Сканирование документов в 1с через сканер. Сканирование — упрощенный ввод товарных накладных

Сервис Контур.Бухгалтерия внедрил функцию распознавания сканов товарной накладной - одного из важнейших первичных документов, на основе которого осуществляется бухгалтерский учет товарно-материальных ценностей.

В чем плюс новой возможности?

Ежедневно каждый бухгалтер тратит немалую часть времени на ввод данных первичных бухгалтерских документов. Появлением возможности распознавания сканированных накладных призвано существенно упростить этот рутинный процесс. Теперь сотруднику бухгалтерии, вместо заполнения в программе строк накладной, достаточно будет просто сканировать документ. Задача бухгалтера, работающего удаленно, также облегчается и сводится к проверке и принятию загруженного в систему скана накладной.

Как это осуществляется на практике?

Ознакомиться с работой этого новшества можно, посмотрев небольшое видео.

Результат распознания документа напрямую зависит от качества сканирования — чем оно выше, тем меньше ошибок придется исправлять. Поэтому предпочтительно загружать в систему именно сканированные документы, а не фотокопии.

Какова цена вопроса?

Распознавать документы без ограничений могут пользователи тарифных планов Комфорт стоимостью 3000 руб. за квартал (или 9000 руб. при оплате за год) и Люкс стоимостью 4000 руб. за квартал (или 12000 руб. при оплате за год). Пользователи остальных тарифов (а также пользователи ознакомительной 30-ти дневной версии) могут распознать бесплатно пять товарных накладных.

С наступлением роскошного летнего сезона хочется закончить свою работу пораньше, не засиживаясь в офисе. Счастлив тот, кому удается потратить отпуск на запланированное оздоровление или провести время вместе с родными. К сожалению, работы у бухгалтера много в любое время года - и зимой, и летом. А перед уходом в отпуск нередко приходится работать вдвое больше, чтобы решить все вопросы заранее и не подвести своих коллег по ремеслу.

Что можно посоветовать бухгалтеру, для того, чтобы рутинной работы стало меньше и сезонные перепады (например, отчеты, проверки) не выбивали из колеи? Прежде всего — нужно сэкономить время на часто повторяющихся операциях, замедляющих выполнение самой важной работы.

По статистике, обработка первичных документов (актов, счетов-фактур и накладных) и занесение информации в базу «1С:Предприятие» отнимают чуть ли не все рабочее время у специалистов учетных служб торговых предприятий. Можно ли автоматизировать такую работу? На первый взгляд — это очень сложно, ведь множество операций выполнять нужно только самостоятельно, контролируя каждый шаг. Ввести все номенклатурные единицы после поступления или отгрузки товаров — это лишь половина дела, поскольку еще нужно выполнить проверку всех данных и устранить появление ошибок. Существует ли инструмент, который бы вводил информацию вместо бухгалтера, проверяя достоверность и точность информации?

С учетом указанной специфики и сложности выполняемой работы такие программы действительно разработаны, и позволяют сделать труд бухгалтера по вводу данных в системы 1С легким и простым.

Рассмотрим принцип быстрой обработки данных на примере использования программы (до 2009 года программа называлась «Цифровая Россия: Загрузка документов»).

Разработчики предлагают следующий путь решения - чтобы обработать информацию, предоставленную на бумаге, ее вначале нужно отсканировать. После сканирования производится извлечение информации, находящейся в таблицах счетов-фактур, актов и ТОРГ-12. Причем, обрабатываются бумажные и электронные форматы документов (Excel, PDF, JPEG).

Следующий шаг - этап автоматического ввода информации. Информация, полученная в результате распознавания, передается в базу 1С, упорядочивается по ячейкам в зависимости от контрагента, номенклатуры и т.д. По необходимости самостоятельно обновляется справочник 1С - новая информация вносится автоматически. При вводе документов можно создавать правила - программа запомнит их и разнесет номенклатуру в соответствии с утвержденным стандартом (таким образом устраняется и проблема сдваивания, дублирования данных). Пользователь программы делает предварительную проверку качества обработки информации, если всё устраивает, то нажимает кнопку «провести документы в 1С».

Рассмотрим один из примеров использования программы «Эффективные решения: Загрузка документов».

Документооборот торговой сети. Допустим, торговое предприятие имеет распределенную структуру, состоящую из склада, офиса, торгового дома или сети магазинов. При поступлении новых товаров менеджер склада сканирует документы с помощью специального потокового сканера (со скоростью от 20 до 100 листов в минуту), далее полученные скан-образы обрабатываются программой (информация распознается и передается в готовом виде в 1С), полученные данные останется только провести. Таким образом, один пользователь сможет за 1 день обработать более 1000 документов. Если база учетной системы 1С доступна через Интернет (например, установлена на сервере в головном офисе), то сканирование и распознавание данных можно производить в любом месте компании. Главное условие - иметь подключение к учетной системе 1С. Лучше всего, если вся информация будет обрабатываться в пункте поступления документов - в торговом подразделении или центральном офисе.

Какие преимущества получит торговой компании при использовании программы «Эффективные решения: Загрузка документов»? Назовем лишь несколько основных:

• работу может делать один оператор по вводу, находясь в пункте поступления документов, в результате получает готовую информацию о поступлениях в оперативном режиме;
• бухгалтерские и налоговые отчеты формируются в срок, поскольку исключается задержка на вводе информации;
• отсканированную информацию можно одновременно сохранять в электронном архиве бухгалтерских документов, во многих случаях отсканированные счета-фактуры приравниваются контролирующими органами к оригиналам.

Всё больше и больше торговых компаний сосредоточивают свое внимание на централизации торгового учета и создании интернет-магазинов для продажи своей продукции. Использование электронной коммерции дает хороший импульс для увеличения продаж компании, но вместе с тем создает видимые сложности для работников бухгалтерии.

Рассмотрим эту проблему на конкретном примере. Возьмем случай из реальной практики (о внедрении программы в ЗАО «аиМЕД Технологии»).

Ситуация до внедрения программы «Эффективные решения: Загрузка документов».

Генеральный директор ЗАО «аиМЕД Технологии», Подгребельный А. Н.:

«Так сложилось, что разработка интернет-магазина нашей компании велась от интернета к учету, т.е. был сделан удобный веб-магазин как для покупателей, так и для менеджеров, где велись все действия по обслуживанию клиентов — от получения и обработки заказа, ведения клиента на всех этапах выполнения заказа, автоматического оповещения курьеров и склада, до формирования всех необходимых документов первичной отчетности (счетов-фактур, накладных). Однако нашим бухгалтерам приходилось заново вводить все операции по этим бумагам в «1С:Бухгалтерию». Естественно, всем хотелось минимизировать этот «мартышкин труд». Нами долго искалась возможные средства для синхронизации данных с бухгалтерией, и после долгих розысков мы нашли этот вариант: «Эффективные решения: Загрузка документов».

Ситуация после внедрения:

«Вариант оказался идеальным: наш магазин генерирует все документы в MS Excel, а потом с помощью программы «Эффективные решения: Загрузка документов» они практически автоматически оказываются в «1С:Бухгалтерии», автоматически создаются все проводки, новые контрагенты, и новые товарные позиции. К примеру, загрузка 200 документов занимает всего 3 минуты!!!

Когда я рассказывал нашим бухгалтерам о подобной возможности, они в один голос говорили что такое не возможно, но когда они увидели все в действии, их восторгу не было предела. Теперь работа бухгалтеров занимает гораздо меньше времени, а нам это позволило наращивать объемы продаж без риска задержки формирования отчетности и с минимальным ручным трудом по вводу первичных документов .»

Программа «Эффективные решения: Загрузка документов» установлена и успешно используется уже более чем в 1000 компаний различных сфер и направлений - строительных холдингах, аптечных сетях, образовательных учреждениях, финансовых и аудиторских службах, лесных хозяйствах и пищевых комбинатах, предприятиях сервиса и телекоммуникаций… Высокое качество, надежность работы и востребованность программы объясняется следующими факторами:

• функционал программы базируется на основе решений ABBYY (напр., Fine Reader Engine), бесспорного мирового лидера среди систем распознавания информации;
• программа имеет статус «1С:Совместимо», функционирует на базе известных программ линейки «1С:Предприятие» («1С:Бухгалтерия», «1С:Управление торговлей», «1С:Управление производственным предприятием» и др.);
• для использования программы достаточно иметь обычный офисный сканер;
• автоматически распознаются файлы большинства электронных форматов (Excel, PDF, TIFF, JPEG, и т.д.).

Чтобы убедиться в функциональности программы «Эффективные решения: Загрузка документов», разработчики предлагают будущим клиентам бесплатную онлайн-демонстрацию.

Все желающие могут и в удобное для себя время ознакомиться со всеми возможностями программы, а также оценить ее преимущества.

Одним из наиболее актуальных вопросов в работе любого предприятия можно считать ввод первичной документации в учетные системы. При некоторой пороговой цифре количества контрагентов, и, как следствие, при большом количестве первичной документации сотрудники просто физически не успевают переводить все данные с бумажных носителей на цифровые. А это, кстати, чревато последствиями в виде ошибок и упущений, что может сказаться в период подготовки отчетности, или во время формирования актов сверки взаиморасчётов. Выход есть, и одним из лучших представляется программным продуктом: «EFSOL: Загрузка документов».

Программный продукт «EFSOL: Загрузка документов» предназначен для автоматизации ввода первичных документов с бумажных носителей в программы «1С:Предприятие». Насколько это облегчает труд сотрудников по вводу документов даже трудно представить. По мере обновления программного продукта увеличиваются и его функциональные возможности. Так к настоящему времени программа позволяет с более высокой степенью точности распознавать данные и вводить все элементы документа в базу данных «1С:Предприятие». В последней версии программы добавлены многие возможности и улучшены функциональность и быстродействие. Среди новинок стоит отметить возможность определения группы справочника, в которую будут записываться создаваемые элементы, и возможности принудительного объединения многостраничных документов, если программа их разобьет на разные. Добавлен также механизм распознавания реквизитов на базе регулярных выражений (а это весьма значительный шаг). С полным перечнем нововведений в последнем релизе программы вы можете ознакомиться .

«Стоит ли игра свеч?» ответить несложно. Несомненно, стоит. Для того чтобы это увидеть воочию разберём основные цели и преимущества использования программы, что прольёт свет на вопрос актуальности использования. Итак, цели.

Использование программы можно сформировать одним предложением - оперативный ввод первичных документов в одну из программ 1С, с максимальной точностью (без ошибок), с минимальными трудовыми и временными затратами. Обозначив цель использования программы, перейдём к преимуществу использования. Теперь по каждому пункту.

1. Ввод первичных документов - да. Это основное назначение программы, с которым она, успешно справляется. Активные поддержка и развитие продукта позволяют с каждым новым релизом добиваться всё более продуктивных результатов. Кстати, во многом благодаря пожеланиям и отзывам пользователей программного продукта, которые ощутили преимущества и заинтересованы в дальнейшем развитии.

2. Оперативность автоматизированной загрузки первичных документов. Скорость сканирования можно оценить ориентировочно в 15-25 секунд, а при наличии сканера или МФУ с автоподатчиком документов ещё быстрее. При надлежащем качестве исходного документа и заполненной базе наименований, номенклатур, контрагентов и прочих справочников процесс распознавания и создания электронного документа можно оценить в 30-60 секунд. Программа распознаёт информацию на бумажном носителе и вносит в базу данных программы «1С:Предприятие» готовый документ. Если совпадение элементов в вашей базе не будет найдено, то программа создаст новые записи в справочниках (номенклатура, контрагенты и прочее), и выдаст вам нужный результат - готовый документ в электронном виде. Подобной скорости вряд ли смогут добиться даже несколько исполнителей.

3. Точность ввода. Об этом пункте можно сказать кратко. Компьютер не допускает опечаток, в отличие от человека, на которого может действовать фактор усталости, который может случайно нажать соседнюю клавишу с цифрой или буквой. Сканирование с распознаванием и автоматический ввод, который совершенствуется, раз за разом и дают прогрессирующий, в плане качества, результат.

4. Минимальные трудовые и временные затраты при использовании программного комплекса были достаточно аргументировано расписаны во втором пункте. Кстати экономия труда и времени будет расти в арифметической прогрессии по мере освоения программы «EFSOL: Загрузка документов», а также по мере увеличения количества первичных документов, требующих ввода в 1С.

«Есть ли альтернатива?». Пожалуй, если альтернативой можно назвать ручной труд сотрудников, обладающих чрезвычайно высокими показателями скорости печати и в совершенстве знающими "горячие клавиши" в «1С:Предприятие». При этом от оператора требуется высокая самодисциплина и самоконтроль во избежание ошибок, практически всегда возникающих при ручном вводе.

Альтернатива ли это именно для вашей фирмы? Решайте сами. Но если вас все же заинтересовало данное решение, рекомендуем ознакомиться с демо-версией, для чего необходимо заполнить заявку .

EFSOL - официальный партнер фирмы 1С. Компания оказывает услуги от поставок программ до комплексной автоматизации предприятий. Одна из ключевых компетенций компании - это разработка и внедрение решений потокового ввода документов в программы «1С:Предприятие».

Автоматизируйте загрузку первичных документов в 1С! Компании, предлагающие программы для распознавания табличных документов и передачи их в 1С.

Не понаслышке знаю, что из себя представляет ручной ввод первичной документации в бухгалтерскую программу. Полтора года пришлось набивать входящие документы небольшого торгового предприятия в 1С:Бухгалтерию 7.7. Самым раздражающим фактором было регулярное повышение (изредка, понижение) цен на несколько копеек, которые в нашей конфигурации необходимо было в обязательном порядке корректировать в карточке товара, чтобы инвентаризационная ведомость выводилась с правильными ценами. Не знаю, были ли тогда средства распознавания приходных документов и загрузки их в 1С, но, в любом случае, воспользоваться ими не было возможности из-за слабой платежеспособности предприятия. Сейчас это торговое предприятие благополучно сгинуло в пучине кризиса. Но до сих пор перед глазами линейка и набиваемая строка накладной.

Если ваша организация устояла, а вам приходится ежедневно забивать в 1С кучу входящих документов, автоматизируйте их распознавание и загрузку в бухгалтерскую программу. Для этого служат специальные утилиты, интегрированные с 1С, обзор которых предлагается ниже.

EFSOL: Загрузка документов

Эта программа разработана компанией EFSOL и позволяет быстро и точно ввести первичные документы в 1С с помощью сканера. Для этого достаточно отсканировать или сфотографировать документ и отправить его на распознавание с помощью программы. Уже через несколько секунд данные будут распознаны и подготовлены для загрузки в систему «1С: Предприятие». Для распознавания используются технические решения компании «ABBYY».

EFSOL является официальным партнером «1С» и партнером по корпоративным решениям компании «ABBYY». Его программа «EFSOL: Загрузка документов» полностью совместима с системой программ «1С:Предприятие» и имеет сертификат «1С:Совместимо».

1. Накладная ТОРГ-12
2. Счёт-фактура
3. Акт выполненных работ
4. Счет на оплату
5. Паспорт РФ

Ознакомиться более подробно и заказать демонстрацию программы «EFSOL: Загрузка документов» можно на .

Fillin: Загрузка документов

Эта программа разработана компанией «Эврика Би Пи О», она быстро распознает отсканированные документы и автоматически вносит полученные данные в 1С. В-общем, делает то же самое, что и предыдущая программа. Бухгалтеру остается лишь проверить правильность загруженных данных.

Программа «Fillin: Загрузка документов» так же имеет сертификат совместимости с 1С и предназначена для использования с конфигурацией "Бухгалтерия предприятия" 2.0/3.0. Она распознает следующие виды документов:

1. Накладная ТОРГ-12
2. Счёт-фактура
3. Универсальный передаточный документ
4. Акт выполненных работ

Ознакомиться более подробно и заказать демонстрацию программы «Fillin: Загрузка документов» можно на официальном сайте разработчика .

Скан-Загрузка документов

Эта программа разработана компанией «ГЭНДАЛЬФ» и выполняет те же функции, что и две предыдущие, но для ознакомления с программой предусмотрена не только официальная демонстрация, но и существует бесплатная лайт-версия.

Лайт-версия программы «Скан-Загрузка документов» имеет следующие особенности:

• распознает только 5 документов за 1 сеанс в 1С,
• распознает от 3 до 6 строк в документе,
• появляются всплывающие окна с пояснениями,
• не предусмотрена техническая поддержка пользователей лайт-версии.

1. Накладная ТОРГ-12
2. Счёт-фактура
3. Универсальный передаточный документ

Ознакомиться более подробно и заказать демонстрацию программы «Fillin: Загрузка документов» или скачать лайт-версию можно на

В мире, где технологии развиваются ежесекундно, не остается другого выхода как самим начать использовать их. Компании, желающие быть эффективными, приходят к выводу, что бумага – ненадежное средство хранения информации первичных документов.

О каких документах идет речь?

Договор, счет на оплату, товарный чек, акт оказанных услуг и т.д. – это первичные документы, без которых не сможет функционировать ни одна организация. Они также необходимы для ведения отчетности и предоставления затем налоговой, поэтому хранятся не один год.

Чтобы не допустить потери данных и для дальнейшей работы с ними уже в электронном виде необходимо заниматься распознаванием первичных документов.

В чем суть такой процедуры?

Все сводится к сканированию и дальнейшему распознаванию текста. Если раньше бухгалтеру или оператору набора необходимо было часами сидеть, выполняя кропотливый труд по введению данных в систему, то сейчас достаточно лишь отсканировать необходимую бумагу и потом подтвердить правильность полученного результата.

Почему именно Бискан наилучшим образом справится с задачей

Бискан – это программное обеспечение (ПО), функция которого состоит в обработке документов. Программа дает возможность не только отсканировать, а также распознать и обработать первичные документы, и экспортировать их в удобную систему учета.

ПО Бискан работает по принципу оптического распознавания первичных документов – это конвертация изображения (форматов.pdf, .jpg и др.) печатного или рукописного текста в текстовый формат для последующей работы и редактирования средствами компьютера.

Автоматизируйте загрузку первичных документов и получите ряд преимуществ:

• Затраты времени на обработку значительно снизится: до 100 000 страниц в день (на одно рабочее место).
• Минимизируется количество «банальных» ошибок, которые возникают вследствие монотонной работы и человеческого фактора.
• Не понадобится закупка нового оборудования: универсальность программы рассчитана на любой вид сканирующего устройства.
• Прозрачность операций: предоставление статистических данных и полной отчетности.
• Доступность: информация, хранящаяся в электронном виде, может быть оперативно предоставлена сотрудникам, находящимся в разных городах или странах (выгодно при наличии филиалов).

Почему именно Биорг

Наша компания успешно реализует себя в области сканирования и распознавания документов уже более 16 лет. Профессиональные сотрудники готовые ответить на любые вопросы и помочь с установкой и настройкой специального ПО. Необходимые программные средства для работы с распознаванием первичных документов сделают процесс максимально быстрым и качественным.