Акт передачи дел при увольнении. Как передать кадровые документы новому кадровику

При уходе с предприятия некоторых категорий сотрудников необходимо сформировать акт передачи дел при увольнении . К таким категориям относятся всевозможные материально ответственные лица, например, главный бухгалтер. И тогда перед руководителем предприятия встает проблема, как составить акт передачи дел при увольнении сотрудника?

Акт передачи дел

Законодательством отдельно не регулируется вопрос того, как составить акт передачи дел при увольнении и какие документы необходимо для этого подготовить. Поэтому руководитель предприятия сам решает, как организовать этот процесс. Однако практика показывает, что он проходит такие стадии:

Составляется приказ о передаче дел при увольнении.
Проведение инвентаризации подотчетной документации.
Проверка документации.
Сама передача.
Составление акта передачи дел и приеме документов.

Если на вакантное место уже принят сотрудник, передача проводится ему, а если нет, то другому уполномоченному работнику либо руководителю предприятия. А когда будет принят новый сотрудник, то в первый же дел все дела передаются ему.

Акт передачи дел при увольнении составляется членами специально созданной комиссии, которая утверждается через издание отдельного приказа. Сам акт передачи дел обязательно должен иметь список фамилий членов комиссии, составленный в алфавитном порядке, а также описание всего процесса учета дел и их передачи. Данный документ может иметь различные дополнения, которые обязательно прилагаются к нему. Его необходимо подписать всем участникам процесса, включая всех членов комиссии. Количество экземпляров зависит от количества участвующих сторон. После составления и подписания акт передачи дел при увольнении отдается руководителю предприятия для утверждения.

Дополнительные документы

Формированию акта передачи дел при увольнении сопутствует составление целого ряда дополнительных документов. Например, приказ о передаче дел, список необходимых документов и т.д. Тем не менее, законодательно не утверждена типовая форма его составления. Поэтому чаще всего акт передачи дел составляется в виде бухгалтерской описи, которая фиксирует правильно ведение документации, а именно:

Документально оформленная система бухучета предприятия.
Правильно оформленный учет движения потока финансов на предприятии.
Документы, подтверждающие денежные операции.
Правильные условия приема, регистрации и хранения денег.
Правильно оформленные договора и прочие финансовые документы.
Классификация и состояние амортизируемого имущества.
Учет и инвентаризация материальных ценностей.
Правильное проведение расчетов с сотрудниками.
Своевременная подача отчетов в налоговые органы.
Правильное хранение и ведение другой бухгалтерской документации.

Процесс передачи дел

Как уже отмечалось раньше, для процесса передачи дел необходимо вначале собрать комиссию, которая составляет и оценивает акт и его сопроводительные документы. После этого составленный документ должен быть завизирован всеми ее членами, увольняющегося сотрудника и того, кому передаются дела. Если они передаются не руководителю, то он отдельно должен ознакомиться с документами и тоже их подписать. Он также обязан предварительно обеспечить все условия, чтобы обеспечить максимально эффективное проведение данного процесса.

Приказ о передаче дел при увольнении

Документальным основанием для формирования такого акта и собственно проведения процесса передачи является соответствующий приказ. Он может быть как общим по предприятию, так и локальным – в отдельном филиале или структурном подразделении.

Он должен отразить причину, почему необходимо провести процесс приема-передачи дел , а также его сроки, дату, закрепить ответственное лицо, состав комиссии и ее председателя. Проходить этот процесс должен не позднее той даты, с которой сотрудник увольняется. Как правило, во время ухода по собственному желанию, сотрудник отрабатывает на предприятии еще дней четырнадцать. В эти сроки должен состояться описанный выше процесс и быть оформлен в должном порядке акт передачи дел при увольнении.

Закон не регулирует прием-передачу дел. Каждый работодатель проводит в 2018 году ее по своему усмотрению с учетом порядка, который сложился на практике. В статье рассказывается, как составить акт приема-передачи дел.

Из статьи вы узнаете:

Как составить и оформить акт приема-передачи дел

Хорошо принимать дела у предшественника, который пояснит, при каких обстоятельствах оформляли кадровые документы, и поможет составить акт приема передачи дел главного бухгалтера. Но нередко в первый день работы секретарь остается перед ворохом бумаг один на один, потому что прежний сотрудник уже уволился. Кто-то решает начать с аудита. Кто-то в панике исправляет ошибки в первых попавшихся документах, а потом несет ответственность за чужие недочеты. Расскажем, как правильно принять дела в первый рабочий день, если передать их вам никто не может.

Что нужно сделать в первую очередь

В первый день работы соберите все имеющиеся папки и документы по кадрам на текущий год.

Составьте акт передачи дел по кадровому учету на дату вашего первого рабочего дня (образец ниже).

В акте приема-передачи дел директором отразите наименование документов, период времени, который они охватывают, количество, а также сведения об отсутствии или повреждении документов. Можете оставить ваши замечания по содержанию и оформлению.

Когда будете составлять опись, обратите внимание, правильно ли оформлены документы и содержат ли они информацию, которую требует трудовое законодательство. Обязательно проверьте наличие всех обязательных локальных актов приема-передачи дел, установленных Трудовым кодексом и иными законами.

Как проверить кадровую документацию и исправить ошибки

Как говорилось выше, проверьте, есть ли в кадровой службе обязательные документы. Прежде всего, это правила внутреннего трудового распорядка (далее - ПВТР), трудовые договоры, график отпусков, приказы по личному составу и др. Чтобы не держать список документов в голове, воспользуйтесь нашим чек-листом (образец ниже).

Просмотрите локальные акты приема-передачи дел главного бухгалтера и образец, которые непосредственно связаны с трудовой деятельностью сотрудников. В них должны быть подписи работников, что они ознакомились с содержанием документа (ст. 22 ТК РФ).

Составьте опись не только бумажных, но и электронных документов, если в компании принят электронный документооборот. Узнайте, трудятся ли в компании дистанционные сотрудники. Изучите договоры с ними. В них обязательно должен быть прописан дистанционный характер работы (ст. 312.1 ТК РФ). Если с удаленными сотрудниками обмениваются электронными документами, проверьте наличие усиленной квалифицированной электронной подписи.

На что обратить внимание при составлении акта

Ошибки в документах

Если вы нашли ошибки или выявили, что отсутствует необходимый документ , отметьте это в акте приема передачи дел при смене руководителя. Не стоит составлять и утверждать документы прошлой датой или датой приема первого работника. Такими действиями вы фальсифицируете данные. При ознакомлении с документами не сможете собрать подписи уволенных работников, да и действующие сотрудники могут отказаться подписывать документ задним числом. Поэтому новые документы и все исправления в старых оформляйте текущей датой. При этом указывайте реальные даты начала работы, переводов и т. д.

ПРИМЕР

Компания начала свою деятельность 13 января 2017 года и с этого же дня приняла на работу 10 человек. Все они продолжают работать. Кадровик при трудоустройстве 3 февраля 2018 года приняла дела и обнаружила, что с работниками не заключили трудовые договоры. Кадровик составила их и указала текущую дату заключения - 3 февраля 2018 года. Но в тексте договора отразила дату фактического начала работы сотрудников - 13 января 2017 года.

Регистрация и хранение документов. Посмотрите, как принято регистрировать документы в компании. Если это делают в электронной форме, не поленитесь завести журналы регистрации в бумажном виде и обязательно предусмотрите в них графу для подписей работников. При проверке инспекции труда журнал поможет доказать, что документ действительно существует, его не составили задним числом и выдали сотруднику. Ведь кадровик ведет журналы регистрации последовательно с начала года, прошивает и нумерует.

Чтобы понять, как хранится кадровая документация, проверьте номенклатуру дел. Если она отсутствует, это сигнал, что систему хранения не продумали и не организовали должным образом. Поэтому, после того как примете дела, обязательно разработайте номенклатуру дел, обеспечьте сохранность всех кадровых документов, чтобы защитить их от утраты и повреждений. Тем более такое требование устанавливает закон (Закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).

Как принять трудовые книжки

Сначала проверьте, оформили ли приказ, которым руководитель назначает вас ответственным за ведение трудовых книжек. Если этого не сделали, подготовьте приказ и подпишите его у руководителя организации. Сделайте это, даже если обязанность работать с трудовыми книжками прописали в вашей должностной инструкции. Затем приступайте к приему трудовых книжек работников.

Посмотрите, где хранятся трудовые книжки. Это должен быть несгораемый сейф. Сверьте количество книжек со списком работников организации, а также выясните, внесены ли все необходимые записи на текущую дату. Проделанную работу удобно оформить отдельным актом приема-передачи личных дел (образец ниже). В нем укажите Ф.И.О. владельца трудовой книжки, ее серию и номер, а также ваши комментарии об отсутствии, повреждении, содержании и оформлении документа .

Проверьте книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В ней регистрируют трудовые книжки, которые впервые оформили в организации или получили от сотрудников при приеме на работу. Книга должна иметь твердую обложку, быть пронумерована и прошнурована, заверена подписью руководителя организации и скреплена сургучной печатью или опломбирована.

Акт приема-передачи дел и должности составляют, если уходит, например, руководитель отдела, который заведует документами и вещами, исчезновение которых повлечет большие неприятности для организации. Это могут быть печати, трудовые книжки работников, конфиденциальные документы и т. д. Если нужно передать дела между рядовыми работниками, то, составлять акт или нет, решается индивидуально.

Для организации приема-передачи дел в организации специальным приказом создают комиссию (образец ниже). Комиссия составляет акт передачи дел при увольнении работника. Строгой формы этого документа нет, здесь дан один из вариантов оформления (образец ниже). Члены комиссии не только передадут дела другому сотруднику, но и будут свидетелями того, что он их принял и несет за них ответственность. Если работник заболел, то дела обычно принимает его заместитель.

Образец. Приказ о создании комиссии и установлении порядка приема-передачи дел

Образец. Акт приема-передачи дел, документов, материальных ценностей

Если вас беспокоит этическая сторона вопроса, то волноваться не нужно: вы не вторгаетесь в личное пространство другого человека и не касаетесь личных вещей. Компьютер, стол, шкаф с документами, сейф - имущество не заболевшего работника, а работодателя, и расположены они на территории работодателя.

Всегда предусматривайте вероятность того, что кто-то из сотрудников завтра может не прийти на работу. Подготовьте несколько экземпляров ключей от сейфа - они должны храниться у конкретных сотрудников. Нельзя допустить ситуацию, когда организация лишается печати из-за того, что та лежит в сейфе, а ключ от него находится только у одного человека и он носит его с собой, а с сегодняшнего дня этот сотрудник в отпуске или заболел.

Акт приема передачи дел при увольнении составляется по образцу и позволяет снять ответственность с вступающего в должность сотрудника за действия предшественника. Поскольку порядок передачи и форма акта законодательством не регулируется, руководитель самостоятельно организовывает этот процесс.

В каких случаях при увольнении составляется акт приема передачи дел?

Увольнение по какой-либо причине секретаря, специалиста отдела кадров, главного бухгалтера способно нарушить рабочий процесс компании или ее филиала. Для смягчения возможных последствий наниматель организовывает документально оформленную передачу дел.

Когда замена увольняющемуся сотруднику не найдена, все дела принимает другой работник либо директор предприятия, возлагая при этом на себя дополнительные полномочия.

Если на освободившееся место найден новый специалист, он принимает все обязанности. Если функции уволенного временно исполнял другой специалист, то передача дел происходит в день вступления в должность нового сотрудника.

Наниматель организовывает процедуру передачи для того, чтобы:

• обеспечить беспрерывный рабочий процесс;
• оценить объем работы для нового специалиста, принимающего дела;
• разделить зоны ответственности;
• стимулировать качественное исполнение должностных обязанностей работниками.

Если увольняется главный бухгалтер, он по закону обязан отчитаться о своей деятельности перед нанимателем, а иногда и вышестоящими органами. Состояние бухгалтерской отчетности проверяет комиссия с участием директора, которая по итогам инвентаризации и сверки данных составляет акт приема передачи документов при увольнении. Его копия направляется в контролирующие органы.

Увольнение кассира, завсклада и иных материально ответственных работников осуществляется по согласованию с главным бухгалтером. Прежде чем уйти, они обязаны передать в сохранном виде вверенные товарно-материальные ценности или возместить ущерб, причиненный работодателю.

Процесс передачи дел

Организовывать проверку и создавать условия для ее проведения обязан руководитель компании. Передача дел производится после издания приказа директором либо начальником подразделения. В приказе необходимо указать:

• причину и сроки выполнения приема-передачи;
• лицо, ответственное за процедуру;
• состав рабочей комиссии и утвержденного председателя;
• срок, в течение которого акт вступит в силу.

Комиссия обычно состоит из представителей администрации, работников бухгалтерии, инженеров, экономистов и других специалистов. Проверку директор может провести своими силами или пригласить стороннего аудитора.

Отсутствие одного из членов утвержденной комиссии является основанием, чтобы признать акт передачи дел при увольнении недействительным.

Проверка должна производиться до момента ухода работника с должности.

Факт! Если человек отказался передать по акту документы, имеющие отношение к его должностным обязанностям и созданные на протяжении работы в данной организации, наниматель вправе его привлечь к материальной либо дисциплинарной ответственности.

Факт отказа не является причиной, достаточной для задержки выдачи трудовой книжки и окончательного расчета. Востребовать служебные документы руководитель может после увольнения через суд.

Процесс передачи дел состоит из следующих этапов:

1. Составление приказа.
2. Осуществление инвентаризации подотчетных документов.
3. Проверка документов на соответствие нормативным требованиям законодательства.
4. Передача.
5. Составление акта приема-передачи.

Процесс передачи дел подразумевает не только отчет о состоянии работы, но и устные рекомендации приемнику о способах, условиях, методах и последовательности выполнения должностных обязанностей. Данная информация и личный пример существенно влияют на успешность работы специалиста на данном участке.

Дополнительные документы, необходимые для составления акта

Поскольку процедура передачи дел законом не оговорена, директор организации сам утверждает список сопроводительной отчетности. Документы составляются при выполнении следующих процедур:

• регистрации приказа, изданного для передачи дел;
• полной инвентаризации обязательств, активов и форм строгой отчетности;
• проверки ведения учета;
• выполнения непосредствено передачи дел;
• составления и подписания акта.

Если процедура передачи дел не отражена в документах организации, то по каждому отдельному случаю издается приказ.

Что указывается в акте передачи?

Пример документа.

Акт составляется в произвольной форме на листе А4. Он должен содержать полный перечень передаваемых бумаг, которые обычно заносятся в таблицу. Поскольку стандартный бланк акта приема-передачи дел при увольнении не установлен, он чаще всего имеет вид бухгалтерской описи документов.

Образец заполненного акта приема-передачи дел при увольнении приведен на картинке.

В акте обязательно указывается:

• наименование компании;
• вид и название документа;
• дата и место составления;
• регистрационный номер;
• перечень приложенных документов.

Составленный акт подписывают все члены комиссии, работник, который уволился, и принятый на его место сотрудник. Если дела принимает руководитель, он отдельно проверяет и подписывает все бумаги.

Нюанс! Будущий работник, еще не оформленный на освобождаемую должность, участвовать в процессе и принимать дела не обязан.

Обычно акт отражает правильность оформления следующей документации:

• системы бухгалтерского учета и внутреннего контроля компании;
• учета движения денежных потоков;
• учета приема, регистрации и сохранности финансовых средств;
• учета и инвентаризации товарно-материальных ценностей;
• договоров, актов сверки взаиморасчетов и иных финансовых документов;
• отчетов, переданных в налоговую службу;
• расчета с работниками, трудовых соглашений, штатного расписания;
• состояния амортизации имущества и др.

Если у вступающего в должность сотрудника вызвали сомнения какие-либо документы, он имеет право составить их опись. Это в будущем убережет его от возможных проблем, и позволит разграничить свои бумаги и оформленные предыдущим работником.

Как выглядит акт о передаче и приеме дел при увольнении, и какие разделы в него входят? Каков порядок данной процедуры? На каких должностях нужно обязательно передавать свои дела новым сотрудникам? Во всех этих вопросах важно разобраться и кадровым работникам, и работодателям, и даже самим увольняющемся.

Порядок передачи дел в новые руки

Когда человек уволился, то иногда ему надо отчитаться о том, на какой стадии находятся дела, которыми он занимался до ухода. Вместе с этим также проводится передача дел преемнику. Но если бывший подчиненный не успел направить свои рекомендации и информацию по работе новому сотруднику, то начальник не имеет права задерживать первого на его месте после расчета и выхода приказа.

Нюанс! Действующее законодательство РФ не устанавливает обязательный список бумаг и действий, которые должны быть при передаче, это решает начальник предприятия.

Общий порядок перенаправления дела новому подчиненному:

1. Зарегистрировать распоряжение о передаче.
2. Проверить бланки строгой отчетности, оборудование, и так далее.
3. Провести анализ учета средств (если человек занимал должность бухгалтера).
4. Направить документацию преемнику.
5. Начальник и новый сотрудник подписывают акт передачи дел при увольнении.
6. Данный документ отправляют на хранение в канцелярию или кадровый отдел.

Перенаправление всех бумаг и оборудования должно производиться в день заключения трудового договора с новым подчиненным.

Если человек, который увольняется, не успел передать документацию, и преемника еще не нашли, то эти дела возлагаются на руководителя или на другого работника. Во втором случае на подчиненного нужно оформить приказ о совмещении должностей, и назначить прибавку к зарплате.

Особенности заполнения приказа о передаче дел

Пример составления документа.

Приказ о перенаправлении всей рабочей документации составляется директором организации. В правовых актах не сказано, что это необходимо, поэтому четких требований по составлению указа нет.

Общая структура приказа:

1. В шапке документа наименование компании, город, число и номер распоряжения.
2. Название указа (о приеме-передаче дел).
3. Причина выпуска распоряжения (расторжение контракта, смена должности и так далее).
4. ФИО отдающего и принимающего.
5. Время, в которое надо передать дела.
6. Место, отведенное для этого (приемная, кабинет).
7. ФИО человека, который отвечает за процесс и составил акт о передаче.
8. Число, в которое документ о перенаправлении дел должен быть готов.

Кроме того, в список входят следующие пункты:

1. Опись бумаг.
2. Результаты проверок, анализов рабочих документов и оборудования, которые были проведены.
3. Подпись и полное имя генерального руководителя, а также всех людей, которые были указаны в распоряжении о передаче.

Это стандартная форма приказа, в зависимости от направленности организации могут добавляться другие разделы.

Нюанс! Максимальный период, который может быть отведен на передачу дел – это 3 месяца.

Максимальный срок на передачу текущих рабочих процессов обычно устанавливают, если компания переходит к другому владельцу, а тот имеет право расторгнуть контракт с руководством и бухгалтерами через 3 месяца после вступления в права собственности в соответствии с 75-й статьей ТК РФ.

Образец акта приема передачи дел при увольнении.

Данная бумага также не имеет четко определенного плана составления, по сути это опись совершенных действий в компании. Для подтверждения последних используются дополнительные документы.

Что должно быть отражено в акте:

• ведение чековой и кассовой книг;
• составление бухгалтерского учета;
• условия хранения денег;
• составление договоров, выписок из банка;
• как подавался бухгалтерский отчет в инстанции;
• список проведенных денежных операций (чеки, векселя, и так далее).

В зависимости от специфики компании, в акте могут отражаться и другие данные. Некоторые примеры этой бумаги содержат информацию о состоянии оборудования на момент направления дел.

Акт приема и передачи документов при увольнении составляют члены, которые входят в комиссию, их назначает директор компании. Полный список имен этих людей должен быть указан в документе.

Для справки! Если прилагающихся бумаг много, то страницы нужно пронумеровать.

Должности, на которых обязательно передавать дела преемнику

На некоторых вакансиях люди должны осуществлять перенаправление документации новому сотруднику по окончании своей работы. В большинстве случаев передача дел – процесс формальный, и не обязательный.

Должности, при уходе с которых люди должны направлять дела преемникам:

• руководитель;
• служащий кадрового отдела;
• главный бухгалтер (4-я часть, 4-я глава Федерального закона 402);
• подчиненный, за которым закреплена материальная ответственность;
• директор отдела.

Однако, даже если сотрудник, работающий на одной из должностей, не успел передать все дела, то продолжать это делать после выхода приказа и расчета он не обязан.

Акт приема-передачи дел - это документ, предназначенный для официальной регистрации факта передачи обязанностей и должности от одного сотрудника другому при увольнении, уходе в отпуск или переводе в другой филиал/отдел. Составление происходит в несколько шагов:

1. Создание специальной комиссии: Назначение приемника и полная проверка текущей документации/качества работы. На этом этапе выявляются всевозможные ошибки и нарушения, допущенные уходящим сотрудником. Позднее они будут перечислены в акте и обработаны назначенным на должность лицом. В случае обнаружения серьёзных просчётов/недостач вопрос выносится на более высокий уровень, после чего назначается повторная, углублённая проверка всей документации и проделанной работы;
2. Подготовка документации и текущих задач к передаче: На этом этапе новый сотрудник обучается, принимает все дела и должностные инструкции, получает рекомендации и ответы на все возможные вопросы. Комиссия проверяет успешность прохождения обучения и принимает решение о переходе к следующему шагу.
3. Оформление акта приема передачи дел: На основании полученных данных заполняется тело документа, и выставляются подписи всех участников процесса. После этого передача считается завершённой.

Количество экземпляров определяется численностью заинтересованных сторон. Обычно, документ составляется для личного дела и для отдела кадров, т. е. в двух экземплярах.

Что же касается составления акта при уходе сотрудника (например, главного бухгалтера или руководителя ТСЖ) в отпуск, то процесс, аналогичен описанному выше, и для оформления используется один тот же образец. Разница лишь в том, что должность сдаётся на время и ошибки, допущенные в ходе работы, могут быть исправлены тем же сотрудником по возвращении из отпуска.

Важно! Для корректного оформления, с точки зрения законодательства, форму акта необходимо утвердить в учредительных документах и подготовить соответствующий приказ о порядке передачи дел и должности между сотрудниками.

Так как это особый случай, рассмотреть его стоит отдельно. Во время увольнения главного бухгалтера проверкой занимается не только комиссия и приемник, но и специальная аудиторская компания или группа сотрудников. Во внимание принимаются все важные для организации процессы и документы:

• Соответствие формы заполнения бухгалтерских документов стандартам предприятия;
• Корректный учёт движения ДС, наличие необходимых документов, подходящие условия хранения наличности, своевременность регистрации всех операций;
• Корректность учёта взаиморасчётов
• Правильность начисления амортизации и допустимое состояние основных средств;
• Корректный учёт имущества организации: своевременность проведения инвентаризации, наличие подписей главного бухгалтера, полнота учёта, состояние имеющегося имущества;
• Правильность и своевременность расчётов с сотрудниками. Корректность оформления личной документации
• Все вопросы, касающиеся налогового учёта и взаимодействия с гос. органами;
• Надлежащее хранение бухгалтерских архивов и прочей документации;

Информация по каждому вышеперечисленному пункту заносится в акт приема-передачи дел, где свои подписи проставляют все члены комиссии, увольняющийся и вновь назначаемый главный бухгалтер, глава организации. Данный образец содержит унифицированную форму, официально утверждённую законодательством РФ:

Стоит также упомянуть, что акт приема-передачи используется и для обмена судебными делами между государственными органами судебного аппарата. Для составления подобного вида документа используется следующий образец:

Передача дел при смене руководителя товарищества собственников жилья

Как и любая другая организация, ТСЖ назначает и периодически переизбирает руководство, в связи с чем имеет место вопрос освоения должности новым сотрудником. Общая последовательность действий при смещении руководителя аналогична описанной выше ситуации (при увольнении). Специально созданная комиссия из трёх членов правления ТСЖ проводит комплексный аудит и регистрирует все недочёты, в том числе расхождения в вопросах инвентаризации и состоянии имущества. В случае раскрытия серьёзных нарушений, вопрос выносится на рассмотрение общего собрания.