Инвентарная карточка учета основных средств в бюджетных учреждениях. Инвентарная карточка учета основных средств. Оформление инвентарной карточки учета нефинансовых активов
Периодически организации должны проводить проверку фактического наличия основных средств сведениям бухучета. Этот процесс называется инвентаризация основных средств. По окончанию проверки составляется инвентаризационная опись и инвентарная карточка ОС.
Одним из документов, оформляемых по итогам инвентаризации, является документ по форме ИНВ-1 – инвентаризационная опись основных средств.
Применяя этот метод, к тому же примеру, который мы цитировали, выдает оценку, которая рассчитывается следующим образом. Этот метод теоретически нелогичен, поскольку он основан на гипотезе о том, что все продажи производятся пропорционально всем закупкам и что в запасах всегда будут присутствовать некоторые единицы самых старых покупок - допущения, которые противоречат обычной процедуре покупки и продажи.
Поскольку затраты, определенные этим методом, зависят как от первой покупки, так и от последней покупки года, может произойти значительная задержка между покупными расходами и оценками запасов. Таким образом, на растущем рынке средневзвешенные затраты на единицу будут ниже текущих затрат, а на снижающемся рынке средневзвешенные затраты превысят текущие затраты.
Опись оформляют в двух экземплярах, один из которых остается у лица, несущего материальную ответственность, а второй передается в бухгалтерский отдел для формирования сличительной ведомости.
Перед проведением инвентаризации, все работники, несущие ответственность за сохранность активов, пишут расписку. Она включается в заголовочную часть бланка.
Метод скользящей средней или подвижной
Этот метод можно использовать, когда ведется постоянная система инвентаризации, и после каждой покупки рассчитываются новые средние удельные затраты. Стоимость каждой продажи определяется средним значением, полученным после последней покупки, а итоговая оценка запасов основана на удельной стоимости скользящей средней.
Особенности оформления карточек в бюджетных организациях
Этот метод подвергается такому же теоретическому возражению, которое применяется к средневзвешенному значению. В этом методе подразумевается предположение, что каждая продажа заключается в части товаров всех предыдущих покупок, что противоречит общей процедуре продажи.
Опись печатают с вкладными листами по образцу второй страницы формы, число которых определяет руководитель организации.
Если осуществляется автоматизированная обработка сведений по учету итогов инвентаризации, форму описи выдают членам комиссии с заполненными графами с первой по девятую. Ответственный сотрудник заполняет десятую графу о фактическом наличии ценностей.
Метод «Первый в, первый выход»
Этот метод основан на предположении о потоке статей: считается, что их существование соответствует последним покупкам. Хотя есть исключения, например: первый уголь, опустошенный в куче древесного угля, будет последним, который будет продан. Этот метод также считается удобным, поскольку он производит оценку запасов в соответствии с тенденцией цен; Поскольку запасы оцениваются по более поздним затратам, цены следуют тенденции рынка.
Метод «Последний, первый»
Входы последнего метода, первые выходы зависят от затрат на покупки определенного инвентаря. В соответствии с этим методом последние затраты, которые входят в инвентарь, являются первыми издержками, которые идут на стоимость проданных товаров. Этот метод оставляет самые старые затраты в конечном инвентаре.
Если в ходе проверки были обнаружены ценности, не отраженные в учете, ответственные работники должны вписать в опись сведения об этих объектах. По решению комиссии по инвентаризации они должны быть оприходованы. В такой ситуации их первоначальная цена рассчитывается исходя из рыночных цен.
Инвентаризационные описи оформляются отдельного по группам ОС (непроизводственного и производственного назначения).
При использовании выражения «последний в, первый раз» не относится к предположению о движении статей, а скорее к предположению о движении затрат. Сторонники метода утверждают, что в течение периодов или упражнений с изменением издержек и цен более выраженные заявления о результатах производятся, если текущие затраты применяются к продажам, что приводит к лучшей связи расходов и доходов.
Внутренний контроль запасов
Метод иллюстрируется следующим примером. Предположим, что компания продает одну единицу товара каждый год. Различные аспекты ответственности инвентаризации влияют на многие департаменты, и каждый отдел имеет определенный контроль над продуктами, поскольку они перемещаются через различные процессы инвентаризации.
На ОС, которые были взяты в аренду, опись составляют в трех экземплярах отдельно по каждому арендодателю. Обязательно прописывают срок аренды. Один экземпляр отправляют на адрес арендодателя.
Правила заполнения инвентаризационной описи
Бланк инвентаризационной описи основных средств состоит из трех страниц.
Все эти меры контроля, начиная от процедуры разработки бюджетов и прогнозов продаж и производства, до функционирования системы учета расходов отделом бухгалтерского учета для определения стоимости запасов, составляют систему внутреннего контроля запасов, общие функции этой системы: планирование, покупка или закупка, прием, хранение, производство, отгрузка и учет.
Каждая из этих функций определена ниже. Основой для планирования производства и оценки требований к запасам является бюджет или прогноз продаж. Это должно быть разработано отделом продаж. Графики производства, бюджеты запасов и детали требуемого сырья и рабочей силы готовятся или разрабатываются с учетом бюджета продаж. Хотя эти планы основаны на оценках, они будут иметь некоторые различия с фактическими результатами, однако они способствуют глобальному контролю за производственной деятельностью, уровнями запасов и обеспечивают основу для измерения эффективности текущих операций.
Первая страница – это титульный лист. На нем отражаются следующие сведения:
- Полное наименование организации или ее структурных подразделений;
- Причины проведения инвентаризации (на основании соответствующего приказа);
- Даты, когда инвентаризация начнется, и когда закончится;
- Наименование объектов, которые будут проверяться;
- Фамилии, имена, отчества, а также должности ответственных работников;
- Если ОС числятся в аренде, в строчке «арендодатель» необходимо прописать наименование организации, владеющей объектами.
В конце листа ответственные работники ставят свои личные подписи.
В функции закупок или закупок обычно выделяются две отдельные обязанности: контроль производства, который заключается в определении типов и количества требуемых материалов и закупок, который заключается в размещении заказа на поставку и поддержании необходимого надзора за поставкой материала.
Принятие материалов, полученных после их надлежащего подсчета, проверяется в отношении их качества и сравнивается с утвержденной копией заказа на поставку. Подготовка отчетов о приеме для регистрации и уведомления о приеме и принятии материалов. Доставка или доставка полученных предметов, складов или других определенных мест. В качестве меры предосторожности против незаконного присвоения активов. . Сырье, доступное для переработки или сборки, а также готовая продукция, может находиться под надзором склада.
Вторая страница является основной, на ней содержится таблица, имеющая следующие графы для заполнения:
- Номер записи по порядку;
- Наименование объекта ОС, а также его основные черты;
- Номер, а также дата акта приема-передачи ОС на учет;
- Год изготовления объекта;
- Заводской и инвентарный номера, паспорт;
- Фактическое наличие в количественном выражении;
- Цена.
Каждое ОС прописывается в отдельной строчке.
Ответственность за запасы на складах включает следующее. Обеспечьте достаточное хранение в качестве защиты от несанкционированных элементов и абсорбции. Добыча материалов против представления разрешений на вывоз для производства или отгрузки. Проверка количества, которое получено, чтобы определить, что они верны. . Незавершенные материалы, как правило, под физическим контролем, внутренний контроль запасов, включает в эту область следующее.
Быстрое уведомление о произведенных отходах, поврежденных материалах и т.д. Чтобы соответствующие количества и затраты на запасы могли быть правильно скорректированы в записях. Быстрая и точная информация от части завода является необходимостью для надлежащего функционирования системы затрат и процедур контроля производства. Адекватная информация о движении производства и запасов. . Все отгрузки, включая те предметы, которые не входят в состав запасов, должны выполняться, предпочтительно, на основе заказов на отгрузку, должным образом утвержденных и подготовленных независимо.
После того, как все данные внесены, считается общая стоимость объектов. Она выводится в отдельную строчку.
На странице 3 все ответственные работники, а также проверяющие лица проставляют свои подписи. Этим они подтверждают, что все объекты были проверены, а сведения внесены в таблицу.
Инвентарная карточка – это документ, в котором отражается информация обо всех перемещениях основного средства. Ее оформляют в следующих ситуациях:
Что касается товарно-материальных запасов, то он должен вести учетный контроль за расходами на инвентарь, поскольку материалы перемещаются по процессам приобретения, производства и продажи. То есть управление запасами относится к определению количества инвентаря, которое должно быть сохранено, о дате, в которой должны быть размещены заказы, и количестве единиц, которые будут заказываться каждый раз. Запасы необходимы для продаж, а продажи необходимы для прибыли.
Внутренний контроль над запасами важен, поскольку запасы представляют собой систему кровообращения торговой компании. Успешные компании уделяют большое внимание защите своих запасов. Элементы хорошего внутреннего контроля над запасами включают. Физическая инвентаризация рассчитывается не реже одного раза в год, независимо от того, какая система используется. Разрешить доступ к инвентаризации только для персонала, не имеющего доступа к учетным записям. Покупайте инвентарь в экономичных количествах. Ведение достаточных запасов для предотвращения ситуаций дефицита, что приводит к потерям в продажах. Не храните инвентарь слишком долго, тем самым избегая за счет ограничения денег на ненужные предметы.
- Эффективное обслуживание процедур покупки, получения и доставки.
- Хранение инвентаря для защиты от краж, повреждений или разложения.
- Вести учет вечных запасов для товаров с высокой удельной стоимостью.
- С объектом ОС совершается какая-либо деятельность (с начало его постановки на учет);
- ОС перемещается внутри организации, переоцениваются, ремонтируется, выбывает;
- Первая запись в карточке делается во время принятия к учету или во время введения в пользование.
Инвентарная карточка учета основных средств позволяет решить множество важнейших задач, таких как:
Эффективное управление запасами может внести существенный вклад в прибыль, проявленную фирмой. Благодаря этому компания может выполнять свои задачи по производству и закупке, экономя ресурсы, а также быстрее обслуживать своих клиентов, оптимизируя все виды деятельности компании.
Эффективность процесса управления системой инвентаризации является результатом хорошей координации между различными областями компании на основе ее общих целей.
- Высшая учетная библиотека.
- Теория и практика.
- Упорядочивание сведений;
- Упрощение анализа сведений по ОС – для управляющего компании и иных работников, а также для проверяющих органов;
- Можно очень быстро составить статистические данные об объектах ОС.
Необходимые сведения для оформления карточки
Карточка учета ОС заводится на основании акта приема-передачи ОС. Из этого же документа в нее заносится часть информации о приобретаемом объекте. Также используются данные из сопроводительных бумаг.
Обзор бюджетного планирования
Вы планируете планирование бюджета при подготовке бюджетов, которые будут реализованы организацией. Организация может настраивать бюджетное планирование, а затем настраивать процессы в соответствии со своими стратегиями подготовки бюджета, процедурами и требованиями.
Процессы планирования бюджета определяют, как бюджетные планы могут быть обновлены, перенаправлены, пересмотрены и утверждены в иерархии бюджетов. Процесс планирования бюджета связан с бюджетным циклом и организацией через Бюджетные планы: бюджетные планы содержат бюджетные данные для бюджетного цикла. У вас может быть несколько бюджетных планов, используемых для разных целей, например, бюджетные планы позволяют создавать бюджетные суммы для разных организационных единиц или Сценарии бюджетного плана: сценарии бюджетного плана определяют категории данных для бюджетных планов. Вы определяете сценарии бюджетного плана для поддержки денежных классов и других классов бюджетов единиц Мера, такая как количество. В предыдущем году департамент и запросы отдела были примерами сценариев использования бюджетного плана. Круглогодичные призывы к поддержке и эквиваленты в режиме реального времени являются примерами сценариев бюджетного плана, в которых используются количественные показатели. Этапы бюджетного планирования: этапы планирования бюджета определяют шаги, которые следует из плана бюджета Рабочие процессы планирования бюджета: составлены рабочие процессы бюджетного планирования и определяются этапы планирования бюджета, а рабочие процессы планирования бюджета связаны с рабочими процессами планирования бюджета. бюджетирование. Рабочие процессы бюджетирования - это автоматизированные и ручные процессы, которые переносят бюджетные планы на разные этапы бюджетного планирования. Вы можете использовать планирование бюджета для выполнения следующих задач.
Полный перечень сведений, необходимых для корректного заполнения карточки, приведен ниже:
Порядок заполнения карточки
Инвентарная карточка заполняется в следующем порядке:
- Внесение необходимой информации в шапку карточки – дата оформления и номер карточки по порядку.
- Бухгалтер заполняет обязательные реквизиты организации.
- Определяется назначение структурного подразделения.
- Указывается полное название ОС, принимаемого к учету в соответствующем порядке.
- Прописывается номер амортизационной группы, к которой относится объект.
- Определяется месторасположение объекта ОС.
- Заполняется первый раздел – вносятся сведения об объекте на момент передачи: дата производства, сведения о вводе в пользование, срок эксплуатации, размер амортизации, остаточная стоимость (только для объектов, уже бывших в пользовании).
- Заполняется второй раздел – прописываются сведения об СПИ и первоначальной стоимости (эта сведения требуются для начисления амортизации).
- Заполняется раздел четыре – в нем указываются сведения о приеме объекта: реквизиты бумаги о приеме, цена объекта, а также ФИО и должность ответственного работника.
- Заполняется раздел семь – прописывается краткая характеристика ОС.
- Третий раздел заполняется только тогда, когда происходила переоценка объекта ОС. Указывается дата осуществления переоценки, коэффициент пересчета и восстановительная стоимость.
- Пятый раздел заполняют только в случае изменения первоначальной цены имущественного объекта при модернизации, реконструкции или ликвидации.
- В раздел шесть вносят информацию о расходах на ремонт основных средств.
После того, как карточка была полностью заполнена, ее подписывает работник, несущий ответственность за ее хранение и оформления. В большинстве случаев таким сотрудником является бухгалтер.
Срок хранения карточек
Инвентарные карточки являются документацией первичной отчетности. В связи с этим, по отношению к ним действуют стандартные правила. Это значит, что после выбытия объекта, они должны храниться в организации не менее пяти лет. После этого карточки можно утилизировать.
Опись карточек
Опись инвентаризационных карточек является для организаций обязательной процедурой, которую необходимо проводить раз в несколько лет. Основной целью этого является регистрация ИК.
Данная процедура поможет удостовериться в том, что все документы находятся в целости и сохранности. Регистрация в обязательном порядке должна осуществляться в полном соответствии со счетами бюджетов учета.
При выбытии объекта ОС обязательно отражаются следующие сведения:
- Дата выполнения операции – год, число и месяц;
- Порядковый номер по книге регистрации операций.
Особенности оформления карточек в бюджетных организациях
Существуют нюансы, которые связаны с учетом имущественных объектов в бюджетных учреждениях. Для начала, стоит определить список ситуаций, когда происходит выбытие объектов:
- Происходит дарение на безвозмездной основе;
- Объект стал полностью негодным для использования;
- Выявлена недостача – списание осуществляется за счет работников, признанных виновными;
- Списание недостачи по причине стихийных бедствий.
При выбытии должна оформляться следующая документация:
- Акт о списании ОС (не составляется на транспорт);
- Акт о списании сразу целой группы объектов;
- Акт о списании автомобильного транспорта;
- Акт списания мягкого и хозяйственного инвентаря;
- Акт списания библиотечной литературы.
Потери основных средств от стихийных бедствий относятся на финансовые результаты (в дебет счета 80 «Прибыли и убытки»).
Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете в течение 10 дней после окончания инвентаризации.
2.2. Особенности учета основных средств в бюджетных учреждениях.
Основные средства бюджетного учреждения представляют собой совокупность материально-вещественных ценностей, используемых в качестве средств труда и действующих в течение длительного времени. К ним относятся:
q сооружения;
q передаточные устройства;
q рабочие машины и оборудования;
q измерительные и регулирующие приборы и устройства;
q вычислительная техника;
q транспортные средства;
q производственный и хозяйственный инвентарь;
q многолетние насаждения;
q прочие основные средства.
Основные средства бюджетного учреждения отражаются в бухгалтерском учете и отчетности по первоначальной стоимости, т.е. по фактическим затратам их приобретения, сооружения и изготовления.
К основным средствам, в соответствии с требованиями бухгалтерского учета, не относятся предметы, приобретенные по цене ниже лимита, установленного Минфином России и действовавшего на момент приобретения, независимо от срока их службы.
Основные средства учитываются по первоначальной стоимости, а предметы, которые переоценивались – по восстановительной стоимости. Учтенная на бухгалтерских счетах первоначальная (восстановительная) стоимость объектов основных средств может изменяться лишь при проведении работ по достройке, дооборудованию или реконструкции, увеличивающих их стоимость.
Основные средства в учреждении могут поступать в результате приобретения за счет средств бюджета или безвозмездного получения от других организаций.
Основные средства, пришедшие в негодность, списываются в установленном порядке. В случае нарушения действующего порядка списания с баланса основных средств, а также бесхозяйственного отношения к материальным ценностям (уничтожение, сжигание и т.п.), виновные в этом лица привлекаются к ответственности в установленном порядке.
Все полученные, безвозмездно переданные, а также выбывшие основные средства отражаются в учете по балансовой стоимости.
Учет основных средств ведется в разрезе инвентарных объектов по местам их хранения и ответственным лицам. Отдельным инвентарным объектом считается законченное устройство со всеми относящимися к нему приспособлениями и принадлежностями или предмет, предназначенный для выполнения определенных самостоятельных функций.
Для организации учета и обеспечения контроля за сохранностью основных средств каждому объекту присваивается инвентарный номер.
Инвентарный номер, присвоенный объекту основных средств, сохраняется за ним на период его нахождения в учреждении. Номера инвентарных объектов, выбывших или ликвидированных, не должны присваиваться другим, вновь поступающим объектам основных средств.
Стоимость приобретенных основных средств в бухгалтерии записываются в дебет соответствующих субсчетов счета 01 и кредит соответствующих субсчетов разд. V “Денежные средства” или разд. VII “Расчеты”. Одновременно делается запись по дебету соответствующего субсчета счета 20 или 21 и кредиту субсчета 250.
На сумму выбывших из эксплуатации основных средств производится запись по кредиту соответствующих субсчетов счета 01 и дебету субсчетов 020, 250.
Поступление в эксплуатацию основных средств оформляется актом приемки-передачи, в котором приводятся характеристика объекта, его балансовая стоимость и сумма износа. Акт с технической документацией передается в бухгалтерию.
При поступлении основных средств в учреждение материально-ответственные лица на документе поставщика или на акте приемки расписывается в получении этих ценностей.
Для списания пришедшим в негодность основных средств составляются акты о ликвидации основных средств в бюджетных учреждениях; акты о ликвидации транспортных средств и т.д.
Учет операций по выбытию и перемещению основных средств ведется в накопительной ведомости – мемориальном ордере № 9. Записи в накопительную ведомость производятся по каждому документу. При этом в графе “Итого” записывается сумма выбывших и перемещенных материальных ценностей, которая должна равняться сумме записей по дебету субсчетов. По окончании месяца итоги по субсчетам записываются в книгу “Журнал-главная”.
Аналитический учет основных средств ведется на инвентарных карточках форм ОС-6 и ОС-8. Карточки ведутся по каждому инвентарному объекту. Карточка формы ОС-6 предназначена для учета зданий, сооружений, передаточных устройств, машин и оборудования, инструментов, производственного и хозяйственного инвентаря, транспортных средств. Карточка формы ОС-8 служит для учета многолетних насаждений. Эти карточки регистрируются в описи инвентарных карточек по учету основных средств. Опись ведется в одном экземпляре. Записи в ней производятся в разрезе групп основных средств с указанием года открытия карточек. Для каждой группы отводится соответствующее число страниц. Нумерация ведется по каждой группе, начиная с №1.
Карточки хранятся в картотеках бухгалтерии и располагаются по соответствующим субсчетам и группам с подразделением внутри их по материально-ответственным лицам.
В процессе эксплуатации основные средства постепенно изнашиваются, т.е. их первоначальная стоимость постоянно уменьшается. Для этого необходимо ежегодно производить начисление износа.
Учреждение применяет порядок равномерного начисления износа по основным средствам в течение срока их полезного использования, величина которого зависит от двух факторов: величины первоначальной стоимости основных средств, сложившейся из покупной стоимости, затрат на транспортировку, монтаж, установку и норм амортизационных отчислений.
Износ определяется и учитывается по зданиям, сооружениям, передаточным устройствам, машинам и оборудованию, производственному и хозяйственному инвентарю, транспортным средствам. Необходимо помнить, что начисленная сумма износа не может составлять свыше 100% стоимости основных средств. Ежегодно из карточек сумма износа записывается в ведомость. На общую сумму износа в последний рабочий день декабря составляется мемориальный ордер с отражением по дебету субсчета 250 и кредиту субсчета 020. После сумма износа по мемориальному ордеру записывается в книгу “Журнал-главная”.
Согласно постановлениям Правительства РФ, начиная с 1992 года проводятся регулярные переоценки основных средств. Основные средства переоцениваются по восстановительной стоимости, путем умножения их балансовой стоимости на соответствующий индекс (коэффициент).
Переоценки подлежат все основные средства, находящиеся в собственности организаций, их хозяйственном ведении.
Переоценка производится в течение года, без отражения в бухгалтерском учете и отчетности результатов в текущем году.
