Что такое формуляр цели гост. Единая система программной документации

Совокупность реквизитов документа и схема их расположения на документе составляют формуляр документа.

Набор обязательных реквизитов, составляющих формуляр документа, зависит от вида документа. Различают несколько видов формуляра документа:

· формуляр-образец,

· типовой,

· индивидуальный.

Формуляр-образец – это совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам документов данной системы. ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» так определяет этот термин: «модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты» (5).

Расположение реквизитов в формуляре-образце учитывает последовательность операций по составлению, оформлению, обработке и дальнейшему использованию документа. Формуляр-образец устанавливает место и границы расположения каждого реквизита.

Формуляр-образец регламентируется ГОСТом и предназначается для множества документов, объединенных в систему.

Например, для формуляра документов, входящих в систему ОРД (организационно-распорядительной документации) устанавливается образец в ГОСТ 6.10.5-87 «Унифицированная система документации. Требования к составлению формуляра-образца»). Данный стандарт распространяется на документы, применяемые на всех уровнях управления, но не распространяется на системы документации по капитальному строительству, конструкторскую, технологическую, а также внешнеторговую системы.

Проектируется формуляр-образец на конструкционной сетке, которая образуется пересечением вертикальных и горизонтальных линий на бумаге установленного формата, ограниченной полями.

Типовой формуляр характерен для конкретного вида документов: например приказа, акта, протокола и др. Например, в формуляр заявления входят: адресат, автор, наименование вида документа, текст, подпись, дата.

Индивидуальный формуляр присущ какому-либо отдельному документу, например, формуляр приказа по основной деятельности, формуляр приказа о командировании и пр.

Индивидуальным может быть как произвольный , так и регламентированный формуляр. Например, доверенность, расписка, объяснительная записка, заявление могут быть составлены в произвольной форме , если автором документа является лицо не официальное или не знакомое с правилами оформления документов.

Однако формуляр большинства официальных документов является объектом унификации и стандартизации. Поэтому формуляры официальных документов являются регламентированными .

Формуляр-образец графически можно разделить на три части: заголовочную, содержательную и оформляющую.

Заголовочная часть формуляра-образца включает реквизиты, расположенные в двух зонах выше реквизита «Текста документа».

В границах содержательной части формуляра-образца расположены реквизиты: заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения.

В оформляющей части размещают реквизиты, обеспечивающие придание документу юридической силы.

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ СОЮЗА ССР

Единая система программной документации

Настоящий стандарт устанавливает правила составления программного документа "Формуляр", определённого ГОСТ 19.101-77.

1. Общие положения

1.1. Структура и оформление документа устанавливаются в соответствии с ГОСТ 19.105-78. Информационную часть (аннотацию и содержание) допускается в документ не включать.

1.2. В основную часть документа должны входить следующие разделы:

• общие указания;
• общие сведения;
• основные характеристики;
• комплектность;
• периодический контроль основных характеристик при эксплуатации и хранении;
• свидетельство о приёмке;
• свидетельство об упаковке и маркировке;
• гарантийные обязательства;
• сведения о рекламациях;
• сведения о хранении;
• сведения о закреплении программного изделия при эксплуатации;
• сведения об изменениях;
• особые отметки;
• приложения.

При необходимости допускается дополнять документ другими разделами или объединять отдельные разделы, а также помещать их в приложениях.

2.1. В разделе "Общие указания" приводят общие указания для обслуживающего персонала по эксплуатации программного изделия, заполнению и ведению его формуляра, например:

"Перед эксплуатацией необходимо внимательно ознакомиться с соответствующими эксплуатационными документами (приводятся наименования документов).

Формуляр должен находиться в подразделении, ответственном за эксплуатацию программного изделия"

2.2. В разделе "Общие сведения" указывают наименование программного изделия, его обозначение, наименование предприятия изготовителя, номер программного изделия предприятия и другие общие сведения о программном изделии.

2.3. В разделе "Основные характеристики" приводят необходимые при эксплуатации программного изделия значения основных характеристик (например, функциональных, надёжности и др.).

2.4. В разделе "Комплектность" перечисляют все, непосредственно входящие в программное изделие, другие программные изделия и документацию в соответствии с комплектностью, указанной в технических условиях на программное изделие.

При наличии ведомости эксплуатационных документов в формуляре делают на неё ссылку без перечисления эксплуатационных документов (форма 1 обязательного приложения).

2.5. В разделе " периодический контроль основных характеристик при эксплуатации и хранении" указывают наименование измерения проверяемых характеристик, требуемую периодичность контроля (форма 2 приложения).

2.6. В разделе "Свидетельство о приёмке" приводят свидетельство о приёмке программного изделия, подписанное лицами, ответственными за приёмку (форма 3 приложения).

2.7. В разделе "Свидетельство об упаковке и маркировке" помещают сведения об упаковке программного изделия, подписанные лицами, ответственными за упаковку (форма 4 приложения).

2.8.В разделе "Гарантийные обязательства" приводят гарантийные обязательства предприятия-изготовителя.

2.10. В разделе "Сведения о хранении" указывают сроки хранения программного изделия (форма 6 приложения).

2.11. В разделе "Сведения о закреплении программного изделия при эксплуатации" указывают фамилии и должности лиц, за которыми закрепляют программное изделие (форма 7 приложения).

2.12. В разделе "Сведения об изменениях" указывают основание для внесения изменений, содержание изменений с указанием его порядкового номера, а также должность, фамилию и подпись лица, ответственного за проведение изменения (форма 8 приложения).

2.13. В разделе "Особые пометки" оставляют несколько чистых листов для специальных отметок, которые вносят во время эксплуатации программного изделия.

2.14. В качестве приложений к формуляру могут быть справочные материалы и дополнительные документы (например, журнал учёта работы), необходимые при эксплуатации программного изделия.

Приложение (обязательное).

Формы разделов формуляра.

Комплектность

Периодический контроль основных характеристик при эксплуатации и хранении.

Свидетельство о приёмке

Наименование программного изделия обозначение Соответствует техническим условиям (стандарту)_______________________________________ номер технических условий или стандарта и признан(о) годным(ой) для эксплуатации Дата выпуска_______________________________ М.П. подпись лиц ответственных за приёмку.

Свидетельство об упаковке.

Номер программного изделия наименование обозначение предприятия __________________ упакован(а) ______________________________________ наименование или код предприятия (организации) согласно требованиям, предусмотренным инструкцией _______________________________ обозначение Дата упаковки _______________________ Упаковку произвел ____________________ (подпись) Изделие после упаковки принял ___________________________ (подпись) М.П. Примечание. Форму заполняют на предприятии, производившем упаковку.

Сведения о хранении.

Сведения о закреплении программного изделия при эксплуатации.

Сведения об изменениях.

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ СОЮЗА ССР

ЕДИНАЯ СИСТЕМА
ПРОГРАММНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

МОСКВА 1979

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ СОЮЗА ССР

Формуляр на медицинское оборудование является одним из обязательных для использования медицинского изделия документа. Необходимо знать, какие разделы должны быть в формуляре, на какие изделия его обязательно заводить и кто должен его вести. Приведен формуляр на медицинское оборудование образец.

Образец и основные разделы формуляра на медицинское оборудование

Ниже приведен образец журнала учета работы медицинского оборудования.

Образец журнала учета медицинского оборудования формуляр

В соответствии с ГОСТ 2.610-2006 этот документ должен постоянно быть радом с медицинским изделием, то есть там, где он непосредственно используется.

Формуляр состоит из нескольких разделов основные указания; общие сведения об оборудовании и его технические характеристики; индивидуальные особенности модели и ее комплектность; гарантии от производителя, сроки использования и хранения; возможности консервации; свидетельство о приемке и упаковывании; движение оборудования при его использовании; учет обслуживания оборудования; эксплуатационная работа оборудования; особенности ремонта и хранения изделия; данные об утилизации; контроль ведения формуляра; условия приобретения оборудования; особые указания, отметки и перечень приложений. Мы видим, что документ имеет комплексное содержание и в нем содержатся данные об эксплуатации изделия, о его техническом содержании и бухгалтерском учете. Заполнять и вести формуляр на медицинское оборудование образец должны сотрудники инженерной службы и бухгалтерии, а также медработники, которые непосредственно работают с данным изделием. Например, представленный выше журнал учета работы изделия могут только те медработники, которые непосредственно используют оборудование в своей деятельности.

Является ли формуляр для медицинского оборудования обязательным

Разработкой формуляра для конкретного медицинского изделия занимается его производитель. В документе отражено, прежде всего, техническое состояние аппарата, а также в нем приводятся показатели основных характеристик и параметров изделия, производитель отмечает свои гарантии. Остальные параметры касаются уже этапа эксплуатации изделия – длительность службы, ремонты и техобслуживание, условия работы. Если производитель в остальной технической документации указал, что на него нужно вести формуляр, то документ становится для медучреждения обязательным. Кроме того, формуляр медицинского оборудования содержится и в перечне эксплуатационных документов по ГОСТ 2.601-2013. В приложении к этому перечню указывается, что в зависимости от разновидности и модели конкретного изделия, обязательным для него будет либо паспорт, либо этикетка, либо формуляр. Также сказать, что один из этих документов должен быть включён в единый эксплуатационный документ.

Также, если производитель не счет нужным предоставить формуляр для медицинского оборудования, медицинское учреждение может разработать его самостоятельно. К эксплуатационным документам отнесены формуляр, руководство по эксплуатации, паспорт и др. К медицинскому оборудованию они должны быть приложены при поставке. Такие требования содержатся в письме Минздрава РФ № 293-22/233 от 27.10.2003 года. Для чего нужен формуляр Формуляр на медицинское оборудование (образец) позволяет проводить контрольные меры при эксплуатации медицинской техники, предупреждать ее простои и принимать своевременные меры для ремонта и отладки оборудования. Кроме того, формуляры проверяют надзорные органы, при наличии документа у комиссии не возникнет дополнительных вопросов по поводу качества эксплуатации изделия. Очень часто в медучреждениях вместо формуляра ведётся обычная тетрадь, в которой бессистемно отражаются сведения об оборудовании. Это очень неудобно и неинформативно, поэтому все же стоит завести формуляр в соответствии с требованиями ГОСТ.

К какому оборудованию должны быть формуляры

В медучреждениях, как правило, на балансе много медицинских изделий. В связи с этим необходимо точно знать, на какое оборудование и в каких случаях нужно оформлять формуляры, поскольку для всего оборудования это будет сложным. Часто региональные органы власти сами определят рекомендации и требования по обязательному ведению формуляров. В других случаях, формуляр в обязательном порядке оформляется, если это требование установлено производителем оборудования. Также администрация медицинского учреждения может сама установить перечень оборудования, на которое будет заполнен такой документ.

Практика проверяющих органов показывает, что формуляры часто оформляются: 1. на все медицинское оборудование, имеющееся в учреждении здравоохранения 2. на дорогостоящее современное оборудование 3. на оборудование для лучевой диагностики, для лабораторной диагностики или определенных видов исследования 4. на оборудование, которое в медицинское учреждение предоставлено в рамках государственных проектов в сфере охраны здоровья 5. на оборудование, которое предоставлено в медучреждение в рамках программы модернизации здравоохранения Поэтому если производитель в конкретной модели аппарата не указал, что на него нужно заполнять формуляр на медицинское оборудование образец, то руководитель учреждения может сам решить, на какое оборудование такой документ будет обязательным.

Сроки и форма ведения формуляра

Главные врачи медицинских учреждений не всегда знают, нужно ли вести записи в таком документе каждый день, особенно это касается такой части формуляра как журнал учета работы медицинского оборудования. Обратим внимание на содержание нескольких столбцов этого журнала. В первой редакции журнала столбцы 1,2 были объединены одним заголовком – дата применения. В последующем этот столбец был разделен на два – на дату применения оборудования (начало периода) и на конец периода использования. Таким образом, раздел говорит о том, что в него необходимо вводить данные о работе оборудования за определенный промежуток времени. Нормативная документация не определяет конкретный период заполнения. Поэтому этот вопрос опять остается на усмотрение руководителя медучреждения. Конкретный период может составлять несколько дней, неделю, месяц, год и т.д. Другой важный вопрос – ведение формуляра на медицинское оборудование в электронной форме. Электронная форма допустима, и правила ее ведения приведены в ГОСТ № 2.612-2011 с учетом положений ГОСТ 2.051-2013 (ведение электронных документов).

Вести электронный формулярах на медицинское оборудование допустимо в формате документа Word, но только в том случае, если по первому требованию надзорных органов или руководителя медучреждения документ можно будет распечатать, прошить и пронумеровать в установленном порядке в единый документ. Если формуляр распечатан из электронной формы, то данные, написанные от руки, в него вносить нельзя, о чем говорят требования ГОСТ. Частичное заполнение формуляра на медицинское оборудование В п. 7.3. ГОСТ № 2.610-2006 говорится о том, что некоторые разделы и подразделы формуляра можно из него исключать или объединять в один раздел, включать новые, если того требует особенности конкретного медицинского оборудования. Если главный врач медицинского учреждения самостоятельно принял решение об исключении тех или иных разделов документа, он должен понимать, где в дальнейшем сведения исключенного раздела при необходимости можно найти. Например, если медучреждение договор заключило со специализированной организацией договор на техническое обслуживание медицинского оборудования, то журнал технического обслуживание на аппарат должен вести отдельно представитель этой компании. Это значит, что соответствующий раздел можно исключить из содержания формуляра на данный аппарат.

Что делать если один из разделов формуляра закончился

Как следует из практики использования формуляров на медицинское оборудование, раздел «Журнал учета работы оборудования» заканчивается в первую очередь. Для того чтобы не было необходимости оформлять новый документ, переписывая в него все остальные разделы из предыдущего, нужно сделать приложение к действующему формуляру. В приложении будет содержаться только тот раздел, который закончился. Если приложений будет несколько (несколько разделов формуляра закончились), то их нужно пронумеровать, а в раздел «Перечень приложений» нужно внести новые сведения и указать, где найти нужные данные. Таким образом, формуляр на медицинское оборудование является практически полезным документом, который позволяет медучреждению контролировать использование медтехники.