Не является уголовно наказуемым. Наказание в уголовном праве
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://www.allbest.ru/
План
2. Регистрация документов
3. Контроль исполнения документов
4. План работ по совершенствованию делопроизводства
1. Организация документооборота
Документооборот -- это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Различают три основных потока документации:
* документы, поступающие из других организаций (входящие);
* документы, отправляемые в другие организации (исходящие);
* документы, создаваемые в организации и используемые работниками организации в управленческом процессе (внутренние).
Документы, поступающие в организацию, проходят:
* первичную обработку; документ обработка дело фиксация
* предварительное рассмотрение;
* регистрацию; документ обработка фиксация
* рассмотрение руководством;
* передачу на исполнение.
Служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая может быть представлена в организации как самостоятельным структурным подразделением (канцелярия, общий отдел, секретариат), так и отдельным сотрудником, (секретарь-референт) должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата.
Конверты от поступающих документов оставляют в тех случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документов. Не вскрываются и передаются по назначению документы с пометкой "лично" и в адрес общественных организаций.
Предварительное рассмотрение документов проводится работником службы ДОУ с целью распределения поступивших документов на:
Направляемые на рассмотрение руководителю организации,
Направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям.
Без рассмотрения руководителем передаются по назначению документы, содержащие текущую оперативную информацию или адресованные в конкретные подразделения. Это позволяет освободить руководителя организации от рассмотрения мелких текущих вопросов, решения по которым могут принимать ответственные исполнители.
На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю организации, и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности организации.
Все подлежащие исполнению документы регистрируются и затем передаются в соответствии с предварительным распределением либо руководителю, либо в структурные подразделения (ответственным исполнителям).
Рассмотренные руководителем документы возвращаются в службу ДОУ, где в регистрационную форму переносится резолюция руководителя, выражающая принятое руководителем управленческое решение по данному документу. После заполнения регистрационной формы эти документы передаются на исполнение в структурные подразделения (ответственным исполнителям). Ход исполнения контролируется службой ДОУ.
Обработка и передача документов исполнителям осуществляются в день их поступления в службу ДОУ. Если документ должен исполняться несколькими подразделениями или должностными лицами, его размножают в нужном количестве экземпляров.
Исполненные документы подшиваются в дела вместе с копиями ответов.
Работа с исходящими документами начинается с подготовки ответственным исполнителем проекта текста документа, который затем согласовывается с заинтересованными должностными лицами и дорабатывается по их замечаниям. Окончательный вариант документа после распечатки подписывается руководителем, регистрируется и отправляется адресату. Заверенная копия исходящего документа подшивается в дело.
Документы, подлежащие отправке в другую организацию, сортируют, упаковывают, оформляют как почтовое отправление и сдают в отделение связи. Перед упаковкой документов служба ДОУ обязана проверить правильность оформления документов, наличие всех приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов и т.д. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку. На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, которая подписывается работником службы ДОУ и датируется.
Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день регистрации.
Внутренние документы организации создаются по той же схеме, что и исходящие: составляется проект текста документа, проводится его согласование с заинтересованными должностными лицами и доработка по замечаниям; распечатывается окончательный вариант документа и подписывается руководителем. После регистрации документ размножается в нужном количестве экземпляров (по числу исполнителей). Копии документа заверяются и передаются на исполнение в структурные подразделения (ответственным исполнителям). Оригинал документа подшивается в дело.
Документы внутри организации должны передаваться исполнителям под расписку.
Служба ДОУ должна систематически вести учет количества обрабатываемых документов, включая все их виды и размноженные экземпляры, т. е. учитывать объем документооборота. Сведения о количестве документов удобно вносить в соответствующую учетную форму, разработанную самой организацией и заполняемую ежедневно, ежемесячно, ежеквартально и ежегодно в структурных подразделениях и службах ДОУ.
Результаты учета документооборота обобщаются и доводятся до сведения руководителя организации для выработки мер по совершенствованию работы с документами и определения штатной численности службы ДОУ.
2. Регистрация документов
Регистрация документов - это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.
Регистрация документов необходима для решения следующих задач:
Учет количества документов;
Обеспечение сохранности документов, устранение возможности потерь документов;
Обеспечение возможности ведения контроля исполнения
документов;
Обеспечение поиска документов в информационно-справочных целях.
Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях (организационно-распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и т.д.). Регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы.
Однако не все документы организации регистрирует служба ДОУ. Документы специальных (функциональных) систем документации (плановые, бухгалтерские, финансовые и др.) регистрируются в соответствующих подразделениях. В службе ДОУ на этих документах ставится только дата поступления. Службой ДОУ разрабатывается перечень документов, регистрируемых в структурных подразделениях.
Регистрация документов должна быть только однократной. Поступающие документы регистрируются в день поступления, отправляемые и внутренние -- в день подписания или утверждения. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он не должен регистрироваться повторно.
Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно. Регистрационный индекс входящих и исходящих документов включает:
Порядковый номер в пределах регистрируемого массива документов;
Индекс по номенклатуре дел.
Например: 218/08-17, где
218 -- порядковый регистрационный номер;
08-17 -- номер дела, в которое будет подшит документ или его копия (для исходящих документов).
В состав индекса могут дополнительно входить номера (коды) из классификаторов корреспондентов, структурных подразделений, вопросов деятельности и т.д.
Внутренние документы при регистрации делятся на группы по видам документов, каждая из которых регистрируется отдельно, например: приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, акты ревизий, протоколы заседаний, отчеты, докладные записки и т.д. Порядковые регистрационные номера (индексы) присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы. Для внутренних документов обычно применяется простая порядковая нумерация, например: приказ № 28, протокол № 3, акт № 7.
Регистрационные индексы присваиваются входящим, исходящим и внутренним документам в пределах календарного года
В качестве регистрационных форм в зависимости от объемов регистрируемых массивов документов используют регистрационные журналы или регистрационно-контрольные карточки (РКК). Журналы удобны при сравнительно небольшом количестве регистрируемых документов, так как поиск информации но журналу довольно продолжителен по времени. Соблюдая на званные выше правила индексации документов, необходимо вести одновременно несколько журналов регистрации отдельно для входящих, исходящих и внутренних документов, разделив последние еще и по видам документов. Кроме того, по журналу невозможно вести контроль за исполнением документов, необходимо вторично регистрировать поставленные на контроль документы на контрольных карточках.
Этих недостатков лишены РКК, позволяющие более оперативно вести информационно-справочную работу и осуществлять контроль за исполнением документов без повторной регистрации. РКК печатается в нескольких экземплярах, что позволяем создать несколько справочных картотек (по вопросам деятельности, по корреспондентам и т.п.) и контрольную картотеку. Один из экземпляров карточки можно передавать вместе с документом в структурное подразделение, где документ будет исполняться, что позволяет устранить его повторную регистрацию в подразделениях. Карточки удобны при наличии больших массивов документов разных видов.
При ведении карточной системы регистрации документов в службе ДОУ должны быть подготовлены к началу нового календарного года специальные нумерационные бланки-шахматки для отметок об использовании очередного порядкового номера при регистрации документов.
Установлен следующий обязательный состав реквизитов для регистрации документов:
Название документа;
Дата документа;
Индекс документа;
Дата поступления документа (для входящих документов);
Индекс поступления документа (для входящих документов);
Заголовок документа или его краткое содержание;
Резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
Срок исполнения;
Отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа -- ответа);
Номер дела.
В случае необходимости состав обязательных реквизитов может быть дополнен следующими:
* исполнители;
* расписка исполнителя в получении документа;
* ход исполнения;
* приложения и др.
Формы регистрационного журнала и карточки не регламентированы, т.е. порядок расположения реквизитов в этих формах определяется службой ДОУ предприятия.
Регистрация документов-ответов должна вестись на регистрационных формах инициативных документов. Документу-ответу присваивается самостоятельный порядковый регистрационный номер в пределах соответствующего регистрационного массива.
3. Контроль исполнения документов
Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов. Контроль исполнения включает:
* постановку документа на контроль;
* проверку своевременного доведения документа до исполнителя;
* проверку и регулирование хода исполнения;
* учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя.
Основная цель организации контроля исполнения -- обеспечение своевременного и качественного исполнения документов. Контроль осуществляют руководители, служба ДОУ и ответственные исполнители. Служба ДОУ контролирует организационно-распорядительные документы. Документы других систем контролируются соответствующими подразделениями или сотрудниками.
Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших -- с даты поступления.
Типовые сроки исполнения документов устанавливаются актами высших органов государственной власти и управления, а также центральных функциональных и отраслевых органов управления.
Индивидуальные сроки устанавливаются руководителем предприятия. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя.
Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке: типовые сроки -- принятием нового акта, индивидуальные -- руководителем, который их установил.
Перенесение срока исполнения документа по просьбе исполнителя, мотивированной наличием уважительных причин, осуществляется руководителем предприятия после получения докладной записки от исполнителя. Решение о переносе срока исполнения отражается в резолюции руководителя и переносится |из резолюции в контрольную карточку.
При организации контроля исполнения используются экземпляры РКК, заполняемые при регистрации документов.
Карточки контролируемых документов (контрольная картотека) систематизируются по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов.
Службой контроля осуществляются следующие операции:
Формирование картотеки контролируемых документов;
Направление карточки контролируемого документа (пункта задания) в подразделение-исполнитель;
Выяснение в структурном подразделении фамилии, имени, отчества и телефона исполнителя;
Напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения;
Получение информации о ходе и результатах исполнения;
Запись хода и результатов исполнения в карточке контролируемого документа;
Регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения;
Сообщение о ходе и результатах исполнения документов на оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов;
Снятие документов с контроля по указанию руководителей;
Формирование картотеки исполненных документов.
Проверка хода исполнения осуществляется на всех этапах до истечения срока в следующем порядке:
* заданий последующих лет -- не реже одного раза в год;
* заданий последующих месяцев текущего года -- не реже одного раза в месяц;
* заданий, поручений текущего месяца -- каждые десять дней, и за пять дней до истечения срока.
Служба ДОУ должна вести не только формально-сроковый, но и предупредительный контроль, т.е. не только напоминать исполнителям о приближении сроков исполнения, но и выяснять состояние исполнения, выявлять причины возможного срыва и принимать меры по их устранению, информируя руководство и помогая организовать исполнение документа.
Документ считается исполненным и снимается с контроля после исполнения заданий, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются в контрольной карточке и на самом исполненном документе.
Результаты работы исполнителей с контролируемыми документами должны периодически (например, ежемесячно) обобщаться и анализироваться службой ДОУ и доводиться до сведения руководителя предприятия в целях повышения исполнительской дисциплины.
4. План работ по совершенствованию делопроизводства
Большой вклад в совершенствование работы с документами предприятия может внести секретарь-референт, т. к. значительная часть делопроизводственных операций выполняется на его рабочем месте. Такая централизация позволяет проводить все операции с документами более квалифицированно и широко применять для однотипных работ средства оргтехники. К одной из функций, выполняемой секретарем-референтом, относится методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях предприятия и его филиалах.
Именно секретарь-референт может объективно оценить эффективность принятой на предприятии системы делопроизводства и, по мере приобретения опыта, внести существенные замечания и предложения по его изменению.
Совершенствование делопроизводства на предприятии можно проводить по примерному плану:
1. Документирование
1.1 Определение основных видов документов предприятия, необходимых и достаточных для его работы. Сокращение и выведение из оборота устаревших видов документов.
1.2 Изучение и анализ составления и оформления документов предприятия (правила оформления, стиль изложения, логическое построение текстов).
1.3 Доработка основных видов документов по рекомендациям ГОСТ 6.38-96.
1.4 Разработка фирменных бланков двух видов (бланка для писем, факсов и внутренних документов).
1.5 Составление файла образцов основных видов документов предприятия с трафаретными текстами.
1.6 Обучение сотрудников предприятия правилам оформления документов с использованием файла образцов.
2. Организация работы с документами
2.1 Изучение и анализ технологии работы с документами.
2.2 Изучение практики формирования и оформления дел, порядка их использования. 2.3. Составление номенклатуры дел.
2.4 Назначение ответственных за формирование и ведение дел в структурных подразделениях.
2.5 Изучение порядка регистрации документов и подготовка предложений по его совершенствованию с использованием ПК.
2.6 Введение ежегодной обработки документов предприятия для последующей передачи части их в архив, а другой - на уничтожение.
2.7 Внедрение средств оргтехники (ПК, факсов, ксероксов, нумераторов и т. п.).
2.8 Внедрение современных инфотехнологий на базе электронной техники (компьютерного делопроизводства, электронной почты).
2.9 Составление инструкции по документационному обеспечению предприятия.
2.10 Обучение сотрудников предприятия навыкам рациональной работы с документами и современным инфотехнологиям.
Секретарь-референт может внести посильный вклад в решение какой-либо проблемы, стоящей перед руководителем. Некоторые секретари считают свою должность слишком незначительной, чтобы оказывать влияние на процесс принятия решения, тем самым ограничивая рамки своей работы и карьеры одновременно. Но с поиском и подбором информации по какому-либо вопросу приходится сталкиваться большинству секретарей. Руководители могут спросить у секретаря что угодно, исходя из укоренившегося представления, что секретарь "должен знать все!". Естественно, что подобное невозможно. Конкретизировав эти требования, можно установить наиболее общие информационные рамки для секретаря.
Секретарю необходимо:
Знать основные направления работы руководителя и фирмы;
Знать, где можно найти информацию и хранить информационные источники;
Предвидеть потребность руководителя в той или иной информации;
Выработать у руководителя уверенность в вашей способности найти необходимые данные.
Список использованной литературы
Андреева В.И. Делопроизводство: Практическое пособие / Издание 5-е, переработанное и дополненное. - М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 1998. - 192 с.
Секретарское дело - М.: "Издательство ПРИОР", 1998. 192с.
Размещено на Allbest.ru
...Подобные документы
Документооборот - это движение документов в ОВД с момента их подготовки или получения до завершения его исполнения. Организация документооборота, учета и исполнения документов. Формирование дел. Номенклатура дел. Контроль исполнения документов.
реферат , добавлен 03.07.2008
Делопроизводство на предприятии с полным циклом обработки и движения документов с момента их создания до завершения исполнения и отправки. Документы для закрепления производственных отношений внутри предприятия и с другими организациями, требования к ним.
реферат , добавлен 15.05.2009
Делопроизводство это - полный цикл обработки и движения документов с момента их создания до завершения исполнения и отправки. Обеспечение сохранности документной информации. Анализ документооборота предприятия. Методы учета, сокращения документооборота.
реферат , добавлен 28.06.2008
Обзор факторов, влияющих на систему делопроизводства. Движение документов в организации с момента их создания до завершения исполнения или отправления. Работа с внутренними документами на этапе подготовки и оформлении. Преимущества электронных документов.
презентация , добавлен 11.10.2013
Структурные элементы делового документа. Требования ГОСТов к оформлению документов. Правила регистрации документов путем проставления индекса с последующей записью сведений о документе в регистрационных формах. Схема документооборота на предприятии.
контрольная работа , добавлен 16.11.2009
Основные возможности компьютерных технологий в делопроизводстве. Принципы внедрения электронного документооборота в организации. Автоматизированный контроль исполнения документов. Анализ системы автоматизации делопроизводства и документооборота "Дело".
реферат , добавлен 23.09.2010
Понятие и развитие документооборота на предприятии. Схема движения и технология обработки документов. Регистрация и контроль исполнения документов. Организационные формы делопроизводства на предприятии. Единая государственная система делопроизводства.
курсовая работа , добавлен 26.10.2011
Сущность понятия "документооборот". Прием и первичная обработка входящих и исходящих документов. Передача документов внутри организации. Макеты потоков документооборота. Организация рабочего места делопроизводителя. Основные группы условий труда.
контрольная работа , добавлен 02.04.2011
Обязательные элементы оформления официального документа. Реквизиты и цели создания документа. Классификация документов по назначению, времени создания, способу изготовления, типу содержания, способу представления, месту издания, направлению отправки.
презентация , добавлен 02.07.2012
Теоретические аспекты организации документооборота на предприятии. Регистрация документов, контроль их исполнения. Формирование дел и их систематизация. Анализ системы документационного обеспечения на примере учреждения медико-социальной экспертизы.
Это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи на хранение» (ГОСТ Р 51141 - 98).
Соответственно масштабам движения документов можно выделить документооборот конкретного должностного лица, структурного подразделения, организации, отрасли и даже целого государства. Нормативные акты и методические пособия, Государственная система документацион- ного обеспечения управления (ГСДОУ) рассматривают в качестве объекта документооборот организации в целом.
Документооборот организации состоит из потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководители организации, структурные подразделения, специалисты) и пунктами технической обработки документов: экспедиция, машбюро, копировально-множительная служба, секретарь и др. Формирующиеся в разных подразделениях организации документопотоки сливаются в единый поток корреспонденции.
Проектирование рациональной системы документооборота происходит на самых ранних стадиях становления предприятия. При формировании аппарата управления происходит разделение обязанностей между руководителями и исполнителями, определяется последовательность подписания, визирования, согласования, утверждения и рассмотрения (резолюции) основных документов. Таким образом, для каждого вида документа складываются свои индивидуальные маршруты движения: от создания до исполнения «путешествуют» они по организации, подобно движению поездов в метрополитене. При правильно поставленном документообороте они не должны без необходимости «перескакивать» с одного пути на другой или возвращаться на ту же станцию, с которой только что были отправлены. Однако это не означает, что при выпадении какого- либо звена (болезнь руководителя, командировка, отпуск и т. д.) работа должна остановиться. Для этого создаются альтернативные (дублирующие) маршруты движения документов, т. к. каждого руководителя в его отсутствие обязательно заменяет другое должностное лицо, временно выполняющее его функции.
Согласно ГСДОУ маршруты движения документов внутри организаций должны обязательно оформляться в виде схем. Они разрабатываются службой делопроизводства, утверждаются руководителем организаций и включают все пункты обработки документной информации, в том числе и компьютерные. Если сроки прохождения и обработки документов поддаются нормированию, то они также отражаются в схемах. Рекомен-
дуется разрабатывать отдельные схемы для каждой категории документов: входящих, исходящих, внутренних, приказов по личному составу и по основной деятельности, финансовые документы и т. д. Утвержденные руководством, эти схемы приобретают нормативную силу.
К факторам, характеризующим режим движения документов, относятся объем документопотока в физических величинах, пропускная способность различных каналов связи, средств создания и тиражирования документов, допустимая (нормативная) загрузка сотрудников, обрабатывающих информацию, и ее конечных потребителей.
Вероятностный характер поступления документов в организацию делает необходимым и возможным выделить в общем документообороте потоки периодической (постоянной) и несистематизированной (переменной) документации. Их необходимо учитывать при планировании документооборота.
Организация рационального документооборота учреждения или предприятия прежде всего преследует цель: исключение возвратности движения документов. Пребывание документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя, в той или иной инстанции должно быть строго обусловлено необходимостью его обработки. Для сокращения времени движения документов и повышения оперативности их исполнения различные операции, по возможности, должны выполняться одновременно. Необходимо исключить дублирование подписей. Документ должен попадать только к тому руководителю, в компетенцию которого входит его решение. Порочна практика согласования, подписания по принципу «на всякий случай». Это говорит о несовершенстве аппарата управления, об отсутствии профессионализма и доверия к коллегам.
ГСДОУ предусматривается ряд общих правил обработки документов и организации документооборота.
Рассмотрим некоторые этапы документооборота.
Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.
Следует отметить, что в этом определении упор делается на словах "движение документов" , то есть их пути из одного подразделения или от одного сотрудника к другому. При этом порядок движения документа (их путь) предопределен принятым управленческим процессом в данной организации. Например, если руководитель организации требует, чтобы все полученные документы сначала докладывались ему и только он будет назначать исполнителя, путь движения документа будет многоступенчатым сверху вниз. Если же в организации четко проведено разделение функций между структурными подразделениями и сотрудниками, большая часть документов пойдет сразу же в отдел к исполнителям, то есть путь будет другой, значительно короче. Точно также от принятого в учреждении порядка распределения обязанностей и делегирования полномочий сотрудникам зависит движение документа при согласовании и подписании. Таким образом, документооборот зависит от системы управления, он вторичен по отношению к ней, но в то же время именно документооборот, отражая систему управления, позволяет ее наглядно увидеть.
Несмотря на вторичность порядка движения документов по отношению к целям и задачам организации, документооборот рекомендуется нормировать и регулировать. Так, например, в разделе предлагается закреплять порядок прохождения документов внутри организации в специальных технологических схемах, разработкой которых занимаются службы документационного обеспечения управления (ДОУ) . В таких схемах должны найти отражение все этапы и пункты прохождения документной информации, сроки обработки и исполнения документов.
В технологической цепочке обработки и движения документов выделяются этапы:
- прием и первичная обработка поступающих в организацию документов ;
- предварительное рассмотрение и распределение документов ;
- исполнение документов, их составление, согласование, оформление;
- отправка или направление в дело.
Каждый из вышеуказанных этапов может быть выполнен как в традиционной, так и автоматизированной технологии. Документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (системы электронного документооборота) называют электронным документооборотом .
Вследствие того, что документооборот отражает систему управления, позволяя ее наглядно увидеть, анализ документооборота крайне важен для совершенствования работы управленческого аппарата.
При этом, проводя анализ документооборота, в качестве объекта исследования можно рассматривать отдельный документ, документопоток, документационный технологический процесс. Однако основополагающим объектом исследования и совершенствования можно назвать документопоток.
Документопоток – это совокупность документов одного вида или назначения, имеющих единый маршрут.
В каждой организации можно выделить следующие потоки документов:
- поток входящей документации , состоящий из поступающих в организацию документов;
- потоки внутренней документации , состоящие из документов, созданных в организации и не предназначенных к выходу за ее пределы;
- поток исходящей документации , состоящий из документов, предназначенных для отправки в другие организации.
Документопоток характеризуется следующими основными параметрами:
- содержанием или функциональной принадлежностью;
- структурой;
- режимом или цикличностью;
- направлением;
- плотностью.
Структура документопотока описывается признаками, в соответствии с которыми может быть осуществлена классификация документов и их индексация, сформирована система научно-справочного аппарата по документам организации. В значительной степени структура документопотоков соответствует функционально-целевому назначению составляющих его документов.
Режим или цикличность документопотока определяется изменением во времени его информационной нагрузки. Такие изменения обычно связаны с цикличностью планирования и подведения итогов работы, сезонным уменьшением деловой, политической и управленческой активности, внутренними ритмами работы организации.
Направление документопотока зависит от содержания конкретного технологического звена обработки документов: регистрируемые и нерегистрируемые документы, документы, по которым осуществляется и не осуществляется контроль исполнения службой ДОУ и т.д. На направление документопотока влияет также способ оценки и удостоверения составляющих этот поток документов: согласование, утверждение, ознакомление и другие.
Плотность документопотока измеряется количеством документов, проходящих через определенный пункт обработки за единицу времени.
Количество документов всех потоков, независимо от способа создания, получения (доставки), т.е. включая факс, электронную почту, доставку курьером или посетителем, составит суммарный объем документооборота организации.
Объем документооборота – это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.
Величина документооборота нужна для:
- расчета эффективности применения средств автоматизации и механизации делопроизводства;
- расчета необходимой численности делопроизводственного персонала;
- определения загруженности службы ДОУ, в том числе секретаря руководителя и секретаря структурного подразделения.
В целом объем документооборота показывает загруженность всего управленческого аппарата, т.к. всем его работникам приходится иметь дело с документами.
Подсчет ведется обычно по регистрационным формам входящих, внутренних (обычно по видам) и исходящих документов. При этом следует учитывать, что в большинстве организаций, как правило, учитывается лишь число зарегистрированных входящих документов, а документы, не подлежащие регистрации, редко подсчитываются, хотя их количество значительно превышает количество зарегистрированных документов. Внутренние документы также далеко не всегда регистрируются. Например, докладные и объяснительные записки, справки и т.п. и поэтому их количество точно подсчитать трудно.
Кроме того, не учитывается движение копий документов, которые в средних и крупных организациях, еще не перешедших на автоматизированные системы делопроизводства, могут существенно увеличивать общее количество документов.
Простейшая форма справки об объеме документооборота приводится в приложении 19 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 08 ноября 2005 г. № 536.
(утратила силу на основании приказа Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 11 мая 2010 г. № 260).
Возвращаясь к анализу документопотоков, можно отметить, что основными целями исследования документопотоков организации являются:
Для анализа и фиксации движения документов достаточно простым и наглядным средством является составление графических оперограмм и маршрутно-технологических карт, в которых поэтапно отражаются операции, проводимые с документами, их исполнители, порядок выполнения операций. Маршрутно-технологические карты могут быть дополнены временными, а также финансовыми затратами на каждом этапе прохождения документов. Кроме оперограмм и маршрутно-технологических карт для наглядного представления, быстрого изучения порядка составления и обработки отдельных документов, а также обучения этому вновь принятого персонала с минимальными затратами могут быть использованы и другие методы наглядного представления движения документной информации: технологические цепочки, графики, схемы, документограммы и т.д. При необходимости также могут применяться и более сложные методы обработки собранных сведений, например, построение информационных моделей.
После получения результатов анализа структуры документооборота можно проводить оптимизацию документооборота, рационализируя его.
_____1 ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - Введ. 2014-03-01. - М.: ФГУП "Стандартинформ", 2014. - Пункт 73.
2 Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 4-е изд. испр. и допол. – М.: ООО "Журнал "Управление персоналом", 2003. – 408 с.
3 Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: 2-ое издание, переработанное и дополненное. – М.: Издательство "ТЕРМИКА", 2014 г. – 288 с.
4 ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - Введ. 2014-03-01. - М.: ФГУП "Стандартинформ", 2014. - Пункт 74.
5 Там же. - Пункт 76.
6 Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. 592 с.
7 ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - Введ. 2014-03-01. - М.: ФГУП "Стандартинформ", 2014. - Пункт 77.
8 Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: 2-ое издание, переработанное и дополненное. – М.: Издательство "ТЕРМИКА", 2014 г. – 288 с.
9 ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - Введ. 2014-03-01. - М.: ФГУП "Стандартинформ", 2014. - Пункт 75.
10 Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: 2-ое издание, переработанное и дополненное. – М.: Издательство "ТЕРМИКА", 2014 г. – 288 с.
11 Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 4-е изд. испр. и допол. – М.: ООО "Журнал "Управление персоналом", 2003. – 408 с.
12 Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. 592 с.
Запрещается воспроизведение или использование любых частей данного документа каким бы то ни было способом (графическим, электронным или механическим, включая изготовление фотокопий, запись, перенос на магнитную ленту или в системы хранения и поиска информации) без разрешения правообладателя – ООО "ТЕРМИКА". За получением разрешения следует обращаться по e-mail:
Организация документооборота заключается в соблюдении правил, в соответствии с которыми происходит движение документов в организации, учреждении. Общее количество документов, поступающих в организацию или созданных в ней за определенный период, определяет объем документооборота.
В системе органов внутренних дел организация документооборота основывается на требованиях нормативных актов Министерства внутренних дел России. В каждом органе внутренних дел разрабатываются: инструкция по делопроизводству, табель документов, альбом форм документов и номенклатура дел.
Инструкция по делопроизводству устанавливает систему делопроизводства в органе внутренних дел, порядок работы с документами, основные правила их подготовки и оформления, порядок рассмотрения обращений граждан.
Табель документов включает перечень форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач органов внутренних дел. При этом запрещается создавать документы, не утвержденные табелем. Новые формы вносятся в табель в строго установленном порядке.
Альбом форм документов разрабатывается на основе табеля форм документов. Он может быть представлен сборником прошедших унификацию формуляров документов, то есть образцов применяемых управленческих документов, в которых приведено строго определенное расположение реквизитов, а текст приведен к трафаретной, анкетной или табличной форме.
Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в органе внутренних дел, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Она утверждается начальником органа внутренних дел и вводится в действие с 1 января. Номенклатура дел является разновидностью управленческого решения, посредством которого обеспечивается система формирования дел и хранения документов. В ней указывается наименование раздела для каждого дела, соответствующее структурному подразделению либо одному из направлений деятельности органа внутренних дел, а также заголовок для каждого дела, в котором указываются признаки документов, хранящихся внутри соответствующего дела.
Номенклатура дел основывается на изучении состава, содержания и количества документов, образующихся в деятельности органа внутренних дел. В нее не включаются дела оперативного учета и дела наблюдательного характера. Для таких, а также других документов с ограничением доступа (секретных, совершенно секретных и особой важности) составляется Единая номенклатура особой важности.
Табель документов, альбом форм и номенклатура дел относятся к числу тех нормативно-методических актов, которые предназначены для организации документооборота. В настоящее время происходит рост объема различных документов, что приводит к усложнению системы организации документооборота. В этой связи возникает важная задача по сокращению объема документооборота и его организации на научной основе.
В делопроизводстве выработан научный подход к организации и сокращению документооборота . Его основными правиламиявляются:
Прямоточность движения документов , предполагающая исключение потерь времени на возвратные движения. Данное правило заключается в разработке схем прохождения основных управленческих документов в структуре органа внутренних дел.
Ритмичность движения документов , подразумевающая сокращение любых «простоев». Ритмичность обеспечивается обязательным контролем этапов движения документа.
Единый порядок движения однотипных документов , обеспечивающийся применением табеля форм документов.
Выполнение стандартных документационных операций над всеми документопотоками , заключающееся в максимальном сокращении инстанций на маршруте движения документов. Оно обеспечивается организацией делопроизводства в соответствии с ведомственной инструкции по делопроизводству.
Ежеквартально по объему документооборота в органах внутренних дел составляются отчеты . Общий объем входящих, исходящих и внутренних документов подсчитывается на основе их учета (регистрации) по всем подразделениям Министерства внутренних дел России. При этом учитывают только оригиналы управленческих документов. Письма граждан, копии и дубликаты документов не учитываются. Отчеты по объему документооборота являются предметом анализа в органах внутренних дел (и аппарате министерства) и содержат информацию, которая позволяет совершенствовать управление, а именно:
· выявлять закономерности в колебаниях объема основных документопотоков в структуре органов внутренних дел;
· выявлять организационные просчеты в работе с отдельными группами документов;
· оптимизировать маршруты движения документов;
· совершенствовать делопроизводство и его отдельные технологические участки (структуру секретариатов и функции его персонала);
· рассчитывать штаты отдельных организационных структур, непосредственно обслуживающих документопотоки.
Для организации документооборота особую роль играет регистрация документов в секретариатах, которая решает в делопроизводстве следующие задачи:
· учет документов (присвоение регистрационного номера);
· контроль над всеми документопотоками (отслеживание всех этапов движения документа);
· установление срока исполнения документа;
· справочная работа по регистрационной базе данных и предоставление информации о зарегистрированных документах.
Организацией контроля над этапами движения документов в структуре органа внутренних дел занимаются секретариаты. В основе такого контроля лежат сроки исполнения документов , которые могут определяться законодательством (например, для заявлений о преступлениях), могут содержаться в самом документе (например, в распорядительных) либо его назначает руководитель органа внутренних дел в своей резолюции. Отдельные резолюции указывают конкретный срок исполнения. При этом могут указываться резолюции: «Срочно» – документ должен быть исполнен в срок не более 3-х суток; «В кратчайшие сроки» либо «Оперативно» – означает срок исполнения в течение 10 дней. В целях организации контроля исполнения документов работник секретариата фиксирует в регистрационной форме соответствующую дату контроля. Практика деятельности служб ДОУ свидетельствует, что наиболее четкий и объективный контроль осуществляется при использовании автоматизированной базы данных.
При организации делопроизводства выделяется информация, касающаяся признака документа . Данная информация позволяет хранить документы упорядоченно (систематизированно).
Одним из таких признаков является документопоток , который образуется в процессе движения документа между двумя структурами управления. Это простейший признак систематизации документов. В одном документопотоке объединяются документы разных видов. Общим для них является направление движения документов. Исходя из системы отношений, как правило, выделяют три основных документопотока.
Исходящие документы – создаются в органе внутренних дел и предназначены для отправки в адрес других органов, организаций, учреждений.
Входящие документы – приходят на почтовый адрес (по факсу, нарочным и т.п.) органа внутренних дел.
Внутренние документы – не предназначены для отправки в другие организации и или учреждения. Они служат для решения внутриорганизационных вопросов.
Входящие и исходящие имеют, как правило, стабильные маршруты движения. Сложнее регламентировать схемы движения внутренних документов, которые составляют значительный объем документооборота и обычно не имеют постоянных маршрутов своего движения. Именно внутренние документы более всего нуждаются в значительном сокращении.
На основе документопотоков работники секретариатов (канцелярий) производят регистрацию документов по трем основным формам учета:
Журнальная форма является наиболее простой. По этой форме регистрация ведется в хронологическом порядке поступающих документов. Ее недостатком является трудоемкость, а также сложность поиска документа в случае, если не известна дата регистрации;
Картотечная форма основана на ведении специальных контрольных карточек для формирования нескольких картотек: сроковая картотека (по дате регистрации); номинальная картотека (по наименованию документов); справочная картотека (из карточек исполненных документов); Достоинство такой формы – легкость поиска документов по картотекам; недостаток – сравнительно высокая трудоемкость заполнения карточек.
Автоматизированная форма ведется с помощью средств вычислительной техники, которые позволяют связывать в системе управления базами данных (СУБД) регистрационные электронные карточки и соответствующие им полнотекстовые файлы (документы в их электронном виде).
При организации делопроизводства следует учитывать и дополнительные признаки документов . Выделение дополнительных признаков документов должно производиться в секретариатах оперативно, по реквизитам документа. В противном случае пришлось бы тщательно изучать содержание всех документов, проходящих регистрацию, что крайне снизило бы оперативность делопроизводства. Такой подход позволяет:
· идентифицировать каждый документ, то есть относить его к определенному подразделению либо участку работы;
· группировать однотипные документы в дело для хранения;
· проводить быстрый поиск любого документа, который зарегистрирован в органе внутренних дел.
Теорией и практикой делопроизводства и архивного дела выделены и признаки группировки документов в дела . К этим признакам относят:
Номинальный ,предполагающий группировку в одно дело документов одного наименования; например: приказы, протоколы, акты и т.д.
Хронологический , объединяющий документы одного временного периода; например: планы работы за 1-е полугодие.
Предметно-вопросный ,предполагающий объединение в одно дело документов по одному вопросу (предмету); например: документы по строительству, документы по служебной подготовке и др.
Корреспондентский ,основанный на выделении документов по переписке с определенным корреспондентом; например: переписка с органом материально-технического снабжения.
Географический ,указывающий на общность документов, соответствующих одному административно-территориальному образованию; например: переписка с районными подразделениями.
Экспертный ,указывающий на общий срок хранения документов в одном деле, так как документы с постоянным сроком хранения (свыше 10 лет) и временным (до 10 лет) не могут группироваться в одно дело.
Для систематизации документов по делам на практике используется несколько признаков. Признаки группировки документов отражаются в заголовке каждого дела. Например, дело «Приказы начальника ОВД за
2002 г.» содержит номинальный, авторский и хронологический признаки. На каждом из таких дел должен быть указан срок хранения – экспертный признак.
Соответствие между составом документов, образующихся в процессе управления, и номенклатурой дел ежегодно проверяется экспертно-проверочной комиссией органа внутренних дел. Состав этой комиссии утверждается начальником органа внутренних дел. Если комиссия устанавливает, что состав документов соответствует действующей номенклатуре, то она на очередной год не изменяется. Номенклатура дел утверждается не реже одного раза в пять лет.
После окончания исполнения документов дела формируются по установленным в секретариатах правилам и по их наименованиям. Основанием для списания документа в дело является резолюция начальника органа внутренних дел. Сроки хранения дел устанавливаются ведомственным Типовым перечнем документов. Они исчисляются с 1 января каждого года. Временный срок хранения дел устанавливается до 10 лет. Постоянный срок хранения, как правило, не имеет ограничений.
Хранение документов и дел в текущем делопроизводстве допускается для дел, с плановыми и отчетными документами, а также дел с трехлетним сроком хранения документов. Хранение заключается в обеспечении сохранности дел и документов, а для этого дела хранятся в металлических шкафах, и доступ к ним имеют только ответственные за хранение работники секретариата. Информационно-справочная работа дает возможность сотрудникам использовать необходимую для них информацию.
Правила хранения документов, дел, а также бланков документов, печатей и штампов устанавливаются Инструкцией по делопроизводству в органах внутренних дел. Например, бланки с воспроизведением Государственного герба называются гербовыми бланками, изготовляются типографией МВД России и являются бланками строго учета. Они имеют учетные номера и должны храниться в металлических шкафах. Их применение учитывается в специальной учетно-регистрационной форме (журнале). Испорченные гербовые бланки сдаются лицу, ответственному за их учет.
Текущее хранение дел предусматривает возможность пользования документами как информационно-справочными материалами. До завершения дела (в период его формирования) имеющиеся в нем документы могут изыматься для пользования ответственным за хранение работником. На место изъятого документа закладывается лист-заместитель. После завершения дела (подшивки документов) необходимый документ выдается вместе с делом, на место дела ставится карта-заместитель. Лист-заместитель и карта-заместитель содержат запись о дате и сотруднике, который взял во временное пользование документ или дело.
По окончании текущего года сформированные и оформленные в установленном порядке дела подлежат сдаче в архив. Этап подготовки дел к сдаче в архив является заключительным в цикле движения документов. При информационных центрах МВД, ГУВД, УВД действуют отделы (отделения) специальных фондов (спецфонды), которые осуществляют прием и хранение дел управленческого делопроизводства, а также дела специального делопроизводства.
В подготовке дел к передаче в спецфонд участвуют как работники секретариатов, так и экспертно-проверочной комиссии. Основными задачами таких комиссий являются:
1. Проведение экспертизы научной и практической ценности документов, передаваемых в спецфонд (ценность документа отражается в сроке его хранения).
2. Проверка полноты и правильности систематизации документов в каждом деле (томе).
3. Оформление дел в соответствии с требованиями спецфонда.
На оформленные к сдаче в ведомственный спецфонд дела составляются описи, которые служат основным учетным и справочным средством в архивном делопроизводстве, на этом этапе выделяются дела для уничтожения, срок хранения которых истек по состоянию на 1 января очередного года.
Деятельность специальных фондов Министерства внутренних дел регулируется системой законодательных и нормативно-методических документов. Базовым законодательным актом являются Основы законодательства Российской Федерации об архивном фонде Российской Федерации и архивах; а также ведомственный нормативно-методический акт – Инструкция по архивной работе в органах внутренних дел, утверждаемая МВД России.
Для документационного обеспечения управления в органах внутренних дел особую роль имеет системность нормативно-правового регулирования. Задачи, которые решает делопроизводство в системе МВД России, должны соответствовать, с одной стороны, специфике оперативно-служебной деятельности, а с другой – общим принципам демократизации и защиты прав человека в современном обществе. Проведение такой политики в системе органов внутренних дел обеспечивает неукоснительное соблюдение принципов гласности и законности, установленных в Законе «О милиции». Открытость и доступность информации, содержащейся в ведомственных документах, является одной из конституционных норм и принципиальным положением Федерального закона «Об информации, информатизации и защите информации». Наряду с этим необходимо исходить из того, что в деятельности органов внутренних дел недопустимо нарушение положений Закона Российской Федерации «О государственной тайне».
Соблюдение данных требований в практической деятельности органов внутренних дел воплощается в задачах, которые призваны решать секретариаты. Эти сложные и ответственные задачи требуют постоянного контроля со стороны руководящего состава органов внутренних дел, в том числе тщательной нормативной регламентации отдельных аспектов работы секретариатов и канцелярий, а также должностных обязанностей работников этих структурных подразделений органов внутренних дел. Четкое выполнение обязанностей, профессионализм работников секретариатов создают условия для эффективной управленческой деятельности.
В целом совершенствование делопроизводства является одним из важных направлений развития МВД России. Одним из путей такого совершенствования является переход на безбумажные технологии делопроизводства посредством автоматизации процессов управления.
Работа с документами всегда требовала больших трудозатрат, а совершенствованию документационных операций препятствовала низкая производительность ручного труда, преобладавшего до недавнего времени в делопроизводстве. Применение современных компьютерных средств способствует развитию документационного обеспечения управления, а также переходу информационного обеспечения в системе органов внутренних дел на качественно новый уровень.
РАЗДЕЛ V
УПРАВЛЕНИЕ КАДРОВОЙ РАБОТОЙ
В ОРГАНАХ ВНУТРЕННИХ ДЕЛ
