контрагентами оформляются с обязательным указанием договора.

Для каждого договора задается вид договора :

С поставщиком (С комитентом);

С покупателем (С комиссионером);

Список видов договора, из которого можно выбирать значение, зависит от значения флажков «Покупатель» и «Поставщик», установленных в форме контрагента.

Закладка «Общие»

Для договора должна быть указана валюта взаиморасчетов. В качестве валюты взаиморасчетов может быть задана любая валюта, зафиксированная в справочнике «Валюты». Если в качестве валюты взаиморасчетов по договору указан рубль, то документ по такому договору может быть оформлен только в рублях. Если же в договоре указана иная валюта взаиморасчетов, то расчеты по такому договору в бухгалтерском учете будут отражаться либо как валютные расчеты, а если в договоре установлен признак расчетов в условных единицах, то возможно оформление документов с отражением приобретения и реализации в рублях, документы оплаты оформляются только в рублях.

Для договоров с видом «Прочее», «С комитентом», «С комиссионером» нельзя вести расчеты в условных единицах. Флажок «Расчеты в условных единицах» в форме договора будет не доступен для редактирования. Флажок «Реализация на экспорт» устанавливается в том случае, если по договору с контрагентом осуществляются операции по ставке НДС 0%, и требуется пересчет выручки, полученной в иностранной валюте, в рубли по курсу Центрального банка Российской Федерации на дату оплаты для целей исчисления НДС.
Одним из основных параметров договора является вариант ведения взаиморасчетов по этому договору. В рамках одного договора с контрагентом можно вести взаиморасчеты по договору в целом, по заказам или по счетам.

Для договоров с видом «Прочее» варианты «По заказам» и «По счетам» не доступны, при этом виде договора автоматически устанавливается вариант «По договору в целом».
Для договора можно указать вид ведения взаиморасчетов по этому договору в реквизите «Вид взаиморасчетов». Это позволяет объединять договоры разных контрагентов, назначив им один и тот же вид взаиморасчетов, например: кредитные договоры, договоры с предоплатой, договоры на поставку и т.д. Данный признак будет выступать в качестве дополнительной аналитики в отчетах по взаиморасчетам с контрагентами.

Ведение взаиморасчетов по договору в целом

Если в договоре контрагента выбран вариант ведения взаиморасчетов «По договору в целом», взаиморасчеты отслеживаются по всем документам, оформленным в рамках договора. По договору могут быть оформлены документы «Cчет», «Заказ покупателя», «Заказ поставщику», которые могут быть указаны в документах отгрузки и оплаты. Взаиморасчеты будут вестись в целом по договору, независимо от того, в рамках какого счета или заказа оформлен документ отгрузки или оплаты. При данном варианте ведения взаиморасчетов можно контролировать сумму дебиторской задолженности (контролируется осуществление отгрузки). Для этого в договоре необходимо установить флажок «Контролировать сумму задолженности» и указать сумму допустимой задолженности по договору.

Ведение взаиморасчетов по заказам

Это более детализированный вариант ведения взаиморасчетов с контрагентом. Данный вариант предполагает ведение взаиморасчетов в рамках документов «Заказ поставщику» или «Заказ покупателя». Во всех документах, оформленных по таким договорам, указание заказа является обязательным.
Контролироваться будет сумма отгрузки и оплаты по конкретному заказу, а не в целом по договору. В договоре с покупателем можно задать процент предоплаты, необходимый для осуществления отгрузки товара покупателю. Если процент предоплаты установлен равным 100%, то отгрузка товара покупателю будет производиться только при полной оплате заказа. Если же процент предоплаты не указан (равен нулю), то отгрузка товара будет осуществляться без предоплаты.
Вариант ведения взаиморасчетов по заказам не исключает возможности контроля общей суммы дебиторской задолженности по всем документам, оформленным в рамках договора. Если в договоре с покупателем указано, что товар может быть отгружен без предоплаты по заказу, то сумма отгрузки будет ограничена допустимой суммой дебиторской задолженности, указанной в договоре.

Ведение взаиморасчетов по счетам

В этом случае в качестве сделок выступают счета на оплату. Такие счета предприятие может выставлять покупателю, например, на основании сформированных заказов, можно также регистрировать счета от поставщиков на основании заказов поставщикам. Задолженность в этом случае будет погашаться в рамках указанного счета.
Во всех документах, оформленных по таким договорам, указание счета является обязательным.

Детализация взаиморасчетов по документам расчетов с контрагентами

При использовании детализации взаиморасчетов по расчетным документам для любого варианта ведения взаиморасчетов можно указать прямую связь между документами, влияющими на взаиморасчеты, например, между документами отгрузки и оплаты.
В платежных документах, оформленных по договору с детализацией по расчетным документам в дополнении к договору и следке (заказу) нужно указать информацию о расчетном документе (документе отгрузки, поступления), по которому должна быть зафиксирована оплата.
Во всех документах поступления и реализации, в которых выбран договор, с установленным признаком детализации взаиморасчетов по расчетным документам отображается дополнительная закладка («Предоплата» или «Документы расчетов с контрагентами»). В табличной части на этой закладке можно указать информацию о расчетных документах, сумму в валюте взаиморасчетов по договору. Если в документе выбран договор, расчеты по которому ведутся в условных единицах или в валюте, то дополнительно указывается сумма в валюте регламентированного учета.

Контроль суммы задолженности

Если необходимо контролировать общую сумму дебиторской задолженности по договору, то следует в форме договора установить флаг «Контролировать сумму задолженности» и указать сумму допустимой задолженности по договору. Это будет означать, что отгрузка может производиться, если дебиторская задолженность по договору после отгрузки не превысит указанную сумму. Нулевая сумма означает стратегию «Отгрузка по мере оплаты».

Контроль числа дней задолженности

Если в договоре установлен флаг «По документам расчетов с контрагентами», то дополнительно можно вести контроль не только по сумме дебиторской задолженности, но и по числу дней задолженности. Для этого необходимо установить флаг «Контролировать число дней задолженности, число дней не более» и ввести нужное число дней. Число дней задолженности может контролироваться по календарным дням или по рабочим дням (согласно регламентированному производственному календарю) в зависимости от значения параметра «Способ контроля дней задолженности» в настройках параметров учета.

Дополнительные условия поставки по договору

Для договора можно назначить дополнительные условия поставки товаров от поставщика или поставки покупателю. Для этого в реквизите «Условия договора» следует выбрать значение «С дополнительными условиями». В этом случае в форме договора появится дополнительная закладка «Условия договора», на которой можно задать дополнительные условия по этому договору, путем создания документа «Условия поставок по договорам контрагентов».
Реквизит Условия договора доступен для изменения для видов договора «С покупателем» («С комиссионером») или «С поставщиком» («С комитентом»).

Закладка «Условия договора»

Закладка видна в форме договора для видов договора «С покупателем» («С комиссионером») или «С поставщиком» («С комитентом»), если на закладке «Общие» выбрано условие договора «С дополнительными условиями».

Закладка «Учет товаров»

Закладка видна в форме договора для видов договора «С покупателем» («С комиссионером»). Установка флага «Обособленный учет товаров по заказам покупателей» имеет смысл, если взаиморасчеты ведутся по договору или по заказам. Данный признак означает, что по заказам покупателей по этому договору ведется обособленный стоимостной учет товаров по партиям в рамках заказа. При установке данного флага можно определить прибыльность сделки в рамках каждого конкретного заказа.

Закладка «Дополнительно»

Закладка видна в форме договора для видов договора «С покупателем» («С комиссионером») или «С поставщиком» («С комитентом»).
Тип цен определяет тип цен для данного договора по умолчанию. Тип цен выбирается из справочника «Типы цен номенклатуры», если вид договора «С покупателем» («С комиссионером») и из справочника «Типы цен номенклатуры контрагентов», если вид договора «С поставщиком» («С комитентом») , при этом отображаются только типы цен контрагента, с которым оформлен данный договор.
Так же указывается способ расчета комиссионного вознаграждения, который устанавливается по умолчанию в документах «Отчет комитенту» и «Отчет комиссионера», оформленных в рамках данного договора, и сам процент комиссионного вознаграждения.
В том случае, если при оформлении операций с комитентом (комиссионером) необходимо контролировать денежные средства комиссионера (комитента), то устанавливается флаг «Контролировать денежные средства комитента (комиссионера)».
В реквизите «Основная статья» можно выбрать статью движения денежных средств, которая будет подставляться по умолчанию при оформлении документов движения денежных средств по этому договору.
Если в ходе исполнения договора организация выступает в качестве налогового агента по НДС в соответствии со ст. 161 НК РФ, то устанавливается флаг «Организация выступает в качестве налогового агента по НДС».

После этого становится доступным поле «Причина возникновения обязанности», в котором нужно указать причину, по которой возникла обязанность налогового агента (например, аренда государственного имущества). Это важные реквизиты, необходимые для правильного учета НДС, исчисляемого налоговым агентом.

Закладка «Скидки»

Закладка видна в форме договора для видов договора «С покупателем» («С комиссионером»).

Закладка «Свойства»

На закладке «Свойства» можно задать для договора дополнительные аналитические признаки - свойства. Свойство договора может иметь несколько значений. Одному договору можно назначить сразу несколько значений различных видов свойств.

На закладке «Категории» можно задать для договора дополнительные аналитические признаки - категории. Одному договору можно назначить сразу несколько категорий. В отличие от свойств категории договоров могут иметь только два значения: относится или нет договор к данной категории

Спасибо!

Чтобы подписать договор с контрагентом, о нем нужно иметь такие сведения как ИНН и КПП, адрес, реквизиты банковских счетов и фамилии уполномоченных лиц. Не так давно в «1С:Бухгалтерии 8» появилась возможность формировать все необходимые реквизиты организации для вывода на печать или для отправки в электронной форме. Но это не все способы использования реквизитов контрагентов. Релиз 3.0.37.21 позволяет формировать тексты договоров непосредственно в «1С:Бухгалтерии 8» ред. 3.0 с использованием имеющихся реквизитов организации. О том, как работает новая возможность, читайте в материале экспертов 1С.

Для просмотра и редактирования уже имеющихся шаблонов необходимо открыть их список в разделе Справочники и группе Покупки и продажи (рис. 1).

Рис. 1. Шаблоны договоров в разделе Справочники

В типовой поставке присутствуют шаблоны трех видов договоров (рис. 2).

Рис. 2. Три вида договоров

Открыв любой из шаблонов, вы попадаете в конструктор текста (рис. 3). В нем можно редактировать уже имеющийся текст, для чего в командной панели есть все привычные пиктограммы текстовых редакторов. Кроме того, в тексте желтым цветом выделены шаблоны, позволяющие получать нужные значения из данных, содержащихся в программе - таких, например, как Полное наименование Организации и т.п. Такие конструкции могут быть вставлены в нужные места шаблона – с помощью кнопки Вставить в текст (рис. 4), или заменить уже имеющиеся.

Рис. 3. Редактирование шаблона договора поставки

Рис. 4. Добавление в текст имеющихся реквизитов с помощью кнопки Вставить в текст

Шаблоны можно не только редактировать, но и создавать новые, в том числе, взяв за основу уже имеющиеся. Для этого нужно лишь щелкнуть по кнопке Создать и выбрать в качестве основания один из трех имеющихся шаблонов и внести необходимые изменения в текст, либо создать свой шаблон с нуля.

Каким образом используется шаблон договора? К нему можно обратиться из формы элемента справочника Договоры, который в свою очередь открывается обычным путем (рис. 5,6).

Рис. 5. Справочник «Контрагенты»

Рис. 6. Справочник Договоры

И уже в открытой форме элемента справочника Договоры можно обратиться по кнопке Договор к списку шаблонов договоров для выбора и, выбрав нужный шаблон, получить макет печатной формы договора. Его следует внимательно проверить, при необходимости внести изменения (например, изменить падеж должности и фамилии руководителя), после чего воспользоваться кнопками Печать, Сохранить, Отправить (рис. 7).

Таким образом, создание печатной формы нового типового договора облегчается в разы и становится удобным как для бухгалтера, так и для руководителя: достаточно урегулировать с юристами текст договора, ввести его в список шаблонов, после чего добавить нового контрагента, его реквизиты, номер и дату договора, а затем сформировать текст для вывода на печать и сохранения в электронной форме. При необходимости ввести в список авторизованных пользователей информационной базы можно юриста организации или сотрудника коммерческого отдела, предоставив доступ только к пакету необходимых объектов для создания договоров.

На момент написания данного материала возможность работы с шаблонами договоров добавлена в типовую конфигурацию «1С:Бухгалтерия 8» версии КОРП, в версии ПРОФ она появится с выходом очередного релиза.