Ответственный за совершение факта хозяйственной жизни. Обязательные подписи в упд
В 2013 году по инициативе ФНС плательщикам налогов был предложен новый первичный документ – УПД . Благодаря его использованию, налогоплательщики без нарушения закона могут объединять информацию, хранящуюся в первичной документации, тем самым, исключая ее дублирование.
Новая форма первичного документа не обязательна к применению, и налогоплательщики должны сами решать, каким образом они будут вести бухгалтерский учет и рассчитываться с бюджетом. Для отражения факта проведения хозяйственных операций и расчетов по налогам на добавленную стоимость субъекты могут использовать или действовать как раньше, оформляя отдельно и накладные.
В чем преимущество универсального передаточного документа, какие особенности в его заполнении могут вызвать трудности у сторон сделок? Для ответа на этот и другие вопросы необходимо в первую очередь обратиться к форме документа и разобрать на примере, как его заполнять.
До появления УПД, сведения, содержащиеся в первичной документации, например накладных и счет-фактурах, часто повторялись, и нецелесообразность двойного заполнения одних и тех же реквизитов была налицо. Однако, действующее на тот момент законодательство не позволяло объединить эти документы.
Так, согласно утратившему на сегодняшний день силу №129-ФЗ, первичные документы должны были составляться согласно унифицированным формам. Несоблюдение этих требований влекло непринятие их к учету.
С первых чисел 2013 года начал действовать №402-ФЗ , который изменил эти требования. Теперь хозяйственная деятельность может отражаться не по унифицированным формам. Вместо этого обязательными стали сведения, которые должны быть обозначены в первичной документации. Примечательно, что эти обязательные реквизиты и реквизиты, заполняемые в счет-фактурах, во многом сходятся.
Это условие, а также тот факт, что в действующем законодательстве не содержится запретов на изменение формы счет-фактур, благоприятствовали созданию универсального передаточного документа и обеспечили правомерность его использования для налогового и бухгалтерского учета. Форма УПД составлена на основе счет-фактуры. Этот документ обведен в УПД жирной линией и, по сути, представляет стандартную свою форму.
Стоит отметить, что помимо того что УПД значительно упрощает документооборот и снижает риск допущения ошибок, он обладает и недостатками :
- Поскольку форма УПД не унифицирована, необходbмо тщательно проверять документацию контрагентов.
- Требуется заполнять больший объем реквизитов, чем в первичной документации.
- Невозможно отправить электронную версию документа через онлайн-сервис.
- Невозможно оформить УПД на авансовый платеж.
- Сложности в корректировке формы.
Требования
Поскольку УПД может заполняться и как первичный, и как документ, на основании которого можно получить , требования к оформлению несколько разнятся. Рассмотрим требования к УПД, используемому в рамках первичной документации.
Приравнивает к обязательным реквизитам первичных документов:
- Наименование. В отношении УПД это статус.
- Дату оформления.
- Наименование контрагента, составившего УПД. Поскольку он является двусторонним, необходимо обозначить обе стороны сделки.
- Содержание факта хозяйственной деятельности, который характеризуется сведениями о контрагентах, данными о предмете соглашения, уточнениями о времени и обстоятельствах операции.
- В чем измеряется предмет сделки, какую имеет цену.
- Должности сотрудников, совершивших операцию, или тех, кто был ответственным за ее оформление.
- Подписи сотрудников, с указанием данных, необходимых для их идентификации.
При составлении УПД, необходимого для вычета налога на добавленную стоимость, следует придерживаться требований НК РФ. обязывает при заполнении документации указывать следующие данные :
- номер и дату составления;
- реквизиты продавца и покупателя, отправителя и получателя (название, адрес, ИНН);
- наименование предмета сделки, в чем измеряется;
- количество отгруженной продукции;
- денежные измерения продукции (за единицу, всего без НДС, всего с НДС);
- страну происхождения.
Стоит отметить, что все требования, указанные выше, могут быть выполнены, поскольку соответствующие поля для заполнения информации в УПД имеются.
Как правильно оформлять документ
Приложения №1 и №3 Письма ФНС России от 21.10.2013 ММВ-20-3/96 описывают форму универсальной передаточной документации и правила по ее оформлению соответственно. Согласно этим приложениям, УПД заполняется следующим образом.
| № поля | Правила заполнения |
|---|---|
| (1)-(7), графы 1-11 | Если статус 1, данные оформляются в соответствии с постановлением Правительства РФ №1137 от 26.12.11. При статусе 2 в документации могут не оформляться (7), графы 6, 7, 10-11 |
| Граф А | Заполнение не обязательно и производится в целях удобства поиска |
| Граф Б | Не обязателен для заполнения, но в случае заполнения указываются артикул, вид деятельности |
| (8) | Уточнения о проведенной операции |
| (9) | Реквизиты сопроводительной документации заполняются не в обязательном порядке |
| (10) | Указывается сотрудник совершившее операцию. Если это то же самое лицо, что завизировало счет-фактуру, допускается не заполнять |
| (11) | Дата совершения сделки не обязательна к заполнению |
| (12) | Не обязательно к заполнению. В этом поле обычно указываются сведения о паспортах, сертификатах к товару |
| (13) | Указывается ответственный сотрудник поставщика. Можно не подписывать если он же указан в (10) |
| (14) | Если в документе предусмотрена печать – не обязательно к заполнению |
| (15) | Указывается лицо, принявшее товар или услуги/работы |
| (16) | Дата совершения соглашения не обязательна к заполнению |
| (17) | Не обязательно к заполнению. Покупатель может указать в поле претензии со своей стороны, а также данные о неотъемлемых приложениях |
| (18) | Заполняет сотрудник покупателя. При наличии печати не оформляется |
| (19) | При наличии печати не оформляется |
| М.П. | Не обязательно к заполнению, в случае проставления всех необходимых данных |
Подпись
Универсальная передаточная документация содержит пять полей для подписи
. В ряде случаев все поля необходимо оформить в обязательном порядке и все зависит от того, какой статус имеет УПД.
Поля для сотрудников (руководитель и главный бухгалтер) должны быть завизированы, если УПД имеет статус равный 1. Когда УПД используется как первичный, эти поля могут не подписываться.
Строка подписывается лицом со стороны поставщика, которое совершило процесс отгрузки, причем, если этот же сотрудник завизировал счет-фактуру, допускается не подписывать. В строке ставит подпись сотрудник, ответственный за оформление соглашения. Нередко этот сотрудник и сотрудник, указанный в , являются одним и тем же лицом. В этих условиях поле может не подписываться.
В строке ставит подпись сотрудник, приобретающий товар. Строка заполняется аналогично полям, предназначенным для поставщика, в некоторых случаях достаточно лишь указания реквизитов.
Что необходимо заполнять в обязательном порядке
По Приложению №4 Письма ФНС России от 21.10.2013 ММВ-20-3/96 универсальная передаточная документация должна содержать следующие обязательные сведения.
| Обязательный показатель | Законодательная норма (№402-ФЗ Статья 9, Пункт 2) | № поля согласно Приложению №1 Письма ФНС России от 21.10.2013 ММВ-20-3/96 |
|---|---|---|
| Наименование | Подпункт 1 | Номер счета-фактуры |
| Дата оформления | Подпункт 2 | (1) |
| Наименование контрагента, который составил документацию | Подпункт 3 | , |
| Содержание факта хозяйственной жизни | Подпункт 4 | (2); (2а); (2б); (6); (6а); (6б); ; ; ; ; ; ; граф 1; граф Б |
| Измерение факта хозяйственной деятельности в натуральном и денежном эквиваленте | Подпункт 5 | Графы 3-9 |
| Обозначение сотрудников организации, которые провели сделку, либо считаются ответственными за ее проведение | Подпункт 6 | , , , |
| Подпись сотрудников, ответственных за проведение сделки | Подпункт 7 | Поле для подписи руководителя контрагента, либо сотрудника, который уполномочен действовать от имени организации |
Поле статус может принимать два значения : либо передаточный, либо универсальный документ. В УПД обязательно указывается нумерация и дата оформления документации. Требования по указанию факта хозяйственной деятельности удовлетворяется с помощью заполнения реквизитов контрагентов, данных об обстоятельствах соглашения, предмете сделки, то есть работе или услуге.
При указании натурального измерения операции следует указывать количество и единицу измерения товара, а также цену за единицу, цену без налога и с учетом НДС. В качестве должностей, организовавших сделку, необходимо указывать сотрудников, отгружающих/принимающих товар, либо ответственных за оформление этой сделки лиц.
Если предающий или получающий сотрудник является одновременно субъектом, отвечающим за верность сведений при оформлении операции, то подпись ставится в полях, обозначающих факт передачи и приемки товара, услуги или работы (в зависимости от того, что является предметом сделки).
Если у контрагентов имеется сотрудник, ответственный за правильность проведения операции, то подпись необходимо поставить также и в соответствующих полях. Продавец, при отсутствии подписей в вышеуказанных полях, вправе поставить ее в поле для руководителя контрагента или иного уполномоченного лица (если это лицо уполномочено подписывать первичную документацию).
Особенности работы с УПД отражены в данном вебинаре.
Вопрос
Добрый день! Подскажите пожалуйста правильность подписания УПД в статусе 1. Обязательно ли должны быть подписи в строке 15 и 18 или клиент может подписать только в строке 15, когда забирает товар? и в каком месте клиент заполняет данные доверенности?
Ответ
Независимо от статуса («1» или «2») УПД как первичный документ может являться основанием для подтверждения расходов, учитываемых при исчислении налогооблагаемой прибыли. Соответственно, необходимо, чтобы составленный документ содержал показатели, установленные ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, например:
Наименование должностей лиц, совершивших сделку, операцию и ответственных за правильность ее оформления, либо наименование должностей лиц, ответственных за правильность оформления свершившегося события, а также их подписи с указанием фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации данных лиц (п. п. 6, 7 ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).
Информация о должностях указанных лиц, их Ф.И.О. и подписи отражаются в строках 10, 13 — для продавца и в строках 15, 18 — для покупателя.
В случаях совпадения лица, ответственного за правильность оформления факта хозяйственной жизни (строки 13, 18), с лицом, совершившим отгрузку, передачу (сдачу), осуществившим получение (принятие) товара (услуг, результатов работ, имущественных прав) (строки 10, 15), в строках 13, 18 подпись может отсутствовать.
В случаях совпадения лица, совершившего отгрузку, передачу (сдачу) либо ответственного за правильность оформления факта хозяйственной жизни со стороны продавца (строки 10, 13), с лицом, уполномоченным подписывать счет-фактуру за руководителя или главного бухгалтера (статус УПД — «1») и подписавшим ее, в строках 10, 13 подпись может отсутствовать.
Смежные вопросы:
-
Добрый день! Подскажите пожалуйста правильность подписания УПД в статусе 1. Обязательно ли должны быть подписи в строке 15 и 18 или клиент может подписать только в строке 15, когда…... -
что нужно сделать, чтобы перейти на УПД? Нужно ли вносить изменения в договора?
✒ Чтобы начать применять УПД, надо: — его форму утвердить в качестве используемого первичного документа приказом…... -
Добрый день! Наш поставщик отказывается принимать документы УПД (в получении товара расписался Генеральный директор). Требуют доверенность на право подписи Генерального директора. Действительно ли генеральный директор должен сам себе написать…... -
Можно ли в форме Торг-12 в столбце 3 «код» проставлять код товара по ТН ВЭД ТС при оформлении документов на отгрузку нашим покупателям. Сейчас в этом столбце ничего не…...
Универсальный передаточный документ (УПД) разработан на основе формы счета-фактуры. Применение УПД позволяет, не нарушая законодательства, объединить счет-фактуру с разными формами учета, которые во многом его дублируют , М-15, товарный раздел ТТН), а также:
- учесть оформленный факт хозяйственной жизни в целях бухгалтерского учета;
- использовать право на налоговый вычет по НДС;
- подтвердить затраты в целях исчисления налога на прибыль (и других налогов).
УПД содержит все обязательные реквизиты, предусмотренные для счетов-фактур и первичных документов. То есть он заменяет сразу 2 документа (например, счет-фактуру и ТОРГ-12). Однако УПД можно использовать и только как первичный документ (например, ТОРГ-12). Для этого в УПД не заполняют строки, установленные исключительно для счета-фактуры:
- «К платежно-расчетному документу» (строка 7);
- «В том числе сумма акциза» (графа 6);
- «Налоговая ставка» (графа 7);
- «Цифровой код страны происхождения товара» (графа 10);
- «Краткое наименование страны происхождения товара» (графа 10а);
- «Номер таможенной декларации» (графа 11).
Имейте в виду, выставлять отдельный счет-фактуру при отгрузке товаров (работ, услуг), имущественных прав не требуется, если составлен УПД.
Перечень операций, для оформления которых может быть использован УПД (см. таблицу 1):
| Оформляемый факт хозяйственной жизни | Под продавцами/покупателями в этих случаях понимаются |
| Факты отгрузки товаров (любого имущества, кроме объектов недвижимости) без транс-портировки с передачей товара покупателю (его доверенному лицу) Факты отгрузки товаров с транспортировкой и передачей товара покупателю (его доверен-ному лицу) либо иному лицу, привлеченному для транспортировки товаров | Под продавцами и покупателями понимаются прямо поименованные стороны хозяйственных отношений, в том числе, если продавцами в рамках сделки купли-продажи выступают комиссионеры (агенты, поверенные) |
| Факт передачи имущественных прав | - правообладатель, передающий исключительные права на результаты интеллектуальной деятельности и (или) на средства индивидуализа-ции, и приобретатель этих прав;
- лицензиар и лицензиат; - правообладатель и пользователь по договору коммерческой концессии; - кредитор, передающий права (требования) на возмездной основе, и лицо, к которому переходит право (требования) |
| Факты передачи результатов выполненных работ | - подрядчик (субподрядчик) и их заказчик (генподрядчик) по договору подряда;
- исполнитель научно-исследовательских работ и их заказчик |
| Подтверждение фактов оказания услуг | - исполнитель услуг и их заказчик;
- финансовый агент и клиент; - доверительный управляющий и доверитель управления; - экспедитор и клиент (при составлении документа на вознаграждение экспедитора); - поверенный и доверитель (при составлении документа на вознаграж-дение поверенному); - комиссионер и комитент (при составлении документа на вознаграж-дение комиссионеру); - агент и принципал (при составлении документа на вознаграждение агенту) |
| Подтверждение фактов отгрузки (передачи) комитенту (принципалу) товаров (работ, услуг) комиссионером (агентом), который приобрел эти товары (работы, услуги) от своего имени в интересах комитента (принципала) | Продавцы - налогоплательщики НДС, реализующие товары (работы, услу-ги) действовавшему от своего имени комиссионеру (агенту), которые при-обретаются комиссионером (агентом) для комитента (принципала). Покупатели - комитенты (принципалы), для которых были приобретены товары (работы, услуги) комиссионерами (агентами) от своего имени. |
УПД также можно использовать при отгрузке комитентом (принципалом, доверителем) товаров комиссионеру (агенту, поверенному) для продажи от своего имени или от имени комитента (принципала, доверителя). В этом случае УПД - первичный документ на передачу ценностей комиссионеру (агенту, поверенному) для продажи без перехода права собственности на них.
Составление и форма УПД
А теперь рассмотрим, как построчно заполнить форму УПД, в таблице 2:
| Наименование строки (графы) в УПД | Значение строки, графы |
| 1 | 2 |
| «Статус» | Возможные значения: «1» и «2». Они выбираются в зависимости от цели использования документа: «1» - УПД заменяет счет-фактуру и передаточный акт; «2» - УПД заменяет только передаточный акт (т. е. является первичкой) |
| Строки (1)-(7) графы 1-11 | Для УПД со статусом «1» они все должны быть заполнены. Если счета-фактуры в организации подписывает не директор, а иное лицо, уполномоченное на то приказом (доверенностью), то в счете-фактуре можно указать этот документ или должность уполномоченного лица. Допускается уточнение показателей по строкам (3) и (4) информацией об ИНН, КПП грузоот-правителя и ИНН, КПП грузополучателя. Для УПД со статусом «2» можно заполнить строки (1), (1а), (2), (6), (7), граф 1, 2 или 2а, 3 и 9 для отражения факта хозяйственной жизни и величины натурального и денежного измерения. А также заполнить показатели, уточняющие условия совершения факта хозяйственной жизни, в строках (2а), (2б), (3), (4), (5), (6), (6а), (6б), графах (4), (5), (6) и др. |
| Графа А «№ п/п» | Проставляется порядковый номер записи в таблице |
| Графа Б «Код товара/ работ, услуг» | Если в УПН отражается товар, то нужно указать его артикул. Если же отражаются работы или услуги - то ОКВЭД, или ОКУН |
| Строка «Основание передачи (сдачи)/полу- чения (приемки)» | Нужно указать информацию, идентифицирующую возникающие отношения сторон: виды отно-шений, реквизиты договоров, соглашений, поручений и пр. |
| Строка «Данные о транспортировке и грузе» | В ней отражают реквизиты транспортных документов (транспортной накладной, путевого листа), поручений экспедиторам, складских расписок и другую уточняющую информацию о перевозке. Например, можно указать наименование организации, несущей транспортные расходы. Так же в строке отражают сведения о грузе: масса нетто/брутто |
| Строка «Товар (груз) передал/услуги, результаты работ, права сдал» | Проставляется подпись с указанием фамилии и инициалов: - должность лица, совершившего отгрузку; - или лица, уполномоченного действовать по сделке передачи результатов работ (услуг, иму-щественных прав) от имени экономического субъекта. Если лицо одновременно является лицом, уполномоченным на подписание счетов-фактур и под-писавшее документ от имени руководителя (главного бухгалтера), то в этой строке указывают только сведения о его должности и Ф.И.О. без повторения подписи |
| Строка «Дата отгруз-ки, передачи (сдачи)» | Нужно указать дату совершения факта хозяйственной жизни, то есть фактическую дату отгрузки товара, оказания услуги, передачи результатов выполненных работ, передачи имущественных прав |
| Строка «Иные све-дения об отгрузке, передаче» | В этой строке указывают дополнительную информацию. Например, данные о паспортах, серти-фикатах продукции. Если имеются неотъемлемые приложения к УПД - указывают количество этих документов и их вид |
| Здесь нужно записать должность лица, ответственного за правильное оформление сделки (операции) со стороны продавца, его подпись с указанием фамилии и инициалов. Если это лицо одновременно является лицом, совершившим отгрузку или уполномоченным действовать по сделке от имени экономического субъекта (строка ), то (при наличии подпи-си в строке ) в этой строке можно указать только его должность и Ф.И.О. без повторения подписи. Если это лицо одновременно является лицом, уполномоченным на подписание счетов-фактур и подписавшим документ от имени руководителя (главного бухгалтера), то в этой строке также указывают только его должность и Ф.И.О. без повторения подписи. Если за правильность оформления операции отвечают одновременно несколько лиц, то в доку-мент нужно ввести дополнительную строку () для указания должности, Ф.И.О. и подписи второго ответственного лица. | |
| Строка «Наимено-вание экономического субъекта - составителя документа (в т. ч. комис-сионера (агента)» | Может быть указано наименование и иные реквизиты, определяющие экономический субъект, составивший документ со стороны продавца. В этой строке указывают: - сведения об экономическом субъекте, ведущем бухгалтерский учет продавца на основании договора; - или сведения о комиссионере (агенте), если он передает комитенту (принципалу) товар, результаты работ, услуги, приобретенные у продавца от своего имени (в этом случае в стро-ке указываются реквизиты договора между комитентом (принципалам) и посредником). Строку можно не заполнять при наличии печати, имеющей в своем составе полное наименова-ние экономического субъекта, составившего документ. |
| Строка «Товар (груз) получил/услуги, результаты работ, права принял» | Указывается должность лица, получившего груз и (или) уполномоченного на принятие услуг, результатов работ, прав по сделке передачи результатов работ (услуг, имущественных прав) от имени покупателя; а также его подпись с указанием фамилии и инициалов |
| Строка «Дата полу-чения (приемки)» | В ней указывают фактическую дату получения товара (груза), принятия результатов выполнен-ных работ, получения имущественных прав покупателем или иным лицом, уполномоченным покупателем. Имейте в виду, дата получения не может быть ранее даты составления УПД (строка 1) и даты передачи, зафиксированной продавцом в строке |
| Строка «Иные све-дения о получении, приемке» | В этой строке отражают сведения о наличии либо отсутствии претензий; а также данные о документах, оформленных покупателем (заказчиком) при получении товаров (работ, услуг, имущественных прав), являющихся неотъемлемыми приложениями к УПД. Например: без претензии. При наличии претензий указывают сведения о дополнительных документах, оформленных при получении/приемке товаров |
| Строка «Ответ-ственный за правиль-ное оформление сдел-ки, операции» | Указывается должность лица, ответственного за правильное оформление сделки, операции со стороны покупателя, его подпись с указанием фамилии и инициалов. В случае если лицо, ответственное за оформление сделки, одновременно является лицом, уполномоченным действовать по сделке от имени экономического субъекта (строка ), то в этой строке заполняют только сведения о должности и Ф.И.О. без повторения подписи. Если за правильность оформления операции отвечают одновременно несколько лиц, то в доку-мент нужно ввести дополнительную строку, () для указания должности, Ф.И.О. и подписи второго ответственного лица |
| Строка «Наимено-вание экономического субъекта - составителя документа» | В строке может быть указано наименование и иные реквизиты, определяющие экономический субъект, составивший документ со стороны покупателя (участника сделки, операции). Например, сведения о лице, ведущем бухгалтерский учет экономического субъекта на основа-нии договора. Строку можно не заполнять при наличии печати, имеющей в своем составе полное наименова-ние экономического субъекта, принимающего участие в составлении конкретного двусторон-него документа. |
| «М.П.» | Ставятся печати (или ИНН/КПП) экономических субъектов - составителей документа. Однако отсутствие печатей (при наличии всех обязательных реквизитов) не будет основанием для отказа в принятии документа к налоговому учету |
Отражение УПД со статусом «1» в книге покупок, книге продаж и журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур
Рассмотрим, как нужно регистрировать универсальный передаточный документ со статусом «1» при выставлении или получении у продавца и покупателя.
Отражение УПД у продавца
Напомним, что счета-фактуры регистрируют в книге продаж в хронологическом порядке в том налоговом периоде, в котором возникает налоговое обязательство, то есть по моменту определения налоговой базы (п. 1 ст. 167 НК РФ). Если документ формируется при отгрузке товаров (работ, услуг, имущественных прав), то моментом определения налоговой базы является день их отгрузки или передачи.
Также счета-фактуры подлежат единой регистрации в хронологическом порядке в части 1 журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур по дате их выставления (постановление Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137).
Особенности составления и использования УПД в статусе «1» позволяют определить дату отгрузки. Но при этом создаются две ситуации, когда день составления УПД совпадает с днем отгрузки и, наоборот, не совпадает. Рассмотрим их.
День составления УПД совпадает с днем отгрузки
Продавец составил УПД:
- в день передачи (перевозки, доставки) товара покупателю;
- в день передачи имущественного права;
- в день оказания услуг (при длящихся услугах - последний день налогового периода (письмо Минфина России от 25 июня 2008 г. № 07-05-06/142);
- в день сдачи заказчику результатов выполненных работ.
В УПД со статусом «1» показатель строки (1) определяет фактическую дату составления и первичного документа и счета-фактуры. В этот же день производится и отгрузка (передача) товаров, работ, услуг, имущественных прав. В общем случае эта же дата рассматривается и в качестве даты выставления счета-фактуры на бумажном носителе покупателю (кроме сдачи работ).
В книге продаж этот документ регистрируют за тот налоговый период, к которому относится момент определения налоговой базы, то есть дата отгрузки, совпадающая с датой составления счета-фактуры. За исключением случаев, когда происходит сдача работ, тогда моментом определения налоговой базы является дата их приемки (строка УПД).
А в журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур УПД нужно регистрировать в налоговом периоде, к которому относится дата его выставления.
Какие даты вам нужно указать при регистрации УПД в журнале учета и книге продаж, показано в таблице 3:
День составления УПД не совпадает с днем отгрузки
Продавец составил УПД в день, не совпадающий с датой (раньше или позже):
- передачи товара (перевозки, доставки) покупателю;
- передачи имущественного права;
- оказания услуг;
- сдачи заказчику результатов выполненных работ.
В УПД со статусом «1» показатель строки (1) определяет фактическую дату составления и первичного документа и счета-фактуры. Однако при этом в строке указывается еще и фактическая дата отгрузки (передачи) товара, услуг, результатов работ, имущественных прав, вносимая ответственным лицом продавца. В общем случае эта дата рассматривается и в качестве даты выставления счета-фактуры покупателю (кроме сдачи работ). Дата составления документа в таких условиях является просто показателем, позволяющим однозначно идентифицировать документ.
В книге продаж этот документ регистрируют за тот налоговый период, к которому относится момент определения налоговой базы, то есть дата фактической отгрузки (дата строки УПД). За исключением случаев, когда происходит сдача работ, тогда моментом определения налоговой базы является дата их приемки (строка УПД).
А в журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур УПД нужно регистрировать в налоговом периоде, к которому относится дата его выставления. Какие даты вам нужно указать при регистрации УПД в журнале учета и книге продаж, показано в таблице 4:
Отражение УПД у покупателя
Напомним, что покупатели регистрируют полученные счета-фактуры в хронологическом порядке по дате получения в части 2 журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур (постановление Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137).
УПД со статусом «1» позволяет определить эту дату как дату оформления (подписания) грузополучателем/заказчиком документа о принятии товара, имущественных прав, оказанных услуг, результатов выполненных работ - это показатель строки .
Эта дата (строка УПД) проставляется в графе 2 части 2 журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, а в графе 6 части 2 журнала указывается дата составления документа, приведенная в показателе строки (1) УПД.
Что касается книги покупок, то покупатели регистрируют в ней счета-фактуры после их регистрации в части 2 журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, по мере возникновения права на налоговые вычеты (ст. 172 НК РФ), то есть не ранее принятия на учет полученных товаров, результатов работ, услуг, имущественных прав (постановление Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137).
При составлении и использовании УПД со статусом «1» дата получения счета-фактуры и дата возникновения основания для принятия к учету приобретенных товаров, работ, услуг, имущественных прав совпадают - это показатель строки .
Эта дата (строка УПД) отражается в графе 4 книги покупок. При этом в графе 2 книги покупок указывается дата, приведенная в показателе строки (1) УПД.
Какие даты нужно указать при регистрации УПД в журнале учета и книге покупок, наглядно показано в таблице 5:
Отражение УПД со статусом «1» в налоговом учете
Рассмотрим, как продавцу и покупателю определить доходы и расходы в налоговом учете при применении УПД со статусом «1».
Налог на прибыль у продавца
Напомним, что в целях исчисления налога на прибыль при применении налогоплательщиком метода начисления датой признания полученных доходов продавцом признается дата реализации товаров, работ, услуг, имущественных прав (п. 3 ст. 271 НК РФ).
С учетом правил статьи 39 Налогового кодекса, это дата передачи на возмездной основе (в том числе обмен товарами, работами или услугами) права собственности на товары, результатов выполненных работ одним лицом для другого лица, возмездное оказание услуг одним лицом другому лицу, независимо от фактического поступления денежных средств (иного имущества, работ, услуг, имущественных прав) в их оплату.
Доходы определяются на основании первичных документов или других документов, подтверждающих полученные доходы, а также документов налогового учета (п. 1 ст. 248 НК РФ).
Внимание
УПД со статусом «2» приравнивается к простому первичному документу, и поэтому отражается в налоговом учете в обычном порядке.
Применим эти правила к УПД со статусом «1» и получится, что датой признания дохода для включения выручки в состав налоговой базы по налогу на прибыль, будет считаться:
- дата оформления отпуска груза (показатель строки (1) или более поздний показатель строки ), если право собственности на передаваемый груз переходит в момент передачи вещи продавцом покупателю (заказчику) или уполномоченному им лицу, или перевозчику;
- дата оформления получения груза (показатель строки ), если право собственности на передаваемый груз переходит в момент вручения вещи покупателю или уполномоченному им лицу;
- дата оформления обоими сторонами факта приемки-передачи услуг, имущественных прав, результатов работ, то есть наиболее позднее значение показателей строк (1), и
Во всех перечисленных случаях при наличии иных документов, подтверждающих указанные факты, в целях налогообложения продавца (исполнителя, правообладателя) будет применяться более ранняя дата, следующая из иного документа.
Налог на прибыль у покупателя
Аналогичные даты используются покупателем (заказчиком) при определении даты осуществления расходов в целях их отражения в регистрах налогового учета. Принятые по УПД ценности отражаются в налоговом учете как приобретенные материалы, товары, основные средства, имущественные права, потребленные услуги и полученные результаты работ для дальнейшего применения к ним соответствующих правил учета в составе расходов, установленных главой 25 Налогового кодекса для различного вида затрат.
Имейте в виду, что дата признания отраженной в УПД со статусом «1» суммы в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль покупателем (заказчиком, правополучателем) не может быть ранее показателя строки , если только иное не следует из содержания факта хозяйственной жизни, зафиксированного в документе.
Вопрос
Добрый день! Подскажите пожалуйста правильность подписания УПД в статусе 1. Обязательно ли должны быть подписи в строке 15 и 18 или клиент может подписать только в строке 15, когда забирает товар? и в каком месте клиент заполняет данные доверенности?
Ответ
Независимо от статуса («1» или «2») УПД как первичный документ может являться основанием для подтверждения расходов, учитываемых при исчислении налогооблагаемой прибыли. Соответственно, необходимо, чтобы составленный документ содержал показатели, установленные ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, например:
Наименование должностей лиц, совершивших сделку, операцию и ответственных за правильность ее оформления, либо наименование должностей лиц, ответственных за правильность оформления свершившегося события, а также их подписи с указанием фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации данных лиц (п. п. 6, 7 ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).
Информация о должностях указанных лиц, их Ф.И.О. и подписи отражаются в строках 10, 13 — для продавца и в строках 15, 18 — для покупателя.
В случаях совпадения лица, ответственного за правильность оформления факта хозяйственной жизни (строки 13, 18), с лицом, совершившим отгрузку, передачу (сдачу), осуществившим получение (принятие) товара (услуг, результатов работ, имущественных прав) (строки 10, 15), в строках 13, 18 подпись может отсутствовать.
В случаях совпадения лица, совершившего отгрузку, передачу (сдачу) либо ответственного за правильность оформления факта хозяйственной жизни со стороны продавца (строки 10, 13), с лицом, уполномоченным подписывать счет-фактуру за руководителя или главного бухгалтера (статус УПД — «1») и подписавшим ее, в строках 10, 13 подпись может отсутствовать.
Смежные вопросы:
-
что нужно сделать, чтобы перейти на УПД? Нужно ли вносить изменения в договора?
✒ Чтобы начать применять УПД, надо: — его форму утвердить в качестве используемого первичного документа приказом…... -
Добрый день! Наш поставщик отказывается принимать документы УПД (в получении товара расписался Генеральный директор). Требуют доверенность на право подписи Генерального директора. Действительно ли генеральный директор должен сам себе написать…... -
Можно ли заменить унифицированную форму ТОРГ-12 на самостоятельно разработанную форму первичного документа на отгрузку товара?
✒ С 1 января 2013 года отменена обязанность применять в учете унифицированные формы первичных документов, за исключением тех, которые установлены уполномоченными органами в соответствии и на основании федеральных…...
Универсальный передаточный документ, оформленный в бумажном или электронном виде, при подписании его сторонами, подтверждает передачу прав между контрагентами в сделке по поставке товаров или оказанию услуг. Сделка может считаться состоявшейся только после того, как будут поставлены обязательные подписи в УПД.
Правила заполнения УПД: подписи ответственных лиц от сторон сделки
Сама форма передаточного документа, рекомендации по его заполнению доведены налоговыми службами в приложении к вышеуказанному письму. Кроме этого, в приложении разъясняется, кто может поставить подписи в УПД, а также конкретизировано, кто подписывает УПД со стороны покупателя и со стороны поставщика товаров или услуг.
Информацию о том, как заполнять УПД, образец заполнения вы можете найти в нашей статье .
Кто подписывает УПД со стороны покупателя
Как диктуют Правила заполнения УПД, подписи в документе могут ставить только лица, официально уполномоченные руководителем или ИП. Из чего следует вывод, что он должен определить распорядительным документом круг должностных лиц, чья деятельность связана с оборотом, в том числе – покупкой товаров или услуг, и издать распоряжение, в котором необходимо указать, кто подписывает УПД со стороны покупателя, с указанием Ф.И.О. и должностей наделенных правом подписи лиц.
УПД: кто ставит подписи от сторон сделки
Согласно нормам, которые предусматривают Правила заполнения УПД, подписи в документе ставят представители стороны, предоставляющей товары или услуги, и стороны, их покупающей.
От стороны продавца в бланке (блок счета-фактуры и строки 10 и 13) ставят подписи:
- Руководитель (собственник, предприниматель);
- Главный бухгалтер;
- Лица, отвечающие за оформление операции, отпуск и отгрузку товаров или услуг (назначаются распоряжением руководителя, издаваемым в начале финансового года). Если за передачу/отгрузку товара отвечает то же лицо, которое подписывает в УПД блок счета-фактуры, в строке 10 можно указать только его должность и Ф.И.О., а подписи достаточно той, что стоит в счете-фактуре. Также, можно обойтись указанием должности и Ф.И.О. в строке 13, если за отгрузку (строка 10) и за оформление данной операции отвечает один и тот же человек.
От стороны получателя в бланке (строки 15 и 18) ставят подписи:
- Лица, ответственные за оформление операции, принятие и оприходование товаров или услуг (назначаются распоряжением руководителя, которое издается в начале финансового года). Если одно лицо отвечает за прием товара и за оформление операции, можно указать в строке 18 его должность и Ф.И.О., а подпись достаточно поставить по строке 15.
Если за оформление отражаемых в УПД операций в организации отвечают несколько лиц одновременно, в бланк необходимо добавить строку для дополнительной подписи (например, 13а, или 18а).
Важное дополнение
С 1 октября 2017 года изменилась форма счета-фактуры . Налогоплательщикам следует учесть, что все реквизиты действующего счета-фактуры должны присутствовать в бланке УПД, который они могут обновить самостоятельно (письмо ФНС РФ от 14.09.2017 № ЕД-4-15/18322).
