Регистрация заявлений работников в организации. Обязательна ли регистрация заявлений работников? Форма и структура журнала регистрации
Регистрационные журналы улучшают документооборот компании, обобщая и сопоставляя сведения об отдельных группах оформляемых и входящих документов. Для учета утверждаемых приказов о предоставлении отпусков персоналу может применяться отдельный журнал регистрации отпусков, о котором мы и расскажем в данной статье.
Необходимость ведения и заполнения журнала
Журнал является частью кадрового делопроизводства и отражает данные обо всех оформленных приказах на отпуск. Отпуск может быть предоставлен сотруднику на основании ТК РФ, а также в соответствии с внутренними локальными актами компании, коллективным договором, трудовым соглашением и иными документами, определяющими дополнительные отпускные периоды в различных ситуациях.
Для оформления приказа может быть использована типовая форма– Т-6 или Т-6а. Первая форма применяется в отношении одного работника, вторая – группы сотрудников. Читайте также статью: → “ ». Право работодателя создать собственные формы для оформления предоставляемых отпусков, закрепив подготовленный бланк в своей внутренней документации и учетной политике.
Если отпуск предоставляется в период, отличный от закрепленного в графике, то достаточно только заявления работника.
Форма журнала регистрации приказов на отпуск
Оформлением приказов о предоставлении отпускных периодов занимается сотрудник, у которого в обязанностях прописана данная функция. Обычно это сотрудник кадровой или иной службы, отвечающей за взаимосвязь с персоналом.
Ведением журнала учета также обычно занимается специалист по кадровым делам, в разных организациях должность такого работника может именоваться по-разному. Главное, чтобы в обязанностях данного сотрудника была указана необходимость учета утверждаемых кадровых приказов о предоставлении отпусков и фиксации сведений о них в специальном журнале учета.
Форма журнала произвольная, может включать те графы, которые нужны конкретному работодателю для полного отражения необходимых сведений о предоставляемых отпусках сотрудникам.
Образец регистрационного журнала
Как правило, любой журнал или книга учета представляется в форме таблицы, в которую по порядку заносятся данные о создаваемых документах. Журнал для учета приказов на отпуск также может содержать табличную часть, в которой будут показываться сведения о приказе, виде предоставляемого отпуска, его длительности, а также самом отпускнике.
Примерная форма журнала может содержать такие графы: (нажмите для раскрытия)
| Наименование графы | Пояснения по заполнению графы |
| № строки | Номер записи, традиционно записи нумеруются последовательно, начиная с «1» и далее по порядку |
| Дата приказа | Число, месяц и год, которые указаны на бланке приказа, служащего основанием для отправки сотрудника в отпуск |
| № приказа | Каждому приказу присваивается №, нумерация может быть различной. Законодательство данный вопрос не регламентирует, главное, чтобы не было повторений в течение календарного года. Номер может состоять из буквенных и цифровых обозначений, организация на основании своих предпочтений и нужд разрабатывает удобную и наглядную нумерацию. |
| Сведения о работнике | Достаточно предусмотреть графы для указания ФИО, должности и места работы (подразделения). |
| Вид предоставляемого отпуска | На основании ТК РФ каждый служащий имеет право на основной ежегодный отпуск. Кроме того, отдельные статьи ТК РФ, внутренняя документация фирмы, трудовой договор могут предусматривать предоставление иных дополнительных видов отпуска. В отношении каждого из указанных видов отдыха должен быть составлен приказ, подлежащий дальнейшей регистрации в журнале. |
| Даты отпуска | Начальная и конечная дата отпускного периода. |
| Длительность отпуска | Длительность всегда указывается в календарных днях. Сведения о датах и длительности периода отдыха берутся из приказа. |
| Основание | Список документов, на основании которых составлен распорядительный документ. Это может быть личная заявительная бумага от работника. При представлении отпуска по графику – указываются реквизиты графика отпусков. В отношении учебного отпуска – справка вызов из образовательного учреждения. |
| Примечание | Дополнительно можно предусмотреть графу для указания замечаний и пометок. |
Каждая запись в журнал вносится на основании составленного и утвержденного приказа о предоставленном отпуске. Учет кадровых приказов с разным сроком хранения рекомендуется вести в отдельных журналах. В частности в рассматриваемом журнале можно регистрировать приказы, связанные с ежегодным основным отпуском (его предоставление, перенос, досрочное окончания в связи с отзывом), а также учебным отпуском, срок хранения которых составляет 5 лет.
Приказы, связанные с отпуском по уходу за ребенком, без сохранения заработной платы должны храниться 75 лет, а потому их лучше зарегистрировать в отдельном журнале, например, по учету приказов по личному составу.
Помимо табличной части, любой журнал должен содержать обложку, на которой будут приведены общие сведения о том: (нажмите для раскрытия)
- Как называется журнал, какие документы в нем регистрируются;
- В какой организации ведется журнал;
- За какой период приводятся данные, обычно за такой период берется календарный год;
- Кто ответственен за ведение журнала (прописываются должности, ФИО).
Обозначенный журнал подлежит хранению в течение трех лет с момента последней регистрационной записи, внесенной в журнал. Об этом гласит п.Д ст. 358 Перечня, утвержденного Росархивом от 6 октября 2000 г.
Способ ведения журнала регистрации отпусков
Журнал для приказов об отпусках по общему правилу не является обязательным, он не запрашивается и не проверяется контролирующими органами. Его ведение необходимо, прежде всего, самой организации для обобщения и систематизации сведений, получения сводных и наглядных данных, собранных в одном месте.
Журнал позволит проследить последовательность издания приказов, не даст нарушить нумерацию, обеспечит непрерывность номеров. Кроме того, в некоторых случаях журнал пригодится для решения некоторых вопросов внутреннего или иного характера, например, для принятия решения о применении дисциплинарных наказаний, может быть представлен в суд в качестве подтверждения издания конкретного приказа, а также использоваться для иных целей.
Однако для применения в таких целях придется придать документу юридический статус, для этого нужен рукописный способ ведения, с нумерацией, прошивкой и скреплением печатью. Только в этом случае можно будет доказать, что в журнал не было внесено изменений, не были скорректированы даты, записи, не были удалены или добавлены страницы.
Организация вправе сама для себя определить, сколько журналов необходимо для организации грамотного учета распорядительной документации, будут ли делиться отдельные кадровые приказы между различными журналами или достаточно будет одного сводного документа.
В связи с отсутствием обязательности оформления журнала, его можно вести как в бумажном варианте, так и в электронном. Законодательство в отношении данного регистрационного документа строгих требований не предъявляет и порядок ведения не регламентирует.
Организация вправе организовать учет кадровых приказов в том виде, какой для нее удобен.
Обычно бумажная форма ведения журналов характерна в тех случаях, когда требуется постановка личных подписей ответственных или участвующих лиц, печати организации, а также для придания документу юридической значимости. Если такой необходимости нет, и журнал нужен только лишь для обобщения информации, учета и введения правильной нумерации, то его будет удобнее вести в электронном формате.
Бумажный вариант обычно скрепляется, нумеруется и прошивается. Все это делается для того, чтобы не потерялись и не перепутались листы журнала. Если журнал ведется в электронном виде, то для организации хранения его бумажного варианта в течение трех лет в конце года придется произвести распечатку электронного формата. Рекомендуется в локальном акте прописать способ ведения журнала регистрации, например, таким актом может быть Положение о кадровом производстве.
Поступившие письменные обращения к руководству предприятия от сотрудников, в которых они излагают свои намерения о будущих действиях в правовых отношениях с организацией, должны быть учтены в книге для фиксации внутренней документации.
Иногда для этого заводят отдельный журнал учета. Зачем нужно регистрировать письменные обращения работников, и кто это должен делать в компании — рассмотрим в нашей статье.
Зачем вести учет заявлений?
Заявления персонала являются юридическим документом и оказывают широкое влияние на решение различных вопросов в кадровой сфере. На бумаге сотрудник излагает просьбу или согласие о приеме на работу, предоставлении отпуска, увольнении, переводе и т. д. В законодательстве РФ о письменных обращениях рабочего к руководству в процессе трудовых отношений упоминается во многих нормативных актах. Особенно часто на них ссылаются в статьях ТК России.
В заявлении лицо лично описывает свой вопрос для согласования с работодателем. Во всех случаях обращения в нём обязательно присутствует:
- название структурного подразделения;
- занимаемые должности работодателя и сотрудника;
- фамилии с инициалами руководителя и подчиненного;
- дата составления документа;
- личная подпись обращающегося лица.
Для удовлетворения или отказа в просьбе, изложенной рабочим на бумаге, документ рассматривается руководителем, которому он адресован. Начальник описывает принятое решение в резолюции, которая служит основанием к созданию и оглашению приказа по личному составу предприятия.
При передаче письменного заявления от сотрудника к руководителю на нем указывают реквизиты о регистрационном номере и дате, когда человек сдал его в приемную. Запись о порядковом номере и дате получения данного документа от рабочего вносят в книгу регистрации.
Кто и когда ведет учет?
При внесении учетных записей в журнал происходит официальное подтверждение свершившегося факта получения письменного обращения от сотрудника. Фиксация даты приема с присвоением порядкового номера документу придает ему юридическую силу. До этого момента изложенные на бумаге мотивации по вопросам трудовых отношений между работником и руководством не имеют весомого значения.
Четких правовых оснований о ведении книги регистрации в законодательстве России нет, поэтому этот вопрос решается на уровне внутреннего документооборота по предприятию.
Заводить или нет такой журнал, должно быть указано в приказе о порядке ведения документации. Если организация имеет большой штат сотрудников, то его лучше оформить отдельным документом. Компаниям с небольшим можно регистрировать заявления в журналах внутреннего учета движения документов.
Регистрация заявлений при поступлении их к руководителю на рассмотрение и принятие решения проводится секретарем или работником отдела кадров . Ответственность за выполнение данной обязанности наступает по распоряжению руководства учреждения после ознакомления исполнителя под роспись.
Нужно учесть, что срок хранения работников, утвержденный Росархивом 06.10.2000, установлен в 75 лет . Поэтому заявления, автобиографии, копии приказов и журналы учета подлежат архивации и хранению на протяжении указанного срока.
Какие заявления регистрируются?
- о приеме на работу;
- об увольнении;
- на отпуск;
- об отгулах;
- о переводе на другое рабочее место;
- о других кадровых вопросах, связанных с трудовыми отношениями между сотрудниками и их работодателем.
Порядок заполнения документа
Поскольку общей унифицированной формы в трудовом законодательстве России не предусмотрено, то кадровые службы предприятий разрабатывают книгу в произвольной форме. Страницы в ней имеют вид таблиц, в которые построчно вносят данные о каждом полученном заявлении. В строку записывается следующая информация:
- номер по порядку и дата получения письменного обращения;
- занимаемая должность и ФИО заявителя;
- кратко излагают смысл документа (об увольнении, отпуске, отгуле, и т. д.);
- содержание вынесенной резолюции руководителя.
В книгу вносятся только такие графы, которые необходимы для дальнейшей работы. Учетные записи вносят постепенно, в порядке поступления каждого очередного документа и датируют числом предъявления его к рассмотрению.
Журнал шнуруется с указанием в заверительной надписи, сколько страниц в нем пронумеровано.
Количество:
Цена:
25
Скидка: %
?
У нас действует система скидок
бери больше - плати меньше
при заказе от 50 шт. - скидка 5%
при заказе от 100 шт. - скидка 10%
при заказе от 300 шт. - скидка 15%
при заказе от 500 шт. - скидка 20%
при заказе от 1000 шт. - скидка 25%
Сумма:
включая НДС 20%
В корзину
В наличии
X
Вы опять заказали тонкий журнал.
Возможно, Вам нужен журнал с большим количеством страниц и другими характеристиками.
Просим воспользоваться
калькулятором
Применяется для учета заявлений, поданных работниками.
Пример заполнения основного раздела журнала:
Заявление - документ, фиксирующий инициативу работника по совершению какого-либо действия, имеющего для него определенные правовые последствия или согласие работника с какими-либо действиями работодателя.
Заявления работников охватывают сферу кадровых вопросов, такие как принятие на работу, предоставлении отпуска, переводе, увольнение и т.д. ТК РФ содержит многочисленные упоминания об этом документе, например: в статьях 80, 89, 122, 124, 126, 127, 128, 131, 229.1. ТК РФ и другие.
Личное заявление работника по кадровым вопросам (о приеме, переводе, увольнении и так далее) пишется, как правило, от руки, в произвольной форме. В заявлении указываются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, адресат (должность, фамилия, инициалы руководителя организации или работодателя), текст, дата документа, личная подпись, расшифровка подписи.
Заявление подписывается автором и передается руководству для принятия решения. Решение руководства выражается резолюцией. Заявление с резолюцией служит основанием к изданию приказа по личному составу или другого документа (письма автору о принятии решения, приказа о проведении экспертизы, проверки и тому подобное).
Обязательными реквизитами заявления являются: наименование вида документа, дата, регистрационный номер, адресат, фамилия, должность заявителя и структурное подразделение, в котором он работает, (иногда указывается адрес заявителя: индекс, адрес места жительства, телефон), текст, подпись.
Регистрация - это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
(ГОСТ Р 51141-98)
Регистрация – подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе. Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу , т.к. фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует.
Обратите внимание, что в соответствии с ст. 337 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.00, для Личных дел (заявлений , автобиографии, копий приказов и выписки из них, копий личных документов, характеристик, листков по учету кадров, анкет, аттестационных листов и др.) работников установлен срок хранения 75 лет , а для аналогичных документов руководителя организации; членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания, срок хранения - постоянно .
Согласно ГОСТ 31282-2004 контрольная пломба - уникальное индикаторное устройство одноразового применения, предназначенное для обнаружения факта несанкционированного доступа.
Перед началом работы с Журналом необходимо заполнить титульный лист и заверительную надпись. Обязательно вписать номер пломбы в соответствующую строку, без этого Журнал не считается опломбированным.
Нормативные материалы:
Какие требования предъявляются к кадровым журналам учета и как должен быть оформлен журнал в соответствии с этими требованиями, смотрите в нашем видеоролике.
