Главная » Ответы консультанта » Порядок доступа к архивным документам по личному составу и их использование

Порядок доступа к архивным документам по личному составу и их использование

В соответствии с ч. 3 ст. 26 Федерального закона от 22.10.04 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее - Закон об архивном деле) государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, при наличии у них соответствующих архивных документов обязаны бесплатно предоставлять пользователю архивными документами оформленные в установленном порядке архивные справки или копии архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством РФ.

Согласно ст. 24 Закона об архивном деле доступ к архивным документам, в т. ч. и по личному составу, обеспечивается путем предоставления пользователю архивными документами справочно-поисковых средств, а также подлинников и (или) копий необходимых ему документов.

При этом следует помнить, что документы по личному составу содержат конфиденциальную информацию, т. е. информацию строго ограниченного и регламентированного доступа. Ведь в них содержатся персональные данные работников: биографические сведения, образование, специальность, занимаемая должность, наличие судимости, адрес места жительства, домашний телефон, состав семьи, место работы или учебы членов семьи и родственников, характер взаимоотношений в семье, размер заработной платы, содержание трудового договора, содержание декларации, подаваемой в налоговую инспекцию, и т. д.

В соответствии со ст. 11 Федерального закона от 20.02.95 № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» не допускается использование и распространение информации, содержащей персональные данные физического лица, без его согласия, кроме как на основании судебного решения. Юридические и физические лица, владеющие информацией о гражданах и использующие ее, несут ответственность за нарушение режима защиты, обработки и порядка использования этой информации.

К пользователям архивными документами, содержащими персональные данные, принадлежат физические и юридические лица, которые на законных основаниях обращаются за информацией. К физическим лицам относятся бывшие работники организации, а также обращающиеся по их просьбе родственники или доверенные лица. К юридическим лицам - пенсионные, правоохранительные органы, органы статистики государственной власти, местного самоуправления, налоговые инспекции, страховые агентства, туристические и гостиничные фирмы и другие организации, которым законодательством предоставлено право получать подобную информацию.

В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций допускается изъятие архивных дел и выдача владельцам или их родственникам подлинных личных документов: трудовых книжек, свидетельств об окончании учебных заведений, аттестатов об образовании, удостоверений и т. п. Подлинные личные документы выдаются заявителям по их письменным запросам с разрешения руководителя организации под расписку. При этом заявитель обязан предъявить паспорт или иной документ, подтверждающий его личность. В случае обращения за документами родственного лица оно также обязано представить документы, подтверждающие степень родства. Доверенному лицу выдаются на руки подлинные документы на основании нотариально заверенной доверенности.

На место изъятого документа в дело помещается справка о его выдаче, копия выданного документа, а в учетных документах (описи) делаются отметки об изъятии, указываются номер, дата и название документа - основания для изъятия (заявление, запрос), а также расписка получателя документа.

Получатель подлинного личного документа должен расписаться на обороте копии личного документа, остающейся в архиве организации. При этом в расписке указываются его паспортные данные.

В соответствии с законодательством РФ органами правопорядка из архива также могут быть изъяты подлинные архивные документы.

В этом случае на место изъятого документа в дело помещается справка о выдаче и снятая с него копия. В учетных архивных документах отметка об изъятии, указываются номер, дата и название документа - основания для изъятия, а также расписка получателя документа (при личной передаче). В дальнейшем работники архива обеспечивают контроль возврата изъятых документов.

В соответствии со ст. 12 Закона об архивном деле изъятие архивных документов, не предусмотренных федеральными законами, запрещается.

Архивные справки, выписки и копии выдаются на основании письменных запросов соответствующих организаций (как правило, связанных с пенсионным обеспечением граждан), а также граждан - бывших сотрудников данной организации. В запросе излагаются: суть запроса; полностью фамилия, имя, отчество обращающегося; его адрес, контактные телефоны, а также проставляется дата запроса и личная подпись обратившегося.

В запросе о подтверждении трудового стажа необходимо указать полное наименование организации и структурного подразделения, где работал заявитель, занимаемую должность, а также период его деятельности в данной организации. Если необходимо получить сведения о заработной плате, то требуется указать, за какой период. Если заявитель в период, за который запрашиваются сведения, носил другую фамилию, то это тоже необходимо отразить в запросе.

Если запрос или заявление содержит не все данные, необходимые для наведения справки, в адрес заявителя направляется письмо с просьбой сообщить те или иные дополнительные сведения.

Срок исполнения запросов социально-правового характера граждан и организаций по архивным документам не должен превышать 30 дней со дня регистрации обращения. При сложных запросах срок может быть продлен, но не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением заявителя.

Архивные справки составляются на общих бланках организаций с обозначением названия вида документа - «Архивная справка».

Архивные справки составляются на основе подлинных документов или их заверенных копий (в случае отсутствия подлинников). В справке приводятся названия документов, их даты и излагаются сведения из этих документов в хронологической последовательности событий. Выдержки из документов заключаются в кавычки, названия организаций, подразделений при первом упоминании приводятся полностью.

Несовпадения, расхождения, неточности, в т. ч. биографического характера, включаются в архивную справку в том виде, в каком они значатся в документах и оговариваются словами в скобках («Так в документе»).

Например, в заявлении запрашиваются сведения на Георгия Ивановича, а в документах значится Егор Иванович, но при этом совпадают дата, должность и место работы. Такие расхождения, несовпадения и неточные названия оговариваются в тексте архивной справки словами «Так в документе». Оговаривается также отсутствие имени и отчества, невозможность расшифровки инициалов и т. п.

В случае возникновения сомнений в достоверности отдельных сведений подлинного документа, например в тексте встречаются исправления, подчистки, в скобках также необходимо привести примечание («В тексте неразборчиво» ).

В тексте архивной справки не допускаются комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию использованных документов.

После текста справки помещается основание, которое включает в себя архивные шифры использованных документов: номер описи, номер дела и номера листов.

Архивная справка подписывается ответственным за архив и руководителем организации и заверяется гербовой печатью. При составлении справки на нескольких листах должен быть заверен каждый лист. Первый экземпляр архивной справки выдается на руки заявителю, второй - хранится в делах архива в соответствии с номенклатурой дел. Пример оформления архивной справки дан в приложении 1 () .

Помимо архивных справок по запросам граждан и учреждений выдаются архивные копии и архивные выписки из документов.

Машинописные, электрографические архивные копии и выписки изготавливаются на бланке письма организации с указанием названия документа: «Архивная копия», «Архивная выписка». При изготовлении ксерокопий документов бланк организации не используется.

На архивных копиях, изготовленных электрографическим методом, поисковые данные проставляются сразу же после окончания текста документа или (в случае отсутствия свободного места) на обороте каждого листа на расстоянии не более 1 см от его верхнего поля. Если копия или выписка занимают более одного листа, архивный шифр проставляется на обороте каждого листа. Все листы архивной копии или выписки должны быть скреплены (прошиты), пронумерованы и на месте скрепления заверены печатью. Заверенная гербовой печатью подпись руководителя организации может проставляться как на каждом листе копии, выписки, так и на последнем листе копии, выписки - на месте скрепления листов.

Архивные выписки делаются, как правило, в том случае, если необходимые сведения содержатся в объемном документе и только часть его относится к содержанию запроса. В этом случае делаются извлечения из этого документа.

3.5. Оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий. 3.5.1. Оформление архивных справок, архивных выписок, архивных копий включает в себя подготовку в установленном Правилами порядке архивных справок, архивных выписок, архивных копий по запросам заявителей, полученным непосредственно из-за рубежа, иных органов и организаций, Управления Алтайского края по культуре и архивному делу.

3.5.2. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии оформляются на государственном языке Российской Федерации.

3.5.3. Текст в архивной справке излагается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.

Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках («Так в документе», «Так в тексте оригинала»).

В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места («Так в тексте оригинала», «В тексте неразборчиво»).

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка. Подчистки и помарки в архивных справках не допускаются.

После текста архивной справки приводятся архивные шифры (номера фондов, описей, дел) и номера листов единиц хранения архивных документов. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номеров листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта, события.

Все листы архивной справки нумеруются, на втором и последующих листах справки в верхнем правом углу оформляется отметка: «продолжение архивной справки от ______________г. № ___».

В архивной выписке название архивного документа, из которого произведены выписки, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.

В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами «Так в тексте оригинала», «Так в документе». После текста архивной выписки приводятся архивные шифры (номера фондов, описей, дел) и номера листов единиц хранения архивных документов.

Архивная справка, архивная выписка оформляется на бланке Отдела с обозначением всех обязательных для бланка реквизитов и названия документа «Архивная справка», «Архивная выписка» и адресуется непосредственно заявителю.

Каждый лист справки подписывается начальником Отдела и заверяется печатью Отдела.

Архивная справка, архивная выписка подписывается начальником Отдела, заверяется печатью, проставляется номер и дата составления.

Архивные копии документов могут быть оформлены только в отношении тех лиц, о которых запрашиваются сведения, при наличии в документах вместе с запрашиваемыми сведениями сведений о других лицах оформляются архивные выписки.

При изготовлении ксерокопий архивных документов бланк не используется. На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы копии документа с оборотной стороны заверяются печатью Отдела и подписью начальника Отдела.

В архивной справке, архивной выписке, архивной копии, объем которой превышает один лист, листы прошиваются вместе ниткой любого цвета и нумеруются. Последний лист архивной справки, архивной выписки, архивной копии в месте, где она прошита, заклеивается плотной бумагой размером 4х4 см или бумажной «звездочкой», на которой проставляется печать Отдела (Приложение № 5 настоящего Регламента).
3.6. Направление (выдача) заявителям ответов и архивных справок, архивных выписок и архивных копий .

3.6.1. При личном обращении заявителя за архивной справкой, архивной выпиской, архивной копией, руководитель Отдела информирует заявителя о необходимости проставления апостиля в управлении Алтайского края по культуре и архивному делу. Не требуется проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках, архивных копиях, предназначенных для направления в государства, заключившие с Российской Федерацией Конвенцию о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, а также в государства - участники СНГ, подписавшие Соглашение о принципах и формах взаимодействия в области использования архивной информации, или с которыми имеются двусторонние соглашения о сотрудничестве (Приложение № 4 настоящего Регламента).

Заявитель расписывается в получении документа в соответствующей графе регистрационного журнала.

3.6.2. При направлении ответов на запросы заявителей по почте архивные справки, архивные выписки и архивные копии, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, предназначенные для направления в государства:

не являющиеся участниками СНГ, вместе с запросами (анкетами, личными заявлениями и т.п.) направляются в управление Алтайского края по культуре и архивному делу;

заключившие с Российской Федерацией Договоры о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, а также в государства - участники СНГ, подписавшие Соглашение о принципах и формах взаимодействия в области использования архивной информации, или с которыми имеются двусторонние соглашения о сотрудничестве высылаются Отделом по почте простыми письмами непосредственно в адреса заявителей.

3.6.3. Подготовленные и оформленные ответы на запросы заявителей, сопроводительные письма к архивным справкам, архивным выпискам и архивным копиям регистрируются специалистом Отдела.

Регистрация включает в себя внесение сведений в регистрационный журнал об ответе на запрос, направлении его в управление Алтайского края по культуре и архивному делу или непосредственно заявителю, оформление соответствующих реквизитов на ответе и снятие документа с контроля.

После регистрации ответ на запрос, архивная справка, архивная копия, архивная выписка направляется в соответствующий адрес.

Срок исполнения данной административной процедуры 3 дня с момента оформления ответа или сопроводительного письма.
4. Формы контроля за исполнением административного регламента
4.1. Текущий контроль за соблюдением и исполнением ответственными должностными лицами положений настоящего Регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования по оказанию муниципальной услуги осуществляется начальником Отдела.

4.2.Проверки полноты и качества предоставления муниципальной услуги могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы) и внеплановыми. При проверке могут рассматриваться все вопросы, связанные с оказанием услуги (комплексные проверки), или отдельные аспекты (тематические проверки). Проверка также может проводиться по конкретному обращению заявителя.

Контроль за исполнением муниципальной услуги включает в себя ежегодную отчетность Отдела, включающую показатели по исполнению запросов заявителей.

4.3. По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав заявителей при предоставлении муниципальной услуги, осуществляется привлечение виновных лиц к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.
5.Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу, а также должностных лиц, муниципальных служащих
5.1.Заявители вправе обжаловать действия (бездействие) должностных лиц Отдела и решения, принятые в ходе предоставления муниципальной услуги, в досудебном порядке.

Заявители имеют право обратиться с жалобой лично или направить письменное заявление (претензию, жалобу), в соответствии с уровнем подчиненности должностного лица, действия (бездействие) которого обжалуется, – начальнику Отдела, управляющему делами Администрации Бийского района, курирующему данное направление деятельности, Главе района.

5.2. Жалоба может быть направлена по почте, через многофункциональный центр, с использованием информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», официального сайта Администрации Бийского района, единого портала государственных и муниципальных услуг либо регионального портала государственных и муниципальных услуг, а также может быть принята при личном приеме заявителя.

Заявление (претензия, жалоба) подается в письменной форме и должно содержать:

при подаче физическим лицом фамилию, имя, отчество (последнее при наличии) физического лица, его место жительства или пребывания; при подаче обращения юридическим лицом его наименование, адрес, дату подачи;

наименование органа, учреждения и (или) структурного подразделения и (или) должности и (или) фамилию, имя и отчество (последнее при наличии) специалиста (при наличии информации), решение, действие (бездействие) которого обжалуется;

К заявлению могут быть приложены копии документов, подтверждающие изложенную в обращении информацию.

Заявление подписывается подавшим его физическим лицом или руководителем (заместителем руководителя) юридического лица.

5.3. Поступившая жалоба (заявление) подлежит рассмотрению в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа Отдела в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.

Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.

5.4. Ответ на письменную жалобу по существу не дается в следующих случаях:

отсутствие фамилии заявителя, направившего заявление, и почтового адреса, по которому должен быть направлен ответ;

отсутствие в заявлении сведений об обжалуемом действии, бездействии, решении (в чем выразилось, кем принято);

если ответ по существу поставленного в заявлении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую законодательством тайну:

если в заявлении содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи;

если текст письменного заявления не поддается прочтению;

если в заявлении содержится вопрос, на который заявителю ранее многократно давались письменные ответы по существу, и при этом в заявлении отсутствуют новые доводы или обстоятельства начальник Отдела вправе принять решение о безосновательности очередного заявления и прекращении переписки по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись одному и тому же гражданину или юридическому лицу, о чем уведомляется заявитель, направивший заявление.

Письменный ответ с указанием причин отказа в рассмотрении жалобы направляется заявителю не позднее 15 дней с момента ее получения, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

5.5. В случае подтверждения в ходе проведения проверок фактов, изложенных в жалобе на действия (бездействие) и решения должностных лиц, ответственных за выполнение административного действия, принимаемые (осуществляемые) в ходе оказания муниципальной услуги, виновное должностное лицо привлекается к ответственности.

5.6. Заявители вправе обжаловать действия (бездействие) должностных лиц Отдела и решения, принятые в ходе предоставления муниципальной услуги, в судебном порядке в соответствии с действующим законодательством. В случае обжалования действия (бездействия) должностного лица в судебном порядке, заявитель подает заявление в суд.

Управляющий делами И.Ю. Денисов

Приложение № 1

отменяющей требование легализации иностранных официальных документов
1. Австралия 30. Индия

2. Австрия 31. Ирландия

3. Азербайджан 32. Исландия

4. Албания 33. Испания

5. Андорра 34. Италия

6. Антигуа и Барбуда 35. Кабо-Верде

7. Аргентина 36. Казахстан

8. Армения 37. Кипр

9. Багамские острова 38. Китай

10. Барбадос 39. Колумбия

11. Беларусь 40. Корея

12. Белиз 41. Латвия

13. Бельгия 42. Лесото

14. Болгария 43. Либерия

15. Босния и Герцеговина 44. Литва

16. Ботсвана 45. Лихтенштейн

17. Бруней-Даруссалам 46. Люксембург

18. Вануату 47. Маврикий

19. Венгрия 48. Македония

20. Венесуэла 49. Малави

21. Германия 50. Мальта

22. Гондурас 51. Маршалловы острова

23. Гренада 52. Мексика

24. Греция 53. Молдова

25. Грузия 54. Монако

26. Дания 55. Монголия

27. Доминика 56. Намибия

28. Доминиканская Республика 57. Нидерланды

29. Израиль 58. Ниуэ

59. Новая Зеландия

60. Норвегия

61. Острова Кука

62. Панама

64. Польша

65. Португалия

66. Россия

67. Румыния

69. Сан-Марино

70. Сан-Томе и Принсипи

71. Свазиленд

72. Сейшельские острова

76. Сербия

77. Словакия

78. Словения

79. Соединенное королевство Великобритании и Северной Ирландии

80. Соединенные Штаты Америки

81. Суринам

83. Тринидад и Тобаго

84. Турция

85. Украина

87. Финляндия

88. Франция

89. Хорватия

90. Черногория

91. Чешская Республика

92. Швейцария

93. Швеция

94. Эквадор

95. Эль-Сальвадор

96. Эстония

97. Южная Африка

98. Япония

Приложение № 2

Форма запроса заявителя

ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу выдать ________________________________________________

(архивную справку архивную выписку архивную копию)

о _________________________________________________________________

(изложение существа запроса со сведениями в соответствии с пунктом 14 настоящего Регламента)

__________________________________________________________________

«______»________________ _______г. _______________

Приложение № 3

Образцы подписей и печати

Наименование организации (указать в соответствии с Уставом или Положением)



Фамилия имя отчество и должность лица, имеющего право действовать от имени организации без доверенности



Документ, подтверждающий полномочия на право подписи от имени организации без доверенности (указать наименование номер и дату документа срок полномочий)



Образец подписи лица, имеющего право подписи от имени организации без доверенности

	(подпись)


Образец печати организации


	(оттиск печати)

Приложение № 4

СПИСОК

государств-участников Конвенции о правовой помощи

и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам,

СПИСОК

государств, заключивших с Российской Федерацией договоры о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам

с рядом государств - бывших республик СССР

(Российская Федерация как правопреемник по международным

обязательствам СССР является также стороной международных соглашений

о правовой помощи, участником которых был СССР)

Азербайджанская Республика	Латвия
Алжир	Литва
Болгария	Республика Молдова
Венгрия	Монголия
Вьетнам	Йеменская Республика
Греция	Польша
	Румыния
Испания	Соединенные Штаты Америки
Италия	Тунис
	Финляндия
Китай	Чехословакия (фактически применяется между Чехией и Словакией)
Корейская Народная Демократическая Республика	Эстония
	Союзная Республика Югославия
Кыргызская Республика

Продолжение Приложения № 4

Просмотров