Какие ошибки в путевом листе угрожают расходам. Исправляем ошибку в журнале путевых листов

В случаях, установленных законодательно, водителю требуется иметь при себе оформленный путевой лист. При отсутствии данного документа к ответственности могут привлечь как водителя, так и должностное лицо, ответственное за выезд ТС на линию.

Определения

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Суммы

Согласно ч. 2 ст. 12.3. КоАП, если путевой листок требуется согласно законодательству, а у водителя, при остановке ТС инспектором ГИБДД, его не окажется, последует:

• либо предупреждение в письменном виде, налагаемое в соответствии со ст. . КоАП;
• либо штраф за путевой лист 500 рублей, накладываемый согласно ст. . КоАП.

Конкретного наказания за отсутствие путевого листка для должностных и юридических лиц не предусмотрено, однако такие лица понесут санкции за косвенные нарушения, связанные с оформлением данного первичного документа.

Отсутствие медосмотра

Так, при нарушении п. 2 ч. 7 Приказа, то есть при непростановке в путевом листе сведений о предрейсовом или послерейсовом осмотре водителя, последуют штрафы согласно ч. 2 ст. 12.3.1.:

• на должностных – 5000 руб.;
• на юридических – 30000 руб.

Неправильное оформление

На основании п. 5 ч. 6 Приказа, в путевом листке должны быть проставлены дата и время совершения дорейсового техосмотра ТС.

В случае неисполнения данного требования инспектором ГИБДД будет составлен протокол по ч. 3 ст. 12.31.1. КоАП. Статья предусматривает штрафные санкции:

• для автоводителя – 3000 рублей;
• для должностных – 5000 рублей;
• для юрлиц – 30000 рублей.

Для юридических лиц

Основные реквизиты представлены в ч. 3 Приказа:

• наименование документа, его номер;
• срок действия;
• информация о юрлице или ИП, в собственности которого находится ТС;
• информация о ТС и о водителе.

Информация о собственнике ТС включает в себя:

Данные о транспортном средстве:

• тип авто (легковой, грузовой, трамвай и др.);
• регзнак;
• показания одометра при осуществлении выезда с места постоянной парковки ТС и при заезде на него по окончании рейса (смены);
• дата выезда с места парковки и заезда на него.

Данные о водителе:

• дата и время осуществления предрейсового и послерейсового медосмотра.

Ч. 8 Приказа допускает также включение в путевой листок и иных дополнительных реквизитов, не указанных в вышестоящем перечне. Включение дополнительных реквизитов производится согласно распоряжению руководителя организации.

Допускаются ли исправления в листе

Поскольку специальной нормы в отношении исправлений в путевых листах ни Приказом, ни Постановлением не установлено, действует общая норма в отношении первичных учетных документов, указанная в ч. 7 ст. 9 ФЗ № 402 от 6 дек. 2011 года “О бухгалтерском…” .

Алгоритм действий:

• перечеркнуть одной линией неверную информацию;
• рядом с исправлением делается запись «Исправлено»;
• указывается надпись с правильными данными;
• обязательно проставляется дата корректировочных действий;
• каждый случай внесения исправлений должен подтверждаться собственноручной подписью ответственного должностного лица.

Самостоятельно разработанная форма Если предприятие использует самостоятельно разработанные шаблоны документов по учету ГСМ, эти формы должны быть отражены в двух локальных актах организации:

• учетной политике;
• приказе об утверждении первичного бланка.

В приказ об утверждении образца путевого листа или журнала учета путевок надо внести информацию об организации, номере документа и дате его составления.

Исправляем ошибку в журнале путевых листов

Правила заполнения журнала учета путевых листов Источник: журнал «Главбух» Да, можно. Унифицированные бланки обязательны лишь для автотранспортных организаций.

Внимание

Остальные компании вправе самостоятельно разработать бланки путевых листов. Нетиповые путевые листы зафиксируйте в учетной политике Разработанный компанией документ должен отвечать требованиям, предъявляемым к первичке.

Важно

Кроме того, «своя» форма путевого листа должна включать в себя все обязательные реквизиты, предусмотренные приказом Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152. В частности, это сведения о водителе и данные о транспортном средстве.

Инфо

Добавим, что во избежание споров с налоговиками безопаснее написать маршрут - указать конкретный пункт назначения и место отправки. Какие документы по ГСМ (кроме путевого листа) запросит ИФНС? Инспекторы могут запросить бумаги о том, что компания нормирует затраты.

Как правильно заполнить журнал учета путевых листов

Для мотоблоков, бензопил и другой спецтехники оформляют акты на списание топлива. Печать на путевых листах можно не проставлять, для идентификации владельца автотранспортного средства достаточно названия предприятия (арендодателя), его адреса и телефонного номера.
Норма подкреплена текстом Приказа Минтранса от 18.01.2017 г. № 17. Поставленная на бланке печать не считается ошибкой. При эксплуатации одного автомобиля несколькими водителями в посменном режиме путевки для каждого водителя выписывают отдельно.

Журнал относится к категории первичной документации, поэтому период хранения на предприятии не может быть менее 5 лет. Каждая выданная сотруднику путевка должна быть зарегистрирована в журнале. Документ оформляется на первой странице титульным листом. На нем указывают название организации, статус и временной интервал, за который производятся записи.

Как осуществляется учет путевых листов

Можно ли вести в электронном виде Каких-либо ограничений касательно ведения журнала учета путевых листов в электронном варианте нет ни в одном правовом акте действующего законодательства, следовательно, допускается создание учетной ведомости в электронном формате. Обратите внимание! Можно использовать любой, наиболее удобный вариант ведения, будь то обычный Excel или 1С.

Для организаций, имеющих обширный автотранспортный парк и значительный штат водителей, ведение электронной версии более предпочтительно, чем оформление вручную, ввиду значительной трудоемкости процесса. При этом желательно, чтобы имелась возможность распечатать журнал на бумажные носители в случае надобности.

Как вести журнал Лист журнала Журнал учета путевых листов, форма 8, выполнен в табличном виде, представляя собой ведомость, разделенную на колонки. Таких колонок девять.

Как правильно вносить изменения в путевом листе?

Заполняем журнал учета путевых листов Внимание На оборотной стороне он должен быть скреплен печатью и подписями руководителя и главного бухгалтера. В соответствующих графах указываются фамилии и должности лиц, отвечающих за ведение и оформление журнала, и их подписи.

Табличная часть состоит из 9 колонок:

1. Порядковый номер путевого листа.
2. Дата выдачи.
3. Личные данные водителя.
4. Табельный номер.
5. Гаражный номер водителя и марка автомобиля.
6. Подпись о получении листа водителем.
7. Подпись диспетчера и дата приема путевого листа и других документов водителя.
8. Подпись бухгалтера и дата приема листа.
9. Примечание.

В журнале необходимо указывать информацию обо всех выданных путевых листах вне зависимости от их формы. Порядковые номера бланков должны быть сквозными.

Какой порядок заполнения журнала учета путевых листов?

Ведение журнала учета движения путевых листов На этой странице:

• Как осуществляется учет движения путевых листов на предприятии
• Основная документация
• Если обнаружена ошибка
• Самостоятельно разработанная форма

Учет горюче-смазочных материалов (ГСМ) субъектами предпринимательства реализуется с помощью путевых листов. Форма бланка унифицирована, в ней предусмотрены поля для отражения расхода топлива, указания маршрута движения и фактического значения пробега.
Путевые листы можно использовать для контроля расходования бензина, дизельного топлива, смазочных материалов. Обязательство по оформлению специальной документации возникает у организаций, имеющих хотя бы одно транспортное средство.

Ведение журнала учета путевых листов

Порядок ведения журнала учета движения путевых листов Где купить В продаже имеются готовые книжечки, используемые для контроля и учета передвижения транспортных средств. Страницы такого журнальчика обязательно должны быть пронумерованы. Когда он закончится, его необходимо подписать как минимум двум ответственным сотрудникам:

• тому, кто его вел;
• и директору или бухгалтеру.

Те же самые требования к реестру, распечатанному собственноручно. Если он заводится на месяц, то обязательно в конце периода его надо пронумеровать, прошнуровать и подписать. Сроки хранения В законе нет указаний на то, сколько времени надо хранить такой реестр, будь он распечатанный или купленный в магазине.

Меню

НК РФ. То есть по запросу налоговой инспекции учреждение должно в установленный срок предоставить требуемую документацию. Как осуществляется учет путевых листов Документ будет недействительным, если отсутствует хоть один из обязательных реквизитов. Они определены 402-ФЗ и приказом № 152:

1. Название документа.
2. Номер документа в хронологическом порядке.
3. Срок действия.
4. Сведения об организации - собственнике транспортного средства, в том числе ОГРН.
5. Тип и модель автомобиля.
6. Государственный регистрационный знак авто.
7. Показания одометра перед выездом и по возвращению в гараж (стоянку).
8. Дата и время выезда и возвращения в гараж (стоянку).
9. Подпись и Ф.И.О.ответственного работника, который указал показания одометра, дату и время.
10. Ф.И.О.

Ведение и хранение журнала учета путевых листов

Назначение и заполнение журнала учета путевых листов по форме 8 При допущении ошибки запись исправляется следующим образом:

1. Ошибочная запись перечеркивается одной чертой;
2. Рядом проставляется отметка «исправлено», и вписываются верные сведения;
3. Проставляется дата внесения исправлений;
4. Произведенные исправления должны быть завизированы лицом, ответственным за ведение учетной ведомости;

Важно! При перечеркивании ошибочной записи необходимо проводить черту так, чтобы сама неверная запись оставалась читаемой после ее перечеркивания. Срок хранения Путевые листы сотрудникам, работающим на автотранспорте, выдаются единожды за рабочий день или смену.

• Отметка об осмотре технического состояния автомобиля перед выездом с указанием даты и времени (минуты и часы).
• Подпись и Ф.И.О.

Исправления в журнале учета путевых листов

• ФИО водителя, на имя которого выписана путевка;
• номерные знаки транспортного средства;
• подпись водителя, получившего заполненный бланк путевого листа.

Если произошел возврат путевки, то в журнале делается соответствующая запись. Обязательно указывается дата возврата, подтверждаемая подписью ответственного диспетчерского работника. В форме 8 должны присутствовать подписи таких должностных лиц:

• водителя, который подтверждает факт получения путевого листа;
• диспетчера или иного уполномоченного сотрудника, который получает в конце смены от водителей путевки;
• бухгалтера, который своей подписью должен засвидетельствовать правильность заполнения документа и факт принятия его к учету.

Форма 8 или собственный шаблон журнала могут быть распечатаны и прошиты сотрудниками предприятия или заказаны в типографии.

Зачастую при работе с путевыми листами возникают ситуации, когда требуется внести какие-либо изменения в путевой лист. Ниже мы постараемся пояснить порядок внесения изменений в путевой лист и наиболее часто встречающиеся ошибки при осуществлении исправлений.

Путевые листы являются важными документами первичного учета, и порядок их исправления четко прописан в ч. 7 ст. 9 Закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». В нем говорится, что в первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета. При этом все исправления должны содержать дату исправления, а также подписи всех лиц, участвовавших в исправлении документа, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо любой иной информации, позволяющей идентифицировать эти лица.

Ранее, в Законе № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», в п. 5 ст. 9 говорилось, что исправления допускаются в любых документах первичного учета, за исключением кассовых и банковских, но при одном условии: корректировки могут производиться лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что необходимо подтвердить подписями тех лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений. Но с 01.01.2013 в силу вступили изменения в связи с которыми, новым требованием стала обязательная расшифровка подписей лиц, заверяющих изменения. вносимые в документ.

Например, при исправлениях показаний спидометра, диспетчер обязан указать дату внесения изменений, свою фамилию и инициалы, а так же заверяет все данные своей подписью.

Наиболее популярные ошибки, встречающиеся при внесении изменений в путевой лист:

Ошибка №1

Отсутствие даты внесения изменений в путевой лист и расшифровки подписи диспетчера, составившего документ. Не стоит забывать, что ответственность за достоверность информации, указанной в документах, несут лица их составившие и подписавшие.

Ошибка №2

Отсутствие даты внесения изменений и подписи лица, составившего путевой лист. Отсутствие данной информации делает путевой лист недействительным.

Ошибка №3

Отсутствие расшифровки подписи лица, составившего документ.

Ошибка №4

В графе данных о возврате автомобиля не изменена фамилия и инициалы водителя, на которого выписан путевой лист.

Ошибка №5

Отсутствует подпись лица, составившего документ.

Ошибка №6

Изменения, внесенные в путевой лист, не содержат информации о лице, составившем документ, и не подтверждено его подписью. Согласно ч. 7 ст. 9 Закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» вносить изменения и заверять их могут только лица, составившие данный документ.

Для того чтобы облегчить работу руководителей по контролю работы автопарка и минимизировать возможные ошибки при заполнении путевых листов, компания SKT SOFT разработала портал электронного управления корпоративным автопарком ID20, значительно упрощающий систему планирования, контроля и оптимизации работы автопарка на предприятии.

Онлайн-портал ID20 позволяет не только оперативно оформлять путевые листы, но и в любой момент получить отчеты по любому заданному параметру. Система дает возможность проследить, сколько точно расходуется топлива на той или иной машине, проверить, сколько бензина тратит тот или иной водитель, какие автомобиле используются наиболее часто и прочее.

Многие предприниматели или организации имеют собственные или арендованные транспортные средства. Для того, чтобы вести учет пробега и времени эксплуатации транспорта, нужно выписывать путевые листы. Иногда приходится вносить поправки в этот документ, и важно сделать это правильно, чтобы избежать дальнейших проблем с налоговой службой. Рассмотрим, как это осуществить согласно законодательству.

Допускаются ли исправления?

В бухгалтерском учете предусмотрена корректировка ошибок, однако для этого нужно знать инструкцию по их исправлению. Есть несколько способов, и каждый метод имеет свои особенности. Мы рассмотрим самый типичный способ внесения изменений, которым пользуются многие бухгалтера.

В Федеральном законе о бухгалтерском учете №402 от 06.12.2011 года, в статье 9 пункте 7 сказано, что в первичных учетных документах можно допускать ошибки и по необходимости исправлять их. Некоторые первичные документы нельзя править, это прописано в нормативных актах.

Относится ли путевой лист к первичным документам? Налоговый вестник от 2010 года №12 сообщает, что данный бланк относится к первичным документам, и в него можно вносить правки. Также Закон №129 –ФЗ в п.5 ст.9 делает акцент только на кассовых и банковских бланках, которые не подлежат правке. Исправлять ошибку нужно штрихом.

Как вносить исправления + пример

Вносить изменение следует так: зачеркните неправильную сумму тонкой линией и сверху напишите правильный текст разборчивыми цифрами или буквами. Зачеркнуть слово требуется так, чтобы его потом мог прочитать представитель проверяющего органа. Возле корректировки пишут слово «Исправлено» указывают дату исправления, фамилию и инициалы лица, составляющего этот документ. Заверить ошибку подписью должны соответствующие лица, участвовавшие в исправлении.

К примеру, в путевом листе нужно изменить время прибытия водителя в пункт назначения. Подписи должны поставить водитель, механик и лицо, которое составляло этот лист.

С 1 января 2013 года вышли изменения, как вводить исправления в первичных документах. Добавился один пункт: нужно расшифровывать подписи лиц , которые участвуют в заверении правки.

Пример внесения правок в путевой лист

Частые ошибки

Исправляя путевой лист, бухгалтера или диспетчеры совершают типичные ошибки, среди них:

• не указана дата внесения правки;
• отсутствуют расшифровки подписи (подразумевается фамилия и инициалы) диспетчера;
• отсутствуют подписи возле исправления лица, составляющего путевой лист;
• изменение внесено лицом, который не составлял путевой лист. Согласно Федеральному закону №402 части 7 статьи 9, изменения в документ могут вносить только те лица, которые его составляли.

Важно не забывать заполнять все обязательные реквизиты первичного документа, так как незаполненные графы делают его недействительным. После правок нужно все хорошо проверить.