Документация по оформлению банковских операций. Виды банковских документов и порядок их хранения

Банковская деятельность всегда подразумевает строгую отчетность. Все финансовые операции, производимые таким образом, должны быть отражены в текущей отчетности. Что же такое банковские расчетные документы?

Для того чтобы осуществить расчет с поставщиками за приобретаемые товары, например, компания должна иметь свой собственный счет в банке. И в зависимости от конкретной специфики деятельности для этих целей могут использоваться различные документы и банковская документация.

Основные виды расчетных банковских документов

В этот перечень сегодня входят:

Людям, далеким от специфики банковской деятельности, сложно разобраться во всех тонкостях ведения такого вида учета. Типовая форма имеется у каждого из вышеперечисленных видов документации. Также вы можете отыскать основные требования по заполнению таких расчетных документов. Но об этом стоит говорить после ознакомления с основными видами таких бланков.

Итак, на сегодняшний день самым популярным и востребованным видом расчетов в банках является платежное поручение. Этот документ представляет собой распоряжение владельца банковского счета перевести некую установленную сумму средств на счет одного из контрагентов. Грубо говоря, клиент дает поручение банку перевести деньги с одного счета на другой. Именно таким образом осуществляется расчет за приобретаемые товары, сырье, материалы и услуги. И точно также оплачиваются налоги и обязательные сборы.

При этом счет контрагента может быть открыт в другом банке. В платежном поручении должны быть четко указаны все реквизиты, как отправителя средств, так и их получателя. Также обязательным является заполнение полей даты проведения операции, суммы перевода средств, банковских реквизитов и т.д.

Учитывая то, что именно такая документация встречается в банковской деятельности чаще всего, ее заполнение обычно не занимает у специалистов много времени. При помощи многочисленных программ учета можно упростить процесс заполнения и подачи банковских расчетных документов. Сегодня все эти процессы являются автоматизированными.

Тем не менее банк не может отказать в приеме документа установленного образца, заполненного от руки. При этом все данные должны быть четкими, заполненными черными или синими чернилами, нельзя выходить за установленные поля, а печать организации, осуществляющей расчет, не должна быть смазанной.

Аккредитив также является той формой расчетов, которая используется сегодня. Но она не столь популярна, как платежное поручение. В ходе такой деятельности плательщик дает банку поручение об открытии аккредитива. Но контрагент может получить свои средства только после предоставления специальной документации, подтверждающей факт сделки между участниками этого процесса. Проще говоря, если вы заказали определенные товары у поставщика, оплату за них тот сможет получить только в том случае, если предоставит в банк документальное доказательство того, что заказанная продукция была поставлена на склад заказчика. Это могут быть, к примеру, товарно-транспортные накладные.

Конечно, такая форма расчетов является наиболее безопасной для всех участников процесса, ведь они получают дополнительные гарантии возврата средств в случае срыва сделки. То есть, если получатель не сможет предоставить соответствующие документы, то средства плательщика не будут списаны со счета.

Несмотря на все свои преимущества, именно такие формы расчетов применяются достаточно редко. Связано это со сложностью их оформления, а также высокими процентами банковской комиссии. Можно утверждать, что такие платежи в основном осуществляются при расчете с нерезидентами страны в ходе внешнеэкономической деятельности.

Платежное требование - форма расчетов, которая на сегодняшний день является несколько устаревшей. При этом требование об оплате долга выдвигается банку получателем средств, а не плательщиком. Оформление такой документации является более сложным, чем при расчетах с помощью платежных поручений, поэтому большинство участников сего процесса отказываются от подобных возможностей.

Если же списание средств со счета плательщика осуществляется в бесспорном порядке, то при этом применяется инкассовое поручение. Например, в том случае, если налоговые службы выдвигают требование по взысканию штрафов за невыполнение обязательств, предусмотренных законом, списание средств происходит автоматически. Тоже самое можно сказать об уплате долгов по исполнительным документам и в прочих случаях, регламентируемых законодательством.

А для того чтобы обналичить средства с банковского счета используются чеки. Перед этим требуется оформить кассовую заявку в банке.

Банки осуществляют операции по счетам на основании расчетных документов. Расчетный документ представляет собой оформленное в виде документа на бумажном носителе или, в установленных случаях, электронного платежного документа:

• распоряжение плательщика (клиента или банка) о списании денежных средств со своего счета и их перечислении на счет получателя средств;
• распоряжение получателя средств (взыскателя) на списание денежных средств со счета плательщика и перечисление на счет, указанный получателем средств (взыскателем).

При осуществлении безналичных расчетов в формах, предусмотренных в пункте 1.2 настоящей части Положения, используются следующие расчетные документы:

• платежные поручения;
• аккредитивы;
• чеки;
• платежные требования;
• инкассовые поручения.

Расчетные документы на бумажном носителе оформляются на бланках документов, включенных в Общероссийский классификатор управленческой документации (далее - ОКУД) ОК 011-93 (класс "Унифицированная система банковской документации").

Банковские документы для осуществления безналичных расчетов

• Заявление на открытие счета. ОКУД 0401025
• Карточка образцов подписей и оттиска печати. ОКУД 0401026
• Заявление на открытие корреспондентского счета (субсчета). ОКУД 0401027
• Вкладная книжка. ОКУД 0401041
• Кредитовое авизо. ОКУД 0401050
• Дебетовое авизо. ОКУД 0401051
• Платежное поручение. ОКУД 0401060
• Платежное требование. ОКУД 0401061
• Аккредитив. ОКУД 0401063
• Объявление на взнос наличными. ОКУД 0402001
• Платежный ордер. ОКУД 0401066
• Банковский ордер. ОКУД 0401067
• Опись расчетных документов. ОКУД 0401068
• Инкассовое поручение. ОКУД 0401071
• Заявление об акцепте, отказе от акцепта. ОКУД 0401004
• Реестр счетов. ОКУД 0401065
• Реестр переданных на инкассо расчетных документов. ОКУД 0401014
• Квитанция к сумке. ОКУД 0402300
• Препроводительная ведомость к сумке. ОКУД 0402300
• Платежная квитанция извещение ПД-4
• Платежный документ (извещение) физического лица на уплату налогов, сборов и иных платежей в бюджетную систему Российской Федерации. ОКУД ПД (налог)
• Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу.
• Сообщение банка об открытии (закрытии) счета. ОКУД 1114301
• Сообщение банка об изменении реквизитов счета. ОКУД 1114304

Бланки расчетных документов изготавливаются в типографии или с использованием электронно-вычислительных машин.

Допускается использование копий бланков расчетных документов, полученных на множительной технике, при условии, если копирование производится без искажений. Отклонения от установленных размеров могут составлять не более 5 мм при условии сохранения их расположения и размещения бланков расчетных документов на листе формата А4. Оборотные стороны бланков расчетных документов должны оставаться чистыми.

Расчетные документы на бумажном носителе заполняются с применением пишущих или электронно-вычислительных машин шрифтом черного цвета, за исключением чеков, которые заполняются ручками с пастой, чернилами черного, синего или фиолетового цвета (допускается заполнение чеков на пишущей машинке шрифтом черного цвета). Подписи на расчетных документах проставляются ручкой с пастой или чернилами черного, синего или фиолетового цвета. Оттиск печати и оттиск штампа банка, проставляемые на расчетных документах, должны быть четкими.

При заполнении расчетных документов не допускается выход текстовых и цифровых значений реквизитов за пределы полей, отведенных для их проставления. Значения реквизитов должны читаться без затруднения.

Подписи, печати и штампы должны проставляться в предназначенных для них полях бланков расчетных документов.

Расчетные документы должны содержать следующие реквизиты (с учетом особенностей форм и порядка осуществления безналичных расчетов):

• а) наименование расчетного документа и код формы по ОКУД ОК 011-93;
• б) номер расчетного документа, число, месяц и год его выписки;
• в) вид платежа;
• г) наименование плательщика, номер его счета, идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) или код иностранной организации (КИО);
• д) наименование и местонахождение банка плательщика, его банковский идентификационный код (БИК), номер корреспондентского счета или субсчета;
• е) наименование получателя средств, номер его счета, идентификационный номер налогоплательщика (ИНН);
• ж) наименование и местонахождение банка получателя, его банковский идентификационный код (БИК), номер корреспондентского счета или субсчета;
• з) назначение платежа. Налог, подлежащий уплате, выделяется в расчетном документе отдельной строкой (в противном случае должно быть указание на то, что налог не уплачивается). Особенности указания назначения платежа применительно к отдельным видам расчетных документов регулируются соответствующими главами и пунктами Положения;
• и) сумму платежа, обозначенную прописью и цифрами;
• к) очередность платежа;
• л) вид операции в соответствии с правилами ведения бухгалтерского учета в Банке России и кредитных организациях, расположенных на территории Российской Федерации;
• м) подписи (подпись) уполномоченных лиц (лица) и оттиск печати (в установленных случаях).

Поля "Плательщик", "Получатель", "Назначение платежа", "ИНН" (ИНН плательщика), "ИНН" (ИНН получателя), а также поля 101 - 110 в расчетных документах на перечисление и взыскание налоговых и иных обязательных платежей заполняются с учетом требований, установленных Министерством Российской Федерации по налогам и сборам, Министерством финансов Российской Федерации и Государственным таможенным комитетом Российской Федерации в нормативных правовых актах, принятых совместно или по согласованию с Банком России. Поля, реквизиты которых не имеют значений, остаются незаполненными.

Исправления, помарки и подчистки, а также использование корректирующей жидкости в расчетных документах не допускаются.

Расчетные документы действительны к предъявлению в обслуживающий банк в течение десяти календарных дней, не считая дня их выписки.

Расчетные документы предъявляются в банк в количестве экземпляров, необходимом для всех участников расчетов. Все экземпляры расчетного документа должны быть заполнены идентично.

Второй и последующие экземпляры расчетных документов могут быть изготовлены с использованием копировальной бумаги, множительной техники или электронно-вычислительных машин.

Расчетные документы принимаются банками к исполнению при наличии на первом экземпляре (кроме чеков) двух подписей (первой и второй) лиц, имеющих право подписывать расчетные документы, или одной подписи (при отсутствии в штате организации лица, которому может быть предоставлено право второй подписи) и оттиска печати (кроме чеков), заявленных в карточке с образцами подписей и оттиска печати. По операциям, осуществляемым филиалами, представительствами, отделениями от имени юридического лица, расчетные документы подписываются лицами, уполномоченными этим юридическим лицом. В рамках применяемых форм безналичных расчетов допускается использование аналогов собственноручной подписи в соответствии с требованиями законодательства и нормативных актов Банка России.

Расчетные документы принимаются банками к исполнению независимо от их суммы.

При приеме банком расчетных документов осуществляется их проверка в соответствии с требованиями, установленными правилами ведения бухгалтерского учета и настоящей частью Положения, а также контроль на наличие в расчетных документах информации о плательщике, установленной законодательством. Расчетные документы, в которых указана информация в поле 101, подлежат проверке на обязательное указание информации в полях 102 - 110. Расчетные документы, оформленные с нарушением установленных требований, приему не подлежат. Списание банком денежных средств со счета производится на основании первого экземпляра расчетного документа.

Плательщики вправе отозвать свои платежные поручения, получатели средств (взыскатели) - расчетные документы, принятые банком в порядке расчетов по инкассо (платежные требования, инкассовые поручения), не оплаченные из-за недостаточности средств на счете клиента и помещенные в картотеку по внебалансовому счету N 90902 "Расчетные документы, не оплаченные в срок".

Неисполненные расчетные документы могут быть отозваны из картотеки в полной сумме, частично исполненные - в сумме остатка. Частичный отзыв сумм по расчетным документам не допускается.

Отзыв расчетных документов осуществляется на основании представленного в банк заявления клиента, составленного в двух экземплярах в произвольной форме, с указанием реквизитов, необходимых для осуществления отзыва, включая номер, дату составления, сумму расчетного документа, наименование плательщика или получателя средств (взыскателя).

Оба экземпляра заявления на отзыв подписываются от имени клиента лицами, имеющими право подписи расчетных документов, заверяются оттиском печати и представляются в банк, обслуживающий плательщика, - по платежным поручениям или получателя средств (взыскателя) - по платежным требованиям и инкассовым поручениям. Один экземпляр заявления на отзыв помещается в документы дня банка, второй возвращается клиенту в качестве расписки в получении заявления на отзыв.

Банк, обслуживающий получателя средств (взыскателя), осуществляет отзыв платежных требований и инкассовых поручений путем направления в банк плательщика письменного заявления, составленного на основании заявления клиента.

Отозванные платежные поручения возвращаются банками плательщикам; расчетные документы, полученные в порядке расчетов по инкассо, - получателям средств (взыскателям) после их поступления от банков, обслуживающих плательщиков.

Возврат расчетных документов из картотеки по внебалансовому счету N 90902 "Расчетные документы, не оплаченные в срок" в случае закрытия счета клиента осуществляется в следующем порядке.

Платежные поручения возвращаются плательщику.

Расчетные документы, поступившие в банк в порядке расчетов по инкассо, возвращаются получателям средств (взыскателям) через обслуживающий их банк с указанием даты закрытия счета.

При возврате расчетных документов банком составляется их опись, подлежащая хранению вместе с юридическим делом клиента, счет которого закрывается.

При невозможности возврата платежных требований и инкассовых поручений в случае ликвидации банка получателя (взыскателя) или отсутствия информации о местонахождении получателя средств (взыскателя) они подлежат хранению вместе с юридическим делом клиента, счет которого закрывается.

При возврате принятых, но не исполненных по тем или иным причинам расчетных документов отметки банков, подтверждающие их прием к исполнению, перечеркиваются соответствующим банком. На оборотной стороне первого экземпляра платежного требования и инкассового поручения делается отметка о причине возврата, проставляются дата возврата, штамп банка, а также подписи ответственного исполнителя и контролирующего работника. В журнале регистрации платежных требований и инкассовых поручений делается запись с указанием даты возврата.

Журнал банковских документов является одним из инструментов контроля исполнения планов поступления и расходования денежных средств и предназначен для мониторинга фактических операций с безналичными денежными средствами, отраженными (зарегистрированными) в информационной базе 1С:Бухгалтерия 8. Функциональные возможности системы "Платежный календарь" позволяют работать с разными версиями (1.6 и 2.0) прикладного решения 1С:Бухгалтерия 8, поэтому в состав журнала включен объединенный набор первичных документов, отражающих операции с безналичными денежными средствами в этих версиях 1С:Бухгалтерии.

Состав первичных документов, включенных в журнал:

• Виды документов, используемые при работе с информационной базой 1С:Бухгалтерии версии 2.0:
  • Поступление на расчетный счет - документ отражает операции поступления денежных средств на расчетные счета организации;
  • Списание с расчетного счета - документ отражает операции расходования денежных средств с расчетных счетов организации;
• Виды документов, используемые при работе с базой 1С:Бухгалтерии версии 1.6:
  • Платежное поручение входящее - документ отражает операции поступления денежных средств на расчетные счета организации по платежным поручениям плательщиков;
  • Платежное поручение исходящее - документ формирует платежное поручение банку и отражает операции расходования денежных средств с расчетных счетов организации;
  • Платежное требование выставленное - документ формирует платежное требование банку и отражает операции поступления денежных средств на расчетные счета организации;
  • Платежный ордер на поступление денежных средств - документ отражает факт поступления денежных средств на расчетные счета организации;
  • Платежный ордер на списание денежных средств - документ отражает факт списания денежных средств с расчетных счетов организации (например, безакцептное списание).

Описание формы журнала банковских документов

Форма журнала банковских документов открывается для работы через пункт главного меню «Платежные документы» «Банковские документы» . Форма журнала имеет следующий вид:

Форма журнала банковских документов

В форме журнала банковских документов размещены панель быстрого отбора и список документов. Панель быстрого отбора позволяет установить отбор списка документов по следующим критериям:

• Организация – ограничивает выборку документов по выбранной организации (справочник "Организации");
• Банковский счет – ограничивает выборку документов по расчетному счету организации (справочник "Банковские счета");
• Контрагент – ограничивает выборку документов по выбранному контрагенту (справочник "Контрагенты");
• Назначение платежа – обеспечивает возможность отбора документов по строке назначения платежа. Документы отбираются по условию вхождения указанного в отборе слова или словосочетания в строку назначения платежа документа.

Отбор списка документов также можно установить стандартным способом с помощью кнопок отбора, размещенных на командной панели формы.

Список документов, выводимый в журнале, доступен для просмотра и редактирования ограниченного набора реквизитов. Основная работа с банковскими документами (ввод, редактирование, проведение) осуществляется в информационной базе 1С:Бухгалтерия 8. Информация, выводимая в списке, имеет следующую структуру колонок:

• Дата – дата документа;
• Вид документа – вид первичного документа;
• Вид операции – вид проведенной операции с безналичными денежными средствами;
• Организация – указанная в документе организация;
• Банк.счет – расчетный счет организации, по которому произошло движение денежных средств;
• Контрагент – контрагент плательщик или получатель денежных средств;
• Статья ДДС – статья движения денежных средств, по которой произошло поступление или расходование;
• Поступило – сумма поступления денежных средств;
• Списано – сумма расходования денежных средств;
• Валюта – валюта денежных средств;
• Назначение платежа – строка назначения платежа, указанная в документе;
• Ответственный – ответственное лицо;
• Номер – номер документа;

Синхронизация (передача) списка банковских документов из информационной базы 1С:Бухгалтерия 8 в систему "Платежный календарь" выполняется при открытии формы журнала и принудительно, при нажатии на кнопку "Синхронизация", расположенную на командной панели формы.

Методика работы с банковскими документами

Процесс работы с банковскими документами в системе "Платежный календарь" осуществляется в три этапа. На первом этапе выполняется оперативное планирование операций поступления и расходования денежных средств в системе и на основании планов расходования формируются платежные поручения, которые передаются в 1С:бухгалтерию. На втором этапе отражается Фактическое движение безналичных денежных средств в системе бухгалтерского учета организации (1С:бухгалтерии 8), т.е. происходит исполнение планов и формируются банковские документы. Сформированные банковские документы автоматически передаются в систему платежного календаря в результате синхронизации данных. На третьем этапе выполняется сопоставление запланированных и фактических операций движения денежных средств. В системе "Платежный календарь" при синхронизации вновь созданных платежных документов происходит автоматический поиск и сопоставление соответствующих им документов планирования (планов поступления денежных средств и планов расходования денежных средств). Критериями поиска документов планирования являются:

• Интервал поиска, определяемый как период с даты платежного документа до даты отражения банковской операции в базе 1С:Бухгалтерия;
• Организация, контрагент, договор контрагента, указанные в документах. Поиск документов планирования выполняется по соответствию значений перечисленных реквизитов;
• Сумма документа. Данный критерий отбора используется только при поиске планов расходования денежных средств.

Результат сопоставления платежных документов с документами планирования отображается в строках журнала банковских документов. Строки платежных документов, по которым не найден документ планирования, подсвечиваются красным цветом. При возникновении такой ситуации необходимо открыть платежный документ и указать соответствующий документ планирования вручную.

В случае, когда проведен платеж без предварительного планирования, необходимо в платежном документе указать статью движения денежных средств, соответствующую назначению платежа.

В системе "Платежный календарь" существует возможность рассылки уведомлений о проведенных платежах. Уведомления создаются в момент синхронизации вновь созданных платежных документов (момент приема новых платежных документов из 1С:Бухгалтерии) и рассылаются адресатам по следующим правилам:

• Рассылка уведомлений физическим лицам. Уведомления о проведенных платежах рассылаются сотрудникам, отвечающим за взаиморасчеты с контрагентом платежа. Состав ответственных сотрудников и вид рассылки задаются в карточке (форме элемента) контрагента. В системе поддерживаются следующие виды рассылок:
  • Рассылка внутренних уведомлений . Внутренние уведомления о проведенных платежах рассылаются сотрудникам, отвечающим за работу с контрагентом - получателем или плательщиком денежных средств, и отображаются в персональном списке уведомлений пользователя, расположенном на рабочих столах "Платежный календарь", "Заявки на платежи";
  • . Данный вид рассылки подключается индивидуально для каждого ответственного сотрудника (в форме элемента справочника "Контрагенты"). Адрес электронной почты сотрудника, используемый в рассылке, указывается в настройках физического лица (в форме элемента справочника "Физические лица"). Для рассылки данного вида уведомлений в системе предназначен журнал e-mail уведомлений;
• Рассылка уведомлений на e-mail плательщикам денежных средств. В системе существует возможность рассылки уведомлений контрагентам - плательщикам о поступлении от них денежных средств на расчетный счет организации. Необходимость рассылки и электронный адрес плательщика указываются в форме элемента справочника "Контрагенты". Для работы с вновь созданными уведомлениями предназначен журнал e-mail уведомлений.

Шаблоны рассылаемых уведомлений указываются в форме элемента справочника "Организации".

Тема 2. ДОКУМЕНТАЦИЯ, ДОКУМЕНТООБОРОТ И ОРГАНИЗАЦИЯ ВНУТРИБАНКОВСКОГО КОНТРОЛЯ В БАНКАХ

Для обеспечения рациональной организации бухгалтерс­кого учета большое значение имеет разработка плана доку­ментации и документооборота.

В плане документации указывается перечень документов для учета хозяйственных операций и составляется расчет потребности в бланках. При этом организации могут исполь­зовать типовые формы первичных учетных документов или применять формы документов, разработанные самостоятельно. После определения потребности в бланках их заказывают в типографии или делают заявку на приобретение, а при цен­трализованном снабжении - на получение от вышестоящей организации.

Все формы первичных учетных документов, как типовых, так и разработанных самостоятельно, составляют с соблю­дением требований, предусмотренных Положением о бух­галтерском учете и отчетности.

Характер банковских операций, их отличие от операций прочих хозяйствующих субъектов требуют использования специальной документации. Документы разрабатываются и утверждаются Центральным банком и обязательны к приме­нению юридическими и физическими лицами, осуществляю­щими посредством банков расчетные, ссудные и прочие опе­рации.

Все операции банка (расчетные, кассовые, ссудные) от­ражаются в бухгалтерском учете на основании денежно-рас­четных документов. В банк поступают документы от хозяй­ственных организаций, а также составляются денежно-рас­четные документы самим банком. Документы содержат необходимую информацию о характере операций, позволя­ющую проверять их законность и осуществлять банковский контроль. Совокупность документов, используемых банком для ведения бухгалтерского учета и контроля, образуют банков­скую документацию. Большой объем и многообразие опера­ций требуют рациональной организации банковской докумен­тации.

Применение стандартных документов, формы которых построены по единым образцам, облегчают контроль за со­держанием операций и правильностью их отражения в учете.

Для составления документов используются стандартные бланки установленной формы.

Допускается составление денежно-расчетных документов на электронных машинах, но с аналогичным расположением реквизитов, предусмотренных стандартной формой бланка.

Данные документов, раскрывающие их содержание, называются реквизитами. Стандартные документы содержат следующие реквизиты:

Название документа;

Номер формы;

Номер документа и дата его выписки;

Наименование и местонахождение организаций-платель­щиков и получателей;

Номера счетов в банке;

Назначение платежа;

Сумма операций;

Коды для обработки информации на вычислительных машинах;

Подписи доверенных лиц клиента и оттиск печати;

Подписи работников банка, проверивших документы.

Заполнение денежно-расчетных документов осуществля­ется на пишущих или электронных машинах.

Все документы, на основании которых совершаются бух­галтерские записи, должны иметь бухгалтерскую проводку. Для сокращения количества бухгалтерских записей по опе­рациям применяются сводные документы, объединяющие несколько однородных операций:

Сводные платежные поручения;

Сводные ордера.

Документы подразделяются на банковские и клиентские.

К банковским документам относятся:

мемориальные ордера;

Кассовые ордера;

Платежные ордера;

Распоряжения кредитного отдела.

По характеру отражаемых банковских операций денеж­но-расчетные документы подразделяются:

Кассовые;

Мемориальные;

Внебалансовые.

Кассовыми документами оформляется прием и выдача наличных денег. Кассовые документы - их назначение сво­дится к оформлению права приема и выдачи денежной на­личности в рублях и в иностранной валюте.

К приходным кассовым документам относятся:

Объявление на взнос наличными;

Препроводительные ведомости;

Приходные кассовые ордера;

Квитанции о приеме денег.

К расходным кассовым документам относятся:

Чеки на получение денег;

Расходные кассовые ордера.