Пример составления графика отпусков на год. Как составить утвердить график отпусков, форму скачать

График отпусков - это один из важнейших локальных нормативных актов любой организации. Составлять график для определения очередности отпусков работников является обязанностью работодателя. Напомним, что этот локальный акт должен быть утвержден не позднее 17 декабря (за 2 недели до конца года). И не забудьте о новых правилах, внесенных статьями 185.1 и 262.2 ТК РФ. Образец заполнения графика отпусков на 2019 год и пошаговую инструкцию по составлению и утверждению можно найти в статье.

В соответствии со статьей 123 ТК РФ , график следует утвердить за две недели до наступления нового года. Чтобы не ошибиться в заполнении, рекомендуем вам ориентироваться на представленный в статье график отпусков на 2019 год (excel скачать бесплатно можно в конце статьи). Утверждение его в течение двух последних недель декабря будет являться нарушением трудового законодательства. Таким образом, для определения сроков отдыха работников на 2019 год его нужно утвердить не позднее 17.12.2018.

Существует унифицированная форма Т-7 «График отпусков» (образец заполнения покажем далее), содержащаяся в альбоме унифицированных форм (Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1). Однако с 01.01.2013 эти формы не являются обязательными к применению (п. 4 ст. 9 закона 402-ФЗ , информация Минфина России № ПЗ-10/2012). Каждое предприятие самостоятельно может разрабатывать первичку с обязательным включением в нее реквизитов, установленных п. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ.

Оформленную форму можно утвердить приказом руководителя, но достаточно будет и его подписи в поле «Утверждаю» формы Т-7.

Новое в законодательстве!

Напоминаем, что в Трудовом кодексе РФ появилась . В соответствии с ней работникам, у которых три и более детей до 12 лет, дается приоритетное право выбора времени отдыха. Поэтому, прежде чем распределять отпускные дни для всех сотрудников, нужно поинтересоваться, когда планируют отдыхать эти привилегированные работники.

Кроме того, дополнительные дни отдыха появились у сотрудников для прохождения диспансеризации (у «обычных» сотрудников — 1 день раз в 3 года, у предпенсионеров — 2 дня ежегодно) (ст. 185.1 ТК РФ ). Графики диспансеризации определены Приказом Минздрава России от 26.10.2017 N 869н. В 2019 году имеют право пройти диспансеризацию граждане 2001, 1998, 1995, 1992, 1989, 1986, 1983, 1980, 1977, 1974, 1971, 1968, 1965 годов. Пока нет четких ведомственных указаний, нужно ли включать эти дни в график отпусков на 2019 год, но учесть это обстоятельство необходимо.

Заполняем график пошагово

Форма должна утверждаться с заполненными столбцами 1-6. Рассмотрим, как составить график отпусков на 2019 год (образец заполнения рассмотрим пошагово). Для примера заполнения нами используется унифицированная форма Т-7 «График отпусков» (бланк, как уже упоминалось, взят из альбома унифицированных форм). Но можно использовать и график отпусков в Excel (шаблон на 2019 год дан для скачивания в конце статьи).

Шаг 1

Заполняем поле «Наименование организации». Для этого прописываем полное наименование организации без сокращений.

Шаг 2

При наличии профсоюза заполняем поле «Мнение выборного профсоюзного органа»: проставляется дата и надпись «Учтено». При отсутствии таковой указывается «Первичная профсоюзная организация не создана (или отсутствует)».

Шаг 3

Присваиваем номер документу, дату составления, указываем, на какой год он составляется.

Шаг 4

Заполняем столбцы 1-6: названия структурных подразделений, наименование должности, а также Ф.И.О. работников пишем, не сокращая. В 5-ом столбце цифрами указывается длительность в календарных днях. В гр. 6 ставят дату, с которой он начинается.

В случае если период отдыха делится на несколько частей, каждая часть пишется в отдельной строке.

Также можно в столбце 6 указывать продолжительность, а не дату начала.

Подписывает документ начальник отдела кадров.

Утверждаем график и знакомим с ним сотрудников

После заполнения рассмотренных полей и столбцов необходимо утвердить документ. Можно сделать это на самом бланке документа — форма Т-7 содержит для утверждения специальное поле. А можно и издать приказ об утверждении графика отпусков на 2019 год (образец ниже).

Так может выглядеть приказ «График отпусков на 2019 год»; образец заполнения, показанный выше, не является унифицированным, он может составляться в произвольной форме, но если вам нравятся наши формулировки, то скачать текст приказа в word можно в конце статьи.

Ознакомить с ним сотрудников можно под подпись в специальной ведомости. Также для ознакомления возможно дополнить график столбцом, где работники будут расписываться и проставлять дату ознакомления.

Столбцы 7-10 графика заполняются вручную в течение года по мере фактического ухода сотрудников на отдых. Если произошли изменения и время отдыха предоставляется не тогда, когда было запланировано, в графе 8 указывается основание для переноса — реквизиты приказа о переносе или заявление работника. В графе 9 указывают планируемую дату начала отдыха.

Гр. 10 «Примечание» заполняется при наличии необходимых примечаний, например, можно указать причину переноса отдыха (по заявлению работника, другое основание), основания для отзыва, др.

Итак, мы рассмотрели пошагово, как заполнить бланк графика отпусков на 2019 год; образец скачать бесплатно для использования в работе можно ниже.

Сроки хранения и ответственность за отсутствие

График (оригинал) хранится обычно в отделе кадров в течение одного года (п. 693 Приказа 25.08.2010 № 558). Срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания его делопроизводства. Значит, он хранится до 31.12.2019.

За отсутствие документа виновный может быть привлечен к ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ в виде штрафа:

• для должностных лиц — от 1000 до 5000 руб.;
• для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.

Также для юрлиц возможно приостановление деятельности на срок до 90 суток.

График отпусков - обязательный документ для любого работодателя. Посмотрите, по какой форме необходимо составить график отпусков на 2018 год, как его заполнить, как утвердить график, кто должен быть с ним ознакомлен. А также, чьи пожелания необходимо учитывать при составлении графика отпусков. Скачайте образец графика отпусков на 2018 год в excel.

Кто обязан составить график отпусков

График отпусков - это документ, в котором установлена очередность отдыха работников компании (ст. 123 ТК РФ). Каждый работодатель обязан составить график отпусков на предстоящий год.

Для компании он гарантирует непрерывность производственного процесса, а для работников гарантирует реализацию права на ежегодный отдых. Поэтому грамотно составленный график позволяет избежать конфликтов между работником и работодателем.

Форма графика отпусков на 2018 год

У компании есть 2 варианта по какой форме может быть составлен график отпусков на 2018 год:

• По унифицированной форме Т-7;
• По самостоятельно разработанной форме, бланк которой утвержден в учетной политики организации.

Форма (Т-7) содержит 10 граф, содержащих следующую информацию:

• графа 1 - наименование структурного подразделения, в котором работает сотрудник;
• графа 2 - должность согласно штатному расписанию;
• графа 3 и 4 - фамилия, имя, отчество сотрудника;
• графа 4 – табельный номер сотрудника;
• графы 5–9 - данные об отпуске (продолжительность, даты начала отдыха - запланированная и фактическая, основание для изменения запланированных отпускных сроков, дата предполагаемого отпуска)
• графа 10 - примечание (например, может быть указана причина переноса отпуска)

Срок составления графика отпусков на 2018 год

Вне зависимости от выбранного варианта формы графика отпусков на 2018 год, важно соблюсти сроки его утверждения, сделать это нужно не позднее чем за 2 недели до начала 2018 года.

Важно! График отпусков на 2018 года должен быть утвержден не позднее 15 декабря 2017 года. Связано это с тем, что 17 декабря (ровно за 2 недели до 2018 года) является воскресеньем и если график будет утвержден 18 декабря, то это будет нарушение сроков, что может повлечь штраф со стороны трудовой инспекции.

Этапы составления и утверждения графика отпусков на 2018 год

Для того чтобы составить, заполнить и утвердить график отпусков на 2018 год необходимо пройти следующие этапы:

1. Собрать пожелания сотрудников
2. Заполнить график отпусков на 2018 год
3. Согласовать с профсоюзом (при наличии)
4. Подписать у руководителя кадровой службы
5. Утвердить у руководителя компании
6. Ознакомить сотрудников с графиком отпусков на 2018 год.

Рассмотрим более подробно каждый этап.

Сбор пожеланий сотрудников

В большинстве случаев по законодательству этот этап не является обязательным. Иными словами, работодатель вправе составить его самостоятельно, не учитывая мнение сотрудников. Однако большинство компаний все-таки спрашивают пожелания сотрудников относительно предполагаемых дат отпуска и составляют график отпусков в соответствии с этими пожеланиями.

Кроме того, для избежания простоев в производственном процессе компания может локальным актом предусмотреть «закрытые» периоды для отпуска или установить максимальное количество работников, одновременно находящихся в отпуске. Например, в локальном акте может быть указано, что главный бухгалтер и его заместитель не могут одновременно находится в отпуске.

Однако, есть ряд работников, на которых такие закрытые периоды по закону не могут распространяться и их в отпуск должны отпустить в любое удобное для них время. Это в частности:

• женщины, имеющих двое и более детей в возрасте до 12-ти лет. Эта категория работников имеет право требовать отпуск и в летнее время;
• супругов, чьи жены в отпуске по беременности и родам;
• совместители (вместе с отдыхом по основной работе);
• сотрудники возрастом до 18 лет;
• жены или мужья военнослужащих имеют право уйти в оплачиваемый отпуск вместе с супругом и др.

Важно! Работодатель обязан учитывать пожелания по датам отпуска отдельных категорий работников, но не обязан это делать в отношении всех работников компании.

Составить график отпусков на 2018 год

После сбора и учета обязательных пожеланий сотрудников необходимо составить сам графика отпусков на 2018 год. На 2018 год составьте его в отношении всех сотрудников компании, имеющих право на очередной (дополнительный) оплачиваемый отпуск в 2018 году.

Это означает, что в него не включаются, например, следующие сотрудники:

• работники, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком до 1,5 лет (до 3 лет), даже если они работают в режиме неполного рабочего времени (недопустимо использовать 2 и более отпусков одновременно);
• лица, с которыми заключены договора ГПХ.

Итак, сотрудник отдела кадров в «шапке» бланка отпусков указывает полное наименование компании, без сокращений, ячейки «по ОКУД» и «по ОКПО», указывает на какой год составляется график. Остальные данные в «шапке» будут заполнены в следующих этапах.

Посмотрите пример заполнения граф 1-6 графика отпусков.

Согласование с профсоюзом

Следующим этапом будет согласование с профсоюзом, составленного графика (при его наличии). Информацию о том, что график отпусков согласован с профсоюзом отражается в «шапке» графика отпусков – указывается дата и номер документа, которым профсоюз согласовал график.

Посмотрите ниже как это будет выглядеть в графике отпусков 2018 года.

Если профсоюза в компании нет, тогда этот этап пропускается.

Подписание у руководителя кадровой службы

После согласования с профсоюзом (форму Т-7) на 2018 год необходимо согласовать с руководителем кадровой службы. На данном этапе необходимо присвоить номер и дату документу.

Посмотрите образец как это будет выглядеть ниже.

Утверждение руководителем компании

Следующий этап – утверждение графика отпусков на 2018 год руководителем компании. Для этого необходимо заполнить последние оставшиеся пустыми строки в «шапке» документа.

Руководитель указывает – свою должность (директор), ставит подпись, расшифровку подписи и дату, когда им утвержден график. Пример заполнения вы можете посмотреть ниже.

Важно! Для утверждения графика отпусков можно не делать отдельного приказа руководителя, поскольку в «шапке» графика отпусков имеются сведения о его утверждении. Но изданный дополнительный приказ не будет нарушать закон.

Ознакомление сотрудников с графиком отпусков

Данный этап не является обязательным с точки зрения законодательства. Однако на практике работодатель предпочитает ознакомить своих работников с датами отпусков, чтобы избежать трудовых конфликтов.

Унифицированная форма графика отпусков т-7 не имеет граф для подписи сотрудников. В связи с этим существует 2 варианта действий работодателя по ознакомлению сотрудников с графиком отпусков:

1. Составить отдельный документ (приложение) к графику отпусков;
2. Дополнить таблицу графами для подписи сотрудников.

Ниже мы привели образцы обоих вариантов. Выберете наиболее удобный для себя.

Что делать с новичками

График отпусков на 2018 год должен быть составлен, заполнен и утвержден в декабре 2017 года (о сроках мы писали выше). Однако, в 2018 году в компании могут появится новые сотрудники, которые по истечение полугода будут иметь право на отпуск и которых, естественно, нет в графике отпусков.

В данной ситуации у кадровой службы есть 2 варианта действий:

1. Предоставить отпуск на основании заявления сотрудника и оформить это приказом руководителя;
2. Сделать приложение к графику отпусков, дополнив его информацией об отпуске нового сотрудника.

Что будет если не составить график отпусков

За несоставление или несвоевременное составление графика отпусков на очередной календарный год предусмотрены следующие штрафы (ст. 5.27 КоАП):

• для директора фирмы – от 1 000 до 5 000 руб.;
• для компании – от 30 000 до 50 000 руб.

Если нарушение будет совершено повторно, то наступает следующая ответственность:

• для директора – дисквалификация на срок от 1 года до 3 лет или штраф от 10 000 до 20 000 руб.;
• для компании – штраф от 50 000 руб. до 70 000 руб.

Дата отпуска – вопрос, волнующий любого работника. И если в частных компаниях зачастую начальство решает, кто, когда и как долго будет отдыхать, то в фирмах, чтущих Трудовой Кодекс РФ, план составляют иначе. О том, как составить график отпусков на 2018 год, когда его утвердить и что обязательно нужно учитывать, вы узнаете прямо сейчас.

При разработке плана необходимо учитывать интересы не только руководства, но и сотрудников фирмы. Именно поэтому в первую очередь создают приказ о составлении графика отпусков, который обязывает руководителей узнать у подчиненных о планах на отдых. Опираясь на полученные данные, HR-менеджер составляет график.

Чтобы облегчить работу кадровикам, была разработана и утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 форма №T-7 для составления графика отпусков на 2018 год, найти и бесплатно скачать ее можно в Сети.

Важная информация: график отпусков 2018, согласно статье 123 ТК РФ, должен быть составлен и утвержден приказом руководства фирмы минимум за 14 дней до наступления календарного года. Таким образом, уже 17 декабря все сотрудники знают, на какое число заказывать билеты в путешествие.

Несмотря на то, что график утверждается заранее, могут возникнуть обстоятельства, которые вынудят пересмотреть его. К таким относят:

1. Важное поручение, справиться с которым может только конкретный сотрудник.
2. Переструктурирование предприятия.
3. Внеплановую проверку контролирующими госорганами.
4. Командировку, вызванную производственной необходимостью.
5. Болезнь начальника, обязанности коего может выполнить только определенный специалист.

Изменения согласовываются с работником и фиксируются в соответствующем приказе или отдельном документе.

Вправе попросить изменить дату отпуска и работник. Уважительными на то причинами являются:

• Финансовые сложности;
• Семейные проблемы;
• личные обстоятельства.

Тем не менее одобрить или отказать в просьбе решает руководитель.

Стоит учитывать, что есть категории работников, которые вправе выбрать любую удобную именно для них дату. К таким счастливчикам причисляют:

• сотрудников моложе 18 лет;
• планирующих уйти в декрет;
• мужей, чьи жены находятся в декрете;
• почетных доноров;
• работников, у которых двое и более детей младше 12 лет;
• все те лица, которые перечислены в статье 322 ТК РФ.

Права работников

Права работников закреплены в Трудовом Кодексе РФ, согласно которому каждый работник, который проработал непрерывно на одном месте не менее 6 месяцев, имеет право на оплачиваемый отпуск. Нужно учитывать, что рабочий год зачастую не совпадает с календарным, поскольку исчисляется со дня начала выполнения трудовых обязанностей. При этом вовсе не важно, занят сотрудник на трудовом месте полный рабочий день или лишь несколько часов. Рассчитывать на оплачиваемый отдых можно и до истечения полугода работы, но только лишь некоторым лицам, в том числе:

• женщинам до декрета и сразу после него;
• сотрудникам, не достигшим 18 лет;
• работникам, усыновившим малыша в возрасте до 3 месяцев.

Важные составляющие отпуска – сохранение средней заработной платы сотрудника и его места работы.

Минимальная продолжительность отпуска, закрепленная в Трудовом Кодексе, – 28 календарных дней. Для работников, чья трудовая деятельность зависит от сезона, время на отдых рассчитывают по формуле:

количество месяцев работы*2 дня отпуска

• сотрудники младше 18 лет отдыхают 31 календарный день;
• спасатели профессиональных аварийно-спасательных служб и формирований – 30-40 к. д. (зависит от стажа);
• судьи – 30 к. д. (работающие в условиях Крайнего Севера – 51 рабочий день);
• инвалиды – не менее 30 к. д., столько же длятся выходные и у муниципальных и прокурорских служащих;
• занятые на работах с химическим оружием имеют право отдохнуть 56 или 49 к. д.

Уточнить или представителя той или иной профессии можно в статье 115 ТК РФ. Зачастую продолжительность устанавливается Постановлениями Правительства РФ. Выплата отпускных производится не позднее 3 дней до ухода на отдых, несвоевременная выплата является поводом для переноса даты ухода в отпуск.

Если на время отдыха выпадают нерабочие праздники, они не включаются в число календарных дней.

Видео : как ездить в отпуск за счет предприятия

График отпусков на следующий год надо утвердить не позднее 15 декабря. Узнайте, как составить, заполнить и утвердить идеальный график на 2020 год. Необходимые формы и образцы вы найдете в этом материале. Также можно бесплатно скачать график в excel.

По ТК РФ график отпусков необходим для установления очередности предоставления сотрудникам ежегодных оплачиваемых периодов отдыха. Документ обязателен как для работодателя, так и для всех работников (ч. 2 ст. 123 ТК РФ). Составлять и утверждать график обязаны все организации, независимо от численности сотрудников.

ИП могут не составлять график и предоставлять работникам отдых по соглашению (ст. 305 ТК РФ). Однако желательно сделать это, тогда работники смогут своевременно отдыхать и не будет споров о порядке очередности отдыха.

График составляют и утверждают один раз в год - не позднее, чем за две недели до наступления нового календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).

Ознакомить с графиком надо всех сотрудников под роспись (ст. 22 ТК РФ). Для этого в документе надо оставить специальную графу, где сотрудники своей подписью подтвердят, что ознакомились с графиком и согласны с ним (письмо Роструда от 30.07.14 № 1693-6-1). Отдельно согласие тогда можно не оформлять.

График отпусков на 2020 год excel скачать бесплатно

График можно составить по унифицированной форме Т-7 (утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1) или по желанию разработать свой бланк. Хотя первый вариант - проще, многие организации используют готовую форму.

Тем, кто по каким-либо причинам не применяет типовую форму Т-7, а разрабатывает свой собственный произвольный бланк, за основу надо взять унифицированную форму и утвердить в учетной политике на 2020 год.

Как внести изменения в график отпусков на 2020 год

График обязателен для работника и работодателя, но это не означает, что в него нельзя вносить исправления. Если в течение 2020 года изменятся установленные сроки предоставления отпуска, например из-за болезни или отзыва сотрудника из отпуска, то необходимо внести корректировки.

Если сотрудник просит отпуск не по графику, то в документе нужно указать новую дату. Но сначала работнику надо написать заявление. Затем оформить приказ о предоставлении отпуска и переносе сроков и внести изменения в документ.

Многие компании стараются заполнить графу "фактическая дата отпуска" сразу, то есть как только работник написал заявление и издан приказ. Между тем делать записи в графике надо после выхода сотрудника на работу. Например, если в отпуске работник заболеет, то сможет попросить перенести часть отдыха (ч. 1 ст. 124 ТК РФ).

Если отпуск работник взял не так, как было запланировано, и фактическая дата начала отдыха уже стоит в документе, можно зачеркнуть старую запись, внести новую с пометкой "исправленному верить", поставить подпись и должность внесшего исправление сотрудника. Ведь второго поля для фактической даты начала отпуска в форме не предусмотрено. Если исправлений слишком много, то удобнее оформить чистый экземпляр графика.

Если в декабре компания составила график, а в январе приняла на работу нового сотрудника или кто-то уволился, составлять отдельный документ не надо. Новеньким можно предоставить отдых только на основании заявления.

Хранить график надо всего один год с момента окончания действия. То есть график отпусков компания вправе уничтожить после 31 декабря 2020 года.

Отсутствие графика - нарушение, за которое предусмотрены штрафы (ст. 5.27 КоАП РФ):

• для должностных лиц - от 1000 до 5000 руб.;
• для юридических лиц - от 30 000 до 50 000 руб. или приостановление деятельности на срок до 90 суток.

На что еще обратить внимание при составлении документа, рассказывает Иван Шкловец, замруководителя Роструда.

График отпусков - один из важных и обязательных документов, как для организаций, так и для индивидуальных предпринимателей, которые имеют наемный персонал. Составляя и утверждая график отпусков на 2018 год по форме Т-7, необходимо учитывать не только приоритеты фирмы, но и пожелания работников.

В этой статье мы подробно рассмотрим все аспекты, которые касаются данного документа. Поговорим о его важности, сроках составления и утверждения, особенностях заполнения и необходимости составления сопутствующих документов. В нижней части страницы читатель может скачать график отпусков на 2018 год в Excel и образец его заполнения.

Необходимость документа

График отпусков является локальным документом организации или предприятия, который дает возможность учитывать интересы как непосредственно работодателя, так и сотрудников компании. Документ позволяет решить две важные задачи:

1. Обеспечить непрерывность производственных процессов.
2. Реализовать право руководства компании и работников на ежегодный отдых.

В статье 123 ТК РФ говорится о том, что графиком отпусков на каждый год определяется очередность отдыха рабочего коллектива организации. Этот документ обязателен для исполнения всеми, кто трудится у ИП или в организации.

При этом российское трудовое законодательство не вносит конкретики в вопрос о том, какая численность работников должна быть у ИП или в организации для оформления данного документа.

Но если индивидуальному предпринимателю, который осуществляет свою деятельность без привлечения наемного труда и решает самостоятельно, когда ему отдыхать, нет смысла составлять ежегодный график отпусков, то с организациями ситуация сложнее. Руководству фирм с наемным персоналом необходимо найти баланс интересов без ущерба рабочим процессам. В таком случае, при наличии работников, график отпусков просто обязателен.

Отсутствие документа может привести к неприятным последствиям, к примеру, после проверки ГИТ, на фирму или ИП может быть наложена административная ответственность в соответствии с ч.1 ст.5.27 КоАП РФ в виде административного штрафа.

Таким образом, график отпусков важен и для руководства компании и для самих служащих. К составлению этого документа нужно подходить очень ответственно, если вы не хотите неприятностей и неразберихи в рабочем коллективе.

Как составить график отпусков на 2018 год

Сбор данных о пожеланиях работников насчет желаемой даты ухода в отпуск, как правило, возлагается на руководство структурных подразделений предприятия. Для составления графика отпусков каждый служащий говорит своему руководителю о том, когда бы он хотел уйти в отпуск.

После этого, руководитель подразделения организации оценивает ситуацию и сопоставляет желания сотрудников с возможностями фирмы. Далее руководитель составляет график отпусков для работников своего отдела (департамента или службы) и передает данные в кадровый отдел организации. Кадровики объединяют сведения, полученные из разных отделов предприятия, в сводный документ.

Категории работников, имеющие приоритет в выборе даты отпуска

Составление графика отпусков не должно идти вразрез с ч.4 ст.123 ТК РФ, согласно которой некоторые категории работников имеют преимущество в выборе даты ухода в отпуск, а именно:

Закон или статья ТК РФ
ст.260 ТК РФ	женщины, которые готовятся уйти в отпуск по беременности и родам
ст.123 ТК РФ	супруги женщин, которые находятся в «декретном» отпуске
ст.267 ТК РФ	несовершеннолетние
ст. 262.1 ТК РФ	граждане, которые имеют ребенка-инвалида, не достигшего18 лет (в том числе - опекуны, попечители, усыновители)
ст.286 ТК РФ	внешние совместители
ст. 322 ТК РФ	родитель (опекун), который работает в районах Крайнего Севера, для сопровождения ребенка в другую местность к месту его поступления в колледж (вуз) в возрасте до 18 лет
ст.11 закона РФ №5124-1	граждане, которые имеют награду «Почетный донор России»
ст.11 закона РФ №76-ФЗ	жены (или мужья) военнослужащих
закон РФ от 15.05.1991 № 1244-I	чернобыльцы
закон РФ от 15.01.1993 № 4301-I	кавалеры ордена Славы и Герои России
закон РФ от 09.01.1997 № 5-ФЗ	полные кавалеры ордена Трудовой Славы, Герои Труда РФ, Герои Социалистического Труда
закон РФ от 10.01.2002 № 2-ФЗ	граждане, которые получили определенную долю радиации в Семипалатинске
закон РФ от 30.11.2011 № 342-ФЗ	сотрудники органов внутренних дел

Помимо вышеперечисленных категорий работников, стоит обратить внимание и на отпуск для новичков. Если в составленном графике отпусков отсутствует место для нового сотрудника, то руководство фирмы не освобождается от обязанности его предоставления.

Работники кадрового отдела могут поступить одним из следующих способов:

1. Оформить отпуск нового работника приказом (на основании заявления последнего).
2. Дополнить график отпусков отдельным приложением, содержащим сведения о новых сотрудниках.

На основании 122-й статьи Трудового кодекса , работник, который проработал у работодателя не менее шести месяцев, имеет право на отпуск.

• последовательность предоставления отпуска служащим;
• сезонность;
• загруженность производства.

Срок составления документа

Работодателю необходимо заняться составлением графика отпусков на 2018 год в 2017 году. Это связано с тем, что законодатель определил крайний срок оформления и утверждения этого документа - не позже чем за две недели наступления нового календарного года (ТК РФ, статья 123 ). Таким образом, график отпусков на следующий год составляется не позднее 15 декабря текущего года.

Обратите внимание, что в 2017 году 15 декабря выпадает на рабочий день (пятница), а значит, документ следует оформить в срок, установленный действующим российским законодательством - до 15 декабря 2017 года.

Обратите внимание, что если 15 декабря выпадает на нерабочий или выходной день, то документ должен быть утвержден на несколько дней раньше крайнего срока.

Алгоритм составления графика отпусков и срок его хранения

Пошаговая процедура оформления документа выглядит следующим образом:

1. Проведите сбор сведений по поводу желаемой даты ухода в отпуск в 2018 году у сотрудников. При этом в учет принимаются особенности отдыха каждого служащего, а также непосредственно и сам производственный процесс.

2. Возьмите бланк графика и заполните таблицы в нем. Если у организации или предприятия есть профсоюз, то необходимо будет учесть его мнение.

3. Используя унифицированную форму Т-7 (локально разработанный акт или шаблон), оформите график отпусков и передайте документ на утверждение руководству организации.

4. После утверждения документа руководством, ознакомьте сотрудников с графиком (под роспись).

5. Для структурных подразделений сделайте выписки из документа. Оформите график на хранение.

В связи с тем, что график отпусков работников является кадровым документом, то срок его хранения составляет один год. Место хранения документа - кадровый отдел предприятия. График отпусков на 2018 год должен храниться до 01.01.2020 года.

Форма Т-7 документа: как правильно заполнить?

Как уже говорилось выше, допускается использование как унифицированной формы документа Т-7, так и вариант, который был разработан организацией самостоятельно (доработать существующую форму), при условии, что реквизиты графика, которые установлены законом, соблюдены.

В график отпусков обязательно должны быть включены все работники предприятия, с которыми заключены трудовые договоры:

• надомники;
• совместители;
• временные сотрудники;
• сезонные сотрудники.

Следует также учитывать, что для каждой структурной единицы предприятия должен быть составлен собственный график отпусков работников.

Заполнение унифицированной формы графика отпусков Т-7:

1. В шапке документа указывают:

• название организации;
• реквизиты графика (обязательно реквизит «Утверждаю» и при необходимости - реквизиты одобрения со стороны профсоюза).

2. Заполнение таблицы:

• графа 1 - название структурного подразделения (финансовый отдел, юридический отдел и другое);
• графа 2 - должность в соответствии со штатным расписанием (секретарь, директор и другое);
• графы 3-4 - ФИО и табельный номер служащего;
• графы 5-9 - сведения об отпуске работника (указывается не только его продолжительность, но и даты начала отпуска - запланированная и фактическая);
• графа 8 - основание для изменения отпускных сроков (запланированных);
• графа 9 - дата отпуска работника (предполагаемая);
• графа 10 - примечание.

Руководитель кадрового подразделения ставит в графике отпусков свою подпись. В документе обязательно указывают дату его составления.

Обратите внимание на то, что в случае если отпуск сотрудника разделен на несколько частей, то в таблице его необходимо упомянуть не единожды.

Утверждение графика отпусков на 2018 год

Отметим, что график отпусков 2018 должен быть утвержден сначала начальником кадрового отдела, а после этого - руководством организации. Если у организации есть профсоюз, то документ должен быть утвержден им.

В соответствии с нормами действующего законодательства, в обязанности работодателя не входит ознакомление работников с графиком отпусков. То есть, делать это или нет, решает сам работодатель.

Тем не менее, в ТК есть норма, в соответствии с которой работодатель обязан предупредить служащего об отпуске за 2 недели.

В самой унифицированной форме Т-7 нет отдельной графы для подписи работников, подтверждающей факт ознакомления с документом, поэтому работодатель, для того чтобы избежать неприятных ситуаций, может поступить одним из следующих способов:

• добавить строки для подписей работников в форму Т-7 графика отпусков;
• оформить отдельный лист, где сотрудники будут ставить свои подписи, подтверждающие, что они ознакомлены с графиком отпусков.

Указывая свою подпись в графике, работник подтверждает факт ознакомления с документом, а значит, и с указанными в нем датами отпуска.

Приказ на график отпусков на 2018 год

Для крупных организаций, в связи с трудоемкостью процесса составления графика отпусков, актуальным станет составление отдельного документа - приказа на график отпусков на 2018 год.

Оформление приказа подразумевает отражение в нем таких данных как:

1. Реквизиты работодателя.

2. Места, даты, а также цели издания документа (к примеру документ составлен для «своевременной подготовки и утверждения графика отпусков работников на 2018 год»).

3. Полномочия и задачи определенных должностных лиц, работающих над проектом.

4. Сроки предоставления данных руководителями подразделений организации в кадровый отдел о желаемом времени ухода в отпуск их подчиненных.

5. Сроки составления и предоставления на утверждение сводного графика отпусков работников в кадровый отдел ответственным за это лицом.

Отдельный приказ об утверждении графика отпусков издавать не нужно.

Внесение изменений в график отпусков

В некоторых ситуациях может понадобиться внесение изменений в график отпусков. Это может быть вызвано как производственными факторами, так и личными обстоятельствами у сотрудников организации. В таком случае необходимо воспользоваться нормой статьи 124 ТК .

По согласию служащего его отпуск можно будет перенести на следующий год. При этом служащий должен составить соответствующее заявление в письменном виде и указать необходимые даты отпуска и получить распоряжение руководителя на перенос отдыха.

В части 2 статьи 125 ТК также говориться и том, что работодатель может вызвать сотрудника из отпуска, если в этом есть производственная необходимость. В этом случае оставшиеся дни отдыха работника будут перенесены на другие даты.

Для того чтобы закрепить изменения в графике отпусков, нужно издать соответствующий приказ и установить ответственных за его исполнение лиц. В документе отражают как новые даты отпуска, так и причины его переноса на другие сроки. После того, как приказ оформлен, с ним следует ознакомить не только ответственных лиц, но и того сотрудника, чей отпуск будет перенесен.

Кроме того, в соответствии с действующим законодательством, отпуск работника не имеет ограничений по числу переносов. Главное - согласовать этот вопрос с работодателем.

Ответственность за отсутствие графика отпусков

В связи с тем, что график отпусков - это обязательный документ организации (в соответствии с ТК РФ, статья 123), то за его отсутствие для работодателя предусмотрена административная ответственность в виде штрафов.

Штрафные санкции установлены статьей 5.27 КоАП РФ :

• для должностных лиц организации - от 1 000 до 5 000 рублей;
• для индивидуальных предпринимателей - от 1 000 до 5 000 рублей;
• для юридических лиц - от 30 000 до 50 000 рублей.

Кроме штрафа, деятельность ИП или юр. лица может быть приостановлена сроком до 90 суток.

При повторном нарушении работодатель может быть дисквалифицирован на срок от одного года до трех лет (или штрафом - от 10 000 до 20 000 рублей).