Процесс создания документа процесс создания документа. свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, их права и обязанности в определенной сфере государственного управления или хоз
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://www.allbest.ru/
Ташкентский Архитектурно-строительный институт
Кафедра информатики и информационных технологий
Тема: Процесс создания документов
Ташкент 2013
Microsoft Word - современный текстовой процессор, предназначенный для выполнения всех процессов обработки текста: от набора и верстки, до проверки орфографии, вставки в текст графики в стандарте *.pcx или *.bmp, распечатки текста. Он работает со многими шрифтами, как с русским, так и с любым из двадцати одного языка мира. В одно из многих полезных свойств Word входит автоматическая коррекция текста по границам, автоматический перенос слов и правка правописания слов, сохранение текста в определенный устанавливаемый промежуток времени, наличие мастеров текстов и шаблонов, позволяющих в считанные минуты создать деловое письмо, факс, автобиографию, расписание, календарь и многое другое. Word обеспечивает поиск заданного слова или фрагмента текста, замену его на указанный фрагмент, удаление, копирование во внутренний буфер или замену по шрифту, гарнитуре или размеру шрифта, а так же по надстрочным или по подстрочным символам. Наличие закладки в тексте позволяет быстро перейти к заложенному месту в тексте. Можно так же автоматически включать в текст дату, время создания, обратный адрес и имя написавшего текст. При помощи макрокоманд Word позволяет включать в текст базы данных или объекты графики, музыкальные модули в формате *.wav. Для ограничения доступа к документу можно установить пароль на текст, который Word будет спрашивать при загрузке текста для выполнения с ним каких-либо действий. Word позволяет открывать много окон для одновременной работы с несколькими текстами, а так же разбить одно активное окно по горизонтали на два и выровнять их.
Cоздание документа
Чтобы создать новый файл в режиме текстового редактора, надо войти в меню Файл и выбрать команду Создать или нажать кнопку на панели инструментов.
При создании нового документа открывается окно с шаблонами. Создать новый документ - значит построить его на базе модельного, который называют шаблоном. Для любого нового документа применяется шаблон Нормальный. Другие шаблоны хранят стандартный текст и описание форматов для типовых документов, например, писем, служебных записок и т. п.
Диалоговые окна могут содержать несколько вкладок. Блеклые элементы окон недоступны или бессмысленны в момент открытия диалогового окна.
Открытие документа
Если текст ранее существовал на диске, то для его открытия необходимо выбрать команду Файл - Открыть или кнопку на панели инструментов (рис. 5.2), затем в диалоговом окне выбрать мышью или с помощью стрелок клавиатуры сначала диск, на котором находится файл, папку, а затем из предложенного списка - имя файла - и нажать Открыть. После этого на экране появится текст открываемого файла.
Сохранение файла
Для сохранения созданного документа необходимо выбрать команду в меню Файл - Сохранить как. Открывается диалоговое окно (рис. 5.4), в котором необходимо указать сначала имя диска и папки, и когда путь к диску будет определен, в окошке, предназначенном для ввода имени файла, следует набрать имя сохраняемого файла и нажать Сохранить.
Сохранять файлы можно в различных форматах. Это указывается в окне Файл - Сохранить как - Тип. Можно сохранить формат данной версии со всеми оформлениями текста. Можно только текст без оформления и т. п.
Посмотреть статистику файла (дату создания, размер, дату редактирования и т. п.) можно через меню Файл - Свойства - Статистика.
Для сохранения именованного файла выполняется команда Файл - Сохранить или с помощью кнопки на панели инструментов.
microsoft файл текстовый
Если попытаетесь выйти из редактора без предварительного сохранения, Word проверит все открытые документы и шаблоны. Если хоть в одном из них будут обнаружены несохраненные изменения, Word предложит вам их сохранить на диск с помощью диалогового окна (рис. 5.5).
Kак форматировать документ
К стандартному форматированию документов можно отнести такие операции с фрагментами текста, как изменение положения на листе, изменение правых и левых отступов, красной и выступающей строки, выравнивание текста, изменение межстрочных интервалов, обрамление и затенение абзацев, применение различных шрифтов.
В верхней части экрана видна линейка, на которой показана приблизительная длина строки, отступы и интервалы, табуляция того абзаца, в котором находится курсор (табуляция - это положение текста относительно левого или правого края).
Итак, заголовок в одну строку тоже может быть абзацем. С абзацем можно производить операции как с единым объектом текста.
Для того чтобы работать с абзацем, его предварительно надо выделить.
Существуют четыре способа выравнивания абзацев.
По левому краю - левый край ровный, а правый нет. Стандартное выравнивание текста по умолчанию.
По центру - весь текст выровнен относительно центральной линии листа. Такое центрирование обычно применяется для печати заголовков.
По правому краю - правый край ровный. Применяется в различных заявлениях, служебных записках и т. п. документах для указания, кому и от кого адресован текст.
По ширине - оба края ровные. Выравнивание по ширине в данной программе происходит за счет растягивания пробелов между символами.
Выравнивание выделенных абзацев (если абзац только один, достаточно установить в любое место этого абзаца курсор) осуществляется при помощи меню Формат - Абзац, если на вкладке Отступы и интервалы выбрать нужную строку раскрывающегося списка Выравнивание (рис. 5.7), или нажатием соответствующей кнопки панели инструментов.
Схемы на кнопках являются подсказками способов выравнивания абзацев.
Абзац также можно оформить с различным интервалом между строками.
Отступы и интервалы для абзацев устанавливаются с помощью команды Формат - Абзац (рис. 5.7), содержащей вкладку Отступы и интервалы.
А также для этой цели можно использовать управляющую линейку.
Маркер абзацного отступа: верхний устанавливает «красную строку» абзаца, нижний - отступ слева. Для перемещения одновременно двух маркеров надо тянуть мышью за прямоугольник, находящийся под нижним треугольником.
Треугольный маркер на правом конце управляющей линейки определяет соответственно отступ справа.
Для обрамления абзаца необходимо выделить его и выбрать пункт меню Формат - Границы и заливка. В открывшемся окне на вкладке Граница выбрать тип и толщину линии, указать вид обрамления (снизу, сверху, справа, слева, вокруг и т. п.), а на вкладке Заливка выбирать цвет и тип заливки.
Работая с документом, используйте режим «разметка страницы», чтобы представлять, как располагается текст на листе. Для этого раскройте пункт горизонтального меню Вид и щелкните по строке Разметка страницы.
При форматировании текстов очень важно, чтобы одновременно были видны правый и левый края полосы набора, в противном случае бывает трудно определить, как происходит выравнивание абзацев. Если на вашем мониторе одновременно не видны правый и левый края полосы набора, выберите масштаб вместо 100 % - По ширине. Для этого:
* нажмите кнопку панели инструментов, левее списка масштабов и в раскрывающемся списке выберите масштаб По ширине;
* или воспользуйтесь командой горизонтального меню Вид - Масштаб и установите переключатель в положение По ширине.
Для установки ограничителей текста выбирается команда Сервис - Опции - Просмотр и в группе переключателей Показывать ограничители текста. Ограничители текста не выводятся на печать.
Bставка объектов в Microsoft Word
Для вставки в текст картинки необходимо поставить курсор в то место документа, где будет размещаться графический объект, и выбрать команду Вставка - Рисунок - Картинки (рис. 5.21), если выбирается стандартный рисунок из прилагаемой к Word библиотеки. Команда Вставка - Рисунок - Из файла выбирается в том случае, если рисунок находится в другой папке на диске. Рисунки можно предварительно просмотреть.
Чтобы картинка размещалась в нужном месте текста, надо воспользоваться командой контекстного меню Формат рисунка - Положение (рис. 5.22). Особое внимание следует обратить на размещение рисунка в тексте. В рабочих документах наиболее рационально использовать режим, при котором рисунок привязан к тексту. Это достигается включением опции В тексте.
При этом режиме рисунок располагается между строками текста, а при выделении окружается сплошной черной рамкой. Такой рисунок ведет себя как большая буква и перемещается в документе теми же средствами, что и буква, т. е. кнопками выравнивания, пробелами и т. д. Все остальные положения позволяют настроить различные способы обтекания рисунка текстом.
При выделении такой рисунок окружается пустыми белыми маркерами и может перемещаться по тексту мышью. Режимы обтекания в реальных документах следует использовать с осторожностью, так как при редактировании таких документов (добавлении и удалении текста) рисунок может начать «прыгать» по тексту, попадая в места, для него не предназначенные.
Вставить рисунок можно из другого приложения, например, программы Paint. Для этого в меню Вставка выберите пункт Объект, а затем в списке приложений выберите Точечный рисунок Paintbrash. Затем можете создать рисунок, и для его внедрения в документ щелкните мышью за границей объекта для фиксации рисунка в документе.
В документ можно вставлять и редактировать копии экрана. Для этого нажмите на клавиатуре клавишу Print Screen. В результате «фотография» экрана попадет в буфер обмена. Запустите программу Paint и вставьте в нее копию экрана из буфера обмена. Вырежьте или скопируйте в буфер обмена из вставленной фотографии нужный фрагмент и вставьте его в документ Word.
Практическое задание
Резюме на вакансию главного архитектора
Образование
2013 - 2018 Ташкентский Архитектурно-Строительный Институт, факультет Архитектуры, направление АПОТ
2010 - 2013 Академический лицей при Туринском политехническом университете в г. Ташкенте
Опыт работы
Профессиональные навыки
Личное выполнение многих конструкторских проектов
Внедрение новейших программных продуктов для разработки изделий
|
Почему Вы хотите работать в нашей фирме? |
||||
|
Почему Вы покинули Ваше прежнее рабочее место? |
||||
|
Какую заработную плату Вы бы хотели получить за месяц? |
||||
|
Какие мероприятия Вы посещаете? |
||||
|
Нарисуйте фигуру, которая кажется Вам наиболее приятной? |
||||
|
Представьте ситуацию: Вы заболели и не пришли на работу. Что Вы предпримите? |
||||
|
Представьте ситуацию: Вы проспали и не пришли на работу. Что Вы предпримите? |
Размещено на Allbest.ru
...Подобные документы
Типы, основные функции, элементы и принцип работы текстового редактора (компьютерной программы). Методы вставки внешних объектов в текст. Особенности текстового процессора Microsoft Word, его специальные возможности. Типовая структура интерфейса.
реферат , добавлен 07.12.2010
Характеристики текстового процессора. Вид типового интерфейса текстового процессора. Границы документа и позиции табуляции. Действия с файлами документов. Создание оглавления текста. Сохранение документа для последующей обработки другими приложениями.
презентация , добавлен 06.01.2014
Характеристика программ офисного назначения, версии текстового редактора Microsoft Word. Использование текстового редактора, табличного процессора Microsoft Excel и других программных средств в офисной деятельности предприятия ООО "Империя чистоты".
контрольная работа , добавлен 03.02.2012
Основные функции текстового процессора Word. Создание документа Word. Использование шаблонов документов. Удаление, копирование и перемещение текста. Сохранение, закрытие и открытие документа. Изменение шрифтов, выравнивание текста и использование стилей.
курсовая работа , добавлен 17.08.2011
Основные средства и технологии обработки и редактирования текстовых документов, принципы их использования. Характеристика функциональных возможностей текстового процессора Ms. Word. Описание дополнительных возможностей текстового редактора Word 2003.
курсовая работа , добавлен 19.03.2011
Интерфейс текстового редактора MS Word. Редактирование и форматирование текста в MS Word, вставка таблиц, текста WordArt и объектов из другого приложения. Создание схематических диаграмм, использование данных из табличного процессора Microsoft Excel.
презентация , добавлен 05.06.2015
Текстовый редактор как средство создания, обработки и хранения документов равной степени сложности. Интерфейс текстового редактора MS Word, редактирование и форматирование текста. Работа с таблицами, рисунками и диаграммами. Распечатывание документа.
дипломная работа , добавлен 03.05.2009
Применение текстового редактора Microsoft Word для обработки текстовой информации на компьютере. Создание документа, его редактирование и форматирование. Инструмент редактирования текста. Границы и заливка, выделение фрагментов. Стиль написания документа.
реферат , добавлен 28.12.2010
Классификация и возможности текстовых редакторов. Среда текстового редактора Microsoft Word 2003. Процесс редактирования текста, его копирование и перемещение. Проверка орфографии и синтаксиса, автотекст и автозамена. Пример гипертекстового документа.
курсовая работа , добавлен 25.04.2013
Способы запуска и выхода из Word. Элементы интерфейса Microsoft Word. Разделы меню офиса. Отображение на экране необходимой панели инструментов. Копирования, перемещение и удаление фрагмента текста. Автоматизация процессов ввода и редактирования текста.
Модуль 2 Основы теории документа
Тема 4. Структура документа. Требования к оформлению документов .
Оформление реквизитов
Каждый документ состоит из элементов, которые называются реквизитами. Различные документы имеют разный набор реквизитов. Совокупность реквизитов, определенным образом расположенных в документе, составляет формуляр этого документа. Формуляры, характерные для определенного вида документов называются типовыми. Графические модели или схемы построения документов имеют название "формуляр-образец".
Типовая инструкция по делопроизводству в органах государственной власти, органах местного самоуправления Донецкой Народной Республики(утверждена Постановлением Совета Министров Донецкой Народной Республики от 16.10.2015 г. № 19-27) определяетобщие требования к созданию документов (раздел2. Документирование управленческой информации п.2.1. Общие требования к созданию документов)
2.1.1. Документирование управленческой информации состоит в создании документов, в которых фиксируется с соблюдением установленных правил информация об управленческих действиях.
2.1.3. В Учреждениях определяется совокупность документов, предусмотренных номенклатурой дел, необходимых и достаточных для документирования информации об их деятельности. По вопросам, представляющим взаимный интерес и принадлежащим к компетенции разных Учреждений, могут создаваться общие документы.
2.1.4. Выбор вида документа, предназначенного для документирования управленческой информации (распоряжение, постановление, решение, протокол и т.п.), обусловливается правовым статусом Учреждения, компетенцией должностного лица и 4 порядком принятия управленческого решения (на основании единоначалия или коллегиальности).
2.1.6. Классы управленческой документации определяются в соответствии со стандартами. Одним из классов управленческой документации, обеспечивающей организацию процессов управления, является организационно-распорядительная документация. Реквизиты организационно-распорядительной документации и порядок их размещения определяются стандартами.
2.1.7. Документ должен содержать обязательные для определенного его вида реквизиты, которые размещаются в установленном порядке, а именно: наименование Учреждения - автора документа, название вида документа (кроме писем), дату, регистрационный индекс документа, заголовок к тексту, текст, подпись. Во время подготовки и оформления документов могут применяться не только обязательные, а также другие реквизиты, если это соответствует назначению документа или способу его обработки.
2.1.9. Учреждения осуществляют делопроизводство государственным языком. Документы составляются государственным языком, кроме случаев, предусмотренных действующим законодательством.
Реквизиты документов
Изображение Государственного Герба Донецкой Народной Республики
Наименование Учреждения
Справочные данные об Учреждении
Название вида документа
Дата документа
Регистрационный номер документов
Место составления или создания
Гриф ограничения доступа
Адресат
Гриф утверждения документа
Резолюция
Заголовок к тексту документа
Отметка о контроле
Отметка о конфиденциальности
Текст документа
Отметки о наличии приложений
Подпись
Визы и гриф согласования
Оттиск печати
Отметка о заверении копий документов
Отметки о создании, исполнении документа, наличии его в электронной форме и поступлении в Учреждение
Запись о государственной регистрации
Общие требования к созданию документов
2.1.1. Документирование управленческой информации состоит в создании
документов, в которых фиксируется с соблюдением установленных правил информация об управленческих действиях.
2.1.2. Право на создание, подписание, согласование, утверждение документов определяется актами законодательства, положениями (уставами) Учреждений, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями.
2.1.3. В Учреждениях определяется совокупность документов, предусмотренных номенклатурой дел, необходимых и достаточных для документирования информации об их деятельности.
По вопросам, представляющим взаимный интерес и принадлежащим к компетенции разных Учреждений, могут создаваться общие документы.
2.1.4. Выбор вида документа, предназначенного для документирования
управленческой информации (распоряжение, постановление, решение, протокол и т.п.), обусловливается правовым статусом Учреждения, компетенцией должностного лица и порядком принятия управленческого решения (на основании единоначалия или коллегиальности).
2.1.5. Документ должен соответствовать положениям актов органов государственной власти и ориентироваться на выполнение Учреждением возложенных на него заданий и функций.
2.1.6. Классы управленческой документации определяются в соответствии со стандартами.
Одним из классов управленческой документации, обеспечивающей организацию процессов управления, является организационно-распорядительная документация.
Реквизиты организационно-распорядительной документации и порядок их размещения определяются стандартами.
2.1.7. Документ должен содержать обязательные для определенного его вида
реквизиты, которые размещаются в установленном порядке, а именно: наименование Учреждения - автора документа, название вида документа (кроме писем), дату, регистрационный индекс документа, заголовок к тексту, текст, подпись.
Во время подготовки и оформления документов могут применяться не только обязательные, а также другие реквизиты, если это соответствует назначению документа или способу его обработки.
2.1.8. С целью повышения эффективности и оперативности организации работы с документами одинаковые по содержанию документы могут быть унифицированы путем разработки трафаретных текстов, которые включаются в сборник (альбом) унифицированных (типовых) форм документов Учреждения.
2.1.9. Учреждения осуществляют делопроизводство государственным языком.
Документы составляются государственным языком, кроме случаев, предусмотренных действующим законодательством.
Документы, которые отсылаются иностранным адресатам, оформляются русским языком или языком государства-адресата, или одним из языков международного общения.
2.1.10. Оформление документов, создающихся при помощи печатных средств, осуществляется в соответствии с требованиями, указанными.
Отдельные внутренние документы (заявления, пояснительные и докладные записки и т.п.), авторами которых являются должностные и другие физические лица, разрешается оформлять рукописным способом.
2.3. Оформление реквизитов документов
Во время подготовки организационно-распорядительных документов сотрудники Учреждений оформляют их с учетом требований стандартов.
2.4. Изображение Государственного Герба Донецкой Народной Республики
Изображение Государственного Герба Донецкой Народной Республики размещается на бланках документов согласно Конституции Донецкой Народной Республики и действующему законодательству.
Изображение Государственного Герба Донецкой Народной Республики размещается на верхнем поле бланка с угловым расположением реквизитов над серединой наименования Учреждения, а на бланках с продольным расположением реквизитов - в центре верхнего поля.
2.5. Коды
2.5.1. Код Учреждения проставляется согласно Единому государственному реестру юридических и физических лиц - предпринимателей.
На бланках для писем указанный код размещается после реквизита "Справочные данные об учреждении".
2.5.2. Код формы документа (при наличии) размещается согласно стандартам выше названия вида документа.
Решение о необходимости фиксирования кода формы документа принимает
руководитель Учреждения отдельно по каждому виду документа.
2.6. Наименование Учреждения
наименованию, указанному в положении (уставе) о нем. Сокращенное наименование Учреждения употребляется в случае, если оно официально зафиксировано в указанных документах. Сокращенное наименование размещается (в скобках или без них) ниже полного отдельной строкой в центре документа.
Наименование учреждения высшего уровня указывается в сокращенном виде, а в случае отсутствия официально определенного сокращения - полностью. На бланках Учреждения, которое имеет двойное или тройное подчинение, указываются наименования всех учреждений высшего уровня.
На бланке Учреждения, которое одновременно подчинено местной государственной администрации и министерству (иному государственному органу власти), размещается только наименование местной государственной администрации.
Наименование филиала, территориального отделения, структурного подразделения Учреждения указывается тогда, когда они являются авторами документа, и размещается ниже наименования учреждения.
2.7. Справочные данные об Учреждении
Справочные данные об Учреждении включают в себя: почтовый адрес, номера
телефонов, телефаксов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и т.д. Справочные данные размещаются ниже наименования Учреждения или структурного подразделения.
Реквизиты почтового адреса указываются в такой последовательности: название улицы, номер дома, название населенного пункта, района, почтовый индекс.
2.8. Название вида документа
Название вида документа (приказ, решение, докладная записка и т.п.) указывается на общем бланке печатным или машинописным способом и должно соответствовать названиям, предусмотренным стандартами.
2.9. Дата документа
Датой документа является соответственно дата его подписания, утверждения,
принятия, регистрации или издания. Дата указывается арабскими цифрами в одну строку в такой последовательности: число, месяц, год. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом. В случае оформления даты цифровым способом число и месяц проставляются двумя парами цифр, разделенными точкой; год - четырьмя цифрами, точка в конце не ставится. Например: 02.03.2015
В текстах нормативных правовых актов и ссылках на них и документах, содержащих сведения финансового характера, применяется словесно-цифровой способ указания дат с проставлением нуля в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, например:
02 апреля 2015 года. Разрешается употреблять слово «год», в сокращенном варианте «г.», например: 03 июня 2015 г.
Если документ составлен не на бланке, дата указывается ниже подписи слева. Дата документа проставляется должностным лицом, которое его подписывает или утверждает.
Обязательному датированию и подписанию подлежат все служебные отметки на документах, связанные с их прохождением и исполнением (резолюции, согласования, визы, отметки об исполнении документа и направлении его в дело).
На документе, созданном двумя или более учреждениями, отмечается одна дата, которая соответствует дате последней подписи.
2.10. Регистрационный номер документов
Нумерация документов заключается в присвоении им условных обозначений -
номеров, которые присваиваются документам при их регистрации.
Регистрационный номер состоит из порядкового номера документа в границах группы регистрируемых документов, который дополняется индексами, применяемыми в Учреждении, в частности:
Индексами по номенклатуре дел;
Структурного подразделения;
Корреспондентов;
Должностных лиц, рассматривающих или подписывающих документ;
Исполнителей, деятельности которых касается документа, и т.п.
Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга правосторонней наклонной чертой. Последовательность написания составных частей регистрационного номера может изменяться в зависимости от того, какой документ регистрируется, - входящий или созданный в Учреждении.
Для входящих документов регистрационный номер состоит из порядкового номера и индекса по номенклатуре дел или иного индекса, применяемого в Учреждении, например:
153/01-10, где 153 - порядковый номер, 01-10 - индекс дела по номенклатуре.
У исходящего документа регистрационный номер может размещаться в обратной последовательности – индекс по номенклатуре дел (в случае необходимости может указываться также другой индекс, который применяется в Учреждении) и порядковый номер, например: 06-24/178, где 06-24 – индекс дела по номенклатуре дел, 178 – порядковый номер.
С целью дифференцирования групп документов, к регистрационному номеру может добавляться отметка, состоящая из букв, например: 188/03-15 ДСП, где ДСП применяется для обозначения документов с грифом «Для служебного пользования».
Если документ подготовлен двумя или более учреждениями, регистрационный номер включает номера каждого из этих учреждений, которые проставляются через правостороннюю косую черту в последовательности подписания документа его авторами, например: 40/53 - для совместных распорядительных документов или 01-10/850/05-12/308 - для совместных писем.
Место расположения регистрационного номера на документе зависит от вида бланка и вида документа.
В случае применения автоматизированной системы регистрации документов может использоваться штрих-код. Для исходящих документов штрих-код включает регистрационный номер, дату документа и располагается в границах, указанных в стандартах для реквизитов бланка, а именно: с угловым расположением реквизитов – 73 мм от начала первого реквизита, с продольным - 77 мм.
Этот реквизит является обязательным и располагается ниже или на уровне регистрационного номера в специально отведенном месте на бланке.
2.12. Место составления или создания
Сведения о месте составления или создания указываются на всех документах, кроме писем. Если сведения о географическом местонахождении входят в наименование Учреждения, этот реквизит не указывается.
2.13. Гриф ограничения доступа
Гриф ограничения доступа к документу («Для служебного пользования», «Секретно»,«Совершенно секретно», «Особой важности») оформляется согласно соответствующим нормативным актам и располагается в правой части верхнего поля документа выше реквизита «Адресат» или «Гриф утверждения».
2.14. Адресат
Документы адресуются учреждению, его структурным подразделениям или
конкретному должностному лицу.
В случае адресации документа учреждению или его структурным подразделениям без указания должностного лица их наименования приводятся в именительном падеже,например:
Администрация Главы
Донецкой Народной Республики
Реквизит «Адресат» документа проставляется в правом верхнем углу от левой
границы документа на расстоянии 92 мм.
Если документ направляется должностному лицу, наименование учреждения и его структурного подразделения приводятся в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном, например:
Министерство информации
Донецкой Народной Республики
Отдел государственных СМИ
Начальнику отдела
М.П. Мигда
В случае, если документ адресуется руководителю учреждения или его заместителю, наименование учреждения входит в состав наименования должности адресата, которое указывается в дательном падеже, например:
Председателю Пенсионного фонда
Донецкой Народной Республики
Г.А. Сагайдаковой
Если документ адресуется нескольким однородным по характеру деятельности
учреждениям, указывается обобщенное наименование адресатов, например:
Центральным экспертным комиссиям
органов государственной власти
Документ не должен иметь более четырех адресатов. Слово «копия» перед
наименованием второго, третьего, четвертого адресатов не ставится. В случае рассылки документа более чем четырем адресатам, составляется список на рассылку с указанием на каждом документе только одного адресата.
Реквизит «Адресат» может включать адрес. Порядок и форма записи сведений об адресе учреждения должны соответствовать Правилам предоставления почтовых услуг в Донецкой Народной Республике, утвержденным Постановлением Совета Министров Донецкой Народной Республики от 27 февраля 2015 г. № 2-21 (далее – Правилам предоставления почтовых услуг). Полный адрес указывается в случае направления документа разовым корреспондентам, например:
Министерство юстиции
Донецкой Народной Республики
ул. Артема, д. 157
г. Донецк, 83048
При отправке документа физическому лицу сначала указывается в именительном падеже фамилия, имя и отчество (инициалы или инициал имени), затем почтовый адрес, например:
Гончарук Александр Сергеевич
ул. Сурикова, д. 3а, кв. 1,
постоянным корреспондентам их почтовый адрес на документах не указывается.
2.15. Гриф утверждения документа
Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами), в полномочия которого (которых) входит решение вопросов, приведенных в документе, или распорядительным документом Учреждения. Нормативные правовые акты (положения, инструкции, правила, порядки и т.д.) утверждаются распорядительным документом Учреждения, которое издает соответствующий акт.
Утверждение определенных видов документов осуществляется с проставлением грифа утверждения.
Гриф утверждения документа проставляется в правом верхнем углу на расстоянии 104 мм. от левой границы документа.
Если документ утверждается конкретным должностным лицом, гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности, подписи, инициалов (инициала имени) и фамилии лица, которое утверждает документ, даты утверждения. Например:
УТВЕРЖДАЮ
Министр культуры
Донецкой Народной Республики
подпись, инициалы (инициал
имени), фамилия
Дата
В случае, когда документ утверждается постановлением, решением, приказом,
распоряжением, гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО», названия вида документа, которым утверждается созданный документ, в творительном падеже с указанием его даты и номера, например:
УТВЕРЖДЕНО
Приказом Министерства финансов
Донецкой Народной Республики
Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа.
В случае утверждения документа несколькими должностными лицами грифы
утверждения располагаются на одном уровне.
Для проставления отметки о регистрации нормативного правового акта в
Министерстве юстиции Донецкой Народной Республики (в случае необходимости) под грифом "Утверждаю» оставляют свободное место (50 х 60 мм).
2.16. Резолюция
Резолюция – это реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной
должностным лицом и содержащей принятое им решение, изложенное в сжатой форме.
Резолюция состоит из следующих элементов: фамилия, инициалы (инициал имени) исполнителя (исполнителей) в дательном падеже, содержание поручения, срок исполнения, личная подпись руководителя, дата.
Если поручение дано нескольким должностным лицам, главным исполнителем
документа является должностное лицо, фамилия которого указана первой в перечне исполнителей. Главному исполнителю предоставляется право координировать действия следующих за ним исполнителей и обобщать их работу. Первым, как правило, определяется должностное лицо, которое занимает высшую или равную должность.
На документах со сроками исполнения, которые не требуют дополнительных
указаний, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора резолюции, дата.
Резолюция проставляется непосредственно на документе ниже реквизита «Адресат» параллельно основному тексту.
Если места для резолюции недостаточно, ее можно проставлять на свободном от текста месте в верхней части первого листа документа с лицевой стороны, но не на поле документа, предназначенном для переплета и прошивки. При отсутствии места на документе допускается оформление резолюции на отдельном бланке резолюции
В том случае, когда документ подлежит возврату, определяется детальная (подробная) последовательность порядка исполнения документа или уточняются исполнители, резолюция может быть оформлена на отдельных листах или специальных бланках с указанием регистрационного индекса и даты документа, к которому она относится.
2.17. Заголовок к тексту документа
Заголовок к тексту документа должен содержать сжатое изложение содержания
документа, быть максимально кратким и размещаться в левой части бланка под датой документа. Заголовок формулируется сотрудником, который создает документ. Заголовок, объем которого превышает 150 знаков (5 строк), разрешается продолжить до границы правого поля с центрированным расположением заголовка. Точка в конце заголовка не ставится.
Заголовок отвечает на вопрос «о чем?», «кого?», «чего?». Например:приказ (о чем?) - «О предоставлении отпуска»; письмо (о чем?) - «Об организации совещания»; протокол (чего?) - «Заседания Центральной экспертной комиссии»; должностная инструкция (кого?) - «Главного бухгалтера».
Без заголовка допускается составлять небольшие по объему информации (короткие) документы на бланках формата А5 (210 х 148 мм), в частности сопроводительные письма, телеграммы, телефонограммы.
2.18. Отметка о контроле
Отметка о контроле означает, что документ взят на контроль для обеспечения его исполнения в установленный срок.
Отметка о контроле делается путем проставления буквы «К» или слова «Контроль» (от руки или с использованием штампа) на правом поле первой страницы документа на уровне заголовка к тексту.
В случае необходимости возврата документа учреждению - автору или физическому лицу отметка о взятии его на контроль проставляется на отдельном листе для резолюции.
2.19. Отметка о конфиденциальности
Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих
информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной
информации. Например, «Совершенно секретно», «Для служебного пользования», «Не для печати», «Не подлежит опубликованию». Порядок засекречивания, рассекречивания сведений, относящихся к государственной тайне, регулируется законом Донецкой Народной Республики «О государственной тайне» (принят Постановлением Народного Совета Донецкой Народной Республики от 12.12.2014 № 18).
Отметка проставляется в верхнем правом углу первого листа документа и может дополняться указанием номера экземпляра документа.
2.20. Текст документа
2.20.1.Текст документа содержит информацию, для фиксирования которой он был создан. Информация в тексте документа излагается в сжатой форме, грамотно, понятно и объективно. В тексте документа следует избегать повторов, а также слов и оборотов, которые не несут смысловой нагрузки. При составлении текста документов употребляется деловой стиль, для которого характерен нейтральный тон изложения, лишенный образности, эмоциональности и индивидуальных авторских черт.
Текст документа должен касаться вопроса, который сформулирован в заголовке к тексту.
Текст документа оформляется в виде связного (сплошного) текста или анкеты, или таблицы, или путем сочетания этих форм.
Связный (сплошной) текст документа содержит грамматически и логически
согласованную информацию об управленческих действиях. Такая форма изложения текста документа используется при составлении положений, порядков, правил, организационно-распорядительных документов и писем.
Связный (сплошной) текст, как правило, состоит из двух частей. В первой (вводной) части указывается основание, обоснование или цель составления документа. Во второй (заключительной) части констатируются решения, распоряжения, предложения, мнения, выводы, просьбы и пр.
В тексте документа, подготовленного в соответствии с документами других
учреждений или ранее изданными документами, указываются их реквизиты в такой последовательности: название вида документа, наименование учреждения – автора документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту.
Тексты сложных и больших по объему документов (положения, правила, инструкции, обзоры, отчеты и т.п.) делятся на разделы, подразделы, пункты, подпункты.
Пункты имеют сквозную порядковую нумерацию, которая обозначается арабскими цифрами с точками.
Подпункты имеют сквозную в пределах пункта порядковую нумерацию, которая обозначается арабскими цифрами со скобкой.
Абзацы пунктов и подпунктов начинаются без всякой отметки (дефис, точка и т.д.).
Каждая структурная единица распорядительного документа отделяется от предыдущей пропуском строки.
В отдельных случаях разделы могут подразделяться на главы и нумероваться
римскими цифрами.
2.20.2. Форма анкеты используется в случае изложения в цифровом или словесном виде информации об одном объекте по определенному набору признаков. Постоянной информацией в анкете являются обобщенные наименования признаков, по которым проводится описание объекта, а переменной - конкретные характеристики.
2.20.3. Табличная форма документа используется в случае изложения в цифровом или словесном виде информации о нескольких объектах по ряду признаков. Заголовки граф таблицы пишутся с прописной (заглавной) буквы, подзаголовки - со строчной буквы, если они составляют одно целое с заголовком, и с прописной (заглавной) - если подзаголовок имеет самостоятельное значение. Точки в конце заголовков и подзаголовков граф не
ставятся. Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы должны быть изложены существительным в именительном падеже единственного числа. В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые условные обозначения и сокращения. Графы таблицы, которые размещаются на нескольких страницах, нумеруются. На второй и последующих страницах таблицы указываются номера граф, а также в верхнем правом углу - слова «Продолжение таблицы».
2.21. Отметки о наличии приложений
2.21.1. Приложения к документам, кроме приложений к сопроводительным письмам, составляются с целью дополнения, пояснения отдельных вопросов документа или документа в целом.
2.21.2. Приложения к документам могут быть следующих видов:
Приложения, которые утверждаются распорядительными документами (положения, инструкции, правила, порядки и т.д.);
Приложения, дополняющие и/или поясняющие содержание основного документа;
Приложения, которые направляются с сопроводительным письмом.
2.21.3. На приложениях, которые утверждаются распорядительными документами (положения, инструкции, правила, порядки и т.д.), проставляется гриф утверждения в соответствии с пунктом 2.15 настоящей Инструкции. В соответствующих пунктах распорядительной части документа делается ссылка: «прилагается» или «(прилагается)».
На приложениях к документам, которые утверждаются распорядительными
документами, делается отметка в верхнем правом углу первого листа приложения, например:
Приложение 5
к Инструкции
(пункт 8)
2.21.4. Приложения справочного или аналитического характера (графики, схемы, таблицы, списки и т.д.) к основному документу должны иметь отметку со ссылкой на этот документ, его дату и номер, например:
Приложение
к приказу Министерства
здравоохранения
Донецкой Народной Республики
от 20.04.2015 № 295
В тексте основного документа делается отметка о наличии приложений:
«прилагается», «согласно приложению», «(приложение 1)»; «в соответствии с приложением 2» или «(см. приложение 3)».
2.21.5. Приложения оформляются, как правило, на стандартных листах бумаги. На втором и последующих листах приложения проставляется отметка: «Продолжение приложения», «Продолжение приложения 1».
При наличии нескольких приложений на них указываются порядковые номера,
например: Приложение 1, Приложение 2 и т.д. Знак «№» перед цифровым обозначением не ставится.
Все приложения к документам визируются сотрудником, который создал документ, и руководителем структурного подразделения, в котором он создан.
Приложения нормативного правового характера (положения, инструкции, правила, порядки и т.д.), которые утверждаются распорядительными документами, подписываются руководителями структурных подразделений Учреждения на лицевой стороне последнего листа приложения.
В случае указания в приложении таблицы, заголовки граф таблицы пишутся с
прописной (заглавной) буквы, подзаголовки – со строчной буквы, если они составляют одно целое с заголовком, и с прописной (заглавной) – если подзаголовок имеет самостоятельное значение. Точки в конце заголовков и подзаголовков граф не ставятся. Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы должны быть существительными в именительном падеже единственного числа. В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые условные обозначения и сокращения. Графы таблицы, которые размещаются на нескольких страницах, нумеруются. На второй и последующих
страницах таблицы указываются номера граф, а также в верхнем правом углу – слова «Продолжение приложения» или «Продолжение таблицы».
2.21.6. Если приложения направляются с сопроводительным письмом, отметка о наличии приложений размещается после текста письма перед подписью.
Если документ имеет приложения, полное наименование которых приводится в его тексте, отметка о наличии приложений оформляется по следующей форме:
Приложение: на 7 л. в 2 экз.
Если документ имеет приложения, полное наименование которых в тексте не
приводится, их необходимо пронумеровать, перечислить после текста с указанием количества листов в каждом приложении и количества их экземпляров, например:
Приложения: 1. Справка о выполнении плана ремонтных работ за I квартал 2015 г. на 6 л. в 1 экз.
2. График ремонтных работ на I квартал 2015 г. на 6 л. в 1 экз.
Если к документу прилагается другой документ, имеющий приложения, отметку о наличии приложения оформляют по следующей форме:
Приложение: письмо ГГАУ от 20.09.2015 № 595/04-12 и приложение к нему, всего на 20 л. в 1 экз.
Если документ содержит более десяти приложений, составляется опись с указанием в документе такой отметки:
Приложение: согласно описи на 3 л.
Если приложение направляется не по всем указанным в документе адресам, отметка о наличии документа оформляется по следующей форме:
Приложение: на 5 л. в 2 экз. первому адресату.
2.22. Подпись
2.22.1. Должностные лица подписывают документы в пределах своих полномочий, определенных в положении (уставе) об Учреждении, положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях, приказе (распоряжении) о распределении обязанностей между руководителем и его заместителями и т.п. В вышеперечисленных документах определяется также порядок подписания документов другими лицами в случае отсутствия руководителя Учреждения и должностных лиц, уполномоченных их подписывать.
Документы, которые направляются в органы государственной власти, подписываются руководителем учреждения или по его поручению – заместителем руководителя. В министерствах право подписи писем информационного характера и других документов, которые направляются в органы государственной власти и которые не связаны с осуществлением министрами политических функций, может предоставляться руководителям
самостоятельных структурных подразделений.
Документы, которые направляются предприятиям, учреждениям, организациям,
гражданам, подписываются руководителем Учреждения или его заместителем в
соответствии с распределением полномочий или руководителями структурных
подразделений соответственно их полномочий.
2.22.2. Подпись состоит из наименования должности лица, которое подписывает документ (полного – если документ напечатан не на бланке, сокращенного – на документе, напечатанном на бланке), личной подписи, инициалов (инициала имени) и фамилии, например:
Министр связи подпись инициалы (инициал имени), фамилия
Министр подпись инициалы (инициал имени), фамилия
Инициалы (инициал имени), фамилия располагаются на расстоянии 125 мм от левой границы документа.
Инициалы и фамилия руководителя печатаются на уровне последней строки
наименования должности.
2 .22.3. Если документ направляется одновременно нескольким учреждениям одного или высшего уровня руководитель подписывает все его экземпляры. Если документ направляется одновременно нескольким подведомственным учреждениям подписывается только оригинал, который остается в деле Учреждения – автора документа, а подведомственным учреждениям рассылаются заверенные службой делопроизводства его копии.
2.22.4. Документы подписываются, как правило, одним должностным лицом, а в случае, когда за содержание документа несут ответственность несколько лиц (акты, финансовые документы и др.), - двумя или более должностными лицами. При этом подписи должностных лиц размещаются друг под другом в соответствии с подчиненностью лиц.
Например:
Начальник подпись И.И. Иванов
Главный бухгалтер подпись В.А. Смирнова
В случае подписания совместного документа несколькими лицами, которые занимают одинаковые должности, их подписи размещаются на одном уровне и скрепляются печатями учреждений, например:
Министр юстиции Министр доходов и сборов
подпись, инициалы, фамилия подпись, инициалы, фамилия
оттиск гербовой печати оттиск гербовой печати
2.22.5. Документы коллегиальных органов подписывают председатель коллегиального органа и секретарь, например:
Председатель комиссии подпись инициалы (инициал имени), фамилия
Секретарь комиссии подпись инициалы (инициал имени), фамилия
2.22.6. В случае отсутствия должностного лица, наименование должности, фамилия, инициалы (инициал имени) которого указаны на проекте документа, его подписывает лицо, которое исполняет его обязанности, или его заместитель. В таком случае обязательно указываются фактическая должность, инициалы (инициал имени), фамилия лица, которое подписало документ (исправление вносят рукописным или машинописным способом, если документ невозможно перепечатать). Не допускается во время подписания документа
ставить предлог «За» или косую черту перед наименованием должности. Добавление к
наименованию должности руководителя слов «Исполняющий обязанности» или «И.о.» осуществляется в случае замещения руководителя по приказу (распоряжению).
2.22.7. Засвидетельствование электронного документа осуществляется с помощью электронной цифровой подписи в соответствии с законодательством.
2.22.8. Факсимильное воспроизведение подписи должностного лица на организационно-распорядительных, финансовых, бухгалтерских документах с помощью механического или иного копирования не допускается.
2.23. Визы и гриф согласования
2.23.1. В случае возникновения необходимости в проведении оценки целесообразности создания документа, его обоснованности и соответствия законодательству осуществляется согласование проекта документа.
2.23.2. Согласование может осуществляться как в Учреждении должностными
лицами, которые в соответствии с их компетенцией решают вопросы, затронутые в проекте документа (внутреннее согласование), так и за его пределами другими заинтересованными учреждениями (внешнее согласование).
2.23.3. Внутреннее согласование оформляется путем проставления визы. Виза
включает: личную подпись, инициалы (инициал имени) и фамилию лица, которое визирует документ, дату визирования с указанием в случае необходимости наименования должности этого лица.
2.23.4. Виза проставляется как на лицевой, так и на обратной стороне последнего листа проекта документа, если места для визирования на лицевой стороне последнего листа документа недостаточно. Визы проставляются на экземплярах документов, которые остаются в Учреждении.
2.23.5. Замечания и предложения к проекту документа излагаются на отдельном
листе, о чем на проекте делается соответствующая отметка:
Начальник юридического отдела
Замечания и предложения прилагаются.
Дата
О наличии замечаний обязательно уведомляют лицо, которое подписывает документ.
2.23.6. Перечень должностных лиц, которые должны завизировать документ,
определяет сотрудник, который создает документ, исходя из его содержания.
2.23.7. Порядок визирования определенных видов документов указывается в
инструкции Учреждения.
2.23.8. За содержание документа, который визируется несколькими лицами, такие лица отвечают в соответствии с их компетенцией.
2.23.9. Если во время визирования выяснится, что в подготовленный к подписанию документ необходимо внести существенные изменения, то он требует повторного визирования.
2.23.10. Внешнее согласование проектов документов оформляется путем проставления на них грифа согласования, который включает в себя слово «СОГЛАСОВАНО», наименование должности лица и учреждения, с которым
согласовывается проект документа, личную подпись, инициалы (инициал имени), фамилию и дату или название документа, который подтверждает согласование, его дату и номер, например:
СОГЛАСОВАНО
Министр финансов
Донецкой Народной Республики
подпись, инициалы (инициал имени), фамилия
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания
Центральной экспертно-проверочной
комиссии при ГГУДОАД
Дата №
2.23.11. Гриф согласования ставится ниже подписи на лицевой стороне последнего листа проекта документа.
2.23.12. В случае, когда содержание документа касается более чем трех учреждений, составляется «Лист согласования», о чем делается отметка в документе на месте грифа согласования, например:
Лист согласования прилагается.
Лист согласования оформляется по такой форме:
ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ
Название проекта документа
Наименование должности подпись инициалы (инициал имени), фамилия
Дата
Подпись должностного лица скрепляется гербовой печатью.
2.23.13. Внешнее согласование в случае необходимости, определенной законодательством, осуществляется в такой последовательности:
С учреждениями одинакового уровня и другими учреждениями;
С общественными организациями;
С органами, которые осуществляют государственный контроль в определенной сфере;
С учреждениями высшего уровня.
2.24. Оттиск печати
2.24.1. Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного
лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных
законодательными или иными нормативными правовыми актами.
2.24.2. На документах, удостоверяющих права граждан и юридических лиц, в которых фиксируется факт использования денежных средств и проведения операций с материальными ценностями, подпись должностного (ответственного) лица скрепляется гербовой печатью Учреждения.
Перечень иных документов, подписи на которых необходимо скреплять гербовой печатью, определяется Учреждением на основании нормативных правовых актов и примерного перечня документов, подписи на которых скрепляются гербовой печатью, в инструкции Учреждения.
2.24.3. Оттиск печати, на котором указано наименование Учреждения или его
структурного подразделения (без изображения герба), ставится также на копиях документов, которые рассылаются в другие учреждения и на размноженных экземплярах распорядительных документов в случае рассылки.
Оттиск печати ставится таким образом, чтобы он захватывал последние несколько букв наименования должности лица, которое подписало документ, но не подпись должностного лица, или на отдельно выделенном для этого месте с отметкой «М.П.».
2.24.4. Приказом (распоряжением) руководителя Учреждения определяется порядок использования, место хранения гербовой печати и должностное лицо, ответственное за ее хранение, а также перечень лиц, подписи которых скрепляются гербовой печатью.
2.25. Отметка о заверении копий документов
2.25.1. Учреждение может заверять копии только тех документов, которые создаются в нем, а также в случаях, предусмотренных в абзаце втором этого пункта. Копия документа изготавливается и выдается только с разрешения руководителя Учреждения, его заместителей или руководителя структурного подразделения.
В случае подготовки документов для предоставления судебным органам, во время решения вопросов, касающихся вопросов принятия граждан на работу, учебу, заверения их трудовых, жилищных и других прав во взаимоотношениях с Учреждением, а также во время формирования личных дел сотрудников Учреждение может изготавливать копии документов, выданных другими учреждениями (копии дипломов, свидетельств о получении образования и т.п.).
Отметка «Копия» проставляется на лицевой стороне в верхнем правом углу первого листа документа.
2.25.2. Отметка о заверении копии документа состоит из слов «Копия верна»,
наименования должности, личной подписи лица, заверившего копию, его инициалов (инициала имени) и фамилии, даты заверения копии и проставляется ниже реквизита документа «Подпись», например:
Копия верна
Ведущий специалист отдела
организации делопроизводства подпись инициалы, фамилия
Дата
Отметка о заверении копии документа скрепляется печатью с указанием на ней
наименования соответствующего Учреждения (без изображения герба) или печатью структурного подразделения (службы делопроизводства, службы кадров, бухгалтерии и т.п.) Учреждения.
2.25.3. Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): «Всего в копии ____ л.». Допускается заверять отметкой «Копия верна» каждый лист многостраничной копии документа.
2.25.4. На копиях исходящих документов, которые остаются в делах Учреждения (выписках), текст бланков не воспроизводится, а указываются только дата подписания документа и его регистрационный номер, должность и инициалы (инициал имени), фамилия лица, подписавшего документ, отметка«Копия верна», должность и инициалы (инициал имени) лица, заверившего копию, его личная подпись, дата заверения и оттиск печати службы делопроизводства, например:
Дата, номер
Начальник инициалы (инициал имени), фамилия
Копия верна
Ведущий специалист отдела
организации делопроизводства
фамилия подпись инициалы, фамилия
оттиск печати службы
делопроизводства
Дата
На копиях исходящих документов, которые остаются в делах Учреждения, должны стоять визы должностных лиц, с которыми они согласованы, и визы исполнителей.
Копия документа должна соответствовать оригиналу.
2.26. Отметки о создании, исполнении документа, наличии его в электронной форме и поступлении в Учреждение
2.26.1. Фамилия сотрудника, создавшего документ, и номер его служебного телефона проставляются в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа, например:
Иванова 234 23 29
Иванова Анна Ивановна 234 23 29
В случае необходимости указываются шифр машинистки (состоит из первых букв имени и фамилии), количество отпечатанных экземпляров, дата печатания, например:
Петрова 352 85 98
ДП 3 16.03.2015
2.26.2. После завершения работы с документом проставляется отметка о его
исполнении. Отметка об исполнении документа свидетельствует о том, что работа над документом завершена и его можно включить в дело. Отметка может содержать слова «В дело », номер дела, ссылки на дату и регистрационный номер документа, свидетельствующего о его исполнении, наименование должности, подпись и дату. Если документ не требует письменного ответа, указываются краткие сведения об исполнении.
Подпись и дату отметки проставляет сотрудник, создавший документ, или руководитель структурного подразделения. Вышеуказанный реквизит проставляется от руки в левом углу нижнего поля на лицевой стороне первого листа, например:
В дело № 01-15 В дело № 01-12
Письмо-ответ от 12.05.2015 Вопрос решен положительно в
№ 01-15/01/777 телефонном разговоре 12.05.2015
должность, подпись, инициалы должность, подпись, инициалы
(инициал имени), фамилия (инициал имени), фамилия
12.05.2015 12.05.2015
2.26.3. Отметка о наличии копии документа в электронной форме содержит полное имя файла и место его хранения, код оператора и другие поисковые данные. Отметка проставляется на лицевой стороне в центре нижнего поля первого листа документа, например: d:/otdel/proekt/2015/instr_1.doc
2.26.4. Отметка о поступлении документа в Учреждение проставляется от руки или с помощью штампа, автоматического нумератора на лицевой стороне в правом углу нижнего поля первого листа оригинала документа. Элементами вышеуказанного реквизита являются сокращенное наименование Учреждения - получателя документа, регистрационный номер, дата (в случае необходимости - час и минуты) поступления документа. В случае применения автоматизированной системы регистрации вышеуказанная информация наносится с помощью штрих-кода.
Если корреспонденция не раскрывается согласно пункту 3.3 этой Инструкции, отметка о поступлении документа проставляется на конвертах (упаковках).
В случае поступления сброшюрованных документов вместе с сопроводительным письмом отметка проставляется на сопроводительном письме.
документ вместе с его копией, на копии документа, который возвращается учреждению -автору, регистрационный штамп не проставляется.
2.27. Запись о государственной регистрации
2.27.1. Запись о государственной регистрации делается на нормативных правовых актах Учреждений, включенных в Единый государственный реестр нормативных правовых актов Донецкой Народной Республики, в Министерстве юстиции Донецкой Народной Республики в установленном законодательством порядке.
На первой странице нормативного правового акта для проставления отметки о
государственной регистрации должно быть свободное место (50 х 60 мм) в верхнем правом углу после номера акта или после грифа утверждения.
Похожая информация.
Введение
Курс «Документационное обеспечение управления (делопроизводство)» содержит
СУЩНОСТЬ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ (ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА)
Основные понятия и определения
Приступая к изучению курса, прежде всего следует ознакомиться с основными профессиональными терминами и определениями, постоянно встречающимися в работе с документами.
Делопроизводство или документационное обеспечение управления (ДОУ) - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
В настоящее время термины «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» являются синонимами и применяются для обозначения одной и той же деятельности. И тот, и другой термин можно встретить в названиях документов, регламентирующих организацию документационных процессов: «Государственная система документационного обеспечения управления» и «Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации».
Документирование – это процесс создания и оформления документа. ГОСТ Р 51141-98 (Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения) трактует документирование как «запись информации на различных носителях по установленным правилам». Изучением развития способов документирования и носителей информации занимается научная дисциплина – документоведение .
Документирование включает все операции по подготовке, составлению, согласованию, оформлению и изготовлению документа.
Древнейшей техникой документирования было текстовое рукописное письмо. В конце 19 в. с изобретением пишущей машинки для документирования все больше стали применяться средства механизации труда. В течение 20 в. канцелярская пишущая машинка постоянно совершенствовалась за счет появления новых моделей пишущих и организационных автоматов и создания электронных пишущих машинок различного назначения. С внедрением в 1980-е годы в управленческую деятельность персональных компьютеров их стали активно использовать для создания документов. В настоящее время практически все компьютеры имеют программное обеспечение, позволяющее автоматизировать процессы составления, корректировки, редактирования, оформления, изготовления и пересылки текстовых документов. Но следует отметить, что внедрение новых информационных технологий не исключает составления документов на бумажной основе и их обязательного оформления в соответствии с установленными требованиями и правилами.
Сегодня в управленческой практике преобладающим способом документирования является машинописная или компьютерная печать. Однако ряд документов, таких, например, как заявления, объяснительные записки, создаются как правило рукописным способом.
Система документирования предполагает наличие определенных требований и норм создания документов. Эти нормы закреплены законодательными актами, ГСДОУ (государственной системой документационного обеспечения управления), инструкциями и ведомственными нормативными документами о делопроизводстве.
Документооборот включает в себя комплекс работ с готовыми документами, созданными в какой-либо организации и полученными извне. ГОСТ Р 51141-98 документооборотом называет движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. В технологию работы с документами входит:
· прием и первичная обработка документов;
· предварительное рассмотрение и распределение;
· регистрация документов;
· контроль исполнения документов;
· информационно-справочная работа;
· исполнение документов;
· отправка документов;
· систематизация (формирование дел) и текущее хранение документов.
Раскроем некоторые из перечисленных понятий. Так, регистрация означает запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения;контроль исполнения документов – совокупность действий, обеспечивающих их своевременное исполнение; формирование дела – группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел (систематизированным перечнем наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленным в установленном порядке) и систематизация документов внутри дела.
Любое управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. Информация тождественна понятиям «данные», «сведения», «показатели». Федеральным законом Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995 года закреплен следующий термин:
Информация – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.
Наиболее существенными требованиями к управленческой информации являются своевременность и достаточность для принятия оптимального решения. Кроме этого, важны полнота, оперативность, достоверность, точность, адресность, доступность информации для восприятия человеком. В настоящее время объемы информации удваиваются каждые три года. Общество переживает информационный бум. В существующих условиях тот, кто владеет информацией, владеет ситуацией.
Преобладающая часть используемой в управлении информации фиксируется. Материальным носителем фиксируемой информации является документ.
«Документ» в переводе с латинского – «поучительный пример», «способ доказательства». В современном употреблении термин имеет несколько значений. В «Словаре русского языка» С.И. Ожегова дается такое толкование этого слова:
1. Деловая бумага, подтверждающая какой-нибудь факт или право на что-нибудь…
2. То, что официально удостоверяет личность предъявителя (паспорт и т.п.)…
3. Письменное свидетельство о чем-нибудь…
Многозначность термина обусловлена тем, что документы используются для разнообразных целей в самых различных областях человеческой деятельности. Для юриста, например, это в первую очередь средство доказательства (что видно даже из происхождения данного слова), для историка – первоисточник, а для работника управления – средство фиксации и передачи информации.
Cпециалисты по организации и технике управленческого труда О.Д. Жуковская и Б.А. Гольцев считают документом всякий материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде; по мнению В.И. Лосева документ представляет собой результат отображения фактов, событий, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека посредством письма, графики, рисунка фотографии, звукозаписи на специальном материале (бумаге, фотопленке) и т.д.
Документ (в трактовке Федерального закона «Об информации, информатизации и защите информации» и ГОСТа Р 51141-98) – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Общее и наиболее характерное свойство всех документов то, что они являются источниками или носителями информации, следовательно, способствуют улучшению внутренней организации любого предприятия или учреждения, служат основанием для принятия решений, обобщений, справочно-поисковой работы.
Документы в соответствии со своим назначением могут выступать как средства:
· регламентации деятельности (уставы, положения, правила, инструкции и др.);
· распорядительной деятельности (приказы, указания, постановления, решения, распоряжения и др.);
· накопления и обобщения информации (отчеты, акты, доклады и др.);
· передачи информации (письма, телеграммы, телефонограммы и др.).
Кроме того, важную роль в сфере управления играют документы, отражающие деятельность различных коллегиальных органов (протоколы), которые могут выступать и средством осуществления распорядительной деятельности, и средством накопления и обобщения информации.
Ценным для управления является то, что документы как средства свидетельства, доказательства определенных фактов имеют правовое значение.
Все формы управленческой деятельности находят отражение в соответствующих документах, которые выступают способом и средством реализации возложенных на аппарат управления функций.
Классификация документов
Рассмотрим классификацию документов по разным критериям:
1)по способу фиксации (запечатления) информации документы делятся на письменные, графические, фото-, фоно- и кинодокументы:
Письменные (или рукописно-печатные) включают в себя все рукописные и машинописные документы, изготовленные на различных множительных аппаратах, типографским и компьютерным способом;
К графическим относятся чертежи, графики, карты, рисунки, схемы, планы, ценные своей иллюстративностью;
Фото-, кинодокументы позволяют запечатлеть объекты, явления и процессы, которые зафиксировать другими средствами трудно или невозможно;
Фонодокументы позволяют производить точную звукозапись информации и широко используются при протоколировании собраний, совещаний и т.п.;
3) по наименованию различают многие виды документов: положения, приказы, распоряжения, инструкции, отчеты, акты, записки, письма, ордера, планы, балансы и т.п. Такая классификация, на наш взгляд, представляется нецелесообразной, т.к. существует немало документов одного и того же наименования, но совершенно разного содержания. Например, заявление о предоставлении отпуска и заявление об открытии расчетного счета в банке, принадлежат к разным системам документации, хотя имеют одно наименование - «заявление»;
4) по способу изготовления документы могут быть типовыми, трафаретными и индивидуальными. Типовые документы составляются заблаговременно и служат текстом-образцом для индивидуальных (типовые правила, инструкции и др.) На их основе составляются конкретные документы с сохранением композиции, формы и текста образца.
В трафаретных документах часть текста отпечатана на бланке, а часть вписывается при его заполнении (соответственно постоянная и переменная информация). Эта форма находит все большее распространение, т.к. позволяет составителям экономить время и облегчает машинную обработку.
Индивидуальные документы создаются каждый раз заново и трудно поддаются трафаретизации, потому что составляются произвольно (например, докладные и объяснительные записки, автобиографии), либо по образцу типового документа;
5) по степени сложности можно выделить простые и сложные документы. К первым относятся документы, содержащие один вопрос, а ко вторым - документы, содержащие два или несколько вопросов. Предпочтительнее простые документы: их легко обрабатывать, контролировать исполнение, хранить;
6) по месту составления различают внутренние и внешние документы. К первой группе принадлежат документы, создаваемые внутри того или иного предприятия, ко второй – поступившие извне или направленные другим документы;
7) по срокам исполнения документы делятся на срочные и несрочные. Первые требуют исполнения в сроки, установленные законом, правовым актом, руководителем. Эту категорию составляют также те из них, которые являются срочными по способу отправления или вручения (телеграммы, фототелеграммы, телефонограммы, факсы, командировочные удостоверения и т.п.). Все остальные считаются несрочными, их исполняют по необходимости в пределах сроков, установленных администрацией;
8) по происхождению документы делятся на служебные и официально-личные (именные). В первую группу входят документы, созданные в организациях, учреждениях, на предприятиях по вопросам их деятельности, во вторую – документы, касающиеся конкретных лиц, т.е. именные (заявления, письма, жалобы и т.п.);
9) по степени гласности выделяют обычные, секретные, конфиденциальные документы и документы для служебного пользования (ДСП);
10) по юридической силе различают подлинные и подложные документы. Подлинными считаются документы, выданные в установленном законом порядке с соблюдением всех правил; подложными – документы, реквизиты или содержание которых не соответствуют истинным.
Подлинные документы, в свою очередь, бывают действительными (имеющими в данный момент юридическую силу) и недействительными (утратившими ее по каким-либо причинам, например, из-за истечения срока действия договора).
Подложными документы могут оказаться вследствие материального или интеллектуального подлога. Первый бывает, когда в содержание подлинного документа вместо правильных вносят ложные сведения, делают поправки, подчистки и т.п. Интеллектуальный подлог выражается в составлении и выдаче документа с заведомо ложным содержанием, хотя и безупречного с формальной стороны;
11) по назначению (стадиям создания) документы подразделяются на подлинники (оригиналы) и копии. Подлинник (тот, что создан впервые) может быть размножен копиями (точное воспроизведение подлинника). В юридическом отношении подлинник и копия равноценны, если копия имеет специальное удостоверение (например, нотариально заверенная копия или дубликат документа – повторный экземпляр подлинника).
Различают 3 разновидности копий: отпуск (устар.), выписка и дубликат.Отпуск – полная копия отправленного куда-либо подлинника, оставшаяся у отправителя. Выписка – копия, воспроизводящая часть текста документа.Дубликат – второй (повторный) экземпляр документа, выданный, например, в связи с утерей подлинника.
Документ возник, прежде всего, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу.
ГОСТ Р 51141-98 дает нам такое определение:
Документ (документированная информация) — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
В ГОСТ ИСО 15489-1-2007
Документ определяется как зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности.
Сущность, признаки и свойства документа
Как видно из определений, все они подчеркивают информационную сущность документа .
Новый Закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 определяет информацию как «сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления».
Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.
Носитель документированной информации — материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.
Как носитель информации , документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе.
Внешние признаки документа — признаки, отражающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления.
Юридическая сила документа — свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.
Реквизиты документа
Сам документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами. Поскольку появляется профессиональный термин реквизит , раскроем его содержание.
В ГОСТ 351141-98 на термины и определения реквизитом документа называется «обязательный элемент оформления официального документа».
Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования.
Многие документы имеют строго ограниченное число реквизитов. Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита в служебном документе делает документ недействительным.
Формуляр документа
Совокупность реквизитов, из которых состоит документ, называется формуляром документа. Формуляр, характерный для конкретного вида документа, например приказа, акта, называется типовым формуляром. Типовой формуляр характеризуется определенным количеством реквизитов, расположенных в строгой последовательности. Например, в формуляр заявления входят следующие реквизиты: адресат, автор, указание вида документа, текст, подпись, дата.
Один документ — это единичный акт документирования. Но деятельность учреждения оформляется и отражается совокупностью целого ряда определенным образом взаимодействующих документов, обычно соответствующих функциям управления. «Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению» составляет систему документации.
Классификация документов
Все многообразие документов, обслуживающих сферу управления, можно классифицировать по различным основаниям.
Виды документов по происхождению:- личного происхождения;
- официальные.
Документ личного происхождения — документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.
Документы личного происхождения включают личную переписку, воспоминания личного характера, дневники. Они создаются в частной жизни человека, вне сферы служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.
Официальный документ — документ, созданный или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.
Среди официальных документов выделяют группу личных — это документы, удостоверяющие личность (паспорт, вид на жительство), специальность, образование (диплом, аттестат), трудовой стаж (трудовая книжка) и др.
Делопроизводственные службы, как правило, работают с официальными документами, подавляющее большинство которых составляют управленческие документы. Управленческие документы создаются для реализации управленческих функций, таких как планирование, прогнозирование, финансирование, учет, контроль, снабжение и др.
Служебный документ — официальный документ, используемый в текущей деятельности .
Виды документов по способу документирования (способу записи информации или создания документа):- Письменный документ — текстовый документ, информация которого зафиксирована любым типом письма.
- Текстовый документ — документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.
- Рукописный документ — письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки.
- Машинописный документ — письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами.
- Электронный документ — созданный и читаемый с помощью компьютерной техники.
- Изобразительный документ — документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта.
- Фотодокумент — изобразительный документ, созданный фотографическим способом.
- Фонодокумент — документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.
- Кинодокумент - изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом.
- Документ на машинном носителе — документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.
- Видеограмма документа — изображение документа на экране электронно-лучевой трубки.
В управленческой деятельности любой организации присутствуют письменные (текстовые) документы, созданные рукописным, машинописным способом, а также электронные документы. Делопроизводственные службы заняты обработкой и именно таких документов. Если в деятельности организации используются иные документы (например, фотодокументы или графические документы), их созданием и обработкой занимаются специализированные подразделения.
Беловой документ — рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений.
Черновой документ — рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом.
Виды документов в зависимости от отношения к аппарату управления:- входящие (поступившие в организацию);
- исходящие (отправляемые из организации);
- внутренние (создаваемые в данной организации и используемые во внутренних связях).
- Совокупность этих документов образует организации.
- простые;
- сложные.
Простые документы (например, письма, заявления) содержат изложение одного вопроса. Сложные документы включают несколько вопросов, они могут касаться нескольких должностных лиц, структурных подразделений, учреждений (например, постановления, решения, регламенты, инструкции).
По ограничению доступа документы разделяются на:- секретные;
- для служебного пользования;
- несекретные (простые).
Секретные документы снабжаются особой пометкой и грифом секретности. Использование таких документов и работа с ними осуществляются по особой технологии и требуют специального разрешения. Документы для служебного пользования, содержащие несекретные сведения, могут использоваться работниками данного учреждения. Такие документы помечаются грифом «Для служебного пользования».
Виды документов по способу изложения текста:- индивидуальные;
- трафаретные;
- типовые.
В индивидуальных документах содержание излагается в виде связанного текста. Составитель (исполнитель) индивидуального документа готовит оригинальный текст, посвященный одному (или нескольким) вопросу, для выполнения конкретной управленческой задачи. Эти документы представляют собой традиционный литературный текст.
В трафаретных документах структура изложения текста формализована, в них используются заранее подготовленные стандартные фразы или отдельные части постоянно повторяющегося текста и пропуски для заполнения переменной информации. Наиболее известным видом таких документов является анкета или справка. Такие документы, как правило, напечатаны на бланке, содержащем постоянную информацию, а переменная вписывается от руки. Вариант использования трафаретных текстов — введение их в память компьютера (шаблон текстовых редакторов).
Типовые документы используются для документирования однотипных (повторяющихся) ситуаций, они составляются на основе образца (например, типовые письма, инструкции, договоры и др.). В документоведении метод типизации используется для создания типовых форм документов и текстов, т.е. образцов или эталонов, на основе которых создаются конкретные документы. Тйповой текст — текст-образец, на основе которого создаются в последующем тексты аналогичного содержания.
Постепени подлинности документы делятся на:- подлинники (оригиналы);
- копии;
- дубликаты.
Подлинник официального документа (оригинал) — первый (или единственный) экземпляр документа, обладающий . Подлинник удостоверяет собственноручная подпись должностного лица, гриф утверждения, оттиск печати, регистрационный индекс. Подлинник обязательно содержит сведения, подтверждающие его достоверность (об авторе, времени и месте создания).
Подлинный документ — документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.
Подлинник (официального) документа — первый или единичный экземпляр официального документа
Дубликат документа — повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу
Копия документа — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы
Заверенная копия документа — копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу
Дублетный документ — один из экземпляров копии документа. Дубликат — копия официального документа, имеющая юридическую силу подлинника и сопровождаемая отметкой «Дубликат».
;Приступая к изучению курса, прежде всего следует ознакомиться с основными профессиональными терминами и определениями, постоянно встречающимися в работе с документами.
Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
Первоначально термин появился в устной речи (предположительно в XVII в.) и означал процесс решения (производства) дела: «дело производить» - решать вопрос. В ходе решения возникала необходимость закрепления результата, например, достигнутой договоренности. Для этого издревле и создавали документы, так как устное слово кратковременно, может быть забыто, искажено при передаче или не так понято. Уже в XVI в. употребляется слово дело как собрание документов, относящихся к какому-либо делу, вопросу. Впервые в этом понятии слово «дело» зафиксировано в документах в 1584 г.
Современное делопроизводство включает:
Обеспечение своевременного и правильного создания документов (документирование);
Организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).
Параллельно с термином «делопроизводство» в последние десятилетия используется термин документационное обеспечение управления (ДОУ). Его появление связано с внедрением в управление компьютерных систем и их организационным, программным и информационным обеспечением для приближения к терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе. В настоящее время термины «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» являются синонимами и применяются для обозначения одной и той же деятельности. И тот, и другой термин можно встретить, например, в названиях документов, регламентирующих организацию документационных процессов: «Государственная система документационного обеспечения управления» и «Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации».
Документирование - это процесс создания и оформления документа. Государственный стандарт определяет документирование как «запись информации на различных носителях по установленным правилам».
Необходимость фиксировать информацию появилась у людей в глубокой древности. До нашего времени дошли «документы» различных эпох, созданные на глиняных табличках, бересте, каменных стелах и т.д. Способы нанесения информации также были разными: рисунок, графика, письмо. В настоящее время в управленческой практике используют главным образом документы, созданные каким-либо способом письма - рукописным, машинописным, типографским, компьютерным, а также с использованием графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи и на специальном материале (бумаге, кино- и фотопленке, магнитной ленте, диске и др.). Изучением развития способов документирования и носителей информации занимается научная дисциплина - документоведение.
Организация работы с документами - это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения. Термин определяется государственным стандартом как «организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения».
Документооборотом стандарт называет движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. В технологию работы с документами входит:
Прием и первичная обработка документов;
Их предварительное рассмотрение и распределение;
Регистрация документов;
Контроль исполнения документов;
Информационно-справочная работа;
Исполнение документов;
Их отправка;
Систематизация (формирование дел) и текущее хранение документов.
Раскроем некоторые из перечисленных понятий. Так, регистрация означает запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения, контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих их своевременное исполнение, формирование дела - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел (систематизированным перечнем наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленным в установленном порядке) и систематизация документов внутри дела.
Любое управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. Информация тождественна понятиям: «данные», «сведения», «показатели». Законодательно закреплен следующий термин:
«Информация - сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления».
В каждой области человеческой деятельности информация имеет свою специфику и поэтому она соответственно подразделяется на медицинскую, научную, техническую, технологическую и др. В федеральных органах власти и управления, в учреждениях, организациях и на предприятиях (независимо от направления деятельности и формы собственности) обязательно возникает управленческая информация, которая используется для целей управления каким-либо объектом или структурами. К управленческой информации предъявляется ряд требований: полнота, оперативность, достоверность, точность, адресность, доступность для восприятия человеком.
Документы используются в различных областях деятельности, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Так, для юристов документ является прежде всего способом доказательства или свидетельства чего-либо, для историка - историческим источником, кибернетика-документалиста - носителем информации, а I специалисты в области управления считают его средством фиксации и передачи управленческих решений.
В Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации» закреплено следующее определение понятия «документ»:
Документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Это же определение дано и в государственном стандарте на термины и определения «Делопроизводство и архивное дело». Для более полной характеристики понятия «документ» следует раскрыть и понятие «реквизит».
Каждый документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами (наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и т.д.). ГОСТ закрепляет следующее определение:
Реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа?
Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов определяется целями создания документа, его I назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа. Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Для ряда документов число и состав реквизитов установлены законодательными и нормативными актами. Но в любом случае, как следует из определения, информация, зафиксированная на материальном носителе, должна быть обязательно оформлена путем проставления необходимых реквизитов. Только тогда она становится документом.
В документоведении документ рассматривается как результат закрепления (отображения) фактов, событий, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека любым удобным способом на специальном материале.
Документы, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивают ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, повторное и неоднократное возвращение к ней во времени. Они затрагивают различные сферы деятельности человека и разделяются на текстовые и графические, традиционные (рукописные, машинописные) и на машинных носителях, научные, технические, личные и официальные и др.
Официальные документы - это документы, созданные юридическими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке. Среди них особую категорию составляют служебные (управленческие) документы, которые определяются государственным стандартом как официальные документы, используемые в текущей деятельности организации.
Как носители информации документы выступают в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, любой фирмы, обеспечивая взаимодействие их структурных частей и отдельных сотрудников. Они являются основанием для принятия управленческих решений, служат доказательством их исполнения и источником для обобщений и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда.
