20. ПРАВО НА ПОИСК И ПОЛУЧЕНИЕ ДОКУМЕНТИРОВАННОЙ ИНФОРМАЦИИ ИЗ ГОСУДАРСТВЕННЫХ ИНФОРМАЦИОННЫХ РЕСУРСОВ Основным нормативным актом, регулирующим отношения, возникающие между потребителем информации и ее производителем при обращении документированной информации,

34. ОБЯЗАТЕЛЬНЫЙ ЭКЗЕМПЛЯР ДОКУМЕНТА КАК РАЗНОВИДНОСТЬ ДОКУМЕНТИРОВАННОЙ ИНФОРМАЦИИ ФЗ «Об обязательном экземпляре документов» определяет политику государства в области формирования обязательного экземпляра документов как ресурсной базы комплектования полного

85. ПРАВОВОЙ РЕЖИМ АРХИВОВ Правовую основу архивного дела составляют информационно-правовые нормы Конституции РФ и Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации».Право на создание архивов принадлежит юридическим и физическим лицам Российской Федерации.Не

56. Правовой режим товаров в торговле Правовой режим товаров в торговле – это совокупность правил, определяющих: порядок приобретения, использования и отчуждения различных товаров; порядок хранения, транспортировки и учета товаров; правомочия, а также статус

5.3 Государственно-правовой режим Государственно-правовой (политический) режим стал признаваться в качестве компонента формы государства лишь начиная с 60-х гг. XX в. До этого к форме государства относили форму правления и государственного устройства, поскольку именно они

21. Правовой режим товаров Правовой режим обычно устанавливается в отношении: 1) статуса, правомочий продавца и покупателя; 2) возможности и порядка приобретения или отчуждения различных товаров; 3) порядка хранения, транспортировки, учета различных товаров.Правовой режим

23. Правовой режим денег К движимым вещам кроме материальных объектов относятся также деньги. Деньги как эквивалент стоимости товара сформировались в эпоху перехода от меновой торговли к товарно-денежным отношениям. В качестве денег в разных странах использовались

1. Порядок документирования и организация работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию.

Все документы, содержащие коммерческую тайну или конфиденциальную информацию, подлежат учёту и специальному обозначению. На документе проставляют гриф ограничения доступа с указанием номера экземпляра, обладателя этой информации.

При передаче документов, содержащих коммерческую тайну, в органы государственной власти и органы местного самоуправления гриф «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально» проставляется в обязательном порядке.

В тексте документа также может быть оговорена конфиденциальность сведений, права предприятия на них, порядок их использования и т.п.

Печатание документов с грифом «Коммерческая тайна» производится централизованно, в специально отведённом помещении, исключающем доступ посторонних лиц.

Приказом руководителя предприятия назначается должностное лицо, ответственное за учёт, хранение и использование документов, содержащих конфиденциальные сведения.

Отпечатанные и подписанные документы передаются для регистрации должностному лицу, ответственному за их учёт.Черновики, файлы, варианты документа уничтожаются этим должностным лицом с подтверждением факта уничтожения записью на копии документа: «Черновик (или файл) уничтожен. Подпись. Дата».

Все документы, содержащие конфиденциальную информацию, должны регистрироваться отдельно от остальной документации в «Журнале регистрации документов с грифом «Коммерческая тайна». При значительном объёме документов могут быть заведены журналы отдельно для входящих, исходящих и внутренних документов предприятия, содержащих гриф «Коммерческая тайна». Все листы журналов, учитывающих такие документы, нумеруются, прошиваются и опечатываются. В конце журнала в заверительном листе указывается общее количество.

Движение документов с грифом «Коммерческая тайна» должно своевременно отражаться в «Журнале учёта выдачи документов с грифом «Коммерческая тайна».

Работники предприятия, допущенные к конфиденциальным сведениям и документам, прежде чем получить доступ к ним, должны пройти инструктаж и ознакомиться с памяткой о сохранении коммерческой тайны предприятия.

Права доступа к конфиденциальным документам в организации разграничиваются на основе предоставления различных полномочий по ознакомлению, регистрации, редактированию, снятию с контроля, списанию в дело, хранению, использованию и уничтожению.

При выдаче конфиденциального документа секретарём – референтом работник, получивший документ с грифом «Коммерческая тайна», должен сверить номер полученного документа с номером журнале, проверить количество листов и поставить в журнале свою подпись.Выданные документы с грифом «Коммерческая тайна» подлежат возврату секретарю – референту в тот же день. С разрешения руководства предприятия отдельные документы с грифом «Коммерческая тайна» могут находиться у исполнителя в течение срока, необходимого для выполнения работы с ним, при условии полного обеспечения сохранности документов на рабочем месте исполнителя.При возврате документа с грифом «Коммерческая тайна», секретарь – референт сверяет номер документа по журналу, проверяет количество листов документа и в присутствии работника ставит в графе «Отметка о возврате» свою подпись и дату возврата документа.

Передача документов и дел между работниками предприятия, производится только через секретаря – референта с обязательной записью в журнале.

Определение документов к категории конфиденциальных производится исполнителем и лицом, подписывающим документ, и руководителем организации, а на издании - автором (составителем) и руководителем, утверждающим издание к печати.

Руководители имеют право снимать гриф с документов, подготовленных в данной организации, а также полученных от подведомственных организаций с уведомлением их об этом.

Руководители организаций, структурных подразделений и должностные лица несут ответственность за обеспечение правильного учета, хранения, размножения и использования документов с данным грифом, а также за соблюдением требований соответствующих инструкций, разработанных организацией по работе с конфиденциальными документами.

Контроль за осуществлением учета, размножения, хранения и использования конфиденциальных документов, а также их неразглашение возлагается на службы документационного обеспечения управления (ДОУ) или специальное подразделение.

Сотрудники организаций, имеющие отношение к работе с конфиденциальными документами, должны быть в обязательном порядке ознакомлены с соответствующими инструкциями по работе с ними. Сотрудникам, допущенным к работе с конфиденциальными документами, запрещается сообщать устно или письменно кому бы то ни было сведения, содержащиеся в документах, если это не вызывается служебной необходимостью.

Вся поступающая в организацию корреспонденция с грифом ограничения принимается и вскрывается сотрудниками, которым поручена работа с этими материалами. При этом проверяется количество листов и экземпляров документов и изданий, а также наличие указанных в сопроводительном письме приложений.

В случае отсутствия в конвертах (пакетах) документов или приложений к ним составляется акт в двух экземплярах, один из которых высылается отправителю.

Документы с грифом «Коммерческая тайна» запрещается выносить из офиса.

На предприятии должен быть принят строгий порядок размножения документов с грифом «Коммерческая тайна». Они должны копироваться с разрешения руководства предприятия в специально выделенном помещении. Все копии конфиденциальных документов берутся на учёт в специальном журнале или в «Журнале регистраций документов с грифом «Коммерческая тайна». Количество экземпляров документов с грифом «Коммерческая тайна» должно быть ограничено, причём каждый экземпляр готовится для заранее определённого адресата или исполнителя. Размножение документов следует производить в присутствии должностного лица, ответственного за документ. Все бракованные копии документа им забираются и подлежат немедленному уничтожению.

Все дела с грифом «Коммерческая тайна» и журналы их учёта вносятся в номенклатуру дел предприятия.

По окончании года специально созданная комиссия предприятия выполняет следующие работы:

Проверяет наличие всех документов с грифом «Коммерческая тайна»;

Отбирает документы с грифом «Коммерческая тайна» для архивного хранения;

Отбирает документы с грифом «Коммерческая тайна» для уничтожения.

В случае установления факта утраты документов с грифом «Коммерческая тайна» немедленно ставится в известность руководитель предприятия, служба безопасности и принимаются все меры к розыску документа. Руководителем предприятия в связи с фактом утраты назначается комиссия для служебного расследования.

На утерянные документы после того, как розыск их не принёс положительных результатов, составляется акт. В «Журнал регистрации документов с грифом «Коммерческая тайна» вносятся соответствующие отметки об утрате.

При увольнении сотрудника, ответственного за документы с грифом «Коммерческая тайна», производится проверка числящихся за ним документов и их передача вновь назначенному лицу. Акт приёма – передачи этих документов утверждается руководителем предприятия или его заместителем.

При прекращении трудовых отношений с предприятием, на котором сотрудник был допущен к коммерческой тайне, обязательства о неразглашении конфиденциальных сведений действуют в течение двух лет, если иной срок не установлен трудовым договором.

При передаче дел в архив на документы с грифом «Коммерческая тайна» составляется отдельная опись.

Архивное хранение таких документов производится в опечатанных коробках, в помещениях, исключающих несанкционированный доступ.

На документы с грифом «Коммерческая тайна», отобранные для уничтожения, составляется акт, утверждаемый руководителем предприятия. Уничтожаются документы в присутствии комиссии с помощью специальной машины или иным способом, исключающим возможность восстановления имеющейся в них информации.

Лекционное занятие

Практическое занятие

(очная форма 2 час., заочная форма 5 лет обучения 0 час.,

1. Основные правовые понятия, применяемые при документировании информации.

2. Правовое регулирование делопроизводства.

3. Правовое регулирование архивного дела.

4. Обязательный экземпляр документов.

5. Правовые основы создания и применения электронных подписей.

Задание

В марте 2012 года Президент России Дмитрий Медведев поручил проработать вопрос о возможности отказа от бумажного документооборота в пользу электронного. Медведев сообщил, что на совещании по экономическим вопросам руководители многих российских банков «говорили о тоннах бумаг, которые никогда и никем не востребуются, но они прямо предусмотрены законодательством об архивном деле и другими законами».

Подготовьте проект соответствующих изменений в Закон об Архивном деле.

Контрольные вопросы

1. Раскройте содержание понятия «документ»

2. Раскройте содержание понятия «документированная информация» в соответствии с действующим законодательством РФ.

3. Раскройте содержание понятия «электронный документ» в соответствии с действующим законодательством РФ.

4. Раскройте содержание понятия «делопроизводство» в соответствии с действующим законодательством РФ.

5. Раскройте содержание понятия «Архивное дело» в соответствии с действующим законодательством РФ.

Нормативные акты

Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ (действующая редакция) «Об электронной подписи» // СПС «КонсультантПлюс».

Федеральный закон от 29.12.1994 N 77-ФЗ (действующая редакция) «Об обязательном экземпляре документов» // СПС «КонсультантПлюс».

Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ (действующая редакция) «Об архивном деле в Российской Федерации» // СПС «КонсультантПлюс».

Федеральный закон от 29.12.1994 N 78-ФЗ (действующая редакция) «О библиотечном деле» // СПС «КонсультантПлюс».

ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст // СПС «КонсультантПлюс».

Основная:

Дополнительная:

Коржов В.Ю. Комментарий к Федеральному закону от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи» (постатейный) / под ред. Н.Н. Ковалевой // СПС КонсультантПлюс. 2011.

Похило Е. Как наилучшим образом организовать документооборот в компании? // Акционерный вестник. 2012. N 12.

Семизорова Е.В., Тульская О.В. Актуальные вопросы применения судами электронных документов // Информационное право. 2013. N 5.

Семизорова Е.В. Обеспечение юридической значимости электронных документов // Информационное право. 2011. N 2.

Степанюк О.С., Степанюк А.В. Проблема межотраслевого подхода к толкованию понятия «Официальный документ" // Российский судья. 2013. N 4.

Чамуров В.И. Электронные документы в сети Интернет как доказательства в российском судопроизводстве // Информационное право. 2013. N 4.

Тема 5. Правовая защита конфиденциальной информации

Лекционное занятие

(очная форма 2 час., заочная форма 5 лет обучения 0 час.,

3 года обучения 0 час., 3,5 лет обучения 0 час.)

4. Правовой режим тайны.

Практическое занятие

(очная форма 2 час., заочная форма 5 лет обучения 0 час.,

3 года обучения 0 час., 3,5 лет обучения 2 час.)

1. Защита информации и ограничение доступа к информации.

2. Понятие и виды правовых тайн.

3. Участники отношений, складывающихся в сфере защиты конфиденциальной информации.

4. Правовой режим тайны.

5. Правовые последствия разглашения конфиденциальной информации.

Самостоятельная работа студентов

(очная форма час., заочная форма 5 лет обучения час.,

3 года обучения час., 3,5 лет обучения час.)

Ваше мнение

1. Парень переписывался с девушкой в социальной сети ВКонтакте. Спустя несколько дней девушка опубликовала часть их переписки на своей странице. Публикация содержала сведения, распространения которых парень не хотел.

Имеется ли в данной ситуации какое-либо правонарушение? Изменится ли что-то, если парень оскорблял девушку в опубликованной части переписки?

2. Ознакомьтесь с видеороликом "Загрязнение почвы в Китае - "государственная тайна", http://youtu.be/qImuzvoN1kM. Существует ли в российском законодательстве лингвистическая неопределенность, о которой говорится в ролике?

Контрольные вопросы

1. Что понимается под конфиденциальностью информации?

2. Что лежит в основе деления тайн на первичные и производные?

3. В чем разница между государственной и коммерческой тайнами?

4. Что такое грифование? При документировании каких тайн оно используется?

5. Назовите основные обязанности обладателя информации, составляющей тайну.

Нормативные акты

Конституция Российской Федерации, принята всенародным голосованием 12.12.1993, с учетом поправок, внесенных Законами РФ о поправках к Конституции РФ от 30.12.2008 N 6-ФКЗ, от 30.12.2008 N 7-ФКЗ, от 05.02.2014 N 2-ФКЗ // СПС «КонсультантПлюс».

Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ (действующая редакция) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // СПС «КонсультантПлюс».

Закон РФ от 21.07.1993 N 5485-1 (действующая редакция) «О государственной тайне» // СПС «КонсультантПлюс».

Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ (действующая редакция) «О персональных данных» // СПС «КонсультантПлюс».

Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ (действующая редакция) // СПС «КонсультантПлюс».

Федеральный закон от 29.07.2004 N 98-ФЗ (действующая редакция) «О коммерческой тайне» // СПС «КонсультантПлюс».

Федеральный закон от 21.11.2011 N 323-ФЗ (действующая редакция) «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации» // СПС «КонсультантПлюс».

Федеральный закон от 02.12.1990 N 395-1 (действующая редакция) «О банках и банковской деятельности» // СПС «КонсультантПлюс».

Указ Президента РФ от 06.03.1997 N 188 (действующая редакция) «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера" // СПС «КонсультантПлюс».

Основная:

Кузнецов П.У. Основы информационного права. Учебник для бакалавров. - М.: ПРОСПЕКТ, 2014.

Информационное право. Учебник для бакалавров / под ред. Рассолова И.М. - М.: ПРОСПЕКТ, 2013.

Бачило И.Л. Информационное право. Учебник. - М.: Юрайт, 2013.

Паршуков М.И. Понятийный аппарат информационного права в законодательстве, науке и образовательной деятельности // Информационное право. 2013. N 3.

Савельев Д.А. Информационное право и электронное государство. Вводный курс. Учебное пособие. - Санкт-Петербург: НИУ ИТМО, 2012.

Электронный учебник. CD Информационное право. Городов О.А. - М.:КноРус, 2012.

Дополнительная:

Волчинская Е.К. К юбилею Закона Российской Федерации «О государственной тайне» // Информационное право. 2013. N 2.

Волчинская Е.К. О проблемах формирования правовой системы ограничения доступа к информации // Информационное право. 2013. N 4.

Журавлев М.С. Персональные данные в трудовых отношениях: допустимые пределы вмешательства в частную жизнь работника // Информационное право. 2013. N 4.

Кротов А.В. Защита права на неприкосновенность частной жизни при реализации информационных прав посредством телефонной связи // Информационное право. 2013. N 2.

Потрашкова О.А. Коммерческая тайна: проблемы правовой защиты // Информационное право. 2013. N 1.

Северин Р.В. Сущность убытков в информационной сфере предприятия // Информационное право. 2013. N 1.

Стрельников В. Персональным данным - особую защиту // ЭЖ-Юрист. 2013. N 12.

Терещенко Л.К. Правовой режим персональных данных и безопасность личности // Закон. 2013. N 6.

Введение…………………………………………………………………………….3

Глава 1 Документированная информация………………………………………...5

1.1.Понятие и характеристика документированной информации………5

1.2.Свойства документированной информации………………………...10

Глава 2 Материальные носители информации …………………………………14

2.1.Понятие материальных носителей…………………………………...14

2.2.Классификация документов на современных материальных носителях………………………………………………………………….16

Глава 3 Характеристика современных материальных носителей информации……………………………………………………………..19

3.1.Бумажные носители информации…………………………………...19

3.2.Оптические (лазерные) носители информации…………………….23

3.3.Магнитные носители информации………………………………….25

3.4.Перфорированные носители информации………………………….27

3.5.Микрографические носители информации………………………....29

3.6.Фотографические носители информации…………………………...30

3.7.Материальные носители механической звукозаписи……………...31

Заключение…………………………………………………………………..........33

Список литературы ………………………………………………………............35

ВВЕДЕНИЕ

Деятельность любой организации невозможно представить без сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распространения информации. При этом информация всё чаще принимает фиксированный, документальный характер. Согласно ГОСТ Р 51141-98 «Документ, документированная информация-это зафиксированная на материальном носители информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать».

Необходимость фиксировать информацию появилась у людей в глубокой древности. Если рассматривать это в историческом аспекте, то можно проследить, как менялись способы фиксирования информации на материальном носители и соответственно сами носители. Для фиксирования и передачи информации во времени и пространстве применялись различные способы от письменности до книгопечатания, от литографии до аудиозаписи, фотокопирования, кинозаписи, микрофильмирования, голографии, применения лазерной и компьютерной техники. Происходило это потому что менялись носители информации- сначала это были береста, папирусы, затем бумага, фотоплёнки(фотобумага), магнитные дискеты, лазерные диски и другое.

Открывшийся доступ к мировым информационным ресурсам, переход на электронные документирование, хранение и передачу документов, т.е. переход на принципиально новые способы организации информации и доступа к ней, ставят перед документоведением, архивоведением, документолистикой и другими научными дисциплинами, имеющими в качестве объекта исследования документ, принципиально новые научные и прикладные проблемы.

Целью курсовой работы является исследование характеристики современных материальных носителей документированной информации.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

дать определение понятию «документированная информация»;

проанализировать свойства документированной информации;

рассмотреть документы на различных современных носителях информации, описать их типы и дать характеристику.

Глава1 ДОКУМЕНТИРОВАННАЯ ИНФОРМАЦИЯ

1.1.Понятие и характеристика документированной информации

Современная организация трактуется как сложное, комплексное образование. Большая часть организаций представляет собой открытые системы, целостные, состоящие из многочисленных взаимосвязанных частей, тесно переплетающихся с внешним миром. Каждая организация имеет внутрен­нюю и внешнюю среду.

Внешние и внутренние источники информации, которые оказывают влияние на организацию, образуют ее информационную среду. На ее основе в процессе деятельности организации возникает информационная инфраструктура как специальная система жизнеобеспечения, предлагающая пользователям соответствующую информацию. Центральную роль в этой инфраструктуре играет документированная информация. Другими ее элементами являются информационная технология и информационный персонал.

Информационная инфраструктура организации представляет собой сложную систему, сочетающую структурированную и неструктурированную информацию, информационные процессы, протекающие во взаимодействии с внешней средой организации и охватывающие информационные потоки, призванные объединить все уровни управления, включая рабочие места, в эффективно действующий на базе созданных информационных ресурсов механизм достижения целей организации.

Отношение к информации как ресурсу означает, что по аналогии с другими ресурсами (финансы, оборудование, материалы, технологии, персонал) должен быть создан механизм управления информационными ресурсами, сформированы соответствующие структуры, выработаны новые технологии. Одной из важных характеристик информационного ресурса являются его качество, степень полноты для удовлетворения совокупных информаци­онных потребностей организации.

Согласно Федеральному закону «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» под документированной информацией понимается зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель; Таким образом, документ является первичной основой информационных ресурсов 1 .

Понятие «документ» используется во многих областях знаний и связано с предметом их исследований.

Для историка документ ценен прежде всего той информацией о прошлом, которую он заключает в себе, причем не только в содержании, но и во внешнем виде - почерке, химическом составе бумаги, водяных знаках и т. п. Такое внимание к форме имеет для историка как эмоциональный ("дух времени"), так и практический смысл. Ему приходится иметь дело с документами разных эпох, а внешние особенности достаточно точно отражают время, а порой и обстоятельства их создания. Отсюда и толкование документа, прежде всего как материального носителя с зафиксированной на нем информацией о прошлом.

В делопроизводстве нужно, прежде всего, обеспечивать быстрое нахождение документа, а также проследить в случае необходимости его маршрут по инстанциям, включая его создание, согласование, исправление, снабжение визами, учетными номерами и пр. Кроме того, важно быть уверенным, являлось ли действительным создателем документа то учреждение или должностное лицо, которое значится его автором. Отсюда особое внимание к официальным реквизитам: бланку установленного образца, подписи, печати, регистрационным номерам. Документ понимается в первую очередь как официальная информация с реквизитами, позволяющими ее аутентифицировать и учитывать.

У архивиста основные задачи - сохранить документы в целости и обеспечить учет, чтобы при необходимости выдать их пользователю (тому же историку). Содержание документа и его внешняя форма интересуют архивиста лишь постольку, поскольку они представляют ценность для его клиентов. Функция учета объединяет архивиста с делопроизводителем, но в другом их миссии различаются: архивист обязан сохранить и сам документ, и реквизиты неизменными в том виде, в каком они поступили в архив. Поэтому он склонен трактовать документ как помещенный на хранение материальный носитель с идентифицируемой информацией, имеющей потребительскую ценность.

Юрист, как и историк, является потребителем документов, хранимых в архиве. Но его они интересуют в случае конфликта, участники которого преследуют противоположные интересы. В этом случае критическое значение приобретает вопрос о подлинности. Поэтому юридическая ценность документа тем выше, чем труднее его подделать или исказить. Сам документ для юриста - это, прежде всего информация, подлинность которой удостоверена и не может быть оспорена.

Наконец, для специалиста в области информационных технологий информация - это товар, который он должен доставить по назначению, а также предоставить пользователю возможность свободно обращаться с этим товаром, быстро и эффективно изменять его или, наоборот, обеспечивать неизменность и надежную сохранность. Само понятие "документ" употребляется здесь, скорее, по традиции и выполняет чисто учетную функцию. В любом случае документ предстает как целостная и транспортабельная совокупность (порция) информации. Такое понимание ближе всего к делопроизводственному, но довольно далеко от исторического и юридического.

Возможность создания документов с помощью компьютера сильнее всего ударила по традиционным представлениям, свойственные историкам и архивистам, поскольку они предполагали связь документа с конкретным носителем. Эта связь потеряла смысл: документ создается в оперативной памяти компьютера, сохраняется на его же жестком диске, а затем в процессе обращения и хранения неоднократно перезаписывается на новые носители разных типов. А поскольку время и обстоятельства создания документа теперь не могут быть отражены в его форме, необходимо обеспечить их присутствие в содержании. Другими словами, электронный документ должен иметь более широкий круг реквизитов (метаданных) по сравнению с бумажным.

Юридическая трактовка документа также подверглась испытанию, поскольку информационные технологии позволяют вносить в текст изменения, не оставляющие никаких следов на машинном носителе. Чтобы обеспечить достоверность информации, нужны дополнительные меры: подсчет контрольной характеристики файла по определенным алгоритмам (вычисление хэш-функции) и снабжение документа электронной цифровой подписью. При этом все равно сохраняется потенциальная возможность того, что защитные средства будут преодолены злоумышленником. Поэтому остро стоит вопрос о степени их надежности.

Документоведение выделяет три основных составляющих при раскры­тии термина «документ»:

1 документ - материальный объект;

2 документ - носитель информации;

3 документ - документированная информация.

Наиболее общим считается обозначение документа как материального объекта, с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенного для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования.

Из легального термина «документированная информация (документ)», вытекают три основных признака документа.

Первый из них - наличие материального носителя информации. В качестве такового, в принципе, могут рассматриваться любые объекты материального мира, включая вещи и физические поля, в которых находят свое отображение определенные сведения. Одни и те же сведения могут быть зафиксированы на различных материальных носителях. Наибольшее распространение получили бумажные носители, документы, в которых информация представлена в электронно-цифровой форме (электронные документы), видео- и звукозаписи.

Вторым признаком документированной информации является идентифицируемость зафиксированных на носителе сведений. Это достигается путем присовокупления к содержательной стороне сведений данных, именуемых реквизитами, которые позволяют установить источник и назначение информации, время ее документирования, а в ряде случаев и обеспечить защиту того либо иного документа (электронная цифровая подпись). Реквизиты должны быть зафиксированы на том же материальном носителе, что и идентифицируемые сведения.

Третьим признаком документированной информации, который не нашел своего отражения в анализируемом термине, выступает возможность изменения форм ее закрепления. Данный признак проявляется в том, что информация, закрепленная на материальном носителе одного вида, может быть одновременно представлена и на других видах носителей без угрозы утраты своего содержания и реквизитов. По существу, это возможность копирования информации.

Процесс фиксирования информации, то есть создания документа , называется документированием управленческой деятельности. При этом важно подчеркнуть, что запись информации на различных носителях (документирование) должна осуществляться по установленным правилам.

В последнее время происходит перенос смысловой нагрузки в определении документа с материальной составляющей на информационную. Введение в практику законодательным путем понятия «документированная информация (документ)», по мнению В.А. Копылова, основано на двуединстве информации (сведений) и материального носителя (в виде символов, знаков, букв, волн и т.д.). В результате документирования происходит как бы мате­риализация и овеществление сведений.

Не менее важна для управленческой документации и проблема носителя информации, который претерпевает изменения по мере исторического развития. Научно-технический прогресс привел к появлению так называемой электронной документации. Ее специфика заключается в том, что человек не может воспринять электронный документ в том физическом виде, в каком он зафиксирован на носителе.

Кроме того, электронные документы находятся в прямой зависимости от информационных технологий, которые имеют необратимую тенденцию изменяться и устаревать по мере научно-технического прогресса в области техники и программного обеспечения. В этой связи велика опасность утраты доступа к таким документам через определенный промежуток времени.

В понятии электронного документа можно выделить три известные составляющие: зафиксированная информация, носитель, идентификационные реквизиты, что не выходит за рамки существующего определения документа

Таким образом, понятие "документированная информация" отличается существенно от понятия ""информация". Феномен документированной информации заключается в двуединстве информации и материального носителя, что в существенной мере определяет ее правовой режим.